MVG. DIENSTVEREINBARUNG ZU MITARBEITER-/VORGESETZTEN-GESPRÄCHEN (MVG)* Westfälische Wilhelms-Universität Münster

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1 DIENSTVEREINBARUNG ZU MITARBEITER-/VORGESETZTEN-GESPRÄCHEN (MVG)* Westfälische Wilhelms-Universität Münster Dienstvereinbarung zwischen der Westfälischen Wilhelms- Universität und dem Personalrat der Westfälischen Wilhelms-Universität über die Durchführung von Mitarbeiter-/Vorgesetzten- Gesprächen (MVG) Präambel Personalentwicklung ist die Anpassung des Arbeitsvermögens der Beschäftigten an die zukünftigen Aufgaben. Dies kann nur erreicht werden, wenn es gelingt, die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter den jeweiligen Kenntnissen, Fähigkeiten und Wünschen entsprechend einzusetzen, zu fördern und zu fordern. Regelmäßige vorbereitete Gespräche zwischen den Mitarbeiterinnen/den Mitarbeitern und Vorgesetzten sollen zum einen dazu beitragen, diesem Anspruch gerecht zu werden und zum anderen die Kommunikation insgesamt verbessern. 1 Geltungsbereich Diese Dienstvereinbarung gilt zunächst für die Beschäftigten der Universitätsverwaltung und der Universitäts- und Landesbibliothek. Den Fachbereichen und sonstigen Einrichtungen wird empfohlen, entsprechend zu verfahren. Als Anlage zu dieser Dienstvereinbarung wird eine aktuelle Auflistung der weiteren Bereiche geführt, die Mitarbeiter-/Vorgesetzten-Gespräche durchführen. 2 Regelmäßigkeit und Dauer Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter haben einen Anspruch darauf, dass ihnen in regelmäßigen Abständen, mindestens aber einmal je Kalenderjahr seitens der/des Vorgesetzten ein Mitarbeiter-/Vorgesetzten-Gespräch (MVG) angeboten wird. Um das Gespräch vorbereiten zu können, ist eine Ankündigungszeit von zwei Wochen einzuhalten. Die Gesprächsdauer ist je nach Bedarf zu veranschlagen, die reservierte Gesprächszeit sollte mindestens zwei Stunden betragen. 3 Teilnehmerinnen/Teilnehmer und Teilnahmeverpflichtung Die Gespräche werden grundsätzlich als vertrauliches Vier-Augen-Gespräch mit der/dem Vorgesetzten (laut Anlage) geführt. Alle Beschäftigten sollen die angebotenen MVG führen. Im Einzelfall ist eine Ablehnung des angebotenen Gespräches schriftlich oder mündlich begründet möglich. Ansprechpartner in solchen Fällen ist die Clearingstelle. *Die verwendeten Formulierungen beziehen die männliche und weibliche Form ein

2 4 Ort MVG werden an neutralen störungsfreien Orten geführt, um gute und möglichst ausgewogene Gesprächsbedingungen zu schaffen. Die dafür notwendigen organisatorischen Vorbereitungen hat die/der Vorgesetzte zu treffen. Soweit es sich nicht um das Dienstzimmer der/des Vorgesetzten handelt, können auch andere geeignete Räume, die ein Gespräch ohne Unterbrechung und Störung gewährleisten, genutzt werden. 5 Inhalte MVG sollen die Basis für Offenheit und Vertrauen zwischen Vorgesetzten und Mitarbeiterinnen/Mitarbeitern festigen. Sie sind eine Chance, an Veränderungen und Verbesserungen mitzuwirken. In dem MVG soll vor allem angesprochen werden: 1. arbeitsbezogene Erwartungen und Wünsche, 2. Zusammenarbeit mit Vorgesetzten und im Team, 3. Arbeitsbedingungen 4. Veränderungs- und Entwicklungsmöglichkeiten Das persönliche Umfeld insbesondere die Situation von Teilzeitkräften und Personen mit Familienpflichten ist zu erörtern, wenn dies von den Beschäftigten gewünscht wird. Maßnahmen zur beruflichen Gleichstellung von Frauen und Männern sind bei jedem MVG zu berücksichtigen. Mit Ankündigung des Gesprächs werden der Mitarbeiterin/dem Mitarbeiter unter anderem ein Vorbereitungsbogen sowie ein Fragenkatalog ausgehändigt. Im Vorbereitungsbogen (Anlage 1) kann die Mitarbeiterin/der Mitarbeiter im Vorfeld die für sie/ihn wichtigsten Dinge notieren, die sie/er unbedingt im Gespräch ansprechen möchte. Die in dem Fragenkatalog (Anlage 2) aufgeführten Fragen stellen einen Handlungsrahmen dar, innerhalb dessen das MVG geführt werden kann. Die Fragen sind nicht zwingend vollständig abzuarbeiten, jedoch sollte jeder der oben angeführten vier Bereiche angesprochen werden. 6 Vertraulichkeit Das MVG ist vertraulich. Lediglich einvernehmlich zur Weitergabe vereinbarte Informationen werden bestimmungsgemäß weitergegeben. 7 Dokumentation Die Ergebnisse des MVG werden protokolliert (Ergebnisprotokoll; Anlage 3). Dies erfolgt durch die Vorgesetze/den Vorgesetzten. Bei gemeinsamen Vereinbarungen sollten diese inhaltlich so konkret wie möglich dokumentiert werden, möglichst mit Angabe der Verantwortlichkeit sowie gegebenenfalls einer Zeitvorgabe. Nach einer Bedenkzeit von einem, höchstens jedoch fünf Werktagen wird das Protokoll von beiden Seiten unterschrieben, sofern die Inhalte beiderseits einvernehmlich anerkannt werden. In strittigen Fällen ist die Clearingstelle Ansprechpartnerin. Das Protokoll verbleibt bei der/dem Vorgesetzten. Die Mitarbeiterin/der Mitarbeiter erhält eine Kopie. Das Ergebnisprotokoll ist vertraulich zu behandeln und geschützt aufzubewahren. Es bildet unter anderem die Grundlage für das nächste MVG und ist anschließend zu vernichten.

