OneNote 2010 Das elektronische Notizbuch

Transkript

1 AT.001, Version Kurzanleitung OneNote 2010 Das elektronische Notizbuch OneNote ist ein Programm, mit welchem sich elektronische Notizbücher anlegen lassen. Diese elektronischen Notizbücher können Text, Grafiken, Tabellen, Hyperlinks, Formeln, Videos und Sprachnotizen enthalten. Ausserdem lassen sich einfache Berechnungen durchführen. Die elektronischen Notizbücher von OneNote bieten folgende Vorteile: Informationen aus unterschiedlichen Quellen lassen sich an einem zentralen Ort zusammenfassen. Die Notizbücher lassen sich nach allen eingefügten Informationen durchsuchen. Als Bestandteil des Office-Pakets von Microsoft arbeitet OneNote mit den anderen Office-Programmen zusammen und kann mit ihnen Informationen austauschen. Notizen oder Skizzen lassen sich auch freihändig mit der Maus oder auf Geräten mit Touch-Screen per Fingereingabe oder Stift erstellen. OneNote starten Sie, indem Sie auf die Schaltfläche Start klicken oder die Windows- Taste betätigen und im Suchfeld des Startmenüs "onenote" eingeben. Anschliessend klicken Sie in der Ergebnisliste auf "Microsoft OneNote 2010". Beim ersten Start von OneNote wird automatisch ein Notizbuch mit dem Namen "Persönlich" eingeblendet. Sie finden darin Erklärungen und Tipps zum Einsatz und der Anwendung von OneNote.

2 OneNote 2010, das elektronische Notizbuch 2 Das Menüband ist in OneNote standardmässig minimiert. Klicken Sie auf das Dreieck- Symbol Menüband erweitern in der oberen rechten Ecke des Programmfensters, wenn Sie es vollständig anzeigen möchten. Struktur eines Notizbuchs Ein Notizbuch lässt sich in beliebige Abschnitte unterteilen, ähnlich einer Excel-Arbeitsmappe, die verschiedene Tabellenblätter enthalten kann. Die einzelnen Notizbuch- Abschnitte lassen sich wiederum in beliebige und unbeschränkt lange Seiten untergliedern. Im Prinzip können Sie also alles, was Sie an Notizen in OneNote eingeben, innerhalb eines einzigen Notizbuchs unterbringen. Es ist aber bei umfangreichem Notizmaterial wegen der beschränkten Bildschirmgrösse in der Regel sinnvoller, mit mehreren Notizbüchern zu arbeiten. Die Notizbücher werden in einer sogenannten Navigationsleiste am linken Rand des Notizbuchs angezeigt. Die Abschnitte werden in farbigen Registern am oberen Rand angeordnet und die Seiten am rechten Rand in der sogenannten Seitennavigation dargestellt. Notizbücher Abschnitte Seiten Ein neues Notizbuch anlegen > Um ein neues Notizbuch zu erstellen, klicken Sie entweder in der Symbolleiste für den Schnellzugriff auf das Symbol Neues Notizbuch oder im Register Datei auf den Befehl Neu.

3 OneNote 2010, das elektronische Notizbuch 3 > Klicken Sie im Bereich 1. Notizbuch speichern in auf Arbeitsplatz. Geben Sie unter 2. Name im Feld Name den Namen des neuen Notizbuchs ein und wählen Sie unter 3. Speicherort mit der Schaltfläche Durchsuchen den Ordner, in welchem Ihr Notizbuch gespeichert werden soll. Klicken Sie zum Schluss auf die Schaltfläche Notizbuch erstellen. Ein Notizbuch ist keine Datei sondern ein Ordner. In diesem Ordner werden die einzelnen Abschnitte als Dateien mit der Erweiterung ".one" abgelegt. In OneNote werden alle Eingaben immer sofort und automatisch gespeichert, wie in einem Datenbankprogramm. Sie speichern deshalb Änderungen in Ihrem Notizbuch nie selber, das erledigt OneNote für Sie. Solange Sie ein Notizbuch nicht manuell schliessen, bleibt es geöffnet, auch wenn Sie OneNote beenden und wieder starten. > Das neue Notizbuch wird auf der linken Seite des Bildschirms in der Navigationsleiste angezeigt. Es enthält bereits einen Abschnitt sowie eine Seite. Der erste Abschnitt und die erste Seite tragen standardmässig den Namen "Neuer Abschnitt 1" bzw. "Seite ohne Titel".

