Wikis und Weblogs im Wissensmanagement: Nutzentypen und Erfolgsfaktoren

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1 Wikis und Weblogs im Wissensmanagement: Nutzentypen und Erfolgsfaktoren Alexander Stocker Institut Digital Joanneum Research Steyrergasse A-8010 Graz Abstract: Im Enterprise 2.0 gewinnen zur Unterstützung von Wissensmanagement vor allem die beiden Web-2.0-Anwendungen Wiki und Weblog vermehrt an Bedeutung. Obwohl bereits zahlreiche empirische Studien über Phänomene im Zusammenhang mit Wikis und Weblogs vorliegen, besteht aus Sicht des Autors nach wie vor erheblicher Forschungsbedarf, vor allem zu Nutzentypen und Erfolgsfaktoren. Im vorliegenden Beitrag werden zwei ausgewählte Ergebnisse aus 15 Interviews mit Projektleitern aus zehn Unternehmen präsentiert: die Nutzenund die Erfolgsfaktorenmatrix. Dieser Beitrag versteht sich dabei als eine initiale Datenerhebung und explorative Analyse für wissenschaftliche Anschlussarbeiten. 1 Einleitung Web 2.0 [Or07] wird als die soziale Evolution im Web bezeichnet. Kernelement ist die stetig zunehmende Bedeutung der durch Nutzer am Web freiwillig und weitestgehend selbstorientiert geteilten Inhalte. Diese Entwicklung hat zur Herausbildung einer Vielzahl an sozialen Web-Plattformen wie Wikipedia oder Facebook geführt. Angespornt vom Erfolg dieser und weiterer Plattformen, vor allem im Hinblick auf die Informationsverteilung, wollen auch Unternehmen Web 2.0 für sich nutzbar machen [BGT 08], [KR07], [ST10]. Hierzu werden die Prinzipien und Muster von Web 2.0 zumeist einfach in die Unternehmenslandschaft integriert. Jedoch müssen sich Entscheider bewusst sein, dass das somit entstehende Spannungsfeld zwischen Selbstund Fremdorganisation, also Freiwilligkeit contra Hierarchie, beherrschbar gemacht werden will, um die Potenziale von Web 2.0 im Unternehmenskontext erfolgreich auszuschöpfen. In diesem Zusammenhang hat McAfee [Mc06] schon 2006, angelehnt an Web 2.0 [Or07], den Begriff Enterprise 2.0 geprägt, um das Potenzial der Web-2.0- Anwendungen für Unternehmen und die in Unternehmen stattfindende Wissensarbeit zu bezeichnen. Obwohl in der Zwischenzeit zahlreiche Studien über die im Zusammenhang mit Wiki und Weblog in Unternehmen beobachteten Phänomene vorliegen, erkennt der Autor dieses Beitrags nach wie vor erheblichen Forschungsbedarf, vor allem was die Analyse des wahrgenommenen Nutzens und der aus den bisher durchgeführten Projekten gewonnenen Erfolgsfaktoren betrifft. Zu diesem Zweck hat der Autor 15 für den Einsatz 352

