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Transkript

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2 INHALTSVERZEICHNIS SAP R/3 Einkauf, Bestellabwicklung 1 Einführung in das Modul MM Komponenten des Moduls MM Integration des Einkaufs Organisationsstrukturen in MM Einkaufsbelege Das Einkaufsmenü Bestellanforderungen Was ist eine Banf? Banf anlegen: Lagermaterial mit Materialstammsatz Banf anlegen: Verbrauchsmaterial ohne Materialstammsatz, Einfachkontierung und Mehrfachkontierung Banf über Vorlage anlegen Banf anzeigen Banf ändern Listanzeigen Schnellübersicht Übung Bestellanforderungen freigeben Einzelfreigabe Sammelfreigabe Schnellübersicht Übung Anfrage anlegen Anfrage anlegen mit Bezug Anfragen anzeigen Anfragen ändern Anfragen drucken Listanzeigen Anfragen Angebotsabwicklung Angebote erfassen Angebotsvergleich mit dem Preisspiegel Schnellübersicht Übung Bestellungen anlegen Beschaffungsvorgänge im Einkauf Bestellung anlegen - Lieferant bekannt Bestellung anlegen - Lieferant unbekannt Bestellung anlegen - Selektiv über Banf Bestellung anlegen - Umlagerung Bestellung anlegen - Automatisch über Banf Bestellung über Vorlage anlegen Abrufbestellungen anlegen Schnellübersicht Übung Bestellanforderungen zuordnen und bearbeiten Bestellanforderungen zuordnen Zugeordnete Bestellanforderungen bearbeiten Bestellanforderungen zuordnen und bearbeiten Automatische Bestellungen über Banf'en Schnellübersicht Übung Bestellungen bearbeiten Bestellung anzeigen Bestellung ändern Bestellbelege drucken Schnellübersicht Übung Stichwortverzeichnis... I 5 Anfrage, Angebot und Preisspiegel Anfrageabwicklung Lieferanten für Anfragen auswählen... 99

3 3 SAP R/3 Einkauf, Bestellabwicklung 3 Bestellanforderungen freigeben In diesem Kapitel erfahren Sie à wie Sie Bestellanforderungen freigeben können à wie Sie Einzel- und Sammelfreigabe verwenden à Grundlegendes zu Freigabesimulation und Freigabeerinnerung Voraussetzungen ü Kenntnisse über Bestellanforderungen Genereller Menüpfad für Arbeitsbereichsmenü EINKAUF LOGISTIK MATERIALWIRTSCHAFT EINKAUF Die Banf dient als Ermächtigung für Beschaffungsvorgänge durch den Einkauf. Im R/3-Standard kann ein maschinelles Genehmigungsverfahren (Freigabeverfahren) für Banf'en installiert werden. Bei Erfüllung festgelegter Bedingungen ist die Banf-Position für bestimmte Einkaufsaktivitäten gesperrt, und muß in einem separaten Schritt freigegeben werden. R/3 bietet zwei mögliche Freigabeverfahren an: Freigabeverfahren Anwendungsgebiet Funktionalität Freigabeverfahren 1 Ausschließlich Banf'en Positionsweise Freigabe Freigabeverfahren 2 Banf'en und alle Einkaufsbelege Gesamter Beleg Wert Warengruppe Kontierungstyp Werk Freigabebedingungen zeigen, welche Freigabestrategie einer Banf-Position zuzuordnen ist. Die Banf wird positionsweise gesperrt. Die Freigabestrategie zeigt, welche Personen in welcher Reihenfolge eine Banf genehmigen müssen. Anzahl Freigabestellen Reihenfolge Freigabestellen Freigabekennzeichen Freigabebedingungen Freigabestrategie Freigabekennzeichen Bis zu 8 Freigabestellen. Pro Freigabestelle ein Freigabecode. Dieser wird im Berechtigungskonzept den Usern zugeordnet. Freigegeben/Gesperrt für Bestellung Freigegeben/Gesperrt für Anfrage Fixiert/Unfixiert für Disposition Das Freigabekennzeichen zeigt, ob eine Position angefragt/bestellt werden kann, nachdem sie freigegeben wurde. Abb. 3.1 Freigabeverfahren 1 62