3 Bei einem Stellenwechsel der Mitarbeiterin/des Mitarbeiters ist das noch vorhandene Protokoll zu vernichten. Bei einem Vorgesetztenwechsel sind die MVG-Protokolle nur im Einvernehmen mit den Beschäftigten weiterzugeben. Sofern Vereinbarungen nicht oder nur teilweise umgesetzt wurden, werden sie in das nächste Ergebnisprotokoll übernommen beziehungsweise kann das alte Protokoll als Anlage verwendet werden. Wurde das Formblatt mit Angaben zum persönlichen Fortbildungs-/Personalentwicklungsbedarf (Anlage 4) ausgefüllt, so ist es umgehend durch die/den Vorgesetzten an die zuständige Stelle weiterzuleiten. Die/der Vorgesetzte führt eine Liste über alle von ihr/ihm geführten MVG (Anlage 5). Eine Kopie dieser Liste ist zum Ende des 3. Quartals an die Clearingstelle zu schicken, um ihr einen Überblick über die Anzahl der bereits geführten MVG in dem jeweiligen Jahr zu ermöglichen. Bis zum 31. Januar eines jeden neuen Jahres ist die Liste über die im zurückliegenden Jahr geführten MVG an die Clearingstelle zu schicken. 8 Information Allen Beschäftigten werden Informationen zu dem Thema MVG angeboten, bevor mit den Gesprächen begonnen wird. Für die Vorgesetzten ist die Teilnahme an den für sie vorgesehenen Veranstaltungen dienstlich angeordnet. Verantwortlich für ein kontinuierliches Informationsangebot ist die Universitätsverwaltung, die in diesen Fragen eng mit der Clearingstelle zusammenarbeitet. 9 Clearingstelle Die MVG-Clearingstelle ist Ansprechstelle für Fragen, Anregungen und Problemfälle, die im Zusammenhang mit MVG entstehen. Näheres regelt eine Satzung (Anlage 6), die Teil dieser Dienstvereinbarung ist. 10 Schlussbestimmungen Diese Dienstvereinbarung tritt am in Kraft. Sie gilt probeweise für zwei Jahre. Wird die Vereinbarung nicht mit einer Frist von drei Monaten zum Jahresende gekündigt, verlängert sie sich jeweils um ein Kalenderjahr. Beide Teile verpflichten sich, die Dienstvereinbarung spätestens drei Monate vor Ablauf zu überprüfen und gegebenenfalls zu überarbeiten. Münster, den 6. April 2004 Personalräte der Westfälische Wilhelms - Westfälischen Wilhelms - Universität Münster Universität Münster Kaup Vorsitzender Dr. Anderbrügge Kanzler Reichel Vorsitzender Prof. Dr. Schmidt Rektor