2 von Wiki und Weblog verantwortliche Projektleiter aus zehn deutschsprachigen Unternehmen zu Einführung, Betrieb, Ergebnissen und Erfolgsfaktoren interviewt. Die Beteiligung der Unternehmen Fraport AG (Frankfurt, DE), Infineon Technologies Austria (Graz, AT), IVM Technical Consultants Wien GmbH (Wien, AT), Maschinenfabrik Andritz AG (Graz, AT), Microsoft Österreich GmbH (Wien, AT), Pentos AG (München, DE), Raiffeisen Informatik GmbH (Wien, AT), Spirit-Link GmbH (Fürth, DE), Synaxon AG (Bielefeld, DE) und TAO GmbH (Graz, AT) verspricht eine zufriedenstellende Übersicht über Nutzentypen und Erfolgsfaktoren. 2 Studiendesign Wiki und Weblog unterstützen durch ihre Funktionsweise als spezielle e von Web 2.0 primär die mitarbeiterübergreifende Sammlung und Präsentation von Inhalten und erst sekundär die Vernetzung zwischen den Inhaltslieferanten und werden aufgrund ihrer konzeptionellen Verwandtschaft in diesem Beitrag gemeinsam untersucht. Die beiden Forschungsfragen zu Nutzen und Erfolg wurden aus der Literatur zu Wissensmanagement und Informationssysteme abgeleitet, über eine Pilotstudie [SST08] weiter detailliert und mit den Anforderungen der Praxis abgeglichen: Forschungsfrage 1: Welchen Nutzen erzeugen Wiki und Weblog im Unternehmen auf individueller und organisationaler Ebene? Diese Unterscheidung ergründet sich aus dem Modell von DeLone und McLean [DM92]. Forschungsfrage 2: Wie sind Erfolgsfaktoren beim Einsatz von Wikis und Weblogs im Unternehmen ausgestaltet? Diese Fragestellung ist für Entscheider aus der Praxis besonders relevant. Als Datenerhebungsmethode wird in dieser Studie das semi-strukturierte Interview herangezogen. Insgesamt wurden 15 zuständige Projektleiter aus zehn Unternehmen befragt, welche für die Durchführung der Wiki- und Weblog-Projekte verantwortlich waren (Abbildung 1). Der verwendete Interview-Leitfaden umfasste rund 40 Fragen zu Ausgangssituation, Einführung, Betrieb, Ergebnissen und Evaluierung. Die Interviews wurden nicht aufgezeichnet, um die Projektleiter zu motivieren, möglichst offen über die mit Wiki und Weblog gemachten Erfahrungen zu sprechen. Außerdem erhielten alle Befragten trotz der vorgegebenen Struktur des Interviewleitfadens genügend Freiraum. Die als Studienteilnehmer gewählten Unternehmen (Abbildung 1) zeichnen sich durch eine Reihe an Gemeinsamkeiten aus. In allen zehn Unternehmen existieren namentlich bekannte Verantwortliche für Wiki- und Weblog-Projekte. Alle zehn Unternehmen sind im deutschsprachigen Raum angesiedelt, kulturell sehr ähnlich und für den Autor einfach zu erreichen. In allen zehn Einzelfällen konnte trotz Novität und Komplexität des Themas Web 2.0 im Unternehmen bereits hinreichend Erfahrungen mit den beiden en Wiki und Weblog gesammelt werden. Nachfolgende Abbildung liefert eine Übersicht über die an den Interviews teilnehmenden Unternehmen. Zusätzlich werden Metainformationen wie Branche, das 353

3 eingesetzte Web-2.0- (Wiki oder Weblog), die verwendete Technologie, die Gesamtanzahl der Mitarbeiter, die durch das neue betroffenen Mitarbeiter, sowie der Erfahrungsstand mit dem dargestellt. Unternehmen Fraport Infineon Technologies Austria IVM Technical Consultants Austria Maschinen-fabrik Andritz Microsoft Österreich Branche Luftfahrt Elektronik Dienstleister Produktion IT Eingesetzte Technologie Mitarbeiter insgesamt Zielgruppe für das Erfahrung mit dem Supportwiki Projektwiki Kommunikationsweblogs MediaWiki MediaWiki Perspective MediaWiki Sharepoint ~ ~2.900 ~250 ~ ~340 Alle Primär Support Primär Techniker ~1,5 Jahre ~1,5 Jahre ~2 Jahre ~1 Jahr ~1,5 Jahre Alle Unternehmen Pentos Raiffeisen Informatik Spirit Link Synaxxon TAO Management und Beratung Branche IT IT Consulting IT Consulting Eingesetzte Technologie Mitarbeiter insgesamt Zielgruppe für das Erfahrung mit dem Spezifische Projektmitarbeiter Mitarbeiterweblogs Lotus Notes / Domino Themenweblogs -blog JSPWiki Wordpress MediaWiki MediaWiki 33 ~750 ~65 ~130 ~20 Alle Alle Alle Alle Alle ~6 Jahre ~2 Jahre ~4 Jahre ~2 Jahre ~2 Jahre Abbildung 1: Teilnehmende Unternehmen 3 Studienergebnisse Nutzentypen und Erfolgsfaktoren wurden entweder direkt den befragten Projektleiter in den Interviews explizit als solche bezeichnet, oder durch den Autor über das Einbeziehen des gesamten Kontexts nachträglich identifiziert. Im Anschluss an diese Identifikation erfolgte eine Einteilung nach Unternehmen in Nutzenklassen und Erfolgsfaktorenkategorien sowie eine Darstellung in der Nutzenmatrix (Abbildung 2) bzw. in der Erfolgsfaktorenmatrix (Abbildung 3). Durch das gewählte Studiendesign ergeben sich sowohl Nutzentypen als auch Erfolgsfaktoren immer aus der subjektiven Einschätzung der Projektleiter. Beide Matrizen sind für Entscheider aus der Praxis besonders relevant und können ihnen als wertvolle Hilfsmittel für eigene Projekte dienen. 354