4 OneNote 2010, das elektronische Notizbuch 4 > Möchten Sie einen Abschnitt umbenennen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das betreffende Register und wählen im Kontextmenü den Befehl Umbenennen. Geben Sie den neuen Namen ein und bestätigen Sie Ihre Eingabe mit Enter. > Um eine Seite umzubenennen, klicken Sie zuoberst in der Notizbuch-Seite in das gestrichelte leere Feld mit Datumsanzeige und tragen Sie dort den gewünschten Seitentitel ein. Der Titel taucht nun auch in der Seitennavigation auf der rechten Seite auf. > Benötigen Sie weitere Abschnitte, klicken Sie auf das farblose Register Neuen Abschnitt erstellen, das sich rechts vom letzten Abschnitt befindet. > Jedes Abschnittregister erhält automatisch eine bestimmte Farbe. Möchten Sie eine andere oder gar keine Farbe zuteilen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das betreffende Abschnittregister, wählen im Kontextmenü den Befehl Abschnittsfarbe und anschliessend die gewünschte Farbe aus der Liste aus. > Benötigen Sie weitere Seiten, klicken Sie in der Seitennavigation auf das Symbol Neue Seite. Eine neue Seite erscheint jeweils unterhalb der letzten Seite.

5 OneNote 2010, das elektronische Notizbuch 5 > Zur Gestaltung von Notizenseiten stehen Ihnen diverse Vorlagen zur Verfügung. Diese helfen Ihnen beispielsweise beim Erstellen von Sitzungsprotokollen, Projektübersichten, Aufgabenlisten etc. Klicken Sie auf den kleinen Pfeil neben dem Symbol Neue Seite und anschliessend auf den Befehl Seitenvorlagen und wählen Sie die gewünschte Vorlage aus der Liste aus. Sie können auch eigene Vorlagen erstellen. > Seiten lassen sich weiter in Unterseiten untergliedern. Eine Unterseite wird erstellt, indem eine bestehende Seite hinuntergestuft wird: Ziehen Sie die betreffende Seite in der Seitennavigation mit gedrückter Maustaste nach rechts. Sie lässt sich auf dieselbe Weise wieder zu einer Seite heraufstufen. Unterseiten werden eingerückt dargestellt und lassen sich ausblenden. Zeigen Sie mit der Maus auf die übergeordnete Seite und klicken Sie auf das nach oben beziehungsweise nach unten weisende Dreieck-Symbol. > Seiten können auch farbig sowie liniert oder kariert gestaltet werden. Letzteres ist besonders dann nützlich, wenn Sie mit einem Stift arbeiten. Klicken Sie im Register Ansicht in der Gruppe Seite einrichten auf das Symbol Seitenfarbe bzw. auf den unteren Teil des Symbols Hilfslinien.

6 OneNote 2010, das elektronische Notizbuch 6 > Die Navigationsleiste links wie auch die Seitennavigation rechts lassen sich in der Grösse anpassen. Klicken Sie auf das Pfeilsymbol oberhalb der Navigationsleiste bzw. rechts neben Neue Seite. > Möchten Sie Abschnitte oder Seiten umsortieren, ziehen Sie diese in den Navigationsleisten mit der Maus an die gewünschte Stelle. Ein kleines schwarzes Dreieck- beziehungsweise Seitensymbol zeigt die Einfügeposition an. > Können in einem Notizbuch nicht alle Abschnitte gleichzeitig angezeigt werden, wird am Ende der Abschnitt-Register ein farbloses Register mit drei Punkten eingeblendet. Klicken Sie auf den kleinen Pfeil in diesem Register, wird die Liste aller vorhandenen Abschnitte eingeblendet. > Abschnitte lassen sich zu Abschnittsgruppen zusammenfassen. Bei vielen Abschnitten verbessern Abschnittsgruppen die Übersicht. So könnten beispielsweise Abschnitte mit Monaten zu Abschnittsgruppen mit Quartalen zusammengefasst werden. Um eine Abschnittsgruppe zu erstellen, klicken Sie mit der rechten Maustaste in den leeren Bereich neben dem letzten Register und anschliessend auf den Befehl Neue Abschnittsgruppe. Geben Sie einen Namen ein und drücken Sie Enter. > Die Abschnittsgruppe wird rechts neben dem letzten Abschnitt als normaler Text eingefügt und mit einem Gruppensymbol versehen.