4 (Anlage 1 zur Dienstvereinbarung) Diese Aufzeichnungen sind absolut vertraulich zu behandeln. Die/Der Vorgesetzte/die Mitarbeiterin/der Mitarbeiter ist für eine entsprechend geschützte Aufbewahrung bis zum gemeinsamen MVG im Rahmen ihrer/seiner Möglichkeiten verantwortlich. Vorbereitungsbogen zum Mitarbeiter-/Vorgesetzten-Gespräch Das Gespräch soll geführt werden am: (): Vorgesetzte/r (): Ich würde gern einmal in Ruhe sprechen über: Folgendes sollte unbedingt geklärt werden: Ich würde gerne einmal von meiner/meinem Vorgesetzten bzw. von meiner Mitarbeiterin/meinem Mitarbeiter erfahren:

5 (Anlage 2 zur Dienstvereinbarung) A: Fragenkatalog für Mitarbeiter-/Vorgesetzten-Gespräche Zu 1.) Arbeitsbezogene Erwartungen und Wünsche (Anmerkung: MA =, VG Vorgesetzte/r) Welche Arbeitsschwerpunkte werden im Aufgabenfeld gesehen? (Beschreibung VG und MA, Übereinstimmungen?) Wo werden gegebenenfalls Abweichungen gesehen, und wenn ja welche? Welche Aufgabenschwerpunkte möchten die Beteiligten erhalten oder verändern (gibt es Aufgaben, die entfallen oder hinzukommen sollen)? Stellungnahme von beiden. Wird eine Über-/Unterforderung empfunden Ist die Information zu Arbeitszielen und Art und Umfang der Arbeiten seitens der/des VG gegenüber der/dem MA ausreichend? Sind die Rückmeldungen dazu seitens der/des VG z.b. Lob, Unterstützung für die/den MA angemessen? Werden die Zusammenhänge bei übergeordneten Zielen vom VG verständlich vermittelt? Entspricht die Organisation der Arbeitsabläufe im Sachgebiet (der Organisationseinheit) noch den derzeitigen Anforderungen? Werden Möglichkeiten für organisatorische Verbesserungen gesehen? Entspricht die Arbeitsplatzbeschreibung noch den tatsächlichen Tätigkeiten? Zu 2.) Zusammenarbeit mit Vorgesetzten und im Team Was klappt an der Zusammenarbeit gut? MA/VG und MA/Team Was könnte noch verbessert werden? MA/VG und MA/Team Gibt es gegenseitig ausreichende und regelmäßige Informationen? Treten Konflikte mit dem VG oder Team auf, die in einem getrennten Gespräch bearbeitet werden müssen? Wie wird das Arbeitsklima insgesamt wahrgenommen? Ist der Umgang miteinander durch Interesse, Wertschätzung und Respekt geprägt?(führungsverhalten? Zusammenarbeit? Mit Vorgesetzten, mit Kolleginnen und Kollegen?) Welches Verhalten stärkt oder verunsichert, freut oder verärgert? Zu 3.) Arbeitsbedingungen Wie wird die räumliche Arbeitssituation erlebt? Gibt es ggf. konkrete Verbesserungsvorschläge? Entspricht die technische Ausstattung (sowohl EDV, Telekommunikation etc. als auch Möblierung) den Anforderungen? Defizite vorhanden? Ist im Rahmen der dienstlichen Möglichkeiten eine familiengerechte Arbeitssituation vorhanden? Gibt es konkrete Möglichkeiten der Verbesserung? Teilzeitrahmen richtig? Zu 4.) Veränderungs- und Entwicklungsmöglichkeiten Welche Stärken und Potentiale der/des MA sollen langfris tig gefördert werden? (fachlich, persönlich, soziale Kompetenzen.) Wo und wie werden Informationen für die persönliche Fort- und Weiterbildung bezogen, die für die Tätigkeiten relevant sind? Erfolgt dabei ausreichende Unterstützung und wird das erworbene Wissen weitergegeben? Welche Fördermaßnahmen werden vorgeschlagen im Hinblick auf die derzeitigen und zukünftigen Anforderungen des Arbeitsplatzes? (fachlich, persönlich, soziale Kompetenzen) Welches Ziel hat die Fördermaßnahme? Wer ergreift die Initiative? Bis wann soll die Maßnahme begonnen werden bzw. abgeschlossen sein? Was kann getan werden, damit die Arbeit insgesamt als (noch) motivierender erlebt wird? Besteht die Notwendigkeit oder der Wunsch, anders eingesetzt zu werden? Alternativen? Wo werden ggf. Defizite bei der Unterstützung von Entwicklungsmöglichkeiten gesehen? Was kann die/der MA selbst tun bzw. hat er bereits selbst getan, um sich fortzubilden? Was sind persönliche Zielvorstellungen und Absichten im Hinblick auf die berufliche Entwicklung? Gibt es realistische konkrete Aufstiegs-/Qualifizierungsmöglichkeiten?