4 Bestellanforderungen freigeben 3 Bestellanforderungen können durch ein Genehmigungsverfahren über Freigabestrategien (Festlegungen, wer in welcher Reihenfolge freigibt) für Einkaufsaktivitäten freigegeben werden. Beim Anlegen einer Bestellanforderung wird der Banf automatisch eine Freigabestrategie (z.b. Positionswert, Warengruppe oder Kontierungstyp) zugeordnet. Freigabestellen sind Personen, Abteilungen oder sonstige organisatorische Einheiten. Im folgenden wird das Freigabeverfahren 1 für Bestellanforderungen vorgestellt. Es gibt zwei Möglichkeiten, Bestellanforderungen freizugeben: Bei der Einzelfreigabe werden Positionen einer einzelnen Banf freigegeben. Bei der Sammelfreigabe werden alle Banf'en für einen bestimmten Freigabecode freigegeben. 3.1 Einzelfreigabe Im folgenden sollen Sie eine einzelne Banf freigeben. Wählen Sie die entsprechende Funktion aus dem Arbeitsgebietmenü Einkauf. MENÜPFAD EINKAUF BANF FREIGEBEN TA-CODE: /NME00 EINZELFREIGABE Die Bildschirmmaske BESTELLANFORDERUNG FREIGEBEN: EINSTIEG erscheint. Abb. 3.2 Bildschirmmaske BESTELLANFORDERUNG FREIGEBEN: EINSTIEG Erfassen Sie die Nummer der freizugebenden Banf im Feld BESTELLANFORDERUNG und geben Sie im Feld FREIGABECODE Ihren Freigabecode ein. Der Freigabecode wird Ihnen von Ihrem Systemverantwortlichen mitgeteilt. Drücken Sie die Taste RETURN oder klicken Sie auf die Drucktaste TIONSÜBERSICHT erscheint.. Die Bildschirmmaske BESTELLANFORDERUNG FREIGEBEN: POSI- Notizen 63

5 3 SAP R/3 Einkauf, Bestellabwicklung Abb. 3.3 Bildschirmmaske BESTELLANFORDERUNG FREIGEBEN: POSITIONSÜBERSICHT Auf der POSITIONSÜBERSICHT haben Sie verschiedene Anzeige- und Bearbeitungsmöglichkeiten: Springen Freigabe-Info Frei.möglichkeiten Stellen Sie fest, welche Positionen Sie freigeben können. Markieren Sie eine Banf-Position und wählen Sie im Menü SPRINGEN FREIGABE-INFO FREI. MÖGLICHKEITEN bzw. klicken Sie auf die Drucktaste. Schließen Sie das Dialogfenster mit dem Symbol. Abb. 3.4 Dialogfenster FREIGABEMÖGLICHKEITEN Springen Freigabe-Info Freigabezustand Mit SPRINGEN FREIGABE-INFO FREIGABEZUSTAND können Sie sich den aktuellen Freigabezustand der Positionen anzeigen lassen. Das Dialogfenster FREIGABEZUSTAND ÜBERSICHT wird eingeblendet. Schließen Sie das Dialogfenster mit dem Symbol. Abb. 3.5 Dialogfenster Freigabezustand Übersicht 64

