Programmanpassung an Zeiterfassungssystem HWSTIME für Android Systeme

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1 Programmanpassung an Zeiterfassungssystem HWSTIME für Android Systeme HWSTIME ist ein von der Fa. Späth EDV Beratung entwickeltes Zeiterfassungssystem das für Android Smartphones geschrieben ist. Von den Funktionen ist es ähnlich dem bereits existierenden TIMEBOY Zeiterfassungssystem. Die Besonderheit bei dem HWSTIME System ist die Datenübergabe an das HWS32- Programm (Tagesprotokoll) über einen sogenannten Cloud- Speicher. Zum Beispiel das kostenfreie Dropbox System. Die mit dem Smartphone erfassten Arbeitszeiten werden automatisch an die Cloud verschickt sobald ein WLAN-Zugriff oder eine andere Datenverbindung besteht. Die Erfassungsgeräte müssen also nicht, wie bei TIMEBOY oder anderen konventionellen Systemen, nach Feierabend über ein Auslesesystem mit dem HWS-Rechner verbunden werden. Über einen entsprechenden Programmteil in der Nachkalkulation von HWS32 können die Daten jederzeit in den Rechner geladen werden unabhängig davon wo sich die einzelnen Smartphones gerade befinden. 1

2 Hier die Eingabemasken des Smartphones: Baustelle Zusatz 2

3 Im HWS- Programm wurde eine Erweiterung eingebaut um die Verbindung mit dem mobilen Erfassungssystem herzustellen. Zunächst muss der Pfad angegeben werden unter dem das Programm die Erfassungen finden kann. Mit Zeiterfassungen importieren werden die entsprechenden Dateien gesucht und angezeigt. 3

4 Sie markieren alle Dateien die übernommen werden sollen. Am besten mit der Taste Alle markieren. Die markierten Dateien werden dann importiert. 4

5 Nach erfolgreichem Import sieht das auf dem Übergabebildschirm so aus Damit das mobile Erfassungssystem benutzbar ist muss es mit Baustellendaten und nachdem wie Sie das handhaben wollen mit Positionsbeschreibungen, Titelüberschriften und Tätigkeiten gefüttert werden. Welche Daten Sie genau exportieren wollen legen Sie hier fest. Tätigkeiten selektieren bedeutet, dass nur die Tätigkeiten exportiert werden die in den aktiven Baustellen auch tatsächlich vorkommen. Die Info dazu holt sich das Programm aus den Auftragsdateien die mit den jeweiligen Nachkalkulationsbaustellen verbunden sind. Die Exportdateien werden ebenfalls im Cloudspeicher (Dropbox oder ähnlich) hinterlegt. Dort können die Mitarbeiter mit den jeweiligen Smartphones die Daten abholen. Mit Empfangene Daten in Tagesprotokoll übernehmen übertragen Sie die on angezeigten Daten in den Programmteil Tagesprotokoll der Nachkalkulation. 5

6 Ein einzelner Tag für eine Personalnummer sieht dann dort zum Beispiel so aus 6

7 Anzeige Endsumme in der Druckmaske von Angeboten, Rechnungen usw. Hier wird jetzt die Endsumme incl. MwSt unter Berücksichtigung aller Netto- und Bruttorabatte angezeigt. 7

8 Ausweis der MwSt bei Alternativ- Eventualtiteln in der Titelzusammenstellung Lt. Preisauszeichnungsverordnung muss für den Endkunden der Endpreis ersichtlich sein. Das war bis jetzt bei Eventual- und Alternativtiteln nicht gegeben. Um möglichem Ärger aus dem Wege zu gehen weist das Programm in diesem Fall jetzt immer die Mehrwertsteuer und die sich ergebende Bruttosumme aus. 8

9 Notizen und Wiedervorlagen mit Bearbeiter Bei Notizen, egal ob in Adressverwaltung oder bei Angeboten usw. wird der Bearbeiter eingetragen. Die Abbildung zeigt das Eintragen einer Notiz in der Adressverwaltung. Bei Notizen in Projekten (Angebote usw.) wird der Bearbeiter übernommen der in der jeweiligen Hauptmaske eingetragen ist. 9

