Hinweise zum Jahreswechsel 2012/2013

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1 Hinweise zum Jahreswechsel 2012/2013

2 Hinweise zum Jahreswechsel 2012/2013 Änderungen zum 01. Januar 2013 Zum 1. Januar gibt es im Wesentlichen zwei gesetzliche Änderungen: Die Erste ist bereits gesetzlich geregelt und betrifft die geringfügigen Beschäftigungen (Minijobs) sowie die Beschäftigungen innerhalb der Gleitzone, die Zweite muss noch gesetzlich geregelt werden, wurde aber im Vorgriff auf das zu erwartende Gesetz durch ein BMF-Schreiben legitimiert, nämlich die elektronische Lohnsteuerkarte bzw. das Verfahren ElsterLohn2 (ELO2), auch ELStAM-Verfahren genannt. Eine dritte Änderung, die geplante Steuererleichterung, konnte auch nicht rechtzeitig als Gesetz verabschiedet werden. Hier ist damit zu rechnen, dass das Gesetz noch im Laufe dieses Jahres verabschiedet wird, was eine weitere Programmänderung erfordern wird. Eine weitere Neuerung ist die Möglichkeit, Erstattungsanträge nach dem AAG, also Erstattungen für Entgeltfortzahlungen im Krankheitsfall und Erstattungen von Arbeitgeberaufwendungen bei Mutterschaft, jetzt direkt vom Programm erstellen zu lassen. Häufig sind Programmänderungen und Programmerweiterungen, auch wenn sie umfangreich sind, an der Benutzeroberfläche nicht zu erkennen. Auch in diesem Jahr bleiben viele Änderungen unsichtbar und sind nur am Ergebnis zu erkennen. Trotzdem war es nötig bei diesem Jahreswechsel auch zahlreiche Änderungen an dem für Sie sichtbaren Teil des Programms vorzunehmen. So sind in den Personalstammdaten 3 neue Seiten mit vielen neuen Eingabefeldern hinzugekommen. In den Firmenstammdaten, den Krankenkassenstammdaten und den Mandanten-DEÜV-Stammdaten sind neue Felder 2

3 hinzugekommen. Bei den Lohnarten wurden Kennzeichen erweitert, es gibt neue Fehlzeiten und das Modul SV-Meldewesen heißt jetzt nur noch Meldewesen, weil hiermit nicht mehr ausschließlich SV-Meldungen bearbeitet werden, sondern jetzt auch die Meldungen im Zusammenhang mit der elektronischen Lohnsteuerkarte abgewickelt werden. Die umfangreichen Programmänderungen haben es auch erforderlich gemacht, dass Daten konvertiert werden müssen. Wenn Sie die neue Programmversion installiert haben, werden Sie beim ersten Programmstart darüber informiert, dass die Personalstammdaten konvertiert werden müssen und das Konvertierungsprogramm wird automatisch gestartet. Wenn Sie die Konvertierung aus irgendeinem Grund nicht durchführen können oder die Konvertierung abgebrochen wird, kann sie später jederzeit über den Menüpunkt Zusatzprogramme- >Daten konvertieren wieder aufgerufen werden. Da auch im Laufe des Jahres weitere Programmänderungen erforderlich sein können, aktualisieren Sie Ihr Programm bitte regelmäßig, damit Sie immer auf dem aktuellen Stand sind. Änderungen bei Minijob und Gleitzone Zum 1. Januar 2013 sind die Verdienstgrenzen für geringfügig Beschäftigte von 400,00 Euro auf 450,00 Euro angehoben worden und der Bereich der Gleitzone ändert sich von 400,01 bis 800,00 Euro auf 450,01 bis 850,00 Euro. Außerdem wurde die Rentenversicherungspflicht bei den geringfügigen Beschäftigten vom sogenannten Opt-in zum Opt-out geändert. Das bedeutet, dass für Minijobs, 3

