Wir machen Ihnen den Prozess! Business Service

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1 Wir machen Ihnen den Prozess! Business Service Dokumentenmanagement Prozesse für Industrie und Mittelstand

2 Inhaltsverzeichnis Business Service 1 Unternehmen 1 Workflow Plattform LiRES 2 Produkte und Dienstleistungen 3 invoicestar OCR gestützte Rechnungsverarbeitung 4 requeststar OCR gestützte Auftragserfassung 5 poststar Digitaler Postversand und Posteingang 6 textstar OCR gestützte Verarbeitung heterogener Dokumente 7 powerstar Dokumentations- und Archivierungsprozesse für Kraftwerksanlagen 8 Off Shore Dienstleistung 9 IT und Digitalisierungslösungen 10

3 Business Service Im Zeitalter fortschreitender Digitalisierung wächst in den Unternehmen die Bedeutungdokumentenbasierter Prozesse. An diesem Punkt stellen Unternehmen immer häufiger fest, dass die Zusammenarbeit mit einem spezialisierten Prozess-Dienstleister zu einer erheblichen Steigerung der Wirtschaftlichkeit führt, denn effizientes Informationsund Dokumentenflussmanagement ist ein wesentlicher Faktor zur Kosteeinsparung. Unter dem Konzept SAAS (Software as a Service) verkaufen wir keine Lizenzen vontechnologien die Sie selbst betreiben und pflegen müssen, sondern betreiben als Dienstleistungs-Partner Ihre dokumentenbasierten Geschäftsprozesse. Ob Eingangsrechnungen, Auftragseingänge, Informationsbereitstellung oder verwandte Dokumentenprozesse, wir machen Ihnen den Prozess. Unternehmen Business Services von SIRIUS optimieren und automatisieren Ihre dokumentenbasierten Geschäftprozesse. Mit der EDI Work Flow Plattform LiRES realisiert SIRIUS eine Vielzahl von Diensten rund um die Verarbeitung und den Austausch von elektronischen Dokumenten zwischen Unternehmen. Dabei verstehen wir sowohl als Partner der Industrie als auch des Mittelstandes. Geschäftsführung Stefan Kukutschka Geschäftsführer Technik, Qualität & IT skukutschka@sirius-engineering.com Anestis Papadopoulos Geschäftsführer Vertrieb & Marketing apapadopoulos@sirius-engineering.com Um die Anforderungen an die Wirtschaftlichkeit erfüllen zu können, sind unsere Prozesse und Services skalierbar und kommen ohne kostenintensive Investitionen aus. Von Standard-Anwendungen bis hin zu komplexen Business Process Outsourcing-Lösungen. SIRIUS bietet Wirtschaftlichkeit bei hoher Qualität und steht als Ihr Outsourcing-Partner zur Verfügung. 1

4 LiRES steht für LiveReader Extraction Service und ist eine webbasierte EDI Plattform auf die elektronische bzw digitalisierte Dokumente zur Datenextraktion (z.b. nach XML), Verarbeitung und Datenlogistik übertragen werden. LiRES ist damit Verarbeitungsplattform und Datendrehscheibe in einem. Jede Datenübertragung ist passwortgeschützt und durch eine SSL-Verschlüsselung gesichert. Damit wird jeder unberechtigte Zugriff verhindert. Durch die ausgeklügelte Datenlogistik, die automatische Vorverarbeitung und der effizienten Datenkontrolle mit zuverlässigen Verifikations- und Prüfverfahren können wir unsere Dienstleistung in einer hohen Qualität von nahezu 100% realisieren. Alle Dienste können auf Ihre individuellen Anforderungen angepasst werden. Als Lösungsanbieter und Betreiber stehen wir Ihnen auch bei speziellen Aufgabenstellungen zur Verfügung. EDI Work Flow Plattform LiRES Mit LiRES stellen wir eine Vielzahl von digitalen In- und Outbound Dokumentenprozessen sowie Diensten bereit wie z.b.: Eingangsrechnungsverarbeitung Angebote Aufträge LiRES Plattform Angebote Aufträge Auftragserfassung Versender Lieferscheine Rechnungen Schriftwechsel Infopost Datenextraktion Dokumenten Logistik Lieferscheine Rechnungen Schriftwechsel Infopost Empfänger Digitaler Posteingang Text Extraktion und Konversion eingehender heterogener Dokumente Dokumenten- und Informationslogistik von extrahierten und konvertierten Daten Elektronische Archivierung 2