10 Fällige Wiedervorlagen können somit nach Bearbeiter selektiert und angezeigt werden. Wird kein Bearbeiter eingetragen werden alle fälligen Wiedervorlagen angezeigt. Ansonsten eben nur die Wiedervorlagen die den Bearbeiter betreffen. 10

11 Notizen/Wiedervorlagen nach Outlook übernehmen. Bei den Wiedervorlagen ist eine Übergabemöglichkeit nach Outlook (Aufgaben) geschaffen worden. In Outlook sieht das dann so aus. Damit Sie erkennen können welche Wiedervorlagen (Notizen) nach Outlook übernommen wurden können Sie eine Markierung aktivieren. 11

12 In der Liste erscheint eine entsprechende Markierung. Archivierung von Projektausdrucken mit Hintergrundformular. Die einstellbare Archivierung hat bis jetzt genau die Druckvariante archiviert die für den Ausdruck am Drucker aktiv war. Üblicherweise wird ja noch auf Formularpapier gedruckt. Das Programm schiebt dann ja kein eigenes Formularbild unter. Somit war die PDF- Datei im Druckarchiv jeweils mit weißem Hintergrund. Sie können jetzt in Programmeinstellungen einstellen ob die Archivierungsdateien mit einem Formularbild hinterlegt werden sollen. 12

13 13

14 Als Hintergrundbild wird das Formular verwendet das Sie für die Druckvorschau eingestellt haben. Bei Prev1. und Folgeblätter weisen Sie eine JPG Datei als Hintergrundbild zu. Dieses Hintergrundbild wird bei entsprechender Einstellung zukünftig nicht nur bei der Druckvorschau sondern eben auch bei der Druckarchivierung verwendet. 14

15 Nachkalkulation Übergabe an Quicklohn Die Datenübergabe erfolgt jeweils für komplette Monate. In der Pfadauswahl rechts stellen Sie ein wo das Programm die Daten hinterlegen soll. 15

16 Nachkalkulation Tagesprotokoll verbuchen Die Liste wurde um die Anfangs- und Endzeiten ergänzt. Damit kann dieser Programmteil jetzt für die Listen zum Nachweis der Arbeitszeiten gegenüber Baustellenkontrolleuren verwendet werden. Auf der gedruckten Liste sieht das dann so aus. 16

17 17

18 Sortierung Dokumente in Adressverwaltung Schlussrechnungen die durch AZ bereits voll bezahlt sind Hier war es bisher so, dass nur ein leeres Feld gedruckt wurde. Sah etwas unschön aus. Jetzt wird 0,00 gedruckt. 18

19 Neue Schnittstelle WOODY Es gibt wieder mal einen Lieferanten der es nicht auf die Reihe kriegt sich an Standardschnittstellen (DATANORM) für Preislisten zu halten. Sie erreichen das Importprogramm über Artikelverwaltung Liste dann oben links Datei Importieren.. Die Importdatei hat, soweit bekannt, immer den Dateinamen woody.dat und wird über einen einfachen Dateidialog auf Festplatte oder CD gefunden. 19

20 Bilder für den Einbau in Artikel- Leistungsbeschreibungen und in Angeboten usw. Bis jetzt war es so, dass die JPG Dateien immer und ausschließlich direkt im Unterordner Bilder sein mussten. Einen freien Pfad für Bilderdateien zuzulassen macht keinen Sinn weil es sein könnte, dass im Netzwerk nicht alle notwendigen Zugriffsberechtigungen vorhanden sind. Als Kompromiss ist nun die Möglichkeit geschaffen, dass im Ordner BILDER mehrere Unterordner vorhanden sein können. Eventuell können Sie sich diese themengebunden einrichten. Da sich diese Unterordner zwingend unterhalb des Ordners BILDER befinden müssen ist gewährleistet, dass alle HWS Benutzer im Netzwerk auch tatsächlich Zugriff haben. In der Bilderliste können Sie den Unterordner auswählen. Falls Sie versuchen einen Ordner außerhalb von HWS32/Bilder anzuwählen kommt folgende Fehlermeldung. 20

21 Liste der Projekte, neue Sortierung Die vorhandene Liste hat immer nach Projektnummer sortiert. Jetzt können Sie einstellen ob nach Projektnummer sortiert werden soll. 21

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