Argumentation zum Multi / Open Space Büro - naturnahe Arbeitslandschaft oder Individualbox?

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1 Argumentation zum Multi / Open Space Büro - naturnahe Arbeitslandschaft oder Individualbox?

2 Inhaltsverzeichnis 1. Einleitung Der Multi Space Die Merkmale des Multi Space Der Umgang mit dem Multi Space Kurzer Rückblick auf die Entwicklung der Büroraumformen Tendenzen in der Bürokonzeption Die SBiB-Studie (Schweizerische Befragung in Büros) Ausgangslage Die wichtigsten Resultate der Studie Folgerungen Kritische Würdigung Beeinflussbarkeit der Umgebungsbedingungen Makrobereich allgemeine Raumqualität Zur Akustik Zum Klima Mediobereich mittelbare Umgebung auf den Stockwerken Teamraumgrössen Rückzugsmöglichkeiten Beleuchtung Mikrobereich unmittelbare Arbeitsplatzumgebung Variabilität der Arbeitsplätze Schutz am Arbeitsplatz Beeinflussbarkeit der Arbeitsplatzumgebung Lessons learned Kommunikation Umgebungsqualität Change Management Back up Zusammenfassung der Studie Aufbau Die wichtigsten Resultate im Überblick Die wesentlichsten Anforderungen Die grössten Beeinträchtigungen Aussagen zur Arbeitsorganisation Gesundheitliche Symptome Lüftungsart und Beeinflussbarkeit der Umgebungsbedingungen Breitblick AG, Bern 2-11

3 1. Einleitung Jedes Unternehmen, das einen Bürobau plant, steht vor der Herausforderung, die grösstmögliche Wirtschaftlichkeit zu erzielen. Diese entsteht im Wesentlichen aus einer ausgewogenen Mischung zwischen optimierten Investitions- und Betriebskosten, grösster Nutzungsflexibilität und einer als angenehm empfundenen Arbeitsumgebung für die Nutzer. Dass in der Realität nicht für jede dieser drei Anforderungen das Maximum erreicht werden kann, liegt auf der Hand: Wirtschaftliche Überlegungen sprechen eindeutig gegen einen Zellenbürobau mit lauter Einerbüros, obwohl die - wie die 2010 erschienene SBiB-Studie des Seco 1 zeigt - von den Mitarbeitenden am besten bewertet werden. Gegen den Zellenbürobau spricht ebenfalls das Bedürfnis, flexibel auf veränderte Teamzusammensetzungen oder -grössen und wechselnde Arbeitsabläufe reagieren zu können. Und schliesslich wird die Frage nach der bestgeeigneten Büroform von der aktuellen Diskussion überlagert, was denn ein heute geplantes Büro in Zukunft zu leisten hat: Ist es die Arbeitsstätte für Menschen, die an einem Tisch ihren Computer bedienen? Oder wird es doch eher der Ort sein, wo man sich zum Wissens- und Erfahrungsaustausch trifft, und wo man gemeinsam Aufgaben löst und Lösungen erarbeitet? 2 Solche Überlegungen führen zwangsläufig zu einem Sowohl-als-Auch. Es soll eine Umgebung geschaffen werden, welche heute den Menschen eine stabile und mindestens gesundheitserhaltende Grundlage bietet, und dennoch für die Anforderungen von morgen gerüstet ist. Letztlich vermag dies nur ein in seiner Grundanlage möglichst offen konzipiertes und daher multifunktional nutzbares Gebäude zu leisten. 2. Der Multi Space Die intensive Auseinandersetzung mit den Themen Investitionssicherheit und Arbeitsplatzqualität bewegt viele Unternehmen, für den Innenausbau ihrer Büros eine nutzungsneutrale Grundrisstypologie zu wählen, welche grundsätzlich mit den unterschiedlichen Bürokonzepten - vom Zellenbüro über den Gruppenraum und Grossraum bis zum sogenannten Multi Space - beplant werden kann. Letztlich scheint sich der Multi Space mit seiner Kombination von Arbeitszonen und einem vielfältigen Angebot an Rückzugs- und Besprechungsmöglichkeiten als die bestgeeignete Form des oben beschriebenen Sowohl-als-Auch herauszustellen. 