7 OneNote 2010, das elektronische Notizbuch 7 > Klicken Sie auf eine Abschnittsgruppe, werden alle Abschnitte des Notizbuchs ausgeblendet. Um die Abschnitte wieder einzublenden, klicken Sie auf den grünen Pfeil links vor der Abschnittsgruppe. > Bestehende Abschnitte lassen sich nun durch Ziehen in die erstellten Abschnittsgruppen verschieben. Löschen von Abschnitten, Seiten und Notizbüchern Abschnitte und Seiten löschen Sie mit der rechten Maustaste und dem Befehl Löschen. Notizbücher löschen Sie im Windows Explorer, wo Sie die betreffenden Ordner und Dateien entfernen. Gelöschte Seiten werden im Notizbuch-Papierkorb ("OneNote_RecycleBin") abgelegt. Nach 60 Tagen werden sie dort automatisch endgültig gelöscht. Möchten Sie gelöschte Abschnitte oder Seiten wiederherstellen, ist dies mit der Rückgängig-Funktion nicht möglich. Wechseln Sie stattdessen zum Register Freigeben und klicken Sie auf den oberen Teil des Symbols Notizbuch-Papierkorb, um den Papierkorb zu öffnen. Klicken Sie nun mit der rechten Maustaste auf die Seitennamen oder Abschnittregister, die Sie wiederherstellen möchten und wählen Sie den Befehl Verschieben oder kopieren. Bestimmen Sie anschliessend, in welches Notizbuch die gelöschten Elemente zurückverschoben werden sollen. Notizen erfassen Notizen werden in sogenannten Notiz-Containern ("Notizenbehälter") erstellt. Notiz-Container dienen dazu, Inhalte zu gruppieren und zusammenzuhalten. Sie lassen sich beliebig auf der Seite verschieben, in der Grösse ändern oder auch mit anderen Containern vereinen. Text Klicken Sie an einer beliebigen Stelle in die Seite und beginnen Sie mit der Texteingabe. Sobald Sie das erste Zeichen getippt haben, erscheint der Container-Rahmen um den eingegebenen Text. Er ist nur sichtbar, wenn sich der Mauszeiger innerhalb des Rahmens befindet.

8 OneNote 2010, das elektronische Notizbuch 8 Die Breite des Containers passen Sie durch Ziehen am Doppelpfeil in der rechten oberen Ecke oder der rechten Rahmenlinie an. Die Höhe des Rahmens lässt sich nicht direkt mit der Maus anpassen. Er vergrössert sich aber automatisch, wenn Sie Inhalt hinzufügen. Um einen Text zu verschieben, ziehen Sie ihn am oberen Rand mit der Maus an eine beliebige Stelle auf der Seite. Einzelne Textelemente lassen sich durch Ziehen am Vierfachpfeil-Symbol innerhalb eines Containers umplatzieren. Text lässt sich ähnlich wie in Word formatieren. Benutzen Sie die Befehle der Gruppe Basistext im Register Start oder die Mini-Symbolleiste, welche nach dem Markieren eines Textes eingeblendet wird. Bilder Bilder fügen Sie mit einem Klick auf das Symbol Bild der Gruppe Bilder im Register Einfügen ein. Bildschirmausschnitte (Screenshots) Mit dem Symbol Bildschirmausschnitte in der Gruppe Bilder des Register Einfügen lassen sich Screenshots also Bildschirmaufnahmen erstellen, beispielsweise von einer Fehlermeldung am Bildschirm oder von Informationen auf einer Webseite. > Navigieren Sie zuerst zur Stelle, welche Sie aufnehmen möchten, wechseln Sie dann zu OneNote, klicken Sie an den gewünschten Ort und anschliessend im Register Einfügen auf das Symbol Bildschirmausschnitt. > Das OneNote-Fenster wird in den Hintergrund gestellt und Sie können den gewünschten Bildschirmausschnitt durch Aufziehen eines Rechtecks mit der Maus bestimmen. Sobald Sie die Maustaste loslassen, wird der Ausschnitt ins aktive Notizbuch eingefügt. Mit der Windows-Taste und der Taste s lassen sich Bildschirmausschnitte auch in ein anderes als das aktive Notizbuch einfügen. Nach dem Markieren des Bildschirmausschnitts erscheint das Fenster Speicherort für OneNote auswählen, in welchem Sie das Ziel-Notizbuch bestimmen. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche An den ausgewählten Speicherort senden oder fügen Sie den Ausschnitt mit der Schaltfläche In Zwischenablage kopieren in die Zwischenablage ein.

