EXCEL-Datei MELDEKOPF

Transkript

1 EXCEL-Datei MELDEKOPF Diese Datei soll eine Hilfe bei Veranstaltungen sein. Erstellt werden: 1. Liste der teilnehmenden Vereine 2. Anzahl der Teilnehmenden. 3. Liste der Ehrengäste und der Funktionäre 4. Zahlungsbestätigung für dir Verbände 5. Kassastand Voraussetzungen und Geräte: 1. Laptop oder Rechner 2. Microsoft Office Programm EXCEL ab Version 2013 aufsteigend 3. Drucker mit DIN-A5 Ausgabe 4. DIN-A5 Blätter Die Programmteile sind so programmiert, dass der Ausdruck der Meldungen und Bestätigungen im DIN-A5- Format erfolgen. Aufbereitung der Datei vor der Veranstaltung: 1. Blatt Druck : Eingabe des Veranstaltungsortes in Feld B30 2. Blatt Druck : Vereinslogos mit Adresse und ZVR in den Zeilen 1 bis 6, Spalet A bis J einbinden und auch ein Unterschriftenbild kann eingespielt werden. LV ST Meldekopf Seite 1

2 3. Blatt: VERBÄNDE : Sortierreihenfolge der Länder und Verbände. Zahlen zuordnen Y9-Y Blatt: VERBÄNDE : Die Beträge für das Abzeichen, Essen, Getränke und Sonstiges in die Zellen eintragen. Wird z.b. das Essen nicht angeboten, braucht auch keine Eintragung erfolgen. 5. Blatt: VERBÄNDE : Bereits angemeldete Verbände können eingetragen werden und auch unter angem. Kameraden, die gemeldeten Kameraden. 6. Blatt: MELDUNG : Hier ist dieart der Veranstaltung einzugeben (z.b. Bezirkstreffem, 120-jähriges Bestandsjubiläum, Landestreffen, usw.). LV ST Meldekopf Seite 2

3 Eingaben beim Meldekopf: Es werden gebraucht: PC, Laptop oder Notebook mit Excel_2013 Drucker mit DIN A5-Druckmöglicheit DIN A5-Blätter Anmeldung eines Verbandes: 1. Blatt: VERBÄNDE : Weiß und gelb hinterlegte Felder entsprechend ausfüllen. Das Feld gesamt wird berechnet. Verbandsart und Land können aus einer Liste ausgewählt werden. Für Bezirksbezeichnung schlage ich die Autokennzeichen (auch alte Kennzeichen) vor. Nach der Eingabe der Verbände kann sofort eine Zahlungsbestätigung gedruckt werden. 2. Blatt: VERBÄNDE : Zahlungsbestätigungen drucken Zahlungsbestätigung wird gedruckt, für den Verband, bei welchem die letzte Eingabe erfolgte. Anmeldung eines Ehrengastes oder Funktionärs: In der ersten Spalte (weiß) werden Ehrengäste aus einer Liste ausgewählt und in der zweiten Spalte (weiß) werden Funktionäre (Mitglieder des ÖKB) ausgewählt. Wird in diesen Spalten ein Text eingegeben, wird diese Zeile nicht in der Sortierung berücksichtigt. Weitere Informationen siehe ab Seite 9. LV ST Meldekopf Seite 3

4 Nach der letzten Meldung: 1. Blatt: MELDUNG : Wenn zu meldende Person nicht der Vorgabe entspricht, richtigen Namen eintragen (überschreiben). 2. Blatt: MELDUNG : Meldeblatt drucken, und an Kommandanten weitergeben. 3. Blatt: VERBÄNDE : Sortieren der Verbände mit dem Button Sortieren. 4. Blatt: VERBÄNDE : Drucken der Verbandsliste. 5. Blatt: GÄSTE : Sortieren der Gästeliste mit dem Button Sortieren. 6. Blatt: GÄSTE : Drucken der Gästeliste 7. Gästeliste an den Begrüßenden weitergeben und Verbandliste weitergeben an Funktionär der die anwesenden verbände bekannt gibt. Weitere Details, siehe in den nachfolgenden Blättern. Dieses Symbol im Formular zeigt an, dass eine Auswahl über pull-down erfolgen kann. LV ST Meldekopf Seite 4