5 Produkte und Dienstleistungen Business Services von SIRIUS optimieren und automatisieren Ihre Dokumentenprozesse mit Kunden und Lieferanten. Wesentliches Merkmal ist, dass wir Ihre Dokumentenprozesse in Dienstleistung übernehmen. Kern hierfür ist unsere EDI Work Flow Plattform LiRES (Live Reader Extraction Service) auf der neben der OCR gestützten Verarbeitung die gesamte Dokumentenlogistik gesteuert wird. Investitionen oder Lizenzgebühren auf Soft- und Hardware entfallen somit. Von der Digitalisierung über die Verarbeitung und Übergabe in Ihr ERP System bis zur Archivierung erhalten Sie somit ein skalierbares Dienstleistungsmodell mit vorgangsbezogener Berechnung. Ob Rechnungsprozesse, Auftragserfassung oder verwandte Dokumentenprozesse. SIRIUS bietet sowohl Groß- wie mittelständischen Unternehmen hochwertige Dienstleistungen zu äusserst wirtschaftlichen Konditionen bei nahezu beliebigem Belegvolumen. Übersicht ivoicestar OCR basierter Eingangsrechnungsprozess requeststar OCR basierte Auftragserfassung poststar textstar achivestar powerstar Digitale Posteingangsverarbeitung OCR basierte Verarbeitung unstrukturierter Dokumente Elektronische Archivierung Technische Dokumentation für Betreiber von Kraftwerksanlagen Weitere Leistungen Off Shore Datenerfassung, Validierung und Verarbeitung Digitalisierungslösungen IT und Software Programmierung 3

6 Posteingang Elektr. Archiv Sachbearbeitung Client Zugriff Digitalisierung Datenauslesung und Konvertierung Elektronischer Dokumentenversand ERP System Buchhaltung Elektr. Archiv Validierung und Kontrolle Kennen Sie das? Die manuelle Rechnungseingangsbearbeitung ist mit einem erheblichen Personal- und Zeitaufwand bei der Erfassung, Prüfung und Weitergabe, sowie der Freigabe und Genehmigung verbunden. 95 Prozent der Rechnungen gehen auf dem traditionellen Postweg ein. Mit deren Bearbeitung sind in der Regel mehrere Sachbearbeiter beschäftigt. Die Laufzeit vom Eingang, Erfassung und Prüfung bis zur Freigabe einer Rechnung beträgt durchschnittlich 6,5 Tage bei 9,00 Euro Prozesskosten. Nutzen Sie das hohe Einsparpotenzial bei der Bearbeitung von Rechnungen mit invoicestar, dem automatischen Rechnungsverarbeitungsprozess von SIRIUS. Mit invoicestar bietet SIRIUS einen belegmengenunabhängigen Workflow zur Bearbeitung eingehender Rechnungen. Hierbei werden von uns die Rechnungsdaten elektronisch ausgelesen, verarbeitet und an Ihr ERP- oder Buchhaltungssystem zur Freigabe oder Weiterverarbeitung übergeben. invoicestar OCR gestützte Eingangs- Rechnungsverarbeitung Leistungen: Gesetzeskonforme Verarbeitung von eingehenden Rechnungen Übergabe an gängige ERP- und Buchungssysteme Digitale Archivierung Schnelle Informationsbereitstellung Vorteile: Verkürzte Durchlaufzeiten von Rechnungen Geringere Belegkosten durch belegbezogene Berechnung Beschleunigte und komfortable Rechnungsprüfung und freigabe Ausschöpfung von Skonti Vermeidung von Mahngebühren Transparenter Überblick über alle Rechnungsdaten Sachbearbeiter werden von nicht zum Kerngeschäft gehörenden Aufgaben entlastet Sicherstellung der rechtlichen Konformität von Rechnungen 14 UStG Schnellere Zugriffsmöglichkeiten 4

