KURZDOKUMENTATION PERSONALPLANUNGS-TOOL DER AARGAUER VOLKSSCHULE

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1 DEPARTEMENT BILDUNG, KULTUR UND SPORT Abteilung Volksschule Februar 2016 KURZDOKUMENTATION PERSONALPLANUNGS-TOOL DER AARGAUER VOLKSSCHULE Zusatzlektionen Indikator soziale Belastung verwalten 1. Allgemeines Verwendung des PPT für Schulen mit Zusatzlektionen gemäss Indikator soziale Belastung Hilfestellungen Technische Hinweise (Makrosicherheit) Vorbereitungen Benötigte Dateien abspeichern Starten des PPT Erfassen von Zusatzlektionen (ZL) Einstieg Ferienkalender pflegen Bewilligte Zusatzlektionen Lehrpersonen Zusatzlektionen zuweisen Neue Lehrpersonen erfassen Externen Personen und der Schulleitung Zusatzlektionen zuweisen Export 'Liste Zusatzlektionen' Zusatzlektionenrapport Speichern und verlassen... 10

2 1. Allgemeines 1.1 Verwendung des PPT für Schulen mit Zusatzlektionen gemäss Indikator soziale Belastung Ab dem Schuljahr 2016/17 ist die Verwendung des Personalplanungs-Tools (PPT) auch für Schulen mit Zusatzlektionen gemäss Indikator soziale Belastung (ISB) freiwillig. Die Rechenschaftslegung über die Verwendung der Zusatzlektionen (ISB) erfolgt direkt über ALSA. Zusatzlektionen (ISB) können in verschiedenen Einheiten eingesetzt werden (Wochenlektion, Stunden/Schulwoche und Total Stunden) und sie werden oftmals für eine kürzere Zeitspanne als ein ganzes Schuljahr verwendet. Diese Flexibilität erschwert den Überblick über die verbleibende Menge an Zusatzlektionen (ISB). Das PPT schafft neben der Planung genau diesen Überblick. 1.2 Hilfestellungen Treten bei der Anwendung des Tools Fragen oder technische Probleme auf, die mit der vorliegenden Dokumentation und der F1-Hilfetaste Ihrer Computertastatur (blendet zu jeder Ebene des PPT Hilfsinformationen ein) nicht beantwortet werden können, wenden Sie sich telefonisch an das Sekretariat Schulentwicklung der Abteilung Volksschule oder über die Adresse mit dem Betreff "Personalplanungs-Tool". 1.3 Technische Hinweise (Makrosicherheit) Das vorliegende Tool (BKS_PPT_Feb16.xls) ist auf der Grundlage von Microsoft Excel 2003 aufgebaut und läuft auch unter den Excel-Versionen 2007, 2010 und Damit das Programm reibungslos funktioniert, ist es zwingend erforderlich, dass Excel auf so genannte Makros zugreifen kann. Standardmässig erscheint daher beim Aufstarten des PPTs eine Sicherheitswarnung. Ausführliche Informationen sind in der Dokumentation zum Personalplanungs-Tool zu finden. 1 Eine weitere Möglichkeit, nur die Zusatzlektionen zu bearbeiten, bietet die Office.mac-Version, die auch mit Windows 2010 und 2013 bearbeitet werden kann. Bei der Mac-Version steht ausschliesslich die Ebene 'Zusatzlektionen bearbeiten' zur Verfügung. Es können keine vorerfassten Daten hinterlegt werden (Lehrpersonen- und Klassendaten). Die vorliegende Kurzdokumentation beschreibt daher ausführlichere Möglichkeiten, als sie für die Mac-Version zur Anwendung kommen können. 2 von 10

