Schulungsunterlagen SAP R/3. Release: 4,6C. PM / Aufbau I

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1 Klinikum der Universität Heidelberg Schulungsunterlagen SAP R/3 Release: 4,6C PM / Aufbau I

2 Inhaltsverzeichnis 1 Vorwort Begriffe Instandhaltungsaufträge 3.1 Erfassen von IH-Aufträgen Hinzufügen von Arbeitsvorgängen Beschaffung von Lager- und Nicht-Lagermaterial Änderung der Kontierung Kostenübersichten Listanzeigen von IH-Aufträgen Nacherfassung von IH-Aufträgen 4.1 Erfassen von Nacherfassungen Rückmeldungen 5.1 Erfassen von Rückmeldungen Daueraufträge 6.1 Daueraufträge anlegen Materialwirtschaft 7.1 Erfassen, Ändern einer Banf Erfassen, Ändern einer Reservierung Stand: Januar 02 2

3 1. Vorwort In diesem Kurs lernen Sie... = die Erfassung und Bearbeitung von Instandhaltungsaufträgen mit Material- u. Fremdbeschaffung = = = = = = das Hinzufügen von weiteren Arbeitsvorgängen in Instandhaltungsaufträgen die Änderung einer Kontierung Nachträgliche Erfassung von Instandhaltungsaufträgen Instandhaltungsaufträge bzw. Arbeitsvorgänge zurückmelden Daueraufträge, welche im System hinterlegt sind sowie in der Materialwirtschaft Bestellanforderungen und Reservierungen zu erstellen und zu ändern Zeigefinger Wichtiger Hinweis, zu beachten N Sprechblase Hinweise auf dem Dynpro Computer Abschnitt zum Üben O Notizblock Hier ist Platz für Notizen O= Notizen: Stand: Januar 02 3

4 2. Begriffe IH-Maßnahmen: IH-Meldung: IH-Auftrag: Auftragsart: Vorgang: sind alle Maßnahmen, die in den Instandhaltungsbereich durchgeführt Werden. Dazu gehören sowohl ungeplante oder störungsbedingte Maßnahmen, als auch anfallende Wartungs- u. Inspektionsmaßnahen Sie beschreibt einen Technischen Zustand zu einem Instandhaltungsauftrag Für die Planung und Durchführungsüberwachung, Leistungs- und Materialbestellung werden Aufträge benötigt. Planwerte für die IH-Maßnahmen werden eingetragen, eine Budgetdeckungsprüfung Erfolgt bei Auftragsfreigabe. In Form von Aufträgen liegt ein Arbeitsvorrat vor Je nach Verwendung zur Abwicklung von IH-Maßnahmen werden Verschiedene Auftragsarten benötigt. Ein Vorgang beschreibt einen Arbeitsschritt in einem IH-Auftrag. Ein Auftrag kann aus mehreren Vorgängen bestehen. Bestellanforderung: (Banf) Materialreservier.: Verantw. Arbeitsplatz: Arbeitsplatz: (Durchführender) Komponenten: Abrechnungsvorschrift: PSP-Element: Für benötigtes Material oder Fremdleistung wird bei Auftragsfreigabe eine Bestellanforderung (Banf) erzeugt Benötigtes Material wird bei Auftragsfreigabe im Lager reserviert ist der für die gesamte IH-Maßnahme verantwortliche Arbeitsplatz ist der Arbeitsplatz, der die Arbeiten ausführt Materialien für einen Vorgang Mit der Abrechnungsvorschrift wird festgelegt, wohin die Kosten der Maßnahme abgerechnet werden PSP-Elemente sind die einzelnen Projekte im Budget O= Notizen: Stand: Januar 02 4

