RO.CAS Seminar Fit für den 1.7.

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1 RO.CAS Seminar Fit für den 1.7. Seminarprogramm Online-Anleitung (Stand ) aktuell unter nur für den internen Gebrauch von: Herwig Niggemann - 1 -

2 RO.CAS Seminar "Fit für " 1 Ro.CAS Schulung für Sekretäre (und andere...) 2 Ziel: die Arbeit des Sekretärs beibringen... 3 Was kommt auf den Clubsekretär zu? ab Distriktweite Aufgabenlösungen Wochenberichte per RO.CAS Präsenzen per RO.CAS Vorstandsnamen und Kontakte. Mitgliederinfos: -Adresse 3.2 Clubweise Aufgabenlösungen Termine im Internet: Meeting und Sondertermine Wochenberichte für die Mitglieder Kontakte mit den Mitgliedern 4 Heute folgende Bereiche 4.1 Grundeinrichtung RO.CAS Der Zugang Die Internetadresse: (dann Distrikt 1900 wählen) Das Passwort: Mitglied (=clubname), Passwort (mitgeteilt, änderbar) Probleme: Cookies müssen erlaubt sein (Einstellung im Browser) Browser möglichst Firefox nehmen Grunddaten eingeben Clubdaten: Meeting, Konten, Kontaktclubs, Sekretariat Clublokal(e) Administration: Passwort ändern 4.2 Mitglied: Mitglieder wichtige Datenpflege (übergreifend) Achtung: Daten für Mitgliederverzeichnis pflegen. Nur hier!!! Übernahme der Daten: Dezember 2006 bitte nachpflegen! Erste Übernahme vom Verlag. Ende 2007 für Verzeichnis 08/09 -Adressen pflegen und testen Wochenberichtsinfo: wohin geht der Wochenbericht? weitere Daten (clubintern) Fotos und Geburtstage für Listen Partnerdaten (auch , eigener Wochenbericht?, Geburtstag, Foto Praktische Übungen Mitgliedsbereich Besondere Punkte und Fragen Ausscheiden (Austritt, Verstorben, Löschen9 Ehemalige? Partneradressen Sonstige Adressen, wofür Datenschutz: global für den Club, individuell pro Mitglied für Mitgliederverzeichnis für Internet - 2-1/3 rocas_seminar oo :09:31

3 Datenschutz: global für den Club, individuell pro Mitglied RO.CAS Seminar für "Fit Internet für " 4.3 Termine anlegen Wir legen einen Termin an: Meeting Wir legen einen Termin an: Sonderveranstaltung Meeting Sonderfälle: Stallwache etc.: nur ein Meeting je Woche (Meeting=Präsenzpflicht) alles andere sind Sonderveranstaltungen: keine Präsenzpflciht, aber Zusatzpräsenzen Optionen: im Internet u.a Anmeldepflichtig: Zukunftsfunktion, in Vorbereitung Sonderveranstaltungen keine Präsenzpflicht aber präsenzfähig für Zusatzpräsenzen oft Anmeldepflichtig Veröffentichung im Internet auf der Clubseite (und Distriktseite?) 4.4 Präsenzerfüllung eingeben Präsenzpflicht? Befreiung und Beurlaubung? Unterschied Wie wirkts sich das aus? (nicht im Soll und nicht im Haben 4.5 Wochenbericht erstellen und bearbeiten/veröffentlichen/weiterleiten Muster Wochenberichte Layouts zur Ansicht geben NL und NLE Textformat Idee des Newsletter Layouts verstehen... Texte erfassen: online oder übernehmen aus Word Programm: klare Abgrenzung nur der Vortragsbericht, nix anderes Regularien: klare Abgrenzung: cluborganisatorische Mitteilungen für die Mitglieder Sonstiges = sonstiges Weiteres = Seite 3 ff. 2-Seitenkonzpet des Newsletters. (kernteil) Die erste Seite: Oberkörper = Programm (i.r. Teil 1), Unterkörper = Regularien Seitenumbruch und wie man das macht? Vorschau zur Kontrolle Die zweite Seite: Textmengen "einfangen", damit der Platz noch für die Präsenz reicht. Die Präsenztabelle: woher kommen die Angaben? Befreiuung: vorher bei Präsenzerfüllung eingegeben Sterne als Hinweis Berechnngsmodus: nach Regeln der Kunst, eben richtig) 4.6 Was geht an den Distrikt, Verlag, Rotary International? Wochenbericht: sobald im Club "veröffentlicht", auch im Distrikt abrufbar Präsenzen: alle veröffentlichten Wochenberichte sind auch gleich Präsenzbericht (Monatswerte) und sind sofort im Distrikt einsehbar. Änderungen sind immer und ständig sofort wirksam. Mitgliederdaten/Neu- und Änderungen 2/3 rocas_seminar oo :09:31-3 -