5 Anmeldung (Blatt: VERBÄNDE) Eintragungen nur in weiße und gelbe Flächen! Im obersten Feld werden nach der Eingabe die Informationen summiert und angezeigt. Das Feld Sortieren erst nach Beendigung aller Eingaben drücken. Nach dem Sortierbefehl werden die eingegeben Daten sortiert in der Reihenfolge; Land, Bezirk und Verbandsname, wobei der veranstaltende Verband an die letzte Stelle gesetz wird. Die Eintragungen können ab der gelben Zeile durchgeführt werden. In der gelben Zeile sind die Daten des veranstaltenden Verbandes einzutragen. 1. Spalte: Hier wird die Art des Verbandes oder Vereines aus einer Liste ausgewählt. 2. Spalte: Eingabe des Marschblockes mit oder ohne Reihung für diesen Verband 3,02 =3. Marschblck, 2. Verband 3. Spalte: Name des Verbandes eingeben 4. Spalte: Bundesland auswählen 6. Spalte: Bezirk (KFZ-Zeichen, sonst eigene Zeichen (z.b. Oberes Ennstal = OE), wenn vom Ausland, dann intenationales Verkehrszeichen). 7. Spalte: Anzahl der Kriegsteilnehmer 8. Spalte: Anzahl der Kameradinnen 9. Spalte: Anzahl der Kameraden 10. Spalte: Anzahl der Fahnen 12. Spalte: Anzahl der Funktionäre, welche in der Ehrengästeliste angeführt sind und mit dem Verband angemeldet werden. (z.b. Ld-InternetRef. im StV Hartberg, oder Fähnrich im LV Steiermark, usw.) LV ST Meldekopf Seite 5

6 Weitere Eingabe sind in der gleichen Zeile die Daten für die Zahlungsbestätigung. Vom Programm werden vorgeschlagen: 1. Die Anzahl der Personen, welche ein Abzeichen bekommen (wird übernommen!). 2. Die Anzahl der Personen welche ein Essenbon bekommen. 3. Die Anzahl der Personen welche einen Getränkebon bekommen. 4. Die Anzahl der Personen für Sonstiges (z.b. Gedenkmedaillen, usw.). Diese Personenangaben könne überschrieben werden! Nach dem Druck des Beleges werden Personenanzahlangaben mit dem Betrag überschrieben. Im weißen Feld, unter dem Wort Abzeichen wird der Betrag des Abzeichens eingetragen. Dies ist auch für Essen -Bon, Getränke -Bon uns Sonstiges möglich. In der letzten Spalte ist der zu zahlende Betrag des Verbandes ausgewertet. Mit dem Drücken des Button Zahlungsbeleg drucken wird der Zahlungsbeleg für den angezeigten Verband (Verband wird angezeigt) ausgedruckt im Format DIN A5quer. Oberhalb dieses Buttons, werden die Gesamtbeträge der einzelenen Posiotionen und der Gesamtbetrag aller Einzahlungen angezeigt. Ausdruck im Format DIN A5quer LV ST Meldekopf Seite 6

7 Die Reihenfolge der Nennung der Verbände kann rechts vom Formular vorgegegebn werden. Mit diesem Eintrag ist es möglich, eine eigene Reihung der Bundesländer und der anderen Verbände vorzunehmen. Das eigene Bundesland sollte am Schluß genannt werden, und uch der veranstaltende Verband als Letzter. Meldeblatt für die Meldung: Nachdem die Eintragungen in VERBÄNDE und GÄSTE abgeschlossen sind, auf dem Blatt MELDUNG die Daten für die Meldung zusammengestellt. LV ST Meldekopf Seite 7

8 Meldung an: Der Höchstanwesende wird aus der Gästeliste übernommen, die Eintragung kann aber überschrieben werdemit der Funktion und dem Namen an den zu Meldenden.! Einzutragen ist auch noch die Veranstaltung. Dies sollte als erstes geschehen, da diese Zeilen in den Zahlungsbeleg übernommen werden. Ausdruck im Format DIN A5quer ZAHLUNGSBESTÄTIGUNG (Blatt: Druck) Auf diesem Blatt wird der Ausdruck für die Zahlungsbestätigung erstellt. Vor dem Benutzen dieser Seite, sind und können einige Einstellungen durchgeführt werden. Unbedingt notwendig ist das Ausfüllen der Zelle B30 (im Beispiel Graz ). Einstellungen können in den Zeilen 1 bis 6 mit den Spalten A-J gemacht werden. Eine Vorgabe sind hier die Logos des Kameradschaftsbundes un des LV Steiermark, diese können auch gelöscht werden. Es kann über diese Zeilen das Logo des Verbandes eingetragen werden (Einfügen Bilder). Bei Betrag erhalten, könnte auch die Unterschrift eingebunden werden (Einfügen Bild), über Zellen 26D bis F27. Da diese Bestätigung ein Schreiben des Verbandes ist, bitte ZVR-Nummer angeben. LV ST Meldekopf Seite 8

9 Alle auszufüllenden restlichen Felder werden von den anderen Blättern übernommen. Der Ausdruck dieser Seite erfolgt im Blatt VERBÄNDE mit dem Button Zahungsbeleg ausdrucken. (Anmerkung: Es wird immer der zuletzt eingegebene Verband gedruckt). Ausdruck im Format DIN A5quer Anmeldung (Blatt: GÄSTE) Diese Blatt ist für die Anmeldung von Ehrengästen und Funktionären gedacht. Die Eingabe der Gaste erfolgt über die beiden ersten Spalten (Pull-Down-Zellen mit Vorgaben). Erste Spalte ist für Ehrengäste vorgesehen, die zeite Spalte für Funktionäre. Ehreng.: Bei Aufruf eines Ehrengastes werden ausübende Funktionen des Ehrengastes vorgeschlagen. Mit der Auswahl wird unter Name, der Name des Ehrengastes eingefügt. Wird vom Programm kein Name eingetragen, so kann der Name des Ehrengastes händisch eingetragen werden (Titel und Name). LV ST Meldekopf Seite 9

