Inhalt des Vortrags. Mag. Constantin Christiani, MBA; Mag. Christian Knass

Transkript

1 Elektronische Beschaffung an der Universität Wien Best Practice Erfahrungen Mag. Constantin Christiani, MBA Mag. Christian Knass Wien,

2 Inhalt des Vortrags Fakten zur Universität Wien Elektronische Beschaffung Hintergründe und der Fahrplan E Procurement an der Universität Wien Entscheidungskriterien Prozessgestaltung Diskussion 2

3 Fakten zur Universität Wien 1365 gegründet. Älteste Universität im deutschen Sprach und Kulturraum und eine der größten Universitäten Zentraleuropas. Derzeit rund Studierende, die unter 181 Studien wählen können. Rund MitarbeiterInnen, davon WissenschafterInnen Die Universität Wien ist die größte Lehr und Forschungseinrichtung in Österreich. Rund 70 Standorte 3

4 Fakten zur Universität Wien Das Raum und Ressourcenmanagement als Dienstleistungseinrichtung der Universität Wien knapp 100 MitarbeiterInnen 6 Abteilungen: Zuständig für das gesamte Facility Management Umbauprojekte bis Büroausstattung, Energieversorgung, Bewachung, Reinigung, technischer ArbeitnehmerInnenschutz, Beschaffungen, Controlling und Technischer Gebäudebetrieb RRM Gesamtbudget 2015: ~100 Millionen Euro 4

5 Verpflichtendes E Procurement EU Richtlinie (2014/24/EU) verpflichtet öffentlichen Auftraggeber zur Einführung der elektronischen Vergabe Unterschiedliche Umsetzungsfristen abhängig von nationaler Gesetzgebung spätestens jedoch bis 18. Oktober 2018 (Artikel 90 der RL) Keine Vorgabe eines Systems durch die EU Richtlinie (qualitative Beschreibung Anhang IV der RL) Vielzahl von Anbietern europaweit 5

6 Definition E Procurement E Procurement (= E Vergabe, E Tendering) ist ein Überbegriff für die Ablöse papier gestützter Verfahren über die gesamte Beschaffungskette: von der Veröffentlichung der Ausschreibung, Bereitstellung der Ausschreibungsunterlagen, Einreichung von Angeboten, Bewertung, Zuschlag, Bestellung, bis zur Fakturierung und Bezahlung (Grünbuch der EU Kommission 2010). Elektronische Bekanntmachungen Elektronische Kommunikation mit Interessenten, Bewerbern und Bietern Elektronische Teilnahmeanträge Elektronische Angebote 6

7 Vorteile E Procurement I Europäische Ebene: E Procurement kann Einsparungen zwischen 5% und 20% bringen [COM(2012) 179 final, Article 1, p.2.] EU's procurement market is estimated to be more than 2 trillion euro, so each 5% saved could result in about 100 billion euro of savings per year [e Procurement Golden Book of Good Practice, Final Report] Erleichterter Zugang zu öffentlichen Ausschreibungen, insb. für KMU Erhöhte Transparenz und Sicherheit im Vergabeverfahren (Compliance) Bsp.: Portugal schon seit 2009 elektronisch verpflichtend: Anzahl der Verfahren verfünffacht Beschaffungspreise um 15% gesunken 7

8 Vorteile E Procurement II Verringerter Aufwand: Gesamte Abwicklung elektronisch (= schnell; Fristverkürzungen, bei analoger Abwicklung: + 5 Tage Mindestfrist [Art 53]) Unterlagen Download: Unterlagen sind jederzeit, unentgeltlich, unkompliziert verfügbar Kommunikation mit den Bietern (Bekanntmachung, Bieterfragen, Nachreichung von Unterlagen, Zuschlagsentscheidung, ) Vereinfachte Angebotsöffnung Vereinfachte Prüfung der Angebote (Preisspiegel auf Knopfdruck) Lückenlose Verfahrensdokumentation (Zeitstempel) Online Zugang übers Internet (für beide Seiten) 8

9 Vorteile E Procurement III Sicherheit: Keine unvollständigen Angebote mehr Neue Möglichkeiten Preisoptimierung: Elektronische Auktion (Seit 2011 Einsparung: 4,2 Mio. Euro an der Universität Wien) in Deutschland sind diese Tools Exoten [Prof. Bogaschewsky, Univ. Würzburg, State of the Art und Trends im eprocurement] Verwaltung und Klassifizierung von Lieferanten wird vereinfacht Bestellkatalogsystem sind abbildbar Nachhaltig: Weniger Papier!! 9

10 Bieter Vorteile E Procurement Gesamte Abwicklung der Angebotsabgabe ist schneller: Unterlagen sind downloadbar immer verfügbar kein Postweg, keine verspätete Abgabe mehr möglich Vereinfachte Kommunikation mit dem Auftraggeber (kein Fax, kein Telefon, keine Postsendungen alles wird am Portal dokumentiert) Höhere Sicherheit: Durch Pflichtfelder Keine unvollständigen Angebote mehr Durch Elektronische Signatur kein vorzeitiges Öffnen Preisnachlass nach Angebotsöffnung auch im Offenen Verfahren: Nur bei Elektronischer Auktion möglich 10

11 Feedback von Bietern das kenn ich schon. Wird ohnehin bald Standard sein. hab jetzt viel mehr Zeit für die Kalkulation, da der Postversand wegfällt.perfekt! ich kann das Angebot nicht mehr absenden, wenn es nicht vollständig ist 11

