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2 I INHALTSVERZEICHNIS Modul AM4 - Fortgeschrittene Tabellenkalkulation 1 Arbeiten mit dieser Unterlage Was Sie wissen sollten Grundlegende Programmeinstellungen Mit Tabellen arbeiten Die Excel-Grundeinstellungen Tabellen(-teile) sortieren Teilsummen erzeugen Zellen mit Kommentaren versehen Bedingte Formatierung Benutzerdefinierte Zellformate Gültigkeitsprüfung bei der Dateneingabe Arbeitsmappen schützen Tabellenblätter, Zellen und Objekte schützen Übung: Tabellenblatt gegen Überschreiben sichern Übung: Teilsummen für Warenbestände berechnen Übung: Verkaufsstatistik gestalten Formatvorlagen und Mustervorlagen Format- und Mustervorlagen Formatvorlagen Mustervorlagen Übung: Monatliche Finanzübersichten vorbereiten Mit Funktionen arbeiten Aufbau und Einsatz von Funktionen Verschachtelte Funktionen Fehler in Formeln Tipps zur Fehlervermeidung Tabellenbereiche benennen Namen in Formeln einsetzen Nützliches zu Namen Der Detektiv Übung: Einen Produktions- und Umsatzplan erstellen Anwendungsbereiche für Funktionen Datums- und Uhrzeitfunktionen Aufbau und Einsatzgebiete der WENN-Funktion Verschachtelte WENN-Funktionen Die Funktionen SVERWEIS und WVERWEIS Mathematische Funktionen Statistische Funktionen Finanzmathematische Funktionen Die Datenbankfunktionen Textfunktionen Übung: Ein erlaubtes Glücksspiel erzeugen

3 I NHALTSVERZEICHNIS I 6 Verknüpfen, kombinieren und konsolidieren Dateien kopieren bzw. kombinieren Tabellen verknüpfen (Fernbezüge) Zellbezüge auf andere Tabellenblätter Bezüge auf andere Arbeitsmappen Grundlagen der Tabellenkonsolidierung Daten nach Position konsolidieren Daten nach Rubrik konsolidieren Konsolidierungsergebnisse bearbeiten Übung: Lagerbestände konsolidieren Übung: Schuldaten kombinieren und verknüpfen Pivot-Tabellen erstel len Grundlagen zu Pivot-Tabellen Beispiel einer Pivot-Tabelle Pivot-Tabellen aus Excel-Daten Pivot-Tabellen aus externen Daten Tabellen in Pivot-Tabellen konsolidieren Pivot-Tabellen aus anderen Pivot-Tabellen Übung: Lagerbestände auswerten Mit Pivot-Tabellen arbeiten Pivot-Tabellen formatieren Detaildaten aus- und einblenden Einstellungen von Pivot-Tabellen Bereiche in einer Pivot-Tabelle markieren Felder einer Pivot-Tabelle hinzufügen Berechnete Felder hinzufügen Daten gruppieren Diagramme zu Pivot-Tabellen Übung: Auswertung von Lagerbeständen bearbeiten Diagramme bearbeiten Diagramme bearbeiten Besondere Diagrammbearbeitung Einfügen von grafischen Objekten Sekundärachse einblenden Trendlinien und Kurvendiagramme erstellen Größenachse skalieren Die Fehlerindikatoren Übung: Grafische Umsatzauswertung Spezielle Diagrammtypen Flächendiagramme Kreis- und Ringdiagramme Punkt- und Blasendiagramme Netz- und Verbunddiagramme Benutzerdefinierte Diagrammtypen Übung: Umsatzzahlen mit einem Verbunddiagramm auswerten Übung: Lagerbestand mit Diagrammen

