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2 I NHALTSVERZEICHNIS Word 97 Basiswissen 1 Word 97- und Windows-Grundlagen Was ist ein Textverarbeitungsprogramm? Hardware-Anforderungen Die Bedienung der Maus Word starten Das Word-Anwendungsfenster Allgemeine Fenstertechnik Die Bildlaufleisten Menübedienung Dialogfenster Grundlegende Hinweise zur Programmsteuerung Word beenden Die Hilfefunktion Grundlagen der Textverarbeitung Die Texteingabe Besonderheiten und Probleme bei der Texteingabe Ansicht auswählen Übung (Teil 1) Grundlegende Programmeinstellungen Schnelles Bewegen im Text Einzelne Wörter hervorheben Absatz ausrichten Übung (Teil 2) Markieren von Textteilen Textteile löschen oder überschreiben Befehle rückgängig machen und wiederholen Texte drucken Dokument speichern, schließen, neu erzeugen, öffnen Textteile verschieben und kopieren Übung (Teil 3) Automatische Fehleranzeige und Silbentrennung Schnellübersicht Gesamtübung Grundlagen der Textgestaltung Die Formatierungsarten Die Zeichenformatierung Absätze formatieren Formatierung schnell übertragen Die Seitenformatierung Mit Tabstops arbeiten Standardschrift und -seitenformate verändern Schnellübersicht Übung Aufbauwissen 4 Weiterführende Textgestaltung Aufzählungen und Numerierungen erzeugen Rahmen, Linien und Schattierungen Besondere Zeichenformatierungen Formatierungshinweise anzeigen Besondere Schriftzeichen einfügen Initiale erzeugen Datum/Uhrzeit einfügen Einfache Kopf- und Fußzeilen Grafiken einfügen ClipArts und Grafiken positionieren Text in Textfelder setzen Ein Musterdokument erzeugen Schnellübersicht Übungen Effektives Arbeiten mit Formatvorlagen Das Prinzip der Formatvorlagen Mit Formatvorlagen arbeiten Schnellübersicht Übung Das Arbeiten mit AutoTexten AutoTexte erstellen, einfügen und bearbeiten Besonderheit: Der AutoText SAMMLUNG Schnellübersicht Übung Dokumente verwalten Grundlagen Dokumente und Ordner verwalten Verwaltung von Dokumenten und Ordnern in Word Dokumente suchen Sicherungskopien beim Speichern erstellen Datenschutz Datei-Informationen Schnellübersicht Übung Drucken und besondere Druckaufbereitung Drucker wechseln Besondere Druckoptionen Druckmanager und Druckwarteschlange Möglichkeiten in der Druckvorschau Übung Weiterführende Themen 9 Nützliche Techniken Textelemente suchen Textelemente automatisch ersetzen Formatierungen/Sonderzeichen suchen und ersetzen Sortieren von Tabellen und Listen Word-Dokumente zusammenfügen Dokumente trennen Nützliches zur Arbeit mit großen Dokumenten Automatisches Zusammenfassen Schnellübersicht Übung... 90

3 Inhaltsverzeichnis I 10 Rechtschreibprüfung, Silbentrennung, Synonyme Die Rechtschreibkorrektur Silbentrennung Alternativbegriffe (Synonyme) suchen Grammatikprüfung Schnellübersicht Übung Tabellen Grundlegende Tabellenbearbeitung Die Formatierung von Tabellen Vorhandene Tabelle in Text umwandeln Vorhandenen Text in eine Tabelle umwandeln Einfache Berechnungen durchführen Schnellübersicht Übung Das Arbeiten mit Dokumentvorlagen Grundlagen Dokumentvorlagen erstellen Dokumentvorlagen verändern Mit Dokumentvorlagen arbeiten Schnellübersicht Grundlagen des Seriendrucks Das Prinzip des Seriendrucks Seriendokument erstellen Der Ausdruck Datenquelle bearbeiten Vorhandene Datenquelle einbinden Selektion von Adressen Bedingungsfelder einfügen Liste erzeugen Briefumschläge bedrucken Adreßetiketten bedrucken Schnellübersicht Übung Arbeiten mit Feldfunktionen Einblick in die Feldfunktionen Auswahl interessanter Feldfunktionen Schnellübersicht Abschnitte und Spaltendruck Abschnitte definieren Text in Spalten setzen Schnellübersicht Übung Kopf- und Fußzeilen Kopf- und Fußzeilen erstellen Schnellübersicht Übung Fußnotenverwaltung Grundlagen Fußnoten automatisch erstellen Fußnoten bearbeiten Fußnoten individuell gestalten Schnellübersicht Übung Gliederungen Grundlagen Gliederung erstellen Gliederung automatisch numerieren Anzeige der Gliederungsebenen verändern Gliederungspunkte (mit Inhalt) verschieben Schnellübersicht Übung Inhalts-, Stichwort- und Abbildungsverzeichnis Inhaltsverzeichnis erstellen Stichwortverzeichnis (Index) e rstellen Elemente (Grafiken, Tabellen etc.) beschriften Abbildungsverzeichnis erstellen Schnellübersicht Übung Formulare Grundlagen Formularfelder definieren Formularvorlagen schützen und speichern Formulare ausfüllen Abschnitte in Formularen schützen Formulare drucken Schnellübersicht Übung Datenimport und -export, OLE-Funktion Importieren (Einlesen) von Fremdtexten Exportieren von Word-Dokumenten Objekt aus Word heraus erzeugen (OLE-Funktion) Vorhandenes Objekt einfügen Objekt bearbeiten Hyperlinks Schnellübersicht Übung Zeichnungen mit OfficeArt erstellen Grundlagen Zeichenobjekte erstellen WordArt-Objekte erstellen Zeichenobjekte bearbeiten Schnellübersicht Übung Individuelle Konfiguration Symbolleisten, Tastatur und Menüs anpassen Die Word-Grundeinstellungen Einblick in die Makro-Funktion Schnellübersicht Übung Stichwortverzeichnis...176