2.1 Die Merkmale des Multi Space Das Multi Space-Büro ist eine spezielle Ausprägung des Gruppen- oder Grossraumbüros. Ist das Grossraumbüro primär eine Ansammlung von mehr oder weniger voneinander abgeschirmten Arbeitsplätzen, werden im Multi Space verschiedene Bürofunktionen im gleichen Raum kombiniert. Das Konzept stellt Kommunikation und Teamarbeit in einer möglichst angenehmen, nicht zwingend bürotypischen Umgebung ins Zentrum. Die offene Bürofläche ist in Arbeitsorte und -flächen gegliedert, die eine breite Spanne an Tätigkeiten ermöglichen bzw. unterstützen: Arbeiten allein oder im Team, Erholen, Kommunizieren, Nachdenken. Neben den eigentlichen Arbeitsflächen beinhaltet der Multi Space Besprechungs- und Rückzugskojen, Sitzecken und Stehkonferenzzonen, Service- und Verpflegungsinseln. Entweder fest eingebaut oder - in letzter Zeit zunehmend diskutiert - als autonom von der Gebäudestruktur frei in den Raum gestellte und dadurch variabel kombinierbare Module. 1 Seco, Hochschule Luzern (Hrsg.), SBiB-Studie, Schweizerische Befragung in Büros, Siehe dazu auch die wachsende Zahl der Angebote von Büros auf Zeit - von langjährig etablierten Anbietern (z.b. bis neuerdings auch kleinere und «wildere» (z.b dazu kommt das öffentlich kommunizierte Angebot des Arbeitens in Cafés (z.b. Breitblick AG, Bern 3-11

4 Die Layouts der Multi Space-Büros können höchst unterschiedlich gestaltet sein. Entscheidend für ihre Qualität scheint die eindeutige Zonierung und Abschirmung zwischen Arbeitsplatzflächen und Kommunikationszonen zu sein. Die Mitarbeitenden sollen die echte Wahlmöglichkeit haben, für die Erledigung einer Aufgabe oder zur Entspannung den jeweils bestgeeigneten Ort auszuwählen. 2.2 Der Umgang mit dem Multi Space Gerade die Wahlmöglichkeit des Arbeitsortes ist nach bisherigen Erfahrungen nicht zu unterschätzen: Die Mischung aus normalen Büroarbeitsplätzen und den Zusatznutzungen verlangt eine veränderte Auffassung von Arbeits- und Organisationsformen: Das Multi Space-Konzept fordert die Mitarbeitenden geradezu auf, ihren Tagesablauf und damit verbunden die Abfolge der Tätigkeiten und Aufgaben im Büro selbstorganisiert und eigenständig zu gestalten. Dadurch, dass die Mitarbeitenden jederzeit selber bestimmen können, in welcher Umgebung sie sich zu einem bestimmten Zweck aufhalten wollen, erhält der Multi Space seinen Sinn. Voraussetzung für den Erfolg des Multi Space sind also nicht nur das intelligente Layout, das originelle Design oder die gute Wahl der Schallabsorptionsmassnahmen, sondern mindestens gleichbedeutend die Veränderung des Verhaltens jedes einzelnen und der Umgang miteinander: Die Arbeitsweise, welche die Möglichkeiten und die unbestrittenen Vorteile des Multi Space ausschöpfen soll, ist letztlich ein Resultat der Mitarbeiterführung. 3. Kurzer Rückblick auf die Entwicklung der Büroraumformen Während Jahrhunderten blieb die Schreibstube oder der Kontor in beinahe unveränderter Form die Grundform des Büros. Erst mit dem Grossraumbüro anfangs des 20. Jahrhunderts kam eine völlig neue Raumtypologie ins Spiel. Es hat seinen Ursprung in den USA und entstand aus dem Typus der grossen Fabriken dieser Zeit. In Europa ist es in den 60er Jahren aufgekommen. Vor allem Deutschland verlangte während des wirtschaftlichen Aufschwungs nach grossen und rasch verfügbaren Büroflächen. Im Geist der damaligen Zeit versprach man sich vom Grossraumbüro zudem eine hierarchiefreie Belegung mit gleichen Bedingungen für alle, was sich schon nach kurzer Zeit - wen wundert s - als Wunschdenken herausstellte. Seit Ende 70er Jahre wird das Grossraumbüro im strengen Sinne seiner Definition kaum mehr gebaut. Zu gross sind seine Nachteile: es verlangt nach einem Gebäudetypus, welcher nicht reversibel ist, verbunden mit hohem Energiebedarf und meist breiter Ablehnung bei den «Bewohnern». Auf der Suche nach einer gangbaren Lösung, grössere Mitarbeitergruppen in einem Raum zusammenzubringen, wurde das Grossraumbüro vom Teamraum abgelöst. Auf m2 