REV_ _Module_HLE. Module V6

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1 REV_ _Module_HLE Module V6

2 [accantum] Server & Module: [accantum] Archiv Server [accantum] Document Manager [accantum] Label Printer [accantum] File Archiver [accantum] Direct Link [accantum] Export Manager [accantum] Storage Manager [accantum] esign [accantum] API (revisionsicheres Archivsystem) (Dokumentenerkennung /-verarbeitung) (Barcode & 2D Dokumentenlabel) (Archivierung von Dateien/Dateistrukturen aus dem Filesystem) (Universalsuche aus Windows Anwendungen) (Export beliebiger Dokumentenbestände) (Anbindung WORM Storagesysteme, NetApp / HP etc.) (Rechtssichere elektronische Unterschrift) (Application Programming Interface für Softwareentwickler) Microsoft Exchange Connector Microsoft Outlook AddIn Microsoft Office Integration Partner Solutions: Microsoft NAVision Integration Sage Connector Office Line Evolution SAP Connector ERP6 TOBIT David Connector Notes Domino Connector CRM Connector (voraussichtlich verfügbar September 2016) REV_ _Module_HLE

3 [accantum] Archiv Revisionssicheres webbasiertes Archivsystem. Artikelnummer: SBS / SBSP / PRO / ENT Funktion: Bei dem Archiv handelt es sich um eine Weblösung, der Anwender benötigt zur Nutzung lediglich einen Browser. Mehrstufige Sicherheitsmechanismen und individuell konfigurierbare Rechtestrukturen erlauben einen sicheren Zugriff und die zielgerichtete Steuerung der zentral verfügbaren Dokumente im Unternehmen. Beispiel: Ein Unternehmen mit mehreren Standorten, erhält monatlich hunderte Rechnungen, per Post aber auch zunehmend per . Diese werden eingehend sofort am jeweiligen Standort/Abteilung gescannt und entsprechend (Projekt/Kunden) abgelegt. Diese stehen den Fachabteilungen sowie der Buchhaltung umgehend nach Eingang zur Prüfung zur Verfügung.

4 [accantum] SaaS Das revisionssicheres webbasiertes Archivsystem steht Ihnen als Software-as-a-Service im Mietmodell zur Verfügung. Hosted [[accantum]] wird in einem deutschen Rechenzentrum gehosted. Die Daten als auch die Sicherung der Daten liegen ausschleißlich in Deutschland. Artikelnummer: in Vorbereitung Funktion: Bei dem Archiv handelt es sich um eine Weblösung, der Anwender benötigt zur Nutzung lediglich einen Browser. Mehrstufige Sicherheitsmechanismen und individuell konfigurierbare Rechtestrukturen erlauben einen sicheren Zugriff und die zielgerichtete Steuerung der zentral verfügbaren Dokumente im Unternehmen. Beispiel: Ein Unternehmen mit mehreren Standorten, erhält monatlich hunderte Rechnungen, per Post aber auch zunehmend per . Diese werden eingehend sofort am jeweiligen Standort/Abteilung gescannt und entsprechend (Projekt/Kunden) abgelegt. Diese stehen den Fachabteilungen sowie der Buchhaltung umgehend nach Eingang im Rechenzentrum zur Prüfung zur Verfügung.

5 Dokumenten Manager Erkennen und Klassifizieren von Belegen und deren automatisch Verarbeitung. Artikelnummer: Funktion: [accantum] Document Manager ist ein zentraler Dienst zur Erkennung und Verarbeitung von Dokumenten. Beschleunigung der Prozesse durch die digitale Erfassung und automatische Erkennung und Klassifizierung von Dokumenten. Der ADM analysiert Belege liest gewünschte Informationen, wie Kontierungsdaten aus dem Beleg und stellt diese für weitere Arbeitsschritte (Workflow) oder Programme zur Verfügung. Beispiel: Im Unternehmen werden Dokumente gescannt, analysiert und folgend an die richtige Abteilung zur Bearbeitung weitergleitet, damit werden die bisherigen gewohnten manuellen Arbeitsschritte automatisiert. Dies führt zu beachtlicher Zeitersparnis der Mitarbeiter/innen. Einheitliches und geordnetes Ablegen und Indexieren sämtlicher Belege erleichtert die Arbeit und Aufwand bei der Recherche erheblich.

