Einfach nah dran. ECM-Software für die Automotiveindustrie. Wir schaffen Freiraum für Ihre Ideen.

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1 Einfach nah dran. ECM-Software für die Automotiveindustrie. Wir schaffen Freiraum für Ihre Ideen.

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3 Wissen ist der Treibstoff für den Erfolg. Nutzen Sie Informationen intelligenter mit wahrem ECM. Ob Automobil-, Bahn- oder Schiffbauindustrie, Luft- oder Raumfahrtbranche: Nichts bewegt die Automotiveindustrie so sehr wie Innovationen. Ein großer Teil der neuen Technologien wird in Zulieferbetrieben entwickelt. In speziellen Nischen sind mittelständische Unternehmen den großen Herstellerkonzernen bisweilen weit voraus. Kein Wunder, dass immer mehr Leistungen von hochspezialisierten Engineering- und Produktionspartnern erbracht werden. Dort vergrößert sich aber nicht nur das Aufgabenspektrum auch die Herausforderungen wachsen: Verstärkter Preisdruck vonseiten der Konzerngesellschaften und immer höhere Materialkosten zwingen die Betriebe dazu, in den kommenden Jahren noch besser, schneller und günstiger zu entwickeln und zu produzieren. Das Stichwort Industrie 4.0 macht die Runde. Die grundlegende Erneuerung industrieller Prozesse durch die zunehmende Digitali sierung sowie die fortschreitende Globalisierung führen zu einer zunehmenden Menge an Informationen, die sachgerecht und effizient verarbeitet werden muss. Genau hier setzt das branchenspezifische Enterprise-Content-Management- System enaio von OPTIMAL SYSTEMS an. Unsere Software unterstützt die Zulieferindustrie gezielt dabei, Daten und Dokumente schnell und sicher zu verarbeiten und so Wettbewerbsvorteile zu generieren. Alle Informationen werden vollständig erfasst, kontextbezogen miteinander verknüpft und unternehmensweit bereitgestellt. Als umfassende Kommunikations- und Steuerungsplattform wirkt das wahre ECM in jeder Phase der Informationsverarbeitung prozessoptimierend: Das gesamte Unternehmenswissen kann deutlich produktiver genutzt werden weltweit. Darüber hinaus sind in vielen Branchenbetrieben unterschiedliche Fach anwendungen im Einsatz: von Lösungen für Planung, Konstruktion und Fertigung technischer Komponenten bis hin zu Vertrieb, Service und Controlling. Die einzelnen Softwarebausteine sind nicht selten unzureichend miteinander verzahnt Synergien gehen so verloren. ECM-Lösungen von OPTIMAL SYSTEMS passen sich der gewachsenen IT-Infrastruktur an, integrieren vorhandene Softwareanwendungen und ermöglichen so eine Vernetzung der einzelnen Informationskomponenten zu einer leistungsfähigen Wissensdatenbank. Das Ergebnis: Die Performance Ihres Unternehmens kann entlang der gesamten Wertschöpfungskette nachhaltig gesteigert werden. Näher dran: Speziali - sierung schafft Vorsprung in der Automotiveindustrie und beim Enterprise Content Management. 3

