Kostenkiller E-Procurement. München, , Markus Jehle

Transkript

1 Kostenkiller E-Procurement München, , Markus Jehle

2 Daten und Fakten - Wilken GmbH Gründung 1977 Hauptsitz Ulm Umsatz Wilken GmbH 15,2 Mio Euro (2004) Mitarbeiter 155 Kunden 580 Schwesterfirmen Wilken AG Freidorf (TG), Schweiz Wilken Rechenzentrum GmbH

3 Historische Entwicklung Übernahme RIWAS Technologies Markteinführung Wilken Informationssystem 2002 Übernahme Openshop, Integration ebusiness Technologie 2000 CS/2 ERP Web-basiert 1998 Gründung Wilken AG (CH) 1997 Markteinführung von CS/2 ERP Entwicklung der Client-Server ERP-Lösung CS/2 Entwicklung von Standardsoftware für IBM-Mainframes Gründung Wilken GmbH

4 Wilken Produktfamilie Rechnungswesen Material- und Warenwirtschaft Openshop E-Business Finanzbuchhaltung Anlagenbuchhaltung Controlling Lager und Instandhaltung Vertrieb Projektmanagement Beschaffung OnlineShop Integrierte Plattformen

5 Referenzbenutzer der openshop ebusiness Technologie Landratsamt Forchheim

6 Kostenkiller E-Procurement

7 Defizite im Beschaffungsmanagement Die Beschaffung geht teilweise am Einkauf vorbei. Beschaffungsrichtlinien werden unterlaufen. Nur teilweise Standardisierung von technischen Anforderungen keine Bündelung Keine einheitlichen EDV-Systeme vorhanden bzw. keine einheitlichen Warengruppen- oder Lieferantenschlüssel Keine Rahmenverträge Beschaffungsprozesse und Controlling nicht einheitlich Kein aktives Eingreifen in den Beschaffungsmarkt

8 Zentraler versus dezentraler Einkauf Zentraler Einkauf Verhandlungsmacht Bestandsoptimierung Flexibilität Problemorientierung Schnelligkeit Einkaufs-Know-how technisches Know-how Auslastung Einkaufscontrolling Dezentraler Einkauf Kooperative, organisationsübergreifende Beschaffung

9 Erfolge durch Materialgruppenmanagement hoch Erklärungsbedarf niedrig Hilfs- und Betriebsstoffe niedrig Elektro- Artikel Beratungsleistung Büromaterial Hygiene- Artikel Warenwert EDV- Artikel Investitionen Büro- Ausstattung Nächste Schritte Erste Schritte hoch

10 Warum elektronische Beschaffung? Entlastung von operativen Tätigkeiten Strategischer Einkauf Operative Tätigkeiten maximieren minimieren maximieren Strategischer Einkauf Operative Tätigkeiten Lieferantenmanagement Lieferantenmanagement Unterstützung bei strategischen Aufgaben

11 Traditionelle Beschaffung (Status Quo) Manuell und papierbasierend Lange Durchlaufzeiten Überlastung im operativen Bereich (Rückfragen & Fehlerquoten) Zeitintensiv und komplex Bedarfsträger Rechnungswesen Einkaufsabteilung Wareneingang Lieferant Bedarf erfassen/ Bedarfszettel Bestellung prüfen/ genehmigen Lieferant wählen manuell Bestellung erfassen/ aufgeben Ware liefern Ware prüfen Ware lagern/ verbuchen/verteilen Ware prüfen Rechnung manuell erfassen Rechnung/ verbuchen/zahlung Rechnung stellen Quelle:Schäffer H., Höll S., Schönberg T. (1999): Buy direct Eine Intranet-basierende Geschäftsprozessoptimierung im Einkauf, in: Scheer, A. W., Nüttgens, M. (Hrsg.), Electronic Business Engineering, Heidelberg 1999, S

12 Neue Wege in der Beschaffung (eprocurement) Internetbasiert Katalogorientiert Weitgehend automatisiert eprocurement- Bedarfsträger Rechnungswesen Einkaufsabteilung Wareneingang Lieferant Lösung Bedarf vorhanden Multi-Lieferanten- Katalog Such- /Vergleichsmöglichkeiten Liefervereinbarung Preisfixierung Automatisiert bzw. Systemunterstützt Bestellantrag formulieren Budget o.k. Ware prüfen Budget überzogen Genehmigungsworkflow Elektronische Bestellung Elektronischer Lieferschein Elektronische Rechnung Antrag prüfen/ genehmigen Rechnung verbuchen/zahlung Evtl. Bedarfsbearbeitung Bearbeiten/ Ware liefern

13 E-Procurement

14 Dezentrale Beschaffung - Openshop eprocurement Webbasierte Software für dezentrale Beschaffung: Einfache und intuitive Bedienung durch HTML-Benutzeroberfläche Zentrale Steuerung über Lieferanten-Kataloge (XML / BMEcat): keine Artikel-Stammdaten-Pflege, einfache Standardisierung des Warenportfolios Freitextbestellungen für einmalige Vorgänge ebenso möglich Transparenz von Genehmigungsprozessen: klar strukturierte, anpassbare Abläufe Haushaltsüberwachung: verursachungsgerechte, vorgelagerte Prüfung Transparenz aller Beschaffungsvorgänge: Das Wilken Prozess Cockpit zeigt online den aktuellen Status aller Beschaffungen Deutliche Reduzierung der Prozesskosten beim Bestellvorgang: bis zu 80 % kürzere Durchlaufzeit (Bsp. Abbott) - tatsächlich beeinflussbare Kosten!

