MULTIFUNKTIONALE DIGITALSYSTEME. Adress Book Viewer Bedienungsanleitung

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1 MULTIFUNKTIONALE DIGITALSYSTEME Adress Book Viewer Bedienungsanleitung

2 2009 KYOCERA MITA CORPORATION Alle Rechte vorbehalten

3 Vorwort Wir danken Ihnen, dass Sie sich für das digitale farbfähige Multifunktionssystem. Dieses Handbuch beschreibt die Adressbuchanzeige. Lesen Sie dieses Handbuch, bevor Sie Ihr digitales Multifunktionssystem benutzen. Wählen Sie dies, um Adressbuchdaten zu importieren, die als CSV-Dateien des AddressBook Viewers der gleichen Serie exportiert wurden. Über dieses Handbuch Symbole in diesem Handbuch In diesem Handbuch sind wichtige Hinweise durch folgende Symbole gekennzeichnet. Lesen Sie diese Hinweise, bevor Sie das System benutzen. WARNUNG VORSICHT Hinweis Diese Gefahrenstufe weist auf eine potenziell gefährliche Situation hin, die - wenn sie nicht behoben wird - tödliche bzw. ernsthafte Verletzungen, erhebliche Schäden oder Feuer im Gerät oder in seiner Umgebung nach sich ziehen kann. Diese Gefahrenstufe weist auf eine potenziell gefährliche Situation hin, die - wenn sie nicht behoben wird - geringfügige bis mittlere Verletzungen, Teilschäden am Gerät oder in seiner Umgebung sowie Datenverlust nach sich ziehen kann. Kennzeichnet Informationen, die Sie bei der Bedienung des Systems beachten sollten. Weiterhin sind in diesem Handbuch Informationen enthalten, die die Bedienung des Systems erleichtern: Tipp Beschreibt praktische Tips zur Bedienung des Systems. Seiten, auf denen Sie weitere Hinweise finden können. Lesen Sie ggf. auch diese Seiten. Bildschirme Die abgebildeten Bildschirme können in der Praxis abweichen, da sie von der Systemumgebung, z.b. installierte Optionen, abhängig sind. Die in diesem Handbuch abgebildeten Bildschirme wurden in der Formateinstellung A/B erstellt. Wenn sie das Papierformat LT verwenden, kann die Anordnung der abgebildeten Tasten von Ihrem aktuellen System abweichen. Handelsmarken Der offizielle Name von Windows 2000 ist Microsoft Windows 2000 Operating System. Der offizielle Name von Windows XP ist Microsoft Windows XP Operating System. Der offizielle Name von Windows Vista ist Microsoft Windows Vista Operating System. Der offizielle Name für Windows Server 2003 ist Microsoft Windows Server 2003 Operating System. Der offizielle Name für Windows Server 2008 ist Microsoft Windows Server 2008 Operating System. Microsoft, Windows, Windows NT sowie die Produktnamen anderer Microsoft-Produkte sind Warenzeichen der Microsoft Corporation in den USA und anderen Ländern. Apple, AppleTalk, Macintosh, Mac, Mac OS, Safari, TrueType und LaserWriter sind Warenzeichen von Apple Inc. in den USA und anderen Ländern. Adobe, Adobe Acrobat, Adobe Reader, Adobe Acrobat Reader und PostScript sind Warenzeichen von Adobe Systems Incorporated. Mozilla, Firefox und das Firefox Logo sind Warenzeichen oder eingetragene Handelsmarken von Mozilla Foundation in den USA und anderen Ländern. IBM, AT und AIX sind Warenzeichen der International Business Machines Corporation. NOVELL, NetWare und NDS sind Warenzeichen von Novell, Inc. Andere Firmennamen und Produktnamen in dieser Anleitung sind Warenzeichen ihrer jeweiligen Eigentümer. Vorwort 1

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5 INHALTSVERZEICHNIS Vorwort... 1 Kapitel 1 ADRESSBUCHANZEIGE STARTEN Adressbuchanzeige starten... 6 Zugriff über die Programmgruppe... 6 Zugriff über Druckeigenschaften... 7 Über die Benutzerschnittstelle... 9 Befehle verwenden Menüleiste Symbolleiste Kontextmenüs Kapitel 2 ADRESSBUCH VERWALTEN Über die Adressbücher Privates Adressbuch verwalten Öffentliches Adressbuch verwalten MAPI Adressbuch konfigurieren Windows Mail-Adressbuch verwalten LDAP Adressbuch verwalten Adressbuch importieren und exportieren Kontakte und Gruppen verwalten Kontakte verwalten Gruppen verwalten Kontakte suchen Kapitel 3 FEHLERSUCHE Adressbuchbezogene Fehler Keine Auswahl aus Adressbuch möglich INDEX INHALTSVERZEICHNIS 3

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7 1.ADRESSBUCHANZEIGE STARTEN Dieser Abschnitt beschreibt die Benutzerschnittstelle und wie Sie die Adressbuchanzeige starten. Adressbuchanzeige starten... 6 Zugriff über die Programmgruppe...6 Zugriff über Druckeigenschaften...7 Über die Benutzerschnittstelle... 9 Befehle verwenden Menüleiste...10 Symbolleiste...11 Kontextmenüs...12

