Benefits Management von E-Government- Projekten Nutzenpotentiale identifizieren und realisieren

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1 Benefits Management von E-Government- Projekten Nutzenpotentiale identifizieren und realisieren ISPRAT Wissenschaftstag 9. Juli 2013 Dr. Petra Wolf

2 Agenda Ausgangssituation Lösungsansatz und erwartete Ergebnisse Ergebnisse Weitere Schritte 2

3 Einstieg E-Government-Projekte 3

4 Akteursgeflechte in E-Government-Projekten IT-Dienstleister G2G Beziehungen G2B & G2C Beziehungen Zuständige Verwaltungseinheit Bürger Weitere Verwaltungseinheit Unternehmen Organisatorische Perspektive Mitarbeiterperspektive Politik Intermediäre Medien (Quelle: in Anlehnung an Jurisch 2011) An E-Government-Projekten sind i.d.r. eine Vielzahl an Interessensgruppen bzw. Stakeholder beteiligt, die aufgrund unterschiedlicher Bedürfnisse jeweils unterschiedliche Interessen verfolgen. 4

5 Problemstellung Für die Entscheidung, ein E-Government-Projekt durchzuführen, wäre ein klarer Nachweis des Nutzens von Vorteil. Oftmals erfolgt allerdings primär eine Bewertung der Kosten und nicht des Nutzens. Die Kosten von E-Government-Projekten fallen häufig nicht an derselben Stelle an, wie der daraus resultierende Nutzen. Dadurch entsteht die Gefahr, dass ggf. kostengünstige statt nutzenstiftende Projekte bevorzugt genehmigt werden. Die Durchführung von Nutzenbewertungen für E-Government- Projekte ist keine leichte Aufgabe. 5

6 Benefits Management als Lösungsansatz Benefit an advantage on behalf of a particular stakeholder or group of stakeholders Benefits Management Quelle: Ward/Daniel 2006, 384 (t)he process of organizing and managing such that the potential benefits arising from the use of IS/IT are actually realized Quelle: Ward/Daniel 2006, 36 Zielsetzung: Identifikation der relevanten Stakeholder und deren Anforderungen Identifikation und Planung des Nutzens für den jeweiligen Stakeholder Kommunikation des Nutzens und Nutzenrealisierung Quelle: Eckartz et al

7 Lösungsansatz und Ergebnisse Analyse existierender Konferenz- und Journalbeiträge nach bereits bestehenden Ansätzen und Methoden des Benefits Managements Springer Emerald Link Ergebnis: Klassifikation existierender quantitativer und qualitativer Evaluationsmethoden Ebsco ISI Web of Knowledg e Literaturanalyse Stakeholderanalyse Informationen zu den Anspruchsgruppen und deren Interessen, Einordnung der Stakeholder auf die verschiedenen E-Government-Projekte Ergebnis: Identifikation aller relevanten Umfelder und der Nahtstellen des Projektes, Portfoliodarstellung und Bewertung, Identifikation der Stakeholder und ihrer Interessen/Befürchtungen Empirische Synthese Analyse der Potentiale und Schwierigkeiten des Benefits Management von E-Government-Projekten Ergebnis: Anwendung von Cranfield s Benefits Management Prozessmodell auf E-Government- Projekte, Ableitung von Gestaltungs- und Handlungsempfehlungen für das Benefits Management von E-Government-Projekten, Klassifikation der Nutzenerwartungen der verschiedenen Anspruchsgruppen 7

8 Ansätze des Benefits Managements: DMR`s benefit realization model Technische Universität München Frameworks für Investitionsentscheidungen mit Fokus auf Benefits notwendig Realisierung der Benefits durch Einsatz einer Benefit Map mit deren Hilfe eine Investition mit den identifizierten Benefits verlinkt wird Einsatz eines Frameworks, welches das Management beim Veränderungsprozess unterstützt 4 Ansätze notwendig Festsetzen von Business Cases für Investitionen Festlegen von Methoden zum Management der Investitionen Realisierung der Benefits Controlling-Systeme zum Monitoring und Festlegen der Verantwortlichkeiten Quelle: Lin/Pervan

9 Ansätze des Benefits Managements: Active Benefit Realization (ABR) Technische Universität München Ansatz zur Bestimmung und zum Management von potenziellen Benefits Identifikation der Stakeholder als Grundlage für ABR Setting the course Festsetzen der Anforderungen (Geschäfts-, Finanz-, Projektsicht) Entscheidung Projektdurchführung Feedback-Schleife über den Gesamten Lebenszyklus des Projekts hinweg Moving forward Formative evaluation Festsetzen des Projektfortschritts unter Beteiligung aller Stakeholder Quelle: Lin/Pervan 2003, Flak et al