finden so zwischen 8 bis 20 Mitarbeiter Platz, ohne die Nachteile des Grossraumbüros in Kauf nehmen zu müssen. In den 80ern wollte man in Skandinavien herausfinden, wie die Vorteile des Zellenbüros - den selbst bestimmten Rückzug und die selbst beeinflussbare Raumqualität - mit den Vorzügen des Gruppenraums - Begegnung und spontane Kommunikation - zu vereinen sind. Als neue Raumform entstand das Kombibüro. Es ist die Kombi-nation zwischen grössenoptimierten, persönlich zugewiesenen Kleinzellen entlang der Fassade und einer grosszügig bemessenen, frei möblierbaren Zone im Gebäudeinnern. In der Schweiz wurden in den 90er Jahren ein paar Objekte als Kombibüros realisiert (Beispiel Allianz- Gebäude, Laupenstrasse, Bern). Durchgesetzt hat es sich jedoch nicht, die Anfangsinvestitionen sind überproportional hoch, und die rasche Anpassung an veränderte organisatorische oder betriebliche Rahmenbedingungen ist kaum möglich. Breitblick AG, Bern 4-11

5 Ab Mitte der 90er Jahre entstand eine Vielzahl von Mischformen aus den verschiedenen Büroraumkonzepten, bekannt geworden unter der irreführenden Bezeichnung Lean Office (auch reversibles Büro, non-territoriales Büro) Es handelt sich dabei im Wesentlichen um die bedarfsgerechte Mixtur von Kombi-, Team- und Zellenbüro. 4. Tendenzen in der Bürokonzeption Das Zellenbüro ist nach wie vor die häufigste Büroraumform. Sie bietet auch unbestrittene Vorteile, vor allem hinsichtlich Privatheit, Ungestörtheit und Beeinflussbarkeit der unmittelbaren Arbeitsumgebung. Die Nachteile sind primär im hohen Flächenverbrauch und in der eingeschränkten Belegungsvariabilität zu sehen. Dazu kommt als gewichtiges Argument gegen das Zellenbüro die geringe Kommunikationsförderlichkeit. Diese Merkmale haben dazu geführt, dass immer mehr Unternehmen auf offene Raumstrukturen mit variabel gestaltbarem Layout setzen, welche den spontanen und raschen Informationsaustausch zulassen. Diese Überlegungen sind an sich ja nicht falsch, nur ist trotz dem steigenden Bedarf an Interaktion bei der Gestaltung der Arbeitsplätze auf die persönlichen Befindlichkeiten und Bedürfnisse der Menschen viel differenzierter und sorgfältiger Rücksicht zu nehmen als dies im Zellenbüro nötig ist. Diesen Punkt streicht die bereits erwähnte Studie explizit heraus: Grössere Büros sind nicht generell schlechter als kleine. Wichtig ist, dass die räumlichen Verhältnisse mit den Aufgaben der darin tätigen Personen und den daraus resultierenden Bedürfnissen und Lärmemissionen abgestimmt werden. 3 War bis anhin die Raumform der Hauptgegenstand in der Suche nach dem richtigen Büro, wird diese Diskussion durch den zunehmenden Einsatz von mobilen Bürowerkzeugen (Laptop, Handy) und alternativen Arbeitsmodellen (Home Office, Teleoffice) immer obsoleter. Warum sollte jemand sein eigenes Zellenbüro haben wollen, wenn er ohnehin arbeiten kann, wann und wo er will? Nicht die Frage nach dem wo arbeiten wir, sondern nach dem wie werden wir künftig arbeiten ist in letzter Zeit vermehrt in den Vordergrund gerückt: Was soll, was kann das Büro angesichts der fortschreitenden Virtualisierung und Fragmentierung von Arbeitsprozessen überhaupt noch leisten? Welchen Funktionenmix braucht es, um den unterschiedlichen Arbeitsweisen von verschiedenen Nutzertypen gerecht zu werden? Die vorläufige Antwort auf die heute zu Recht gestellten Fragen nach der Investitionssicherheit in ein Büro heisst: Das Büro hat zukünftig eine ganz andere Aufgabe zu erfüllen als Aufenthaltsort für die Menschen zu sein, die hauptsächlich an einem Computer arbeiten. Es wird zunehmend die Plattform für die direkte zwischenmenschliche Interaktion sein. Ein Ort, um Mitarbeiter und Vorgesetzte zu treffen, ein Ort des Lernens, der Motivation, des Informations- und Wissensaustausches. Das Büro