4 die ab dem beginnen, grundsätzlich Versicherungspflicht in der Rentenversicherung besteht (Beitragsgruppenschlüssel 6100) und der Arbeitnehmer die Differenz zwischen Pauschalbeitrag und normalem Beitrag zur Rentenversicherung zahlen muss. Stellt der Arbeitnehmer beim Arbeitgeber rechtzeitig einen Befreiungsantrag (Opt-out) und informiert der Arbeitgeber die Minijob-Zentrale (per DEÜV-Meldung) rechtzeitig über den Eingang des Befreiungsantrages, kann mit dem Beitragsgruppenschlüssel 6500 abgerechnet werden. Damit es nicht zu einfach wird, gibt es natürlich auch Bestandsschutz- und Übergangsregelungen. An den vorhandenen Minijobs, also den Arbeitsverhältnissen, die schon vor dem bestanden haben, ändert sich nichts. Wer bei diesen Minijobs nicht auf die Rentenversicherungsfreiheit verzichtet hatte, bleibt weiterhin von der Versicherungspflicht befreit, es werden also weiterhin Pauschalbeiträge zur RV entrichtet. Komplizierter wird es bei denjenigen, die bisher innerhalb der Gleitzone im unteren Bereich zwischen 400,01 und 450,00 Euro lagen, also in dem Bereich, der jetzt zu den Minijobs gehört. Grundsätzlich würde der Beschäftigte vom versicherungspflichtigen Beschäftigten (Personengruppe 101) zum geringfügig Beschäftigten (Personengruppe 109) und damit würde er seinen Krankenversicherungsschutz verlieren. Für eine Übergangszeit von maximal 2 Jahren kann derjenige aber seinen Versicherungsschutz behalten (Bestandsschutz), sofern er keinen Anspruch auf Familienversicherung hat. Er fällt also weiterhin unter die Gleitzonenregelung, obwohl sein regelmäßiges Entgelt unterhalb der Gleitzonengrenzen liegt. In diesem Fall kann aber die neue Gleitzonenformel nicht angewendet werden. Deshalb muss der Mitarbeiter 4

5 in den Personalstammdaten gekennzeichnet werden (Feld 154) und nach der alten Gleitzonenformel abgerechnet werden. Diese beiden Bestandsschutzregelungen gelten nur, solange das regelmäßige Arbeitsentgelt aus allen Beschäftigungen bei Minijobs 400,00 Euro und bei den Gleitzonenfällen 450,00 Euro nicht übersteigt. Werden diese Grenzen überschritten, wird der Minijobber rentenversicherungspflichtig und muss sich gegebenenfalls befreien lassen und der Mitarbeiter, der bisher nach der alten Gleitzonenformel abgerechnet wurde, ist dann kein Sonderfall mehr und wird nach der aktuellen Formel abgerechnet. Würde sich das regelmäßige Entgelt dieses Mitarbeiters später wieder auf unter 450,01 Euro verringern, gäbe es keinen Bestandsschutz mehr, sondern er würde sofort seinen Versicherungsschutz verlieren. Es gibt noch eine dritte Möglichkeit des Bestandsschutzes, nämlich bei Mitarbeitern, deren regelmäßiges Arbeitsentgelt am oberen Rand des neuen Gleitzonenbereichs, also zwischen 800,01 und 850,00 Euro liegt und deren Beschäftigungsverhältnis vor dem begann. Bei diesen Mitarbeitern wird die Gleitzonenregelung nur auf Antrag angewendet. Während bei der Gleitzone Anträge auf Anwendung der Gleitzone (bei Bestandsschutzfällen) und Erklärungen zum Verzicht auf Anwendung der Gleitzonenregelung in der RV nur zu den Personalakten genommen werden müssen, ist bei Anträgen auf Befreiung von der Rentenversicherungspflicht bei Minijobs zusätzlich eine Meldung an die Minijobzentrale erforderlich. Dies ist keine separate Meldung, sondern die Information ist in den normalen DEÜV-Meldungen, die ohnehin an die Minijob- 5

6 Zentrale geschickt werden, enthalten. Bei einem neuen Beschäftigungsverhältnis darf die Anmeldung (Grund 10) nur dann mit dem Beitragsgruppenschlüssel 6500 erfolgen, wenn ein Befreiungsantrag vorliegt. Beantragt der Mitarbeiter die Befreiung von der Rentenversicherungspflicht erst später, so haben wir einen Beitragsgruppenwechsel von 6100 auf 6500, wodurch auch automatisch DEÜV-Meldungen erzeugt werden. Lediglich bei einem Sonderfall kann das Programm nicht automatisch Meldungen erzeugen. Das ist dann der Fall, wenn sich bei einem geringfügig Beschäftigten, der unter die Bestandsschutzregelung fällt, das regelmäßige Arbeitsentgelt von bisher bis zu 400,00 Euro auf einen Betrag zwischen 400,01 und 450,00 Euro erhöht. Durch diese Erhöhung tritt Versicherungspflicht in der Rentenversicherung ein und der Beschäftige muss einen Befreiungsantrag stellen, wenn er das vermeiden möchte. Stellt er diesen Antrag rechtzeitig, dann kann weiterhin mit dem Beitragsgruppenschlüssel 6500 abgerechnet werden. Da sich am Beitragsgruppenschlüssel nichts ändert, wird vom Programm auch keine Meldung erzeugt. In diesem Fall muss in den Personalstammdaten (Feld 156) hinterlegt werden, ab wann die Befreiung von der Rentenversicherungspflicht wirksam wird. Durch diesen Eintrag werden dann beim nächsten Monatsabschluss zwei DEÜV- Meldungen (33/13) ausgelöst, die der Minijob-Zentrale anzeigen, dass ein Befreiungsantrag gestellt wurde. Eine weitere Änderung gibt es noch bei Mehrfachbeschäftigungen im Bereich der Gleitzone. In den GKV- Monatsmeldungen muss jetzt das regelmäßige Jahresarbeitsentgelt (JAE) angegeben werden. Dieser Wert muss in den Personalstammdaten (Feld 155) hinterlegt werden. 6

