Benutzerhandbuch Kontoauszug - ALV SAP Portal

Transkript

1 Inhaltsverzeichnis 1 Allgemeine Hinweise zur ALV-Sicht und deren Funktionalitäten 2 2 Aufruf der ALV-Sicht 2 3 Funktionalitäten der ALV-Sicht Spaltenbreiten verändern Detailinformationen zu einzelnen Buchungszeilen Sortierung Filter setzen Filtern nach bestimmten Angaben Filtern nach bestimmten Kriterien Summen / Zwischensummen bilden Expandieren und Komprimieren von ALV-Listen Druckvorschau Mailversand ABC-Analyse 16 4 Aufbau eines individuellen Kontoauszugs (ALV-Layoutgestaltung) 19 5 Muster für individuelle Kontoauszüge Personalkosten sortiert nach Buchungen in den Perioden pro Mitarbeiter Personalkosten sortiert nach Mitarbeiter bzw. pro Mitarbeiter Reisekosten EDV-Kosten und EDV-Investitionen Alle Budgetbuchungen Jahresübergreifende Auswertung von Drittmitteln ohne Saldovortrag 28 6 Export nach Excel aus ALV-Sicht 29 Gisela Krämer, Seite 1

2 ALV - SAP Portal 1 Allgemeine Hinweise zur ALV-Sicht und deren Funktionalitäten Die Abkürzung ALV steht für ein spezielles Ausgabeformat am Bildschirm, das im SAP-System mit Hilfe eines ABAP-List-Viewers erstellt wird. ABAP ist die Programmiersprache, die SAP zugrunde liegt. Die ALV-Sicht ist in Funktionalität und Aussehen an Microsoft Excel-Tabellen orientiert und bietet viele Funktionen, die im bisherigen Standardkontoauszug in interaktiver Bildschirmsicht nicht möglich waren. Insbesondere kann ein indivueller Kontoauszug nach eigenen Wünschen geschaffen werden. Alle Daten des Kontoauszugs stehen in Form einer Datenbank zur Verfügung. Die Funktionalitäten sind sehr komfortabel und die System-Reaktionszeiten sehr schnell. Diese Art des Kontoauszugs ist das Mittel der Wahl für effizient arbeitende Anwender!!! 2 Aufruf der ALV-Sicht Um zur ALV-Sicht zu gelangen, ist in der Selektionsmaske zum Kontoauszug unter den Ausführungsparametern im Reiter Ausgabe der Haken bei interaktiver Struktur zu entfernen. Gisela Krämer, Seite 2

3 Achtung: um den Nutzern die Arbeit mit ALV-Listen zu erleichtern, wurde ab eine Standard-ALV-Liste für Personalauswertungen voreingestellt, d.h. man erhält beim Aufruf der ALV-Listauswertung sofort eine Auswertung, die nur die Personalkosten (Kontenintervall bis sowie Konto ) sowie personalspezifische Angaben zeigt, falls keine Personalkosten vorhanden sind, erscheint nur der Design-Rahmen des Kontoauszugs ohne Daten: Beispiel: Anm.: personenbez. Angaben wurde aus datenrechtl. Gründen verdeckt! Um den Filter für die Personalauswertungen zu löschen und alle Istbuchungen zu sehen, ist der Button Filter löschen zu nutzen. Ergebnis: Unabhängig hiervon können Sie auch eigene ALV-Listen gestalten (siehe hierzu Punkt 3.4.) Die neue ALV-Sicht ermöglicht viele Funktionen, die bisher nicht möglich waren, wie z.b. suchen, auf- und absteigend sortieren, filtern, Summen- und Zwischensummen bilden, Layout ändern (z.b. Einfügen bzw. Löschen von Spalten, neue Überschriften einsetzen). Die Funktionalitäten sind sehr komfortabel und die System-Reaktionszeiten sehr schnell. Diese Art des Kontoauszugs ist das Mittel der Wahl für effizient arbeitende Anwender!!! Gisela Krämer, Seite 3

