Prozesse verstehen = Kosten sparen

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1 Prozesse verstehen = Kosten sparen

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3 Inhalt 1 PROZESSE VERSTEHEN = KOSTEN SPAREN... 5 Was leistet kaufmännisches FM?... 5 Budgetplanung und -kontrolle... 5 Rechnungseingang und -ausgang... 6 Vermietung und Nebenkostenabrechnung... 6 Minimierung der Betriebskosten... 7 Bestellung und Einkauf... 7 Wie werden kaufmännische FM-Prozesse integriert?... 7 Welche Funktionalitäten bietet FAMOS?... 8

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5 Budgetplanung und -kontrolle 5 1 Prozesse verstehen = Kosten sparen Die Umsetzung und Steuerung von Optimierungspotenzialen basiert stets auf durchgängigen und strukturierten kaufmännischen FM-Prozessen. Das kaufmännische Gebäudemanagement bildet die Grundlage der Leistungen des Facility Managements (FM) aus Kosten-Nutzen-Sicht. Nur über diesen Bereich lassen sich die Effizienzen bestimmen und damit Kosten einsparen. Hauptaugenmerk liegt dabei auf den Nutzungs- und Betriebskosten der zu verwaltenden Objekte. Die Instandhaltung von technischen Anlagen beispielsweise wird erst durch Betrachtung der Kosten transparent und bildet so die Grundlage für Entscheidungen. Mit Hilfe der CAFM-Software FAMOS werden sämtliche kostenrelevanten Informationen zentral und strukturiert bereitgestellt, sodass Erkenntnisse zur Optimierung der Abläufe und Kosteneinsparung aufgedeckt und Entscheidungen stets auf gesichertem Wege getroffen werden können. Was leistet kaufmännisches FM? Das kaufmännische Facility Management bezieht sich hauptsächlich auf die interne Kosten- und Leistungsrechnung. Die Umsetzung erfolgt in der Regel über die Kostenstellen-, Kostenarten- und Kostenträgerrechnung. Ziel ist es, die anfallenden Kosten transparent zu machen und daraus abgeleitet Entscheidungen zu treffen, u.a. auch zu Make or buy. Anlagen im kaufmännischen Sinn, wie z.b. Gebäude, TGA oder Einrichtung sind zwar auch für die externe Kostenrechnung (im wesentlichen die Finanzbuchhaltung) relevant, werden dort jedoch nicht aus Wirtschaftlichkeitsgesichtspunkten betrachtet. Hauptziel des kaufmännischen FM ist die verursachungsgerechte Kostenerfassung und -belastung. Daneben gibt es eine Reihe weiterer Aufgaben, wie z.b. die Budgetplanung und -kontrolle, die Vermietung und Nebenkostenabrechnung, die Minimierung der Betriebskosten, die Abrechnung von Leistungen, die Bestellung und der Einkauf sowie die Vertragsverwaltung und die Inventarisierung. Budgetplanung und -kontrolle Ein erfolgreiches Controlling erfordert stets eine konsequente Planung der Kosten. Nur so lassen sich Soll-Ist-Vergleiche durchführen. Ein gutes Mittel zur Kostenplanung ist die Aufstellung von Budgets. Dabei ist auf eine sinnvolle Strukturierung der Budgets zu achten. Steht diese fest, erfolgt die Auswahl der Planungsmethode: die Top-down-Planung geht von einem festen Gesamtbudget aus und verteilt dieses auf einzelne Unterbudgets. Bei der Bottom-up- Methode wird der umgekehrte Weg eingesetzt. Sinnvoll ist es, wenn das System einen Wechsel der Planungsmethoden zulässt. F Handbuch PROZESSE VERSTEHEN = KOSTEN SPAREN

