Schlanke Prozesse im Einkauf einer Bundesbehörde

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1 Schlanke Prozesse im Einkauf einer Bundesbehörde Rudolf Knorr Bereichsleiter Finanzen, Infrastruktur und öffentlich. Auftragswesen Bundesanstalt für Arbeit 8. Ministerialkongress 04/.05. September 2003 Business and Systems Aligned. Business Empowered. TM

2 Umsetzung des Hartz-Konzeptes Die Bundesanstalt für Arbeit im Transformationsprozess Die Reformprojekte Führung und Steuerung Kundenzentrum Virtueller Arbeitsmarkt Produkte und Programme Struktur Zentrale und Regionaldirektionen Personalentwicklung Unternehmensentwicklung IT Einkaufsprozesse Arbeitslosengeld II 2

3 Typisch ist, dass Einkaufsvorgänge in der Flächenorganisation verteilt und wenig transparent sind Landesorganisation Landesorganisation Landesorganisation Zentrale IST: Gesamteinkaufsvolumen > 5 Mrd. EUR Verteilte über 200 Dienststellen Hohe Preisdifferenzen für gleichartige Güter und Dienstleistungen Zentrale nur für IT, Fahrzeuge Keine Systemanbindung und Datenaggregation Keine gebündelte Bedarfsplanung Lieferanten steuern die Bedarfe durch Angebote 3

4 Was kann eine Behörde von der Privatwirtschaft lernen Übertragbare Best Practice Ansätze Arbeitsteilung strategischer und operativer Einkauf Professionalisierung und Arbeitsteilung (Fachleute für Strategie, Vergabe und Lieferanten-/Vertragsmanagement) Flache Hierarchie Dienstleistungsorientierung (unternehmerisches und kundenorientiertes Denken) Projektorientierung Integrierte Systeme und Einsatz von Internettechnologie 4

5 Übertragbare Konzeptansätze: Arbeitsteilige Einkaufsorganisation mit einheitlicher Systemplattform Einkaufsorganisation: Strategisches Einkaufsmanagement Operative Einkaufsabwicklung: Bedarfsträger Planung und Bündelung Vergabe Prozesseffizienz Serviceorientierung Bedarf Bedarf Bedarf Abruf, Abruf Abruf Lieferantenmanagement Rahmenvertragsmanagement Synergiefähigkeit Prozesssicherheit Wareneing. Rechnung, Zahlung IT-Plattform Geschlossener Informationskreislauf Bedarfsträger und Einkaufsorganisation Einhaltung von Prozessstandards Weitgehende Automatisierung wiederholender Aufgaben Integration in bestehende Systeme für Bestände, Finanzen,... 5

6 Eine systematische Analyse zeigt erhebliches Einsparpotenzial (1) Beispiel Bestellprozess Verbrauchsgüter IST Bedarf melden und erfassen genehmigen Lieferanten auswählen aufgeben Ware kontrollieren Ware einlagern, und/oder verteilen Rechnung verbuchen Zahlung abwickeln Delta 65 % SOLL Katalog aussuchen, Warenkorb füllen genehmigen Lieferanten auswählen aufgeben Ware kontrollieren Ware einlagern, und verteilen Rechnung verbuchen Zahlung abwickeln vereinfacht vereinfacht reduziert automatisch vereinfacht reduziert 6

7 Eine systematische Analyse zeigt erhebliches Einsparpotenzial (2) Beispiel Einkaufsvolumen Verbrauchsgüter (Auswahl) >20 % 10 % Höhe des Einkaufsvolumens 2002 in Mio. HW 50 14,3 Traval 5,8 Einsparpotenzial IT-Dienstleistungen Telekommunikation 32,6 Post Reinigung ,2 51 Drucksachen 8,9 DV-Verbrauch 16,5 HW-Wartung Sofortmaßnahmen Büromöbel 5,3 Finanzen 22,4 Büro Delta 10 % 0 % Niedrig (ab 2004) Umsetzungschancen Hoch (2003) 7

8 Erfolgsfaktoren in der Umsetzung Wichtige Erfolgsfaktoren Wirtschaftliche Vorteilhaftigkeit nachvollziehbar ermitteln! Sofortmaßnahmen (Quick Wins) belegen die Nutzenargumentation Sofortmaßnahmen nehmen z.t Organisationsanpassungen vorweg Sponsorship durch oberste Führungsebene kanalisiert Widerstände Rasche und stufenweise Umsetzung schafft Fakten 8

9 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Fragen? 9