3 2. Vorbereitungen 2.1 Benötigte Dateien abspeichern Erstellen Sie einen neuen Ordner. Speichern Sie in diesem Ordner die PPT-Datei 1 "BKS_PPT_Feb16.xls", das aktuell an Ihrer Schule im Einsatz befindliche "F11-Formular" (ALSA-Pilotschulen verwenden: Export_Pensendaten_[Datum und Uhrzeit].csv) sowie die folgenden Adhoc-Auswertungen aus ALSA ab: Export_Ressourcen_Grundausstattung_[Datum und Uhrzeit].csv Export_Ressourcen_Lerngruppen_[Datum und Uhrzeit].csv Export_Ressourcen_Pool_[Datum und Uhrzeit].csv Export_Foerder-_und_Unterstuetzungsmassnahmen_[Datum und Uhrzeit].csv Die aktuelle PPT-Datei finden Sie auf dem Schulportal 1. Die benötigten Adhoc-Auswertungen erstellen Sie, indem Sie in ALSA über die Ebene 'Auswertungen' die 'Exporte für Adhoc-Auswertungen' auswählen und dann im Ressourcenbereich den Export Ressourcen Grundausstattung, Export Ressourcen Lerngruppen, Export Ressourcen Pool und Export Ressourcen Förder- und Unterstützungsmassnahmen durchführen. 2.2 Starten des PPT Starten Sie das Personalplanungs-Tool mit einem Doppelklick auf die Datei "BKS_PPT_Feb16.xls". Je nach verwendeter Excel-Version erscheint ein Dialogfenster "Sicherheitswarnung Makro". Die Option 'Diesen Inhalt aktivieren' muss ausgewählt werden. Ca. ab April steht jeweils ein Update des PPT zur Verfügung. Wählen Sie im folgenden Dialogfeld die Option "Nein" aus, falls Sie noch keine PPT-Datei bearbeitet haben. Ansonsten klicken Sie auf "Ja": Damit Sie die Zusatzlektionen verwalten können, ist es notwendig, dass Sie die Adhoc- Auswertungen und das F11-Formular Ihrer Schule einlesen. Klicken Sie auf den Button "1. ALSA- Datenimport": Wählen Sie im folgenden Dialogfeld die zu importierenden Stufen aus, für die Sie vom Kanton Zusatzlektionen zugesprochen bekommen haben beziehungsweise für welche Stufen Sie mit Zusatzlektionen planen wollen. Klicken Sie auf "OK": 1 Grundlagen: > Schulführung & Organisation > Schuljahresplanung & Ressourcen > Personalplanung 3 von 10

4 Bestätigen Sie den Stichtag mit "Ja" oder definieren Sie einen anderen Stichtag, indem Sie auf "Nein" klicken: Klicken Sie beim folgenden Dialogfeld auf "Nein": 4 von 10

5 3. Erfassen von Zusatzlektionen (ZL) 3.1 Einstieg Klicken Sie auf den Button "Zusatzlektionen bearbeiten". Die hellgrau hinterlegten Bearbeitungspunkte sind deaktiviert: Ferienkalender pflegen Für die Umrechnung der eingesetzten Zusatzlektionen bei Lehrpersonen in die zu meldenden Lektionen der Pensenmeldung, muss der Ferienkalender der Schule einmalig bearbeitet werden. Sobald Sie im Hauptmenü den Button "Zusatzlektionen bearbeiten" auswählen, öffnet sich eine Ebene, auf der Sie aus vorgegebenen Regionen eine für Ihre Schule passende Region auswählen können. Falls keine Region mit Ihren Feriendaten übereinstimmt, kann die Region 99 individuell angepasst werden. Für die Erfassung gehen Sie wie folgt vor: Durch einen Doppelklick auf "Reg." der gewünschten Region, wählen Sie den Kalender aus. Dadurch wird die ausgewählte Region markiert und der untere Teil der Tabelle vom Tool ausgefüllt. Entspricht keine der vorgegebenen Regionen Ihren Feriendaten, so können Sie die "Reg. 99" individuell anpassen. Passen Sie zuerst die Feriendaten individuell an. Klicken Sie dazu in die jeweilige Zelle und geben Sie das richtige Datum ein. Das Datum muss im Format TT.MM.JJ eingegeben werden. Danach wählen Sie die 'Reg. 99' per Doppelklick aus. Wichtig: Der Kalender kann im Nachhinein nicht mehr aufgerufen oder angepasst werden. Er kann mittels des Buttons "Drucken" für spätere Vergleichszwecke ausgedruckt werden. 5 von 10

