Wie Sie ein Microsoft PPM System auf Ihren Bedarf anpassen

Transkript

1 TPG Webinar-Serie 2016 zum PPM Paradise Thema 3.1 Wie Sie ein Microsoft PPM System auf Ihren Bedarf anpassen Mit Peter Huemayer

2 Agenda Kurzwiederholung Webinar Einführung PPM System Was kann mit einfachen Mitteln konfiguriert werden Einführungsvarianten Einstieg mit Terminplanung Einstieg mit Portfoliomanagement Einstieg mit Ressourcenmanagement Ihre Fragen

3 Kurzwiederholung Webinar Einführung PPM System

4 PPM Paradise Status Portfolio Pipeline Risiko Ressourcen Kosten Strategie Projektliste Ressourcenpool Firma Projekt A Das ist der Kurzkommentar zu Projekt B Das ist eine anderer Kommentar zu Abteilung A Abteilung B Abteilung C Abteilung D Abteilung E Abteilung F Projekt C Das ist der Kurzkommentar zu Projekt D Das ist eine anderer Kommentar zu Team A.1 Team B.1 Team C.1 Team 4.1 Team 5.1 Team 6.1 Projekt E Das ist der Kurzkommentar zu Projekt F Das ist der Kurzkommentar zu d Team A.2 Team B.2 Team C.2 Team 5.2 Projekt G Das ist eine anderer Kommentar zu Projekt H Das ist der Kurzkommentar zu Team B.3 Controlling Projekte Teams PROJEKT A Vorgang 1 Kommentar Budget MST 1 Vorgang 2 Work Internal Work External Others External MST 2 Vorgang 3 Vorgang 4 MST 3 Vorgang 5

5 Kurzwiederholung Webinar Einführung PPM System PPM Einführungen werden unterschätzt Die PPM Einführung ist ein weitreichendes Projekt Warum PPM Einführungen manchmal scheitern Erwartungen und Verpflichtungen der Stakeholder unpassend Fehlende Akzeptanz der Anwendung Voraussetzungen PPM Prozesse (Projektentstehung bis zum Abschluss) PPM Kommunikation (Wer kommuniziert Was zu Wem?) PPM Taktung (Wer liefert Was zu Wem und Wann?) Project Management Office PPM Toolkette (In Welchem Tool oder Bereicht wird Was gemacht?)

6 Was kann man mit einfachen Mitteln konfigurieren?

7 Was kann man mit einfachen Mitteln konfigurieren? Benutzerdefinierte Felder (Typen, Berechnungen, Indikatoren) Projektebene Vorgangsebene Ressourcenebe Wertelisten Enterprise Projekttypen mit Terminplanvorlagen Projektdetailseiten Vorlagen der Projektwebseite Workflows

8 Was kann man mit einfachen Mitteln konfigurieren? Portfolioanalyse Business Driver und deren Priorisierung Projektdetailseite Strategische Auswirkungen Projektideen / Klassifizierung Ressourcen Ressourcenstruktur (RSP) Generische Ressourcen Kostenressourcen (Material, Budgetressourcen) Personen (Benutzer) Ansichten Project Center Projektansichten (PWA) Resource Center

9 Was kann man mit einfachen Mitteln konfigurieren? (nicht in diesem Webinar gezeigt) Berechtigungskonzept Umfangreiche Workflows mit SharePoint Designer Zeitrückmeldung Kalender Project Client Ansichten Projektwebseite Berichte...

