So steigern Sie die Akzeptanz des PMOs gegenüber der Geschäftsleitung, Führungskräften und Projektleitern

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Rudolph Geschäftsführer Tiba Technologieberatung GmbH Johann

1 So steigern Sie die Akzeptanz des PMOs gegenüber der Geschäftsleitung, Führungskräften und Projektleitern Martin Rudolph Geschäftsführer Tiba Technologieberatung GmbH Johann Strasser Geschäftsführer TPG The Project Group GmbH München,

2 TPG wer wir sind Business- fokus Internationaler Full-Service Anbieter für Consulting, Implementierung, Hosting, Produkte und Seminare zu Projektmanagement-Lösungen auf Basis von Microsoft Technologien und integriert mit ERP Systemen wie SAP und Dynamics AX. Derzeit ca. 130 Mitarbeiter BERATUNG LÖSUNGEN PRODUKTE SEMINARE 2

TPG - Lösungskomponenten Microsoft PPM und

Kosten Aufwand Andere Systeme Berichtswesen

3 TPG - Lösungskomponenten Microsoft PPM und SharePoint ERP-Systeme Portfolio-Management Prozesse/Workflows Ressourcenmanagement Multiprojektmanagement Strukturen Budgets Kosten Aufwand Andere Systeme Berichtswesen Einzelprojektmanagement CRM Dokumenten- Management etc. 3

4 Die Tiba Gruppe Die vier Erfolgsfaktoren für ein professionelles Projektmanagement Tiba w Seit 1989 nur eine Passion: Projektmanagement Unsere Basis: Das Tiba- Achsenkreuz-Modell mit den Erfolgsfaktoren für effizientes Projekt-, Change- und Prozessmanagement 4

5 Tiba Gruppe: Das Netzwerk voller Synergien Das Netzwerk voller Synergien Tiba Managementberatung GmbH führende Gesellschaft und spezialisiert auf Beratung und Training zum Thema Projektmanagement Tiba Technologieberatung GmbH spezialisiert auf Technologie und Prozesse im Projektmanagement Tiba Projektservice GmbH spezialisiert auf operative Projektunterstützungsleistung Tiba Coaching GmbH spezialisiert auf Coaching-Dienstleistungen Tiba Business School GmbH spezialisiert auf offene Seminare zu Projektmanagement und berufsbegleitende Studiengänge Management, Beratung & Trainings Technologieberatung PSG Projektservice Coaching Business School Management, Beratung & Training Technologieberatung Projektservice Coaching Business School 5

6 Studie multiprojectmanagement.org Aussage aus der Studie Ein PMO lohnt sich erst ab einer Größe von 20 Projekten HINTERGRUND Seit über zehn Jahren erhebt die Forschungsgruppe Multiprojektmanagement (MPM) der Professoren Hans Georg Gemünden (TU Berlin) und Alexander Kock (TU Darmstadt) im Rahmen regelmäßiger Benchmarking-Studien Best Practices und Erfolgsfaktoren im Projektportfoliomanagement. In den vergangenen sechs Benchmarking-Studien sind über 600 Unternehmen mit einem gemeinsamen Portfoliovolumen von mehr als 150 Mrd. betrachtet worden. Die Analyse der über detaillierten Antworten mündete bis heute in über 30 wissenschaftlichen Publikationen und acht erfolgreichen Dissertationen. Weitere Informationen zu der Studie und unseren Aktivitäten finden sie unter 6

Studie multiprojectmanagement.org Zahlen & Fakten zu der 6. MPM-Benchmarking-Studie 189 Projektportfolios über 28.000 Projekte 21,885 Mrd. Portfoliovolumen Das mittlere 1 Portfolio.

7 Studie multiprojectmanagement.org Zahlen & Fakten zu der 6. MPM-Benchmarking-Studie 189 Projektportfolios über Projekte 21,885 Mrd. Portfoliovolumen Das mittlere 1 Portfolio hat 50 Projekte, verfügt über 30,5 Mio. EUR Jahresbudget, besteht zu 40% aus Muss- Projekten, ist zu 65% durch Altprojekte verplant, beinhaltet 10% absolut neuartige und 38% Routine - Projekte 1 Werte entsprechen dem Median bis >1000 Anzahl Projekte je Portfolio 7

Studie multiprojectmanagement.org Projektmanagement-Kompetenz hat sich entwickelt zu einem entscheidenden Wettbewerbsfaktor entwickelt.

8 Studie multiprojectmanagement.org Projektmanagement-Kompetenz hat sich entwickelt zu einem entscheidenden Wettbewerbsfaktor entwickelt. Projektmanagement stellt eine Kernkompetenz für unser Unternehmen dar. PM-Kompetenz ist in unserer Branche wettbewerbsentscheidend. 8

9 Akzeptanz eines PMO in der Praxis Source: HfWU/GPM 2013 Survey on PMOs in Practice, own calculations (E/F) Poor 10% Evaluation of acceptance (D) Sufficient (C) Satisfactory (B) Good (A) Very good 9% 10% 33% 38% 0% 5% 10% 15% 20% 25% 30% 35% 40% Proportion of organisations with a PMO 9

10 Akzeptanz eines PMO in der Praxis Source: HfWU/GPM 2013 Survey on PMOs in Practice, own calculations PMO manager 1,5 PMO employees 1,8 Line (medium level) 1,9 Line (top level) 2,0 Project manager 2,5 Poor Sufficient Good Very good Average level of acceptance 10