5 3. Instandhaltungsaufträge 3.1 Instandhaltungsaufträge erfassen Der IH-Auftrag beschreibt Art, Umfang, Termine und Ressourcen einer IH-Maßnahme Ein IH-Auftrag setzt sich zusammen aus: Auftragskopf---Vorgänge---Materialliste---Auftragsobjektliste---Fertigungsmittel Wozu brachen Sie IH-Aufräge? - Überblick über planmäßige Instandhaltung (turnusmäßig), dadurch bessere Planung der Maßnahmen (Arbeitsvorrat) - Materialbestellung/Reservierung im Lager - Überblick über zustandsorientierte Instandhaltung, dadurch bessere Personaleinsatzplanung - Entlastung der Stammkostenstelle durch Rückmeldung des IH-Auftrages - Kostenauswertung nach Technischen Objekten (Entscheidungshilfen für IH- Strategien) Über den Einstieg gelangen Sie in das Einstiegsbild zum Instandhaltungsauftrag Stand: Januar 02 5

6 Im nachfolgenden Bild müssen Sie als erstes die für Ihren Beriech zuständige Auftragsart Und die Auswahl des Tech. Objektes angeben, Eingrenzung Vorschlag Werk aus Benutzerparameter Festlegung für welches Tech. Objekt Stand: Januar 02 6

7 Daraufhin erscheint das Detail. Infobild, aus dem Sie folgende Informationen erhalten. Informationen zum Wartungsvertrag -über die Statusinformation vom Equipment Langtext anzeigen Mit Datenfreigabe oder dem Enter- Button verzweigen Sie auf die Erfassungsmaske des Instandhaltungsauftrages. Stand: Januar 02 7

8 ... IH-Auftrag Kopf zentral Die Erfassungsmaske wird auf ein Bildschirmbild modifiziert In nachfolgendem Bild sehen Sie sehr viele Informationen, die teilweise durch die Stammdaten, in diesem Beispiel das Equipment , vorgeschlagen werden und Daten die durch die Erfassung vom Tech. Sachbearbeiter ergänzt werden Erläuterung von wichtigen Feldern: Ansicht von weiteren Vorgängen Materialzuordnung Langtextanzeige Meldung über Schadenscode u. Schadensursache Daten zum Meldenden IH-Art auf Kopfebene Kennzeichen Verbuchung der Kostenart Werkstatt die den Auftrag zu erledigen hat Steuerschlüssel PM01 für Eigenleistung PM02 für Fremdleistungen Übung Stand: Januar 02 8

9 3.2 Hinzufügen von Arbeitsvorgängen Ändern des IH-Auftrages anhand der direkten Eingabe im Feld Auftrag oder über Matchcode, der jedoch hier nochmals erläutert wird In dem folgenden Beispiel wird der IH-Auftrag direkt eingegeben Über den Button Vorgänge können Sie weitere Vorgänge zum Auftrag eingeben Werden weitere Werkstätten oder Fremdfirmen für die Bearbeitung des Auftrages benötigt, so werden diese in einem weiteren Vorgang erfasst Über den Vorgangsschlüssel können weitere Informationen hinterlegt werden z. B. BAU, DAW, DUA, SER Erfassung weiterer Vorgänge Pos 0020 und 0030 Bemerkung: Wurde bereits einne Fremd-Pos erfasst, können mit dem Button Fremd weitere Informationen eingeholt werden. Stand: Januar 02 9

10 ... bei Erfassung einer Fremdleistung müssen die Einkaufsdaten ausgefüllt werden. Dies geschieht in der Erfassungsmaske Vorgang Fremdbearbeitung. Menge Mengeneinheit Preis Kostenart überpr. Ggf. überschreiben Einkäufergruppe u. Organisation Klasse Lieferant Mit dem Zurück Button (Grüner Ball mit Pfeil) gelangen Sie in die Vorgangsübersicht Zurück und Sie können den Instandhaltungsauftrag mit dem Sichern Button (Diskette) speichern. O= Notizen: Stand: Januar 02 10