4 ALV - SAP Portal 3 Funktionalitäten der ALV-Sicht 3.1 Spaltenbreiten verändern Die Spaltenbreiten können verändert werden, in dem der Mauszeiger in der Überschriftenzeile genau zwischen zwei Spalten platziert wird. Der Mauszeiger nimmt dann die Form eines Doppelpfeilsymbols an, mit dessen Hilfe es möglich ist, die Spaltenbreite zu verschieben. Die linke Maustaste ist gedrückt zu halten, bis die gewünschte Breite erreicht ist. 3.2 Detailinformationen zu einzelnen Buchungszeilen Beim Markieren der Buchungszeile und Anklicken des Buttons Details werden die einzelnen Eingaben dieser Zeile auf einen Blick sichtbar. Ergebnis = Detailangaben Gisela Krämer, Seite 4

5 3.3 Sortierung Die ALV-Liste kann nach den einzelnen Kriterien der Spaltenüberschriften sortiert werden. Hierzu ist die Spalte, nach der die Daten sortiert werden sollen, durch einen Klick in die Überschriftenzeile zu markieren. Die Spalte wird dann orange hervorgehoben. Durch Anklicken der Buttons Sortieren aufsteig. bzw. Sortieren absteigend wird dann eine entsprechende Sortierung der Daten durchgeführt (numerisch bzw. alphabetisch). Im nachfolgenden Beispiel wurde die Spalte Kreditor/Debitor/Kasse alphabetisch bzw. nach Personalnummer sortiert. Wurde vor dem Klick auf einen der Sortierbuttons keine Spalte markiert, wird ein Fenster angezeigt, in dem die aktuellen Sortierkritierien aufgezeigt werden: Gisela Krämer, Seite 5

6 ALV - SAP Portal Im linken Teil des Fensters werden die aktuellen Sortiereinstellungen wiedergegeben. In der Voreinstellung wid nach den Kriterien Kostenstelle, Projekt, Gruppierung, Finanzposition, und Buchungsdatum sortiert. Es wird eine Zwischensumme pro Kostenstelle ausgewiesen, dies ist durch den Haken unter dem Zwischensummensymbol sichtbar. Im rechten Teil des Fensters sind weitere Spalten genannt, nach denen sortiert werden kann, die allerdings in den voreingestellten Sortierkriterien noch nicht enthalten sind, d.h. sie sind in der ALV-Liste nicht nutzbar. Mit Hilfe der Pfeilbuttons zwischen diesen beiden Fenstern können die Spalten nach Wunsch verschoben werden. Sollen z.b. der Erfasser, die Rechnungsnummer sowie das Rechnungsdatum als Sortierkriterium sichtbar werden, so werden diese Bezeichnungen rechts markiert (Einfachklick bzw. Mehrfachmarkierung wie in Excel mit Einfachklicks bei gedrückter Strg- Taste) und der Pfeil nach links betätigt. Beispiel: Gisela Krämer, Seite 6

7 Nach Betätigung des Verschiebepfeils ergibt sich folgendes Bild: Die Reihenfolge der Spaltennamen links entspricht der Sortierreihenfolge. Soll z.b. zunächst nach der Rechnungsnummer und dann nach den anderen Kritierien sortiert werden, muss der Eintrag Rechnungsnummer markiert und mit den Pfeilsymbolen im linken Fenster nach oben verschoben werden. Ein Pfeil verschiebt um eine Zeile nach oben, mit Hilfe des Doppelpfeils wird der markierte Eintrag an die erste Stelle verschoben. Beispiel: Gisela Krämer, Seite 7

8 ALV - SAP Portal Ergebnis: Da bei der Sortierung nach Rechnungsnummern eine Zwischensummenbildung keinen Sinn macht, sollten alle Haken unter dem Symbol Zwischensumme entfernt werden. Ergebnis: Gisela Krämer, Seite 8

