10 wichtige Erfolgsfaktoren für ein PMO

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1 10 wichtige Erfolgsfaktoren für ein PMO Wie Sie für mehr Akzeptanz sorgen und erfolgreicher sind Ob und wie schnell Ihr Project Management Office (PMO) zum Erfolg wird, ist abhängig von seinen Aufgaben und Möglichkeiten. Diese müssen individuell zu Ihrem Unternehmen passen. Eine empirische Studie der Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement (GPM) aus 2013/2014 zeigt, dass branchenspezifische Einflussfaktoren oder sonstige Größen nur eine untergeordnete Rolle bei der Akzeptanz des PMOs spielen. DAS PMO gibt es nicht! Was die Aufgaben eines PMOs sind, variiert von Unternehmen zu Unternehmen. Dabei müssen Sie aktuelle Rahmenbedingungen sowie die Projektmanagement- Reife Ihres Unternehmens berücksichtigen. Allgemeingültige Standards für PMOs existieren nicht (siehe Fachartikel zu Standards im PMO). Beim Einführen eines PMOs werden Sie eine klassische Akzeptanzkurve erwarten können. Das von Anfang an praktizierte Change Management spielt daher eine wichtige Rolle, damit das Ziel nicht aus den Augen verloren wird. Stellen Sie sich darauf ein, dass die Einführung je nach Umfang der Aufgaben des PMOs und der Größe Ihres Unternehmens ein, zwei oder auch mehrere Jahre dauern kann, bis der volle Nutzen erreicht ist. TPG Fachartikel Mehr von TPG The Project Group zu verschiedenen Themen des Projekt-, Portfolio- und Ressourcenmanagements finden Sie unter /fachartikel bzw. auf dem Blog Oder abonnieren Sie doch gleich den monatlichen TPG Newsletter unter Grafik: Die Akzeptanzkurve bei der PMO-Einführung Für das Einrichten eines PMOs gibt Ihnen die folgende Liste zehn wichtige Erfolgsfaktoren an die Hand. Diese sollen Ihnen einen generischen Rahmen beim Aufbau Ihres PMOs liefern. Einen Anspruch auf Vollständigkeit erhebt diese Liste jedoch nicht.

2 1 Management-Unterstützung sicherstellen Jedes PMO benötigt einen Promotor. Nur mit der Rückendeckung aus dem Management und einem begleitenden Change Management können Sie ein PMO zielgerichtet einführen. Das Top-Management muss das Vorhaben vollumfänglich verstanden haben, vom Nutzen überzeugt sein und die Einführung aktiv fördern. Mit diesem Rückhalt können auch in kritischen Situationen unangenehme Dinge durchsetzt werden. Ziel und Nutzen: Der Rückhalt des Managements ebnet den Weg bei der Einführung. 2 Organisatorisch sinnvoll einbinden Das PMO ist ein Dienstleister, dessen Erfolg davon abhängt, wie zufrieden die Stakeholder als Kunden sind. Dazu müssen Sie die Stakeholder mit ihren Erwartungen frühzeitig einbinden, um die richtigen Ziele definieren zu können. Entsprechend dieser Ziele und der dafür erforderlichen Kompetenzen muss das PMO in der Organisation so angesiedelt sein, dass diese auch durchgesetzt werden können. Das bedeutet, wenn das PMO nur operative Aufgaben hat, ist die Einbindung direkt an der Abteilungsleitung passend. Bei strategischen Zielen sollte die Aufhängung aber als Stabsstelle der Unternehmensführung erfolgen. Ziel und Nutzen: Richtiges Aufhängen sorgt für das notwendige Gewicht in der Wahrnehmung. 3 Klare Aufgaben- und Kompetenzzuordnung sicherstellen Häufig tendieren Stakeholder dazu, ein PMO mit Aufgaben zu überfrachten. Eine praxisnahe und individuelle Mandatserklärung, die Sie mit allen Stakeholdern abgestimmt haben, macht die Aufgaben realistisch. PMOs können und sollen es nicht allen recht machen. Es gibt einen festgelegten Auftrag. Wichtig ist auch, dass Sie neben den Zielen und Aufgaben für das PMO klar festlegen, wofür das PMO nicht zuständig ist. Das schafft Klarheit und dient der Kompetenzabgrenzung gegenüber anderen Organisationseinheiten. Für die Zusammenarbeit mit den Projektleitern bedeutet das aber nicht, dass das PMO mit der Unterstützung auch deren Verantwortung übernimmt! Ziel und Nutzen: Klar definierte Ziele, Aufgaben und Kompetenzen vermeiden Missverständnisse. 4 Nur qualifizierte PMO Mitarbeiter auswählen Die Qualifikation und Motivation der PMO-Mitarbeiter ist von großer Bedeutung. So muss das Personal in Ihrem PMO auf der einen Seite eine gewisse Dienstleistungsmentalität mitbringen, anderseits aber auch nein sagen können. Die PMO-Leitung sollte mit einem Senior-Mitarbeiter besetzt werden, der sowohl über Organisations- als auch langjährige Kenntnisse im Projektmanagement verfügt. Zudem ist eine hohe Sozialkompetenz der verantwortlichen Personen dringend anzuraten. Sie müssen gestandenen Projektleitern, Teamleitern und Anderen im Unternehmen auf Augenhöhe entgegentreten können. Ziel und Nutzen: Nur geeignete Personen schaffen die nötige Akzeptanz.

