Buy Direct. eine Intranet-basierende Geschäftsprozeßoptimierung im Einkauf. Dr. Heinz Schäffer. Alcatel Deutschland GmbH, Stuttgart

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1 eine Intranet-basierende Geschäftsprozeßoptimierung im Einkauf Dr. Heinz Schäffer Alcatel Deutschland GmbH, Stuttgart 4. Internationale Tagung Wirtschaftsinformatik 1999 "Electronic Business Engineering" Saarbrücken - 3. bis 5. März 1999 Seite 1

2 Gliederung Hintergrundinformation Geschäftsprozeßoptimierung Interna Systemevolution Seite 2

3 Hintergrundinformation Seite 3

4 Der entscheidende Wandel Der Einkauf wird zum strategischen Element des Unternehmens! Seite 4

5 Alcatel in Deutschland Alcatel Deutschland GmbH Alcatel SEL AG Alcanet International Deutschland GmbH SAFT GmbH Alcatel Kabel Beteiligungs-AG Seite 5

6 Allgemeiner Einkauf Alcatel Deutschland Alcatel Deutschland GmbH Alcatel Corporate Purchasing Paris Financial Human Resources... Allgemeiner Einkauf Alcatel Deutschland Alcatel SEL AG Alcanet International Deutschland GmbH SAFT GmbH Alcatel Kabel Beteiligungs-AG Travel Management Labor Services Facility Management Manufacturing Utilities Office Equipment & Communication Transport & Packing Hardware / Software Seite 6

7 Reduzierung der Gesamtversorgungskosten Sicherung des geforderten Qualitätsstandards Reduzierung des Verwaltungsaufwandes Vereinfachung von Prozessen Vereinheitlichung von Prozessen Einführung neuer Prozesse Reduzierung der Lieferantenanzahl Einführung von Systemlieferanten Eliminierung von Redundanzen Optimum an Service für die (internen) Kunden Ziele des Einkaufs - ein Auszug Seite 7

8 Reduzierung der Gesamtversorgungskosten Sicherung des geforderten Qualitätsstandards Reduzierung des Verwaltungsaufwandes Vereinfachung von Prozessen Vereinheitlichung von ein Prozessen Ansatz zur Einführung neuer Prozesse Zielerreichung Reduzierung der Lieferantenanzahl Einführung von Systemlieferanten Eliminierung von Redundanzen Optimum an Service für die (internen) Kunden Ziele des Einkaufs - ein Auszug Seite 8

9 Geschäftsprozeßoptimierung Seite 9

10 Ausgangssituation Ca. 62% aller Bestellungen stellen geringwertige Bestellvorgänge dar, (Kleinbestellungen unter 2500 DM) binden 74 % der Lieferanten, ca. 3 % des Beschaffungsvolumens*! ca. 150 DM** * Quelle: Alcatel interne Analyse des Jahres 1997 ** Alcatel interne Analyse ohne Gemeinkosten wie Miete oder IT nicht nach Bestellwerten. Seite 10

11 Ausgangssituation Ca. 62% aller Bestellungen stellen geringwertige Bestellvorgänge dar, (Kleinbestellungen unter 2500 DM) binden 74 % der Lieferanten, repräsentieren jedoch nur ca. 3 % des Beschaffungsvolumens*! Die durchschnittlichen internen Kosten je Kleinbestellung betragen ca. 150 DM** und somit oft höher als der eigentliche Bestellwert! * Quelle: Alcatel interne Analyse des Jahres 1997 ** Alcatel interne Analyse ohne Gemeinkosten wie Miete oder IT Die heute gültigen Bestellabläufe unterscheiden sich im wesentlichen nicht nach Bestellwerten.? Können wir es uns noch länger leisten, in der? Zukunft Kleinbestellungen administrativ genauso abzuwickeln, wie wir dies auch für die höherwertigen Aufträge praktizieren? HS_WI99.PPT Alcatel Seite 11

12 Charakteristik Projekt zur Vereinfachung des Bestellverfahrens für geringwertige Waren und Leistungen mittels UND Direktbestellungen durch autorisierte Abteilungen bzw. Personen papierlose / automatische Rechnungsstellung Seite 12