9 Durch Klick auf den grünen Haken werden alle Änderungen übernommen, d.h. die Liste sortiert nach Rechnungsnummern. Danach folgen die weiteren ausgewählten Spaltenkritierien. Achtung: da das Feld Rechnungsnummer wie ein Textfeld behandelt wird, erfolgt die Sortierung Zeichen für Zeichen und nicht nach dem numerischen Wert. Eine Rechnungsnummer kann auch Buchstaben und Sonderzeichen enthalten. 3.4 Filter setzen Mithilfe der Filterfunktion kann konkret nach bestimmten Angaben (Bezeichnungen oder Werte) gesucht werden bzw. nach bestimmten Kriterien eingeschränkt werden Filtern nach bestimmten Angaben Hierzu wird durch Klick in die Überschriftenzeile die Spalte markiert, in der nach einer Angabe gesucht werden soll. Die Spalte färbt sich orange. Beispiel: Danach ist der Button Filter setzen zu bestätigen. Es öffnet sich ein Fenster, in dem das bzw. die Filterkriterien angegeben werden können: Beispiel: Suche nach einem Betrag Diese Eingabe ist mit dem grünen Haken zu bestätigen. Gisela Krämer, Seite 9

10 ALV - SAP Portal Ergebnis: Es kann ebenso nach Bezeichnungen gesucht werden. Hierbei ist es ratsam den Suchbegriff in * * zu setzen, ergänzend zum obigen Beispiel würde der Kreditor BFL Leasing GmbH mit dem Suchbegriff *BFL* gesucht Filtern nach bestimmten Kriterien Wird der Button Filter setzen ohne vorherige Markierung von Feldern betätigt, öffnet sich ein Filterdefinitionsfeld. Beispiel: In einem ersten Schritt kann angegeben, nach welchem Kriterium gefiltert werden soll, hier z.b. nach Finanzposition(= Sachkonto oder Kostenart). Wie schon beim Sortieren (Punkt 3.3.) können beliebige Zeilen aus dem Spaltenvorrat mit Hilfe der Pfeiltasten in die Filterkriterien verschoben werden. In einem zweiten Schritt können dann Werte für die Filterkriterien festgelegt werden, z. B. bestimmte Kontenintervalle wie Personalkosten bis sowie Reisekosten 685* Gisela Krämer, Seite 10

11 Es können auch Werte bwz. Intervalle ausgeschlossen werden. Um die entsprechenden Eingabefelder zu erreichen, muss hierfür das Feld mit dem gelben Pfeil angeklickt werden. Im Beispiel wird nach Reisekosten gefiltert: Diese Eingabe ist mit dem grünen Haken zu bestätigen. Ergebnis: Mithilfe des Auswahlbuttons Filter löschen kann der eingestellte Filter wieder entfernt werden. 3.5 Summen / Zwischensummen bilden Die Auswahlbuttons Summe bzw. Zwischensummen erlauben es, Summen bzw. Zwischensummen zu bilden. Vorab ist die Spalte durch Klick in die Überschriftenzeile zu markieren. Sie färbt sich orange. Danach ist der Auswahlbutton für Summe / Zwischensumme zu betätigen. Gisela Krämer, Seite 11

12 ALV - SAP Portal Ergebnis für Zwischensumme: 3.6 Expandieren und Komprimieren von ALV-Listen Beim Aufruf des Kontoauszugs in der ALV-Sicht wird die Liste zunächst in expandierter Form gezeigt, d.h. alle Einzelzeilen sind sichtbar. Durch Klick auf die vor den Beträgen befindlichen Symbole, ist es möglich, diese Liste wieder zu komprimieren und im Umkehrfall danach wieder zu expandieren. Die Anzahl der möglichen Verdichtungsstufen zeigt an, wie viele Sortier- und Zwischensummenkriterien festegelegt wurden. Beispiel mit 4 Verdichtungsstufen: Gisela Krämer, Seite 12

13 3.7 Druckvorschau Durch Anklicken des Auswahlsbuttons Druckvorschau gelangt man zur Listsicht. Achtung: Die ALV-Sicht ist zunächst nur als Listansicht am Bildschirm gedacht, der Druck dieser Sicht ist zur Zeit nicht möglich. Es muss zum Ausdruck ein Export nach Excel vorgenommen werden. ( siehe hierzu Punkt 5). 3.8 Mailversand Button Mail-Empfänger auswählen: Gisela Krämer, Seite 13