9 OneNote 2010, das elektronische Notizbuch 9 Dateien Auch Dateien lassen sich in ein Notizbuch einfügen. Sie werden entweder als Symbol oder mit ihrem Inhalt dargestellt. Benutzen Sie zum Einfügen die Symbole der Gruppe Dateien des Registers Einfügen. > Um eine Datei als Symbol einzufügen, klicken Sie auf das Symbol Datei einfügen. > Wählen Sie eine Datei aus und klicken Sie auf die Schaltfläche Einfügen. Die Datei wird als Symbol dargestellt, mit welchem sie sich aus dem Notizbuch heraus öffnen lässt. > Um den Inhalt einer Datei einzufügen, klicken Sie im Register Einfügen auf das Symbol Dateiausdruck in der Gruppe Dateien. OneNote fertigt mithilfe eines speziellen OneNote-Druckertreibers einen "Ausdruck" des Datei-Inhalts an. Deshalb müssen Dateien, die Sie auf diese Weise einfügen möchten, druckbar sein, das heisst, es muss ein passendes Programm mit eigener Druckfunktion vorhanden sein. > Wählen Sie eine Datei aus und klicken Sie auf die Schaltfläche Einfügen. OneNote öffnet die Datei mit dem zugehörigen Programm und "druckt" den Inhalt mit dem One- Note-Druckertreiber Seite für Seite in das aktuelle Notizbuch.

10 OneNote 2010, das elektronische Notizbuch 10 > OneNote fügt über der ersten Seite des eingefügten Inhalts einen Link zur Originaldatei und ein Symbol ein, mit welchen sich die Originaldatei öffnen lässt. Der Inhalt einer Datei wird als Bitmap-Grafik eingefügt, das bedeutet, dass er sich in OneNote nicht weiter bearbeiten lässt. Jede Seite der Datei bildet dabei eine separate Grafik. Eine eingefügte Datei ist immer eine Kopie, keine Verknüpfung. Änderungen an der Originaldatei werden also in OneNote nicht aktualisiert. Hyperlinks Hyperlinks lassen sich wie folgt in Notizbücher einfügen: > Klicken Sie im Register Einfügen auf das Symbol Verknüpfung. > Im Fenster Verknüpfung geben Sie im Feld Anzuzeigender Text den Text ein, der im Notizbuch erscheinen soll und wählen im Feld Adresse entweder eine Webseitenadresse oder eine Datei über die entsprechenden Symbole aus, oder Sie bestimmen eine Abschnittsgruppe, einen Abschnitt, eine Seite oder Unterseite eines Notizbuchs als Sprungziel. > Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit OK.