4 Mehr Workflow. Weitaus mehr Effizienz. Dynamisches Informationsmanagement wirkt unternehmensweit. Kosten senken Immer kleiner werdende Gewinnmargen sorgen bei vielen Zulieferern der Automotiveindustrie für zunehmenden Druck. enaio von OPTIMAL SYSTEMS unterstützt die Unternehmen dabei, ihre Geschäftsabläufe zu überprüfen und sie durch Digitalisierung und Standardisierung effizienter zu gestalten. Mit Hilfe eines durchdachten Workflow- Managements können einzelne Vorgänge sowie komplette Wertschöpfungsketten umfassend dokumentiert, evaluiert und kostenreduzierend modelliert werden. Alle anfallenden Informationen zu Bestellungen, einem Projekt, Kunden, Lieferanten u. v. m. können in eigenen digitalen Akten gebündelt und abteilungsübergreifend genutzt werden. Die schnelle Verfügbarkeit von Unternehmenswissen verschafft Ihnen weitere Vorteile in Forschung und Entwicklung: Nur, wenn Informationen frei von Kompetenzinseln zirkulieren können, entstehen gemeinsame Ideen. Eine auf intelligenter Verschlagwortung basierende Informationssuche, ein strukturiertes -Management und praktische Verbunddokumente sorgen dafür, dass Wissen aus allen Abteilungen ungehindert in Innovationsprozesse einfließen kann Ihr Unternehmen kommt schneller zu noch besseren Ergebnissen. Zusammenarbeit fördern In der fertigenden Industrie setzt sich der Trend zum Outsourcing weiterhin fort. Immer mehr Komponenten und Bauteile werden von externen Partnern entwickelt und gefertigt. Bearbeitung Dokumente Recherche Eingangspost Druck Rechnungen Portale Dokumenten management Workflow Archiv Anzeige Portale/Export Import (ERP, FiBu ) Inter-/Intranet Export/Datenaustausch Revisionssichere Archivierung Vernichtung 4

5 Für die Zulieferer bedeutet das: zusätzliche Aufgaben und ein erhöhter Abstimmungsbedarf. Mit Portallösungen und der ECM-Integration in hochspezialisierte Kunden- und Lieferantenportale sowie digitalen Lieferanten-, Kunden- und Projektakten können selbst vielschichtige Informations- und Geschäftsprozesse optimal koordiniert und standardisiert werden. Mobiles Dokumentenmanagement, eine umfassende TAPI-Integration und flexible Collaborationfunktionen helfen Ihnen dabei, die Kommunikation zwischen internen und externen Teams und Partnern harmonisch und produktiv zu gestalten. Durch branchenspezifische Funktionalitäten zur Dynamisierung und Homogenisierung Ihrer kompletten IT-Landschaft werden alle Potenziale vernetzten Arbeitens besser genutzt und gemeinsame Projekte schneller realisiert. Internationalisierung ermöglichen Zulieferunternehmen arbeiten oft mit und für Unternehmen rund um den Globus. Ein intelligentes Informa tions - management mit ECM-Lösungen von OPTIMAL SYSTEMS leistet einen entscheidenden Beitrag dazu, länderübergreifend erfolgreich zusammenzuarbeiten. Spezialisierte Anwendungen für die effiziente Automatisierung von Routinearbeiten, Tools für Collaboration und eine exakt auf die Automotivebranche abgestimmte CRM-Lösung ermöglichen optimale Geschäftsbeziehungen mit Kunden und Kooperationspartnern weltweit. Ein großes Plus: ECM von OPTIMAL SYSTEMS sorgt als zentrale Informationsmanagementplattform dafür, dass jederzeit und überall auf benötigte Informationen zugegriffen werden kann. Eine klare Rechte- und Rollenadministration, modernes Document Lifecycle Management und eine umfassende digitale Archivierung verhindern, dass Prozessbeteiligte mit falschen und veralteten Informationen arbeiten. Jeder Arbeitsschritt ist bis ins Detail nachvollziehbar für deutlich mehr Sicherheit und Effizienz. 5

