windream 5.0 What's New? windream GmbH, Bochum

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1 windream 5.0 What's New? windream GmbH, Bochum

2 Copyright 2010 by windream GmbH Wasserstr Bochum Stand: 11/ Alle Rechte vorbehalten. Kein Teil dieser Beschreibung darf in irgendeiner Form (Druck, Fotokopie oder einem anderen Verfahren) ohne Genehmigung der windream GmbH reproduziert oder unter Verwendung elektronischer Systeme verarbeitet, vervielfältigt oder verbreitet werden. Wichtige Hinweise Alle Informationen und technischen Angaben dieser Beschreibung wurden von den Autoren mit größter Sorgfalt zusammengetragen. Sie können jedoch weder Garantie noch juristische Verantwortung oder irgendeine Haftung für Folgen, die auf fehlerhafte Angaben zurückgehen, übernehmen. Wir weisen darauf hin, dass die in dieser Beschreibung verwendeten Softund Hardwarebezeichnungen und Markennamen der jeweiligen Firmen im allgemeinen einem Warenzeichen-, Marken- oder Patentrechtschutz unterliegen.

3 Inhalt i Inhalt windream 5.0 What's New? 3 Die neuen Key-Features 3 Die windream 5.0-Features im Detail 7 windream und Unterstützung der Betriebssysteme 7 Windows 7-Unterstützung 7 Unterstützung von 64-Bit Betriebssystemen 7 windream-setups 7 windream Client MSI-Pakete 7 windream Server-Setup 7 windream-produkte und -Funktionen mit neuen Icons 8 windream-hilfe und Dokumentation 8 windream-konfiguration 8 Neue Themen in der Konfiguration 9 windream DiagXT 9 windream Management Console 9 Neue Datenbankfelder 9 Erweiterungen in der Datenbank 10 Neue Eigenschaften für Objekttypen 11 Automatischer Zeilenumbruch in mehrzeiligen Textfeldern 11 Single Instancing (Dublettenprüfung) 13 Automatisches Vererben von Inhalten in globalen Vektorfeldern 13 Neue Wortliste 14 Wiederherstellung/endgültiges Löschen gelöschter Dokumente 14 Konfiguration und Aktivierung der benutzerdefinierten Vertretungen 14 Neue windream-objekte 15 windream Proxy-Server 16 Nochmals verbesserte Performance 16 Volltextextraktion 16 windream Thumbnail-Service 16 My windream (neue virtuelle windream-ordner) 16 Typische Anwendungsfälle 16 Optionen 17 Benutzerspezifischer Papierkorb 19 Neues virtuelles windream Laufwerk 20 Neue windream-suche 21 Mehrere Suchen gleichzeitig 22 Multifunktionsleiste (Ribbon-Leiste) 22 Aktionsleiste 22 Mini-Toolbar 23 Anzeige der Ergebnislisten 23 Textsuche 23

4 ii Inhalt Funktionen in den Suchen und in der Ergebnisliste 24 Suchoptionen 25 Suchprofile 25 Neue windream DocView Dokumentvorschau 26 DocView als ActiveX-Modul (OCX) verfügbar 26 Plug-In-Konzept 27 Anmerkungen hinzufügen/einblenden 27 Änderungen für den Standard-Grafik-Viewer 28 windream DMS-Funktionen 28 Neue windream Eigenschaften 28 Benutzereinstellungen für Vertreterregeln 29 Skalierbare Dokument-Eigenschaften 29 Tabellen und Auswahllisten 29 windream Kontextmenü 29 Listenansicht, Auswahl von Indexen 30 Verbesserte windream-listenansicht (Vektor- und Textfelder) 30 Ein Index mit mehreren Namen 30

5 windream 5.0 What's New? 3 windream 5.0 What's New? Die windream-version 5.0 bietet Anwendern die im Folgenden aufgelisteten neuen Funktionen. Eine detaillierte Beschreibung der neuen Features findet sich im Anschluss an diese Liste. Die neuen Key-Features Features Beschreibung Windows-7-Unterstützung Windows 7 wird mit windream 5.0 vollständig unterstützt. Windows 64-Bit- Unterstützung Windows 64-Bit-Betriebssysteme werden mit windream 5.0 unterstützt. windream Client MSI- Pakete Neue Produkt-Icons, neue Funktions-Icons windream Konfiguration windream Management Console: Datenbank- Zeitstempel Für die Verteilung der windream Client-Software stehen jetzt MSI- Pakete zur Verfügung. Die windream-suche, die Dokumentvorschau windream DocView und die einzelnen windreamspezifischen Befehle des Kontextmenüs sind mit neuen Icons ausgestattet worden. Alle Konfigurationen wurden dem Windows 7 Style angepasst. In die windream-datenbank wurden drei neue Felder eingefügt. Die Felder DMS erstellt (Zeit), DMS geändert am (Zeit) und Typ zugewiesen (Zeit) sind jeweils Zeitfelder, die die vorhandenen Felder DMS erstellt und DMS geändert ergänzen. Beide zusammen ergeben jeweils einen vollwertigen Zeitstempel. Neuer Index: Anzeigename Für eine Unterstützung von längeren Pfadname (> 255 Zeichen) und somit längeren Dateinamen wurde ein neuer Index Anzeigename eingefügt. Neuer Index: Dateiendung Um einfachere Suchen nach der Dateiendung durchführen zu können, wurde der windream-datenbank ein neuer Systemindex hinzugefügt.

