Ein Leitfaden zum Thema PST-Dateien:

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1 Ein Leitfaden zum Thema PST-Dateien:

2 Was sind PST-Dateien? Der Begriff wird von IT-Fachleuten verwendet. PST-Dateien werden von Outlook bei Verwendung der Funktion AutoArchivierung angelegt. Laien kennen diese Dateien als Outlook-Archive oder persönliche Archive. Ursprünglich ermöglichte diese Auto-Archive-Funktion Anwendern die Umgehung von durch die IT-Abteilung auferlegten Postfachbeschränkungen. Diese waren aufgrund der Einschränkungen des zentralen Exchange-Servers notwendig. Bei Outlook 2003 und 2007 ist diese Funktion standardmäßig aktiviert. Sie generiert eine Datei (PST), bei der es sich im Prinzip um eine Containerdatei handelt, in der alle s gespeichert sind. PST ist die Abkürzung für Personal Storage Table, aber der Begriff ist ungebräuchlich. Normalerweise spricht man von einem persönlichen Archiv. Warum sind PST-Dateien problematisch? Bei PST-Dateien gibt es zwei Hauptprobleme. Das erste hat mit Betriebsabläufen zu tun, das zweite mit Unternehmensrisiken, wobei die Eliminierung dieser Dateien mit weiteren Schwierigkeiten verbunden ist. Was die IT-Abläufe angeht, so nehmen diese Dateien viel Zeit in Anspruch, denn sie sind schadensanfällig, schwer zu finden bzw. wiederzufinden und werden nur selten (wenn überhaupt) durch Backups gesichert. Deutlich ernster sind jedoch die Unternehmensrisiken. Es kommt vor, dass man im Verantwortungsbereich IT nichts von der Existenz bestimmter PST-Dateien weiß, also auch keinerlei Kenntnis von deren Inhalt hat. Es besteht ein Risiko, dass Daten übersehen werden, die z. B. für Untersuchungen oder Streitsachen relevant sind. Die unzähligen mit einer Eliminierung der PST-Dateien verbundenen Probleme haben mit dem Speicherort zu tun, mit Zugriffsberechtigungen, Eigentumsrechten, Speichervolumen, Content, Alter der Daten und vielem mehr, das IT- und Rechtsabteilungen vor echte Herausforderungen stellt. Wo befinden sich die PST-Dateien? PST-Dateien können praktisch überall liegen. Standardmäßig legt Outlook sie auf dem Desktop oder Laptop des Anwenders an. Das verhindert aber keineswegs die Speicherung auf Firmenservern, mobilen Speichermedien wie USB- und Flash-Speichern usw. oder sogar privaten PCs. Sind PST-Dateien sicher? Das hängt von einer Vielzahl von Faktoren ab, aber im Normalfall nicht. PST-Dateien sind praktisch uneingeschränkt mobil. Sie lassen sich unabhängig vom ursprünglichen Outlook kopieren und mühelos an einen anderen Outlook Client weitergeben. Man kann das als sehr praktische Möglichkeit zum schnellen Austausch von -Daten zwischen Einzelpersonen bzw. Unternehmen ansehen. Sie können mit einem Passwort geschützt werden, aber bereits eine einfache Suche im Internet findet zahllose Programme, mit denen dieser Passwortschutz zu knacken ist. Sind PST-Dateien zuverlässig? PST-Dateien sind berüchtigt für ihre Unzuverlässigkeit. Sie waren nie dafür vorgesehen, die Menge an -Daten aufzunehmen, mit der sie es heute zu tun haben. Anwender füttern sie endlos mit s, in völligem Unwissen über das Risiko, das dies für ihre Daten darstellt. Zehn bis fünfzehn Prozent der täglichen Arbeitszeit bringen Betreuer in den IT-Abteilungen manchmal damit zu, sich um diese Dateien zu kümmern.