14 ALV - SAP Portal Es erscheint die folgende Eingabemaske Wahlweise einen Begleittext eintragen und die Mailadresse des Empfängers eingeben. Danach auf den Button Senden klicken. Gisela Krämer, Seite 14

15 Maileingang beim Empfänger: Der Textkommentar erscheint als pdf-datei, die Kontoauszugsansicht in htm-format, das sehr übersichtlich gestaltet ist und ausgedruckt werden kann Gisela Krämer, Seite 15

16 ALV - SAP Portal 3.9 ABC-Analyse Die ALV-Sicht des Kontoauszugs bietet die Möglichkeit einer ABC-Analyse. Sie kann z.b. zur schnellen Analyse von Kostenblöcken herangezogen werden. Im Beispiel wurde die Summenliste nach Konten als ALV-Sicht gezogen: Aufruf Gisela Krämer, Seite 16

17 Anzeige in ALV-Listsicht nach Aufhebung aller Filter Spalte anklicken, die analysiert werden soll und Button ABC-Analyse anklicken Ergebnis: Gisela Krämer, Seite 17

18 ALV - SAP Portal Der prozentuale Anteil der einzelnen Kostenarten wird angezeigt und es werden ABC-Blöcke nach deren Größenordnung gebildet. Das erleichtert die Kostenanalyse auf einen Blick. Gisela Krämer, Seite 18

19 4 Aufbau eines individuellen Kontoauszugs (ALV-Layoutgestaltung) Durch Anklicken des Buttons Weitere werden alle Funktionalitäten der ALV-Sicht erkennbar: Die Funktionen Details, sortieren, filtern, Summen- bzw. Zwischensummen bilden, expandieren/komprimieren sowie die Druckvorschau wurden schon vorgestellt. Neu ist das Thema Layoutgestaltung, in die allerdings viele der bereits vorgestellten Funktionalitäten einfließen. Die neue ALV-Sicht ermöglicht jedem Nutzer ein eigenes Layout für den Kontoauszug zu gestalten mit Hilfe der Funktion Layout ändern: Beim Aufruf der Funktion Layout ändern erscheinen alle Spalten, die in der ALV-Sicht verfügbar sind. Je nach Bedarf kann der Nutzer über den Karteireiter Spaltenauswahl die erwünschten Zeilen markieren und per Pfeil verschieben, d.h. aus- bzw. einblenden. Die Navigation erfolgt über die bereits vorgestellten Pfeiltasten (siehe hierzu Punkt 3.3.). Gisela Krämer, Seite 19

20 ALV - SAP Portal Gisela Krämer, Seite 20

21 Das ausgewählte Spaltendesign kann über den Karteireiter Sortierung nach den unterschiedichsten Kriterien sortiert werden (auf- / absteigend, Zwischensummen bilden), wie unter Punkt 3.3. beschrieben. Das Filtern nach Suchbegriffen und entsprechenden Werten ist möglich unter Einsatz des Karteireiters Filter auch das ist unter Punkt 3.4. ausführlich mit Hilfe von Beispielen dargestellt. Gisela Krämer, Seite 21

22 ALV - SAP Portal Im Rahmen des Karteireiters Darstellung gibt es eine Vielzahl von Wahlmöglichkeiten zum Design (Überschriften anzeigen, Trennlinien einfügen usw. siehe Beispiel): Empfohlen wird, die Haken bei der Spaltenoptimierung und bei Ausdruck mit Datum, Titel und Seitennummer immer gesetzt zu lassen. Gisela Krämer, Seite 22