10 Einführungsvarianten

11 Welchen Einstieg würden Sie wählen?

12 Einstieg mit Terminplanung

13 PPM Paradise Fokus Terminmanagement Status Portfolio Pipeline Risiko Ressourcen Kosten Strategie Projektliste Ressourcenpool Firma Projekt A Das ist der Kurzkommentar zu Projekt B Das ist eine anderer Kommentar zu Abteilung A Abteilung B Abteilung C Abteilung D Abteilung E Abteilung F Projekt C Das ist der Kurzkommentar zu Projekt D Das ist eine anderer Kommentar zu Team A.1 Team B.1 Team C.1 Team 4.1 Team 5.1 Team 6.1 Projekt E Das ist der Kurzkommentar zu Projekt F Das ist der Kurzkommentar zu d Team A.2 Team B.2 Team C.2 Team 5.2 Projekt G Das ist eine anderer Kommentar zu Projekt H Das ist der Kurzkommentar zu Team B.3 Controlling Projekte Teams PROJEKT A Vorgang 1 Kommentar Budget MST 1 Vorgang 2 Work Internal Work External Others External MST 2 Vorgang 3 Vorgang 4 MST 3 Vorgang 5

14 Nutzen (Wiederholung) Klare Übersicht auf der Terminschiene Sie kennen den Status jedes Vorgangs und können Probleme früh erkennen Sie wissen, wer wann was an wen zu liefern hat Aktuelle Verzögerungen auf der Terminschiene erkennen Sie rechtzeitig, weil detailliert geplante Vorgänge durchgängig verknüpft sind Sie haben eine perfekte Grundlage für Koordinationsgespräche auch bei großen Terminplänen

15 Vorgehen (Wiederholung) Geeignete Projektstruktur mit Phasen und Liefergegenständen Vorgangsinformationen wie Orte, beteiligte Firmen, Komponenten etc. Sinnvolle Meilensteine an Übergabe- und Koordinationspunkten Vollständige Verknüpfung der Vorgänge, automatische Berechnung Basispläne um Änderungen sichtbar zu machen Meilenstein Trendanalyse

16 Demo

17 Einstieg mit Portfoliomanagement

18 PPM Paradise Fokus Projektportfoliomanagement Status Portfolio Pipeline Risiko Ressourcen Kosten Strategie Projektliste Ressourcenpool Firma Projekt A Das ist der Kurzkommentar zu Projekt B Das ist eine anderer Kommentar zu Abteilung A Abteilung B Abteilung C Abteilung D Abteilung E Abteilung F Projekt C Das ist der Kurzkommentar zu Projekt D Das ist eine anderer Kommentar zu Team A.1 Team B.1 Team C.1 Team 4.1 Team 5.1 Team 6.1 Projekt E Das ist der Kurzkommentar zu Projekt F Das ist der Kurzkommentar zu d Team A.2 Team B.2 Team C.2 Team 5.2 Projekt G Das ist eine anderer Kommentar zu Projekt H Das ist der Kurzkommentar zu Team B.3 Controlling Projekte Teams PROJEKT A Vorgang 1 Kommentar Budget MST 1 Vorgang 2 Work Internal Work External Others External MST 2 Vorgang 3 Vorgang 4 MST 3 Vorgang 5

19 Nutzen (Wiederholung) Sie stellen sicher, an den richtigen Projekten zu arbeiten, anstatt unwichtige Projekte richtig durchzuführen Durch eine vollständige Übersicht aller geplanten und laufenden Projekte sind Sie immer aktuell über das Portfolio informiert Sie wissen, was an neuen Projekten zusätzlich gestartet und auch geleistet werden kann Sie erkennen Budget- und Ressourcenengpässe rechtzeitig und können darauf entsprechend Ihrer Unternehmensstrategie reagieren

20 Vorgehen (Wiederholung) Prozessdefinition für die Projektinitiierung Kriterien, welches Vorhaben als Projekt behandelt werden muss Strategische Treiber für die Priorisierung Vollständige Übersicht der laufenden Projekte Vergleich der Aufwands- und Kostenplanung der neuen Projekte mit den verfügbaren Kapazitäten und Budgets Besser vollständig und grob planen, als unvollständig und zu detailliert