ist aber auch ein Ort, um Freundschaften und Teamgeist zu pflegen, ein Ort der Inspiration und der Sozialisation, Treffpunkt für vernetzt tätige Nomaden, denen es die Unternehmensidentität vermittelt. Die Auffassung vom Büro als Technologie- und Informationszentrum mit persönlich zugewiesenen Arbeitsplätzen wird wohl in den Hintergrund treten. Räumlich und in seiner visuellen Anmutung wird dies zu erreichen sein, indem das Büro sich von definitorisch festgelegten Raumformen emanzipiert und vermehrt funktionale und gestalterische Elemente aus der Wohnwelt (Lounge, Bibliothek) und der Natur 4 (Naturfarben, üppige Begrünungen, Holzoberflächen) übernimmt und mit zeitgemässen Kommunikationsmitteln kombiniert. 3 SBiB-Studie, s. 5 4 Hrsg. Koelnmesse, Ultima Office, 2009, s. 63 ff Breitblick AG, Bern 5-11

6 5. Die SBiB-Studie (Schweizerische Befragung in Büros) Das Grossraumbüro und seine negativen Auswirkungen auf Wohlbefinden und Moral derjenigen, die darin arbeiten, war in letzter Zeit Gegenstand diverser Zeitungsartikel (Bund und Tagesanzeiger vom 27. April 2010, NZZ vom 14. April 2010). Auslöser war die Studie des Seco, in der Personen in 125 Betrieben zu den Beeinträchtigungen aus ihrer Büroumgebung befragt wurden. 5.1 Ausgangslage Heute halten sich rund 74% der Erwerbstätigen oder 2.5 Mio. Menschen in der Schweiz mehr oder weniger oft in Bürogebäuden auf. Damit wird die Frage nach dem Einfluss deren Umgebungsqualität relevant. An einen Büroarbeitsplatz werden Anforderungen hinsichtlich Gestaltung, Einrichtung, Luftqualität und Schalldämmung gestellt, damit die Arbeitenden ihre Leistung erbringen können und die Gesundheit nicht beeinträchtigt wird. Zur optimalen Arbeitsgestaltung gehört zudem eine geeignete Organisation der Arbeit. Da aus der Schweiz keine vertiefenden repräsentativen Daten zu diesen Themen vorliegen, hat das Staatssekretariat für Wirtschaft Seco die Studie initiiert. Das Ziel war, Daten über die Arbeitsbedingungen in verschiedenen Bürotypen zu gewinnen und allfällige Zusammenhänge zwischen Umgebungsbedingungen, gesundheitlichen Symptomen und der Arbeitsorganisation aufzuzeigen. Durch die Erkenntnis, welche Faktoren sich günstig oder ungünstig auf das Entstehen von Symptomen auswirken, können verbesserte Planungshilfen für die Gestaltung von Büros erstellt werden. 5.2 Die wichtigsten Resultate der Studie Als ernüchterndes Resultat zeigt die Studie, dass die allgemeine Zufriedenheit der Befragten mit steigender Bürogrösse abnimmt. Dabei spielen neben den Umgebungsfaktoren auch die arbeitsorganisatorischen Faktoren wie Entscheidungsfreiheit in der Arbeitsgestaltung oder die Beeinflussbarkeit der Arbeitsumgebung eine Rolle. Die unabhängig von der Bürogrösse am wichtigsten eingestuften Anforderungen an den Arbeitsplatz sind die Möglichkeit, sich zu konzentrieren, die Möglichkeit, ungestört zu telefonieren und die Möglichkeit, Blöcke à 2-3 Stunden zu arbeiten. Als grösste Beeinträchtigungen - unabhängig vom Bürotyp - werden der Lärm im Raum, die Störung durch Gespräche, Telefonate und Bewegung anderer Personen sowie die Unterbrechung der Arbeit genannt. Je mehr Personen in einem Büro arbeiten, umso grösser werden die Beeinträchtigungen und damit die Stressigkeit. Die Lüftungsart (mechanisch, Fensterlüftung, Kombination von beiden Arten) hat einen Einfluss auf die Häufigkeit von gesundheitlichen Symptomen: mit zunehmender Bürogrösse und damit verbunden einer mechanischen Lüftung nehmen die Symptomhäufigkeit und die allgemeine Unzufriedenheit zu. Trotz der hohen Arbeitsanforderungen, die an die Befragten gestellt werden, - diese zeigen sich vor allem am hohen Anteil der arbeitsbedingten Müdigkeit - wird die Arbeitszufriedenheit relativ hoch eingestuft. 5.3 Folgerungen Die Studie hat ihre Zielsetzung erfüllt und zeigt mit ihren Resultaten auf, worauf in der Konzeption von Arbeitsumgebungen besonders Gewicht gelegt werden muss: Die Raumakustik, der Sichtschutz und die Möglichkeiten, sich zurückziehen zu können (zum Telefonieren, zum völlig ungestört Arbeiten), sind die wesentlichen Faktoren für den Erfolg des Multi Space. Die Luftqualität ist für alle Bürotypen ein wichtiges Element der allgemeinen Wahrnehmung der Arbeitsumgebung. Breitblick AG, Bern 6-11