23 Die Sicherung eines benutzerspezifischen Layouts ist durch Navigation zur Eingabe Layout sichern, das sich unter dem Button Weitere befindet möglich, d.h. der Nutzer kann jederzeit auf sein individuell gestaltetes Layout zurückgreifen, das nutzerspezifisch bezeichnet werden sollte (Kurztexteingabe unter Layout sichern - Langtext unter Bezeichung ). Achtung: wird ein Haken bei Benutzerspezifisch gesetzt, so erscheint diese ALV-Design- Variante als nutzerspezifische Voreinstellung beim Aufruf der ALV-Sicht. Nur diese Design-Variante ist von externen Nutzern anzuwenden auf keinen Fall ein Kreuz bei Voreinstellung setzen. Diese Variante wäre dann für alle SAP-Nutzer innerhalb der TU sichtbar. Für alle Nutzer zentral voreingestellt ist die Sicht für ALV-PIVOT-Personaldaten diese darf nicht überschrieben werden. Niemals nutzen!! Gisela Krämer, Seite 23

24 ALV - SAP Portal Je nach Bedarf kann der Anwender in die von ihm gewünschte Kontoauszugssicht wechseln, in dem er die jeweils gewünschte Variante in der Auswahl markiert. Man erreicht die nachfolgende Tabelle, in dem unter dem Button Weitere der Befehl Layout auswählen angeklickt wird. 5 Muster für individuelle Kontoauszüge 5.1 Personalkosten sortiert nach Buchungen in den Perioden pro Mitarbeiter Ausgehend von der voreingestellten Personalkostenauswertung sind folgende Änderungen vorzunehmen: Spalte Text durch Anklicken markieren und den Button Zwischensummen setzen betätigen.mit dem grünen Haken bestätigen. Ergebnis: Personalkosten sortiert nach Mitarbeitern, wobei jeweils alle Buchungen die für eine Periode gebucht worden sind, aufeinanderfolgend dargestellt werden, auch wenn die Buchungen erst in Folgemonaten durchgeführt wurden. Personalkostennachbuchungen sind so leicht zu verfolgen. Gisela Krämer, Seite 24

25 Anm.: aus datenrechtl. Gründen wurden gebuchten Istwerte ausgeblendet. Im vorliegenden Beispiel wurden für den Monat Februar noch Buchungen im März und April vorgenommen. 5.2 Personalkosten sortiert nach Mitarbeiter bzw. pro Mitarbeiter Ausgehend von der voreingestellten Personalkostenauswertung sind folgende Änderungen vorzunehmen: Spalte Kreditor/Debitor/Kasse durch Anklicken markieren und den Button Zwischensummen setzen betätigen. Mit dem grünen Haken bestätigen. Ergebnis: Personalkosten sortiert nach Mitarbeitern mit einer Zwischensumme pro Mitarbeiter. Einzelne Mitarbeiter können durch Anklicken der Spalte Kreditor/Debitor/Kasse und Wahl des Buttons Filter setzen herausgefunden werden, wenn im 2. Filterkriterium die Kurzbezeichnung des Namens eingegeben wird. z.b. Gisela Krämer, Seite 25

26 ALV - SAP Portal Ergebnis: 5.3 Reisekosten Ausgehend von der voreingestellten Personalkostenauswertung sind folgende Änderungen vorzunehmen: Spalte Konto durch Anklicken markieren und den Button Filter setzen betätigen. Das dort unter der Auswahl Finanzposition angegebene Intervall bis sowie den Einzelwert entfernen und durch die Eingabe 685* ersetzen. Mit dem grünen Haken diese Eingabe bestätigen. Ergebnis: Aufstellung der Reisekosten 5.4 EDV-Kosten und EDV-Investitionen Ausgehend von der voreingestellten Personalkostenauswertung sind folgende Änderungen vorzunehmen: Spalte Konto durch Anklicken markieren und den Button Filter setzen betätigen. Das dort unter der Auswahl Finanzposition angegebene Intervall bis sowie den Einzelwert entfernen und durch folgende Eingaben ersetzen: Mit dem grünen Haken diese Eingabe bestätigen. Gisela Krämer, Seite 26