13 Traditioneller Bestellablauf Bedarfsträger Controlling Einkauf Lieferant Bedarf erfassen/ melden Bestellung prüfen/genehmigen Lieferanten auswählen/ bestimmen Bestellung aufgeben Ware liefern Ware Rechnung Rechnung Ware einlagern/ Ware manuell verbuchen prüfen verbuchen/ prüfen erfassen / Zahlung verteilen prüfen abwickeln Wareneingang Wareneingang Bedarfsträger Rechnungswesen Rechnungswesen 13

14 "Entschlacken" des traditionellen Bestellablaufs Ein Leitsatz für das Überdenken von Unternehmensprozessen lautet: Die Arbeit wird dort erledigt, wo es am sinnvollsten ist Dies kann erreicht werden durch: Eliminieren von überflüssigen Kontrollinstanzen wie doppelte Budgetkontrolle durch den und Plausibilitätskontrolle von Kleinbestellungen durch den Einkauf Rechnungskontrolle von Kleinbeträgen durch das Rechnungswesen Direktbestellung beim Lieferanten bzw vereinfachte Rechnungskontrolle anhand von bewerteten Lieferscheinen Lierferantenkonzentration (Single Source) kulante Reklamationsbearbeitung HS_WI99.PPT Alcatel Seite 14

15 Vereinfachter Bestellablauf Bedarfsträger Einkauf Lieferant Bedarf erfassen/ melden Bestellung prüfen/genehmigen Lieferanten auswählen/ bestimmen Bestellung aufgeben Ware liefern Ware Rechnung Ware einlagern/ Ware manuell prüfen verbuchen/ prüfen erfassen / verteilen prüfen Wareneingang Wareneingang Bedarfsträger Rechnungswesen Rechnung verbuchen Zahlung abwickeln 9 Rechnungswesen HS_WI99.PPT Alcatel Seite 15

16 Interna Seite 16

17 Das Konzept Einkauf Rahmenvereinbarungen Alcatel Seite 17

18 Das Konzept E-Katalog Einkauf Bedarfsträger Rahmenvereinbarungen Alcatel Lieferant HS_WI99.PPT Deutschland GmbH Seite 18

19 Konzept 1.) Bestellung per E-Katalog Einkauf Bedarfsträger Rahmenvereinbarungen Alcatel Lieferant HS_WI99.PPT Alcatel Seite 19

20 Das Konzept 1.) Bestellung per E-Katalog Einkauf Bedarfsträger Rahmenvereinbarungen Alcatel 2.) Lieferung Lieferant Seite 20

21 Konzept 1.) Bestellung per E-Katalog Reklamationsbehandlung Einkauf Bedarfsträger Rahmenvereinbarungen Alcatel 2.) Lieferung Lieferant HS_WI99.PPT Alcatel Seite 21

22 Das Konzept E-Katalog Reklamationsbehandlung Einkauf Bedarfs- Rahmenvereinbarungen Alcatel 3. ) 2.) Lieferung Sammelrechnung Lieferant HS_WI99.PPT Seite

23 Das Konzept 1.) Bestellung per E-Katalog Reklamationsbehandlung Einkauf Bedarfsträger Rahmenvereinbarungen Alcatel 2.) Lieferung 3. ) monatliche Sammelrechnung Lieferant 4.) monatliche Bezahlung Seite 23

24 Das Konzept E-Katalog Einkauf Rahmenvereinbarungen Alcatel E-Katalog als Alcatel Intranet Lösung Software-Platform : ProcureCA (vgl.: Lieferanten stellen ihre Artikelkataloge zur Verfügung und sind verantwortlich für den fehlerfreien Aufbau und Inhalte der Importdaten Lieferanten-, Vertrags-, Artikel- und Preisdaten werden in einer Oracle-Datenbank verwaltet Artikel- und Preispflege erfolgt zunächst per Datenträgeraustausch Artikel können in einer Hierarchie nach Artikelgruppen organisiert werden Je Katalog können beliebig viele Preislisten und Nutzer zugeordnet werden Darstellung der Artikelkataloge über MS-Internet- Information-Server Seite 24