15 Integration beim Beschaffungsprozess Ausschreibungs-Software Beschaffung Bedarfsanforderung Haushalt Ausschreibung/ Vergabe Bestellung Genehmigung Haushaltsprüfung Wareneingang eprocurement ERP (Wilken( Wilken,, SAP...) Rechnungsprüfung Rechnungswesen Haushaltsbuchung ERP (Wilken( Wilken,, SAP...)

16 Praxisbeispiel: Kanton Basel-Landschaft Liestal (Hauptort des Kantons Basel-Land), Schweiz Finanz- und Kirchendirektion des Kantons Wilken - HKR- und KLR-System, Wilken - Materialwirtschaft und elektronische Beschaffung (u.a. kantonweite Schul- und Büromaterialverwaltung) mehr als 50 Mandanten (Dienststellen), ca. 250 Arbeitsplätze

17 Praxisbeispiel: Stadtwerke Pforzheim Standardisierung, Abschluss von Rahmenverträgen Bedarfsbündelung durch Bildung einer Einkaufsgenossenschaft mit der Stadtverwaltung und dem städtischen Klinikum Investition in den strategischen Einkauf und Beschaffungsmarketing Einsatz von Werkzeugen für den strategischen und operativen Einkauf (Openshop E-Procurement) Projektlaufzeit: 12 Monate Einsparvolumen ca. 8 % (4,2 Mio. EUR)

18 Praxisbeispiel: Deutsche BKK, Stuttgart - Wolfsburg Größte Betriebskrankenkasse Deutschlands (gesetzl. Krankenversicherung), ca.1 Mio. Versicherte, ca. 40 Geschäftsstellen Standardisierung der Artikel / Reduzierung der Artikelvielfalt Vereinheitlichung der Bearbeitungsprozesse Steuerung des Genehmigungsprozesses Automatische Budgetkontrolle im Haushalt Reduzierung der internen Transportwege (Hauspost) Vorkontierung, Kostenstellenzuordnung und Wareneingang im eprocurement bilden die Basis der Rechnungsprüfung

19 Praxisbeispiel: Weltbild (1) Augsburg (Deutschland) und Olten (Schweiz) Deutschlands drittgrößter Versandhändler (Bücher, CDs, sonstige Medien) Vereinfachung und Beschleunigung des Bestellablaufs ca Bestell-Positionen monatlich (im Kerngeschäft für D und CH) eprocurement, Einkauf und automatisierte Rechnungsprüfung Lieferanten-Informationssystem/Berichtswesen Transparenz über die Lieferanten hinsichtlich Konditionen/Verträgen bzw. getätigter Umsätze Integration heterogener Plattformen auf Basis JMS und opentrans (XML) ca. 40 Arbeitsplätze; IBM P-Series, Oracle-DB

20 Praxisbeispiel - Projekt Weltbild (2) Erfüllte Projektziele des Kunden Transparenz über die Lieferanten hinsichtlich Konditionen/Verträgen bzw. getätigter Umsätze Vereinfachung und Beschleunigung des Bestellablaufs Automatisches Eingangsrechnungs-Matching ermöglicht einen Zeitgewinn (und Skontogewinn) im Rechnungsdurchlauf (d.h. ca. 70 % der Eingangsrechnungen werden nicht mehr manuell geprüft!) Verbesserte Finanzplanung durch die frühzeitige Ermittlung des Bestellobligos nächster geplanter Schritt : Anbindung des Einkaufssystems an DMS / OCR

21 Praxisbeispiel: Abbott Pharma, Ludwigshafen Anbindung von Openshop E-Procurement an SAP R/3 Ca Bestellpositionen pro Monat (Labor, EDV-Material), heute ca Katalogartikel gelistet, ca. 500 User Verkürzung Bestell-Durchlaufzeit von durchschnittlich 8 auf 1,5 Tage ca Artikel wurden bei Inbetriebnahme in SAP R/3 gelöscht. (Pflegekosten pro Artikel im ERP-System ~3 p.a.) Ersparnis sofort p.a. daher nun Folgeprojekt für Abbott Diagnostics, Wiesbaden