6 Label Printer Label Printer zum Druck von Barcodes / 2D-Codes. Artikelnummer: Funktion: Mit dem LabelPrinter werden Barcodes und 2D-Codes erzeugt / gedruckt. Auf die selbstklebenden Label (Rolle mit 1000 Stück) werden Informationen erfasst. Diese Informationen dienen der Verschlag-wortung, der automatischen Ablage und für die Weiterleitung der Belege an die Zuständigen. Beispiel: Eingangsbelege wie Lieferscheine / Rechnungen etc. werden statt mit einem Eingangsstempel mit einem 2D-Code versehen, die weitere Verarbeitung kann dadurch automatisiert werden. Es werden Formulare, Quittungen, Regiezettel oder Montageberichte noch handschriftlich ausgefüllt. Diese Informationen lassen sich kaum automatisiert erkennen/verarbeiten. Für die Automatisierung von Belegen wird vor dem Scan einen Code mit relevanten Informationen für die Verschlagwortung, die Ablage und den Workflow erzeugt.

7 File Archivierung Archivierung mehrere Dokumente oder Ordner samt Unterordner aus dem Filesystem. Artikelnummer: Funktion: Bei der Entwicklung dieses Moduls stand vor allem die Möglichkeit im Vordergrund, möglichst komfortabel und einfach ausgewählte Dateien oder ganze Order samt Unterordner Strukturen im Dokumentenmanagement ablegen zu können. Was, wann und wie archiviert werden soll, kann konfiguriert werden und für eine erneute Archivierung gespeichert werden. Beispiel: Sämtliche neuen Dateien aus der Verwaltung, sollen täglich einmal archiviert werden. Hierbei soll im Filesystem nach erfolgreicher Archivierung die Datei durch einen LINK ersetzt werden mit dem man dann direkt auf die Datei im Dokumentenmanagement kommt, entsprechende Rechte vorausgesetzt.

8 Direct Link Direct Link zur Recherche im Archiv direkt aus Windowsanwendungen heraus. Artikelnummer: Bestandteil des Document Managers Funktion: Mit DirectLink ist es möglich direkt aus Windowsanwendungen heraus im Archiv zu suchen. Es bedarf hierzu keiner speziellen Integration, da DirectLink die Zwischenablage für die Datenübergabe verwendet, die Suche erfolgt über frei konfigurierbare Tastenkombinationen. An DirectLink können sowohl Datensätze als auch Freitext zur Suche übergeben werden. Beispiel: Für Ihre Warenwirtschaft wird keine Schnittstelle zum [accantum] DMS angeboten, Sie möchten dennoch aus der Fakturierung heraus direkt im Archiv suchen können. Hierzu richten Sie sich einen HOTKEY wie <ALT+W> ein. Das DMS öffnet sich mit dem zugehörigen Beleg in einem zweiten Fenster. Hier am Beispiel lexware:

9 esign elektronische Signatur zum signieren beliebiger PDF Belege mit biometrischer Unterschrift. Artikelnummer: Funktion: Mit esing ist es möglich PDF Dokumente elektronisch zu signieren. Hierbei wird das PDF mit der grafischen Unterschrift versehen. In das PDF wird die rechtskonforme biometrische Unterschrift eingebettet. Der unterschriebene Beleg, kann archiviert, per versendet und zusätzlich ausgedruckt werden. Beispiel: Per EC-Karte zu bezahlende Belege werden nicht mehr auf Thermopapier ausgedruckt und dann unterschrieben sondern gleich elektronisch signiert und archiviert. Montageberichte / Tätigkeitsnachweise werden vor Ort auf dem esign-pad unterschrieben und können im Anschluß per an die Zentrale / Kunden übermittelt werden. Der Kassiervorgang wird wie bisher durchgeführt. Das Ausdrucken wird weiterhin über die WAWI angestoßen, anstelle des Kassendruckers wird ein PDF erzeugt. Der Beleg wird auf das Unterschriftenpad geladen und zur Kundenkontrolle angezeigt. Die signierte Datei wird archiviert. Und kann gedruckt, per versendet werden etc. PDF/A Die rechtssicher biometrische Unterschrift wird in das PDF integriert. [accantum] Archiv Server

10 Export Manager Export von Dokumentenbestände aus dem zentralen Archiv auf einen Datenträger Artikelnummer: Funktion: Mit dem Export Manager können Sie beliebige Dokumentenbestände exportieren. Nach dem Export stehen Ihnen die Dokumente, die Suchmaschine (Datenbank) und ein Viewer als eigen-ständige Anwendung zur Verfügung. Man spricht hier auch vom selbsttragenden Archiv. Beispiel: Ein Unternehmen übergibt sämtliche für den Jahresabschluss relevante Belege / Dokumente Ihrem Steuerberater auf DVD. Ein Anlagenbauer übergibt nach Abschluss eines Projektes, dem Auftraggeber sämtliche für Ihn bestimmte Dokumente, Pläne, Zeichnungen etc. in digitaler Form auf USB-Stick.

11 Office Integration Dokumente aus MS-Office bearbeiten, archivieren und recherchieren. Artikelnummer: (SBS), (PRO), (ENT) Funktion: Aus MS-Office Dokumente direkt aus dem Dokumentenmanagement abrufen, bearbeiten, versionieren und archivieren. Die Ablage und Indexierung erfolgt automatisch durch Zuweisung eines Archivtemplates. Beispiel: Ein Unternehmen erstellt regelmäßig Leasing- und Mietverträge. Diese liegen als Wordvorlage im DMS vor. Die Mitarbeiter passen jeweils nur noch die Vertragsrelevanten Daten an. Der neu erstellte Vertrag wird vom System automatisch beim Kunden mit den relevanten Informationen abgelegt.

12 Storage Manager Speicherung von Dokumenten auf unterschiedlichen Storage Systemen. Artikelnummer: Funktion: Die Speicherung von Binärdaten (Dokumente) und Metadaten (Index) soll auf mehreren und /oder unterschiedlichen Systemen erfolgen. Die sichere unveränderbare Speicherung von Dokumenten erfolgt auf sogenannten WORM Speichersystemen. Mit dem Storage Manager können Sie Ihre Dokumente auf dem Filesystem als auch auf WORM speichern.. Beispiel: Ein börsennotiertes Unternehmen möchte die Dokumente unveränderbar auf dem Storage System vorhalten. Hierzu werden die Binärdaten auf dem WORM (Write Once Read Multiple) Storage abgelegt, die Metadaten zur schnellen Suche und Auswertung auf dem Archivserver vorgehalten.

13 Integration in Drittsysteme Mit unserer Programmierschnittstelle, dem Application Programming Interface stellen wir sämtliche Dokumenten Management und Archivfunktionen dritten Anwendungen zur Verfügung. Artikelnummer: Mit dem Solution Partnerprogramm von [accantum] können Sie Ihre Produkte und Lösungen flexibel um eine zertifizierte Dokumenten Management und Archivlösung erweitern. Wir kommunizieren mit Ihren Lösungen und unterstützten Sie flexibel und professionell bei Ihren Projekten. Integrationen in SAP, Microsoft SharePoint, IBM Notes, Microsoft Exchange, Microsoft Office, SAGE OfficeLine, Microsoft Dynamics und weitere Branchenlösungen wurden mit unserer API entwickelt. Da [accantum] selbst sämtliche Funktionen über diese Programmierschnittstelle anspricht ist eine vollständige Nutzung sämtlicher Funktionen für andere Programme gewährleistet. Die detaillierte Dokumentation der Schnittstellen-Funktionen mit ihren Parametern stellen wir als Helpfile (*.chm) zur Verfügung.