6 Bestellanforderungen freigeben 3 Springen Freigabe-Info Freigabestrategie Markieren Sie eine Banf-Position. Lassen Sie sich die Freigabestrategie mit SPRINGEN FREIGABE-INFO FREIGABESTRATEGIE bzw. der Drucktaste anzeigen. Ein Dialogfenster FREIGABESTRATEGIE POSITION wird eingeblendet. Schließen Sie das Dialogfenster mit der Drucktaste. Freigeben Abb. 3.6 Dialogfenster Freigabestrategie Position Abb. 3.7 BESTELLANFORDERUNG FREIGEBEN: POSITIONSÜBERSICHT Markieren Sie in der Positionsübersicht die freizugebende Banf-Position und wählen Sie im Menü BEARBEITEN FREIGABE SETZEN bzw. die Drucktaste. Sie erhalten in der Dialogzeile eine Nachricht angezeigt. Damit die Position wieder den vorherigen Freigabezustand erhält, wählen Sie BEARBEITEN FREIGABE RÜCKSETZEN. Mit der Drucktaste bzw. BEARBEITEN FREIGABE SETZEN+SICHERN geben Sie Ihre Banf- Positionen frei, und das System sichert den Vorgang und springt auf das Einstiegsbild zurück. Sichern Sie mit dem Symbol. Notizen 65

7 3 SAP R/3 Einkauf, Bestellabwicklung 3.2 Sammelfreigabe Sie können periodisch sämtliche Bestellanforderungen freigeben, die Ihrer Genehmigung unterliegen. R/3 nennt dies Verfahren SAMMELFREIGABE. Wählen Sie im Arbeitsgebietmenü EINKAUF den Menüpfad BANF FREIGEBEN SAMMELFREIGABE. MENÜPFAD EINKAUF BANF FREIGEBEN TA-CODE: /NME00 SAMMELFREIGABE Das Selektionsbild zur Sammelfreigabe von Bestellanforderungen erscheint. Abb. 3.8 SAMMELFREIGABE BESTELLANFORDERUNGEN Geben Sie im Feld Freigabecode Ihren FREIGABECODE ein. Markieren Sie das Feld FREIGABEVORAUSSETZ. ERFÜLLT, damit nur die Bestellanforderungen aufgelistet werden, die Sie direkt freigeben können. Über das Feld LISTUMFANG können Sie über Eintrage verschieden aufbereitete Listen anfordern. Starten Sie die Auswertung mit dem Symbol. Die Liste der freizugebenden Bestellanforderungen erscheint. 66

8 Bestellanforderungen freigeben 3 Abb. 3.9 SAMMELFREIGABE BESTELLANFORDERUNGEN Sie haben über die Menüpunkte UMFELD und SPRINGEN verschiedene Anzeigemöglichkeiten. Voraussetzung ist die Selektion einer Banf-Position. Stellen Sie den Cursor in die Zeile der Banf-Position, zu der Sie nähere Informationen benötigen. Wählen Sie dann eine Funktion aus dem Menü. Sie gelangen aus der gewählten Funktion mit F3 bzw. dem Symbol wieder zurück auf diese Liste. Bildschirmmaske SAMMELFREIGABE BESTELLANFORDERUNGEN Bearbeitungsmöglichkeiten in den Menüpunkten UMFELD und SPRINGEN UMFELD ANZEIGEN BANF ANZEIGEN MATERIAL BESTANDSÜBERSICHT AKT.BED./BEST.LISTE ANZEIGEN RAHMENVERT. ANZEIGEN INFOSÄTZE ANZ. LIEFERANTENBEUR. ANZEIGEN KONSI-LIEF. SPRINGEN ÜBERSICHT ZUORDNUNG BANFS ZUR ZUORDNUNG ALLE BANFS DETAILDATEN ANZEIGEN ÄNDERUNGEN ANZEIG. BESTELLUNGEN FREIGABESTRATEGIE EINZELFREIGABE 67