6 4 Die neuen Key-Features Neuer Index: windream- Speicher Vergrößerung der String- Felder auf 4 Kilobyte Veränderung des Datentyps von Indexfeldern Konfigurierbare Reihenfolge des Tabbings im Indexdialog Eingabeunterstützung in der Suche und in Indexmasken Indizes in Dokumenttypen mit unterschiedlichen Bezeichnungen Single Instancing (Dublettenprüfung) Automatische Vererbung von Indexwerten Änderung von Indexwerten nach der Archivierung Vereinfachtes Einrichten der Vertreterregeln Mit Hilfe dieses Indexes können Suchen nach Dokumenten auf bestimmte windream-speicher eingeschränkt werden. Die Datenbankbeschränkung auf Textfelder wird von 512 Zeichen auf 4 Kilobyte erhöht. Das Ändern der Datentypen von noch nicht benutzten Indexfeldern ist nun möglich. Die Reihenfolge für das Tabbing kann in den Eigenschaften eines Objekttyps in den Indexfeldern festgelegt werden. Bei einer Suche oder bei der Eingabe von Werten in Indexmasken werden die Benutzer nun umfangreich unterstützt, z. B. durch eine Autovervollständigung in den Eingabefeldern oder durch Wortvorschlagslisten in der Volltextsuche. Der Name eines Indexfeldes kann in den einzelnen Dokumenttypen unterschiedlich vergeben werden. In den Suchen werden jeweils die einem Dokumenttyp zugeordneten Indexnamen angezeigt. Bei der Archivierung von windream- Dokumenten ist eine Überprüfung auf Dubletten pro Speicherort oder über sämtliche Archiv-Speicherorte möglich. Indexwerte von globalen (Vektor-) Feldern können jetzt automatisch auf Dokumente und Ordner vererbt werden. Die Änderung der Indexwerte von Dokumenten ist jetzt auch nach der Archivierung, bei Vorversionen und für Dokumente möglich, deren Bearbeitungszeit abgelaufen ist. Die Attribute können pro Dokumenttyp gekennzeichnet werden. Die windream-anwender können jetzt selbstständig eigene Vertreterregeln einstellen oder die Vertretung für einen

7 Die neuen Key-Features 5 Neues Objektsystem mit Containern und Elementen Performance- Verbesserungen des windream Proxy-Servers "My windream" (Virtuelle Ordner) windream-papierkorb Neues virtuelles windream-laufwerk Neue windream-suche Neue Suchmöglichkeiten (Textsuche, Textsuche nach Relevanz) anderen Mitarbeiter definieren. Es wurde ein vollständig eigenständiges hierarchisches System bestehend aus Containern und Elementen (analog zu Ordnern und Dokumenten) integriert. Dieses System bietet Partnern und Kunden die Möglichkeit, eigene Anwendungen mit eigenen Strukturen auf windream zu entwickeln und dabei die Leistungsmerkmale von windream zu nutzen. Umfangreiche Verbesserungen für die Performance der Zugriffe über den windream Proxy-Server werden durch eine optimierte Kommunikation, erweiterte Caching-Mechanismen und eine Option zur Komprimierung der Dokumente erreicht. In "My windream" können verschiedene Sichten, Verknüpfungen und Favoriten auf windream-ordner und Dokumente definiert werden. Jeder Benutzer kann nun in seinem persönlichen windream-papierkorb bereits gelöschte Dokumente wiederherstellen oder aus dem Papierkorb löschen. Der Administrator behält allerdings weiterhin die Option zum endgültigen Löschen eines Dokuments (2-stufiger Papierkorb). Das neue VFS-Laufwerk wird über die Eigenschaften von My windream aktiviert. Es werden darüber auch mehrere verbundene windream Server (auch windream Share Server Verbindungen) unterstützt. Die windream-suche erscheint in einem komplett neuen Design. Basierend auf der Ribbon-Technologie werden alle Funktionen strukturiert in einer Multifunktionsleiste präsentiert. Es ist u.a. möglich, mehrere Suchen gleichzeitig auszuführen. Die neue windream-suche bietet auch neue Suchmöglichkeiten. Neben einer Textsuche über sämtliche Textinhalte kann das Ergebnis der Textsuche nach

8 6 Die neuen Key-Features Neue windream DocView Dokumentvorschau Neue windream DMS- Funktionen im Kontextmenü Benutzereinstellungen für Vertreterregeln Skalierbare Dokument- Eigenschaften Verbesserte Listenansicht für Vektor- und Textfelder Index mit mehreren Namen Relevanz sortiert angezeigt werden und zeigt Textausschnitte in der Umgebung des Suchwortes an. Die überarbeitete windream DocView Dokumentvorschau vereint technologische und benutzerspezifische Neuerungen. Das Einbinden weiterer Viewer ist nun einfach möglich. Der Benutzer kann die Vorschau über eine Ribbon-Leiste oder über die bekannte Toolbar steuern und konfigurieren. Weiterhin kann der Viewer nun in andere Anwendungen als Fenster integriert werden. Die Kontextmenüeinträge sind zum Teil erweitert worden. Es ist z.b. möglich, gezielt eine bestimmte Version eines Dokuments zu löschen, nicht wie bisher nur alle Vorversionen. Das Menü wurde mit neuen Funktions- Icons ausgestattet. Die Definition der Vertreterregeln durch einen Benutzer erfolgt über die Eigenschaften des windream Root- Ordners, in denen bereits die Abonnements verwaltet werden können. Die Anzeige der windream- Eigenschaften eines Dokuments oder Ordners wird durch einen neuen, separaten Dialog abgelöst, dessen Größe beliebig einstellbar ist. Vektor- und Textfeldern können nun auch in der Ergebnisliste oder im Windows Explorer ausgewählt und deren Inhalte angezeigt werden. Ein Index kann in unterschiedlichen Dokument-/Ordnertypen unter mehreren Namen erscheinen.

