Buchhaltung, Rechnungen und Belege

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1 Buchhaltung, Rechnungen und Belege Inhalt Buchhaltung und Dokumente... 2 Zahlungsverlauf und Mahnungen... 3 Informationsmanagement... 3 Berechtigungen und Sicherheit... 4 Freie Formatierung und Textblöcke... 4 Version: 1.11 Aktualisiert: v13_em Datum: Autor: Eder Markus Kontakt:

2 2 envira.erp Buchhaltung und Dokumente Dokumente im Allgemeinen in envira.erp können aus dem buchhalterischen Bereich sein: Eingangsrechnungen, Angebote, Auftragsbestätigung, Auftrag, Rechnungen, Lieferscheine. Sie können verschiedene Versionen eines Angebotes erstellen und diese jederzeit wieder aufrufen. Mit einem Klick erstellen Sie eine Auftragsbestätigung und dann einen einen Auftrag. Abschließend der Lieferschein mit Rechnungslegung. Diese erstellten Dokumente, egal in welcher Reihenfolge oder mit welchen zwischenschritten diese Erstellt worden sind, können Sie im Dokumentenfilter wieder aufrufen und sind zu jeder Zeit nachvollziehbar und transparent. So haben Sie pro durchgeführten Auftrag eine perfekte Übersicht über alle verbundenen Dokumente. Definieren Sie Liefer- und Zahlungskonditionen als frei formatierbarer Text oder speichern Sie Textblöcke um auf diese schnell zugreifen zu können. Drucken Sie die Rechnung in Form eines A4 Blattes oder eines Kassenbelegs oder beliebig weiteren Druckvorlagen. Vergeben Sie pro Fakturenzeile beliebige Mehrwertsteuersätze oder Rabatte. Fügen sie Artikel oder Freitextoption als Rechnungszeile ein oder weisen Sie der Rechnungszeile abzurechnende Zeiterfassungen zu. Möchten Sie eine Position kalkulieren, so können Sie zuerst alle Notwendigen Positionen in das Dokument einfügen, Preise und Rabatte vergeben und diese mit nur einem Klick zusammenfassen. So wissen Sie jederzeit, woraus sich einzelne Positionen im Dokument zusammensetzen. Ordnen Sie das Dokument einem Projekt zu oder speichern Sie Aktivitäten wie zum Beispiel Anfragen des Kunden bei der Rechnung. Hinterlegen Sie bei Dokumenten beliebige Informationen oder kennzeichnen Sie diese zur Nachverfolgung. Speichern Sie Kundendokumente direkt bei der Rechnung oder hinterlegen Sie Infotabs oder Checklisten in der Adresse, um vorgegebene Prozesse einzuhalten. Alle diese Informationen die Sie im Dokument hinterlegen können auch über den Adressstamm oder dem Projekt aufgerufen werden.