11 3.3 Beschaffung von Lager- und Nicht-Lagermaterial Über den Button Komponenten können Sie die Materialien vom Lager oder die zu beschaffenden Nicht-Lagermaterialien zuordnen Hinweis Bei der Zuordnung von Komponenten muss vorab der zugehörige Arbeitsvorgang Angekreuzt oder manuell im Zwischendynpro angegeben werden Eingabe bei -Lagermaterial Mat-Nr -Nicht Lagermat bleibt leer Bedarfsmenge + Me eingeben Typ L = Lagermaterial N = Nicht-Lagermaterial Für das Lagermaterial Pos 0020 können die Einkaufsdaten angezeigt werden O= Notizen: Stand: Januar 02 11

12 3.4 Ändern der Kontierung Im Gegensatz zu R/2 können Sie die Kontierung des Auftrages ändern. Die Kontierung kann über den Auftragskopf mit der Abrechnungsvorschrift geändert werden Einstieg über somit erhalten Sie die Liste der Abrechnungsvorschrift, in der die Daten geändert werden....ändern Kontierung auf Kostenstelle Hinweis beim Ändern der Kostenstelle Abrechnungsvorschrift pflegen mit Vorschlag daraufhin wird die Kostenstelle vom Instandhaltungskopf übernommen und kann geändert werden Kontierungstyp Spezifiziert den Abrechnungsempfänger -KST = Kostenstelle -PSP = Projekt Ändern der Kostenstelle Prozentsatz der Abrechnung Und Abrechnungsart bleibt Stand: Januar 02 12

13 Abrechnung ändern Über Bearbeiten / Neue Regel weitere Abrechnungsarten erfassen. Eingabe -Kostenstelle -Projekt -Aufteilung -Abrech-Art Abrechnung kontrollieren Über Abrechn_Vorschrift / Prüfen kann die Abrechnung nochmals überprüft werden. Mit den Buttons Zurück und Sichern ist der Instandhaltungsauftrag geändert. Stand: Januar 02 13

14 3.5 Kostenübersicht Zu jedem vorkalkulierten Auftrag, d. h. der Status VOKL, können Sie sich die Kosten anzeigen lassen. Dazu wählen Sie im Auftrag den Button Kosten aus. Im neuen Fenster Auftragskosten erkennen Sie die geplanten Kosten pro Kostenart Nach Rückmeldung (Status RÜCK) sehen Sie die angefallenen Ist-Kosten Stand: Januar 02 14

15 Eine weitere Möglichkeiten ist der Kostenstellenbericht Plan/Ist Vergleich Ergebnis: Aus dem Menü können verschiedene Sichten und Einstellungen aufgerufen werden Stand: Januar 02 15

16 3.6 Listanzeige von IH-Aufträgen Aufträge können von einzelnen Werkstätten abgerufen werden Über den Menüpfad und der weiteren Eingrenzung von Selektionsfeldern können die einzelnen Arbeitsvorgänge anhand einer Auflistung dargestellt werden Stand: Januar 02 16

17 Diese können mit dem Button Variante holen als Vorschlagsparameter eingestellt werden Kannfeld Werkstatt Mußfelder Werk 3000 Bezugsdatum Durch die Erstellung einer Variante können vorbelegte Felder eingestellt werden Rollleiste für weitere Selektionsfelder O= Notizen: Stand: Januar 02 17

18 4. Nacherfassung von IH-Aufträgen Die Nacherfassungen werden anhand einer eigenen Auftragsart HS02 im System Über die Transaktion IW31 erfasst. Über: Logistik/ Instandhaltung/ IH-Abwicklung/ Auftrag anlegen erscheint folgende Maske Auftragsart HS02 eingeben Tech. Objekt eingeben (Tech. Platz oder Equipment) Stand: Januar 02 18