25 Das Konzept 1.) Bestellung per E-Katalog Bedarfsträger Einkauf barungen Alcatel Bestellprozeß Lieferant Bedarfsträger bestellen über handelsübliche Web-Browser (z.b. Netscape) direkt Bestellübermittlung mittels (Text + ASCII-Attachement) Bei jeder Bestellung erfolgt eine Budgetprüfung On-line Beschwerdemanagement geplant: Freigabe-Workflow für Investitionsgüter Seite 25

26 Das Konzept 1.) Bestellung per E-Katalog Reklamationsbehandlung Einkauf Bedarfsträger Rahmenvereinbarungen Alcatel 2.) Lieferung 3. ) monatliche Sammelrechnung Lieferant 4.) monatliche Bezahlung pro Lieferant eine elektronische Sammelrechnung je Monat alternative Zahlprozesse Lastschriftverfahren, ) sind integrierbar Seite 26

27 Nur vom Kostenstellenleiter (Userid Passwort) Nur bei freigegebenen Lieferanten darf bestellt werden Lieferant darf nur freigegebene Waren zu verhandelten Preisen liefern Beschaffungs-Limits per Bestellung (2500DM). per Monat Lieferschein enthält Preisinformationen zur sofortigen Kontrolle Budgetüberwachung durch den Kostenstellenleiter monatl. Kostenstellenebene) Preiskontrolle durch den Einkauf mittels Stichproben Warengruppen und Kostenarten werden im System hinterlegt und müssen nicht Konsistenzprüfungen beim Einlesen der elektronischen Rechnungen Kulante Reklamationsbearbeitung muß vom Lieferanten garantiert werden HS_WI99.PPT Alcatel Deutschland GmbH Seite 27

28 geeignete Warengruppen Büromaterial Stempel/Schilder Büromöbel Drucksachen/Visitenkarten Photo/Werbebedarf EDV Verbrauchsmaterial EDV Komponenten (z.b. Drucker) Standardsoftware Elektrowaren Handwerkzeuge Bücher/Zeitschriften Sicherheitsartikel Arbeitskleidung Industrieaustattung Standard-Kartonagen Zeithandbücher Werbegeschenke Übersetzungen Geschäftsausstattung Kabel-/Leitungen Apothekenbedarf PC s... Seite 28

29 Besteller Schnellere Belieferung Kompetenzerweiterung Motivationssteigerung Kostenstellen-Leiter Entlastung bei Genehmigungsverfahren Bestellkontrolle durch Userid/Passwort Einkauf Reduzierung des admin. Aufwands für B-, C-Teile Freie Kapazitäten für strategische Aufgaben Lieferantenreduzierung Zentrale Steuerung bei dezentraler Abwicklung Finanzbuchhaltung Vereinfachung des Rechnungsprüfungs- verfahrens Verminderung des Buchungsaufwands, auf- grund elektronischer Sammelrechnung Wegfall Mahnwesen Controlling Entlastung bei Genehmigungsverfahren Lieferant Bindung des Kunden Steigerung des Lieferservices Senkung des administrativen Aufwandes Wegfall Mahnwesen 29

30 Auswirkungen Reduzierung der Transaktionskosten Zusätzlicher Discount* Reduzierung der Durchlaufzeit* Verbesserung der Einkaufs Compliance* Reduzierung von redundanten Einkaufsprozessen Lieferantenreduzierung 10 % 85 DM 13 Tage 6 90 % 65 DM 90 % 25 % 24 Std. 5 % 1 10 % Kosten pro Transaktion Preis Durchlaufzeit Anteil "falscher" Bestellungen Einkaufsprozesse/systeme C-Artikel Lieferanten bei einer Anzahl von Kleinbestellungen pro Jahr : Einsparpotential pro Jahr DM * Quelle: Mitchell Madison Group 1998 HS_WI99.PPT Alcatel Deutschland GmbH Seite

31 Systemevolution Seite 31

32 Systeme ohne Einkauf System Bestellung Wareneingang System Rechnungswesen System Anlagenbuchhaltung System Lieferung Rechnung Zahlung Lieferant Seite 32

33 Systeme mit Einkauf System Bestellung E-Katalog online Bestellung direkte Belieferung Wareneingang System Rechnungswesen System Anlagenbuchhaltung System Lieferung elektronische Rechnung automatische Zahlung Lieferant Seite 33

