Werkzeuge zum Wissensmanagement

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1 Haus der Wirtschaft, Stuttgart Uwe Johnen 24. November 2005

2 WHU Wissenschaftliche Hochschule für Unternehmensführung Die WHU - Otto-Beisheim-Hochschule - ist eine private, staatlich anerkannte Wirtschafts- Hochschule im Universitätsrang ( ) Träger ist die "Stiftung Wissenschaftliche Hochschule für Unternehmensführung". Kennzahlen: 17 Lehrstühle, 40 Dozenten, 330 Studenten und 120 MBA Teilnehmer Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik und Informationsmanagement ( ) Lehrstuhlinhaber Herr Prof. Dr. Thomas Fischer Forschungsschwerpunkte: Innovationsmanagement Wissensmanagement egovernment Ubiquitous Computing/Networking Seite 1

3 T-Systems ein Unternehmen im Konzern der Deutschen Telekom Die Geschäftskundenmarke der Deutschen Telekom Breitband/ Festnetz Geschäftskunden Mobilfunk T-Com T- Online Business Services Enterprise Services T-Mobile Marktposition Germany Western Europe Worldwide IT Services 1,2 TC Services 1 T-Systems SBS IBM IBM T-Systems EDS T-Systems Arcor BT/Global Services BT FT/Equant T-Systems/ DTAG IBM EDS CSC AT&T MCI BT... T-Systems/ DTAG 7. T-Systems Direct competitors in ICT Services 2. Including captive Sources: Gartner, PAC, T-Systems, Annual and Broker Reports, Jan. through Jun Managementberatung hoch gering gering Strategieberater Umsetzungsberatung Beratung von T-Systems T-Systems Consulting Implementierer hoch Seite 2

4 Agenda Einleitung und Motivation Vorraussetzungen und Durchführung Theoretische Grundlagen Einsatzstrategien Theoretische Grundlagen Anwendungs- und Aufgabenbereiche Die sieben Funktionsbereiche Die Abbildung der Anwendungs- und Aufgabenbereiche auf die Funktionsbereiche Die Bewertung der Werkzeuge Die Vergleiche zu den Funktionsbereichen Die Gesamtbewertung Zusammenfassung und Ausblick Seite 3

5 Einleitung und Motivation Wissensmanagement gibt es nicht! aber: ein Unternehmen kann eine Kultur und eine Infrastruktur schaffen und weiterentwickeln, die den Erwerb, die Weitergabe und die Fortentwicklung von individuellem und organisationalem Wissen fördert. Diese Aktivitäten wollen wir im folgenden als Wissensmanagement bezeichnen. Hierzu benötigt man Methoden und Technologien, eben Werkzeuge. Dies haben auch zahlreiche Anbieter von Software erkannt und vermarkten ihre Systeme unter dem heute populär gewordenen Begriff Wissensmanagement. Die angebotenen Systeme leisten zumeist jedoch nur eine Unterstützung für bestimmte Aufgabenfelder des Wissensmanagements. Aus Sicht des Unternehmens ist eine ganzheitliche Betrachtung wichtig: Die Aktivitäten zum Wissensmanagement sollen durch umfangreiche Funktionalitäten weniger Systeme unterstützt werden. Seite 4

6 Vorraussetzungen und Durchführung Vorraussetzungen für die Studie Identifikation von Werkzeugen (Longlist) Bereitschaft der Hersteller zur Mitwirkung Theoretische Grundlagen Durchführung der Studie Bestimmung einer Auswahl von Werkzeugen und deren Herstellern (Shortlist mit 11 Werkzeugen) Bestimmung der Bewertungskriterien (in 7 Funktionsbereichen) Empirie über die Funktionalitäten der Werkzeuge Ausgesuchte Tests von Werkzeugen Zeitraum: Analyse der Werkzeuge in den Jahren 2003 und 2004 Ergebnis im Jahre 2004: Studie Werkzeuge zum Wissensmanagement Seite 5

7 Theoretische Grundlagen - Einsatzstrategien Personenorientiertes Wissensmanagement Weitergabe von Wissen durch Personen an Personen Wesentlich ist die direkte Kommunikation IT-Systeme werden eingesetzt, um herauszufinden, welcher Kollege im Unternehmen das gerade benötigte Wissen besitzt. Dokumentenorientiertes Wissensmanagement Vorhandenes Wissen der Mitarbeiter des Unternehmens liegt in Form von Dokumenten vor. IT-Systeme werden benutzt, um einmal explizites Wissen einzelner Mitarbeiter zu sammeln und allen anderen Mitarbeitern zur Verfügung zu stellen. Seite 6