6 (Anlage 2 zur Dienstvereinbarung) B: Fragenkatalog zur Situation von Teilzeitkräften und Personen mit Familienpflichten sowie zu Maßnahmen beruflicher Gleichstellung von Frauen und Männern Zu 1.) Arbeitsbezogene Erwartungen und Wünsche Die Verteilung von Aufgaben ist ein wichtiges Instrument der Verteilung von Chancen - Welche Aufgaben hat die/der Vorgesetzte in der zurückliegenden Zeit den Mitarbeiterinnen und welche den Mitarbeitern der Abteilung übertragen? - Wer hat die anspruchsvolleren Aufgaben erhalten und damit gute Chancen, sein Arbeitspotential zu entwickeln? - Hat die/der Vorgesetzte den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, die in Teilzeit arbeiten, verantwortungsvolle Aufgaben übertragen? Zu 2.) Zusammenarbeit mit Vorgesetzten und im Team In Arbeitsverhältnissen kann es für Frauen häufig schwieriger sein als für Männer, ihre Ideen einzubringen und ihre Leistungen darzustellen. - Mit wem spricht die/der Vorgesetzte in seiner Abteilung häufiger und länger? Mit den Mitarbeiterinnen oder mit den Mitarbeitern? - Gibt es Themen, die die/der Vorgesetzte eher mit Mitarbeiterinnen oder eher mit Mitarbeitern beredet? - Wie reagiert die/der Vorgesetzte bei einer Konfliktsituation mit einer Mitarbeiterin im Vergleich zu einer Konfliktsituation mit einem Mitarbeiter? - Mit wem bespricht die/der Vorgesetzte eher ich schwierige Aufgaben? Mit einem Mitarbeiter oder einer Mitarbeiterin? - Wie ist der übliche Verlauf von Teambesprechungen? Wer redet häufig? Wer redet lange? Wer wird häufiger unterbrochen? Wem wird aufmerksam zugehört? Wer findet Resonanz mit ihren oder seinen Vorschlägen und Ideen? Wer unterstützt wen bei Diskussionen? - Legt die/der Vorgesetzte Gesprächstermine so, dass die Teilzeitkräfte aktiv im Team mitarbeiten können? Zu 3.) Arbeitsbedingungen Wird Einsatzbereitschaft an der Bereitschaft zu Mehrarbeit und nicht an der Intensität der Arbeit festgemacht, geraten Frauen und Männer mit Familienpflichten, ob sie Teilzeit oder Vollzeit arbeiten, schnell ins Hintertreffen. - Welche Rolle spielt die Bereitschaft zu Mehrarbeit in der Abteilung? - Welche Stellung haben Beschäftigte, die häufiger Mehrarbeit leisten? - Welche Einsatzbereitschaft erwartet die/der Vorgesetzte von Teilzeitkräften? - Stört die/den Vorgesetzte/n die eingeschränkte Verfügbarkeit der Mitarbeiterin/des Mitarbeiters? Zu 4.) Veränderungs- und Entwicklungsmöglichkeiten - Haben Teilzeitkräfte in der Abteilung die gleichen Fortbildungsmöglichkeiten wie Vollzeitkräfte? - Erhalten weibliche Beschäftigte mit Familienpflichten die gleichen Entwicklungsmöglichkeiten wie ihre männlichen Kollegen?

7 (Anlage 3 zur Dienstvereinbarung) Diese Aufzeichnungen sind absolut vertraulich zu behandeln. Die/Der Vorgesetzte/die Mitarbeiterin/der Mitarbeiter ist für eine entsprechend geschützte Aufbewahrung bis zum gemeinsamen MVG im Rahmen ihrer/seiner Möglichkeiten verantwortlich. Ergebnisprotokoll zum Mitarbeiter-/Vorgesetzten-Gespräch Das Gespräch soll geführt werden am: (): Vorgesetzte/r (): Sofern zu den unten aufgeführten Bereichen Änderungen/Maßnahmen vereinbart werden, sollte jeweils festgehalten werden: WER? WAS? BIS WANN? (ggf. Ergänzungsblatt anheften, das von beiden abgezeichnet wird) 1.) Arbeitsbezogene Erwartungen und Wünsche: 2.) Zusammenarbeit mit Vorgesetzter/-tem / und im Team: 3.) Arbeitsbedingungen: 4.) Veränderungs- und Entwicklungsmöglichkeiten: 5.) Sonstiges: Es wurde ein Formblatt mit Angaben zum persönlichen Fortbildungs-/PE-Bedarf an die zuständige Stelle weitergeleitet Ja (Kopie ist angeheftet) Nein......, Unterschrift, Unterschrift Vorgesetzte/r