8 1 ADRESSBUCHANZEIGE STARTEN Adressbuchanzeige starten Mit der Adressbuchanzeige können Sie Empfänger, Rufnummern und Adressen ( Adressen) für Fax und Internet- Fax im Adressbuch ändern und hinzufügen. Mit diesem Dienstprogramm verwalten Sie die Fax-Empfänger, wählen angezeigte Fax-Empfänger aus dem Adressbuch aus und können alle gespeicherten Kontaktinformationen anzeigen. Zusätzlich können Sie die Adressbuchdaten für andere Programme exportieren oder aus anderen kompatiblen Programmen importieren. Sie können die Adressbuchanzeige auf zwei Arten aufrufen: Über den Ordner "Programme" im Startmenü Über das Dialogfenster "Eigenschaften" des Netzwerk-Faxtreibers (über dieses Fenster kann nicht auf alle Funktionen zugegriffen werden) Zugriff über die Programmgruppe Über die Programmgruppe können Sie auf die Adressbuchanzeige zugreifen und Ihr privates Adressbuch erstellen und bearbeiten. Zugriff auf die Adressbuchanzeige über die Programmgruppe 1 Klicken Sie auf [Start] und dann auf [Programme], [HS Client] und [AddressBook Viewer for HS]. Das Adressbuchfenster erscheint. 6 Adressbuchanzeige starten

9 1 ADRESSBUCHANZEIGE STARTEN 1.ADRESSBUCHANZEIGE STARTEN Zugriff über Druckeigenschaften Sie können über das Dialogfeld "Drucken" Kontakte im Adressbuch in eingeschränkter Form erstellen und bearbeiten. Hinweis Sie sollten diese Methode nur dann nutzen, wenn Sie gerade ein Fax versenden möchten und einen Empfänger zur Adressatenliste hinzufügen müssen, der derzeit nicht im Adressbuch enthalten ist. Nutzen Sie andernfalls die Programmgruppe, um auf die Adressbuchanzeige zuzugreifen. Zugriff auf die Adressbuchanzeige über die Druckeigenschaften 1 Wählen Sie im Dialogfeld [Drucken] der Anwendung den Netzwerk-Faxtreiber als Drucker und klicken Sie auf [Einstellungen]. Das Dialogfeld der Netzwerkfax-Eigenschaften wird aufgerufen. Tipp 2 Die Anzeige im Druckdialog ist abhängig vom verwendeten Anwendungsprogramm. Klicken Sie unter [Senden] auf [Aus Adressbuch wählen]. Das Adressbuchfenster erscheint. Adressbuchanzeige starten 7

10 1 ADRESSBUCHANZEIGE STARTEN Kontakte für Netzwerkfax auswählen Wenn Sie aus dem Netzwerk-Faxtreiber auf die Adressbuchanzeige zugreifen, können Sie dort die Kontakte auswählen. Nachdem Sie die Kontakte, die Sie als Empfänger hinzufügen wollen, ausgesucht haben, rechtsklicken Sie auf den Namen des Empfängers im rechten Fensterausschnitt und wählen [Auswahl] im Kontextmenü. Tipp Sie können die Empfänger auch durch Suchen in den Kontakten der Adressbuchanzeige auswählen. S.43 Kontakte suchen Das Dialogfeld [Ziele] erscheint. Entfernen - Klicken Sie hier, um die ausgewählten Kontakte aus der Zielliste zu entfernen. OK - Klicken Sie hier, um diese Kontakte als Ziele hinzuzufügen. Abbrechen - Klicken Sie hier, um die Auswahl abzubrechen. Hilfe - Klicken Sie hier, um die Online-Hilfe aufzurufen. 8 Adressbuchanzeige starten

11 1 ADRESSBUCHANZEIGE STARTEN Über die Benutzerschnittstelle Das Hauptfenster der Adressbuchanzeige besteht aus den folgenden Elementen ) Menüleiste Sie können verschiedene Funktionen ausführen, indem Sie einen Befehl aus den Menüs auswählen. S.10 Menüleiste 2) Symbolleiste Allgemeine Funktionen können Sie schnell ausführen, indem Sie ein Symbol in der Symbolleiste anklicken. S.11 Symbolleiste 3) Durchsuchen Sie können die Elemente erweitern oder ausblenden, um Gruppen- und Kontakte anzuzeigen oder auszublenden. Der Bereich "Durchsuchen" enthält eine Baumstruktur für die folgenden Adressbücher: - Privates Adressbuch - Dieser Bereich enthält die Kontakte, die im Client-Adressbuch auf Ihrem Clientcomputer gespeichert wurden. Bis zu 200 Gruppen in Gruppe, 2000 Kontakte in Ort/Personen und 200 Kontakte in Gruppe und Gruppe/Personen können gespeichert werden. - Öffentliches Adressbuch - Dieser Bereich enthält die Kontakte, die im Adressbuch dieses Geräts gespeichert wurden. - MAPI Adressbuch - Dieser Bereich enthält die Kontakte im Adressbuch des Standard-Mailprogramms Ihres Computers. - Windows Mail Adressbuch - Dieser Bereich enthält die Kontakte der Windows Mail-Adressen Ihres Clientcomputers. Bis zu 2000 Kontakte können in den Ordner Orte/Personen geladen werden. Übersteigt der Download 2000 Kontakte, werden darauf folgende Kontakte ignoriert. Die Anzeige ist abhängig von Ihrem Mailprogramm. - LDAP Adressbuch - Dieser Bereich enthält die Kontakte des angegebenen LDAP-Servers. Bis zu 2000 Kontakte können in Orte/Personen gespeichert werden. - Adressbuch importieren - Wurden die Adressbuchdaten von einer CSV- oder einer vcard-datei importiert, wird dieses Adressbuch angezeigt. 4) Inhalt Im rechten Fensterausschnitt werden zusammenfassende Informationen über den derzeit ausgewählten Adressbucheintrag angezeigt, die nicht bearbeitet werden können. Wenn Sie im Bereich "Durchsuchen" des Adressbuchs einen Eintrag auswählen, werden zusammenfassende Informationen über den Eintrag im Bereich "Inhalt" angezeigt. 5) Statusleiste Damit wird die Beschreibung des ausgewählten Befehls im linken Bereich und die Anzahl der Elemente des aktiven Adressbuchs auf der rechten Seite angezeigt. Über die Benutzerschnittstelle 9