4 Abbildung 2: Nutzenmatrix (identifizierte und nach [DM92] kategorisierte Nutzentypen) 4 Zusammenfassung und Beschränkung der Forschung Im vorliegenden Beitrag wurden ausgewählte Ergebnisse aus den Interviews mit 15 für Einführung und Betrieb von Wiki und Weblog verantwortlichen Projektleitern zu Nutzen und Erfolg vorgestellt. In der Nutzen- bzw. in der Erfolgsfaktorenmatrix werden die von Projektleitern wahrgenommenen und die durch den Autor abgeleiteten Nutzentypen und Erfolgsfaktoren kategorisiert und nach Unternehmen sortiert. Dabei fiel auf, dass nur wenige signifikante Häufungen von Nutzen- und Erfolgsfaktoren vorherrschen, was vermutlich mit der unterschiedlichen Sichtweise der Projektleiter zusammenhängt. Dieser Beitrag versteht sich als eine initiale Datenerhebung zur Einschätzung von Nutzen und Erfolg von Wiki und Weblog aus Sicht der zuständigen Projektleiter, sowie als explorative Studie für wissenschaftliche Anschlussarbeiten. Eine Interpretation der Ergebnisse muss vor dem Hintergrund passieren, dass die Darstellung von Nutzen und Erfolg jeweils aus Sicht der zuständigen Projektleiter erfolgte. Eine Befragung der Nutzer von Wiki und Weblog kann unter Umständen ein unterschiedliches Ergebnis ans Licht bringen, war jedoch im Studiendesign nicht vorgesehen. Die Ergebnisse dieses Beitrags sind vor allem für Entscheider aus der Praxis relevant, welche diese als wertvolles Hilfsmittel für eigene Projekte im Umfeld von Enterprise 2.0 nutzen können. 355

5 Abbildung 3: Erfolgsfaktorenmatrix (identifizierte und kategorisierte Erfolgsfaktoren) Literaturverzeichnis [BGT08] Back A, Gronau N, Tochtermann, K.: Web 2.0 in der Unternehmenspraxis. Grundlagen, Fallstudien und Trends zum Einsatz von Social Software. Oldenburg Wissenschaftsverlag, [DM92] DeLone W, McLean E.: Information Systems Success: The Quest for the Dependent Variable. In: Information Systems Research (3:1), [KR07] Koch M, Richter A.: Enterprise 2.0: Planung, Einführung und erfolgreicher Einsatz von Social Software in Unternehmen, Oldenburg Verlag, [Mc06] McAfee A.: Enterprise 2.0: The Dawn of Emergent Collaboration, in: MITSloan Management Review, [Or07] O'Reilly, T.: What Is Web 2.0: Design Patterns and Business Models for the Next Generation of Software. Published in: International Journal of Digital Economics 65 (2007): pp , [SST08] Stocker, A., Strohmaier, M., Tochtermann, K.: Studying Knowledge Transfer with Weblogs in Small and Medium Enterprises: An Exploratory Case Study, in Scalable Computing: Practice and Experience - Special Issue: The Web on the Move, Volume 9, No. 4., [ST10] Stocker, A ; Tochtermann, K.: Wissenstransfer mit Wikis und Weblogs. Fallstudien zum erfolgreichen Einsatz von Web 2.0 im Unternehmen, Gabler-Verlag,