7 Die räumlichen Verhältnisse sind dem Aufgabenprofil der Nutzenden u.a. hinsichtlich Grösse und Ausstattung soweit möglich anzupassen. Die Nutzeranliegen sollen frühzeitig erhoben werden und in geeigneter Form in die Planung eingebracht werden. Die Qualität eines Mehrpersonenraums lässt sich durch das Verhalten der Nutzer positiv beeinflussen: mit einem aktiven Ansprechen von Bedürfnissen und bei Störungen lassen sich Probleme vermeiden. 5.4 Kritische Würdigung Das erklärte Ziel der Studie ist die Aufarbeitung von objektiven Daten, um daraus Erkenntnisse abzuleiten, worauf in der Konzeption und Planung von Bürogebäuden zu achten ist. Anders als die Online-Beiträge der genannten Zeitungen vielleicht suggerierten, handelt es sich nicht um die Verteufelung des Grossraums. Zum Thema Produktivität und Behaglichkeit im Büro gibt es mittlerweile zahlreiche Studien. Einige davon sind auch in der bereits erwähnten Untersuchung SBiB gewürdigt worden. Zu nennen sind an dieser Stelle sicherlich die ProKlimA-Studie (Bischof, Wiesmüller, 2007) oder die Studie Disproving widespread myths about workplace design (Brill, Weidemann, Olsen, Keable, 2001). Allen eigen ist die Erkenntnis, dass das psychosoziale Umfeld und Tätigkeitsmerkmale weit mehr zu Befindlichkeitsstörungen am Arbeitsplatz beitragen als die rein physikalischen Einflussfaktoren wie Klimatisierung und Lüftung. Die Resultate der SBiB-Studie sind damit vergleichbar Aus der Praxiserfahrung ist der Studie folgendes hinzuzufügen: Einerbüros sind sehr häufig Kaderpersonen vorbehalten. Durch deren funktionsbedingte Arbeitsform und Arbeitsauffassung wird ein Einerbüro subjektiv hochwertiger wahrgenommen als ein Arbeitsplatz in einem Mehrpersonenraum. Die Angabe aus der Studie, dass die befragten Mitarbeitenden 80% ihrer Zeit im Bürogebäude am eigenen Schreibtisch verbringen, ist zu hinterfragen. Projektbezogene Multimomentuntersuchungen und Befragungen zeigen ein deutlich anderes Bild. Unter Umständen wurde die angegebene Dauer subjektiv als höher empfunden, weil immer noch verbreitet die Auffassung herrscht, Zeit ausserhalb des Arbeitsplatzes sei unproduktiv. Wenn die Vorgesetzten ihren Arbeitsplatz ebenfalls im Mehrpersonenbüro haben, wirkt sich dies auffallend häufig positiv auf die allgemeine Einschätzung der Umgebung aus. 6. Beeinflussbarkeit der Umgebungsbedingungen Entscheidend in der Bearbeitung des Projekts sei es nun die fachspezifische oder die kommunikative - ist die Berücksichtigung von objektiv feststellbaren und messbaren Kriterien zur Raumqualität in Kombination mit den individuellen Befindlichkeiten und Ansprüchen der Menschen. Dabei ist zu unterscheiden, welche Umgebungsbedingungen wann im Projekt in welcher Tiefe beeinflusst werden können. 6.1 Makrobereich allgemeine Raumqualität Die Raumqualität lässt sich objektiv messen und überprüfen. Die Werte sind von Anfang an verbindlich festzulegen und gelten als qualitative Richtschnur für die Beurteilung des Bauwerks. Die wesentlichen Daten sind Nachhallzeit Luftfeuchtigkeit Luftaustausch Zugerscheinungen Beleuchtungsstärke Leuchtdichteverteilung Breitblick AG, Bern 7-11