12 1 ADRESSBUCHANZEIGE STARTEN Befehle verwenden Die Adressbuchanzeige bietet Ihnen eine große Bandbreite von Funktionen. Sie können über die Menüs in der Menüzeile und die Symbole der Symbolleiste im oberen Bereich des Fensters der Adressbuchanzeige auf alle Befehle zugreifen. Sie können auch Befehle aus den Kontextmenüs auswählen, die erscheinen, wenn Sie den Bereich "Durchsuchen" oder "Inhalt" mit der rechten Maustaste anklicken. Menüleiste Die Menüleiste enthält fünf Befehlmenüs, über die Sie verschiedene Funktionen der Adressbuchanzeige nutzen können. 1) Menü "Datei" Im Menü "Datei" können Sie die folgenden Befehle auswählen. - Neuer Kontakt - Wählen Sie diesen Befehl, um einen neuen Kontakt zum privaten Adressbuch hinzuzufügen. Wenn eine Gruppe ausgewählt ist, wird der Kontakt als Mitglied dieser Gruppe erzeugt. Wenn es sich bei dem ausgewählten Element um einen Ordner "Ort/Personen" oder um ein "Privates Adressbuch" handelt, wird der Kontakt im Ordner "Ort/Personen" erstellt. Dieser Befehl ist nur verfügbar, wenn Elemente im privaten Adressbuch ausgewählt werden. - Neue Gruppe - Wählen Sie diesen Befehl, um eine neue Gruppe zum privaten Adressbuch hinzuzufügen. Dieser Befehl ist nur verfügbar, wenn der Ordner "Gruppe" im privaten Adressbuch ausgewählt wurde. - Eigenschaften - Wählen Sie diesen Befehl, um die Eigenschaften einer Gruppe oder eines Kontakts im privaten oder öffentlichen Adressbuch zu bearbeiten oder anzuzeigen. Dieser Befehl ist nur verfügbar, wenn eine Gruppe oder ein Kontakt im privaten oder öffentlichen Adressbuch markiert wurde. - Löschen - Wählen Sie diesen Befehl, um Gruppen und Kontakte im privaten Adressbuch oder im LDAP- Adressbuch zu löschen. Dieser Befehl ist nur verfügbar, wenn eine Gruppe oder ein Kontakt im privaten oder im LDAP-Adressbuch markiert wurde. - Geräte - Wählen Sie diesen Befehl, wenn Sie das öffentliche Adressbuch von diesem Gerät herunterladen wollen. - Import -CSV Datei - Wählen Sie dies, um Adressbuchdaten zu importieren, die als CSV-Dateien des AddressBook Viewers der gleichen Serie exportiert wurden. Die Daten werden in das "Importadressbuch" importiert. - Import -vcard Datei - Wählen Sie dies, um Adressbuchdaten zu importieren, die als CSV-Dateien des AddressBook Viewers der gleichen Serie exportiert wurden. Die Daten werden in das "Adressbuch importieren" importiert. Dieser Befehl ist nur verfügbar, wenn Microsoft Office XP auf Ihrem Computer installiert ist. - Export - CSV Daten - Wählen Sie diesen Befehl, um das ausgewählte Adressbuch als CSV-Datei zu exportieren. - Export - vcard Daten - Wählen Sie diesen Befehl, um das ausgewählte Adressbuch als vcard-datei zu exportieren. Dieser Befehl ist nur verfügbar, wenn Microsoft Office XP auf Ihrem Computer installiert ist. - Beenden - Wählen Sie diesen Befehl, um die Adressbuchanzeige zu beenden. 2) Menü "Bearbeiten" Im Menü "Bearbeiten" können Sie die folgenden Befehle auswählen. - Kopieren - Wählen Sie diesen Befehl, um die ausgewählten Kontakte oder Gruppen in die Zwischenablage zu kopieren. Kontakte oder Gruppen, die in die Zwischenablage kopiert wurden, können in das private Adressbuch eingefügt werden. Dieser Befehl ist nur verfügbar, wenn eine Gruppe oder ein Kontakt in einem beliebigen Adressbuch ausgewählt wurde. - Einfügen - Wählen Sie diesen Befehl, um Kontakte oder eine Gruppe, die in die Zwischenablage kopiert wurden, in das private Adressbuch einzufügen. Wenn eine Gruppe kopiert wurde, ist dieser Befehl nur verfügbar, wenn der Ordner "Gruppe" ausgewählt wird. Wenn die Kontakte kopiert wurden, ist dieses Element nur verfügbar, wenn Sie eine Gruppe oder den Ordner "Ort/Personen" im privaten Adressbuch wählen. - Alles auswählen - Wählen Sie diesen Befehl, um alle Kontakte auszuwählen, die im rechten Bereich angezeigt werden. Dieses Element ist nur verfügbar, wenn Sie Gruppen oder Kontakte durchsuchen. - Suchen - Wählen Sie diesen Befehl, um durch eine Suche im Adressbuch einen Kontakt zu finden. Sie können auch den LDAP-Server durchsuchen, wenn Sie Kontakte in das LDAP-Adressbuch einfügen. 3) Ansicht Im Menü "Ansicht" können Sie die folgenden Befehle auswählen. - Symbolleiste - Wählen Sie diesen Befehl, um die Symbolleiste anzuzeigen oder zu verbergen. Wenn im Menü ein Häkchen angezeigt ist, wird die Symbolleiste derzeit angezeigt. Entfernen Sie die Markierung, um die Symbolleiste zu verbergen. - Statusleiste - Wählen Sie diesen Befehl, um die Statusleiste anzuzeigen oder zu verbergen. Wenn im Menü ein Häkchen angezeigt ist, wird die Statuszeile angezeigt. Entfernen Sie die Markierung, um die Statusleiste zu verbergen. - Große Symbole - Wählen Sie diesen Befehl, um die Kontakte mit großen Symbolen anzuzeigen. - Kleine Symbole - Wählen Sie diesen Befehl, um die Kontakte mit kleinen Symbolen anzuzeigen. - Liste - Wählen Sie diesen Befehl, um die Kontakte als Liste anzuzeigen. - Details - Wählen Sie diesen Befehl, um die Kontakte in einer Liste mit detaillierten Informationen anzuzeigen. - Sortieren nach - Name - Wählen Sie diesen Befehl, um die Kontakte alphabetisch nach Namen zu sortieren. - Sortieren nach - Faxnummer - Wählen Sie diesen Befehl, um die Kontakte nach Faxnummern zu sortieren. - Sortieren nach - -Adresse - Wählen Sie diesen Befehl, um die Kontakte nach -Adressen zu sortieren. - Sortieren nach - Aufsteigend - Wählen Sie diesen Befehl, um die Kontakte in aufsteigender Reihenfolge zu sortieren. 10 Befehle verwenden

