[accantum] Archivierung für Lotus Notes / Domino

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1 Lotus Notes / Domino [accantum] Archivierung für Lotus Notes / Domino Gesetzeskonforme Archivierung für mittelständische Unternehmen. Mit dem [accantum] Server können Unternehmen Ihre s gesetzeskonform archivieren., Kosten für teure Server-/Storage Systeme reduzieren und die Sicherheit und Wirtschaftlichkeit Ihrer IT erhöhen.

2 Lotus Notes / Domino Archivierung Zum modernen Informationsmanagement gehört auch die Verwaltung von s aus Groupware- Systemen. Der Lotus Notes / Domino Connector für [accantum] versetzt Sie in die Lage, s aus Lotus Notes / Domino zu archivieren. Der Connector unterstützt die gängigen Lotus Domino- Plattformen (Windows, Linux, i5, etc..) und kann somit die Lotus Notes / Domino-Welt mit dem [accantum]-archiv verbinden. Zum Funktionsumfang des Lotus Notes / Domino Connector für [accantum] gehören: Die regelbasierte, zentrale und rechtssichere Archivierung ein- und ausgehender s Das Wiederherstellen archivierter s im Lotus Notes Client Internet Interne Lotus Notes Mail Externe Mail Journal [accantum] Archiv X [accantum] Connector Lotus Domino [accantum] Archiv Y Lotus Notes/Domino... Mailjournale auf verschiedenen Domino-Servern Regeln ArchivIF ConfigDB ArchivIF JobDB ArchivIF LogDB Lotus Notes/Domino Connector [accantum] Webservices [accantum] Archive 2

3 Integration Die Administration erfolgt in der gewohnten Lotus Notes-Umgebung. Nahezu alle Systemeinstellungen werden in der Konfigurations-Datenbank des Connectors vorgenommen. Die Protokollierung erfolgt in einer Notes-Datenbank. Ein Connector kann die s aus den Journalen mehrerer Server archivieren. Die Archivierung kann in mehrere [accantum] Archive erfolgen (Multiarchiv-Fähigkeit). Die Verbindung zwischen Domino und [accantum] erfolgt über Webservices. Hierdurch kann jede von Domino unterstütze Plattform angebunden werden. Betriebssicherheit Jede archivierte wird in einem unabhängigen Audit-Lauf während einer betriebsarmen Zeit verifiziert. Erst nach erfolgreicher Prüfung ist der Archivierungsvorgang abgeschlossen. Sollte es bei der Archivierung zu Störungen kommen, kann sich der Connector aktiv per beim Administrator melden. 3

4 Regelbasierte Archivierung aus Domino Journalen Der Lotus Notes / Domino Connector für [accantum] greift die eingehenden und ausgehenden E- Mails in der Domino Journal-Datenbank ab. Die s werden archiviert, bevor ein Benutzerzugriff stattfindet. Über ein einfach konfigurierbares Regelwerk bestimmt der Administrator, wie genau die Archivierung der einzelnen s erfolgt. Eine kann mehrfach verarbeitet werden. Sinnvoll ist dies z.b. zur Verarbeitung per eingehender Rechnungen. Aus Compliance-Gründen kann diese vollständig an einem Ablageort gespeichert werden, der Anhang aber zusätzlich noch zur automatischen Weiterverarbeitung an anderer Stelle mit anderen Parametern. Hinweis: Zur automatischen Weiterverarbeitung z.b. in einem ERP-System, kann das optionale Produkt [accantum] Document Manager erforderlich werden. 4

5 Suche und Wiederherstellung im Archiv Die Suche und Vorschauanzeige erfolgt direkt im Browser. Ein installierter Notes-Client ist hierzu nicht erforderlich. Bei Bedarf kann eine zurück nach Notes geholt werden und wird dort in unveränderter Qualität mit allen enthaltenen Dateianhängen zur Verfügung gestellt. Hierzu muss der Notes-Client installiert sein. 5

6 Zusammenfassung: Speichern der unveränderten Original im DXL-Format Nutzt Standard Lotus Notes-Funktionalitäten (z.b. Jounaling) Konfiguration in Lotus Notes Regelbasierte Archivierung Anzeige der archivierten s Zurückspeichern der s Protokollierung in Lotus Notes Vorteile / Systemvoraussetzungen: [accantum] Server ermöglicht die 100% vollständige Archivierung aller s Archivierte s stimmen mit dem Original überein und werden vor nachträglichen Manipulationen zuverlässig geschützt Festlegung von Aufbewahrungsfristen ist möglich Protokollierung von Ereignissen über die integrierte Historien Funktion Spezieller Zugriff durch Prüfer möglich [accantum] ab V Lotus Notes/Domino ab 8.0 Accantum GmbH Äußere Oberaustrasse 36/ Rosenheim Deutschland Kontaktinformationen: T +49 (8031) F +49 (8031) E info@accantum.de I