7 Die schnelle Erfassung von eingehenden Aufträgen im ERP System ist eine wichtige Voraussetzung für alle weiteren Geschäftsprozesse. Mit rerqueststar stellen wir Ihnen einen OCR gestützten Auftragserfassungsprozess zur Verfügung. Mit diesem Prozess können nahezu alle eingehenden Auftragsdokumente wie z.b. papiergebundene oder elektronische Auftragsdokumente (PDF, Mail, Fax, Internet) mit Ihren auftragsrelevanten Daten wie z.b.: Kundennummer Artikelnummer und Stückzahl Bestellnummer und Datum Preise u.s.w. ausgelesen und als Ergebnisdaten Ihrem ERP System zur Verfügung gestellt werden. Auf Kundenwunsch kann der Prozess an vielfältige Anforderungen angepasst werden, wie z. B. Plausibilitätsprüfungen, Prüfung von Artikelnummern, Kundennummern. Sprechen Sie uns an. requeststar OCR gestützte Auftragserfassung Posteingang Elektr. Archiv Sachbearbeitung Client Zugriff Digitalisierung Datenauslesung und Konvertierung Elektronischer Dokumentenversand ERP System Buchhaltung Elektr. Archiv Validierung und Kontrolle 5

8 Elektronischer Dokumentenversand Elektronischer Dokumentenempfang Datenauslesung und Konvertierung Elektronischer Dokumentenversand Elektronischer Dokumentenempfang Digitalisierung Posteingang poststar Digitaler Postversand und Posteingang Was nützt Ihnen ein automatisierter Prozess ohne Zulieferung? Auf absehbare Zeit wird es trotz aller Digitalisierung auch weiterhin Papier geben. Rechnungen, Anfragen, Angebote, Verträge, allgemeine Korrespondenz kommen über die Postzulieferung und müssen aufwändig indiziert, zugeordnet und im Unternehmen verteilt werden. poststar ist ein digitaler Posteingangsprozess, der nicht nur den gesicherten Postaustausch zwischen Versender und Empfänger darstellt, sondern die eingehenden Dokumente indiziert und verteilt. Übersicht: Vorgangsbezogener Schriftwechsel Ein- oder ausgehende Angebote Rechnungsein- oder ausgänge Allgemeiner Schriftverkehr Sprechen Sie uns an. 6

9 textstar OCR gestützte Verarbeitung heterogener Dokumente Posteingang Elektr. Archiv Sachbearbeitung Client Zugriff Digitalisierung Datenauslesung und Konvertierung Elektronischer Dokumentenversand ERP System Buchhaltung Elektr. Archiv Validierung und Kontrolle Mit textstar bieten wir einen OCR Dokumentenprozess, der in der Lage ist, nahezu beliebig heterogenes und gedrucktes Beleggut in ein strukturiertes Dokumentprofil zu konvertieren. Dadurch sind der OCR gestützten Verarbeitung von Dokumenten nahezu keine Grenzen gesetzt. textstar eignet sich daher besonders für die Umsetzung spezieller Dokumentanforderungen und Projekte im Bereich dauerhafter Verarbeitung. Beispiele: Fracht- und Speditionsdokumente Lieferscheine Personalakten Archivguterfassung Sprechen Sie uns an. 7