11 OneNote 2010, das elektronische Notizbuch 11 Möchten Sie einen Link zu einer Seite, einem Abschnitt oder einer Abschnittsgruppe eines Notizbuchs erstellen, können Sie deren Namen auch einfach in doppelten eckigen Klammern ins Notizbuch schreiben: Zeichnungen und Handschriftnotizen Zeichnungen und Handschriftnotizen sind praktisch, wenn Sie ein Gerät mit einem Touchscreen oder Grafiktablett benutzen. Aber selbst wenn Sie keinen Touchscreen besitzen, können Sie Skizzen mit der Maus anlegen. So können Sie beispielsweise einen Text mit einer erklärenden Zeichnung versehen oder mit einem Pfeilsymbol auf ein Element hinweisen. > Wechseln Sie zum Register Zeichnen. Hier finden Sie Stifte und einfache grafische Formen. > Wählen Sie in der Gruppe Tools eine Stift- oder eine Hervorhebungsfarbe aus. Die vollständige Auswahl erhalten Sie mit einem Klick auf den Auswahlpfeil Weitere rechts daneben. Klicken Sie auf das gewünschte Werkzeug und zeichnen oder schreiben Sie mit gedrückter Maustaste. > In der Gruppe Formen finden Sie Linien sowie Standard- und Diagrammformen, welche sich mit gedrückter Maustaste aufziehen lassen. Wählen Sie Farbe und Stiftbreite über das Symbol Farbe und Linienstärke entweder vorgängig aus oder nachdem Sie das Element mit dem Symbol Auswählen und Eingeben markiert haben. > Um das gewählte Werkzeug zu deaktivieren, drücken Sie die Taste Esc. > Klicken Sie auf ein Zeichnungsobjekt, erscheint eine Mini-Symbolleiste mit den häufigsten Bearbeitungsfunktionen. > Um Freihandeingaben zu löschen, benutzen Sie das Symbol Radierer. Audio- und Videoaufnahme Wenn Sie an Ihrem Gerät über ein Mikrofon und/oder eine Kamera verfügen, lassen sich Sprachkommentare oder Videos aufnehmen und ins Notizbuch einfügen. Audioaufnahmen werden im Dateiformat WMA (Windows Media Audio) und Videoaufnahmen im Format WMV (Windows Media Video) aufgenommen.

12 OneNote 2010, das elektronische Notizbuch 12 Bei der ersten Aufnahme macht OneNote das Angebot, die Suchfunktionen innerhalb von Aufnahmen zu aktivieren. Bestätigen Sie dies, können Sie anschliessend auch in solchen Aufnahmen nach gesprochenem Text suchen. > Klicken Sie im Register Einfügen in der Gruppe Aufnahmen auf das Symbol Audio aufnehmen bzw. Video aufnehmen. > Die Aufnahme wird sofort gestartet und es erscheint das Register Aufzeichnen mit Symbolen zum Abspielen, Pausieren, Vor- und Zurückspulen der Aufnahme und einem Feld mit der Aufnahmedauer. > Die Aufnahme wird gestartet und im Notizbuch erscheint ein Aufnahmesymbol mit dem Startdatum der Aufnahme. > Beenden Sie die Aufnahme mit dem Symbol Beenden in der Gruppe Wiedergabe. > Doppelklicken Sie das eingefügte Symbol oder klicken Sie auf das Symbol Wiedergabe des Registers Wiedergabe, um die Aufnahme abzuspielen. Das Register Wiedergabe wird in jedem Abschnitt, der eine Audio- oder Videoaufnahme enthält, automatisch eingeblendet. > Ein Wiedergabesymbol ist auch links vor einem markierten Audio- oder Videosymbol sichtbar. Rechnen mit OneNote Mit OneNote lassen sich auch einfache Rechenaufgaben lösen. Tippen Sie die zu berechnenden Zahlen wie folgt ein: Drücken Sie anschliessend die Leertaste oder Enter. OneNote rechnet automatisch das Ergebnis aus. Sie können für Berechnungen die Rechen-Operatoren + - x * / % ^ und! (Fakultät) verwenden. Informationen suchen Sobald Ihre Notizbücher einen gewissen Umfang erreicht haben, kann es mühsam werden, Informationen mittels Blättern zu finden. Deshalb ist die Suchfunktion in OneNote einer der grössten Vorteile dieses Programms. Das Besondere an dieser Funktion ist,