7 Das ELStAM-Verfahren (ELO2) Nach vielen Vorankündigungen und zuletzt einer Verschiebung um 1 Jahr ist es nun so weit: Die elektronische Lohnsteuerkarte ist da. Auch wenn das Gesetz mit den letzten noch fehlenden Regelungen voraussichtlich erst im Frühjahr verabschiedet wird, besteht ab 1. Januar 2013 grundsätzlich für alle Arbeitgeber die Pflicht, die Lohn-Steuer-Abzugs-Merkmale (LStAM) ihrer Arbeitnehmer elektronisch abzurufen. Hierdurch werden die LStAM zu elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmalen und heißen abgekürzt dann ELStAM. Das Verfahren, mit dem der Datenaustausch in diesem Bereich abgewickelt wird, heißt bei der Finanzverwaltung ElsterLohn 2 oder abgekürzt ELO2. Elektronische Lohnsteuerkarte und ELStAM sind also dasselbe, mit dem ELStAM- Verfahren ist der Datenaustausch gemeint und der heißt ELO2. Neben der grundsätzlichen Pflicht zum Abruf ab Januar 2013 gibt es Kulanzregelungen, die einen späteren Einstieg in das Verfahren erlauben, wenn dies aus technischen oder organisatorischen Gründen erforderlich ist. Ein technischer Grund könnte sein, dass das Entgeltabrechnungsprogramm noch nicht in der Lage ist, den ELO2-Datenaustausch durchzuführen und dies erst mit einem späteren Update möglich ist. Dies trifft auf UBM-LOHN nicht zu. Sie können von Anfang an am ELStAM-Verfahren teilnehmen und die Vorteile des Verfahrens ab sofort nutzen. Es gibt keinen Grund, den Einstieg in das Verfahren hinauszuzögern. Damit täten Sie weder sich noch Ihren Mitarbeitern einen Gefallen. 7

8 Bei der Steuer ist es ab sofort so wie bei der Sozialversicherung: Ein Mitarbeiter, der neu beginnt, muss angemeldet werden und ein Mitarbeiter, dessen Beschäftigungsverhältnis endet, muss abgemeldet werden. Das sind aber auch schon alle Gemeinsamkeiten. Weitere Meldungen, die es zwischen Beschäftigungsbeginn und Beschäftigungsende bei der Sozialversicherung gibt, gibt es bei der Steuer glücklicherweise nicht. Zum Verfahrensstart werden alle derzeit steuerpflichtig beschäftigten Mitarbeiter, die eine gültige Identifikationsnummer (Steuer-ID) haben, angemeldet. Dies geschieht über das Modul Meldewesen, das Sie im Menü Zusatzprogramme finden. Bevor die Anmeldungen erstellt werden können, müssen Sie wie bei den SV-Meldungen - einen Prüflauf machen. Im Prüfprotokoll sehen Sie dann, welche Mitarbeiter angemeldet werden. Anders als bei der Sozialversicherung können Anmeldungen nicht im Voraus erfolgen. Wenn eine Beschäftigung beispielsweise zum 15. Mai beginnt, kann die Anmeldung noch nicht beim Meldelauf am 10. Mai erfolgen, sondern frühestens am 15. Mai. Als Reaktion auf die Anmeldung bekommen Sie nach spätestens 5 Arbeitstagen eine Antwort mit den ELStAM der angemeldeten Mitarbeiter. Diese Antwort enthält auch Fehlerhinweise, wenn einzelne Mitarbeiter nicht angemeldet werden konnten. Es gibt mehrere Gründe, warum Mitarbeiter nicht angemeldet werden können. Ein Grund kann eine falsche Steuer-ID sein, das kann man durch Erfragen und Eingeben der richtigen Steuer-ID korrigieren, ein weiterer Grund kann sein, dass der Abruf der ELStAM gesperrt ist. Sperren kann die Finanzverwaltung aus unterschiedlichen Gründen, sperren kann aber auch der Arbeitnehmer. Im letzten Jahr haben etwa 8