10 Ansätze des Benefits Managements: Cranfield s Benefits Management Prozessmodell 1990 von der Cranfield School of Management entwickelt Basis für Handlungsempfehlungen im Bereich Benefits Management Ermöglicht Beurteilung der Realisierung von Benefits Identifikation von (nicht beachteten) Benefits im Nachhinein möglich Benefits delivery plan Bei Fallstudien häufig eingesetzt Quelle: Ward et al. 1996, Lin/Pervan 2003; Pina et al

11 Fazit Ansätze des Benefits Managements DMR s benefit realization model Active Benefit Realization (ABR) Cranfield s Benefits Management Prozessmodel Cranfield s Benefits Management Prozessmodell am weitesten im Einsatz Gemeinsamkeiten Aktives Stakeholdermanagement und Einbeziehung der Stakeholder als Voraussetzung Iterative Benefits Management Prozesse Überwachung der Benefits durch Kennzahlen Benefits Management über den Lebenszyklus eines Projekts hinweg Gemeinsame Prozessschritte (Identifikation, Planung, Überwachung und Realisierung der Benefits) Quelle: Baccarini/Bateup

12 Benefits Management bei E-Government Projekten: Fallstudie Norwegen Benefits Management im Zuge des Innovationsprogramms HOYKOM Vor Projektbeginn Kosten-Nutzen- Analyse im Projektantrag Während des Projekts detaillierter Plan mit den erwarteten Benefits (Als Information für den Projektmanager) Bei Projektabschluss Benefits Realization Plan welche der erwarteten Benefits werden verfolgt wie wird sichergestellt, dass die Benefits erreicht werden Nach Projektende Evaluation, welche Benefits tatsächlich realisiert wurden Quelle: Flak et al Voraussetzung für die Nutzung von Benefits Management in der öff. Verwaltung Einfachheit bei der Anwendung Direkte, unkomplizierte Ergebnisse Klare Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten Klare Ziele (ressort-) übergreifende Kooperation zur Realisierung der Benefits Quelle: Päivärinta et al

13 Analyse von E-Government-Projekten Analysierte E-Government Projekte ELENA FISCUS DiPlaZ A2LL Signalsteuerung Berliner Tiergartentunnel RUBIN Toll Collect Hochschulstart egk E-Bilanz Quelle: Mertens (2009a, 2009b, 2012) Zwischenfazit Benefits Management bislang kaum ein Thema Keine / ungenügende Einbeziehung der Stakeholder Keine genaue Darstellung des Nutzens für die einzelnen Stakeholder Kommunikationsschwierigkeiten 13

14 Weitere Schritte Finalisieren der Auswertung der Literaturrecherche Auswahl und Erarbeitung von zwei Fallstudien Stakeholderanalyse Herausarbeiten der Benefits auf Basis von Interviews Entwurf eines Benefits Management Plans Empirische Synthese 14

15 Referenzen Baccarini, D.; Bateup, G. (2008): Benefits management in office fit-out projects. In: Facilities, Vol. 26 (2008) Nr. 7/8, S Eckartz, S.; Katsma, C.; Maatmann, R. (2012): A Design proposal for a Benefits Management Method for Enterprise System Implementation. In: 45th Hawaii International Conference on System Sciences, S Flak, L.; Eikebrokk, T.; Dertz, W. (2008): An Exploratory Approach for Benefits Management in e-government: Insights from 48 Norwegian Government Funded Projects. In: 41st Hawaii International Conference on System Sciences. Lin, C.; Pervan, G. (2003): The practice of IS/IT benefits management in large Australian organizations. In: Information & Management, Vol. 41 (2003), S Mertens, P. (2012): Schwierigkeiten mit IT-Projekten der Öffentlichen Verwaltung: Neuere Entwicklungen. In: Informatik Spektrum, Vol. 35 (2012) Nr. 6, S Mertens, P. (2009a): Fehlschläge bei IT-Großprojekten der Öffentlichen Verwaltung. Arbeitspapier Nr. 1/2009, 3. Auflage, Nürnberg Mertens, P. (2009b): Schwierigkeiten mit IT-Projekten der öffentlichen Verwaltung. In: Informatik Spektrum, Vol. 32 (2009) Nr. 1, S Päivärinta, T.; Dertz, W.; Flak, L. (2007): Issues of Adopting Benefits Management Practices of IT Investments in Municipalities: A Delphi Study in Norway. In: 40 th Hawaii International Conference on System Sciences. Pina, P.; Romao, M.; Oliveira, M. (2013): Using benefits management to link knowledge management to business objectives. In: VINE, Vol. 43 (2013), Nr. 1, S Ward, J.; Daniel, E. (2006): Benefits Management: Delivering Value from IS and IT Investments. Wiley, Chichester 2006 Ward, J., Taylor, P., and Bond, P. (1996): Evaluation and realisation of IS/IT benefits: an empirical study of current practice. In: European Journal of Information Systems, (1996) Nr. 4, S

16 Kontakt Dr. Petra Wolf Technische Universität München Chair for Information Systems I17 Boltzmannstr. 3, Garching bei München Germany