13 OneNote 2010, das elektronische Notizbuch 13 dass auch Texte in Bildern, PDF-Dateien oder in Audio- und Videoaufzeichnungen gefunden werden können. Letztere müssen jedoch in einer guten Qualität und in deutscher Sprache vorliegen. > Klicken Sie in das Eingabefeld rechts oben über der Seitennavigation mit dem Aufforderungstext Alle Notizbücher durchsuchen. > Klicken Sie auf den Pfeil neben der Lupe, um zu bestimmen, in welchem Bereich gesucht werden soll. > Sobald Sie ein Suchwort eintippen, beginnt OneNote, in Ihren Notizen danach zu suchen und zeigt unter dem Suchwort sogleich die Ergebnisse an. > Doppelklicken Sie auf das gewünschte Ergebnis in der Ergebnisliste. Sie gelangen zur gewünschten Information und die Suche wird beendet. Um die Ergebnisliste dauerhaft einzublenden, klicken Sie auf den Befehl Suchergebnisse anheften ganz unten in der Ergebnisliste oder drücken die Tasten Alt + o. Die Ergebnisliste wird nun am rechten Fensterrand angedockt und bleibt auch sichtbar, wenn Sie zwischenzeitlich im Notizbuch arbeiten. Kategorien Kategorien (englisch: "Tags") bieten Ihnen die Möglichkeit, Ihre Notizen zu kennzeichnen und diese Kennzeichnung als Suchkriterium zu verwenden. OneNote enthält vordefinierte Kategorien, wie zum Beispiel "Wichtig", "Adresse", "Kontakt" oder "Aufgabe", bietet aber auch die Möglichkeit, eigene Kategorien zu definieren.

14 OneNote 2010, das elektronische Notizbuch 14 > Markieren Sie die gewünschte Notiz. > Klicken Sie im Register Start in der Gruppe Kategorien auf eine der angebotenen Kategorien. Die vollständige Auswahl erhalten Sie mit einem Klick auf den Auswahlpfeil Weitere rechts daneben. Mit der Kategorie "Aufgaben" lässt sich eine "ToDo-Liste" aufbauen, deren Elemente Sie einzeln als erledigt abhaken können: > Eigene Kategorien definieren Sie über den Befehl Kategorien anpassen zuunterst in der Auswahlliste. > Möchten Sie nach kategorisierten Notizen suchen, klicken Sie im Register Start in der Gruppe Kategorien auf das Symbol Kategorien suchen. Alle kategorisierten Informationen werden nun auf der rechten Seite im Bereich Kategorienzusammenfassung als Liste angezeigt. > Ein Klick auf eine Notiz in der Ergebnisliste führt Sie zum betreffenden Element im Notizbuch.

15 OneNote 2010, das elektronische Notizbuch 15 Randnotizen Oft müssen Notizen schnell erfasst werden. Wenn Sie sich beispielsweise während eines Anrufs Anmerkungen machen möchten, bleibt Ihnen kaum Zeit, OneNote zu starten, das richtige Notizbuch auszuwählen und auch noch in den richtigen Abschnitt zu wechseln. Stattdessen sollten Sie gleich losschreiben können. Dies ist mit den sogenannten Randnotizen möglich. Sie lassen sich öffnen, ohne OneNote starten zu müssen. > Klicken Sie auf das Symbol Neue Randnotiz öffnen rechts unten im Infobereich der Taskleiste, oder drücken Sie die Windows-Taste und die Taste n. > Ein leeres Fenster mit dem Namen Seite ohne Titel erscheint. Ein Klick auf die Schaltfläche Menüband erweitern bringt das vollständige Menüband zum Vorschein. > Tippen Sie Ihren Notiz-Text in dieses Fenster ein und schliessen Sie es mit dem Schliess-Symbol (x). Die Notiz wird automatisch gespeichert. > Alle auf diese Weise erstellten Notizen finden Sie im Notizbuch Nicht abgelegte Notizen zuunterst im Navigationsbereich von OneNote versammelt. Auf Wunsch können Sie diese durch Ziehen mit der Maus in ein geeignetes Notizbuch verschieben. Austausch mit anderen Programmen In der Praxis wird es nicht häufig vorkommen, dass OneNote der Startpunkt Ihrer Arbeit ist. Eher werden Sie primär in Ihrem Hauptprogramm arbeiten und ab und zu Informationen aus diesem Programm an OneNote übertragen wollen. Folgende Techniken können Sie dabei einsetzen: Kopieren von Informationen mit der Maus (Drag & Drop) oder über die Zwischenablage: Nutzen Sie dabei die praktische Windows-7-Snap-Funktion, um zwei Fenster am Bildschirm nebeneinander anzuordnen (siehe dazu unsere Anleitung "Arbeiten mit Fenstern" unter der Rubrik "Windows 7"). OneNote am Fensterrand andocken: Klicken Sie im Register Ansicht in der Gruppe Ansichten auf das Symbol An Desktop andocken. Das OneNote-Fenster wird automatisch am rechten Bildschirm-Rand eingerastet und nimmt dort ungefähr einen Viertel der gesamten Bildschirmbreite ein. Das bereits laufende Programm wird links daneben angeordnet.