9 Steuerpflichtige aus Angst vor der Weitergabe ihrer persönlichen Daten den Abruf ihrer ELStAM gesperrt. Vielleicht haben Sie Glück und einer davon ist Ihr Arbeitnehmer. Die Antworten mit den ELStAM werden mit dem Modul Meldewesen eingelesen. Monatlich muss eine Änderungsliste abgerufen werden. Das können Sie auch im Modul Meldewesen machen, indem Sie dort die Schaltfläche Protokolle abholen betätigen, oder Sie benutzen im Modul Lohnabrechnung die Schaltfläche ELStAM- Änderungslisten abrufen. Die monatliche Änderungsliste enthält nur die ELStAM derjenigen Beschäftigten, bei denen sich etwas geändert hat. Wenn sich bei keinem Beschäftigten etwas geändert hat, kann die Monatsliste auch leer sein. Die abgerufenen, jeweils aktuellen ELStAM werden in den Personalstammdaten angezeigt (Seite ELO2). Ist der ELStAM-Abruf gesperrt und der Mitarbeiter kann keine Ersatzbescheinigung des Finanzamtes vorlegen, muss nach Steuerklasse 6 abgerechnet werden. Bei der Anmeldung eines Mitarbeiters wird unterschieden, ob der Arbeitgeber den Beschäftigten als Hauptarbeitgeber oder als Nebenarbeitgeber anmeldet. Der Arbeitgeber ist Hauptarbeitgeber des Beschäftigten, wenn es sich bei der Beschäftigung um die Hauptbeschäftigung des Arbeitnehmers handelt. In diesem Fall enthalten die ELStAM für diese Beschäftigung eine der günstigen Steuerklassen 1 bis 5. Der Arbeitgeber ist Nebenarbeitgeber, wenn es sich um eine Zweitbeschäftigung des Arbeitnehmers handelt. In diesem Fall erhält er die Steuerklasse 6. Im Jahr 2013 darf ein Arbeitgeber als Hauptarbeitgeber nur diejenigen Beschäftigten anmelden, bei denen er im 9

10 Besitz ihrer Lohnsteuerkarte 2010 oder einer Ersatzbescheinigung ist (Ausnahme Berufsanfänger, bei denen Steuerklasse 1 ohne Bescheinigung angenommen werden durfte). Ab 2014 entfällt diese Einschränkung, da es dann endgültig keine Papier-Lohnsteuerkarte mehr gibt. Bei der Konvertierung der Personalstammdaten sind wir davon ausgegangen, dass es sich bei denjenigen Beschäftigten, bei denen aktuell eine der Steuerklassen 1 bis 5 eingetragen ist, um ein Hauptarbeitsverhältnis handelt und die erforderlichen Bescheinigungen vorliegen. Diese Personen haben wir für die Anmeldung als Hauptarbeitgeber markiert. Im Protokoll des Prüflaufs, den Sie ja auf jeden Fall machen, bevor Sie die Anmeldungen verschicken, können Sie sehen, welche Personen als Hauptarbeitgeber und welche als Nebenarbeitgeber angemeldet werden und können die Zuordnung dann gegebenenfalls noch ändern. Die Eingabemöglichkeit der Lohnsteuerabzugsmerkmale in den Personalstammdaten auf der Seite Steuer gibt es nach wie vor. Die hier hinterlegten Werte werden aber nur solange benutzt wie keine ELStAM vorliegt. Sobald zum ersten Mal elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale für einen Mitarbeiter abgerufen worden sind, gelten die hier hinterlegten Werte für diesen Mitarbeiter nicht mehr. Diese Felder werden weiterhin für Beschäftigte benötigt, die (noch) keine Steuer-ID haben und außerdem für den nachfolgend beschriebenen Sonderfall. Ein Beschäftigter kann vom selben Arbeitgeber zur selben Zeit nur einmal angemeldet werden. Nun gibt es den Fall, dass eine Person vom Arbeitgeber Versorgungsbezüge (Betriebsrente) erhält und gleichzeitig noch einer Beschäftigung beim selben Arbeitgeber nachgeht. 10