13 1 ADRESSBUCHANZEIGE STARTEN 1.ADRESSBUCHANZEIGE STARTEN - Sortieren nach - Absteigend - Wählen Sie diesen Befehl, um die Kontakte in absteigender Reihenfolge zu sortieren. - Standardkonfiguration - Datenquelle - Wählen Sie das Adressbuch, das standardmäßig im Dialogfenster [Kontakt finden] angezeigt wird. Wählen Sie hierfür ein Adressbuch, in dem Sie häufig nach Kontakten suchen. Die Voreinstellung hierfür ist das öffentliche Adressbuch. - Standardkonfiguration - Typauswahl - Wählen Sie ein Empfangsziel, das standardmäßig im Dialogfenster [Typauswahl] angezeigt wird, wenn Sie nach Empfangszielen für einen N/W-Faxauftrag suchen. Sie können "Faxnummer", " Adresse" oder "Beides" als Standardtyp einstellen. Die Voreinstellung lautet " Adresse". Die Einstellung hierfür können Sie nur vornehmen, wenn die Adressbuchanzeige über den N/W- Faxtreiber gestartet wurde. 4) Extras Im Menü "Extras" können Sie die folgenden Befehle auswählen. - LDAP-Einstellung - Wählen Sie diesen Befehl, um den LDAP-Dienst so zu konfigurieren, dass er das LDAP- Adressbuch vom LDAP-Server abruft. - Geräteinstellung - Wählen Sie diesen Befehl, um das Gerät zu finden, um das öffentliche Adressbuch vom diesem Gerät abzurufen. 5) Hilfe Im Menü "Hilfe" können Sie die folgenden Befehle auswählen. - Inhalt und Index - Wählen Sie diesen Befehl, um die Online-Hilfe anzuzeigen. - Info Über AddressBook Viewer for HS - Wählen Sie diesen Befehl, um Versionsinformationen anzuzeigen.. Symbolleiste Mit den folgenden Symbolen können Sie verschiedene Funktionen schnell aufrufen. (Neuer Kontakt) - Klicken Sie dieses Symbol an, um dem privaten Adressbuch einen neuen Kontakt hinzuzufügen. Wenn eine Gruppe ausgewählt ist, wird der Kontakt als Mitglied dieser Gruppe erzeugt. Wenn ein Kontakt oder Adressbuch ausgewählt ist, wird der Kontakt im Adressbuch angelegt. Dieses Symbol ist nur verfügbar, wenn Elemente im privaten Adressbuch ausgewählt werden. (Neue Gruppe) - Klicken Sie auf dieses Symbol, um eine neue Gruppe zum privaten Adressbuch hinzuzufügen. Dieses Symbol ist nur verfügbar, wenn der Ordner "Gruppe" im privaten Adressbuch ausgewählt wurde. (Kopieren) - Wählen Sie dieses Symbol, um die ausgewählten Kontakte oder Gruppen in die Zwischenablage zu kopieren. Kontakte oder Gruppen, die in die Zwischenablage kopiert wurden, können in das private Adressbuch eingefügt werden. Dieses Symbol ist nur verfügbar, wenn eine Gruppe oder ein Kontakt in einem beliebigen Adressbuch ausgewählt wurde. (Einfügen) - Klicken Sie auf dieses Symbol, um die Kontakte oder Gruppe, die in die Zwischenablage kopiert wurden, in das private Adressbuch einzufügen. Wenn eine Gruppe kopiert wurde, ist dieser Befehl nur verfügbar, wenn der Ordner "Gruppe" ausgewählt wird. Wenn die Kontakte kopiert wurden, ist dieses Element nur verfügbar, wenn Sie eine Gruppe oder den Ordner "Ort/Personen" im privaten Adressbuch wählen. (Eigenschaften) - Klicken Sie auf dieses Symbol, um die Eigenschaften einer Gruppe oder eines Kontakts zu bearbeiten oder anzuzeigen. Dieses Symbol ist nur verfügbar, wenn eine Gruppe oder ein Kontakt ausgewählt wurde. (Löschen) - Klicken Sie auf dieses Symbol, um eine Gruppe oder Kontakte im privaten Adressbuch zu löschen. Dieses Symbol ist nur verfügbar, wenn eine Gruppe oder ein Kontakt im privaten Adressbuch ausgewählt wurde. (Suchen) - Klicken Sie auf dieses Symbol, um durch eine Suche im Adressbuch einen Kontakt zu finden. (Herunterladen) - Klicken Sie auf dieses Symbol, um das von Ihnen bearbeitete öffentliche Adressbuch in dieses Gerät zu laden. (Faxen) - Klicken Sie dieses Symbol an, um die Faxnummern der ausgewählten Kontakte zu einer Liste mit Empfängern hinzuzufügen, an die mit dem Netzwerk-Faxtreiber ein Fax verschickt werden soll. Dieses Symbol ist nur verfügbar, wenn über das Dialogfeld "Eigenschaften" des Netzwerk-Faxtreibers auf die Adressbuchanzeige zugegriffen wird und Kontakte ausgewählt werden. (Mail) - Klicken Sie auf dieses Symbol, um die -Adressen ausgewählter Kontakte zu einer Liste mit Empfängern hinzuzufügen, an die mit dem Netzwerk-Faxtreiber ein Fax verschickt werden soll. Dieses Symbol ist nur verfügbar, wenn über das Dialogfeld "Eigenschaften" des Netzwerk-Faxtreibers auf die Adressbuchanzeige zugegriffen wird und Kontakte ausgewählt werden. (Auswahl bestätigen) - Klicken Sie auf dieses Symbol, um das Dialogfeld "Ziel" anzuzeigen. In diesem Dialogfeld können die Empfänger bestätigt werden, an die mit dem Netzwerk-Faxtreiber ein Fax verschickt werden soll. Dieses Symbol ist nur verfügbar, wenn auf die Adressbuchanzeige über das Dialogfeld "Eigenschaften" des Netzwerk-Faxtreibers zugegriffen wird und Faxnummer oder -adressen als Ziele ausgewählt wurden. Befehle verwenden 11