4 I INHALTSVERZEICHNIS 11 Filtern von Daten Datensätze filtern Benutzerdefinierter und auswahlbasierter AutoFilter Besonderheiten des AutoFilters Kriterienbereich für Spezialfilter festlegen Ausgabebereiche bei Spezialfiltern angeben Vergleichsoperatoren bei Spezialfiltern Logische Operatoren bei Spezialfiltern Übung: Warenbestände mit Filtern analysieren Der Szenario-Manager Grundlagen des Szenario-Managers Szenarien erstellen Szenarien bearbeiten Szenario-Berichte erstellen Übung: CD-Verkaufszahlen in Szenarien darstellen Arbeiten mit Matrizen Grundlagen zu Matrizen Matrizen erstellen und bearbeiten Matrixkonstanten verwenden Matrixfunktionen Übung: Verkäufe einer Kommission analysieren Makros aufzeichnen und ausführen Grundlagen Makros mit dem Makrorekorder aufzeichnen Makros ausführen Makros über Menüs, Symbole oder Grafiken ausführen Absolute und relative Makroaufzeichnung Speicherung von Makros Übung: Umsatzwerte in verschiedenen Währungen ausgeben Nützliche Hinweise für große Tabellen Tabellenblätter ein- und ausblenden Spalten bzw. Zeilen aus- oder einblenden Zeilen und Spalten fixieren Tabellen in Ausschnitte teilen Schnelle Formatierungsmöglichkeiten Spalten- und Zeilentitel Überschriften und lange Texte Übung: Eine Übersicht über Hypothekendarlehen bearbeiten Kommunikation mit anderen Anwendungen Daten von Microsoft Access kopieren Textdateien nach Excel importieren Tabellen in Word einbinden Fremdformate einlesen Übung: Bericht an Fachabteilung erstellen Stichwortverzeichnis 185 6

5 3 3 Formatvorlagen und Mustervorlagen 3.1 Format- und Mustervorlagen 3.2 Formatvorlagen 3.3 Mustervorlagen Übung: Monatliche Finanzübersichten vorbereiten 31

6 3.1 Format- und Mustervorlagen Was sind Vorlagen? Häufig werden in Tabellen gleiche oder ähnliche Formatierungsmerkmale benötigt. Individuelle Zellformatierungen können Sie deshalb als Formatvorlagen speichern und bei Bedarf den entsprechenden Zellen zuweisen. Excel formatiert jede Zelle exakt mit den Gestaltungsmerkmalen, die in der ihr zugewiesenen Vorlage definiert sind. Der große Vorteil von Formatvorlagen liegt insbesondere darin, dass Sie jederzeit die zugrunde liegende Formatierungseinstellung und damit in einem Schritt die Gestaltung aller Zellen verändern können, denen die Formatvorlage zugewiesen ist. Mustervorlagen dienen demgegenüber als Muster für neue Excel-Arbeitsmappen. Diese Vorlagen sind bereits vorgefertigte Formblätter, womit Sie schnell Arbeitsmappen mit dem gleichen Aufbau erstellen können. Sie können sich Aufwand ersparen, indem Sie häufig verwendete Tabellenstrukturen als Mustervorlagen speichern und diese anwenden, um Ihre Tabellen zu erstellen. Was sind... Erklärung Bestandteile Formatvorlagen Festlegung der Formatierung einer Zelle Zahlenformate Formatvorlagen werden zusammen mit einer Arbeitsmappe bzw. einer Mustervorlage gespeichert. Schriftart und -stil Ausrichtung Rahmen und Muster Zellschutz Mustervorlagen Muster für die Erstellung neuer Excel-Arbeitsmappen Mustervorlagen werden wie Arbeitsmappen als eigenständige Datei gespeichert. Excel speichert Mustervorlagen standardmäßig im Ordner...\Vorlagen. Formatvorlagen Tabellenblätter mit vorbereiteten Daten und Formatierungen Benutzerdefinierte Formate Immer dann, wenn Sie mehrere ähnliche Tabellenblätter erstellen möchten, können Sie schnell mit Mustervorlagen und Formatvorlagen arbeiten. Beispielsweise können Mustervorlagen in Unternehmen eingesetzt werden, um ein einheitliches Erscheinungsbild der Tabellen zu gewährleisten. 32