4 RO.CAS Mitgliederdaten/Neu- Seminar "Fit für " und Änderungen noch nicht fertig gestellt übergangsweise noch Meldungen wie bisher ab Termin X: nur noch in RO.CAS korrigieren Meldung über RO.CAS generelt initiieren Jahresmeldungen an den Verlag 2008 per RO.CAS angestrebt (die Clubs müssen mitziehen) Vorstandsmeldungen an den Distrikt: jetzt schon per RO.CAS erledigt. 4.7 Was fehlt noch und kommt in Kürze? Nachbarclubstermine im Wochenbericht Präsenzdaten je Mitglied (als Clubliste und als Einzelblatt je Mitglied) Zusammenspiel RO.CAS und Internet (RO.WEB) Ro.CAS liefert für die RO.WEB folgende Teile Termine Vorstand und Incoming Vorstand Wochenberichte demnächst Anmeldung über die Webseite Mitgliederverzeichnis Sonstige Listen für den Download Vortragsarchiv (Auszug aus Wochenbericht) Projekte Arbeitsteilung Sekretär und Internetbeauftragter Sekretär: für RO.CAS Internetbeauftragter: für RO.WEB Technischere Ablauf Aktuelle Nachrichten und Clubleben sonstiges 4.9 Zukunftsperspektiven Anmeldungen für Termine im Club Mitgliederverzeichnis Geburtstagslisten Adresslisten Fotogalerie im Web Wünsche von vielen Seiten /3 rocas_seminar oo :09:31

5 Anleitung Teil 1: Newsseite Rubrikenübersicht Einführung - 5 -

6 RO.CAS Onlinehilfe News Terminverwaltung geändert. ACHTUNG Ab sofort ist die Menüstruktur der Terminverwaltung geändert worden: deutlich klarer und einfacher. Statt bisher zwei Hauptmenüpunkte Meeting und Termine gibt es nur noch einen: Termine. Der sammelt nun alle Eingaben nebeneinander: Alle, Meeting, Sonder- und Vorstand-. Bitte anschauen: es sollte sich selbst erklären... (Danke für viele Anregungen von Clubs für diese Änderung). Es soll so intuitiver sein :34 Präsenzberechnungen fertig... Gute Nachricht für Sekretäre: die Präsenzauswertungen sind fertig gestellt. D.h. es werden nun die kompletten Extrapräsenzen bei der Errechnung der Wochenpräsenzen und des Monatswertes richtig ermittelt. Weiteres unter dem Artikel dazu... Info: Präsenzauswertung: Online-Hilfe :10 Wochenberichte automatisch an Distrikt.. Für alle Clubs, die ihre Wochenberichte bereits mit RO.CAS erstellen, kann nun die Übermittlung der Berichte an den Distrikt entfallen. Sie sind automatisch mit der Veröffentlichung im Club auch für den Distrikt bereitgestellt. Die Präsenzmeldungen folgen in Kürze :01 Es sind 105 Artikel online - 6 -

7 Rubriken mit Einträgen RO.CAS Einführung (6 Einträge) Club (0 Einträge) Clubdaten (3 Einträge) Clublokal (1 Einträge) Administration (1 Einträge) Vorstand (1 Einträge) Vorstand Aktuell (0 Einträge) Incoming Vorstand (1 Einträge) Vorstand Archiv (1 Einträge) Vorstand Ämter (1 Einträge) Club Ausschüsse (1 Einträge) Mitglied (4 Einträge) Mitglieder verwalten (0 Einträge) Person (1 Einträge) Bild hochladen (1 Einträge) Privat (1 Einträge) Beruf (2 Einträge) Familie (1 Einträge) Club (2 Einträge) Ehemalige Mitglieder (1 Einträge) Sonstige (Adressen) verwalten (1 Einträge) Mitglieder exportieren (1 Einträge) Datenschutz (1 Einträge) Termine (0 Einträge) Übersicht (1 Einträge) Meetings (3 Einträge) Sonderveranstaltungen (1 Einträge) Vorstandsveranstaltungen (1 Einträge) Meeting Unterlagen (1 Einträge) Wochenbericht anlegen (3 Einträge) Anlegen/Bearbeiten (0 Einträge) Meeting (1 Einträge) Referent (1 Einträge) Programm (1 Einträge) Regularien (1 Einträge) Sonstiges (1 Einträge) Präsenz (1 Einträge) Gäste (1 Einträge) Weiteres (1 Einträge) Layouts für Wochenberichte (3 Einträge) Versand (1 Einträge) Post/Fax Versand (1 Einträge) Wochenbericht Archiv (2 Einträge) Wochenbericht Allgemeine Einstellungen (1 Einträge) (1 Einträge) Gruppen (2 Einträge) verfassen (2 Einträge) Präsenz (1 Einträge) Präsenzerfassung (1 Einträge) Extrapräsenz Übersicht (1 Einträge) Präsenzerfüllung (2 Einträge) Präsenz Auswertungen (2 Einträge) Allgemeine Einstellungen (1 Einträge) Tipps (3 Einträge) Roadmap (0 Einträge) Versionsstand (1 Einträge) Vorversionen (3 Einträge) Bugs und fehlende Funktionen (2 Einträge) Erweiterungen in Zukunft (1 Einträge) Glossar (5 Einträge) Gemischte Fragen und Antworten (13 Einträge) Webpublishing WebEdition (2 Einträge) Typo3 (0 Einträge) Distrikt (2 Einträge) - 7 -