16 OneNote 2010, das elektronische Notizbuch 16 Ein Klick auf die Schaltfläche Menüband erweitern in der rechten oberen Ecke des OneNote-Fensters bringt das vollständige Menüband zum Vorschein. Daten an OneNote "drucken": OneNote kann Daten aus praktisch allen Windows-Programmen übernehmen, mit welchen Sie drucken können. Mit OneNote wird automatisch ein spezieller OneNote- Druckertreiber installiert, mit welchem sich die gewünschten Daten in OneNote als "Ausdruck" einfügen lassen. Um beispielsweise Informationen aus einem Word-Dokument an OneNote zu senden, wählen Sie in Word im Register Datei den Befehl Drucken und aus der Liste der Drucker den "Drucker" An OneNote 2010 senden aus. Klicken Sie anschliessend auf die Schaltfläche Drucken und wählen Sie aus dem Fenster Speicherort in OneNote auswählen das gewünschte Notizbuch, den Abschnitt und die Seite aus. Umgekehrt ist es auch möglich, Notizen aus OneNote in ein Word-Dokument zu übertragen. Klicken Sie im Menü Datei auf den Befehl Senden und anschliessend rechts auf den Befehl An Word senden. Die Notizen werden jeweils in ein neues Word-Dokument eingefügt. Zusammenarbeit mit Outlook Um aus OneNote heraus mit Outlook zusammenzuarbeiten, stehen Ihnen die Befehle der Gruppe Outlook des Registers Start zur Verfügung. Damit lassen sich Notizen-Seiten mit Outlook versenden, Outlook-Aufgaben erstellen und Detail-Informationen zu Outlook- Besprechungen erfassen. Um eine Notizen-Seite als -Nachricht zu versenden, klicken Sie in der Gruppe Outlook auf das Symbol Seite per senden. Es erscheint ein Outlook- - Fenster und die Notizenseite wird in den Text der -Nachricht eingefügt. Tragen Sie in das Feld An die gewünschten Empfänger ein und klicken Sie auf die Schaltfläche Senden. Die Notiz wird mit Outlook versandt. Mehr Möglichkeiten stehen Ihnen zur Verfügung, wenn Sie in OneNote im Register Datei auf den Befehl Senden klicken. Hier können Sie die Notizenseite auch als Anhang entweder im MHT- oder im PDF-Format mitsenden. Empfänger, die über kein OneNote verfügen, können die Notiz dann im Internet Explorer öffnen.