11 Sozialversicherungsrechtlich sind das zwei getrennte Beschäftigungsverhältnisse, die unter verschiedenen Personalnummern und normalerweise auch in verschiedenen Mandanten abgerechnet werden. Hier darf für die Steuer aber nur eine Anmeldung erfolgen. Die Personalnummer, unter der die Versorgungsbezüge abgerechnet werden, muss für die Anmeldung gesperrt werden (Personalstammdaten, Feld 51, Kennzeichen 2) und im Feld 60 muss die Steuerklasse 6 eingegeben werden. Tun Sie das bitte, bevor Sie die Anmeldungen erstellen. Wenn Sie die Anmeldungen abgeschickt haben, können Sie manchmal schon nach einigen Stunden, in den meisten Fällen aber am nächsten Tag die Antworten abrufen. Die weiter oben genannten 5 Tage sind die von der Finanzverwaltung garantierte maximale Antwortzeit. Die Erfahrungen aus der Pilotphase im vergangenen Jahr, an der wir auch teilgenommen haben, haben gezeigt, dass es beim erstmaligen Abruf der ELStAM etwa 15% bis 20% Abweichungen zwischen den ELStAM und den in den Personalstammdaten gespeicherten LStAM gibt. Das hört sich schlimm an, ist es aber nicht. Abweichung bedeutet nicht, dass die ELStAM falsch sind. Der weitaus größte Teil der Abweichungen erklärt sich daraus, dass Änderungen der Lohnsteuerabzugsmerkmale, die sich seit Ausstellung der Lohnsteuerkarte im September 2009 bis heute ergeben haben, vom Beschäftigten nicht an den Arbeitgeber weitergegeben worden sind. In einem geringen Teil der Fälle sind die ELStAM tatsächlich falsch. Da hilft dann nur der Gang des Arbeitnehmers zum Finanzamt. Lässt sich der Fall sofort dort klären, bekommt er eine Ersatzbescheinigung nach der abgerechnet werden kann und in der nächsten monatlichen Änderungsliste sind die korrigierten Werte enthal- 11

12 ten. Müssen zur Klärung noch andere Behörden hinzugezogen werden, bekommt der Arbeitnehmer auch eine Ersatzbescheinigung und der ELStAM-Abruf wird bis zur endgültigen Klärung gesperrt. In beiden Fällen müssen die Werte der Ersatzbescheinigung in den Personalstammdaten auf der Seite ELO2 in den Feldern 82 bis 90 eingegeben werden. Hiermit werden die Werte der oben auf der Seite ELO2 angezeigten ELStAM überschrieben. Dies muss im Lohnkonto dokumentiert werden und deshalb muss auch im Feld 81 ein Grund für das Überschreiben angegeben werden. Nach dem erstmaligen Abruf der ELStAM gibt es, um Härten für den Beschäftigten bei offensichtlich falschen ELStAM zu vermeiden, zusätzlich noch die Möglichkeit, die ELStAM ohne Vorliegen einer Ersatzbescheinigung zu überschreiben. Das entbindet den Mitarbeiter natürlich nicht von der Pflicht, den Sachverhalt unverzüglich beim Finanzamt zu klären. Wenn die ersten Hürden erst einmal genommen sind, haben Sie mit der Erfassung von Lohnsteuerabzugsmerkmalen keine Arbeit mehr. Alles kommt automatisch und selbst, wenn Änderungen erst im Nachhinein bekannt werden, erstellt das Programm automatisch Korrekturabrechnungen. Je eher Sie mit dem Verfahren beginnen, desto schneller kommen Sie in den Genuss der Vorzüge. 12