11 Akzeptanz eines PMO in der Praxis Source: HfWU/GPM 2013 Survey on PMOs in Practice, own calculations. Akzeptanz des PMO in der Organisation. Frage: Was ist nach Ihrer persönlichen Einschätzung ein Grund für den Erfolg des PMOs in Ihrer Organisation? 11

12 Akzeptanz eines PMO in der Praxis Source: HfWU/GPM 2013 Survey on PMOs in Practice, own calculations. Akzeptanz des PMO aufgrund einer Erfolgsmessung. Frage: Was ist nach Ihrer persönlichen Einschätzung ein Grund für den Erfolg des PMOs in Ihrer Organisation? 12

13 Akzeptanz eines PMO in der Praxis Fazit Eine Einbindung eines PMO in eine strategische Betrachtung der Projekte sowie eine (quantitative) Leistungsmessung sind einer der Schlüssel für eine gute Akzeptanz in Unternehmen. Wobei auch der Umkehrschluss gelten könnte: Aufgrund der hohen Akzeptanz wird ein PMO auch in strategische Aufgabenstellungen miteingebunden. 13

Maßnahmen für Steigerung der Akzeptanz Wiederholung: 5 Aufgabengebiete eines (S)PMO Strategisches Projektmanagement Aufsetzung und Durchführung von Projektauswahl- und Priorisierungsverfahren;

14 Maßnahmen für Steigerung der Akzeptanz Wiederholung: 5 Aufgabengebiete eines (S)PMO Strategisches Projektmanagement Aufsetzung und Durchführung von Projektauswahl- und Priorisierungsverfahren; Durchführung von Nutzwertanalysen; Festlegung von PM Rahmenbedingungen Überwachung von Projektfortschritt und Umsetzung von Steuerungsmaßnahmen; Sammlung und Aufbereitung von Projektinformationen für Entscheidungsgremien Projektportfoliocontrolling Definition und Pflege von Prozessen, PM-Methoden und Tools Methoden und Prozesse Aufgabenfelder Operative Unterstützung in Projekten bei der Durchführung von PM-Aufgaben (z.b.: Workshopmoderation, temporäre Stellung eines Projektcontrollers Durchführung von Personalentwicklungsmaßnahmen für Projektleiter und Teams Training und Coaching Projekt Services 14

.. Anzahl Projektleiter Qualifikation Projektleiter Anzahl Weiterbildungsmassnahmen.

15 Maßnahmen für Steigerung der Akzeptanz Maßnahme 1: Monitoring Reifegrad und Erfolg der Arbeit eines PMO Vollständigkeit Aktualität Ausbildung Projektlisten Projektdokumentation Statusberichte Vollständigkeit... Datenbestand Zeitpunkt Berichte... Anzahl Projektleiter Qualifikation Projektleiter Anzahl Weiterbildungsmassnahmen... Support Akzeptanz Methodik Begleitung Anzahl Kick-Off Meetings Tracking Tickets (Anzahl, Reaktionszeiten...)... Umfrage Unterschieden nach Stakeholdern Management der Erwartungshaltung... Was ist definiert und dokumentiert?... 15

16 Maßnahmen für Steigerung der Akzeptanz Maßnahme 2: Erfolgsmessung eines PMO Wie gut wird der definierte Projektmanagementprozess eingehalten? Wie gut ist der Zielerreichungsgrad der Projekte im Projektportfolio? Wie gut ist die Steuerbarkeit des Projektportfolios? Wie ist die Machbarkeit des geplanten Projektportfolios? Wie gut ist der Reifegrad der Projekt im geplanten Projektportfolio Source: HfWU/GPM 2013 Survey on PMOs in Practice 16

17 Maßnahmen für Steigerung der Akzeptanz Maßnahme 3: Einbindung des PMO in das strategische PPM z.b. Welche Projekte werden beauftragt? Wie ist das Priorisierungsverfahren? Mehrwert des Projektes für strategische Unternehmensziele Wie werden projektübergreifende Budget- und Ressourcenkonflikte gelöst? Einbindung in den Budgetierungsprozess... 17

Maßnahmen für Steigerung der Akzeptanz Maßnahme 4: Trennung Operatives & Strategisches Projektportfoliomanagement Strategisches Projektportfoliomanagement (SPPM) Budget Mögliche Aufgabenstellung -

18 Maßnahmen für Steigerung der Akzeptanz Maßnahme 4: Trennung Operatives & Strategisches Projektportfoliomanagement Strategisches Projektportfoliomanagement (SPPM) Budget Mögliche Aufgabenstellung - Priorisierung - Entscheidung - Budgetierung - Gesamtkapazitätsplanung Operatives Projektportfoliomanagement (OPPM) Einzelprojektmanagement (EPM) Rahmenbedingungen Gesamtstatus Forecast Status Mögliche Aufgabenstellung - Controlling - Staffing Mögliche Aufgabenstellung - Forecast - Statusmeldung - Bedarfs- und Einsatzplaung 18

19 Maßnahmen für Steigerung der Akzeptanz Maßnahme 5: Aktives PMO Marketing Gegenüber allen Stakeholdern Entwicklung des PMO vermarkten Mailing, Newsletter, PMO-Homepage... 19

20 Kontakt Kontakt Martin Rudolph Johann Strasser Tiba Technologieberatung GmbH Wittenbergplatz Berlin Phone Fax info@tiba-tech.de The Project Group GmbH Destouchesstr München Phone Fax info@theprojectgroup.com Dipl.-Ing. / Geschäftsführer Phone Mobile rudolph@tiba-tech.de Dipl.-Ing. / Geschäftsführer Phone Mobile johanns@theprojectgroup.com 20

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