6 Danach können Sie mit entsprechendem Button zum Hauptmenü zurückkehren oder direkt auf die Ebene 'Zusatzlektionen' gelangen Bewilligte Zusatzlektionen Wählen Sie unterhalb des Ferienkalenders den Button "Zusatzlektionen aufrufen" oder im Hauptmenü den Button "Zusatzlektionen bearbeiten" aus, so erscheint das Tabellenblatt "Zusatzlektionen Lehrpersonen". In der Zeile "Total Zusatzlektionen" sind bereits pro Stufe die zur Verfügung stehenden Lektionen aufgeführt. Diese hat das PPT direkt aus der entsprechenden ALSA Adhoc-Datei importiert. 3.2 Lehrpersonen Zusatzlektionen zuweisen Anschliessend kann ein Teil (oder alle) dieser Lektionen auf Lehrpersonen verteilt werden. Klicken Sie nun in die gelben Zellen der ersten Tabellen-Zeile und wählen Sie der Reihe nach "Lehrperson", "Stufe" und 'Einsatzdauer' ("von", "bis" -> kann frei gewählt werden) aus. Die Auswahl der Stufe entscheidet darüber, aus welcher Stufenzelle des obigen Übersichtskastens die Lektionen in Abzug gebracht werden. Um eine Lehrperson einzugeben kann entweder der Name in eine Zelle der Spalte 'Lehrpersonen' eingegeben werden. Es ist auch möglich, mit einem Doppelklick in die entsprechende Zelle ein Dialogfeld mit der alphabetischen Auflistung des Kollegiums aufzurufen und darin eine Auswahl zu treffen. Wählen Sie dann in der Spalte "BF" die Berufsfelder, in denen Sie die Zusatzlektionen einsetzen möchten. BF 1-4 wählen Sie, wenn die Zusatzlektionen für die Unterstützung des Unterrichts eingesetzt werden. Die Erfassung geschieht mit der Zelle "Lektionen (pro Woche)". Falls Sie die Zusatzlektionen anderweitig einsetzen möchten, dann wählen Sie BF 2-4. In diesem Fall erfassen Sie die eingeplanten Arbeitsstunden für das Projekt in der Zelle "Jahresstunden". Oberhalb der Tabelle im Übersichtskasten wird fortlaufend automatisch Buchhaltung geführt, wie viele Zusatzlektionen Sie bereits eingesetzt oder noch zur Verfügung haben. Die Werte der Spalten "Basis Anz. Std./Lekt.", "Pensen-Meldung (Lektionen)", "Lekt. (pro Schuljahr)" und "BG % (Schuljahr)" füllt das Programm nach Bedarf selbst aus. In der Spalte "Bemerkungen" können nach Bedarf Einträge gemacht werden. Die Spalte "Pensen-Meldung (Lektionen)" gibt Ihnen an, welcher Lektionenwert für den eingegebenen Zeitraum errechnet und beim Export an ALSA weitergegeben wird. Dies ist unabhängig davon, welches BF ausgewählt wurde. 6 von 10

7 Beträgt die Anstellungsdauer für einen Einsatz aus den Zusatzlektionen maximal 3 Monate, so wird diese Anstellung im Stunden- resp. Lektionenlohn entlohnt. Bei der Eingabe weist das System darauf hin, indem der Wert in der Spalte "Pensen-Meldung (Lektionen)" rot erscheint. Mit dem Rechtsklick auf eine Lehrperson können Sie die gesamte Zeile löschen. Bei Fragen oder Unklarheiten betätigen Sie bitte die Taste "F1" Ihrer Tastatur. Es öffnet sich eine Hilfeseite mit den wichtigsten Erklärungen. Mit dem Button "Zurück" (ganz oben auf der Hilfeseite) gelangen Sie in den Arbeitsbereich zurück. 3.3 Neue Lehrpersonen erfassen Möchten Sie auf der Seite "Zusatzlektionen Lehrpersonen" eine Lehrperson eingeben, die noch nicht in der Auswahlliste der Spalte "Lehrpersonen" erscheint, muss diese Lehrperson zunächst auf der Seite "Lehrpersonen bearbeiten" erfasst werden. Gehen Sie hierfür mit dem Button "Menü aufrufen" (oben rechts) zurück ins Hauptmenü und klicken Sie dann auf die Schaltfläche "Lehrpersonen bearbeiten". Mit einem Doppelklick auf eine bestehende Personalnummer erscheint ein neues Fenster, in dem Sie auswählen, ob Sie eine neue Lehrperson einfügen oder eine bestehende löschen wollen. Klicken Sie hier auf "Einfügen" und dann auf "OK". Danach erscheint in der oberen Zeile der Tabelle eine "Vakante Lehrperson" mit einer fiktiven Personalnummer und einem fiktiven Alter. Gleichzeitig wird auch das folgende Dialogfeld eingeblendet: Personal-Nr., Name und Vorname lassen sich richtigstellen, indem Sie mit der rechten Maustaste auf die entsprechenden Felder klicken. Das Alter wird mit einem Doppelklick angepasst. Wenn Sie nun über das Hauptmenü zurück auf die Seite "Zusatzlektionen Lehrpersonen" gehen, erscheint die neu erfasste Lehrperson in der Auflistung der Lehrpersonen. Auch hier erhalten Sie über die Taste "F1" Ihrer Tastatur weitere Informationen zu dieser Seite. 7 von 10