3 Sind die PST-Dateien immer verfügbar? In der Wahrnehmung vieler Anwender: ja. Aber das stimmt nicht immer. Outlook muss Zugriff auf den Speicherort der PST-Datei haben. Das ist kein Problem für Büromitarbeiter, die alle denselben Zugang zu den lokalen Speicherorten oder den Speicherorten im Netz haben. Anwender, die an verschiedenen Desktops oder Standorten arbeiten, haben unter Umständen keinen Zugriff auf die PST-Dateien. Auch Anwender, die Outlook Web App (OWA) verwenden, können nicht auf die Dateien zugreifen. Zweitens können PST-Dateien leicht die Verbindung zum Outlook-Profil des Anwenders verlieren, ohne dessen zutun z. B. durch einen Stromausfall oder einen PC-Absturz oder indem der Anwender die Dateien schließt. Viele Anwender, die mit mehreren PST-Dateien arbeiten, machen das so. Diese PST-Dateien lassen sich jederzeit wieder öffnen, vorausgesetzt, der Anwender weiß, wo sie liegen. Die meisten Anwender vergessen einmal geschlossene PST-Dateien allerdings einfach oder können sie nicht wiederfinden. Damit sind die Dateien sozusagen verwaist. Verwaiste PST-Dateien können aber noch immer wertvolle geschäftliche Informationen enthalten, die erhalten oder gefunden werden müssen. Werden PST-Dateien durch Back-ups gesichert? Das hängt in hohem Maße von ihrem Speicherort und von den Abläufen der IT-Abteilung ab. Wenn sie auf Desktops und Laptops liegen, ist es sehr wahrscheinlich, dass sie von der hauseigenen Datensicherungsstrategie nicht erfasst werden und somit ungesichert bleiben. Bei PST-Dateien im Netzwerk ist eine routinemäßige Datensicherung deutlich wahrscheinlicher, aber das stellt die IT-Abteilungen gleich wieder vor neue Herausforderungen. Wird in Firmen noch mit PST-Dateien gearbeitet? Ja. In vielen Firmen werden die Postfächer früherer Mitarbeiter zwecks Datensicherung in eine PST-Datei kopiert. Diese Abläufe können sich jedoch ändern oder werden auch einmal vergessen, sodass die Konsistenz nicht immer gewährleistet ist. Oft werden PST-Dateien auch dazu verwendet, um große Mengen an -Daten mit anderen Standorten oder auch intern auszutauschen. Arbeiten Mitarbeiter noch mit PST-Dateien? Ja. Aber sie wissen es wahrscheinlich gar nicht. Viele nutzen AutoArchive, um ihre s zu organisieren und aufzubewahren (vor allem, wenn ihr Postfach Beschränkungen unterliegt), ohne sich der damit verbundenen Risiken bewusst zu sein. Soll der Anwender also seine PST-Dateien selbst verwalten? Es liegt in der Natur der Sache, dass der Endanwender selbst PST-Dateien erzeugt. Man kann also die Meinung vertreten, es sei richtig, dass der Endanwender sich auch um die Verwaltung kümmern muss - mit mehr oder weniger großem Erfolg. Der gewiefte Anwender wird aktuelle Kopien seiner PSTs im Netzwerk oder auf mobilen Speichermedien usw. ablegen und so für ein gewisses Maß an Back-up bzw. Datensicherung sorgen. Abgesehen von potenziellen Sicherheitsrisiken kann dies jedoch zu Datenredundanzen oder Schlimmerem führen. Ist es also richtig, dass Anwender PST-Dateien verwalten? Die klare Antwort lautet: nein. Für den Schutz geschäftskritischer Daten zu sorgen, kann nicht Aufgabe der Anwender sein. Die Zuständigkeit hierfür fällt den IT-Bereichen zu, die zudem über die entsprechenden Mittel verfügen. Fallen PST-Dateien unter Compliance- und Aufbewahrungsvorschriften? Die PST-Dateien selber nicht, denn sie sind lediglich Container, aber die darin verborgenen s und Anhänge fallen unter diese Vorschriften. Da juristische Ermittlungen in der Regel erst eine gewisse Zeit nach einem angeblichen Vorfall stattfinden, kann Unkenntnis über den Speicherort oder auch den Eigentümer/Verantwortlichen einer PST-Datei in Zusammenhang mit Aufbewahrungs- und Compliance-Anforderungen problematisch sein.