8 6.1.1 Zur Akustik Die Nachhallzeiten im Raum sind in SIA 181 geregelt. Der Raum muss baulich so ausgebildet sein, dass die geforderten Werte erreicht werden Zum Klima Der erforderliche Luftmengenwechsel ist verbindlich vorgeschrieben und die Maximal-/ Minimaltemperaturen sind im Pflichtenheft Bau festgeschrieben. Das Problem der häufig trockenen Luft in Bürogebäuden ist dadurch noch nicht gelöst. Dazu kann einerseits über die Haustechnik eingegriffen, andererseits mit einer arbeitsplatznahen Bepflanzung Feuchtigkeit an die Umgebungsluft abgegeben werden. 6.2 Mediobereich mittelbare Umgebung auf den Stockwerken Die Stockwerkumgebung ist Bestandteil des Mieterausbaus und wird in der entsprechenden Planungsphase festgelegt Teamraumgrössen Durch den gezielten Einsatz von Festeinbauten oder freistehenden Raummodulen lassen sich die Flächen in unterschiedlich grosse Teamzonen für Mitarbeitergruppen von 8-24 Arbeitsplätzen segmentieren. Die Einbauten dienen als Sichtbegrenzung und Schallabsorptionskörper Rückzugsmöglichkeiten Neben den unterschiedlich grossen Sitzungsräumen sind im Multi Space eine Reihe von unterschiedlich ausgeprägten Rückzugs- und Besprechungsmodulen vorgesehen. Das Verhältnis Mitarbeitende- Raummodul ist aufgrund der Nutzer- und Tätigkeitsprofilen festzulegen Beleuchtung Der Standard der Lichtstärke am Arbeitsplatz ist mit 500 lx vorgeschrieben. Diese Beleuchtung wird häufig durch Tageslicht- und Bewegungssensoren-gesteuerte Indirekt-Direktlicht-Leuchten realisiert. 6.3 Mikrobereich unmittelbare Arbeitsplatzumgebung Die unmittelbare Arbeitsumgebung ist Bestandteil der Arbeitsplatzplanung und wird in der entsprechenden Planungsphase spezifiziert Variabilität der Arbeitsplätze Die vorgesehene Arbeitsplatzrasterung lässt im Mikrobereich unterschiedliche Anordnungen der Arbeitsplätze auf jeweils gleichbleibender Fläche zu Schutz am Arbeitsplatz Die Arbeitsplätze werden bedarfsgerecht durch den Einsatz von Schallabsorptions- und Sichtschutzpanels abgeschirmt Beeinflussbarkeit der Arbeitsplatzumgebung Funktionen wie individuelle Storensteuerung, individuelle Luftstrom- oder Temperaturregelung können in einer offenen Arbeitsumgebung naturgemäss nicht angeboten werden. Breitblick AG, Bern 8-11

9 7. Lessons learned Bezogen auf das konkrete Büroprojekt ergibt die Zusammenschau der verschiedenen Haltungen und Blickwinkel hinsichtlich der Arbeit im Büro eine breite Handlungspalette, um die Mitarbeitenden positiv an die künftige Arbeitsumgebung heranzuführen und nach dem Bezug der Räumlichkeiten nicht zu enttäuschen: 7.1 Kommunikation Es ist transparent und offen darzulegen, dass ein Unternehmen wirtschaftliche Überlegungen zur Erstellung und zum Betrieb der neuen Büroflächen anstellen muss. Gleichwohl werden die Befürchtungen zum Grossraumbüro ernst genommen. Das Beste aller Büros gibt es nicht. Es wird dennoch angestrebt, bei aller Flexibilität nutzergerechte Arbeitsumgebungen zu schaffen, welche den heutigen Erkenntnissen zum Thema Büroarbeit gerecht werden. Die gesetzlichen Auflagen werden eingehalten, und die Erkenntnisse und Empfehlungen aus den unterschiedlichen Studien zum Thema werden beherzigt und bestmöglich realisiert. Die Qualität einer Büroumgebung kann nicht allein durch bauliche Massnahmen beeinflusst werden. Gerade in einem Multi Space Büro hängt sie während des Betriebs in hohem Mass von der Bereitschaft des Managements ab, das neue Umfeld als Instrument zum gegenseitigen Austausch und als Ort zum konzentrierten Arbeiten zu nutzen und dies auch vorzuleben. 