21 Unterscheidung Linientätigkeiten und Projektarten Kriterien Linientätigkeit Kleinprojekt Projekt Auswahl Anzahl der involvierten Bereiche 1 Bereich bis zu 3 Bereiche mehr als 3 Bereiche bis zu 3 Bereiche Größe des gesamten Projektteams 2-5 Personen 6 Personen 12 Personen 6 Personen Personalaufwand 10 PT - 30 PT 30 PT PT > 100 PT 30 PT PT Investitionen < > Dauer 1 Monat - 3 Monate 4 Monate - 10 Monate > 10 Monate 4 Monate - 10 Monate Inhaltliche Komplexität gering mittel hoch hoch Neuartigkeit für das Projektteam gering mittel hoch gering Qualitätsrisiko gering mittel hoch mittel Außenwirkung gering mittel hoch gering Empfehlung Kleinprojekt

22 Demo

23 Einstieg mit Ressourcenmanagement

24 PPM Paradise Fokus Ressourcenmanagement Status Portfolio Pipeline Risiko Ressourcen Kosten Strategie Projektliste Ressourcenpool Firma Projekt A Das ist der Kurzkommentar zu Projekt B Das ist eine anderer Kommentar zu Abteilung A Abteilung B Abteilung C Abteilung D Abteilung E Abteilung F Projekt C Das ist der Kurzkommentar zu Projekt D Das ist eine anderer Kommentar zu Team A.1 Team B.1 Team C.1 Team 4.1 Team 5.1 Team 6.1 Projekt E Das ist der Kurzkommentar zu Projekt F Das ist der Kurzkommentar zu d Team A.2 Team B.2 Team C.2 Team 5.2 Projekt G Das ist eine anderer Kommentar zu Projekt H Das ist der Kurzkommentar zu Team B.3 Controlling Projekte Teams PROJEKT A Vorgang 1 Kommentar Budget MST 1 Vorgang 2 Work Internal Work External Others External MST 2 Vorgang 3 Vorgang 4 MST 3 Vorgang 5

25 Nutzen (Wiederholung) Klare Übersicht der Ressourcenauslastung Status für jedes Teammitglied für Über- und Unterlasten Wer arbeitet wann woran und wieviel Wer kann noch Aufgaben übernehmen Projekt- und Teamleiter haben eine perfekte Grundlage für Koordinationsgespräche Der Teamleiter kann seinem Vorgesetzten die Auslastung seines Teams fundiert veranschaulichen

26 Vorgehen (Wiederholung) Ressourcen aller Teams mit Kapazitäten in zentralem Ressourcenpool Einigung mit dem Betriebsrat bezüglich Planungsgranularität und Zugriff Überzeugen Sie die Teamleiter vom Nutzen der gesteigerten Transparenz Geben Sie den Teamleitern ein für sie geeignetes Werkzeug Teamleiter planen Abwesenheiten und ALLE Aktivitäten ihrer Mitarbeiter Für Projekte wird nur eine Zusicherung auf Projekteben geplant Detailplanung der Projekte bleibt beim Projektleiter und kann im Laufe der Zeit verbessert werden

27 Auslastung Einführung mit den Teamleitern 100% Kapazität der Ressourcen 80% Verfügbarkeit für Projekte Mit der Gesamtplanung der Teamleiter In 1-2 Monaten zur Vollständigkeit Einführungszeitraum

28 Demo

29 TPG QuickStart Vorkonfigurierte Out-Of-The-Box Lösung für professionelles Projekt- & Portfoliomanagement (PPM) auf Basis von Microsoft Project Server Vorteile: Innerhalb weniger Wochen implementiert Branchenunabhängig einsetzbar mit Standards auf Basis des PMBOK Guide (PMI) Geringe Kosten zum Festpreis Umfangreich erweiterbar für zukünftige Anforderungen (Workflows, erweitertes Reporting, Integration mit anderen Systemen etc.) Home Übersichtlicher Einstieg in Ihre Arbeitsumgebung

30 TPG Webinar Serie PPM Paradise Downloads und weitere Informationen