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7 Chancen besser erkennen und noch besser nutzen. Schöpfen Sie vorhandene Potenziale umfassend aus. Compliance umsetzen Qualität sichern Nicht nur Technologien und die damit verbundenen Fertigungsprozesse werden immer komplexer. Auch die gesetzlichen Rahmenbedingungen und Qualitätsanforderungen sind so vielschichtig wie noch nie. Gerade auf internationaler Ebene wächst die Anzahl der Vorgaben rasant bei zunehmendem Risiko in Bezug auf die Produkthaftung. Die Digitalisierung der gesamten Dokumentation, eine orts- und zeitunabhängige Datenverfügbarkeit und eine revisionssichere Archivierung durch wahres ECM schaffen die Voraussetzungen für ein professionelles Risiko- und Qualitätsmanagement sowie die zuverlässige Erfüllung von Complianceanforderungen. Mobiles Dokumentenmanagement über App und Webclient, eine leichte Anbindung an bestehende ERP- Systeme, Document Lifecycle Management zur sicheren Verwaltung von Aufbewahrungsfristen, revisionssichere Archivierung und geltungssicheres Transmittal Management sorgen für saubere Abläufe und mehr Sicherheit. Workflows, die erforderliche Prozesse im Qualitätsmanagement automatisch anstoßen, sorgen dafür, dass Ihre Mitarbeiter weniger Sorgen haben und mehr Zeit für das Kerngeschäft. Innovationszyklen verkürzen Neue Antriebe, moderne Sicherheitssysteme, Leichtbau und Elektrifizierung: Automotive gehört zu den forschungsintensivsten Branchen überhaupt. Aber immer kürzere Produktlebenszyklen erfordern auch immer schnellere Entwicklungsprozesse. Wahres ECM bietet Unternehmen der Zulieferindustrie ein innovationsfreundliches IT-Umfeld, das Wissensprozesse konsequent vorantreibt und Neuerungen wirksam beschleunigt. Relevante Informationen werden effizient erfasst, verwaltet und verteilt Medienbrüche, redundante Datenhaltung und schleppende Recherchen gehören der Vergangenheit an. Digitales Dokumentenmanagement, eine strukturierte digitale Archivierung und leistungsfähige Recherchefunktionen sorgen für einen optimalen Datenfluss und helfen, relevante Informationen zielsicher zu identifizieren. Eine umfassende Groupwareanbindung und Portalintegration sowie eine automatisierte Terminverwaltung fördern die Zusammenarbeit. Digitale Kundenakten, automatische Wiedervorlagen und Abonnements sowie eine hochprofessionelle TAPI-Integration unterstützen das Wissens- und Kundenmanagement und helfen Ihren Mitarbeitern dabei, Marktentwicklungen rechtzeitig zu erkennen und Customer Insights bei der Produktentwicklung sofort zu berücksichtigen. Service verbessern Der steigende Wettbewerbsdruck zwingt auch Zulieferer dazu, sich durch besondere Angebote von anderen Marktteilnehmern zu differenzieren. Wahres ECM ermöglicht es, durch digitale Kundenakten, digitalem Dokumentenmanagement und automatischer Datenübernahme schneller auf Informationen zuzugreifen, die zusätzliche Dienstleistungen ermöglichen und eine hohe Servicequalität sicherstellen. Optimal gesteuerte CRM- Prozesse sorgen für verbesserte Kundenbeziehungen. Taskflows, Ad-hoc- und Smart-structured-Workflows sowie automatische Wiedervorlagen optimieren Informationsabläufe nachhaltig und helfen, die Qualität vom Kundenkontakt bis zum Mahnwesen zu optimieren. 7