4 Bei welchen IT-Projekten spielen PST-Dateien eine Rolle? Migration zu Office 365 Unternehmen, die die Hauptlast ihrer Office-Anwendungen auf die Online-Plattform von Microsoft auslagern wollen, müssen dafür sorgen, dass die PST-Dateien gleich mitumziehen oder aber sofort im Anschluss. Eine Zusammenführung aller -Daten in der Exchange-Online-Umgebung macht nicht nur die Arbeit für den Anwender komfortabler und effizienter, sondern sorgt auch für den Schutz aufbewahrungspflichtiger Daten. Desktop-Aktualisierung Bei einer geplanten Umstellung entweder auf neue Hardware oder eine virtuelle Umgebung darf der Einfluss der PST-Dateien nicht unterschätzt werden. Sie können sonst wo in der Desktop-Umgebung abgelegt sein. Wenn sie nicht entdeckt und korrekt gehandhabt werden und ohne sorgfältige Planung sind hier große Datenmengen gefährdet. Sicherstellung und Offenlegung elektronischer Unterlagen ( ediscovery und edisclosure ) Zum Beispiel, wenn ein Unternehmen in s enthaltene Informationen ermitteln muss, die für eine bestimmte Angelegenheit relevant sind. s, die in PST-Dateien enthalten sind, werden dabei nicht gefunden, weil deren Inhalt nur dem Endanwender zugänglich ist. Haftungsvermeidung im Unternehmen ( Corporate Compliance ) PST-Dateien gefährden vorbildliche Abläufe ( Best Practice ) in Unternehmen, weil sie häufig s enthalten, für die im Prinzip bestimmte Abläufen gelten, die aber aufgrund des eingeschränkten Zugriffs nicht erfasst werden. (Unanfechtbare Compliance verlangt, dass auf alle bekannten Quellen konsistente Grundsätze angewandt werden.) Welche Größenordnung hat das PST-Problem? Die Zahlen schwanken, aber was wir bei der Analyse von Kundenumgebungen sehen, sind im Durchschnitt 2-4 PST-Dateien pro aktives Postfach mit einem Volumen von ein paar Megabyte bis zu vielen Gigabyte. Eine typische PST-Datei enthält etwa Einzelnachrichten mit Anlagen. Das entspricht normalerweise rund 1 GB an Daten. Unter dem Aspekt des Speicherplatzes erscheint das zunächst nicht viel. Multipliziert man diese Zahl aber mit der Anzahl der Postfächer und nimmt dann noch einmal mal drei (jedes Postfach hat im Durchschnitt drei PST-Dateien), wird das Ausmaß des Problems schon deutlicher. Zu bedenken ist auch, dass diese s geschäftskritische Daten enthalten, z. B. Lieferantenverträge, Kundenbestellungen, Rechercheund Forschungsergebnisse usw. Die Größe der PST-Dateien ist nicht unbedingt das größte Problem. In der Realität tummeln sich in der Infrastruktur der meisten Unternehmen unerkannt und ungeschützt Tausende von PST-Dateien. Wie können wir feststellen, ob wir ein PST-Problem haben? Die IT-Abteilung wird normalerweise wissen, ob PST-Dateien existieren oder nicht. Weniger klar wird sein, welches Ausmaß das Problem hat. Ein erster Suchlauf gibt schon gewissen Aufschluss und das reicht unter Umständen schon. Unserer Erfahrung nach sind jedoch weitere Informationen vonnöten. Zum Beispiel die tatsächliche Datenmenge im Vergleich zur Größe auf dem Datenträger, und wer ist der Eigentümer der Daten? Besonders wichtig ist das in Zusammenhang mit all den verlorengegangenen, verwaisten PST-Dateien. Wenn Sie diese Informationen erst einmal haben, müssen Sie sorgfältig darüber nachdenken, was mit den PST-Dateien geschehen soll. Kann sich die IT-Abteilung darum kümmern? Ja, mit der richtigen Strategie und den richtigen Werkzeugen sicherlich - aber das heißt noch nicht, dass das bereits eine strukturierte Verwaltung erfolgt. PST-Dateien sind den IT-Abteilungen schon lange ein Dorn im Auge. PST-Dateien haben viele Jahre lang für Anwender und IT-Abteilungen ihren Zweck erfüllt, wobei man sich der damit verbundenen Unternehmensrisiken einfach nicht bewusst war oder diese ignorierte.