34 Die Vision Einkauf / Wareneingang System Rechnungswesen/ Anlagenbuchhaltung System integriertes E-Commerce System Lieferanten Systeme Seite 34

35 Die Herausforderung Einkaufen in der nahen Electronic-Sourcing : Intra - Bestellungen können direkt vom Bedarfsträger ausgelöst werden Der Einkauf muß dafür die Bedingungen schaffen : Rahmenverträge, Prozesse und Qualität Electronic-Cash bzw. Electronic- Manuelle Zahlprozesse gewinnt an Bedeutung HS_WI99.PPT Alcatel Seite 35

36 Die Herausforderung an sich! Einkaufen in der nahen Zukunft : Electronic-Sourcing : - Auf dem Intra-/Internet angebotene Kataloge ersetzen die "Bestellzettel" - Bestellungen können direkt vom Bedarfsträger ausgelöst werden Der Einkauf muß dafür die Bedingungen schaffen : Rahmenverträge, Prozesse und Qualität Electronic-Cash bzw. Electronic-Billing gewinnt an Bedeutung Manuelle Zahlprozesse entfallen ist der erste Schritt in diese Richtung! Diese Herausforderung erfordert die Bereitschaft, neue Wege zu gehen: Vertrauen statt Kontrolle! Seite 36

37 Vielen Dank! 37

38 Zusatzinformation Alcatel Deutschland GmbH Seite 38

39 Prozeßkosten des traditionellen Bestellablaufs Einzelne Prozeßschritte: Bearbeiter Durchschn. Personalkosten p.a. 35h Woche pro min Zeitbedarf in Minuten Bedarfsträger Bedarf melden/ erfassen * Ausfüllen des Beschaffungsant rags (anhand eines Kataloges) Vorgesetzter + Controlling Einkauf Einkauf Wareneingang Wareneingang Bedarfsträger Bestellung Liefera nten Bestellung Ware Ware prüfen prüfen und auswählen aufgeben annehmen genehmigen und prüfen * Genehmigung durch KST-Leiter und Controlling und evtl. Fachbereich * Kontierung im Controlling * Pflege des Lieferantensta mmes * Einholen von Angeboten und Preisen * Katalogpflege * u.u. Preisverhandlu ngen * Lieferantenwa hl pro * Vervollständige n des Beschaffungsantrags * Erfassen des Antrags im System * Ausdrucken der Bestellung (4 Durchschläge) * Genehmigung durch * Entgegennah me der Ware * Wareneingan gs-prüfung * Qualitätskont rolle Ware einlagern, verbuchen und verteilen * Erstellen des WE-Scheins * Ablage des Lieferscheins * Zuordnung des WE-Scheins an Ware und Bereitstellung für Innentransport * Verteilung durch * Überprüfung ob bestellte Ware eingetroffen ist bzw. ob Ware vollständig bzw. unbeschädigt ist Rechnungswesen Rechnung manuell erfassen und prüfen Rechnungswesen Rechnung verbuchen Zahlung abwickeln * Sortierung * System nach KEs Buchung, evtl. * Abgleiche mit Kontierung im Bestellung, WE- System Schein und * Rechnungsabwicklung Freigabe * DLs zur sachlichen Freigabe nochmals in KST zur Genehmigung Sachbearbeiter Vorg./Sachb. Sachbearbeiter Sachbearbeiter Sachbearbeiter Sachbearbeiter Sachbearbeiter Sachbearbeiter Sachbearbeiter x DM x DM x DM x DM x DM x DM x DM x DM x DM y DM/min y DM/min y DM/min y DM/min y DM/min y DM/min y DM/min y DM/min y DM/min Kosten pro Prozeß: 150,32 DM Enthält keine Gemeinkosten wie Miete oder Systeme Prozeßkosten laut Litera tur: DM Seite 39