8 RO.CAS» Einführung ID #1106 Starthilfe und die Online-Anleitung Die Online-Hilfe bei RO.CAS unterstützt Sie überall direkt im Zusammenhang: Klicken Sie einfach auf das Fragezeichen oben rechts auf den Seiten, dann kommt eine kleine Anleitung dazu. Bevor Sie einsteigen: lesen Sie ein paar Artikel zur Einführung: RO.CAS Einführung for Beginners... Die ersten Schritte mit RO.CAS Arbeitsablauf für den Clubsekretär mit RO.CAS Machen Sie sich mit der Übersichtseite vertraut: Übersichtsseite aufrufen Benutzen Sie die Volltextsuche: Geben Sie Ihren Suchbegriff ein, und Sie erhalten Artikel, die dazu etwas sagen. Schicken Sie uns eine Mail, wenn etwas unverständlich oder unzureichend erläutert ist. Wir zählen auf Ihre Mithilfe. Danke! - 8 -

9 RO.CAS» Einführung ID #1012 RO.CAS Einführung for Beginners... Hier eine kurze Einführung in die Teile von RO.CAS für den Clubsekretär und Erläuterungen zu den Funktionen. Beachten Sie auch die Hinweise auf derzeit noch nicht realisierte Teile von RO.CAS. Hinweis: bitte beachten Sie, dass nur neuere Browser (Firefox 1.5 und größer wird empfohlen) richtig funktionieren. Evtl. müssen Sie ein kostenloses Update herunterladen. Wenn Sie RO.CAS starten und eingeloggt sind, sehen Sie die Hauptnavigation auf der linken Seite. Zu jedem Bereich gibt es dann eine Einteilung in Bereiche, die durch Reiter auf der Karteikarte gekennzeichnet sind. Am Anfang gehen Sie bitte mal alle Bereiche durch, um einen Überblick zu erhalten: Hauptmenü Die linke Spalte ist die Navigation in RO.CAS. Hier finden Sie die Hauptmenübereiche. Wenn Sie einen Hauptmenüpunkt anklicken, öffnet sich rechts das Startfenster des Hauptmenübereichs Gleichzeitig werden dazu die Untermenüpunkte dazu angezeigt. Untermenüs zu den Hauptmenüs: hier ein Beispiel. Klicken Sie den Hauptmenüpunkt Mitglieder an, dann öffnet sich der Punkt und zeigt die Untermenüpunkte

10 Club Grunddaten für den Club eingeben vor allem auch die Meetingsdaten: bitte die Eingabe mal ansehen. Hier sollen alle Varianten möglich sein. bitte prüfen, ob das reicht, ob es so plausibel ist Vorstand hier werden zunächst die im Club üblichen Ämter gepflegt: Vorstand Ämter. (man kann den Grundvorschlag ändern, indem man ankreuzt (was gebraucht wird) oder ergänzt durch neue, evtl. auch andere Bezeichnungen, die Reihenfolge ändert. danach den aktuellen Vorstand eingeben (vorher müssen allerdings Mitglieder eingegeben sein, damit man auswählen kann das gleiche gilt für Incoming Vorstand. Mitglieder Zentrale Datei, die komplett gefüllt für die Clubs beim Start geliefert wird, soweit die Daten in Hamburg vorliegen. Start des Bereichs immer über die Gesamtliste aller Mitglieder. Bearbeiten entweder durch "neues Mitglied anlegen" oder Bearbeiten eines vorhandenen Mitglieds durch Klick auf das Bearbeitungssymbol vor dem Namen. Bearbeitung im Karteikartenmodus mit Aufteilung der Bereiche durch Reiter: Person, Privat, Beruf, Familie, Club: sollte weitgehend selbsterklärend sein. Hierunter werden auch die Sonstigen Adressen erfasst: man kann damit auch für andere Empfänger des Wochenberichts oder von Club- s Adressen anlegen, die dann über das -Modul versendet werden können. Ehemalige Mitglieder werden ebenfalls hier separat behandelt (ein "Ehemalige" Datensatz ergibt sich aus dem Ausscheiden eines normalen Mitglieds aus dem Club, durch Tod oder Austritt. Termine Hier sind alle Terminarten von Clubveranstaltungen zusammengefasst: Meetings Sonderveranstaltungen Vorstandsveranstaltungen Zunächst sehen Sie die Gesamtübersicht aller Termine, wenn Sie auf den Hauptmenüpunkt Termine klicken: Sie können nun auf die einzelnen Gruppen umschalten: klicken Sie den Reiter, z.b. Meetings. Dann sehen Sie alle Meetings, zunächst mit der Zeitauswahl " kommende Termine". Oben in der Kopfzeil steht rechts: neues Meeting anlegen. Damit erstellen Sie weitere Termine (gilt für die anderen Kategorien analog)