13 Automatische AAG-Erstattungsanträge Ab dieser Programmversion können AAG-Erstattungsanträge auch direkt vom Programm erstellt werden. Das ist allerdings an einige Voraussetzungen geknüpft. Zunächst einmal müssen Lohnarten für Entgeltfortzahlung und Zuschuss zum Mutterschaftsgeld angelegt werden, mit denen später die erstattungsfähigen Beträge erfasst werden. Hierzu sind in den Lohnarten die Kennzeichen in den Feldern 7 und 24 erweitert worden. Im Feld 7 ist der Wert 93 Zuschuss zum Mutterschaftsgeld hinzugekommen. Mit diesem Kennzeichen benutzt die Lohnart den kalendertäglichen Zuschuss zum Mutterschaftsgeld, der im Personalstamm auf der Seite AAG ausgewiesen ist, als Faktor, so dass nur noch die Anzahl der Kalendertage erfasst werden muss. Im Feld 24 gibt es jetzt folgende Kennzeichen für die AAG-Erstattung: 0 = keine Erstattung 1 = Erstattung von EFZ bei Krankheit 2 = Erstattung von EFZ bei Mutterschaft 3 = Erstattung von Zuschuss zum Mutterschaftsgeld. Dann müssen in den Personalstammdaten auf der neuen Seite AAG Angaben gemacht werden, die für den Erstattungsantrag bzw. für Berechnungen im Zusammenhang mit der Erstattung benötigt werden. Schließlich müssen noch die Fehlzeiten korrekt erfasst werden. Auch die Fehlzeiten wurden erweitert, um die AAG-Erstattungsanträge korrekt erstellen zu können. 13

14 Hier eine Übersicht über alle Fehlzeiten, die Einfluss auf die Erstattungsanträge haben: 4 = Krankheit mit EFZ 6 = Betriebsunfall 7 = generelles Beschäftigungsverbot 8 = Mutterschaftsgeldbezug 35 = Krankheit 2 mit EFZ 36 = Schädigung durch Dritte 37 = individuelles Beschäftigungsverbot 38 = generelles teilweises Beschäftigungsverbot 39 = individuelles teilw. Beschäftigungsverbot Das Kennzeichen 35 wird in Kombination mit dem Kennzeichen 4 benötigt, wenn zwei verschiedene Krankheiten unmittelbar aufeinander folgen, damit das Programm erkennen kann, dass 2 Erstattungsanträge zu stellen sind. Wenn alle Vorbereitungen getroffen sind, muss die automatische Erstellung der AAG-Erstattungsanträge noch in den Mandanten-DEÜV-Stammdaten aktiviert werden. Haben Sie nur sehr selten Erstattungsanträge und ist Ihnen der Vorbereitungsaufwand für die automatischen Anträge zu hoch, können Sie selbstverständlich weiterhin die Ausfüllhilfe benutzen. In diesem Fall vergessen Sie einfach, was Sie gerade gelesen haben (aber bitte nur dieses Kapitel). 14

15 Neue Eingabefelder und Kennzeichen Im Folgenden zeigen wir Ihnen alle neuen Stammdatenseiten sowie alle Seiten mit neuen Eingabefeldern und geben Ihnen eine kurze Beschreibung der Felder. Weitere Informationen zu diesen Feldern bekommen Sie im Programm durch Drücken der Funktionstaste F1 im jeweiligen Eingabefeld und im Online-Handbuch (Menü Hilfe->Inhalt). Für die weiter oben unter Änderungen bei Minijob und Gleitzone beschriebenen Fälle haben wir in den Personalstammdaten auf der Seite SV3 drei neue Eingabefelder eingerichtet: Die drei Felder zur Eingabe der Gleitzonenkennzeichen sind von der Seite SV1 auf diese Seite gekommen, damit sie mit den drei neuen Feldern zusammen stehen. Für das ELStAM-Verfahren gibt es im Personalstamm neue Felder auf der Seite Steuer und die neue Seite ELO2 sowie ein neues Feld im Firmenstamm. 15

16 Für die Konfession hatten wir bisher für jedes Bundesland individuelle Kennzeichen. Diese haben wir jetzt durch folgende bundeseinheitliche Kennzeichen ersetzt: 1 = ev 8 = fs 2 = rk 9 = fb 3 = ak 10 = fg 4 = is 11 = fa 5 = jh 12 = iw 6 = jd 13 = il 7 = fm 14 = ib Konfessionen, die in dem Bundesland nicht möglich sind, werden auf dem Bildschirm in Klammern angezeigt. 16

17 Hier werden die aktuellen ELStAM angezeigt und können in Sonderfällen hier auch manuell überschrieben werden: Hier im Firmenstamm können Sie den Einstieg in das ELStAM-Verfahren verschieben: Bevor Sie hier einen anderen Wert als 1 eingeben, überlegen Sie bitte gut, ob das wirklich nötig ist. 17

18 Die Eingabefelder auf dieser Seite sind nicht neu, sondern nur von anderen Seiten hierhin verlagert worden, da demnächst im Bereich der Versorgungsempfänger noch Erweiterungen vorgenommen werden und dann alle Angaben zusammen auf einer Seite sind. Die Felder auf dieser Seite werden für die Erstellung von AAG-Erstattungsanträgen benötigt. 18