40 Prozeßkosten des vereinfachten Bestellablaufs Einzelne Prozeßschritte: Bedarfsträger Bedarf melden/ * Ausfüllen des (anhand eines * Senden der Vorgesetzter Bestellung prüfen und * Kontierung durch Autorisierung findet nicht statt - Kontrolle nur über Limitierung Einkauf Einkauf Wareneingang Bedarfsträger wesen Lieferanten Ware Ware Rechnung auswählen aufgeben manuell und prüfen verbuchen und verteilen prüfen * Pflege des Lieferantenstammes * Einholen von Angeboten u. Preisverhandlungen * Katalogpflege * Qualitäts- und Preisprüfung Erfolgt mit der Bedarfs-meldung - Direktanlieferung Gleichzeitig durch Lieferanten Wareneingangsbuchung Wir durch den Besteller vorgenommen * Überprüfung ob bestellte Ware eingetroffen ist bzw. ob Ware vollständig bzw. unbeschädigt ist Rechnungseingang über elektronische Schnittstelle - Keine Prüfung durch KBH Rechnungs- Rechnung Zahlung abwickeln * elektronischer Rechnungseingang * elektronische Rechnungsabwicklung Bearbeiter Durchschn. Personalkosten p.a. 35h Woche pro min Zeitbedarf in Minuten Sachbearbeiter Sachbearbeiter Sachbearbeiter Sachbearbeiter x DM x DM x DM x DM y DM/min y DM/min y DM/min y DM/min pro Prozeß 64,93 DM Nicht direkt Teil des Bestellprozesses Seite 40

41 Papierloser Zahlungsverkehr Die offensichtlichen Vorteile des papierlosen Zahlungsver-kehrs können durch mehrere Verfahren realisiert werden: Medium Stärken Schwächen Elektronische einfach zu realisieren nicht standardisiert Sammelrechnung File je Lieferant Gutschriftverfahren keine Rechnungsstellung Lieferant macht Rechnungsprüfung Interne Schnittstelle zum Buchhaltungssystem wird erforderlich Hoher interner Abstimmungsbedarf Lastschriftverfahren p e r EDIFACT- Rechnung Purchase Card Einheitlicher Standard Eine konsolidierte Rechnung über alle Lieferanten Zusätzliche Kosten für Translator Lieferanten müssen System unterstützen (EDIFACT für Nicht-produktionsmaterial nicht üblich) Kosten pro Transaktion Seite 41

42 Purchase Card Konzept Reklamationsbehandlung 1. Bestellung Kreditkartenorganisation Bedarfsträger Einkauf 7. monatl. Bezahlung 3. Lieferung 2. Freigabe 4. Rechnung 6. monatl. Sammelrechnung Rahmenvereinbarungen Lieferant 5. Zahlung Seite 42

43 Analyse Purchase Card Konzept Purchase Card Vergleich USA vs. Deutschland MwSt-Sätze sind in USA fix in Deutschland jedoch unterschiedlich "Line Item Details" müssen bei der Bezahlung erfaßt werden komplexere Systeme zwischen Besteller und Lieferant erforderlich dazu sollten mindestens 100 Bestellungen pro Jahr mit einem Lieferanten abgewickelt werden Unternehmenskultur: "Hire and Fire" vs. "...Kontrolle ist besser" Sicherheitsmechanismen müssen integriert werden s konventionelles "Kreditkarten-Akzeptanznetz" ist nicht einsetzbar Die in den USA erfolgreichen Purchase Card Systeme können in Deutschland nicht 1:1 übernommen werden! spezielle Purchase Card Systeme sind kostspielig (Fix + Transaktionskosten) Wer muß die Transaktionskosten bezahlen? Seite 43

44 Purchase Card Arten Offene Systeme Physische Kreditkarte Vorteil: Kann sofort nach Zuteilung in jeder Akzeptanzstelle verwendet werden Nachteil: Mißbrauchsmöglichkeit Geschlossene Systeme Keine Plastik-Karte - nur eine Kartennummer Vorteil: Gute Kontrollmöglichkeit, wird nur an vordefinierten Stellen akzeptiert -> Konzentration auf ausgewählte Lieferanten und Produkte, Akzeptanz bei deutschen Finanzbehörden Nachteil: Höherer administrativer Aufwand Seite 44

45 Das Alcatel Kerngeschäft 16% Telecom Cables & 63% Components 24% 37% Thomson CSF Verteidigungselektronik Flugnavigation Umsatz ,5 Mrd. FF (38 Mrd. DM) davon 85% im Telekommunikations-Markt Alstom Energie und Transport Seite 45