5 IT-Administratoren haben mehrere Optionen: sie können einfach mit den PST-Dateien weiterleben, sie können die Daten zu Exchange migrieren, sie können die Daten in eine externe Archivierungslösung aufnehmen oder sich sukzessive von den PST-Dateien verabschieden. Das heißt, die PST-Dateien bleiben solange an Ort und Stelle, bis die darin enthaltenen Daten anhand entsprechender Aufbewahrungskonzepte abgearbeitet sind. Nach einer Weile wird die PST-Datei dann leer sein und kann gefahrlos entfernt werden. Können PST-Dateien nicht einfach gelöscht werden? Viele PST-Dateien sind Sammlungen alter, überholter s, die gelöscht werden können. Allerdings sind durch die Eigenschaften der PST-Dateien nicht nur die Zugriffsrechte eingeschränkt, sondern sie bieten auch keinerlei Aufschluss darüber, was die Datei konkret enthält oder wie alt diese s sind. Unternehmen müssen sich genau überlegen, ob sie das Risiko eingehen wollen, diese Daten zu löschen, ohne die Art und den Wert der darin enthaltenen Informationen genau zu wissen. Wenn es im Unternehmen eine Aufbewahrungsrichtlinie gibt, muss man vor dem Löschen ebenfalls genau wissen, was man löscht. Das Löschen von Information kann gegen diverse Gesetze verstoßen, wenn es sich dabei um Daten handelt, die im Zusammenhang mit Streitsachen oder behördlichen Untersuchungen relevant werden. Bußgelder und Rufschädigung können die Folge sein. Welche Werkzeuge gibt es für die Verwaltung von PST-Dateien? Es gibt eine Reihe mehr oder weniger leistungsfähiger Archivierungslösungen mit integrierten Tools für die PST-Verwaltung. Darüber hinaus gibt es eigenständige PST-Management-Tools, von Microsofts eigenem, kostenlosen Werkzeug PST Capture bis hin zur Unternehmenslösung, die die Anforderungen komplexer PST-Migrationsprojekte erfüllt. Das Tool von Microsoft ist gratis Reicht das nicht? Microsoft hat versucht, das Problem durch die Bereitstellung von PST Capture zu lösen. PST Capture geht das Problem der PST-Altbestände an, indem es den Inhalt von PST-Dateien in -Postfächer zurücküberführt. Das Problem hierbei ist, dass PST Capture nicht mächtig genug ist für das typische PST-Problem, mit dem es die meisten größeren Firmen zu tun haben. Microsoft PST Capture ist nur eine Teillösung. Das Tool wurde entwickelt, um das Erfassungsproblem zu lösen und erfordert sehr viel Handarbeit. Es reduziert nicht den Aufwand für das Auffinden, Organisieren, Verschieben und letztlich das Löschen der PST-Dateien. Wenn es in Ihrem Unternehmen mehr als 100 Postfächer gibt, ist die Verwendung einer fremden Spezialsoftware dringend angeraten. Mehr dazu im Produktvergleich Welche Funktionen muss ein PST-Management-Tool bieten? Ein Werkzeug für das Management von PST-Dateien muss die Möglichkeit bieten, nur einen Teil der PST-Inhalte zu migrieren, zu verschieben oder zu kopieren, d. h. Strategien unterstützen, mit denen die zu verarbeitende Datenmenge begrenzt werden kann. Das Tool muss Terminierungsfunktionen besitzen. Außerdem muss das Tool in der Lage sein, PST-Dateien nach Abschluss der Managementaufgaben zu löschen. Idealerweise werden all diese Funktionen durch einen hohen Grad an Automatisierung unterstützt: Das Auffinden von PST-Dateien auf Desktops und Laptops, die sich nicht vor Ort befinden, kann eine zeitraubende Angelegenheit sein. Deshalb sollte das Tool diesen Prozess so weit wie möglich automatisieren, ohne Inanspruchnahme des Endanwenders. Welche Option ist die beste? Die richtige Wahl hängt im Wesentlichen von drei Faktoren ab: Risiko, Leistung und Kosten. RISIKO LEISTUNG KOSTEN Welchen Wert stellen die historischen Daten für Ihr Unternehmen dar? Welches Risiko gehen Sie ein, wenn Sie diese Daten ohne Rücksicht auf die Aufbewahrungsrichtlinien des Unternehmens löschen? Die Auswirkungen auf Exchange, die Folgen für Ihre Anwender und die Konsequenzen für die Arbeitspraxis in Ihrem Unternehmen, z. B. freie Arbeitsplatz- und Arbeitszeitwahl. Wie viel Geld können Sie kurz- und langfristig für Speicherplatz und Arbeitsaufwand für das Projekt bereitstellen?