19 Hier kann für jede Krankenkasse individuell angegeben werden, auf welche Weise die AAG-Erstattung erfolgen soll. Wählbar sind Gutschrift oder Überweisung. Gutschrift bedeutet, dass der Erstattungsbetrag dem Beitragskonto gutgeschrieben wird. Das macht nur Sinn, wenn die SV-Beiträge von der Kasse per Lastschrift eingezogen werden, denn nur dann kann die Kasse die Gutschrift beim Einzug verrechnen. Hier wird die Erstellung der AAG-Anträge aktiviert. 19

20 Checklisten Damit alle Arbeiten zum Jahreswechsel reibungslos laufen, haben wir wieder 2 Checklisten beigelegt. Die Checkliste 1 ist für die Umstellung des ersten Mandanten, sie wird nur einmal benötigt und muss auf jeden Fall abgearbeitet werden. Falls Sie mehrere Mandanten abrechnen, benutzen Sie für den zweiten und alle weiteren Mandanten die kürzere Checkliste 2. Machen Sie sich von dieser Checkliste ausreichend Kopien, damit Sie die erledigten Arbeiten für jeden Mandanten abhaken können. 20

21 Erläuterungen zur Checkliste 1 Im folgenden Text sind die einzelnen Punkte der Checkliste 1 erläutert. Datensicherung Sichern Sie vor der Installation der neuen Programmversion unbedingt Ihre Daten. Bewahren Sie die Datensicherung mindestens so lange auf, bis Sie den Monatsabschluss Januar gemacht haben und sicher sind, dass alle Daten richtig verarbeitet wurden. Programminstallation Die Installation der neuen Programmversion ist der erste Schritt zur Umstellung auf das Jahr Wir haben Ihnen eine CD mit der Programmversion 3.30 geliefert. Während der Programminstallation werden die Lizenzinformationen automatisch per Internet aktualisiert. Sollten Sie an dem Computer, auf dem Sie UBM-LOHN installieren, keinen Internetzugang haben, schicken Sie uns bitte eine an lohn@ubm.de. Wir werden Ihnen dann umgehend eine Lizenzdatei zusenden. Bevor Sie mit der Installation beginnen, beenden Sie bitte das Lohnprogramm, sonst lässt sich die neue Version nicht installieren. Legen Sie die Programm-CD in das CD-ROM-Laufwerk. Nach Einlegen der CD sollte das Installationsprogramm automatisch starten. Wenn der Autostart für das CD- ROM-Laufwerk bei Ihrem Computer ausgeschaltet ist, lassen Sie die Datei SETUP.EXE im Hauptverzeichnis der CD ausführen, um die Installation zu starten. 21

22 Das Installationsprogramm aktualisiert alle Programmdateien. Es ist nicht nötig und auch nicht sinnvoll, die alte Programmversion vorher zu deinstallieren. WICHTIG: Wenn Sie an mehreren Arbeitsplätzen mit dem Lohnprogramm arbeiten, ist es nicht nötig, das Programm auf den zusätzlichen Arbeitsplätzen nochmals zu installieren, es aktualisiert sich beim ersten Programmstart von selbst. Mandanten-DEÜV-Stammdaten bearbeiten Wenn Sie AAG-Erstattungsanträge automatisch vom Programm erstellen lassen wollen, dann aktivieren Sie die automatische Erstellung in den Mandanten-DEÜV- Stammdaten. Steuerstammdaten bearbeiten An den Pauschalsteuersätzen hat sich gegenüber 2011 nichts geändert. Überprüfen Sie aber bitte für jedes Bundesland, in dem Sie Mandanten abrechnen, ob sich an den Kirchensteuerwerten etwas verändert hat. Lohnarten bearbeiten Es kommt immer noch häufig vor, dass das UV-Brutto in den DEÜV-Meldungen zu niedrig ist, weil Lohnarten falsch definiert sind. Bitte überprüfen Sie, ob alle Lohnarten, die als SV-pflichtig geschlüsselt sind sowie alle Lohnarten, die für die Abrechnung von SFN-Zuschlägen benutzt werden, im Feld 43 eine 1 haben. Wenn Sie AAG-Erstattungsanträge automatisch vom Programm erstellen lassen wollen, legen Sie die hierzu erforderlichen Lohnarten an. 22