4 3 Word 97 3 Grundlagen der Textgestaltung In diesem Kapitel erfahren Sie wie Sie Zeichen, Absätze und Seiten formatieren wie Sie Formatierungen schnell kopieren wie Sie Tabstops setzen und bearbeiten wie Sie die Standardschrift verändern Voraussetzungen Windows-Grundlagen Grundlagen der Texteingabe 3.1 Die Formatierungsarten Word verfügt über viele Funktionen und Befehle, mit denen Sie die Gestaltung von Texten - die Formatierung - bestimmen können. Hierbei können Sie Zeichen-, Absatz- und Seitenformatierungen vornehmen. Worauf beziehen sich... Zeichenformate? Absatzformate? Seitenformate? Beziehen sich auf ein oder mehrere Zeichen (Wörter), z.b. auf Schriftart und -grad, Schriftschnitt (fett, kursiv, unterstrichen etc.) Beziehen sich auf einen oder mehrere Absätze, z.b. linksbündig, Blocksatz, Absatzeinzüge Beziehen sich auf das gesamte Dokument bzw. Dokumentteile, z.b. auf Seitenränder, Blattausrichtung (hoch/quer), Seitennumerierung, Kopf-/Fußzeilen 3.2 Die Zeichenformatierung In einem Text können Sie die verschiedensten Schriftarten, -grade oder Schriftschnitte benutzen. Diese Arbeit wird als Zeichenformatierung bezeichnet, da sie die Darstellungsart von einzelnen Zeichen verändert. Die am häufigsten benötigten Veränderungen lassen sich sehr einfach mit Hilfe der Symbolleiste und der Maus vornehmen. Schriftart Schriftgrad Schriftschnitte Je nach installiertem Drucker stehen verschiedene Schriftarten zur Verfügung. Zusätzlich werden beim Einsatz von Windows mehrere druckerunabhängige Schriften (TrueType-Schriften) zur Auswahl angeboten. Diese Schriften können fast mit jedem grafikfähigen Drucker gedruckt werden. Beispiele: Courier Times NewRoman Arial Die Möglichkeit der Größenveränderung ist von dem gewählten Schriftgrad abhängig. Als Einheit für die Angabe von Schriftgraden dient die Maßeinheit Punkt (Point). Ein Punkt entspricht ca. 0,35 mm. Das entspricht bei einem Großbuchstaben mit Schriftgrad 20 einer Höhe von ca. 7 mm. Schriftschnitte (z. B. fett, kursiv, unterstrichen) dienen besonders dazu, einzelne Wörter oder Sätze in einem Text hervorzuheben. 34