3 3 envira.erp Zahlungsverlauf und Mahnungen Ein Frei erstellbarer Zahlungsverlauf sorgt für maximale Flexibilität bei Teilzahlung oder einem Finanzierungsplan zu einer Rechnung. Sie erhalten am Ende des Monats eine Liste über die durchgeführten Zahlungen aller Eingänge und eine Liste mit den durchgeführten Bar Transaktionen. Somit wird auch die Führung eines Kassenbuches zum Kinderspiel. Ebenso führt envira.erp eine Buchungsliste mit durchgeführten Buchungen. So können Bartransaktionen auf ein vorher eingestelltes Buchungskonto gebucht werden. Buchungen an ein Mehrwertsteuerkonto, an ein Rabattkonto und natürlich an das Kundenkonto werden automatisch im Hintergrund erstellt. Erstellen Sie mit einem Klick weitere Angeboten mit selben Inhalt oder eine Mahnung für die Zahlungserinnerung an den Kunden. Das Mahnsystem kann über 3 Stufen erfolgen. Überfällige Rechnungen werden bereits automatisch in der Rechnungsliste farbig markiert. Auch über das Quickinfo Fenster sind diese Informationen ebenfalls ersichtlich. Informationsmanagement Hinterlegen Sie hinter Dokumenten einen beliebigen Aktivitätsverlauf oder Auftragsbezogene Dokumente. Hinterlegen Sie Aktivitätstype wie zb. der Kunde hat angerufen, oder der Kunde hat ein Mail geschickt oder weitere wichtige Informationen, die ausschließlich zur internen Verwendung bestimmt sind. So gehen Ihnen keine Informationen zum Rechnungsverlauf verloren. Selbst diese beim Dokument hinterlegten Informationen können Sie mit einem Status zur Nachverfolgung kennzeichnen. Erstellen Sie aus diesen Informationen weitere planbare Aktivitäten wie Support oder Vororttermine. Wichtige Auftragsrelevante Dokumente können Sie einfach und unkompliziert hinter einem Angebot oder einer Rechnung hinterlegen um zum Beispiel wichtige Kundendokumente zu sichern, wenn Sie diese später benötigen. Ebenso können Sie Mails oder weitere Dokumente des Kunden hinter Aktivitäten sichern. Die Informationen die Sie hinter Dokumenten oder Aktivitäten hinterlegen, sind später auch beim Projekt oder beim Kunden abrufbar. Eine frei sortier- und gruppierbare Liste sorgt hier für eine optimale Ansicht.

4 4 envira.erp Berechtigungen und Sicherheit Den integrierten Eigenschaftendialog in Envira.ERP erreichen Sie, indem Sie ein Objekt mit der rechten Maustaste markieren und den Menüpunkt Eigenschaften Klicken. Hier können Sie frei definieren, wer das Objekt bearbeiten oder einsehen darf. Wenn Sie ein Angebot nur für einen Benutzer zugänglich machen möchten, so wählen Sie einfach die Option Private Verwendung. So weiß das System, das ausschließlich Sie das ausgewählte Dokument bearbeiten dürfen. Wählen Sie bei älteren oder nicht mehr gültigen Angeboten die Option Archiv, wenn Sie dieses in einen speziellen Suchbereich der Filterformulare ablegen möchten. Somit behindern Sie diese Belege nicht mehr während der Produktiven Arbeit. Um eine doppelte Bearbeitung zu verhindern, sperrt envira.erp die Adresse, Rechnung oder das Projekt, das Sie gerade bearbeiten. Benutzer die denselben Eintrag bearbeiten möchten, erhalten nun die Information, dass sich das Objekt in Bearbeitung befindet. Um sich untereinander abstimmen zu können, wird Ihnen selbstverständlich der Name des Benutzers sowie der Arbeitsplatz angezeigt. Bei Versionisierten Angeboten können Sie hier auch die aktive Version auswählen. Informationen wie der letzte Benutzer, der das ausgewählte Dokument abgerufen hat, oder der Ersteller werden ebenfalls in diesem Eigenschaftendialog angezeigt. Freie Formatierung und Textblöcke Mit nur wenigen Klicks können Sie in Envira.ERP Standard Texte hinterlegen und pro Dokument definieren. So können Sie zum Beispiel bei einer Rechnung nur Standarttexte eingefügt werden, die auch zur Rechnungslegung zugeordnet worden sind. Ein intelligentes Eingabesystem unterstützt sie dabei, mit den ersten Wörtern und von Ihnen angegebenen Keywords die richtigen Textblöcke zu finden. Wie bei Infopanes, Artikelbeschreibungen oder Projektinformationen können Sie auch jeder Belegposition frei formatieren. Das heißt, dass Sie die Schriftgröße, -farbe oder Stil selbst festlegen können.

5 5 envira.erp Sie können sogar mit Grafiken schmücken, die Sie auf einfachsten Weg über die Symbolleiste einfügen können.

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