14 Automatisierte regelbasierte Archivierung Für Microsoft Exchange 2007/2010/2013 Artikelnummer: Management durch [[accantum]] ist viel mehr als nur Archivierung von elektronischer Post. Wichtige geschäftliche Nachrichten und deren Anhänge müssen zentral, besonders sicher sowie rechtskonform aufbewahrt werden. Sie können Kosten für teure Server-/Storage Systeme reduzieren und die Sicherheit und Wirtschaftlichkeit Ihrer IT erhöhen. Das -Management der [accantum] GmbH schafft neue Möglichkeiten. Dabei spielt die vollständige, langfristige sowie sichere Archivierung eine Rolle. Ein wichtiger Prozess ist ebenfalls die schnelle Recherche sämtlicher ein oder ausgehender s. Fester Bestandteil ist, versehentlichem Löschen von Nachrichten vorzubeugen. Automatisch und regelbasiert werden alle Inhalte abgelegt. Dieses -Management kann ebenfalls z.b. mit der [[accantum]]-eingangspostverarbeitung kombiniert werden. Rechnungen welche sich im Anhang einer befinden, können von der getrennt beim passenden Kreditor abgelegt werden. Die selbst wird vollständig und unveränderbar im Archiv abgelegt.

15 Archivierung für Outlook 2007/2010/2013 Bestandteil des [accantum] Archivsystems Es können direkt aus Outlook s archiviert oder nach archivierten s gesucht werden. Die [[accantum]] Outlook Suche ermöglicht die Anzeige von s und anderen Dokumenten aus dem Archiv.

16 Microsoft Dynamics NAVision Artikelnummer: / Ausgangsbelege verschiedener Stufen können manuell oder automatisch archiviert werden. Die erzeugte Datei wird in [[accantum]] revisionssicher abgelegt, die individuell einstellbaren Metadaten werden als Attribute ebenfalls gespeichert. Der Ablageort kann für jede Belegstufe unterschiedlich und aus verschiedenen Variablen zusammengesetzt definiert werden. Die Belege können aus NAV durch einen Klick sofort in [[accantum]] wiedergefunden werden. Ist die Versionierung aktiviert, können auch die verschiedenen Versionen eines Belegs in [[accantum]] gefunden werden. Eingescannte Eingangsbelege können direkt aus NAV angezeigt werden. In Belegen und Kreditorenposten wird angezeigt, ob die eingestellten Suchparameter in [[accantum]] eine Suchabfrage erlauben oder nicht. Mit einem Klick wird dann das Suchergebnis in [[accantum]] angezeigt. Die dynamischen Suchwerte erlauben eine für jeden Einkaufsbeleg frei definierbare Suche nach ein oder mehreren Kriterien, die aus fixen Werten oder NAV-Feldwerten erstellt werden. Nicht nur die Suche nach Belegen ist möglich, auch Kreditorenposten, die mit Fibu-Buchblättern gebucht wurden, können als Suchparameter eingegeben werden.