7.2 Umgebungsqualität Auf den neuen Flächen lassen sich die Arbeits-, Rückzugs- und Sozial-/Technikzonen gut voneinander trennen. Diese Zonierung soll visuell klar und mit akustisch wirksamen Massnahmen vorgenommen werden. Die Orte zur spontanen und informellen Kommunikation sollen ausserhalb der Zonen für die konzentrierte Arbeit vorgesehen werden, damit die Störung durch «artfremde» Gespräche gering gehalten wird. Es ist sorgfältig zu untersuchen, mit welchen Mitteln die Arbeitsplätze, welche an einen Gehweg angrenzen, auf eine attraktive und wirksame Art dagegen abgeschirmt werden können. Es ist sorgfältig zu untersuchen, inwieweit akustische und optische Abschirmungen zwischen benachbarten Teams angebracht und bei Veränderungen der Teamgrössen oder -zusammensetzung variabel verschoben oder ummontiert werden können (z.b. von der Decke abgehängte Panels oder Akustikfolien). Die Aussenwände der vorgesehenen Raummodule sollten akustisch wirksam ausgebildet sein, um dem Umgebungslärm zusätzlich entgegenzuwirken (z.b. durch textilbespannte Akustikpads) Die Zuteilung der Arbeitsplätze durch die verschiedenen Nutzergruppen sollte nach definierten Profilen erfolgen: beispielsweise sind exponiertere Arbeitsplätze für Teilzeitnutzung oder für Nutzer mit einer geringen Präsenzzeit im Haus vorzusehen. Abgeschirmte Arbeitsplätze stehen demnach möglichst den Vollzeit-Mitarbeitenden mit hoher Präsenzzeit zur Verfügung. 7.3 Change Management Mit einer Test-Arbeitsumgebung lassen sich viele Unbekannte klären bzw. die bestgeeigneten Massnahmen frühzeitig evaluieren. Gleichzeitig helfen sie, durch die Rückmeldungen und Anregungen der «early adapters» wertvolle Erfahrungen zu sammeln und das Augenmerk auf Aspekte der Arbeitsplatzqualität zu richten, welche im Projektverlauf vielleicht nicht ohne weiteres erkennbar sind. Breitblick AG, Bern 9-11

10 8. Back up Zusammenfassung der Studie 8.1 Aufbau Die Studie dient dazu, einen Überblick über die Bewertung der Arbeitsbedingungen und der gesundheitlichen Symptome in Büros mit verschiedener Anzahl Personen zu erhalten. Die Befragung umfasste die Themenbereiche Umgebung (v.a. Luft, Raumklima, Licht und Lärmpegel), technische Einrichtung, Lüftungsart, Mobiliar, Arbeitsorganisation, Beeinflussbarkeit der Arbeit und Einrichtungen, Komfort, Produktivität sowie gesundheitliche Symptome. Auf folgende Fragen wollte die Studie Antworten erhalten: In welchem Bürotyp wird die Umgebung besser eingestuft? Gibt es einen Einfluss der Lüftungsart auf diese Einstufungen? In welchem Bürotyp und bei welcher Lüftungsart treten häufiger gesundheitliche Symptome und Absenzen auf? Wie stark wirken diese auf die Produktivität? Im zweiten Teil der Studie werden Zusammenhänge zwischen Symptomen und psychosozialem Umfeld (z.b. Arbeitsorganisation, Stress, Arbeitseinrichtung, Beeinflussbarkeit der Einrichtung) untersucht. Die wesentliche Frage war: Welche Zusammenhänge bestehen zwischen unterschiedlichen Arbeitsbedingungen und den Symptomen, der Arbeitszufriedenheit und den Absenzen? 8.2 Die wichtigsten Resultate im Überblick Die wesentlichsten Anforderungen Die unabhängig von der Bürogrösse am wichtigsten eingestuften Anforderungen an den Arbeitsplatz sind 1. die Möglichkeit, sich zu konzentrieren (Mittelwert 4.4 auf einer Skala von 1 [nicht wichtig] bis 5 [sehr wichtig]) 2. die Möglichkeit, ungestört zu telefonieren (Mittelwert 3.8) 3. die Möglichkeit, Blöcke à 2 3 Stunden zu arbeiten (Mittelwert 3.75) Die grössten Beeinträchtigungen Als stark beeinträchtigende Umweltfaktoren, bei denen ein Zusammenhang mit der Bürogrösse besteht, wurden in der Befragung genannt: 1. Lärm im Raum durch Gespräche und Telefonate (50.5%) 2. Trockene, bzw. abgestandene, schlechte Luft (33.7%) 3. Lärm im Raum durch Geräte (27.7%) 4. Zugluft (16%) Der beeinträchtigende Faktor «Lärm im Raum durch Gespräche» wird nur in Einzelbüros als einigermassen gut bewertet: 11.3% der Befragten sind von Störungen betroffen. Bereits im Doppelbüro sind es über doppelt so viele (29.7%), mit zunehmender Bürogrösse nimmt er bis auf 79.8% im Grossraumbüro zu Aussagen zur Arbeitsorganisation Die Wahrnehmung der Arbeitsorganisation wird einerseits geprägt durch die Art