11 Meeting anlegen: Hier kann man Termine für die "regulären Zusammentreffen" anlegen oder ändern. (in Zukunft erfolgt die Generierung aller Jahrestermine anhand der Eingaben unter Club automatisch am Jahresanfang, d.h. für jede Rotary-Woche wird ein Meeting-Termin erzeugt. Der wird dann hier angepasst/ausgefüllt mit Thema/Programm oder evtl. auch Vermerk "fällt aus", falls Feiertag o.ä. (Meetings werden nach Wochen bezeichnet, nicht mehr nach lfd Nummer der Meetings. Damit haben alle Clubs in der selben Woche die selbe Meeting-Bezeichnung: Woche 22, Bericht zum Meeting der Woche 22. Meeting Unterlagen: Interessant und zweckmäßig: der Bereich hier erstellt man die Vorlagen in gedruckter Form, die Präsident und Sekretär zum Meeting benötigen: Die Meeting Unterlagen werden als pdf generiert und enthalten die Besprechungspunkte für das Meeting, die Geburtstagsliste, die Terminliste und Raum für handschriftliche Ergänzungen last minute. Hier sollten Sekretär und Präsident gemeinsam sammeln, was für das nächste Meeting gemacht weden sollte, kann auch eine Kommunikationsform zwischen beiden sein (z.b. Hinweis: Neumitglied X. wird aufgenommen, bitte entsprechend vorbereiten und Rotary-Nadel sowie sonstige Unterlagen bereit hatlen). Das zweite Blatt ist ein Formular für die handschriftliche Erfassung der Präsenzen lt. aktuellem Mitgliedsbestand und Status der Mitglieder (Beurlaubung/Präsenzbefreiung) Am besten mal ausfüllen und die beiden Papiere ausdrucken.. Sonderveranstalungen und Vorstandsveranstaltungen neben den Meetings (offiziell: Reguläre Zusammentreffen) gibt es in allen Clubs Sonderveranstaltungen und Vorstandsveranstaltungen (inkl. Ausschüsse). Dies wird hier angelegt und bearbeitet. Dazu wird hier auch die Präsenzerfassung zu diesen Veranstaltungen vorgenommen (siehe im Kapitel Präsenz weiter unten und spezieller Artikel hier) Die Terminliste ist gleichzeit auch die Ansicht im Internet über die Clubtermine. Ob ein Termin dort angezeigt wird, ist beim Termin selbst regelbar. Darüber hinaus auch, wenn dieser Termin von Interesse für den gesamten Distrikt ist: dann erscheint dieser Termin unter einer Liste der Termine Clubs aus dem Distrikt. (z.b. Werbung für ein Benefizkonzert, 40-jährige Charterfeier, Benefizgolf-Turnier.) (Anzeige der Termine nur in Distriktweiten Content-Management-Systemen möglich) Wochenberichte Startet mit der Jahrestabelle aller Wochen: PDF-Symbol farbig: Bericht ist im Archiv, PDF-Symbol grau: noch kein Bericht vorhanden. Über Zeitraum auswählen können dann auch die Vorjahre aus dem Archiv ausgewählt werden (derzeit noch leer...). Klicken auf ein pdf-symbol öffnet den Bericht. Anlegen: ist das Hauptmodul: hier wird der Wochenbericht geschrieben und veröffentlicht. 8 Reiter teilt die Arbeit in 8 Bereiche auf: Meeting:Auswahl des zu bearbeitenden Meetings. (Es muss also vorher ein Meeting angelegt sein, ein Bericht ohne Meeting geht nicht). Auswahl aus dem Datum-Aufklappmenü) Referent: Bild und Bildunterschrift für eine Illustration zum Vortrag. Das kann der Referent sein, eine Abbildung aus seinem Vortrag oder, wenn es ein Meeting mit einem Programm "Besichtigung" ist, ein Bild von der Veranstaltung. Hier ist man also völlig frei. Das Bild wird automatisch auf die Spaltenbreite reduziert. Programm: hiermit ist das Protokoll über den Vortrag oder die Veranstaltung gemeint (der Begriff wird in den Clubs unterschiedlich benutzt). Also hier den Bericht des Berichterstatters. Er erscheint in erster Position des Wochenberichts (da dies die Essenz eines Meetings ist, nicht etwas die Präsenzliste!). Die Textmenge auf der ersten Seite ist beschränkt. Der Bericht über das Programm sollte dann auf der zweiten Seite fortgesetzt werden. Dazu gibt man einen Seitenumbruch ein: das Werkzeug "Horizontale Linie einfügen" in den Tools über dem Textfeld erzeugt den Seitenumbruch. Der Bericht über das Programm wird in vielen Clubs von Berichterstattern geschrieben und vom Sekretär nur in den Bericht eingefügt. Das ist hiermit einfach möglich. Daumenregel: ca Anschläge passen auf die erste Seite (ca Zeilen, danach sollte der Seitenumbruch eingefügt werden Regularien: ein separater Textblock, der die Regularien und organisatorischen Hinweise aufnimmt. Dies wird i.d.r. vom Clubsekretär verfasst. Die Textmenge ist derzeit auf den unteren Teil der Hauptspalte auf der ersten Seite beschränkt. Falls es mehr Text gibt, der zum Bereich Regularien gehört, diesen unter Sonstiges auf die 2. Seite oder unter Weiteres auf die 3. Seite ff. bringen (siehe da). Beschränken Sie die Textmenge auf ca. die Hälfte der Hauptspalte. Das sind ca Wörter oder Anschläge, oder rund 20 Zeilen. je nach Formatierung und Leerzeilen zwischen den Punkte... Sonstiges: beschreibt einen Extra-Textbereich für die 2. Seite des Wochenberichts, unter den alles andere passt, was mitteilenswert ist. Präsenzen: hier werden die Präsenzen des jeweiligen Meetings erfasst, und nur diese! (andere Präsenzen über Präsenzverwaltung bei "Meetings" oder bei den Sonderveranstaltungen und Vorstandsveranstaltungen). Bei ersten Aufruf des Wochberichts zu diesem Datum wird eine aktuelle Präsenztabellt erzeugt, die aus dem aktuellen Mitgliederstand abgeleitet wird. Neue Mitglieder für dieses Meeting möglichst vorher anlegen, ausgeschiedene möglichst vorher entsprechend bearbeiten. Dann erspart man sich Änderungsarbeit an der Präsenzliste. Hier wird nur durch Kreuzchen die Anwesenheit eingegeben, sowohl für das Mitglied als auch für Partner, falls dies ein Meeting mit Partnerteilnahme war. Die Angaben zur Beurlaubung und Präsenzbefreiuung sind hier nicht änderbar, sondern nur nachrichtlich. Die Präsenzen werden in einer Tabelle am Ende der zweiten Seite angezeigt. Sie enthält nur die Präsenzen zum jeweiligen Meeting. Gäste: zum Erfassen von Gästen. Falls Rotarier: inkl. Club (für evtl. Präsenzabstimmungen zwischen Nachbarclubs) Weiteres: ist eine Erweiterung des Berichts um Seite 3 ff. Hier können beliebig lange Erweiterungstexte und Mitteilungen