9 Die windream 5.0-Features im Detail 7 Die windream 5.0-Features im Detail Nachfolgend werden die einzelnen neuen Funktionen der windream- Version 5.0 im Detail erläutert. windream und Unterstützung der Betriebssysteme windream-setups Windows 7-Unterstützung windream 5.0 ist unter Windows 7 vollständig lauffähig und bietet darüber hinaus eine erweiterte Unterstützung von Windows 7 mit dem neuem virtuellen Laufwerk von windream. Unterstützung von 64-Bit Betriebssystemen Unterstützung von Windows 64-Bit Betriebssystemen auf einem windream Server mit allen windream Diensten. Möglichkeit der Anbindung von 32-Bit Clients oder 32-Bit Anwendungen auf einem 64-Bit Betriebssystem mit Hilfe der windream 32-Bit Konnektivität (sowohl für windream Server als auch auf einem windream Client). Unterstützung von Windows 64-Bit Betriebssystemen auf einem windream Client Unterstützung von Windows 64-Bit Betriebssystemen (z. B. Windows 2008 R2) auf einem windream Share Server Unterstützung von Windows 64-Bit Betriebssystemen (z. B. Windows 2008 R2) auf einem windream Terminalserver windream Client MSI-Pakete Für alle windream 5.0 Client-Versionen (32 Bit und 64 Bit) werden mit windream 5.0 MSI-Installationspakete zur Verfügung gestellt. windream Server-Setup Das windream Sever-Setup bietet nun eine automatische Erkennung für 32-Bit und 64-Bit Betriebssysteme und die Möglichkeit der Installation der 32-Bit windream Konnektivität auf einem 64-Bit Betriebssystem.

10 8 Die windream 5.0-Features im Detail windream-produkte und -Funktionen mit neuen Icons Mit der neuen Version windream 5 werden neben dem neuen Erscheinungsbild der windream Suche, des windream DocView und der windream Konfiguration auch neue Produkt- und Funktions-Icons integriert. Die Produkt-Icons werden nach für nach auch in den anderen Bereichen und Produkten von windream Einzug halten. Die Icons werden neben den o. g. Produkten auch als Funktions-Icons in den Multifunktionsleisten der windream Suche und des windream DocView im windream Kontextmenü der Ergebnisliste, im Windows Explorer und im Bereich von My windream in den Toolbars der entkoppelten Ergebnisliste einer Suche oder im DocView in der Konfiguration für die verschiedenen Themenbereiche eingesetzt. windream-hilfe und Dokumentation windream-konfiguration windream Online-Hilfe im neuen Design windream Hilfe mit allen aktuellen neuen Inhalten Kontextsensitive Hilfe z. B. in der windream Konfiguration Setup-Beschreibung für die neuen MSI-Pakete des windream Client Überarbeitete Beschreibung des windream Server Setups Die windream-konfiguration wurde vollständig überarbeitet und erscheint nun in einem neuen Design. Die Basis bieten neue.net Komponenten, die auch in anderen windream Modulen verwendet werden. Die neue Konfiguration beinhaltet eine einfache Suchmöglichkeit nach Themen in der windream Konfiguration Die Navigation über die Themen erfolgt wie in einem Internet Browser vor und zurück ist jederzeit möglich. Die vereinfachte Eingabe von Werten wird über Schieberegler ermöglicht.

11 Die windream 5.0-Features im Detail 9 windream DiagXT Neue Themen in der Konfiguration Die erweiterten Proxy-Einstellungen für die Komprimierung der Dateien bei der Übertragung und die Datei-Ausschlussliste für die Komprimierung wurden integriert. Die Größe des Volltextauszuges, der in der Ergebnisliste einer Textsuche nach Relevanz angezeigt wird, kann angepasst werden. Die Präsentation des Inhalts eines Volltextfeldes in der Listenansicht kann ebenfalls dimensioniert werden. Dabei wird die Anzahl der Zeichen festgelegt, die maximal angezeigt werden. Die erweiterte Auswertung sämtlicher System-Ereignisse, windream Protokolle und Einstellungen wird über das windream DiagXT erledigt. Dabei können natürlich Log-Ausgaben von mehreren MB gesammelt werden, die bisher umständlich zu handhaben waren. Nun wird nach Abschluss der Erstellung eine Möglichkeit zur direkten Erstellung eines ZIP-Archivs angeboten, um die Dateigröße um ein Vielfaches komprimieren zu können. windream Management Console Neue Datenbankfelder Datenbank: Zeitstempel In der windream Datenbank wurden zwei neue Felder hinzugefügt. Die Felder DMS erstellt (Zeit), DMS geändert am (Zeit) und Typ zugewiesen (Zeit) sind jeweils Zeitfelder, die die vorhandenen Felder DMS erstellt, DMS geändert am und Typ zugewiesen ergänzen. Beide Werte zusammen ergeben jeweils einen vollwertigen Zeitstempel. Datenbank: Anzeigename Für eine Unterstützung von längeren Pfadnamen (> 255 Zeichen) und somit längeren Dateinamen wurde ein neuer Index Anzeigename eingefügt. Der Anzeigename kann als Spalte in der Listenansicht der Suche oder im Explorer ausgewählt werden. Er ist allerdings nur über die windream-api änderbar. Längere Datei- und Ordnernamen und somit auch längere Pfade werden so möglich, denn jeder Name kann bis zu 255 Zeichen enthalten.