14 1 ADRESSBUCHANZEIGE STARTEN Kontextmenüs Sie können auch das Kontextmenü nutzen, das angezeigt wird, wenn Sie eine Position im Fenster der Adressbuchanzeige mit der rechten Maustaste anklicken. Hinzufügen - Kontakt - Wählen Sie diesen Befehl, um einen neuen Kontakt zum privaten Adressbuch hinzuzufügen. Wenn eine Gruppe ausgewählt ist, wird der Kontakt als Mitglied dieser Gruppe erzeugt. Wenn es sich bei dem ausgewählten Element um einen Ordner "Ort/Personen" oder um ein "Privates Adressbuch" handelt, wird der Kontakt im Ordner "Ort/Personen" erstellt. Dieser Befehl ist nur verfügbar, wenn Elemente im privaten Adressbuch ausgewählt werden. Hinzufügen - Gruppe - Wählen Sie diesen Befehl, um eine neue Gruppe zum privaten Adressbuch hinzuzufügen. Dieser Befehl ist nur verfügbar, wenn der Ordner "Gruppe" im privaten Adressbuch ausgewählt wurde. Kopieren - Wählen Sie diesen Befehl, um die ausgewählten Kontakte oder Gruppen in die Zwischenablage zu kopieren. Kontakte oder Gruppen, die in die Zwischenablage kopiert wurden, können in das private Adressbuch eingefügt werden. Dieser Befehl ist nur verfügbar, wenn eine Gruppe oder ein Kontakt in einem beliebigen Adressbuch ausgewählt wurde. Einfügen - Wählen Sie diesen Befehl, um Kontakte oder eine Gruppe, die in die Zwischenablage kopiert wurden, in das private Adressbuch einzufügen. Dieser Befehl ist nur verfügbar, wenn eine Gruppe oder der Ordner "Ort/ Personen" im privaten Adressbuch ausgewählt wurde. Eigenschaften - Wählen Sie diesen Befehl, um die Eigenschaften einer Gruppe oder eines Kontakts im privaten Adressbuch anzuzeigen. Das Bearbeiten der Einstellungen ist nur im privaten Adressbuch möglich. Löschen - Wählen Sie diesen Befehl, um eine Gruppe oder Kontakte im privaten Adressbuch zu löschen. Dieser Befehl ist nur verfügbar, wenn eine Gruppe oder ein Kontakt im privaten Adressbuch markiert wurde. Auswählen - Faxnummer - Wählen Sie diesen Befehl, um die Faxnummern der ausgewählten Kontakte zu einer Liste von Empfängern hinzuzufügen, an die mit dem Netzwerk-Faxtreiber ein Fax verschickt werden soll. Dieser Befehl ist nur verfügbar, wenn über das Dialogfeld "Eigenschaften" des Netzwerk-Faxtreibers auf die Adressbuchanzeige zugegriffen wird und Kontakte oder Gruppen ausgewählt werden. Auswählen - - Wählen Sie diesen Befehl, um die -Adressen der ausgewählten Kontakte zu einer Liste von Empfängern hinzuzufügen, an die mit dem Netzwerk-Faxtreiber ein Fax verschickt werden soll. Dieser Befehl ist nur verfügbar, wenn über das Dialogfeld "Eigenschaften" des Netzwerk-Faxtreibers auf die Adressbuchanzeige zugegriffen wird und Kontakte oder Gruppen ausgewählt werden. Auswahl - Wählen Sie diesen Befehl, um über das Dialogfeld [Ziel] die Empfänger zu prüfen, an die ein Fax gesendet werden soll. Dieses Symbol ist nur verfügbar, wenn auf die Adressbuchanzeige über das Dialogfeld "Eigenschaften" des Netzwerk-Faxtreibers zugegriffen wird und Faxnummer oder -adressen als Ziele ausgewählt wurden. Export vcard Daten - Wählen Sie diesen Befehl, um das ausgewählte Adressbuch als vcard-datei zu exportieren. Dieser Befehl ist nur verfügbar, wenn Microsoft Office XP auf Ihrem Computer installiert ist. 12 Befehle verwenden