23 Krankenkassen bearbeiten Für die AAG-Erstattungsanträge muss auf der Seite Mandant im Feld 39 die Art der Erstattung angegeben werden. Als Standard ist dort Überweisung auf das im Firmenstamm unter Bankverbindung 1 hinterlegte Konto vorgegeben. Prüfliste zum Jahreswechsel drucken Im Menü Auswertungen finden Sie den Punkt Prüfliste zum Jahreswechsel. Diese Funktion druckt eine Liste, in der 2 Gruppen von Mitarbeitern enthalten sind: 1. Alle KV-pflichtigen Personen, welche die neue Jahresarbeitsentgeltgrenze KV überschreiten und somit möglicherweise nicht mehr versicherungspflichtig in der KV sind und 2. alle freiwillig und privat versicherten Personen, welche die neue Jahresarbeitsentgeltgrenze KV nicht erreichen und somit möglicherweise versicherungspflichtig in der KV werden. Um diese beiden Gruppen zu erkennen, wird das (ungekürzte, ggf. hochgerechnete) SV-Brutto des Vorjahres mit den beiden neuen Jahresarbeitsentgeltgrenzen (die Werte sind fest im Programm hinterlegt) verglichen. Diese Liste soll Sie bei dem Auffinden der Personen, deren KV-Pflicht neu beurteilt werden muss, unterstützen. Das Programm kann keinesfalls feststellen, ob für das neue Jahr tatsächlich Versicherungspflicht besteht! 23

24 Personalstammdaten bearbeiten Hier sind die alljährlichen Arbeiten durchzuführen, wie z.b. das Überprüfen der Lohnsteuerabzugsmerkmale für den Fall, dass keine ELStAM vorhanden ist, das Ändern der SV-Kennzeichen bei Wechsel von oder zur KV- Pflicht, etc. Benutzen Sie die Funktion Selektionsprüfung im Menü Zusatzprogramme, um sich alle Personen mit Personengruppe 109 und alle Personen, die innerhalb der Gleitzone beschäftigt sind, auflisten zu lassen: Prüfen Sie bitte anhand der Liste, ob Sie Mitarbeiter beschäftigen, die zu den im Kapitel Änderungen bei Minijob und Gleitzone beschriebenen Fällen gehören und deshalb Eingaben in den drei neuen Feldern auf der 24

25 Seite SV3 zu machen sind. Auch wenn es nur bei Mehrfachbeschäftigten erforderlich ist, schadet es nichts auch bei den übrigen Mitarbeitern, die innerhalb der Gleitzone beschäftigt sind, im Feld 155 das regelmäßige Jahresarbeitsentgelt zu hinterlegen. Bitte überprüfen Sie, bevor Sie die Anmeldung zu ELO2 vornehmen, ob bei allen steuerpflichtigen Arbeitnehmern die Identifikations-Nummer (Steuer-ID) vorhanden ist. Prüfen Sie, ob die Angabe im Feld 51 Art der Versteuerung stimmt und geben Sie bei Versorgungsempfängern, die auch noch einer Beschäftigung beim selben Arbeitgeber nachgehen, im Feld 51 eine 2 und im Feld 60 eine 6 ein. Wenn Sie AAG Erstattungsanträge automatisch vom Programm erstellen lassen wollen, dann geben Sie auf der Seite AAG im Feld 161 auch noch die Art des Entgelts ein. 25

26 Arbeitnehmer zum ELStAM-Verfahren anmelden Führen Sie die Anmeldung erst durch, wenn die Vorbereitungsarbeiten bei allen Mandanten abgeschlossen sind.wählen Sie dann im Menü Zusatzprogramme das Modul Meldewesen aus, klicken dort zunächst auf die Schaltfläche Prüflauf starten. Sehen Sie sich das Prüfprotokoll an und erst wenn Sie sicher sind, dass alles in Ordnung ist, klicken Sie auf die Schaltfläche Daten versenden. Zum Abholen der Antworten am Folgetag benutzen Sie die Schaltfläche Protokolle anfordern. 26

27 Checkliste 2 Diese Checkliste brauchen Sie nur, wenn Sie mehrere Mandanten abrechnen. Die Erläuterungen zu den einzelnen Punkten der Checkliste entnehmen Sie bitte den Erläuterungen zu Checkliste 1. Prüfen Sie die neue Programmversion Bevor eine neue Programmversion ausgeliefert wird, durchläuft sie bei uns umfangreiche, sorgfältige Tests. Trotzdem kann es passieren, dass ein Fehler nicht entdeckt wird. Prüfen Sie deshalb die Abrechnungsergebnisse zumindest stichprobenartig, um sicherzustellen, dass die Abrechnung korrekt ist. 27

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