12 eingefügt werden. Ein Seitenumbruch erfolgt automatisch. (Hinweis: sonstige Dokumente, wie z.b. eine Präsentation in PowerPoint wird als Anlage zum Bericht beim Versand hinzugefügt, falls gewünscht, dazu hier nur ein Hinweis) Vorschau: derzeit auf dem Reiter Meeting innerhalb von Wochenbericht anlegen, zeigt Ihnen, wie der Bericht in gedruckter Form als PDF aussieht. Das sollte für die Aufteilung der ersten Seite herangezogen werden, um ein ausgewogenes Verhältnis der Textblöcke zu erreichen. Weiteres zum Druckformat Wochenbericht an anderer Stelle. Versenden: hierüber wird der Versand inkl. eines Anschreibens geregelt. Dabei stehen fertige -Sets (Gruppen) zur Verfügung. (Bereich derzeit noch nicht ganz fertig.) Archiv: In Listenform alle Wochenberichte des jeweiligen Jahres inkl. PDF-Symbol zum Aufruf des Berichts. Allgemeine Einstellungen: Hier Auswahl unterschiedlicher Layout-Varianten, (derzeit gibt es drei Varianten: Newsletter, Newsletter EASY, Testversion.) Anzahl der Terminanzeigen zukünftiger Termine, Auswahl der Nachbarclubs, deren Termine automatisch im Bericht aufgeführt wird (funktioniert nur, wenn diese auch mit RO.CAS arbeiten) Speichern und Veröffentlichen: in der Unterzeile: regelt genau das: Ein Bericht kann jederzeit korrigiert werden, dazu geparkt werden (d.h. aus der Veröffentlichung im Club und im Distrikt zurückgenommen werden, nach Änderung dann wieder veröffentlicht werden. dieser Bereich erlaubt das Generieren von Gruppen aus den Mitgliederadressen und anderer Adressen. Damit ist ein einfaches Versenden von s im Club möglich. Außerdem können hier s schnell und einfach erstellt werden - einfacher, als mit dem üblichen -Client. Ganz besonders wichtig ist die zusätzliche Sicherheit, die das System bietet (Vermeidung von offenen -Listen, Quelle für Spam-Mißbrauch) Präsenz Präsenzerfassung: gilt für die Erfassung von Präsenzen für Sonderveranstaltungen im Club. Sie sehen zunächst die Liste aller Sonderveranstaltungen bzw. Vorstandsveranstaltungen und können dann die Teilnehmerliste benutzen (klicken Sie auf das Bearbeitungssymbol vor der Zeile), um die Teilnahme und Präsenzen einzugeben Dabei können auch die teilnehmenden Partner eingegeben werden. Extrapräsenz Übersicht: dient zum Abrufen der PDF-Liste aller Extrapräsenzen der Clubmitglieder für eine bestimmten (wählbaren) Zeitraum. Diese Liste kann den Mitgliedern per geschickt werden - z.b. einmal monatlich. Präsenzerfüllung: hier werden alle Daten in Sachen Präsenzen für die einzelnen Mitglieder verwaltet: externe Zusatzpräsenzen (z.b. Auswärtspräsenz, Distriktstermin), Präsenzbefreiung (eintragbar mit von..bis-datum) Beurlaubungen (eintragbar mit von...bis-datum). Alles, was hier eingetragen wird, wird bei der Präsenzberechnung berücksichtigt. Präsenz Auswertungen: Statistischsche Darstellung der Präsenzen im Club, aufgeteilt auf alle Meetings: Liste aller Meetings mit Präsenzwerten (Meetingspräsenz und Wochenpräsenz) und Monatsübersicht (Clubwert gesamt je Monat = Wert für die Distriktsgesamtzusammenstellung) Allgemeine Einstellungen (zu Präsenz...): hier stellt man den Zeitraum ein, in dem Extrapräsenzen bei der Präsenzrechnung berücksichtigt werden. Voreingestellt ist 2 Wochen vor und 2 Wochen nach dem Meeting. Die Einstellung bedeutet: alle Meetingtermine werden berücksichtigt, vom 1.7. bis zum des laufenden rotarischen Jahres