15 2.ADRESSBUCH VERWALTEN Dieser Abschnitt beschreibt, wie Sie das Adressbuch mit der Adressbuchanzeige verwalten. Über die Adressbücher Privates Adressbuch verwalten...14 Öffentliches Adressbuch verwalten...14 MAPI Adressbuch konfigurieren...21 Windows Mail-Adressbuch verwalten...21 LDAP Adressbuch verwalten...21 Adressbuch importieren und exportieren...28 Kontakte und Gruppen verwalten Kontakte verwalten...32 Gruppen verwalten...40 Kontakte suchen...43

16 Über die Adressbücher Sie können Ihr Adressbuch mit den folgenden Adressbüchern verwalten: Das private Adressbuch kann als Ihr eigenes Adressbuch genutzt werden. S.14 Privates Adressbuch verwalten Das öffentliches Adressbuch ermöglicht die Anzeige des Adressbuchs in der gleichen Serie. S.14 Öffentliches Adressbuch verwalten Über das MAPI-Adressbuch können Sie die Adressbuchdaten der Standard- -Anwendung Ihres Computers anzeigen. S.21 MAPI Adressbuch konfigurieren Über das Windows Mail-Adressbuch können Sie die Adressbuchdaten von Windows Mail Ihres Computers anzeigen. S.21 Windows Mail-Adressbuch verwalten Über das LDAP-Adressbuch können Sie die Adressbuchdaten anzeigen, die von den LDAP-Servern hinzugefügt werden. S.21 LDAP Adressbuch verwalten Die Adressbuchanzeige ermöglicht es dem Benutzer auch, die Adressbuchdaten als CSV-Datei oder vcard-datei zu exportieren oder zu importieren. So können Benutzer die CSV-Datei oder vcard-datei importieren, die aus dem privaten oder öffentlichen Adressbuch eines anderen Benutzers exportiert wurde, und das private oder öffentliche Adressbuch für andere Benutzer exportieren. S.28 Adressbuch importieren und exportieren Hinweise Der Import und Export als vcard-datei ist nur verfügbar, wenn Microsoft Office XP auf Ihrem Computer installiert ist. Als vcard Daten können nur einzelne Kontakte importiert und exportiert werden. Privates Adressbuch verwalten Sie können Ihr eigenes Adressbuch mit dem privaten Adressbuch verwalten. Sie können die Kontakte in diesem Adressbuch löschen, bearbeiten und neue hinzufügen. Sie können auch Gruppen erstellen, löschen und ändern. Kontakte und Gruppen können aus anderen Adressbüchern innerhalb der Adressbuchanzeige auf verschiedene Arten zu diesem Adressbuch hinzugefügt werden. Informationen zur Verwaltung der Kontakte und Gruppen im privaten Adressbuch finden Sie im folgenden Abschnitt: S.32 Kontakte und Gruppen verwalten Öffentliches Adressbuch verwalten Der Zugriff auf das öffentliche Adressbuch erfordert, dass Sie die Verbindung zum System konfigurieren. Sie können die Verbindung konfigurieren, indem Sie das Gerät im Netzwerk suchen oder die IP-Adresse des Geräts manuell eingeben. S.15 Verbindung zum der gleichen Serie MFP Nach der Konfiguration der Verbindung zum Gerät werden die Adressbuchdaten des Geräts im öffentlichen Adressbuch abgerufen. Sie können die Adressbuchdaten anzeigen und in das private Adressbuch kopieren. Hinweise zum Herunterladen der Daten des öffentlichen Adressbuchs in die Adressbuchanzeige finden Sie im folgenden Abschnitt: S.20 Das öffentliche Adressbuch herunterladen Hinweise Bei USB-Anbindung des Systems kann die Adressbuchanzeige nicht verwendet werden. Wenn die Anzahl der im System gespeicherten Adressen 400 überschreitet oder wenn die Anzahl der Daten innerhalb einer Gruppe 200 überschreitet muss zum Download der Adressbuchdaten in den Netzwerkeinstellungen von COMMAND CENTER der FTP-Server des Systems aktiviert werden. 14 Über die Adressbücher

17 2.ADRESSBUCH VERWALTEN Verbindung zum der gleichen Serie MFP Sie können das Gerät in Ihrem Netzwerk suchen und die Verbindung konfigurieren. S.15 Automatische Suche S.16 IP-Adresse manuell eingeben Automatische Suche 1 Klicken Sie auf das Menü [Extras] und wählen Sie [Geräteinstellung]. 2 Das Dialogfeld [Lokale Erkennung] erscheint. Klicken Sie auf [Erkennung starten]. Die im Netzwerk vorhandenen der gleichen Serie MFP werden gesucht. Tipps Sie können den Vorgang abbrechen, indem Sie auf [Abbrechen] klicken. Systeme in anderen Netzwerksegmenten werden möglicherweise nicht gefunden. Wählen Sie "Manuelle Auswahl", wenn Ihr der gleichen Serie MFP nicht gefunden wird. S.16 IP-Adresse manuell eingeben In großen Netzwerken kann der Suchprozess relativ lange dauern. Ändern Sie in diesem Fall die Sucheinstellung unter "Erweitert". S.18 Suchbedingungen eingrenzen Hinweise IPX/SPX Netzwerke können nicht durchsucht werden. Bestimmte SNMP-Einstellungen können die Suche beeinträchtigen. Prüfen und ändern Sie in diesem Fall die SNMP-Einstellungen. Siehe hierzu folgenden Abschnitt: S.19 SNMP-Einstellungen ändern Über die Adressbücher 15