6 6 PROZESSE VERSTEHEN = KOSTEN SPAREN Die Budgetplanung kann an sich schon für eine Kostenplanung wichtig sein. Effektiv wird sie erst, wenn die anfallenden Kosten gegen das Budget gebucht werden. Das FAMOS-System erfasst die Rechnungen (oder importiert sie per Schnittstelle vom kaufmännischen System) und belastet das jeweilige Budget. Durch die flexibel einstellbare Budgetbelastung kann nach Auswahl von Kostenart und Kostenstelle/Kostenträger automatisch das richtige Budget gewählt werden. Es nützt natürlich nichts, wenn Aufträge vergeben und erst später mit den Rechnungen belastet werden. Damit kann keine konkrete Aussage zum aktuellen Restbudget gegeben werden. Rechnungen werden deshalb in FAMOS vorab als obligo eingebucht. Des Weiteren ist eine Entscheidung zu treffen, ob im Budget für die Bewirtschaftung die eigenen Personalkosten mit betrachtet werden sollen. FAMOS bietet die Möglichkeit, dies zu tun. Dazu ist eine Personalstundenerfassung erforderlich, welche die Stunden verursachungsgerecht erfasst. Rechnungseingang und -ausgang Wie bereits beschrieben, bilden die Kosten in Form von Rechnungen den zweiten Baustein im Soll-Ist-Vergleich. Eine Harmonisierung mit der Finanzbuchhaltung ist hier sehr sinnvoll, um Redundanzen und eine doppelte Erfassung zu vermeiden. Entscheidend im Facility Management ist die verursachungsgerechte Zuordnung der Rechnungen. Neben den kaufmännischen Kriterien wie Kostenstelle oder Kostenträger kommen hier oft noch weitere Zuordnungen in Betracht, insbesondere die Zuordnung zu Aufträgen oder Gebäuden/Räumen etc. Damit wird eine Verzahnung der Rechnungsverwaltung mit der Budgetplanung und der objektbezogenen Kostenbelastung erreicht. Umgekehrt ist der Rechnungsausgang für Dienstleister im FM wichtig. Direkt anhand erbrachter Leistungen (z.b. Reinigung, Wartung, Serviceleistungen) wird auf Knopfdruck die Rechnung in FAMOS mit den geleisteten Positionen erstellt. Vermietung und Nebenkostenabrechnung Die Vermietung bildet inklusive der Nebenkostenabrechnung eine der wichtigsten Säulen in der Immobilienbewirtschaftung. Neben einer optimalen Auslastung der Objekte mit möglichst wenig Leerstand ist die Verwaltung der Mietverträge, Mieteinnahmen sowie die Nebenkostenabrechnung mit den vielfältigen Kosten- und Umlagearten von hoher Bedeutung. FAMOS unterstützt diese Aufgaben mit den entsprechenden Modulen. Keßler Real Estate Solutions GmbH