12 10 Die windream 5.0-Features im Detail Datenbank: Dateiendung Dateiendungen werden jetzt pro Dokument im Format.DOC,.DOCX,.PDF usw. automatisch gespeichert und sind auch entsprechend einfach zu recherchieren. Datenbank: windream-speicher Mit dem neuen Index windream-speicher wird pro Dokument der aktuelle windream-speicher im System erfasst. Somit sind einfache Suchen über Dokumente eines bestimmten windream-speichers möglich. Dieses Feature verbessert insbesondere die Performance beim Verschieben von Dokumenten im Rahmen der HSM-Funktionalität und dient statistischen Auswertungen. Erweiterungen in der Datenbank Begrenzung von 512 Byte entfällt Die bisherige Begrenzung der String-Feldgröße ist von 512 Byte auf 4 Kilobyte erhöht worden. Die frühere Beschränkung wurde bisher vom Microsoft SQL Server vorgegeben und kann nun mit der Veränderung der Systemvoraussetzungen für windream jetzt ab Microsoft SQL Server 2005 entfallen. Variable Indexfelder mit 4 Kilobyte Bei Neuinstallationen werden sämtliche variablen Indexfelder direkt mit 4 KB angelegt. Es kann nun auch der Typ Zahl (64 Bit) bei der Definition eines variablen Indexes oder bei der Anlage eines Vektorfeldes ausgewählt werden. Der Wertebereich dieses Typs reicht von bis (64 Bit). Änderung von Datentypen der Indexfelder Datentypen von bisher noch nicht in einem Objekttyp verwendeten Indexfeldern können mit windream 5.0 nachträglich verändert werden. Somit ist es möglich, weitere und häufiger genutzte Datentypen in der windream-datenbank vorzuhalten:

13 Die windream 5.0-Features im Detail 11 Neue Eigenschaften für Objekttypen Die Reihenfolge für das Tabbing kann in den Eigenschaften eines Objekttyps in den Indexfeldern festgelegt werden. In den Lebenszyklus-Eigenschaften eines Dokumenttyps wurde die Auswahlmöglichkeit für die Speicherung der Indexdaten zu einem Dokument bei der Archivierung in Mit Indexdaten umbenannt (zuvor Ohne Indexdaten ). Automatischer Zeilenumbruch in mehrzeiligen Textfeldern In den (erweiterten) Eigenschaften mehrzeiliger Textfelder kann in einer Indexmaske nun auf automatischen Zeilenumbruch (Wortumbruch) umgestellt werden. Standardmäßig ist die Eigenschaft des horizontalen Scrollens eingestellt. Bereits bei der Texteingabe wird der Umbruch der sichtbaren Zeile entsprechend im Textfeld automatisch vorgenommen. Konfiguration und Aktivierung der Autovervollständigung in Eingabefeldern In der windream Management Console lässt sich eine Option zur Autovervollständigung pro Objekttyp und Eingabefeld aktivieren. Es stehen drei Optionen zur Verfügung: Auswahlliste: Einträge einer Auswahlliste werden dem Benutzer angeboten. Eingaben: Die Inhalte sämtlicher berechtigter Dokumente/Ordner des Objekttyps werden angezeigt.

14 12 Die windream 5.0-Features im Detail Benutzereingaben: Alle Eingaben des Benutzers in diesem Feld stehen in einer Historie zur Verfügung. Unterschiedliche Benennungen eines Indexfeldes in verschiedenen Objekttypen Zusätzlich zur Veränderung des Datentyps eines Indexfeldes ist es möglich, einem Indexfeld in verschiedenen Objekttypen unterschiedliche Namen zu geben. Diese Namen werden in der windream-suche kumuliert in den "Verfügbaren Indexen" oder auch pro Objekttyp bei der Auswahl "Objekttypabhängige Indexe" angezeigt. In der Spaltenauswahl stehen die Indexe ebenfalls mit allen verwendeten Namen zur Verfügung. Veränderung der Indexwerte in Vorversionen sowie in archivierten und nicht mehr bearbeitbaren Dokumenten In windream 5.0 kann pro Dokumenttyp und verwendetem Index deklariert werden, ob darin enthaltene Metadaten auch noch verändert werden dürfen, wenn es sich bei dem betreffenden Dokument um eine Vorversion handelt, wenn das Dokument nicht mehr bearbeitbar ist oder wenn das Dokument archiviert ist. Dies bedeutet, dass nun eine direkte Archivierung von Dokumenten möglich ist, die revisionssicher abgelegt und z.b. aus einem Drittsystem nachindiziert werden sollen. Die entsprechende Einstellung wird in den Eigenschaften des jeweiligen Typindexes in der windream Management Console im Dokumenttyp vorgenommen. Nur der windream-hauptbenutzer kann die Option "Archiviert editierbar" setzen:

15 Die windream 5.0-Features im Detail 13 Single Instancing (Dublettenprüfung) Eine Dublettenprüfung ist jetzt bei der Archivierung von Dokumenten möglich. In der windream Management Console kann der jeweilige windream-speicher für die Dublettenprüfung aktiviert werden. Die Dublettenprüfung kann weiterhin auch über alle Speicher erfolgen. Eine Überprüfung der Effektivität der Dubletten-Prüfung kann über die neuen Statistiken für Dubletten erfolgen, die pro windream Speicher, pro Dokumenttyp und pro Dateityp erzeugt werden. Automatisches Vererben von Inhalten in globalen Vektorfeldern Mit windream 5.0 können Inhalte aus globalen Vektorfeldern auf windream-dokumente oder Ordner von dem jeweiligen übergeordneten Ordner übernommen werden. Die Vererbung kann für Dokumente und/oder Ordner eingestellt werden. Dazu ist es notwendig, dass die jeweiligen Dokumente/Ordner für die Funktion der Vererbung freigeschaltet werden. Bei einer Aktivierung der Vererbung auf windream-dokumente wird der Inhalt globaler Vektorfelder des übergeordneten Ordners auf neu erstellte Dokumente übertragen. Gleiches gilt für die Freischaltung bei Ordnern. Falls ein rekursives Vererben von Metadaten gewünscht ist, so müssen beide Entitäten freigeschaltet werden.