5 Grundlagen der Textgestaltung 3 Welche Schriften stehen Ihnen zur Verfügung? Druckerschriften z.b. In jedem Drucker sind bestimmte Schriften in festen Schriftgraden und Schriftschnitten hinterlegt. Diese Schriften haben eine hohe Qualität und werden sehr schnell ausgedruckt. Ein Nachteil der Drucker-Schriften ist, daß bei vielen Druckern standardmäßig nur eine geringe Anzahl von Schriftarten und -grade zur Verfügung gestellt wird. Druckerschriften werden in den Auswahlfeldern durch ein Druckersymbol gekennzeichnet. TrueType-Schriften z.b. Windows stellt für alle Windows-Anwendungen sogenannte TrueType-Schriften zur Verfügung. Da bei TrueType-Schriften nicht der Drucker, sondern ein Programm im Hintergrund den Ausdruck steuert, spricht man auch von einer Software-Schrift. Neben der Druckerunabhängigkeit bieten TrueType-Schriften zusätzlich den Vorteil der freien Skalierung. Diese Schriften können nahezu beliebig in der Größe verändert werden. Der Ausdruck von TrueType-Schriften dauert allerdings in der Regel etwas länger als der druckerinterner Schriftarten. Alle TrueType-Schriften werden in der Auswahlliste der Schriftarten durch das Symbol vor dem Schriftnamen gekennzeichnet. Weitere Schriftarten können zusätzlich gekauft oder aus anderen Programmen installiert werden. Allgemeine Vorgehensweise bei der Zeichenformatierung Zeichenformatierung nach der Texteingabe Zeichenformatierung während der Texteingabe Markieren Sie den entsprechenden Textbereich. Schalten Sie mit Hilfe der Symbolleiste oder der entsprechenden Tastenkombinationen die gewünschte Zeichenformatierung ein. Alternative: Menüpunkt FORMAT - ABSATZ, Kontextmenüpunkt ZEICHEN Setzen Sie den Cursor an die Position, ab welcher der Text in der neuen Formatierung eingegeben werden soll. S c halten Sie die gewünschte Zeichenformatierung ein. Geben Sie den Text oder Textteil ein. Verwenden Sie bei Bedarf für den nachfolgenden Text anschließend wieder ein anderes Zeichenformat. Die Symbolleiste F ORMAT erfüllt gleichzeitig zwei Funktionen: Sie ist einerseits Anzeigebereich für die aktuellen Einstellungen an der Cursorposition bzw. im markierten Bereich, andererseits können Sie dort die Einstellungen schnell verändern. Notizen 35

6 3 Word 97 Schriftart/-größe bestimmen Schriftschnitte Öffnen Sie das Listenfeld S CHRIFTART bzw. S CHRIFTGRAD durch Anklicken des Pfeilsymbols. In der Liste der Schriftarten bzw. -grade können Sie die gewünschte Einstellung durch Anklicken vornehmen. Schriftart Schriftgrad fett kursiv unterstrichen Im oberen Bereich des aufgeklappten Schriftarten-Listenfelds werden die fünf zuletzt benutzten Schriftarten zur Schnellauswahl aufgeführt. Praxistip Wenn Sie sehr viele Schriftarten installiert haben, ist das Blättern im Listenfeld sehr zeitraubend. Um die gewünschte Schriftart schneller zu finden, geben Sie den (die) Anfangsbuchstaben der Schriftart in das Eingabefeld ein. Die Liste springt dann automatisch zur entsprechenden Position. Schriftschnitt bestimmen Mit den Schalter-Symbolen legen Sie schnell die am häufigsten benötigten Schriftschnitte fest. Durch Anklicken eines Symbols schalten Sie den gewünschten Schriftschnitt ein oder aus. Ein eingestellter Schriftschnitt wird durch die vertiefte Darstellung des Symbols gekennzeichnet. Zeichenformatierung mit Tastenkombinationen Fett STRG UMSCHALTEN F Nur Worte unterstreichen STRG UMSCHALTEN W Unterstrichen STRG UMSCHALTEN U doppelt unterstrichen STRG UMSCHALTEN D Kursiv STRG UMSCHALTEN K K APITÄLCHEN STRG UMSCHALTEN Q hoch gestellt STRG + tiefgestellt STRG # Schrift vergrößern STRG UMSCHALTEN > Schrift verkleinern STRG < Besonderheiten Praxistip Mit den Tastenkombinationen STRG LEERTASTE oder STRG UMSCHALTEN Z haben Sie schnelle Möglichkeiten, Schriftschnitte wieder zu entfernen. Mit der Tastenkombination UMSCHALTEN F3 schalten Sie zwischen verschiedenen Arten der Groß-/Kleinschreibung um (Test/test/TEST). Schriftfarbe einstellen Durch Anklicken des Listenfeldes in der Symbolleiste F ORMAT können Sie schnell die Farbe des Textes ändern. Wenn Sie das Symbol anklicken, erhält der Text die Farbe, die unter dem Buchstaben Aangezeigt wird. 36