18 3 Wählen Sie aus der Liste der gefundenen Systeme Ihr der gleichen Serie MFP und klicken Sie auf [OK]. Die Adressbuchanzeige stellt die Verbindung zu dem eingegebenen Gerät her und ruft die Adressbuchdaten des öffentlichen Adressbuchs ab. Tipp War die automatische Suche des der gleichen Serie MFP erfolglos, können Sie versuchen, es durch die manuelle Eingabe der IP-Adresse zu finden. S.16 IP-Adresse manuell eingeben IP-Adresse manuell eingeben 1 Klicken Sie auf das Menü [Extras] und wählen Sie [Geräteinstellung]. Das Dialogfeld [Lokale Erkennung] erscheint. 16 Über die Adressbücher

19 2.ADRESSBUCH VERWALTEN 2 Klicken Sie auf [Manuelle Auswahl]. 3 Das Dialogfeld [Manuelle Auswahl] erscheint. Geben Sie je nach Bedarf die folgenden Elemente ein, und klicken Sie auf [OK]. IPv4 IP-Adresse - Wählen Sie dies, wenn Ihr System eine IPv4-Adresse besitzt. Geben Sie anschließend die IPv4-Adresse Ihres der gleichen Serie MFP ein. IPv6 IP-Adresse - Wählen Sie dies, wenn Ihr System eine IPv6-Adresse besitzt. Geben Sie anschließend die IPv6-Adresse Ihres der gleichen Serie MFP ein. Name - Geben Sie den Namen Ihres der gleichen Serie MFP ein. Standort - Geben Sie den Standort Ihres der gleichen Serie MFP ein. SNMP-Einstellungen - Klicken Sie hier, um die SNMP-Einstellungen zu prüfen und zu ändern. S.19 SNMP-Einstellungen ändern Hinweis Die Felder "Name" und "IP-Adresse" müssen Sie ausfüllen. Über die Adressbücher 17

20 4 Das in Schritt 3 definierte System wird der Liste hinzugefügt. Wählen Sie den Namen des der gleichen Serie MFP und klicken Sie auf [OK]. Die Adressbuchanzeige stellt die Verbindung zu dem eingegebenen Gerät her und ruft die Adressbuchdaten des öffentlichen Adressbuchs ab. Hinweis Bestimmte SNMP-Einstellungen können die Suche beeinträchtigen. Prüfen und ändern Sie in diesem Fall die SNMP-Einstellungen. Siehe hierzu folgenden Abschnitt: S.18 Suchbedingungen eingrenzen Suchbedingungen eingrenzen Zum Eingrenzen der Suchbedingungen klicken Sie im Dialogfeld "Lokale Erkennung" auf "Erweitert". Im nachfolgenden Dialogfeld können Sie folgende Einstellungen vornehmen: ) Geräte Klicken Sie auf die Pfeiltaste und markieren Sie in der Liste die der gleichen Serie MFP, nach denen gesucht werden soll. 2) Netzwerk IPX/SPX Suche aktivieren Dies ist deaktiviert, da die Adressbuchansicht keine IPX/SPX-Verbindungen unterstützt. TCP/IP-Suche aktivieren Wählen Sie dies, um im TCP/IP-Netzwerk nach der gleichen Serie MFP zu suchen. Diese Option ist nur möglich, wenn das TCP/IP-Protokoll auf Ihrem Computer installiert ist. Wenn Sie diese Option wählen, müssen sie weitere Suchbedingungen festlegen. - Suche im lokalen Subnetz - Wählen Sie dies, um Ihr der gleichen Serie MFP im lokalen Subnetz zu suchen. - Definiere Bereich - Wählen Sie dies, um Ihr der gleichen Serie MFP in einem bestimmten Bereich von IPv4- oder IPv6-Adressen zu suchen. Wählen Sie anschließend IPv4 oder IPv6 und geben Sie den Adressbereich in die Felder [Von] und [Bis] ein. 18 Über die Adressbücher

21 2.ADRESSBUCH VERWALTEN 3) SNMP-Einstellungen Klicken Sie hier, um die SNMP-Einstellungen zu prüfen und zu ändern. S.19 SNMP-Einstellungen ändern SNMP-Einstellungen ändern Wenn Ihr der gleichen Serie MFP nicht im Netzwerk gefunden wird, kann es an den SNMP-Einstellungen liegen. Prüfen und ändern Sie gegebenenfalls die SNMP-Einstellungen. Klicken Sie hierzu im Dialogfeld der Sucheinstellungen ( S.18) oder der manuellen Auswahl ( S.16) auf [SNMP-Einstellungen]. Hinweis Bitten Sie Ihren Administrator die SNMP-Netzwerkeinstellungen für Ihr der gleichen Serie MFP zu konfigurieren ) Version Wählen Sie zunächst die korrekte SNMP Version für Ihr der gleichen Serie MFP aus folgenden Optionen: - V1/V2 - Wählen Sie dies, um SNMPV1 und V2 zu aktivieren. - V3 - Wählen Sie dies, um SNMPV3 zu aktivieren. - V1/V2/V3 (nur für das Dialogfeld der Sucheinstellungen) - Wählen Sie dies, um SNMPV1, V2 und V3 zu aktivieren. Hinweis Um Ihr der gleichen Serie MFP unter einer SNMP V1/V2 Umgebung zu finden, muss der Community Name des der gleichen Serie MFP auf public eingestellt sein. Wenden Sie sich bitte an Ihren Administrator. 2) SNMP V3 Ist SNMPv3 aktiviert, wählen Sie bitte die Methode der Benutzerauthentifizierung. Benutzer ID Datei - Wählen Sie diese Option, wenn Sie eine ID-Datei verwenden. Klicken Sie auf "Durchsuchen" und wählen Sie die Datei. Benutzername/Kennwort - Wählen Sie diese Option, wenn Sie Benutzername und Kennwort verwenden. Wählen Sie anschließend unter folgenden Positionen aus: - Benutzername - Authentifizierungsprotokoll - Authentifizierungskennwort - Privatsphärenprotokoll - Privatsphärenkennwort Hinweise Wenn Sie SNMPv3 aktiviert haben, sollten Sie Ihren Netzwerkadministrator um weitere Unterstützung bitten. Alle Eingaben für Benutzername, Authentifizierungskennwort und Privatsphärenkennwort können aus maximal 32 1-Byte alphanumerischen Zeichen bestehen. Über die Adressbücher 19