19 und mit Datenfreigabe verzweigen Sie auf die Erfassungsmaske Text und eventuell Langtext verfassen Meldender eingeben Tech.Daten werden vom Objekt vorgeschlagen Durchführungszeit, Anzahl Personen angeben O= Notizen: Stand: Januar 02 19

20 5. Rückmeldung von Instandhaltungsaufträgen Die Auftragsrückmeldungen beinhalten Rückmeldungen der aufgewendeten Durchführungszeit pro Arbeitsvorgang. Diese werden im Dialog zurückgemeldet Sie werden immer als ENDRÜCKMELDUNG vorgenommen Einsteig erfolgt über IH- Abwicklung Eingabe IH-Auftrags-Nr. Vorgang-Nr. Stand: Januar 02 20

21 Mit der Datenfreigabe erreichen sie folgenden Bildschirm Eingabe der -Istarbeitszeit -Rückmeldetext nach Druck auf den Button Meldungen müssen die Schadensbilder erfasst werden O= Notizen Stand: Januar 02 21

22 6. Daueraufträge Daueraufträge im Sinne von R/2 gibt es nicht mehr. Derartige Aufträge werden im R/3 System als Instandhaltungsaufträge mit den Auftragsarten - HD01 Daueraufträge Dez. III - MD01 Daueraufträge Medizintechnik - RD01 Daueraufträge KRZ im System hinterlegt Solche Aufträge können nicht zurückgemeldet werden, d. h. es besteht keine Rückmeldepflicht Die Listanzeige funktioniert wie unter Kapitel 3.6 beschrieben, nur mit der zusätzlichen Eingrenzung der Auftragsart HD01, MD01, RD01 Wie die einzelnen Aufträge im System hinterlegt werden, ist je nach Dezernat unterschiedlich O= Notizen Stand: Januar 02 22

23 7. Materialwirtschaft 7.1 Erfassen und Ändern einer Bestellanforderung Beim Anlegen einer Banf müssen Sie zuerst das Einstiegsbild bearbeiten. Sie gelangen dann auf die Positionsübersicht, in der die einzelnen anzufordernden Positionen erfasst werden. Um eine Banf anzulegen, wählen Sie die entsprechenden Funktionen aus dem Arbeitsgebiet EINKAUF: Das EINSTIEGSBILD ist in zwei Bereiche aufgeteilt Der obere Teil enthält BELEGDATEN, die sich auf den gesamten Beleg beziehen, während im unteren Bereich VORSCHLAGSDATEN POSITIONEN vorgenommen werden Stand: Januar 02 23

24 Einstiegsbild Nachdem das Einstiegsbild ausgefüllt und bestätigt wurde, verzweigt man auf die Positionsübersicht, in dem die Banf-Positionen erfasst werden Stand: Januar 02 24

25 Es ist erforderlich, das Sie die Kontierungsdaten eingeben (Sachkonto, Kostenstelle) Muss-Felder Geben Sie ein Sachkonto (Verbrauchskonto, Kostenartenkonto) ein, auf dem die späteren Waren u. Eingänge verbucht werden. z. B , Geben Sie die zu verbuchende Kostenstelle ein z. B Kann-Felder Mit der Abladestelle kann die Anlieferstelle, und mit dem Warenempfänger, wie der Name schon sagt, eine Identifizierung des Empfängers eingegeben werden Über den Menüpunkt Springen können Sie jederzeit Änderungen auf den einzelnen Bildschirmmasken durchführen....bestellanforderungen ändern Erstellte Banfen lassen sich ändern. Positionen können neu hinzugefügt und auch aus der Banf gelöscht werden, Mengen- und Terminangaben in den Positionen lassen sich ändern Über den Menüpunkt BANF ändern können Sie diese mit einer Direkteingabe oder einer Matchcode-Suche ändern. Wie im vorigen Kapitel beschrieben verzweigen Sie zu den einzelnen Daten über den Menüpunkt Springen Sie können alle Daten ändern, so lange keine Bestellung erzeugt wurde! Stand: Januar 02 25