7 Grundlagen der Textgestaltung 3 Textstellen farblich hervorheben Wie mit einem Textmarker können Sie wichtige Textstellen in Ihrem Dokument farblich hervorheben. Klicken Sie das Symbol in der Format-Symbolleiste an. Der Cursor verwandelt sich in einen Stift. Markieren Sie mit dem Stift die entsprechende Tex tstelle. Die Textstelle wird mit der eingestellten Farbe hinterlegt. Die Markierung ist auch im Ausdruck zu sehen. 3.3 Absätze formatieren -Taste be- Als Absatz erkennt Word den Text, der mit einer Absatzschaltung durch Betätigen der RETURN endet wird. Damit wird die Zeile umgebrochen, und ein neuer Absatz beginnt. Wenn Sie ein Absatzendezeichen löschen, nimmt der betreffende Absatz automatisch die Formatierung des vorangegangenen Absatzes an. Wollen Sie eine neue Zeile innerhalb eines Absatzes beginnen, erreichen Sie dies durch Betätigen der Tastenkombination UMSCHALTEN RETURN. Damit erzeugen Sie eine sogenannte weiche Zeilenschaltung: Die Zeile wird umgebrochen, doch der Absatz wird nicht beendet. Ähnlich wie bei der Zeichenformatierung können Sie Absätze sowohl nach als auch während der Texteingabe formatieren. Absatzformatierung nach der Texteingabe Absatzformatierung während der Texteingabe Setzen Sie den Cursor an eine beliebige Stelle im Absatz. Nur wenn eine Absatzformatierung für mehrere Absätze gelten soll, ist es notwendig, die betreffenden Absätze bzw. Teile von ihnen zu markieren. Führen Sie die Formatierung mit Hilfe der Symbolleiste oder der entsprechenden Tastenkombinationen durch. Alternative: Menüpunkt FORMAT - ABSATZ, Kontextmenüpunkt ABSATZ Schalten Sie das gewünschte Absatzformat ein. Das Absatzformat gilt für den aktuellen Absatz und alle Absätze, die ab der aktuellen Cursorposition eingegeben werden. Notizen 37

8 3 Word 97 Absätze ausrichten Linksbündig STRG L Zentriert STRG E STRG STRG L B Rechtsbündig STRG R Blocksatz STRG B STRG R STRG E Abb. 3.1 Kurzübersicht der Absatzausrichtungen (CALIF) Absatzränder verändern Setzen Sie den Cursor in den Absatz, oder markieren Sie die Absätze, in denen Einzüge erzeugt werden sollen. Klicken Sie im Zeilenlineal auf das entsprechende Einzugssymbol, und ziehen Sie das Symbol mit der Maus an die gewünschte Position im Lineal. Erstzeileneinzug Linker Einzug Rechter Einzug Hängender Einzug Durch Ziehen der verschiedenen Randsymbole erzeugen Sie folgende Effekte: Abb. 3.2 Linker Einzug Abb. 3.3 Rechter Einzug Abb. 3.4 Erstzeileneinzug Abb. 3.5 Erstzeileneinzug (hängend) Wollen Sie einen linken Einzug erzeugen, erreichen Sie dies am schnellsten mit dem Einzugssymbol in der Formatierungsleiste bzw. der Tastenkombination STRG M. Dabei wird der linke Rand um eine Standardtabstopposition nach rechts verschoben. Mehrmaliges Anklicken rückt jeweils um eine Stufe weiter ein. Mit dem Symbol (oder STRG UMSCHALTEN M ) werden bereits eingerückte Absätze wieder stufenweise um eine Position nach links verschoben. 38

9 Grundlagen der Textgestaltung 3 Alle bisher beschriebenen Absatzformatierungen können Sie auch über den Menüpunkt FORMAT -ABSATZ bzw. das Kontextmenü ABSATZ im Register E INZÜGE UND A BSTÄNDE einstellen. Zusätzlich haben Sie im Dialogfenster A BSATZ die Möglichkeit, Einzüge punktgenau einzustellen und die Wirkung der Einstellungen in einer Vorschau zu betrachten. Zeilenabstände einstellen Setzen Sie den Cursor in den Absatz, oder mar kieren Sie die entsprechenden Absätze. Rufen Sie den Menüpunkt FORMAT - ABSATZ auf, und aktivieren Sie das Register EINZÜGE UND ABSTÄNDE. Wählen Sie im Listenfeld Z EILENABSTAND den gewünschten Zeilenabstand aus. Je nach Auswahl können Sie im Listenfeld MASS genaue Abstände eingeben. Schnelle Tastenkombinationen für Zeilenabstände Einfacher Zeilenabstand STRG 1 Eineinhalbfacher Zeilenabstand STRG 5 Zweifacher Zeilenabstand STRG 2 Abb. 3.6 FORMAT -ABSATZ Absatzabstände erzeugen Setzen Sie den Cursor in den Absatz, oder markieren Sie die entsprechenden Absätze. Rufen Sie den Menüpunkt FORMAT - ABSATZ auf, und aktivieren Sie das Register E INZÜGE UND ABSTÄNDE. Mit den Eingabefeldern V OR und N ACH bestimmen Sie die Abstände vor und nach dem Absatz. Ein einzeiliger Abstand vor dem Absatz kann sehr schnell mit der Tastenkombination STRG 0 (Null) ein- und ausgeschaltet werden. Notizen 39