3 5 Schnelle Erfolge vorweisen Das Etablieren eines PMOs ist meist ein politisch heikles Thema. Daher brauchen Sie Meldungen zu positiven Veränderungen. Gelingt es dem PMO schon früh Quick Wins vorzuweisen, werden die Stakeholder froh sein, dass sich endlich jemand um die aufzuarbeitenden Themen kümmert. Sie stehen dem PMO aufgeschlossen gegenüber. Ein schneller Erfolg kann z.b. eine vollständige, aktuelle, aussagefähige und idealerweise auch priorisierte Projektliste sein. Diese zeigt allen beteiligten Stakeholdern, woran wirklich gearbeitet wird. Ziel und Nutzen: Schnelle kleine Erfolge erhöhen die Akzeptanz und schaffen Vertrauen 6 Regelmäßig Fortschritte dokumentieren Bestehende Prozesse im Projektmanagement Ihrer Organisation müssen Sie schon ganz zu Beginn kritisch unter die Lupe nehmen. Auch sind die eingesetzten Tools und Methoden auf Effektivität und Effizienz zu prüfen. Von Bedeutung sind dabei unter anderem die Organisationsform (Linie / Matrix) und auch der PM-Ausbildungs- bzw. Karrierebereich. Damit lässt sich der anfängliche Reifegrad Ihres Projektmanagements im Unternehmen ermitteln, der unbedingt zu dokumentieren ist. Nur so lassen sich später die erreichten Verbesserungen klar darstellen. Das sichert Ihnen wichtige Argumente gegenüber den Stakeholdern in schwierigen Phasen. Ziel und Nutzen: Regelmäßiges Aufzeigen des Fortschritts weist den Mehrwert des PMOs nach. 7 Transparenz im Unternehmen fördern Eine wichtige Rolle für den Erfolg des neuen PMOs spielt die Unternehmenskultur. Aufgabe des PMOs ist häufig, in der Projektlandschaft aktiv für Transparenz zu sorgen. Der Erfolg eines PMOs lässt sich auch daran messen, wie viel Transparenz im Unternehmen von allen Beteiligten tatsächlich gelebt wird. In der Regel heißt es Transparenz ist schön aber nur bei den anderen. Transparenz müssen Sie sich in Teilen auch erkämpfen, denn die wenigsten Beteiligten warten darauf im eigenen Bereich Schwachstellen sichtbar zu machen. Besonders beim Thema Ressourcenmanagement ist hier Widerstand zu erwarten. Ziel und Nutzen: Mehr Transparenz deckt Schwachstellen auf 8 Für Kommunikation zwischen allen Parteien sorgen Das PMO ist maßgeblich verantwortlich für die Förderung der Effizienz im Projektmanagement Ihres Unternehmens. Das kann beispielsweise durch die gute Vorbereitung von Regelmeetings erfolgen, wobei Sie auch den notwendigen Entscheidungsbedarf vorab an die richtige Stelle zu kommunizieren haben. Anschließend ist sicherzustellen, dass die Weiterleitung des Beschlossenen in alle Ebenen erfolgt. Jeder muss zeitnah erfahren, was entschieden wurde und wie sich dies auf seine Arbeit auswirkt. Zudem ist es eine der wichtigsten Aufgaben des PMOs, smartes Eigenmarketing zu praktizieren tu Gutes und rede darüber. Ziel und Nutzen: Gute Kommunikation sorgt für einheitliches Verständnis und klares Vorgehen.

4 9 Vertrauen der Projektmanager gewinnen Zu Beginn werden Sie sich im PMO vermutlich mit einem gewissen Misstrauen der Projektmanager konfrontiert sehen. Diese befürchten eine neue Kontrollinstanz, die sie durch mehr administrative Aufgaben vom operativen Projektmanagement abhält. Daher ist es wichtig, dass das PMO Vertrauen aufbaut und sich als Helfer positioniert. So wird bald klar, dass das PMO den Projektbeteiligten durch das Optimieren und vielleicht sogar das Abnehmen von Administrativem mehr Zeit für ihre tägliche operative Arbeit ermöglicht. Zudem haben sie nun eine zentrale Support-Stelle für alle PM-Fragen, Werkzeuge und Fortbildungsfragen. Ziel und Nutzen: Richtiger Support schafft Vertrauen und Akzeptanz bei allen beteiligten Rollen. 10 Nicht mit zu vielen Aufgabenfeldern starten Zuletzt: Damit die Aufgaben durch die neuen PMO Mitarbeiter auch verlässlich durchgeführt werden können, sollten Sie nicht mit zu vielen Aufgaben gleichzeitig starten. Die Erwartungen der Stakeholder lassen sich bei weniger Aufgaben leichter erfüllen, was die Akzeptanz unterstützt. Andererseits muss aber auch die Organisation die Änderungen verkraften. Hier unterstützt ein begleitendes Veränderungsmanagement. Gehen Sie kleine aber zielgerichtete und erfolgreiche Schritte in die richtige Richtung. Nehmen Sie nicht zu viel auf einmal in Angriff. Denn nur ein dauerhaft funktionierendes PMO bringt den erwünschten Erfolg. Ziel und Nutzen: Schrittweises Erweitern der Aufgaben unterstützt die Akzeptanz.

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