27 Ergebnis: 5.5 Alle Budgetbuchungen Ausgehend von der voreingestellten Personalkostenauswertung sind folgende Änderungen vorzunehmen: Button Filter löschen betätigen. Ergebnis: Alle Istbuchungen werden angezeigt. Über den Button Weitere die Eingabe Layout ändern auswählen. Im Karteireiter Spaltenauswahl ist ein weiteres Feld Betrag Hauswährung in den Bereich der angezeigten Spalten mit Hilfe der Pfeiltaste zu verschieben. Ergebnis: Neben den Istbuchungen werden nun alle Planbuchungen angezeigt. Gisela Krämer, Seite 27

28 ALV - SAP Portal Anschließend ist noch die Ist-Spalte in den Spaltenvorrat der nicht angezeigten Spalten zu verschieben. Die Angabe des Budgets hingegen ist in den anzuzeigenden Spaltenvorrat aufzunehmen. Ergebnis: Jetzt ist noch ein Filter für die Konten zu setzen, um lediglich die Plankonten zu erhalten. Hierzu ist die Spalte Konto zu markieren und unter Filter setzen bei Finanzposition der Eintrag 99* vorzunehmen. Ergebnis: 5.6 Jahresübergreifende Auswertung von Drittmitteln ohne Saldovortrag Ausgehend von der voreingestellten Personalkostenauswertung sind folgende Änderungen vorzunehmen: Spalte Konto durch Anklicken markieren und den Button Filter setzen betätigen. Das dort unter der Auswahl Finanzposition angegebene Intervall bis sowie den Einzelwert entfernen.der Saldovortrag wird bei den Drittmitteln unter den Einnahmen mit Konto eingebucht. Beim Aufruf über mehrere Jahre erscheint jeweils ein Saldovortrag pro Jahr und verfälscht so die Istkosten. Beispiel: Gisela Krämer, Seite 28

29 Dieses Konto ist beim Filter herauszunehmen mittels Eintrag unter Einzelwerte ausschliessen Nach Betätigen des grünen Hakens und der Uhr erscheint folgende Angabe: Das rote Gleichheitszeichen zeigt an, dass dieses Konto von der Selektion ausgeschlossen wird. Ergebnis: Der Saldovortrag ist verschwunden eine jahresübergreifende Auswertung ist möglich. 6 Export nach Excel aus ALV-Sicht Der Export nach Excel erfolgt über den Button lokale Datei. Bei der Auswahl lokale Datei Export nach Excel muss eine einmalige Einstellung vorgenommen werden, da ansonsten keine Werte in Excel ausgewiesen werden. Beim erstmaligen Aufruf des direkten Exports nach Excel muss in der leeren Excel-Seite eine Excel-Einstellung zu Makro geändert werden. Es handelt sich hierbei um folgende Einstellungsschritte: EXTRAS -> Makro -> Sicherheit Gisela Krämer, Seite 29

30 ALV - SAP Portal Auf dem Reiter Vertrauenswürdige Herausgeber muß der Haken bei Zugriff auf Visual Basic- Projekte vertrauen gesetzt werden. Weiter darf auf dem Reiter Sicherheitsstufe maximal Mittel ausgewählt sein Gisela Krämer, Seite 30

31 Nach dieser Maßnahme stehen die Excel-Funktionalitäten zur Verfügung. Nach der Betätigung des Buttons Lokale Datei öffnet sich folgendes Fenster: Klicken Sie Tabellenkalkulation an und bestätigen Sie diese Information mit Anklicken des grünen Hakens. Sie werden automatisch weiter geleitet und müssen bei der erstmaligen Anwendung des Exports nach Excel alle Sicherheitsabfragen bestätigen: Gisela Krämer, Seite 31

32 ALV - SAP Portal Sobald dies geschehen ist, wird abgefragt, wo der Export nach Excel abgespeichert werden soll: Nach Angabe von Verzeichnis und Dateiname klicken Sie den Button Speichern an. Gisela Krämer, Seite 32

33 Es erscheint folgende Anzeige: Gehen Sie nun auf Erzeugen Die Datei erscheint dann am angegebenen Ort und kann geöffnet werden. Gisela Krämer, Seite 33