und Häufigkeit von Unterbrechungen und den dadurch entstehenden Zeitverlust, andererseits spielen Faktoren wie Entscheidungsfreiheit oder Beeinflussbarkeit der Arbeitsgestaltung eine wesentliche Rolle. Als häufigste Quelle von Unterbrechungen werden Personen genannt, welche die Befragten täglich oder mehrmals täglich während der Arbeit ansprechen (70.3%). Danach kommen etwa gleichbedeutend Unterbrechungen durch Telefonate anderer, durch vorbeigehende Personen und durch Gespräche anderer im Raum. Bei Störungen durch Personen, die sie ansprechen, nennen 37.6% der Befragten einen Breitblick AG, Bern 10-11

11 Zeitverlust von mehr als 10 Minuten täglich. Grösser ist allerdings der Zeitverlust durch Hard- und Softwareprobleme (43.9%), den drittgrössten Zeitverlust verursacht die Suche nach Dokumenten und Unterlagen. Bei Störungen durch Gespräche im Raum, durch Telefonate anderer und durch vorbeigehende Personen kann ein Zusammenhang mit dem Bürotyp festgestellt werden: Mit zunehmender Anzahl Personen im gleichen Raum nehmen die Nennungen zu. Am deutlichsten zeigt sich dies bei den Störungen durch Gespräche im Raum. Während sich 9% der Personen im Einzelbüro täglich gestört fühlen, sind es in Büros mit mehr als 50 Personen 68.5%. Interessant ist, dass der Zeitverlust durch vorbeilaufende Personen und durch Telefonate anderer von Personen in Einzelbüros am grössten empfunden wird (10 bis mehr als 20 Minuten). In Einzelbüros geben die Befragten weniger häufig an, über zu wenig Entscheidungsfreiheit und Gestaltungsfreiheit zu verfügen als in Mehrpersonenbüros. Auffallend ist hingegen, dass die Befragten in Büros mit mehr als 50 Personen ihre Entscheidungsfreiheit und ihren Einfluss auf Planung und Gestaltung der Arbeit grösser bewerten als in Mehrpersonenbüros mit 3 bis 50 Personen Gesundheitliche Symptome Mit Abstand am meisten und für alle Bürotypen wird die Müdigkeit genannt (40%), gefolgt von Einschlaf-/ Durchschlafstörungen, Schweregefühl im Kopf und Jucken, Brennen, Reizung der Augen. Generell zeigt die Befragung, dass die Symptome mit zunehmender Anzahl Personen im Raum häufiger auftreten als in kleineren Büros. Was auffällt ist, dass die Symptome in Büros mit Personen am häufigsten genannt werden. Rund 20% der Befragten in Büros mit mehr als 50 Personen klagen über Konzentrationsschwierigkeiten, gegenüber 5.1% in Einerbüros Lüftungsart und Beeinflussbarkeit der Umgebungsbedingungen Über die Hälfte der Befragten geben an, in ihrem Büro eine Fensterlüftung zu haben, gut ein Viertel der Befragten arbeitet in einer Umgebung mit einer Lüftungsanlage (mechanische Lüftung/Klimaanlage) und die übrigen 18.6% verfügen über beides. In Büros mit mehr als 50 Personen ist überall eine mechanische Lüftungsanlage installiert, 8% davon in Kombination mit natürlicher Lüftung. Die rein mechanische Lüftung verursacht am häufigsten Beeinträchtigungen durch abgestandene/schlechte Luft bzw. trockene Luft. Je mehr Personen in einem Büro arbeiten, umso geringer ist die Möglichkeit der Einflussnahme auf die räumliche Umgebung und die technische Infrastruktur (Gestaltung Büroarbeitsplatz, Beleuchtung, Sonnenschutz, Fenster, Lüftungsanlage). Die Unterschiede sind bei der Fensterlüftung und der Lüftungsanlage am grössten: 11.5% der Befragten können in Büros mit mehr als 50 Personen die Fenster selber öffnen und schliessen, bzw. die Lüftungsanlage einstellen, in kleineren Büroräumen bis 6 Personen sind es über 50%. Es ist festzuhalten, dass die Auswertung der Häufigkeit der Symptome keinen signifikanten Unterschied zwischen den verschiedenen Lüftungsarten ergab. Die übrigen Umgebungsbedingungen können in Einzelbüros zu 80 bis 100% beeinflusst werden, während es bei den Büros mit mehr als 50 Personen um die 60% sind. Breitblick AG, Bern 11-11