8 Theoretische Grundlagen Anwendungs- und Aufgabenbereiche Anwendungsbereiche Gestaltungsdimensionen Exogene Faktoren Endogene Faktoren Investoren Produktmärkte Organisation Wissensmanagement Geschäftsprozesse Unternehmenskultur Personal Infrastruktur Gesellschaft Arbeitsmarkt Gesetze Aufgabenbereiche - Architekturen für Wissensmanagement BKM Modell CommonKADS EKM Referenzmodell Knowledge Management Systems OVUM KM architecture Bausteine des Wissensmanagements Umsetzung Wissens - erwerb Wissens - ziele Wissens - identifikation Wissens - entwicklung Feedback Wissens - bewertung Wissens - bewahrung Wissens - nutzung Wissens - ( ver ) teilung Seite 7

9 Die sieben Funktionsbereiche Benutzerschnittstelle (Intranet) Suchdienste Wissensmanagement- Organisation Projektmanagement Dokumentenmanagement Workflow-Management Groupware Wissensmanagement-Plattform LAN/WAN Seite 8

10 Die Abbildung von Anwendungs- und Aufgabenbereiche auf die Funktionsbereiche Unternehmenskultur Personal Groupware Organisation Projektmanagement Infrastruktur Geschäftsprozesse Wissensmanagement-Plattform Workflow-Mmanagement Suchdienste Dokumentenmanagement Wissensziele Wissensidentifikation Wissenserwerb Wissensentwicklung Wissens- (ver)teilung Wissensnutzunbewahrunbewertung Wissens- Wissens- Seite 9

11 Die Bewertung der Werkzeuge Wissensmanagement- Organisation Dokumentenmanagement 100,00% 90,00% 80,00% 70,00% 60,00% 50,00% 40,00% Groupware OPEN TEXT: Livelink 30,00% 20,00% 10,00% 0,00% Workflow Projektmanagement Dokumentenmanagement 100,00% 90,00% 80,00% Suchdienste Wissensmanagement- Plattform Wissensmanagement- Organisation 70,00% 60,00% 50,00% 40,00% Groupware 30,00% 20,00% 10,00% 0,00% Workflow Projektmanagement Empolis: e:service Lifecycle Suite Suchdienste Wissensmanagement- Plattform Seite 10

12 Die Vergleiche zu den Funktionsbereichen 90,00% 80,00% Suchdienste 70,00% 60,00% 50,00% 40,00% 30,00% 20,00% 10,00% 100,00% 90,00% 0,00% Aixplain: Altavier: Plain Knowledge Knowledge Café Empolis: Hummingbird: Infoasset: e:service Enterprise Broker Lifecycle Suite Intelligent Moresophy: Opentext: Views: L4 Semantic Livelink K-Infinity Networking SER: Doxis USU: Knowledge Miner 80,00% 70,00% 60,00% Dokumentenmanagement 50,00% 40,00% 30,00% 20,00% 100,00% 10,00% 90,00% 0,00% 80,00% 70,00% Aixplain: Altavier: Plain Knowledge Knowledge Café Empolis: Hummingbird: Infoasset: e:service Enterprise Broker Lifecycle Suite Intelligent Moresophy: Opentext: Views: L4 Semantic Livelink K-Infinity Networking SER: Doxis USU: Knowledge Miner 60,00% 50,00% 40,00% 30,00% 20,00% 10,00% Workflow-Management 0,00% Aixplain: Altavier: Plain Knowledge Knowledge Café Empolis: Hummingbird: Infoasset: e:service Enterprise Broker Lifecycle Suite Intelligent Moresophy: Opentext: Views: L4 Semantic Livelink K-Infinity Networking SER: Doxis USU: Knowledge Miner Seite 11

13 Die Gesamtbewertung Aixplain: PlainKnowledge Altavier: Knowledge Café Empolis: e:service Lifecycle Suite Hummingbird: Enterprise Infoasset: Broker Intelligent Views: K-Infinity Moresophy: L4 Semantic Networking Opentext: Livelink SER: Doxis USU: KnowledgeMiner 0,00% 10,00% 20,00% 30,00% 40,00% 50,00% 60,00% 70,00% 80,00% 90,00% Seite 12

14 Die Gesamtbewertung Wissensmanagement- Organisation Dokumentenmanagement 100,00% 90,00% 80,00% 70,00% 60,00% 50,00% 40,00% 30,00% 20,00% 10,00% 0,00% Groupware Workflow Projektmanagement Suchdienste Wissensmanagement- Plattform Seite 13