22 Beispiel Schlecker-Shop ( Anton Schlecker, Ehingen, (die größte Drogeriemarkt-Kette der Welt) Onlineshop mit bis zu Bestellungen und Usern pro Tag, Anbindung an Navision-ERP. Nach eigenen Angaben entsteht hier ca. 15 % des Schlecker Konzernumsatzes!! Win 2000, MS IIS Web-Server (16 Webserver), MS SQL 7 Server (8 DB-Server)

23 E-Procurement in der Anwendung (Screen Shots)

24 eprocurement in der Anwendung - Katalogsuche

25 eprocurement - Suche über Suchkriterien

26 Weitere Bestellmöglichkeiten mittels Bestellvorlage Freitextbestellung

27 Berücksichtigung von ausführlichen Bestellanhängen Die Datei (Word, Zeichnungen usw.) kann dem Bestellvorgang als Attachement (aktives Objekt) angehängt werden.

28 eprocurement in der Anwendung - Budgetzuordnung Kontierung

29 eprocurement in der Anwendung - Budgetprüfung Überprüfung verschiedener hinterlegter Budgetgrenzen

30 Genehmigungs-Workflow Bedingungen für das Genehmigungsverfahren: Prüfung der Einzelpositionswerte Prüfung des Budgets von Kostenstelle/Projekt Prüfung Benutzerbudgets Prüfung Warenkorblimit sachliche und kaufmännische Genehmigung genehmigungspflichtige Warengruppe Ablauf des Genehmigungsverfahrens: kaskadierende Genehmigung entlang der Unternehmenshierarchie (incl. Weiterleitungsfunktion bei Überschreitung der eigenen Genehmigungskompetenz) Anbindung an Groupware-Programme (Outlook, Lotus) möglich

31 eprocurement in der Anwendung - Genehmigung ablehnen weiterleiten genehmigen Multiselektion

32 Hintergrundinfos für die Genehmigung (1) Bestelldaten, Kostenstelle, Artikeldetails, Besteller, Bemerkungen, Historie...

33 Hintergrundinfos für die Genehmigung (2) Budget

34 Bestellausgabe, z.b. nach PDF

35 Dezentraler Wareneingang - Arbeitsplatzanlieferung

36 eprocurement - Auslieferung von Lagermaterialien

37 eprocurement in der Anwendung - Wilken Process Cockpit

38 eprocurement in der Anwendung - Adhoc-Abfragen Beispielhafte Summierung des Bestellobligos

39 Adhoc-Abfragen / Auswertungen Umsatz nach Lieferant, Artikel, Kostenstelle,.

40 eprocurement in der Anwendung - Anpassbare Oberfläche

41 Katalogmanagement

42 Verbesserter Service durch Katalogdatenmanagement Der Online-Katalog als zentrales Element für Informationen über verfügbare Produkte und Dienstleistungen! Preis und Verfügbarkeit in Echtzeit Multi-Lieferanten-Katalog (Produktdaten mehrerer Lieferanten) oder Single-Supplier-Katalog (für jeden Lieferant ein Katalog) Produktdaten mit erweiterten Informationen (zusätzliche Dokumente, Datenblätter, CAD-Zeichnungen usw.) Bedarfsauslösung ohne Medienbrüche, d.h. direkt aus dem Katalog Produktdatenaustausch und import über Standards

43 Leistungsmerkmale Katalog Import und Export Katalogdaten Multi-Lieferanten-Katalog Mehrmandantenfähiger Katalog Zeitgesteuerte Freischaltung von Artikelkatalogen Versionsverwaltung und Änderungshistorie für jeden Artikel Artikelsuche nach Phonetik, Sachmerkmalsleisten, Synonymen, Kataloggruppen, Zusatzdokumenten, etc. Soft-Tagging für Kataloggruppen Staging-Mechanismen Formate: BMEcat, Excel, CSV, etc.

44 E-Procurement ERP-Integration (z.b. SAP)

45 Integration zwischen Openshop und SAP Openshop eprocurement kann mit SAP R/3 in den folgenden Fällen kommunizieren (Auszug): Anbindung SAP MM: 1. Nachrichten vom eprocurement in SAP MM: Generierung und Löschen einer BANF/Bestellung, Wareneingangsbuchung (Teil-/Volllieferung) 2. Nachrichten von SAP MM ins eprocurement: Rückmeldung der BANF-/Bestellgenerierung mit Nummer/Datum..., Zentrale Wareneingangsbuchung, Kommisionierungsinformationen, Anlagennummern, Katalogdaten/Materialstamm, evtl. Materialverfügbarkeit Anbindung FI/CO: 1. Nachrichten vom eprocurement in SAP FI/CO: Belastung Kostenstellen- und Kostenträgerbudgets, Gutschrift des Budgets, Korrekturbuchung 2. Nachrichten von SAP ins eprocurement: Verbuchen Rechnungseingang, Korrekturbuchungen, Kontenfindung (Sachkonten) Anbindung SAP HR: Übernahme der User mit Rollen/Rechten (z.b. Genehmiger)