8 Jede Herausforderung braucht die passende Lösung. Vier Beispiele für unternehmensspezifisches ECM. FEINGUSS BLANK GmbH ENGESER GmbH Die FEINGUSS BLANK GmbH aus Riedlingen stellt als eine der größten Feingießereien in Deutschland seit über 50 Jahren Feingussteile für die Automobilbranche, den Maschinen- und Anlagenbau und die Werkzeugindustrie her. Auf Grund des extrem hohen Dokumentenaufkommens entschied sich das Unternehmen bereits 1997 für die Enterprise-Content-Management-Lösung von OPTIMAL SYSTEMS und profitiert seither von den zahlreichen Vorteilen der digitalen Dokumentenverwaltung. In den vergangenen anderthalb Jahrzehnten baute die FEINGUSS BLANK GmbH die ECM-Suite immer weiter zu einer leistungsfähigen, unternehmensweiten Informationsdrehscheibe aus. Der Schwarzwälder Hersteller konfektionierter Kabel und elektromechanischer Baugruppen bedient u. a. die Automobilindustrie, die Luftfahrt und den Maschinenbau. Die Firmengruppe erwirtschaftet mit ca. 450 Mitarbeitern einen Jahresumsatz von mehr als 48 Mio. Euro. Für die Modernisierung der Ablage und Recherche sowie der abteilungsübergreifenden Verwaltung von SAP-Dokumenten und der IT-Landschaft entschied sich ENGESER für eine spezialisierte ECM-Lösung von OPTIMAL SYSTEMS. Die bestehende SAP-Infrastruktur wurde durch die Auslagerung von Daten und Dokumenten deutlich entlastet. Die in der ECM-Suite enthaltenen Standardfunktionen sorgen zudem für effizienter gestaltete Arbeitsabläufe. Lösungen: Digitales Dokumentenmanagement für mehrere Millionen Dokumente Digitale Kunden-, Teile-, Lieferanten-, Personal akte Unternehmensweiter Einsatz in Fertigung, Buchhaltung, Marketing, Vertrieb, Personalabteilung u. a. m. ERP-Integration mit SAP über ArchiveLink -Archivierung Revisionssichere Archivierung auf HP icas SE von iternity Lösungen: Digitale Archivierung von ca. 1,26 Mio. Altdaten und jährlich etwa 1 Mio. Neudaten Digitale Kundenakte Digitales Dokumentenmanagement Digitale Workflows (u. a. Freigabeprozesse für die Geschäftsführung) Anbindung an SAP R/3 Abteilungs-, standort- und länderübergreifender Einsatz 8

9 Näher dran: Jedes Unternehmen der Automotivebranche nutzt Fachapplikationen. Wahres ECM führt die dort entstehenden Daten und Dokumente zentral zusammen und macht sie für alle Mitarbeiter zugänglich. S-Y Systems Technologies Europe GmbH Goldhofer AG Die 2001 gegründete S-Y Systems Technologies Europe GmbH mit Stammsitz in Regensburg ist ein 50/50 Joint Venture zwischen der Siemens VDO Automotive AG und der Yazaki Corporation. Das Unternehmen entwickelt und vertreibt elektronische Verteilungssysteme für große Automobilhersteller. S-Y Systems benötigte eine Softwarelösung, um sowohl die Qualität und die Sicherheit der Dokumentation zu erhöhen als auch die Compliance zu verbessern z. B. für die Erfüllung der gesetzlichen Anforderungen bezüglich revisionssicherer Archivierung und GDPdU. Die auf die Anforderungen der Automotivebranche spezialisierte ECM-Lösung von OPTIMAL SYSTEMS wurde diesen Herausforderungen vollauf gerecht und sorgte für eine nachhaltige Effizienzsteigerung. Der renommierte Fahrzeughersteller aus Memmingen suchte eine intelligente IT-Lösung, um die zunehmenden regulatorischen Vorgaben für eine vollständige Dokumentation in Bezug auf steuerrelevante Informationen (GDPdU, GoBS etc.) zu erfüllen. Gleichzeitig sollten Arbeitsprozesse erleichtert, die Transparenz von Geschäftsvorgängen erhöht sowie das Qualitätsmanagement verbessert werden. Heute setzt die Goldhofer AG auf ein firmenweites Enterprise-Content-Management- System von OPTIMAL SYSTEMS, das in zahlreichen Ab teilungen im Einsatz ist mit großem Erfolg. Die Lösungen sorgen für die Optimierung des Tagesgeschäfts, eine umfassende Dokumentation der relevanten Geschäftsvorgänge und unterstützen zusätzlich bei der langfristigen Sicherung des Unternehmenswissens. Lösungen: Unternehmensweite revisionssichere Archivierung -Integration mit Anbindung an Outlook MS Office-Integration Schnittstelle zu NetApp Storagelösungen Aufsetzen eines manuellen Rendition-Services Digitale Dokumentenerfassung Anbindung an Kunden- und Lieferantenportale Lösungen: Digitale Bestell-, Fahrzeug-, Lager-, Lieferanten-, Personal- und Projektakten Einsatz in den Abteilungen Buchhaltung, Logistik, Marketing, Personal, Projektierung, Support und Technische Dokumentation Digitale Workflows (z. B. Anlageninventar, Bedarfsmeldungen, Materialfreigaben) ERP-Integration Microsoft Dynamics NAV 9