15 Der Inhalt der Studie Wissensmanagement als Beitrag zu einer ressourcenorientierten Unternehmensführung Einsatzstrategien zum Wissensmanagement Gestaltungsdimensionen des Wissensmanagements (Anwendungsbereiche) Die operativen Bestandteile des Wissensmanagements (Aufgabenbereiche) Komponenten von Wissensmanagementwerkzeugen (Funktionsbereiche) Informationen über die Werkzeuge und deren Hersteller Grundlagen und Kriterien zur Bewertung der Werkzeuge Analyse und Bewertung der Werkzeuge Schwächen und Stärken der Produkte im Überblick Ergebnisse der Bewertung in der Zusammenfassung Zusammenfassung der Studie und Ausblick Seite 14

16 Zusammenfassung und Ausblick Die Studie zeigt Anwendungs- und Aufgabenbereiche und insbesondere Funktionsbereiche, in denen Wissensmanagement durch Systeme unterstützt werden kann. Die Analyse und Bewertung zeigt den Stand der Technik zur Implementierung der Funktionalitäten in den Werkzeugen und empfiehlt ausgesuchte Werkzeuge zu ausgewählten Funktionsbereichen. Die ausgewählten Werkzeuge werden weiterentwickelt und neue Werkzeuge werden auf dem Markt angeboten. Zur individuellen Bewertung einzelner Werkzeuge enthält die Studie eine Exceldatei. Hierin können Anforderungen gewichtet werden. (Link: ) Ein Zitat von Prof. Dr. Bullinger aus dem Jahre 2004: Die Relevanz des Wissensmanagements stufen über 90% deutscher Geschäftsführer und Vorstände als hoch ein, nur 14% betrachten die betriebliche Umsetzung als gelungen. Seite 15

17 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Uwe Johnen T-Systems GEI GmbH Pascalstraße 51 D Aachen Tel.: +49 (2408) Fax: +49 (2408)

18 Backup

19 Longlist der Lieferanten/Werkzeuge AFP Technology ARIS Arthur Andersen Autonomy Backweb Bell & Howell Blue Angel Technologies Brook Hollow, Inc. Byte Quest Technologies Center of Knowledge Systems Cognosphere Compassware Computron Software Conwave Cypress Dakotaimaging.com Data General Data Trade DataChannel Dataware Technologies DMS Documentum Dynasight Eastman Software EnigmaInc.com Excalibur Technologies Expert Team Fujitsu Software Corporation FUTURENEXT Gauss Interprise Get Imaging GrapeVINE Hummingbird Hynet Technologies Hyperknowledge Hyperwave IA Corporation Image Management Systems Indetitech Infologies Information Management Systems Innotech Inso Integra Business Systems IntraNet Solutions Intraspect Software Inxight Software Kansia Knowlix Corporation Kowledge X KPMG LAVA Systems Learning Space Liberty Information Mgm Systems Lotus Notes Magellan Software, Inc. Matastar Minolta Information Systems Modus Operandi Mosaix Open Text Orbital Software Orexis OTG Software Pirobase Poet CMS Primus PSI Technologies Radian Systems Recognition Research Retrieval Ware Review Pro Samson Information Technologies Scheme Text Client-Server SER Macrosoft ServiceSoft Serviceware Skyline Tools Smead Manufacturing SolCom Sovereign Hill Spicer Corporation Thought Flow TRION Technologies Tympani Development Ucone Universal Systems USU Verity Wincite Wisdom Ware Seite 18

20 Longlist der Lieferanten/Werkzeuge Dokumentenmanagement Eingabewert (0-1) Gewichtung (1-3) Max. Wert Gewichteter Wert D1 D2 D3 D4 D5 D6 D7 Kann ein Dokument individuell eingestellt und können manuell Attribute zu diesem Dokument abgespeichert werden? Wird die Ablage des Dokumentes teilautomatisiert (z.b. Name des Autors, Erstellungsdatums) unterstützt? Können Dokumente durch verschiedene Begriffe verschlagwortet werden? Kann die Zuordnung zu einem Schlagwort (durch das Schlagwortverzeichnis und/oder eine Analyse) auch automatisiert durch das Werkzeug erfolgen? Kann eine Verknüpfung (Hyperlink) innerhalb eines Dokumentes oder von einem Dokument zu einem anderen vorgenommen werden? Existiert eine Unterstützung mit Hilfe einer automatischen Erzeugung von Verknüpfungen (Hyperlinks), z.b. aufgrund eines Schlagwortkataloges oder einer Häufigkeitsverteilung von Worten? Kann jeder Anwender die eingestellten Dokumente in elektronischer Form verteilen? D8 Kann das Werkzeug, basierend auf Anwenderprofilen, eine event-gesteuerte Verteilung der eingestellten Dokumente selbständig vornehmen? Zwischensumme 0 0 Seite 19

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