13 RO.CAS» Einführung ID #1048 Die ersten Schritte mit RO.CAS Wie fange ich an, wenn ich mit RO.CAS als Clubsekretär beginne? Hinweis: wenn eine Funktion beim Verfassen der Anleitung noch nicht voll verfügbar ist, dann wird das in roter Schrift gekennzeichnet. In Kurzform eine Liste für die ersten Schritte. Lesen Sie die Grundinformationen hier im Hilfesystem, bevor Sie anfangen dann: 1. Clubdaten ergänzen: alle Reiter des Menüpunkts Club 2. Mitgliederdaten prüfen: Sind alle Mitglieder "drin"? oder gab es nach dem Übernahmestichtag noch Veränderungen? Sind alle -Adressen in der Datei, die man für den Versand der Wochenberichte benötigt? (Übernommen sind nur die -Adressen des Mitgliederverzeichnisses) Bei den Mitgliedern einstellen, wie der Wochenbericht versendet werden sol ( , Post, FAX, welche -Adresse, -Adresse prüfen, ob richtig) 3. Vorstand anlegen, Incoming Vorstand anlegen 4. Präsenzbefreiuungen und Beurlaubungen der Mitglieder eingeben dann jede Woche: 5. die nächsten Meetingstermine anlegen. (derzeit noch manuell erforderlich, demnächst werden alle Termine automatisch generiert) 6. Meetingvorbereitung für das nächste Meeting machen: Notizen für den Präsidenten eingeben, PDF erzeugen und Meetingunterlage + Präsenzerfassungsliste ausdrucken 7. Wochenbericht erstellen. Empfehlung: mit Newsletter Easy beginnen. 8. Präsenzen für Sonderveranstaltungen und Auswärtspräsenzen eingeben. Das sind die Start und Beginn der Routinevorgänge. Weitere Bereiche dann später vornehmen

14 RO.CAS» Einführung ID #1082 Arbeitsablauf für den Clubsekretär mit RO.CAS Beschreibung der Routinearbeiten des Clubsekretärs mit RO.CAS: Im wesenlichen muss der Sekretär: die Termine (Meetings und Sonderveranstaltungen) pflegen und anklicken, wenn ein Termin "reif" für die Veröffentlichung im Internet ist. die Wochenberichte zu jedem Meeting schreiben, wobei der Programm-Teil (das ist i.d.r. die Beschreibung des Vortrags) durchaus von einem Berichterstatter kommen kann. Da empfiehlt es sich aber zunächst, von diesem den Text per als Word-Dokument oder einfacher direkt als zu erhalten: man kopiert den Text, fügt ihn in das Feld ein - fertig.. dabei auch die Präsenzen der Woche pflegen: Meetingpräsenzen werden bei der Berichtseingabe mit erfasst. Damit ist alles erledigt, keine Meldung, keine Rechnerei... Sonderveranstaltungen haben keinen Bericht. Die dort zu erfassenden Präsenzen werden dann als Zusatzpräsenz automatisch berücksichtig und in der Gesamtwochenpräsenz ausgewiesen. Es gibt also in Zukunft die Meetingpräsend und die Gesamtwochenpräsenz (exakt nach Regeln RI) noch wichtig ist: Pflege von Präsenzbefreiungen der Mitglieder und Eintragung von Beurlaubungen. Einmal dort eingetragen, braucht man sich um nichts weiter zu kümmern, das System machts. (Bereich Präsenz/Präsenzerfüllung) Eingabe von Zusatzpräsenzen (auswärts oder einzelne Sonderpräsenzen): werden auch separat unter Präsenzerfüllung eingegeben. Auch diese sind damit "erledigt"