26 ...Listanzeige Bestellanforderungen können nach verschiedenen Kriterien in Listen am Bildschirm angezeigt und auch ausgedruckt werden Standartauswertungen sind von SAP R/3 bereits im Menüpunkt Banf -> Listanzeigen integriert Einstiegsbild Stand: Januar 02 26

27 Es sind viele Kombinationen von Selektionskriterien möglich, um eine sinnvolle Auflistung zu erreichen Liste starten Eingrenzung der EKG von - bis Werksabgrenzung sinnvoll Kennzeichen N für nicht bearbeitete BANFen Wichtige Selektionen - Einkäufergruppe - Bedarfsnummer (Werkstattnummer) - Warengruppe (Materialklasse) - Werk - Bearbeitungsstatus für nicht bearbeitete Banfs Stand: Januar 02 27

28 Die Banfliste Mit Doppelklick auf die Position oder mit Klick auf die Position und Lupe- Button erscheint die Banf Aus der Liste heraus können Sie sich die Banf anzeigen lassen. Positionieren Sie den Cursor In der Zeile, in der die Banf-Nummer steht, und mit Doppelklick verzweigen Sie in die Funktion Banf- Anzeigen auf das Positionsbild der gewählten Banf Positionen Funktionen zum Anzeigen von Zusatzinformationen werden in der Drucktastenleiste angeboten. Banf anzeigen Detaildaten Über den Bearbeitungsstatus der Banf Position (Spalte S in der Liste) lässt sich auf einen Blick der Status der Position erkennen N =Nicht bearbeitet B =Bestellung erstellt A =Anfrage erstellt K =Kontrakt erstellt L =Lieferplan erstellt Stand: Januar 02 28

29 Das Erstellungskennzeichen (Spalte E in der Liste) informiert über die Herkunft der Banf- Position. B =Bedarfsplanung (autom. aus der Disposition) R =Realtime (manuell erstellt) F =Fertigungsauftrag...Reports Andere verschiedene Reports müssen über den Menüpfad: SYSTEM / DIENSTE / REPORTING (z. B. unternehmensindividuelle Reports) aufgerufen werden Im Feld Programm muss der Reportname eingegeben werden z. B. YMBANF01 Achtung Eigenprogrammierte Reports werden mit dem Anfangsbuchstaben Y... beginnen O= Notizen: Stand: Januar 02 29

30 7.2 Erfassen und Ändern einer Reservierung Dieses Kapitel wird hier nur oberflächlich erläutert, da die Reservierung über Instandhaltungsaufträge automatisch erzeugt werden. Im Beispiel soll für die Bewegungsart 201 (Reservierung auf Kostenstelle) eine Reservierung erstellt werden. Einstieg : Logistik / Materialwirtschaft / Bestandsführung Im Einstiegsbild muss die Bewegungsart (hier 201=Kostenstelle) und das Werk eingegeben werden Stand: Januar 02 30

31 Danach verzweigt man auf die eigentliche Erfassungsmaske der Positionen Über die Positionen werden die verschiedenen Materialien eingetragen. Hier zu sehen sind die Reservierungen von zwei Materialien mit verschiedenen Anforderungsmengen. Stand: Januar 02 31

32 Ist von einer der Positionen die gewünschte MENGE nicht vorhanden, so wird eine Warnmeldung ausgegeben Menge ändern Wichtige Verzweigung innerhalb der Reservierung Positionen ergänzen Details auswählen Verfügbarkeit prüfen Pos. löschen Stand: Januar 02 32

33 Umschalt. Übersicht Umschalt. Sammelbearb. Kopfdaten ändern (Kontierung, Termin) Übersichtslisten der Reservierung - zum Material - zur Kontierung Achtung Die Änderung von Reservierungen erfolgt über die gleichen Funktionen wie das Anlegen und wird hier nicht weiter erläutert Stand: Januar 02 33