7 Wie werden kaufmännische FM-Prozesse integriert? 7 Minimierung der Betriebskosten Die Höhe der Betriebskosten hängt direkt mit dem Zustand der Objekte und Anlagen zusammen. Kosten für vorbeugende Wartung/Inspektionen rentieren sich, da damit die Erhaltung der Anlagen erreicht wird. Damit nimmt die Instandhaltung eine Schlüsselposition zur Minimierung von Betriebskosten und der Nebenkosten für Mieter ein. Die Dokumentation der durchgeführten Arbeiten im CAFM-System wird nicht nur der Betreiberverantwortung gerecht, sondern ermöglicht auch die verursachungsgerechte Kostenverteilung. Bestellung und Einkauf Bestellung und Wareneinkauf werden ebenfalls durch FAMOS abgebildet. Ein kompletter Workflow unterstützt den Anwender von der Bestellanforderung über den Wareneingang bis zur Inventarisierung oder dem Gewährleistungsanspruch. Auch hier sind Schnittstellen zu SAP und anderen ERP-Systemen möglich. Wie werden kaufmännische FM-Prozesse integriert? CAFM-Software ist heutzutage nicht mehr nur mit der Verwaltung von Daten beschäftigt, sondern insbesondere durch die Abbildung der Unternehmensprozesse geprägt ein Muss für eine moderne Lösung wie FAMOS. Einige dieser Prozesse aus kaufmännischer Sicht sind: Kostenermittlung von Gebäude und/oder Räumen sowie Organisationseinheiten Kostenermittlung von technischen Anlagen, insbesondere Instandhaltungskosten Kostenumlage (bei Vermietung oder interne Kostenverrechnung) Abrechnung von Serviceleistungen Nebenkostenabrechnung Bei der Kostenermittlung Instandhaltung beispielsweise bildet die Budgetplanung den Ausgangspunkt. Der jeweilige Auftrag wird entweder über eine Störmeldung oder eine planmäßige Wartung ausgelöst und um Material sowie zusätzliche Fremdleistungen etc. ergänzt. Daraus resultiert die Eingangsrechnung, der neben der Kostenstelle zur Budgetbelastung auch die Auftragsnummer zugeordnet wird. Bei der Rückmeldung des Auftrags werden außerdem die Personalstunden erfasst. Damit ist man in der Lage, u.a. folgende Aussagen zu treffen: F Handbuch PROZESSE VERSTEHEN = KOSTEN SPAREN

8 8 PROZESSE VERSTEHEN = KOSTEN SPAREN Dokumentation des Auftrags inkl. aufgetretener Fehler Kosten des Auftrags mit/ohne Personalkosten Soll-Ist-Vergleich Instandhaltungsbudget mit/ohne Personalkosten Aufträge und Kosten der Instandhaltung der technischen Anlage Fehlerhäufigkeit der technischen Anlage etc. Auch hier ist die Integration mit SAP oder ähnlichen ERP-Systemen möglich. Es muss festgelegt werden, welche Prozesse in welchem System ablaufen und wie die Daten auszutauschen sind. Welche Funktionalitäten bietet FAMOS? Die Abbildung zeigt noch einmal die Möglichkeiten und Zusammenhänge, welche die CAFM-Software FAMOS im kaufmännischen Bereich mitbringt. Entscheidend dabei ist die Durchgängigkeit der Prozesse über die einzelnen Module hinweg. Des Weiteren besteht die Möglichkeit, nur einzelne der FAMOS- Module zu nutzen. Schnittstellen zu ERP-Systemen sind dann obligatorisch und werden kundenspezifisch umgesetzt. Abb.: Kaufmännisches FM in FAMOS Keßler Real Estate Solutions GmbH

9 Welche Funktionalitäten bietet FAMOS? 9 Mit den abgebildeten Bestandteilen können Kostengruppen nach GEFMA, DIN 276 etc. strukturiert, Kostenstellenpläne (ggf. abweichend der Finanzbuchhaltung) erstellt und Kostenträger erfasst werden. Neben dem Aufbau und der Strukturierung der Budgets besteht ferner die Möglichkeit, Eingangs- und Ausgangsrechnungen zu erfassen und Aufträge für die verschiedensten Auftragsarten zentral zu verwalten. Auch die zentrale Objektverwaltung und die Warenwirtschaft gehört zu den wesentlichen Funktionalitäten der FAMOS-Software. Der entscheidende Unterschied zu der weiterhin notwendigen Finanzbuchhaltung ist die Möglichkeit, Kosten nicht nur nach Kostenstellen, Kostenarten oder Kostenträgern auszuwerten, sondern auch objekt- und auftragsspezifisch. So lassen die Auswertungen eine Ermittlung der Raumkosten pro Quadratmeter oder Abteilung zu, Kosten pro Auftrag oder technische Anlage bis hin zur Umlage entsprechend der Nebenkostenabrechnung. Alle Daten im System sind aufgrund der Verknüpfung der Module redundanzfrei vorhanden. F Handbuch PROZESSE VERSTEHEN = KOSTEN SPAREN