16 14 Die windream 5.0-Features im Detail Neue Wortliste Pflege der Wortliste (Suchwortliste) für die Autovervollständigung in den Volltextsuchen der windream Suche. Die Wortliste wird automatisch erzeugt und ergänzt mit den Suchworten, nach denen alle Benutzer gesucht haben. Wiederherstellung/endgültiges Löschen gelöschter Dokumente windream 5 bietet eine komfortablere Wiederherstellung von gelöschten Dokumenten/Ordnern. Auch fehlende Verzeichnisse einer Struktur werden wiederhergestellt, wenn dies notwendig oder möglich ist. In der Listenansicht der gelöschten Dokumente ist explizit eine Unterscheidung der vom Benutzer aus seinem Papierkorb gelöschten Dokumente/Ordner möglich. Konfiguration und Aktivierung der benutzerdefinierten Vertretungen Mit windream 5.0 können nun auch Vertreterregeln von Benutzern bearbeitet, erstellt oder auch für einen anderen Benutzer konfiguriert werden. Dazu ist es notwendig, dass nach der Installation von windream 5.0 in der windream Management Console die Möglichkeit zur benutzerdefinierten Vertretung freigegeben wird. Folgende Einstellungen sind möglich: Eigene Vertretungen bearbeiten Eigene Vertretungen erstellen und bearbeiten Mit Alle Vertreter bearbeitbar kann ein Benutzer nun auch Vertreter für Kollegen definieren (Sekretariatsfunktion), dabei kann er nur bestehende Vertretungen, die bereits selbst oder von einem Administrator definiert wurden, ändern. Neue Vertretungen dürfen nicht angelegt werden! In der windream Management Console können aber auch wie gewohnt Vertreterregeln eingerichtet werden. In Abhängigkeit vom gewählten Bearbeitungsgrad lassen sich die Vertretungen vom windream- Hauptbenutzer oder von Fachadministratoren über das jeweilige Benutzerkonto anlegen. Benutzereinstellungen für Vertreterregeln Die Definition der Vertreterregeln durch einen Benutzer erfolgt über die Eigenschaften des windream Root-Ordners, in denen bereits die Abonnements verwaltet werden können.

17 Die windream 5.0-Features im Detail 15 Ausnahmeregelungen Selbst wenn aufgrund der restriktiven Einstellung in der windream Management Console nur der windream Hauptbenutzer Vertreterregeln definieren darf, können nun Ausnahmen für einzelne Benutzer festgelegt werden. Pro Benutzer kann das Recht zur Bearbeitung eigener oder der Regeln anderer Anwender über die Management Console eingerichtet werden. So können z. B. Abteilungsleiter, Mitarbeiter der Personalabteilung oder des Sekretariats, die keine Fachadministratoren sind, Vertreterregelungen bearbeiten, ohne dass das generelle Recht für alle Benutzer gesetzt werden muss. Vertreterstatus Es ist möglich, diejenigen Anwender, die als Vertreter konfiguriert werden, über ihren Vertreterstatus (Zeitraum der Vertretung, Name des zu vertretenden 'Kollegen') per Mail zu informieren. Neue windream-objekte Zur Abbildung von hierarchischen Strukturen, die nicht in der Verzeichnisstruktur von windream angezeigt werden sollen, kann nun eine parallele Struktur von entsprechenden Elementen angelegt werden. Anwendungsbeispiele: Adressverzeichnis, hierarchische Auswahllisten usw. Die Objekte und die windream Funktionen stehen entsprechend der Auflistung über die windream Schnittstellen zur Verfügung. Funktionen Das Erzeugen von hierarchischen Strukturen über Container (=^ Ordner) und Elemente (=^ Dokument) ist analog zu Dokumenten und Ordnern möglich Rechte für Benutzer und Gruppen können zugewiesen werden Analog zu Dokumenttyp und Ordnertyp können Elementtypen und Containertypen angelegt, Indexe zugewiesen und Indexmasken erstellt werden Wiederherstellung gelöschter Container und Elemente Container-Browser zur Anzeige der Struktur und der Eigenschaften der Objekte in der windream Management Console verfügbar Auch Volltext kann einem Objekt zugewiesen werden Eine Historie wird automatisch von windream gepflegt