15 RO.CAS» Einführung ID #1051 Was noch fehlt, was noch nicht funktioniert Update : bitte beachten Sie die aktuelle Änderungsübersicht zum Programm jeweils auf der Startseite: da steht "Changelog": da erfahren Sie chronologisch alle Änderungen per Datum und zur Version. Bitte beachten Sie auch in den einzelnen Online-Helptexten alle Bemerkungen in ROT: das ist der Hinweis, was noch nicht funktioniert oder in Kürze kommt. RO.CAS läuft für den Clubbereich in der 1.0-Version, d.h. damit sind alle Basiselemente für die regelmäßige Clubarbeit eines Clubsekretärs fertig gestellt. Der große Vorteil eines Online-Programms wie RO.CAS ist, dass es ständig, für den Benutzer fast unmerkbar verbessert und erweitert werden kann. Denn es braucht niemand ein Update einzuspielen. Daher erfolgt regelmäßig im wöchentlichen Abstand die Einspielung von Neuerungen, Fehlerbeseitigungen und Verbesserungen. Daher ist das Programmentwicklungskonzept auch so, dass Module Stück für Stück dazu entwickelt werden. Der Benutzer gewöhnt sich so bereits mit vielen Standardmodulen an die Handhabung und die weiteren Teile treten dann hinzu. Daher ist es empfehlenswert, sich regelmäßig mit den Neuerungen und Verbesserungen vertraut zu machen. Damit Sie einen Überblick haben, was Sie in der nächsten Zeit erwartet, geben wir hier eine Zusammenstellung der Funktionen, die zwar schon vorgesehen, aber noch nicht realisiert sind. Das bedeutet nicht, dass dieses Programm noch eine "Baustelle" ist. Im Gegenteil - es ist eine solide und stabile 1.0 Version. Die Weiterentwiclung erfolgt auch vielfach durch Feedback der Anwender: nur im Echtbetrieb ist erkennbar, wo Änderungsbedarf ist. Daher die Bitte an alle: melden Sie uns, wenn Ihnen Fehler auffallen (die sofort beseitigt werden), bestimmte Dinge unverständlich erscheinen (die wir entweder dann besser erklären müssen oder die Handhabung oder Bezeichnung verändern müssen), Dinge fehlen, die Sie eigentlich erwarten (die wir in die Wunschliste einfügen und nach Möglichkeit berücksichtigen werden). Ein wichtiger Aspekt ist: RO.CAS soll für alle knapp 1000 Rotary-Clubs in Deutschland einsetzbar sein. Die Vielfalt aller Clubs muss sich daher widerspiegeln. Das ist Programmkonzept und die große Aufgabe. So viel wie möglich soll berücksichtigt werden. Dennoch bitten wir Sie, einige Dinge zu überlegen, ob nicht auch ein anderer Weg zum Ziel führt und für Sie akzeptabel ist. Nach einer kurzen Umgewöhnung wird vieles "normal". Vor allem einzelne Kritiker in den Clubs haben manchmal großes Gewicht in der Meinungsbildung. Es wäre schön, wenn man dennoch erst mal die angebotene Lösung prüft und ausprobiert, bevor man sie ablehnt. Werben Sie dafür in Ihren Clubs: es ist ein Gemeinschaftsprojekt von Rotariern für Rotarier, kein kommerzielles Produkt. Alles was wir brauche, werden wir erstellen. Helfen Sie mit dabei! Hier ist eine Liste von fehlenden Details und in Kürze zu erwartenden Ergänzungen: - Vorstand: der Archivbereich fehlt noch, folgt in den nächsten Wochen - Mitglieder: Länderauswahl zu beschränkt auf Europe, wird erweitert - Automatische Generierung von Meetingterminen für das gesamte Jahr fehlt noch, derzeit bitte manuell anlegen. - Wochenbericht Layouts: Es gibt derzeit 3 Layoutvarianten, weitere werden im Laufe der Zeit folgen. Dazu brauchen wir und sammeln wir Anregungen und Ideen. Es wird auf die Dauer ein sehr flexibles, individuelles System. Machen Sie mit! (inzwischen erledigt:) - Präsenzen: Darstellung der erfassten Zusatzpräsenzen, sowohl von Sonderveranstaltungen im Club als auch einzelne Auswärts- und Sonderpräsenzen: das wird als monatlich abrufbarer Bericht im PDF-Format zur Verfügung gestellt werden. (erledigt seit 17. April 07) - Präsenzauswertung je Mitglied: Halbjahresberichte etc. (geplant vor dem rechtzeitig für die Auswertung des Halbjahres) - Termine der Nachbarclubs im Wochenbericht: noch nicht fertig gestellt aber für die nahe Zukunft geplant. Dann erscheinen die Termine der von Ihnen ausgewählten Clubs automatisch im Wochenbericht. Eine integrierte Darstellung auf den Webseiten ist zusätzlich geplant. - Differenzierte Zugriffsrechte: das ist geplant, dauert noch ein wenig. Derzeit gibt es also nur die Möglichkeit, mit einem Zugangsrecht gemeinsam zu arbeiten. - Anmeldungen für Veranstaltungen im Club: noch nicht fertig gestellt, lediglich in einer Vorversion im Bereich Präsenzerfassung zu den Sonderveranstaltungen: da ist auch eine Anmeldestatus eingebbar (angemeldet, abgemeldet, Anzahl Personen) Das ist ausdruckbar und auch im Meeting benutzbar für die handschriftliche Erfassung oder bei der Veranstaltung als Übersicht, wer kommt..)