17 OneNote 2010, das elektronische Notizbuch 17 Auch eine Outlook-Aufgabe lässt sich direkt in OneNote erstellen und mit Outlook verknüpfen. Klicken Sie in der Gruppe Outlook auf das Symbol Outlook-Aufgaben und wählen Sie das gewünschte Fälligkeitsdatum aus. Mit dem Befehl Benutzerdefiniert öffnet sich das Aufgaben-Fenster von Outlook. Tragen Sie hier das gewünschte Datum und allenfalls weitere Angaben wie beispielsweise eine Erinnerungszeit ein. Der Text in OneNote wird nun mit einem roten Fähnchen gekennzeichnet und die Aufgabe automatisch in die Aufgabenliste von Outlook eingetragen. Kennzeichnen Sie eine solche Aufgabe in OneNote als erledigt, wird dies auch in Outlook nachgeführt und umgekehrt. In OneNote können Sie die Aufgabe über das Symbol Outlook-Aufgaben und den Befehl Aufgabe in Outlook öffnen direkt in Outlook öffnen. Umgekehrt können Sie Sie in Outlook die Aufgabe über das Verknüpfungssymbol im Aufgabentext direkt in OneNote öffnen. Sie können auch Aufgaben, die Sie in Outlook erstellen, mit OneNote verknüpfen. Markieren Sie in Outlook die Aufgabe, klicken Sie im Register Start in der Gruppe Aktionen auf das Symbol An OneNote senden und wählen Sie das gewünschte Ziel- Notizbuch aus. Die Verknüpfung gilt jedoch lediglich für den Status und das Fälligkeitsdatum und nicht für die restlichen Aufgabendetails. In OneNote lassen sich Informationen zu Outlook-Besprechungen oder -Terminen erfassen. Beispielsweise könnten Sie in OneNote eine Besprechung vorbereiten, während einer Besprechung Notizen erfassen und die Besprechung nachbearbeiten. Klicken Sie in OneNote in der Gruppe Outlook auf das Symbol Besprechungsdetails und wählen Sie den gewünschten Termin aus. Falls der Termin oder die Besprechung nicht am aktuellen Tag stattfindet, klicken Sie auf den Befehl Besprechung eines anderen Tages auswählen. Im Fenster Outlook-Besprechungsdetail einfügen klicken Sie oben rechts auf das Kalender-Symbol und wählen ein Datum aus.

18 OneNote 2010, das elektronische Notizbuch 18 Markieren Sie die gewünschte Besprechung und klicken Sie auf die Schaltfläche Details einfügen. Folgende Details werden in OneNote eingefügt: Möchten Sie eine Verknüpfung zwischen einem Outlook-Termin und den entsprechenden Notizen in OneNote herstellen, müssen Sie die Besprechung in Outlook öffnen. Klicken Sie im Register Besprechung beziehungsweise Termin in der Gruppe Aktionen auf das Symbol Verknüpfte Besprechungsnotizen und wählen Sie das gewünschte Notizbuch und einen Abschnitt aus. Es wird für jeden Termin eine neue Notizbuch-Seite erstellt. Die Termin-Details mit Datum, Ort, Teilnehmern und Text werden in OneNote in einem eigenen Notiz-Container eingetragen und darunter ein Link Verknüpfung mit Outlook-Element erstellt. Als Seitentitel wird der Betreff eingefügt. Der übertragene Text ist allerdings nicht verknüpft. Ändern Sie in Outlook beispielsweise den Betreff oder die Zeit, werden diese Informationen in der OneNote-Besprechungsnotiz nicht aktualisiert.

19 OneNote 2010, das elektronische Notizbuch 19 Outlook-Kontakte lassen sich mit OneNote verknüpfen. Markieren Sie in Outlook den betreffenden Kontakt und klicken Sie im Register Kontakt in der Gruppe Aktionen auf das Symbol Verknüpfte Kontaktnotizen. Wählen Sie das gewünschte Notizbuch und einen Abschnitt aus. Es wird für jeden Kontakt eine neue Notizbuch-Seite erstellt. Der Kontakt wird in eine Tabelle mit Name, Adresse, Telefonnummer und -Adresse übertragen und darunter ein Link Verknüpfung mit Outlook-Element erstellt. Als Seitentitel wird der Kontaktname eingefügt. Der übertragenen Kontakt-Informationen sind allerdings nicht verknüpft. Ändern Sie die Kontaktdaten in Outlook, werden diese in der OneNote-Kontaktnotiz nicht aktualisiert. HINWEIS: Ist Ihr Wissensdurst noch nicht gestillt? In unserem E-Learning-Programm "OneNote 2010 Grundlagen" können Sie sich in Eigenregie und in Ihrem eigenen Tempo weitere Kenntnisse zu OneNote aneignen.