9 3 SAP R/3 Einkauf, Bestellabwicklung Bildschirmmaske SAMMELFREIGABE BESTELLANFORDERUNGEN Feld MATERIAL KURZTEXT EKG WARENGR. BEST.ANF. POS. ANGEFORD. MENGE ME LIEFERTERMIN ANFORDERER WERK LORT S E F BART P K BANF-WERT WHR FREIG.-DATUM BEDARFSNUMMER LWRK DIS FREIGABESTRATEGIE FREIGABEKENNZEICHEN FREIGABEMÖGLICHKEIT Feldbeschreibung Materialnummer Kurztext aus dem Materialstammsatz oder, bei Positionen ohne Materialstammsatz, Kurzbeschreibung der Position Einkäufergruppe Warengruppe, Zusammenfassung gleichartiger Materialien zu Warengruppen Nummer der Bestellanforderung Position der Bestellanforderung, die Banf wird positionsweise bearbeitet. Jede Banf- Position stellt einen Bedarf dar. Anforderungsmenge der Banf-Position Bestellmengeneinheit der Banf-Position Liefertermin der Banf-Position Stelle, die den Bedarf angefordert hat. Optionale Eingabe bei der Banf. Für welches Werk ist der Bedarf entstanden? Lagerort innerhalb eines Werkes, Lagerortangabe ist in der Banf optional. Status der Banf. Das Kennzeichen gibt Auskunft, ob eine Banf-Position angefragt bzw. bestellt wurde. Erstellungskennzeichen der Banf-Position. Das Kennzeichen gibt Auskunft über die Herkunft der Banf-Position, R steht für Realtime und bedeutet manuelle Erfassung, B steht für Bedarfsplanung und bedeutet, daß die Banf ist in einem Planungslauf erzeugt worden ist. Freigabezustand der Banf-Position Belegart mit der die Banf erfaßt wurde, NB steht für Normalbestellung, RV für eine Rahmenvertragsanforderung. Positionstyp der Banf-Position Kontierungstyp der Banf-Position, Verbrauchsmaterial mit oder ohne Materialstammsatz benötigt immer einen Kontierungstyp. Der monetäre Wert der Banf-Position. Bei Lagermaterial wird der Banf-Wert automatisch errechnet. Das System greift auf den Verrechnungs- oder Standardpreis im Materialstamm zu. Bei Verbrauchsmaterial ohne Materialstamm muß ein Wert (Bewertungspreis) manuell in der Banf eingegeben werden. Hieraus wird dann der Banf- Wert errechnet. Währungskennzeichen für den Banf-Wert Freigabedatum. Das System ermittelt für jede Banf-Position ein Freigabedatum. Ausgehend vom Liefertermin wird in einer Rückrechnung unter Berücksichtigung der Planlieferzeit, der WE-Bearbeitungszeit und der für das Werk festgelegten Bearbeitungszeit des Einkaufs ein Datum ermittelt. Zu diesem Datum soll die Bestellung ausgelöst werden. Unter einer Bedarfsnummer können Beschaffungsvorgänge zusammengefaßt werden. Die Bedarfsnummer ist in allen Einkaufsbelegen eingebbar und in den Listauswertungen abfragbar. Lieferwerk, wenn der Bedarf durch eine Umlagerung aus einem anderen Werk gedeckt werden soll, erscheint hier das Lieferwerk. Der zuständige Disponent für das Material. Eventuell muß er über bestimmte Einkaufsaktivitäten informiert werden. Der Disponent wird aus dem Materialstammsatz ermittelt. Die Freigabestrategie wird bei der Anlage der Banf automatisch ermittelt. Das Freigabekennzeichen zeigt den Status einer Position an, also ob die Position angefragt bzw. bestellt werden kann. Hinweis des Systems, ob eine Freigabe möglich ist. Eventuell hängt die Freigabe von bestimmten Bedingungen ab. 68

10 Bestellanforderungen freigeben 3 Die Bestellanforderungen, die Sie freigeben wollen, müssen in der Liste markiert werden. Mit BEARBEITEN MARKIEREN ALLE MARKIEREN bzw. der Drucktaste können Sie alle Bestellanforderungen der Liste auf einmal markieren. Sichern Sie mit dem Symbol. Durch das Sichern erfolgt die Freigabe der gekennzeichneten Bestellanforderungen. Das System quittiert den Vorgang in der Dialogzeile durch die Nachricht. Einzelne Bestellanforderungen freigeben Sie können Bestellanforderungen von der Sammelfreigabeliste aus einzeln freigeben. Dabei haben Sie die Möglichkeit, die mit dem Sammelfreigabeverfahren aufgelisteten Bestellanforderungen zu ändern. Wenn Sie einzelne Bestellanforderungen von der Sammelfreigabeliste aus freigeben wollen, markieren Sie die gewünschte Position und wählen Sie SPRINGEN EINZELFREIGABE. Die Position der Bestellanforderung wird angezeigt. Mit SPRINGEN DETAIL können Sie die Positionsdaten anzeigen und ändern. Abb Bestellanforderung freigeben Notizen 69