7 Formatvorlagen 3.2 Die Formatvorlagen Excel stellt bereits einige Formatvorlagen zur Verfügung. Standardmäßig sind alle Zellen eines Arbeitsblattes zunächst der Formatvorlage S TANDARD zugeordnet. Formatvorlage Erläuterung Beispiel S TANDARD Standardeinstellung (automatisch beim Erzeugen einer neuen Mappe) D EZIMAL Format der Kategorie B UCHHALTUNG mit zwei Nachkommastellen (entspricht dem Symbol ) D EZIMAL [0] Format der Kategorie B UCHHALTUNG ohne Nachkommastellen P ROZENT Prozentdarstellung (entspricht dem Symbol ) W ÄHRUNG Währungsformat (entspricht dem Symbol ) W ÄHRUNG [0] Währungsformat ohne Nachkommastellen Das Listenfeld F ORMATVORLAGE bereitstellen Am schnellsten können Sie Formatvorlagen zuweisen, erstellen und verändern, wenn Sie das Listenfeld F ORMATVORLAGE in der Symbolleiste einblenden: Klicken Sie mit der rechten Maustaste in den Bereich der Symbolleisten, und wählen Sie im Kontextmenü den Eintrag ANPASSEN. Wechseln Sie im geöffneten Dialogfenster in das Register B EFEHLE. Wählen Sie im Listenfeld a den Eintrag F OR- MAT aus. Ziehen Sie aus dem Dialogfenster das Listenfeld F ORMATVORLAGE b an die gewünschte Stelle der Symbolleiste. Schließen Sie das Dialogfenster. 1 2 Listenfeld F ORMATVORLAGE hinzufügen Formatvorlagen zuweisen Markieren Sie die Zelle bzw. den Zellbereich. Öffnen Sie das Listenfeld F ORMATVORLAGE, und wählen Sie in der Liste die gewünschte Formatvorlage durch Anklicken aus. Formatvorlagen erstellen Formatieren Sie eine Zelle mit allen Eigenschaften, die in die neue Formatvorlage übernommen werden sollen, und markieren Sie die Zelle. Klicken Sie in das Listenfeld F ORMATVORLAGE, tragen Sie dort einen Namen für die neue Formatvorlage ein, und bestätigen Sie mit RETURN. Wenn Sie einen bereits existierenden Namen für eine neue Formatvorlage vergeben, werden die markierten Zellen mit den Eigenschaften der bereits vorliegenden Formatvorlage umformatiert. Ihre individuellen Formatierungen gehen dabei verloren. 33

8 3.2 Formatvorlagen Formatvorlagen verändern Markieren Sie eine Zelle, der die betreffende Formatvorlage zugewiesen ist, und formatieren Sie sie mit den gewünschten Eigenschaften. Öffnen Sie das Listenfeld F ORMATVORLAGE, und wählen Sie die aktuelle Formatvorlage erneut aus. Bestätigen Sie die Veränderung im nachfolgenden Dialogfenster. Alle Zellen der aktuellen Arbeitsmappe, denen diese Formatvorlage zugewiesen ist, werden nun automatisch verändert. Formatvorlagen löschen Rufen Sie den Menüpunkt FORMAT - FOR- MATVORLAGE auf. Wählen Sie im Listenfeld a den Namen der Formatvorlage. Aktivieren Sie die Schaltfläche L ÖSCHEN Überblick über weitere Bearbeitungsmöglichkeiten Formatvorlagen bearbeiten Nach Aufruf des Menüpunkts FORMAT - FORMATVORLAGE lassen sich im Dialogfenster F OR- MATVORLAGE die Formatvorlagen der aktuellen Arbeitsmappe verwalten. Sie können eine Formatvorlage über das Dialogfenster F ORMATVORLAGE auswählen ( a ), verändern ( b und d ) sowie neu definieren (neuen Namen eingeben a, Schaltfläche H INZUFÜGEN c betätigen). Über die aktivierten Kontrollfelder d bestimmen Sie, welche Elemente Bestandteil einer neuen bzw. geänderten Formatvorlage werden. Formatvorlagen aus einer anderen Arbeitsmappe übernehmen Öffnen Sie beide Arbeitsmappen. Aktivieren Sie die Arbeitsmappe, in die eine Formatvorlage der anderen Arbeitsmappe kopiert werden soll. Rufen Sie den Menüpunkt FORMAT - FORMATVORLAGE auf, und aktivieren Sie die Schaltfläche Z USAMMENFÜHREN. Wählen Sie im Listenfeld a durch Doppelklick die Datei aus, deren Formatvorlagen Sie übernehmen möchten. Bestätigen Sie mit O K. 1 Formatvorlagen zusammenführen Sind in der aktuellen Arbeitsmappe bereits Formatvorlagen gleichen Namens definiert, können diese auf Rückfrage überschrieben werden. Die Rückfrage erfolgt auch bei mehreren Formatvorlagen nur einmal. Wenn Sie die Rückfrage mit N EIN beantworten, werden nur die Formatvorlagen übernommen, die einen anderen Namen besitzen. 34