16 Meldungen an den Distrikt: Es ist das Konzept, dass weitgehend alle Meldungen seitens des Sekretärs an den Distrikt und andere Stellen vom System erledigt werden. Das ist derzeit bereits umfassend realisiert. Derzeit bereits funktionabel und umgesetzt: (in RO.WEB, nicht in anderen Systemen, also derzeit in den Distrikten 1810, 1850, 1900) - Präsenzmeldungen (wenn Sie die Präsenzen per RO.CAS erfassen, ist die Präsenzauswertung/Monate gleichzeitig die Meldung an den Distrikt.) - Wochenberichteberichte an den Distrikt: seit März werden die Berichte auch für den Distrikt bereitgestellt. Damit entfällt die Zusendung an den Distrikt. - Bereitstellung der -Adressen und Postadressen der Vorstände für den Distrikt: Das Modul wird ist nun komplett fertiggestellt. D.h. der Distrikt kann gezielt Informationen an die jeweiligen Amtsinhaber der Vorstände in den Clubs per senden. Damit werden derartige Nachrichten nicht mehr an alle oder ungezielt geschickt. Das ist eine erhebliche Entlastung und Verbesserung. Bitte daher besonders die -Adressen der Vorstandsämter pflegen und überprüfen. Wichtige Ämter hierfür sind: Präsident, Sekretär, Vorstände A bis D, Jugenddienst, Internetbeauftragte, Öffentlichkeitsarbeit. Der Distrikt verfügt nicht über die echten -Adressen. Diese sind nur verdeckt in einer Gruppe zusammengefasst. (Zum Schutze der -Adressen vor Mißbrauch und Spam) Später: - Mitgliederveränderungen: dieses Modul dauert noch etwas länger, da noch wichtige Abstimmungen zwischen RO.CAS und Verlag bzw. Rotary-International erforderlich sind. Derzeit bitte dazu bis auf ausdrückliche Information alle Meldungen für Mitgliederveränderungen auf gewohntem Weg durchführen: Über die Verlagsinternetseite von rotary.de (für Meldungen an den Verlag, an RI und an RDG). Die Meldung an RI kann schneller und exakter über das Business Portal bei Rotary International eingegeben werden. (Empfohlener Weg!) Stand /HN

17 RO.CAS» Einführung ID #1095 Browser für RO.CAS Welche Browser eignen sich am besten für RO.CAS? Die Frage ist nicht leicht zu beantworten. Aber die Auswahl besteht vor allem: Windows: Macintosh Internet Explorer Firefox >2.0 Safari Firefox 2.0 Internet Explorer Es erscheint, das für die meisten Arbeiten Firefox 2.0 die beste Wahl ist. Bei Internet-Explorer in Windows gibt es Probleme beim Download: die Datei wird nicht gefunden. Safari ist gut geeignet, gibt aber die grafische Symbole in den Masken nicht korrekt wieder. Erfahrungen werden wir weiter hier sammeln und veröffentlichen

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19 Clubbereich Allgemeine Daten des Clubs Meetingtage Bankkonten Kontaktclubs Externes Sekretariat

20 RO.CAS» Club» Clubdaten ID #1004 Allgemeine Hinweise zum Verwalten der Clubdaten Club teilt sich in drei Navigationspunkte: Clubdaten verwalten Clublokal Administration Clubdaten verwalten: Hier werden alle Daten rund um Ihren Rotary Club verwaltet. Das geschieht auf den einzelnen Seiten, die über die obenliegenden Karteireiter zu erreichen sind. 6 Bereich = 6 Reiter unterteilen "Clubdaten verwalten" Allgemein: Kontakt und Chronikdaten, inkl. Vorwahl-Nummern des Clubgebietes (das wird für das Mitgliederverzeichnis benötigt) Meetings: wichtige Einstellung der Wochentage und Zeiten der regulären Zusammenkünfte des Clubs. Was hier eingegeben ist, wird für die automatische Erstellung der Meetings-Termine für das ganz Jahr herangezogen. (Diese Funktion ist im Moment noch nicht aktiviert, bitte vorläufig die Meetingtermine manuell eingeben.) Es erleichtert daher die Arbeit des Sekretärs immens, wenn hier die richtigen Daten stehen (siehe dazu Details: Meeting-Termine)