6 Diese Entscheidungen müssen für jedes Unternehmen individuell getroffen werden und fallen normalerweise in die generellen Aufbewahrungs- und Offenlegungspflichten, die Voraussetzung für Governance und Best Practice sind. Entscheidend ist, dass man das Problem mit einem konsistenten, automatisierten, skalierbaren Verfahren löst, unter Protokollierung sämtlicher Vorgänge. Wird das PST-Problem jemals ein Ende haben? Die neuesten Versionen von Exchange 2010/13 verfügen über ein besseres Kapazitätsmanagement und PST-Dateien sind durch In-Place- Archivierung überflüssig geworden. Und es gibt natürlich Archivierungslösungen von anderen Anbietern, mit denen Unternehmen ihre -Umgebungen effizienter machen und besser organisieren können. Trotzdem muss man immer auch noch die historischen PST-Dateien und die ihnen innewohnenden Daten im Auge behalten. Letzten Endes wird sich die Eliminierung von PST-Dateien positiv auf alle nachgelagerten Prozesse auswirken und einen Großteil der Rechtsrisiken und Unsicherheiten aus dem Weg räumen, die mit unkontrolliert auf Firmenservern und Endanwender-Desktops abgelegten Containern voller -Daten einhergehen. Die wachsende Bedeutung von Big Data und die Tatsache, dass wettbewerbsfähige Unternehmen in der Lage sein müssen, ALLE ihre Daten zu analysieren, machen PST-Management zu einem Faktor für die Geschäftsentwicklung und nicht nur einer bloßen IT-Notwendigkeit. In Kürze: Welche Vorteile hat das Management von PST-Dateien? Kostensenkung Rationalisierte Prozesse mit zentraler Speicherung Senkung der IT-Gemeinkosten Reduzierung des Zeitaufwands für Datensicherung und -wiederherstellung Risikoreduzierung Reduzierung des mit unkontrollierten -Daten verbundenen Risikos Schutz gegen den Verlust von Endanwenderdaten und geistigem Eigentum in Datenform Einführung solider und tragfähiger Konzepte zur Datenaufbewahrung und Datenvernichtung Hilfe bei den Themenkreisen Compliance, Informationsfreiheit, Datenschutz und Finanzvorschriften Unterstützung bei ediscovery- und edisclosure-anfragen Leistungssteigerung Minderung des Drucks auf Speicher- und Datensicherungsfenster Kürzere Wiederherstellungszeiten geschäftskritischer Dateiserver Schnellerer Abruf zentral gespeicherter Informationen Geringere Inanspruchnahme des IT-Supports Überwindung von Hindernissen für Projekte wie Hardware-Aktualisierungen, BYOD, VDI oder Migration nach Office 365

7 Ein Leitfaden zum Thema PST-Dateien: Info zu Barracuda Networks, Inc Barracuda Networks ist international als ein führender Anbieter von leistungsstarken, einfach zu bedienenden und erschwinglichen ITLösungen anerkannt. Das Unternehmen schützt Anwender, Applikationen und Daten von mehr als Organisationen weltweit. Das kundenorientierte Geschäftsmodell fokussiert auf hochwertige IT-Lösungen für Sicherheit und Storage auf Basis von Abonnements. Weitere Informationen finden Sie unter Barracuda Networks Ltd., Radlkoferstr. 2, München, Deutschland t: +49 (0) e: w: barracuda.com