12 Feedback von Bietern Nachreichung der Angebote per E Mail, wenn die Frist abgelaufen ist. Bieter gehen davon aus, dass dies möglich ist, weil ja ohnehin alles elektronisch abläuft.... das System ist offline. Seit 3 Tagen was ist eine elektronische Signatur? diese Versteigerung (Anm.: Elektronische Auktion) ist eine Frechheit. Da war ich zuerst Billigstbieter, und jetzt nicht mehr. Skandal..!! jetzt muss ich mir einen Computer auch noch kaufen. wie am Bazar (wiederum als Beschreibung der Elektronischen Auktion) 12

13 E Procurement unser Weg Entscheidung im September 2010 Umstieg auf die elektronische Durchführung von Vergabeverfahren seit Jänner 2011 ist das elektronische Beschaffungsportal im Einsatz Alle Vergabeverfahren werden gemäß dem österreichischen Bundesvergabegesetz elektronisch abgewickelt 13

14 Fakten zum E Procurement bis Dezember Start Insgesamt 581 Beschaffungen mit über beteiligten Bietern 99 Offene Verfahren 90 Nicht offene Verfahren 322 Direktvergaben 57 Verhandlungsverfahren 77 Elektronische Auktionen Rund 171,2 Millionen Euro (exkl.) Gesamt 14

15 Fakten zum E Procurement bis Dezember 2015 In allen Verfahren gab es Interessenten von diesen haben 82,19% die gesamten Unterlagen downgeloaded von diesen haben 42,02% ein Angebot abgegeben Durchschnittliche Dauer der Verfahren: 28,485 Tage Durchschnittliche Anzahl der Angebote: 3, Start 15

16 Fakten zum E Procurement bis Dezember 2015 Wie viel Zeit wenden Sie pro Verfahren für Bieterkommunikation auf? Wir wissen es auch nicht! Fakt ist: Wir haben Infomails an beteiligte Bieter und Bewerber versendet Start 16

17 Beschaffungsprozess Traditionell Bedarf Ausschreibung Bestellung Lieferung Leistung Rechnung Controlling Kontrolle Kontierung Kostenstelle Bezahlung Strategisch wo findet Controlling statt? Bedarf Controlling Zentraler Einkauf Freigabe Bestellung inkl. Kst., Kontierung Lieferung, Leistungserfassung im System Rechnung Kontrolle & Bezahlung Ausgabenanalyse Marktanalyse Beschaffungs strategie Lieferanten Auswahl Strukturierte Verhandlungen Überleitung in Bestellsystem mit Kst./Kontierung Monitoring und Kontrolle 17 Bewertung der derzeitigen Ausgaben Bewertung des Beschaffungsmarktes Entwicklung der Beschaffungsstrategie Ermittlung geeigneter Lieferanten Verhandlung mit den Lieferanten Implementierung des Vertrags im System für Bestellung Lieferantenperformance, Resultatverfolgung, Bewertung (continuous cycle )

18 Kriterien für die Entscheidung I Welcher Weg ist der richtige? Bei Umsetzung der EU Vorgaben kann nicht der maximale Nutzen lukriert werden da nicht der gesamte Beschaffungsprozess umfasst ist Daher: Wenn schon ändern, dann richtig!!! (Klotzen, statt Kleckern) Ist ein IT gestützter Prozess von der Bedarfsplanung bis zur Bezahlung der Rechnung möglich bzw. will ich das? Betrachtung des gesamten Prozesses!! 18

19 Kriterien für die Entscheidung II Was sind die Parameter, die Ihren Aufbau des bzw. den Beschaffungsprozess selbst beeinflussen? Gesetzliche Vorgaben Interne Richtlinien wie gut sind die internen Prozesse standardisiert? Kosten des Personals Kosten des Portals Kosten der Schnittstellen Transaktionskosten Wie viele Verfahren wickeln Sie p.a. ab 19

20 IT Infrastruktur Welche Schnittstellen brauchen Sie? Welche IT Systeme sind im Einsatz? ERP Systeme Bestellsysteme Vergabeplattformen, Bekanntmachungs Systeme E Katalog System Vergabeakt, Dokumenten Management System (DMS) Auftragnehmer Datenbanken Sonstige? 20

21 Entscheidungsfindung Was Sie aus unserer Sicht beachten sollten Nicht die Technologie ist die Herausforderung, sondern die Organisation! der bestehende (analoge) Prozess kann nicht 1:1 digital umsetzt werden! die Umstellung bedeutet vorab einen Mehraufwand! Vermeiden Sie Parallelsysteme! Die E Vergabe ist nicht Ihr Kerngeschäft! Suchen Sie keine 100% Lösung! 21

22 Kennen Sie diesen Mann? Thorsten Dirks 22

23 Zusammenfassung 23

24 Zusammenfassung Universität Wien steigt immer mehr auf Elektronische Tools um Im Facility Management: CAFM E Tendering Rechnungslegung (Q Flow). Die Beschaffung ist ein Teil in der Servicekette für unsere Kunden E Procurement verbindet somit bestehende IT Systeme die des Rechnungswesen/Controlling/ Buchhaltung auf der einen Seite und des CAFM auf der anderen Seite Der Umstieg bringt nicht nur Vorteile für den Auftraggeber, sondern auch für seine Lieferanten bzw. Auftragnehmer! 24

25 Mag. Constantin Christiani, MBA DLE Raum und Ressourcenmanagement E: T: +43 (0) Mag. Christian Knass Abteilung für Beschaffung, Controlling und Services E: T:+43 (0) Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! 25

26 Max Mustermann 26