8 Weitergabe an... (Anlage 4 zur Dienstvereinbarung) Diese Aufzeichnungen sind absolut vertraulich zu behandeln. Fortbildungs-/Personalentwicklungsbedarfe (Ergebnisse aus dem unten bezeichneten MVG) Das Gespräch wurde geführt am:... Organisationseinheit:... ():... Vorgesetzte/r ():... Gewünschte Fortbildungsmaßnahmen Thema/Inhalte Bitte nach Möglichkeit geeigneten Kurs/Anbieter angeben/kopie der Ausschreibung beifügen Wer kümmert sich darum? Bitte ankreuzen 1) 2) Vorgesetzte/r 3) da Beratung/Unterstützung notwendig ist: Fortbildungsbeauftragte/PE Bis wann? Sonstige gewünschte Personalentwicklungsmaßnahmen (Aufstiegslehrgang, Hospitation etc.): Thema/Inhalte Wer kümmert sich darum? Bis wann? Bitte nach Möglichkeit geeigneten Kurs/Anbieter, Bereiche, Kooperationspartner o.ä. angeben (wenn vorhanden, entspr. Unterlagen beifügen) Bitte ankreuzen 1) 2) Vorgesetzte/r 3) da Beratung/Unterstützung notwendig ist: Fortbildungsbeauftragte/PE Die gewünschten Maßnahmen werden im Rahmen der bestehenden Möglichkeiten realisiert. Ein Rechtsanspruch darauf besteht nicht , Unterschrift.., Unterschrift Vorgesetzte/r Formular bei Bedarf an die zuständige Stelle weiterleiten.

9 (Anlage 5 zur Dienstvereinbarung) Organisationseinheit: Meldebogen über durchgeführte Mitarbeiter-/Vorgesetzten-Gespräche Vorgesetzte/r (): Im Jahr habe ich folgende MVG geführt: Folgende MVG habe ich angeboten, die Mitarbeiterin/der Mitarbeiter hat das MVG jedoch abgelehnt: Mit den oben aufgeführten, bzw. auf weiteren, angehefteten Meldebögen nachgewiesenen MVG ist die diesjährige Durchführung der in meinem Verantwortungsbereich zu führenden MVG vollständig abgeschlossen. Bitte stets ankreuzen! Ja Nein..., Unterschrift Vorgesetzte/r

10 (Anlage 6 zur Dienstvereinbarung) Clearingstelle für Mitarbeiter-/Vorgesetzten-Gespräche Satzung 1.) Die Clearingstelle für Mitarbeiter-/Vorgesetzten-Gespräche (im weiteren bezeichnet als MVG-Clearingstelle) wird gegründet aus Anlass der Einführung von Mitarbeiter-/Vorgesetzten-Gesprächen in der Westfälischen Wilhelms-Universität. 2.) Zusammensetzung: Die MVG-Clearingstelle wird gebildet aus: 1 Vertreter/in der Dienststelle 1 Vertreter/in des Personalrats 1 Vertreter/in der Arbeitsgruppe Personalentwicklung bzw. eine durch die Arbeitsgruppe benannte Person Die Mitglieder werden jeweils für ein Kalenderjahr mit der Möglichkeit der Verlängerung benannt. Bei der Zusammensetzung sollen Frauen und Männer alternierend berücksichtigt werden. 3.) Stellung der Mitglieder: Die Mitglieder sind gleichberechtigt. Jedes Mitglied steht allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sowie den Vorgesetzten auch als Einzelansprechpartner/in zur Verfügung. Jedes Mitglied kann aus aktuellem Anlass die Einberufung einer Sitzung veranlassen. 4.) Aufgaben: Die MVG-Clearingstelle ist Ansprechstelle für Fragen, Anregungen und Problemfälle, die im Zusammenhang mit Mitarbeiter-/Vorgesetzten-Gesprächen (MVG) entstehen. Entgegennahme der Ablehnung eines von der/vom Vorgesetzten angebotenen MVG seitens einer Mitarbeiterin/eines Mitarbeiters Sicherstellung der pflichtgemäßen Durchführung des MVG Beratung vor einem MVG Beratung nach einem problematisch verlaufenen MVG Evaluation von MVG-Schulungen und MVG Empfehlung von Maßnahmen zur Optimierung der MVG-Praxis 5.) Vertraulichkeit: Die Inhalte von Beratungsgesprächen und Gesprächsinhalte der Sitzungen der MVG- Clearingstelle sind absolut vertraulich. Lediglich einvernehmlich zur Weitergabe vereinbarte Informationen werden bestimmungsgemäß weitergegeben.