9 Mustervorlagen 3.3 Mustervorlagen erstellen oder Erzeugen Sie eine neue Tabelle, die als Mustervorlage bzw. Formular dienen soll. Laden Sie eine Tabelle, die Sie als Mustervorlage benutzen möchten. Nehmen Sie alle gewünschten Einstellungen und Eingaben v or (z.b. Beschriftungen, Formeln, Formatvorlagen, individuelle Zahlenformate etc.). Testen Sie die Tabelle sorgfältig. Löschen Sie gegebenenfalls die Inhalte de r Felder, die als Eingabebereich dienen sollen. Rufen Sie den Menüpunkt DATEI -SPEICHERN UNTER auf. Wählen Sie im Listenfeld D ATEITYP die Option M USTERVORLAGE. Hierdurch wird automatisch der Ordner V ORLAGEN für die Speicherung vorgesehen. Geben Sie den Namen für die neue Vorlage in das Eingabefeld D ATEINAME ein. Bestätigen Sie mit S PEICHERN. Neue Arbeitsmappe mit einer Vorlage erstellen Rufen Sie den Menüpunkt DATEI - NEU auf. Wählen Sie die Vorlage durch Doppelklick aus. Mit Excel wird bereits die Mustervorlage R ECHNUNG als Beispiel mitgeliefert. Selbst erstellte Mustervorlage Diese Vorlage ist im Dialogfenster N EU im Register T A - BELLENVORLAGEN aufgeführt. Mustervorlagen verändern Neue Arbeitsmappe mit Mustervorlage erstellen Rufen Sie den Menüpunkt DATEI - ÖFFNEN auf. Aktivieren Sie im Listenfeld D ATEITYP den Eintrag M USTERVORLAGEN. Wechseln Sie in den Ordner V ORLAGEN (normalerweise unter: C:\WINDOWS\ANWENDUNGS - DATEN \MICROSOFT \VORLAGEN), und öffnen Sie die Vorlagendatei durch Doppelklick. Nehmen Sie die gewünschten Veränderungen vor, speichern Sie die Veränderungen, und schließen Sie die Vorlage. Mustervorlage als Standardarbeitsmappe verwenden Beim Starten von Excel und beim Erzeugen einer neuen Datei mit dem Menüpunkt DATEI - NEU oder dem entsprechenden Symbol in der Symbolleiste benutzt Excel eine interne Standardarbeitsmappe als Grundlage für die neue Arbeitsmappe. Um eine individuell angepasste Standardarbeitsmappe zu verwenden, gehen Sie folgendermaßen vor: Erstellen Sie eine Mustervorlage mit den gewünschten Einstellungen. Vergeben Sie beim Speichern den Namen Mappe, und wählen Sie als Speicherort den Ordner C:\W INDOWS\ANWENDUNGSDATEN\MICROSOFT\XLSTART. Diese Mustervorlage wird dann in zukünftigen Arbeitssitzungen mit Excel als Standardarbeitsmappe verwendet. Falls Sie wieder die ursprünglichen Excel-Standardarbeitsmappe benutzen wollen, löschen oder verschieben Sie die Mustervorlage M APPE. XLT. Der Ordner XLS TART wird automatisch bei der Installation von Excel im Excel-Programmordner erzeugt. Alle Excel-Dateien, die sich im Verzeichnis XLS TART befinden, werden bei jedem Start von Excel automatisch auf die Arbeitsfläche geladen. 35

10 Ü Monatliche Finanzübersichten vorbereiten Zeit Übungsdatei Ergebnisdatei 20 min Übungsinhalte Formatvorlagen und Mustervorlagen erstellen und bearbeiten Aufgabe a Erstellen Sie eine Datei entsprechend der nebenstehenden Abbildung, oder öffnen Sie die Datei Finanzüberblick. b Fügen Sie in die Arbeitsmappe 12 gleiche Tabellenblätter ein. Arbeiten Sie bei der Gestaltung der Blätter mit dem Gruppenmodus. c Formatieren Sie die Bereiche Einnahmen, Feste Einnahmen sowie den Posten Gehalt so, dass sie sich deutlich von den übrigen Posten unterscheiden. d Formatieren Sie die Zelle B3 mit einem Rahmen, roter Schrift und dem Währungsformat. e Erstellen Sie Formatvorlagen entsprechend den formatierten Zellen, und vergeben Sie aussagekräftige Namen für die Vorlagen. f Weisen Sie die verschiedenen Formatvorlagen den entsprechenden Bereichen für die Ausgabenseite zu. g Legen Sie nachträglich über den Menüpunkt FORMAT - FORMAT- VORLAGE den Schriftschnitt der Kostenkategorien als fett fest. h i Speichern Sie die Arbeitsmappe mit dem Dateityp Mustervorlage (*.xlt) unter dem Dateinamen Finanzüberblick-E ab. Öffnen Sie eine neue Datei basierend auf der erstellten Mustervorlage. Unformatierte Excel-Tabelle als Grundlage einer Vorlage Mustervorlage mit 12 gleichen Arbeitsblättern 36