10 Unser größter Antrieb: der Erfolg unserer Kunden. Wir entwickeln ECM-Lösungen, die Unternehmen voranbringen. Innovationen spielen für die gesamte Automotiveindustrie eine entscheidende Rolle aber auch in Forschung und Entwicklung muss effizienter gearbeitet werden als je zuvor. Die hochspezialisierten Lösungen von OPTIMAL SYSTEMS unterstützen Zulieferer der Automotiveindustrie dabei, alle für diesen komplexen Markt relevanten Informationen schnell zu erfassen, auszuwerten und abteilungsübergreifend nutzbar zu machen und so die Zusammenarbeit zwischen allen beteiligten Mitarbeitern zu verbessern und das Unternehmenswissen zu erweitern. So können wir dazu beitragen, unsere Kunden jeden Tag ein bisschen erfolgreicher zu machen. OPTIMAL SYSTEMS wurde 1991 in Berlin gegründet und zählt heute zu den führenden deutschen Anbietern konfigurierbarer Lösungen für Enterprise Content Management. Die OPTIMAL SYSTEMS Unternehmensgruppe agiert inzwischen europaweit und vereint Tochtergesellschaften in ganz Deutschland, Österreich und der Schweiz. Mit derzeit 324 Mitarbeitern und Installationen weltweit sorgen wir dafür, dass unsere Kunden Effizienzpotenziale voll ausschöpfen können. Und wir wachsen weiter. Die modulare Softwarestruktur und die schnelle Amortisation machen das wahre ECM von OPTIMAL SYSTEMS für Unternehmen jeder Größe attraktiv: Allein die Bearbeitungszeit von Dokumenten lässt sich mit unseren Lösungen deutlich reduzieren. Selbst bei kleineren Datenmengen zahlt sich die Anschaffung bereits nach kurzer Zeit aus. Nicht umsonst erhalten wir seit Jahren Bestnoten für unsere Software und Top-Bewertungen unserer Kunden wurden wir als erstes Unternehmen zum ECM-Hersteller des Jahres gekürt und wurden in den letzten Jahren mehrfach mit dem ersten Platz in der Kundenzufriedenheitsstudie von Pentadoc ausgezeichnet. Wir schaffen Freiraum für Ihre Ideen: Digitales und mobiles Dokumentenmanagement Unternehmensweite revisionssichere Archivierung Digitale Bestell-, Kunden-, Projekt-, Liefer-, Personal-, Fahrzeug-, Lagerakte Automat. Post- und Rechnungsmanagement Anbindung an ERP-Systeme (z. B. SAP, Microsoft Dynamics NAV) Portallösungen -Management mit Anbindung an Outlook o. a. Groupware Vertragsverwaltung und -management Prozessunterstützung durch digitale Workflows (z. B. Beschaffung, Freigaben) Rendition Management Document Lifecycle Management Transmittal Management Sitzungsmanagement Volltextsuche im gesamten Daten- und Dokumentbestand Unternehmensweites Informationsmanagement und vieles mehr * Kundenzufriedenheitsstudie von Pentadoc Radar

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12 Mit wenig Aufwand zu mehr Effizienz. Kontaktieren Sie unsere Experten für die Automotiveindustrie. Sie erreichen uns am besten elektronisch. Schicken Sie uns eine an Vertiefende Informationen über die ECM-Software enaio für Ihre Branche, unsere Verbands mitgliedschaften und Zertifizierungen finden Sie auch auf unserer Website unter Unternehmenszentrale Cicerostraße Berlin Stand 08/2014 optimal-systems.de