18 16 Die windream 5.0-Features im Detail windream Proxy-Server Nochmals verbesserte Performance Der windream Proxy-Server wurde mit mehreren Verbesserungen für die Kommunikation zwischen dem windream-hauptserver und dem Proxy ausgestattet. So bewirkt die Überarbeitung der DCOM- Kommunikation, dass wesentlich weniger Anweisungen zwischen zwei Standorten versendet werden müssen. Eine weitere Performance-Verbesserung besteht darin, eine Komprimierung der Dateien zu veranlassen. Die Möglichkeit, den Grad der Komprimierung festzulegen sowie Ausnahmen und einen Schwellenwert für die Größe zu definieren, macht dieses Features besonders flexibel. Volltextextraktion Der windream Proxy-Server kann nun auch eine Volltextextraktion von Dokumentinhalten durchführen. Es werden nur diejenigen Dokumenten berücksichtigt, die über den Proxy-Server neu angelegt oder verändert wurden. windream Thumbnail-Service Für die Generierung der Miniaturen kann in der Konfiguration nun nach Datum oder Zeitstempel unterschieden und diese bei der Suche nach neuen oder geänderten Dokumenten mit einbezogen werden. My windream (neue virtuelle windream-ordner) Mit dem windream 5.0 Client-Setup wird automatisch auch der neue Bereich My windream freigeschaltet. Die Möglichkeiten für die darin erstellbaren virtuellen Ordner werden im Folgenden beschrieben. In My windream lassen sich umfangreiche Dokumentvolumen, die im windream ECM-System gespeichert sind, virtuell und individuell abbilden. Die virtuellen Ordner präsentieren den Dokumentbestand des ECM-Systems dynamisch auf der Basis der Dokumentattribute, die zusammen mit den Dokumenten in windream gespeichert sind. Die wichtigste Eigenschaft dieses Features besteht darin, dass die im ECM- System tatsächlich vorhandene Ordnerstruktur, unter der die Dokumente abgelegt sind, nicht verändert wird. Typische Anwendungsfälle Die Attribute repräsentieren Dokument-Eigenschaften, die zur Klassifizierung der Dokumente in einer Dynamischen Sicht mit weiteren hierarchischen Unterstrukturen dienen. So können

19 Die windream 5.0-Features im Detail 17 beispielsweise "Rechnungen" in die Merkmale "Eingangs-" oder "Ausgangsrechnung" sowie "offen", "storniert" oder "bezahlt" mit weiteren Kategorisierungen, etwa nach Firmen- oder Kundennamen aufgeteilt werden. Auf der Grundlage dieser Attribute sind Anwender zum Beispiel in der Buchhaltung in der Lage, sich den Dokumentbestand gezielt nach diesen Kriterien in einer dynamisch generierten, hierarchischen Baumstruktur direkt unter dem My windream-knoten im Windows Explorer anzeigen zu lassen und im Bestand zu "browsen" anstatt eine Suche öffnen zu müssen und Suchkriterien einzugeben. Das Ergebnis einer Suche kann gruppiert werden. Der Aufbau der Dynamischen Sicht geht über diese Gruppierung hinaus. Ein weiterer typischer Anwendungsfall besteht unter anderem in einem effizienten Projektmanagement. In diesem Sektor lassen sich projektbezogene Dokumente etwa nach Attributen wie den Namen der Projektverantwortlichen, nach dem aktuellen Projektstatus, nach Jahresangaben oder nach Projektnamen hierarchisch filtern und auflisten. Insbesondere auch Behörden, deren Dokumentablage sich strikt nach Aktenplänen und -zeichen richtet, erhalten mit der Erstellung einer dynamischen windream-sicht ein flexibles Werkzeug zur Sichtung ihres Aktenmaterials. So lassen sich beispielsweise Akten automatisch in einem hierarchisch gegliederten Aktenzeichenbaum in Ordnern darstellen, obwohl die Dokumente nach anderen Kriterien in anderen Ordnern abgelegt wurden. Gruppierung von s nach Absender und Datum (Dynamische Sicht) Optionen Die Dokumente, die in den Kategorien in der Dynamischen Sicht angezeigt werden, lassen sich in einer Vorschau öffnen, anzeigen und bearbeiten. Zudem werden auch die Dokument-Eigenschaften wie zum Beispiel der zugeordnete Dokumenttyp mit den Indizes in allen Strukturen von My windream angezeigt.

20 18 Die windream 5.0-Features im Detail Darüber hinaus können Anwender individuelle Sammlungslisten erstellen, indem sie beliebige windream-dokumente per drag-and-drop in einen windream Favoriten-Ordner ziehen. Der Vorteil besteht darin, dass zu den Dokumenten im Favoriten-Ordner der in den Windows Explorer integrierte Indexdialog und eine Vorschau im ebenfalls integrierten DocView angezeigt werden. Anzeige von Dokumenten in einem Favoriten-Ordner Mit den windream-verknüpfungen können windream-ordner direkt referenziert werden. Die Hierarchietiefe ist dabei ohne Bedeutung und bietet somit einen schnellen Zugriff auf verschiedene Baumstrukturen in windream. Verschiedene Verknüpfungen für den Schnellzugriff

21 Die windream 5.0-Features im Detail 19 Die Einsatzgebiete in My windream sind vielfältig und beschränken sich nicht auf spezifische Anwendungsfälle. Die Beispiele Rechnungsund Projektmanagement sowie die hierarchische Aktenansicht sind nur einige von vielen anderen. Generell sind der Individualisierbarkeit keine Grenzen gesetzt. Verschiedene Bereiche für verschiedene Sichten, Dokument-Sammlungen Benutzerspezifischer Papierkorb Mit der Installation des aktuellen windream 5.0-Clients wird auf dem Desktop ein so genannter windream Papierkorb angezeigt. Mit der Aktivierung der virtuellen Ordner in windream erscheint zusätzlich der windream-papierkorb für Benutzer. Über den Aufruf des windream-papierkorbs auf dem Desktop oder unterhalb von My windream werden jeweils alle vom angemeldeten Benutzer gelöschten Dokumente und Ordner aufgelistet. Mit Hilfe ihres Papierkorbs können Anwender die von ihnen "gelöschten" Dokumente und Ordner wiederherstellen, ohne dafür besondere administrative Rechte zu besitzen. Anwender sind außerdem in der Lage, ein Dokument oder einen Ordner auch aus dem Papierkorb zu löschen. Diese gelöschten Dokumente und Ordner werden allerdings nicht endgültig vernichtet,