17 Sage OfficeLine Artikelnummer: / Das Scannen und Erkennen sowie das richtige Steuern von Dokumenten und gleichzeitig gewohnte Arbeitsschritte zu automatisieren führt zu beachtlicher Zeitersparnis. Einheitliches und geordnetes maschinelles Ablegen und Indexieren sämtlicher Unterlagen und Dokumente erleichtert die Arbeit und Aufwände bei der Recherche erheblich. Die Dokumente werden nach der Verarbeitung revisionssicher und gesetzeskonform archiviert. Im Archiv liegen die Dokumente manipulationssicher und können auch noch nach vielen Jahren geöffnet und gelesen werden. Jeder Dokumentenabruf" aus dem Archiv wird dabei geprüft und protokolliert. [[accantum]] für Sage Office Line bietet weit mehr als reine integrierte Recherchemöglichkeiten auf die digitale Archivlösung. Es bietet ein intelligentes Konzept zum automatischen Verschlagworten und zur Ablage von Ein- und Ausgangs-belegen mit allen relevanten Daten aus der Sage Office Line Datenbank in das digitale Archivsystem ohne Benutzereingriff. Ein grundlegender Aspekt ist die klare Strukturierung des webbasierten Anzeigeclients, dessen Oberfläche auf das wesentliche reduziert ist, ohne den vollen Funktions-umfang vermissen zu lassen.

18 SAP Adapter Artikelnummer: Mit der SAP-[[accantum]]-Archivierung werden unternehmensweit alle wichtigen Dokumente elektronisch zur Verfügung gestellt, sowohl innerhalb als auch außerhalb von SAP - revisionssicher, kostengünstig und auf allen gängigen Speichersystemen. Archivierten Dokumente werden automatisch mit den jeweiligen SAP-Geschäfts-prozessen verknüpft. Neben der Archivierung von eingehenden Belegen, wie Lieferscheinen, Eingangsrechnungen und Verträgen, und allen aus SAP ausgehenden Belegen (Angebote, Aufträge, Rechnungen, etc.), können auch Reorganisationsdateien, Drucklisten und selbstverständlich Anhänge, wie technische Zeichnungen, Briefe oder s, archiviert werden. Der [[accantum]]-sap-adapter ermöglicht Ihnen den Zugriff auf alle Belege und Dokumente zu Kunden, Geschäftspartnern, Projekten, Geschäftsvorfällen und Produkten, unabhängig davon, ob sie in SAP über SAP ArchiveLink oder in anderen Anwendungen erstellt worden sind. Mit dem [[accantum]]-sap-adapter rufen Sie die Originalbelege direkt aus SAP auf. Da die Informationen im zentralen [[accantum]]-repository gehalten werden, stehen sie auch unabhängig von der Ursprungsapplikation vorgangsorientiert zur Verfügung

19 TOBIT David Connector Artikelnummer: Mit Hilfe des Tobit David Connectors lassen sich digitale Dokumente, sowohl mit als auch ohne Anhang, direkt aus dem InfoCenter heraus archivierien. Bei der Konfiguration lässt sich eine Komplettarchivierung des gesamten Postein- bzw. - ausgangs festlegen. Alle Nachrichten werden automatisch geprüft und kategorisiert. Die Prüfung durch die Regeln stellt sicher, dass nur relevante Nachrichten an das Archivsystem übergeben werden. Nach Installation des [[accantum]] David Connectors erscheint im Kontext Menü des David Client der neue Eintrag Archive to [[accantum]].

20 Archivierung für Notes Domino Artikelnummer: Der Lotus Notes/Domino Connector für [[accantum]] bietet die Möglichkeit, s aus Lotus Notes/Domino-Anwendungen zu archivieren. Der Connector unterstützt die gängigen Lotus Notes/Domino-Plattformen (Windows, Linux, i5os, etc.) und kann somit die Lotus Notes/Domino-Welt mit dem [[accantum]] - Archiv verbinden. Domino Journal: Der Lotus Notes/Domino Connector für [[accantum]] greift die eingehenden und ausgehenden s in der Domino Journal-Datenbank ab. Die s werden archiviert bevor ein Benutzerzugriff stattfindet. Da die Journalisierung am Lotus Domino-Server ein Standard ist, kann dort auch das Regelwerk hinterlegt werden, bsp. Ausnahmen für -Adressen. bestimmte Die Integration erfolgt in der gewohnten Lotus Notes-Umgebung. Archiv-Attribute und Systemeinstellungen werden in der Konfiguration-Datenbank (ArchivIF ConfigDB) des Connectors definiert.