10 An die Anlagendokumentation eines Kraftwerks werden hohe Anforderungen gestellt. Inhalte wie Zeichnungen, Datenblätter, technische Beschreibungen und Dokumente diverser Zulieferer, QS-Dokumentationen und Betriebshandbücher müssen spezifikationskonform dem neuesten Revisionsstand entsprechen, um ein Organversagen auszuschließen und den sicheren und effektiven Betrieb der Anlage zu gewährleisten. Hinzu kommen Projektdokumentation wie Besprechungsund Abnahmeprotokolle, Korrespondenz unterschiedlichster Art, Wartungsprotokolle und sonstige Dokumentationen aus dem Bereich der Instandhaltung. SIRIUS verfügt über langjährige Erfahrung im Bereich der Kraftwerksdokumentation. Mit dem Dienstleistungsprodukt PowerSTAR übernimmt SIRIUS die gesamte Prozesskette der Kraftwerksdokumentation. Neu oder Reorganisation und Aufbau der KKS gestützten Dokumentationsstruktur bei Neu- und Bestandsanlagen. Umsetzung der geltenden Spezifikationen und Normen (z.b. DIN,EN,AD VGB, KTA, Betreiberspezifikation.) Bedarfsorientiertes Dokumentenmanagement mit ständiger Aktualisierung, Revisionsverwaltung und Bereitstellung benötigter Dokumente an interne und externe Stellen. Elektronische Archivierung inklusive der gesamten IT- Logistik mit externem oder internem Hosting Erfassung und Einbindung bestehender Alt-Archive Digitalisierung papiergebundener Dokumente Einholen und inhaltliches Prüfen von Hersteller- Dokumentationen. Engineering Document Support und As- built Dokumentation bei Revisionen, Umbau- und Instandhaltungsmassnahmen. Physische Archivierung der Anlagendokumentation Bei speziellen technischen Anforderungen können fallweise unsere Ingenieure und Ingenieurinnen aus dem Fachbereich Ingenieurdienstleistung hinzugezogen werden. powerstar Dokumentation und Archivierung für Kraftwerke Eingehende Dokumentationen Sachbearbeitung Client Zugriff Betreiber Posteingang KKS Dokumenten Management Digitalisierung Elektr. Archiv Elektr. Archiv 8

11 OFF Shore Datendienstleistungen Seit vielen Jahren betreibt SIRIUS in Hoh Chi Minh City (Saigon) Vietnam einen Off Shore Standort für die Erfassung und Verarbeitung von digitalen Dokumenten. Im Auftrag großer deutscher Unternehmen aus Branchen wie Dienstleistung, Finanzen, Industrie oder Logistik werden dort täglich bis zu elektronischer Dokumente und Vorgänge verarbeitet. Die Bearbeitung erfolgt entweder per verschlüsseltem Datenaustausch oder Online in den Systemen der Kunden. Je nach Aufgabenstellung entwickeln wir auch hier maßgeschneiderte Prozesse von mittel bis großvolumigen Work Flows zu äusserst wirtschaftlichen Konditionen bei gleichzeitig hoher Qualität und Verfügbarkeit. Neben einer spürbaren und zuverlässigen Unterstützung erhöhen wir dadurch auch Ihre eigene Wertschöpfung, da die Berechnung sowohl Vorgangs- als auch Service Level bezogen erfolgen kann. Leistungsübersicht Data entry (Daten Erfassung) Daten Validierung Datenverarbeitung Qualitätsraten Einfacherfassung mit 100% proof (single keying) Genauigkeit 99,90 % Doppelerfassung mit 100% proof (double keying) Genauigkeit 99,995 % Dreifacherfassung mit 100% proof (triple keying) Genauigkeit 99,999 % Als Projekt- und Vertragspartner einschließlich des Operating steht Ihnen ausschließlich SIRIUS nach deutschem Recht zur Verfügung. 9

12 IT und Digitalisierungslösungen Projekte im Umfeld der Kraftwerkstechnik erfordern in zunehmenden Maße auch Kompetenzen in der IT Technologie. Durch die Vielzahl der Projektbeteiligten wie z.b. Mitarbeiter oder Lieferanten steigt auch die Zahl an Daten und Dokumenten. Insbesondere 3D und 2D CAD, Dokumentenmanagement und Datenbanken sind hierbei fester Bestandteil des Projekt- und Tagesgeschäfts. SIRIUS versteht sich hierbei als Problemlöser der mithilft, die EDV technischen Anforderungen eines Projekts zu erfüllen. Dokumentenmanagement Datenerfassung und Konvertierung 3D / 2D CAD Datenbankentwicklung und Pflege Elektronische Archivierung Digitalisierungslösungen Digitalisierungshardware Dokumentenscanner sceye 6

13 SIRIUS virtual engineering GmbH Am Exerzierplatz 9 D Mannheim Tel.: Fax: mail sales@sirius-engineering.com