8 3.4 Externen Personen und der Schulleitung Zusatzlektionen zuweisen Auf der Bearbeitungsseite der Zusatzlektionen, die durch Lehrpersonen abgedeckt werden, hat es oben rechts vier Funktions-Button. Per Mausklick auf die Schaltfläche "Assistenz-, ext. Fachpersonen und SL" gelangen Sie auf die Erfassungsseite dieser Personengruppen. Im ersten Teil der Tabelle sind Personalnummer (falls bereits vorhanden), Name, Vorname, Geburtsdatum und Einsatzdauer ("von", "bis") einzutragen. Daraus errechnet das Programm die effektive Anzahl Kalenderwochen, die es für Berechnungen im Hintergrund benötigt. In der zweiten Hälfte der Tabelle werden die Funktionen der Personen ausgewiesen. Dies hat einen direkten Einfluss auf die zu leistenden Arbeitsstunden im Verhältnis zu einer Jahreslektion ('Basis Anz. Std./Lekt.'). Zudem wird auch hier der Einsatz der Zusatzlektionen 'im Unterricht' und 'nicht-unterricht' unterschieden. Es besteht die Möglichkeit, Stunden pro Schulwoche ("Std./SW") oder "vereinbarte Stunden" pro Person anzugeben. Wird der eine Wert eingegeben (schwarze Zahlenfarbe), errechnet sich der andere Wert (blaue Zahlenfarbe) und umgekehrt. Ein kurzer Text über den beiden Spalten macht Sie darauf aufmerksam (siehe nebenstehende Abbildung). Die "vereinbarten Stunden" entsprechen dabei den effektiv zu leistenden Stunden während der Schulwochen innerhalb des eingegebenen Zeitraums. Der Zeitraum muss mit den entsprechenden Angaben im Anstellungsvertrag übereinstimmen. Die Angaben über die Stufe und die bisher eingegebenen Werte erlauben es dem Programm, die restlichen Spalten zu berechnen. Beträgt die Anstellungsdauer maximal 3 Monate, so erscheint in der Spalte "Beschäftig. Grad in %" der Begriff "Stundenlohn" (ausser bei Schulleitungen), da der Arbeitseinsatz im Stundenlohn vergütet wird. Die Bemerkungs-Spalte steht für hilfreiche Kommentare zur freien Verfügung. Mit einem Rechtsklick auf die entsprechende Zelle der Spalte "Pers.Nr." können Sie die gesamte Zeile löschen. Weitere Informationen zu den einzelnen Spalten und Berechnungen der Ebene können Sie über die Taste F1 (Hilfefunktionen) abrufen. 3.5 Export 'Liste Zusatzlektionen' Mit dem Button "Menü aufrufen" gelangen Sie zurück zur Startseite des PPT. Hier können Sie im Bereich "Zusatzauswertungen und Exporte" unter "Auswahl" die "Liste Zusatzlektionen" anwählen. Das Programm erstellt eine entsprechende Excel-Liste und speichert diese im Ordner der Anwen- 8 von 10

9 dung ab. Diese Liste können Sie mit den gängigen Excel-Befehlen je nach Wunsch bearbeiten (sortieren, rechnen usw.). 3.6 Zusatzlektionenrapport Sie können jederzeit in der Ebene "Zusatzlektionen bearbeiten" den Button "Zusatzlektionenrapport" (oben rechts) anklicken und gelangen damit zur folgenden Übersicht: Diese Buchhaltung gibt einen detaillierten Überblick der zur Verfügung stehenden "Zusatzlektionen Indikator soziale Belastung", sowie deren Verteilung auf die Berufsfelder und die Berufsgruppen. Ebenfalls lässt sich daraus die Abweichung ablesen. Ist diese positiv, so können noch weitere Lektionen für die Berufsfelder 1-4 oder 2-4 resp. im Unterricht / nicht Unterricht eingesetzt werden. Ein negativer Wert ist nicht möglich, da die gesprochene Anzahl Zusatzlektionen in ALSA festgelegt wird. Dieser darf nicht überschritten werden. Mehrkosten werden nicht übernommen. Gemäss der Verordnung über die Ressourcierung der Volksschule (Ressourcenverordnung) 12 Abs. 1 müssen mindestens die Hälfte der zugesprochenen Zusatzlektionen für den Unterricht nach Stundentafel verwendet werden. Auch diese Verteilung kann dem Zusatzlektionenrapport entnommen werden. 9 von 10

10 4. Speichern und verlassen Mit dem folgenden Button gelangen Sie jeweils in die letzte Arbeitsebene zurück: Mit dem folgenden Button gelangen Sie auf die Startseite des PPT zurück: Mit dem folgenden Button auf der Startseite speichern und beenden Sie das Programm: Alternativ können Sie mit den bekannten Excel-Funktionen speichern und das PPT und Excel verlassen. 10 von 10