22 20 Die windream 5.0-Features im Detail sondern sind weiterhin im Bereich der Wiederherstellung gelöschter Dokumente in der windream Management Console vorhanden und können von einem windream Administrator weiterhin wiederhergestellt werden. Dies gilt so lange, bis sie administrativ oder über einen automatischen Prozess endgültig gelöscht werden. Dem Administrator werden im windream Tools Wiederherstellungsbereich der windream Management Console die vom Benutzer aus seinem Papierkorb gelöschten Dokumente besonders gekennzeichnet. Wiederherstellen eines vom Benutzer gelöschten Dokumentes Neues virtuelles windream Laufwerk Das neue virtuelle Laufwerk von windream wurde implementiert aufgrund der Tatsache, dass die Spaltenkonfiguration in einem Windows Explorer unter Windows Vista nur unzureichend und unter Windows 7 gar nicht mehr möglich ist. Das neue VFS-Laufwerk wird über die Eigenschaften von My windream aktiviert. Es werden darüber auch mehrere verbundene windream Server (auch windream Share Server Verbindungen) unterstützt.

23 Die windream 5.0-Features im Detail 21 Bei der Aktivierung stehen auch noch weitere Optionen für eine optimale Integration der windream Welt in den Windows Explorer zur Verfügung: Für die Anzeige im Windows Explorer kann zwischen zwei Varianten gewählt werden. Entweder wird das neue virtuelle Laufwerk von windream mit einem normalen Netzlaufwerks-Icon oder aber mit dem bekannten windream-icon gekennzeichnet. In der obigen Abbildung werden zwei virtuelle Laufwerke angezeigt. Sie basieren auf zwei Netzlaufwerks-Verbindungen. Der ersten liegt \\windream\objects und der zweiten eine windream Share- Laufwerks-Verknüpfung zugrunde. Da bei beiden die Spaltenkonfiguration im Windows Explorer benötigt wird, werden beide für die Anzeige der neuen virtuellen Laufwerke von windream freigeschaltet. Die Bezeichnung des virtuellen Laufwerks kann der normalen Bezeichnung in der Netzwerkumgebung durch Umbenennen angepasst werden. (Beispiel: windream VFS Standardbezeichnung - nach Objects (\\windream) (W:) ). Das ursprüngliche windream Laufwerk kann darüber hinaus noch ausgeblendet werden, damit der Benutzer dann wieder nur auf ein windream Laufwerk zugreift. Neue windream-suche Die windream-suche präsentiert sich in einem neuen Design auf Basis der.net Technologie. Neu ist vor allem die Integration aller ausgeführten Suchen und die zugehörigen Ergebnislisten in eine Oberfläche. Weitere Unterstützung erhalten die Benutzer mit der Zusammenführung der windream-menüleiste und Ergebnislisten- Toolbar in eine Ribbon-Leiste und die Verwendung der neuen Funktions-Icons.

24 22 Die windream 5.0-Features im Detail Die Funktion Dateipfad öffnen, auf einen Ergebnislisteneintrag ausgeführt, öffnet nicht nur das Verzeichnis, sondern markiert jetzt zusätzlich das selektierte Objekt. Mehrere Suchen gleichzeitig Alle ausgeführten Suchen werden in einem Fenster über Registerkarten übersichtlich angezeigt. Für jede Suche wird eine neue Registerkarte automatisch angehängt. Sobald eine Suche ausgeführt wird, wird die dazugehörige Ergebnisliste angehängt. Der Benutzer verliert niemals mehr den Überblick über seine Suchen. Multifunktionsleiste (Ribbon-Leiste) Eine bessere Übersichtlichkeit über die windream Funktionen in der Multifunktionsleiste der Suche kann erreicht werden, indem in der windream Kontextmenü-Konfiguration die windream Funktionen in Bereiche (Untermenüs) gruppiert werden. Entsprechend der Strukturierung der Untermenüs werden dann Gruppen in der Multifunktionsleiste (Ribbon-Leiste) generiert. Aktionsleiste In der Aktionsleiste stehen die Funktionsschaltflächen für einen einfachen Start oder das Stoppen einer Suche direkt oberhalb der Suchen bereit. Auch können häufig verwendete Funktionen wie das Speichern von Suchprofilen oder der Ergebnisliste oder das Entkoppeln einer Ergebnisliste schnell erreicht werden. Die Leiste kann auch um die Beschriftung reduziert werden:

25 Die windream 5.0-Features im Detail 23 Mini-Toolbar Eine Mini-Toolbar mit wichtigen Funktionen kann in der Ergebnisliste angezeigt werden. Die Anzeige wird als Ansichtseigenschaft in den Optionen konfiguriert. Anzeige der Ergebnislisten Zur Anzeige der Ergebnislisten stehen dem Anwender verschiedene Optionen zur Verfügung: Standard-Anzeige unterhalb der Suchkriterien. Ergebnisliste im Vollbild-Modus. Über einen Short-Cut, der in den Optionen definiert werden kann oder über Funktionsschaltflächen können die verschiedenen Sektoren eines Fensters ein- oder ausgeblendet werden. Dabei ist es ebenfalls möglich, die Ribbon-Leiste auszublenden. Eine Ergebnisliste kann entkoppelt werden, damit sie eigenständig und im Vollbild angezeigt werden kann und Einfach wieder in die Suche integriert werden, sobald die entkoppelte Ergebnisliste über das X geschlossen wird. Eine entkoppelte Ergebnisliste wird natürlich mit der bekannten windream Toolbar ergänzt. Speicherung der Spaltenkonfiguration Pro Objekttyp kann jetzt eine Spaltenkonfiguration für die Ergebnisliste einfach festgelegt werden. Falls für einen Dokumenttyp keine Spaltenkonfiguration gespeichert wurde, eine Suche über Alle Objekttypen durchgeführt wird, eine Textsuche ausgeführt wird, dann wird eine Standard-Spaltenkonfiguration in der Ergebnisliste angezeigt. Diese Standard-Einstellung kann ebenfalls angepasst und gespeichert werden. Textsuche Beim Start der Suche erscheint direkt das Eingabefeld für die neue Suche als "Textsuche", mit der schnell und einfach eine Suche in allen