11 3 SAP R/3 Einkauf, Bestellabwicklung STRATEGIE POSITION. Quittieren Sie, indem Sie auf die Drucktaste klicken, und sichern Sie den Banf. Sie gelangen zur Liste in der Dialogzeile und die Änderung der Banf wird mit der Nachricht quittiert. Liste Freigabeerinnerung Abb FREIGABESTRATEGIE POSITION Sie können sich eine Liste der freizugebende Bestellanforderungen anzeigen lassen, und in dieser Liste die Bestellanforderungen auch bearbeiten. Aus der Liste der freizugebenden Bestellanforderungen heraus können Sie: Bestellanforderungen einzeln markieren Übersicht der Bezugsquellenzuordnung in allen Listen anzeigen Banf'en zu einer bestimmten Bezugsquelle anzeigen Banf'en ohne Bezugsquellen anzeigen Detaildaten zur Banf anzeigen Menge und Liefertermin der Banf ändern Arbeitsvorrat aktualisieren Umfeldfunktionen nutzen Wählen Sie die entsprechende Funktion aus dem Arbeitsgebietmenü EINKAUF. MENÜPFAD EINKAUF BANF FREIGEBEN TA-CODE: /NME00 FREIGABEERINNERUNG Das Einstiegsbild FREIGABEERINNERUNG FÜR BESTELLANFORDERUNGEN erscheint. Klicken Sie auf die Drucktaste. Es erscheint das Dialogfenster FREIGABE- Über Listumfangsparameter im Feld LISTUMFANG können Sie unterschiedliche Listen erzeugen, die von einzeiliger Darstellung ohne Detailinformationen bis zu mehrzeiliger Darstellung mit unterschiedlichen Zusatzinformationen reichen. Abb 3.12 FREIGABEERINNERUNG FÜR BESTELLANFORDERUNGEN 70

12 Bestellanforderungen freigeben 3 Freigabe aus der Listanzeige simulieren Sie können simulieren, welchen Freigabezustand eine Bestellanforderung hätte, wenn Sie sie mit einem bestimmten Freigabecode freigeben würden. Damit haben Sie die Möglichkeit festzustellen, wie eine Bestellanforderung weiterbearbeitet werden kann, nachdem Sie sie freigegeben haben. Freigabeerinnerung aus der Listanzeige ausdrucken Sie können eine Liste der Bestellanforderungen ausdrucken, die einer Freigabestelle zur Freigabe vorliegen. 3.3 Schnellübersicht Sie möchten... Lösung: LOGISTIK MATERIALWIRTSCHAFT EINKAUF BANF Alternative: Transaktionscode (z.b.: /NME54) eine Banf einzeln freigeben. FREIGEBEN ME54 Einzelfreigabe Banf alle Banf'en für Ihren Freigabecode freigeben. eine Liste der Banf'en ausdrucken, die einer bestimmten Freigabestelle vorliegen. SAMMELFREIGABE FREIGABEERINNERUNG ME55 Sammelfreigabe Banf ME5F Freigabeerinnerung 3.4 Übung a b Geben Sie Banfpositionen einer einzelnen Banf frei. Lassen Sie sich dabei die Freigabemöglichkeiten und den Freigabezustand anzeigen. c Welche Freigabestrategie ist den Banfpositionen zugeordnet? Geben Sie alle Banf'en frei, für die Sie zuständig sind. d e f g h Erzeugen Sie eine Liste der freizugebenden Banf'en. Nehmen Sie aus der Liste heraus Änderungen an einer Banf vor. Aktualisieren Sie die Liste anschließend. Drucken Sie eine Liste von Banf'en aus, die einer bestimmten Freigabestelle zugeordnet sind. Notizen 71