10 Zum Beispiel: Der Herr Bundespräsident ist mit Funktion und Name in der Liste enthalten, der Landeshauptmann ist ebenfalls mit Funktion und Name in der Liste, der Abgeordente zum Landtag ist nur in der Funktion in der Liste, der Name muss ergänzt werden. Funkt.: Bei Aufruf eines Funktionärs werden die Funktionäre des Bundes- und Landesverbandes namentlich aufgelistet und könne ausgewählt werden. Mit dem Eintrag erfolgt auch der Eintrag der Funktion. Die Funktionäre des Bundes- und Landesverbandes sind mit Funktion und Name in der Auswahlliste. 1. Blatt: GÄSTE, 1 weiße Zeile: Mittels Auswahl wird der Festredner eingetragen, Ehrengast oder Funktionär. Erste weiße Zeile ist für den Festredner vorgesehen, dies kann ein Ehrengast oder Funktionär sein. Dieser Gast soll auch als Erster begrüßt werden. Ehrengast als Festredner hat den Vorzug gegenüber dem höchstanwesenden Funktionär. Ist der Höchstanwesende nicht Festredner, wird dieser als Zweiter begrüßt, dahe in der zweiten weißen Zeile einegtragen 2. Blatt: GÄSTE, 2. weiße Zeile: Der Höchstanwesende ist auszuwählen, wenn er nicht Festrender ist, Ehrengast oder Funktionär. 3. Blatt: GÄSTE, 3. weiße Zeile: Ist eine Meßfeier oder ist eine Segnung, dann ist in der Geistliche auszuwählen. Ist der Geistliche nicht aktiv, wird er ab der Zeile 5 als Ehrengast eingetragen. Ehrengast oder Funktionär. LV ST Meldekopf Seite 10

11 Dritte weiße Zeile ist für den Geistlichen vorgesehen, welcher die Messe feiert oder in anderer Funktion bei der Veranstaltung tätig ist. Die Auswahl erfolgt hier über Namen. Dieser Gast wird als Zweiter (Dritter) begrüßt wenn er eine Funktion hat, sollt dies nicht der Fall sein erfolgt keine Eintragung und der Geistliche wird unter Ehrengast eingetragen. 4. Blatt: GÄSTE, 4. weiße Zeile: Der Hausherr bzw.gastgeber wird ausgewählt, Ehrengast oder Funktionär. Da der Gastgeber bzw. Hausherr ebenfalls ein Ehrengast ist, wird dieser in der vierten weißen Zeile eingetragen. Auch hier ist die Auswahl Ehrengast oder Funktionär möglich. 5. Blatt: GÄSTE : Ab der 5. Zeile werden in den weißen Feldern die Ehrengäste und die Funktionäre ausgewählt. Im oberene Bereich stehen die Funktionäre zur Auswahl und im unteren Bereich die Ehrengäste. Nach Abschluß der Anmeldung, wird über den Button Sortieren, die Reihenfolge der Begrüßung erstellt. Ausdruck im Format DIN A5quer LV ST Meldekopf Seite 11

12 HILFSFUNKTION: Es besteht die Möglickheit, alle angemeldeten Verbände schon in der Vorbereitungsphase einzutragen. Dabei ist folgendes zu beachten. In der Splate Marschblock ist der Marschblock und die Rangfolge im Marschblock anzugeben (z.b. 1,04 ist 1. Marschblock, 4. Verband). Diese Marschblockliste kann sortiert werden mit dem Knopf am Ende der Tabelle. Ausdruck erfolgt über den Befehl Drucken. Es können auch die Zeilen in eine anderer Datei kopiert werden (Excel, Word,..). Mit der Eingabe der Teilnehmer und der Fahnen wird die Zahlungsbestätigungfunktion aktiviert und kann daher verwendet werden. Vor dem Sortieren ist es notwendig, die nicht erschienen Verbände aus der Liste zu entfernen (löschen der Zeileninhalte bis zur GÄSTE-Spalte). Weitere Hilfe: Eingabe VERBÄNDE Ist z.b. Vom Landesverband der Fähnrich anwesend, so ist er als Teilnehmer Landesverband einzutragen. Wir dieser Fähnrich auch als Ehrengast (Funktionär) angesehen so ist die Eintragung 1 (oder auch mehrere) in der Spalte GÄSTE vorzunehmen, da sont dieser Teilnehmer doppelt geführt wird. HERUNTERLADEN DER AKTUELLEN DATEI Benutzername: Passwort: LOGIN Dokumentenverwaltung Dokumenteübersicht suche Meldekopf Excel-Datei Download Anton ALLMER, LV Steiermark, Anton ALLMER LV ST Meldekopf Seite 12