26 24 Die windream 5.0-Features im Detail Volltexten der in windream erfassten Dokumente durchgeführt werden kann. Hier besteht auch die Möglichkeit, mit einer neuen Funktion die Sortierung des Ergebnisses nach Relevanz (Rang) auszuwählen. Die Ergebnisliste wird dabei anders als gewohnt mit Textausschnitten des jeweiligen Dokuments präsentiert. Die Liste wird in Blöcken von jeweils 20 Treffern angezeigt. Natürlich sind auch hier die gewohnten Funktionalitäten aus dem windream Kontextmenü wie z. B. die windream Dokumentenanzeige verfügbar. Funktionen in den Suchen und in der Ergebnisliste Dateipfad öffnen Die Funktion Dateipfad öffnen, auf einen Ergebnislisteneintrag ausgeführt, öffnet nicht nur das Verzeichnis, sondern markiert jetzt zusätzlich das selektierte Objekt. Unterstützung bei der Eingabe von Suchbegriffen Die neue windream Suche bietet neben dem neuen Design auch bei der Eingabe von Suchbegriffen eine Reihe von Verbesserungen. Autovervollständigung in der Volltextsuche So wird der Benutzer durch eine auf Wortlisten basierende Autovervollständigung unterstützt. Die Wortlisten werden entweder über Benutzereingaben, die lokal gespeichert werden, oder aufgrund sämtlicher Benutzereingaben, die auf dem Server in einer Liste gesammelt werden, aufgebaut. Diese Autovervollständigung wurde in die neue Textsuche und in die Volltextsuche der Schnellsuche integriert.

27 Die windream 5.0-Features im Detail 25 Autovervollständigung in der Objekttypsuche Die Autovervollständigung in Indexfeldern kann auch in der Objekttypsuche aktiviert werden. Die Konfiguration dazu wird in der windream Management Console pro Objekttyp vorgenommen. Suchoptionen Die Suchoptionen werden links in einem Tab dargestellt. Der Bereich kann über Pfeiltasten minimiert und erweitert werden. Jede ausgeführte Suche besitzt ihre eigenen, voneinander unabhängigen Suchoptionen. Jede neu erzeugte Suche besitzt zudem eigene Suchoptionen, die einund ausgeblendet werden können. Weitere Einstellungen für die Ansicht oder Startparameter der Suche können direkt über einen Optionen-Dialog festgelegt werden. Suchprofile Bereits verwendete oder gespeicherte Suchprofile werden übersichtlich über den Suchprofil-Bereich im linken Bereich der neuen windream Suche oder über das Datei-Menü aufgelistet.

28 26 Die windream 5.0-Features im Detail Beim Speichern einer Suche kann jetzt zwischen zwei Formaten gewählt werden: *.wdf (bis windream 4.5) oder *.wdfx (neues Format). Es ist möglich, alte bzw. bereits bestehende Suchprofile mit der neuen Suche auszuführen. Diese Suchabfragen können anschließend im neuen Format gespeichert werden. Wird das gleiche Suchprofil mehrmals geöffnet, so kann gewählt werden, ob das bereits geöffnete Suchprofil ausgewählt werden soll oder ob das Profil erneut geladen und zu den Suchen hinzugefügt werden soll. Die Parameter für die Ausführung des Suchprofils können wie gewohnt beim Speichern und beim Öffnen des Suchprofils angepasst werden. Neue windream DocView Dokumentvorschau Die für windream 5.0 überarbeitete und erweiterte Dokumentvorschau "windream DocView" bietet technische Änderungen und erscheint in einem neuen Design. Auch der windream DocView hat ein neues Produkt-Icon erhalten. Die Funktionen der Toolbar wurden ebenfalls in eine Ribbon-Leiste (Multifunktionsleiste) übernommen. Die Icons der Funktionen wurde auch für den DocView neu gestaltet. DocView als ActiveX-Modul (OCX) verfügbar Auf vielfachen Wunsch unserer Kunden und Integrationspartner stellen wir nun den windream DocView als ActiveX-Modul zur Verfügung, damit der DocView ebenfalls in eigene Anwendungen integriert werden kann. Die Dokumentformate eines vorhandenen Viewers sind konfigurierbar.

29 Die windream 5.0-Features im Detail 27 Plug-In-Konzept windream DocView basiert auf einem Plug-In-Konzept. Alle standardmäßig integrierten Viewer und auch alle weiteren integrierbaren Viewer werden als sogenannte Plug-Ins aufgelistet. Über die Optionen in windream DocView können die verschiedenen Dateiformate für die in windream DocView integrierten Viewer konfiguriert werden. Alle nicht explizit eingestellten Formate werden mit der Standard- Viewer-Komponente "InsoViewer" geöffnet, die über 400 Dateitypen unterstützt. Weitere integrierbare Applikationen zur Anzeige von Dokumenten in windream können einfach hinzugefügt werden. Anmerkungen hinzufügen/einblenden Neue Anmerkungen werden über die neue Ribbonleiste erstellt: Die Funktionen in den Annotations-Dialogen können einfach über die Schnellstartleiste und das Dateimenü aufgerufen werden.

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