22 Das öffentliche Adressbuch herunterladen Mit diesem Befehl können Sie die Adressbuchdaten aus dem Gerät in die Adressbuchanzeige herunterladen. Hinweis Wenn die Anzahl der im System gespeicherten Adressen 400 überschreitet oder wenn die Anzahl der Daten innerhalb einer Gruppe 200 überschreitet muss zum Download der Adressbuchdaten in den Netzwerkeinstellungen von COMMAND CENTER der FTP-Server des Systems aktiviert werden. Nur der Administrator kann das Backup der Adressbuchdaten durchführen. Sollte der Datenbestand veraltet sein, bitten Sie Ihren Administrator eine aktuelle Sicherung durchzuführen. Daten des öffentlichen Adressbuchs herunterladen 1 Klicken Sie auf das Menü [Datei], wählen Sie [Geräte] und dann den Namen des Gerätes, von dem Sie das Adressbuch herunterladen möchten. 2 Wählen Sie [Öffentliches Adressbuch]. 3 Das Dialogfeld [Download] erscheint. Sie können das Herunterladen des Adressbuchs abbrechen, indem Sie auf [Abbrechen] klicken. Die Daten des öffentlichen Adressbuchs werden vom ausgewählten Gerät geladen. 20 Über die Adressbücher

23 2.ADRESSBUCH VERWALTEN MAPI Adressbuch konfigurieren Die Adressbuchanzeige greift automatisch mit der Messaging API (MAPI) auf die Adressbuch-Anwendung der Standard -Clientsoftware zu. Wenn die Adressbuchanzeige bei der Auswahl des MAPI-Adressbuchs eine Fehlermeldung anzeigt, wurde auf Ihrem Computer die Standard- -Clientsoftware nicht definiert oder unterstützt kein MAPI. Legen Sie in diesem Fall die MAPI-kompatible -Software als Standard- -Client fest. Hinweise zur Konfiguration Ihrer -Anwendung als Standard- -Client finden Sie in der Dokumentation oder Online-Hilfe Ihrer -Anwendung. Sie können das MAPI-Adressbuch nutzen, um die Kontakte und Gruppen in das private Adressbuch zu kopieren. Wenn Sie Microsoft Outlook als Client verwenden, müssen Sie den Cache-Austauschmodus ausschalten, bevor Sie auf MAPI-Adressen zugreifen. S.35 Kontakte aus einem Adressbuch kopieren Hinweis Das MAPI-Adressbuch kann nicht auf Systemen unter Windows XP 64 Bit Edition, Windows Vista 64 Bit Edition, Windows Server 2003 oder Windows Server Bit Edition verwendet werden. Windows Mail-Adressbuch verwalten Die Adressbuchanzeige bietet automatisch Zugriff auf das Windows Mail-Adressbuch, um die Daten des Adressbuchs abzurufen. Sie können das Windows Mail-Adressbuch nutzen, um die Kontakte und Gruppen in das private Adressbuch zu kopieren. S.35 Kontakte aus einem Adressbuch kopieren LDAP Adressbuch verwalten Um auf die Adressbuchdaten auf den LDAP-Servern zuzugreifen, müssen Sie zuerst die LDAP-Verzeichnisdienste registrieren, auf die Sie zugreifen möchten. S.22 Registrierung der LDAP-Verzeichnisdienste Suchen Sie dann die Kontakte auf dem LDAP-Server und fügen Sie die Kontakte zum LDAP-Adressbuch hinzu. S.24 Kontakte von LDAP-Servern hinzufügen Sie können das LDAP-Adressbuch nutzen, um die Kontakte und Gruppen in das private Adressbuch zu kopieren. S.35 Kontakte aus einem Adressbuch kopieren Über die Adressbücher 21

24 Registrierung der LDAP-Verzeichnisdienste Sie können mehrere LDAP-Verzeichnisdienste registrieren. Registrierung der LDAP-Verzeichnisdienste 1 Klicken Sie auf das Menü [Extras] und wählen Sie [LDAP-Einstellung]. 2 Das Dialogfeld [Internetkonto] erscheint. Geben Sie im Register [Allgemein] die Einstellungen wie unten beschrieben ein. Verzeichnisserver-Name - Geben Sie den Namen oder die IP-Adresse des LDAP-Servers ein. Dieser Server verlangt, dass ich mich anmelde - Aktivieren Sie diese Option, wenn der LDAP-Server Benutzernamen und Kennwort für die Anmeldung benötigt. Konto - Geben Sie den Benutzernamen ein, der für die Anmeldung beim LDAP-Server verwendet werden soll. Kennwort - Geben Sie das Kennwort ein, das für die Anmeldung beim LDAP-Server verwendet werden soll. Anmelden mit sicherer Kennwort-Authentifizierung - Aktivieren Sie diese Option, um für die Anmeldung beim LDAP-Server ein sicheres Kennwort zu verwenden. Zeichensatz - Wählen Sie den Zeichensatz für den LDAP-Server. Hinweis Wenn der Name des LDAP-Servers nicht aufgelöst werden kann, können Sie in das Adressfeld auch die IP-Adresse eingeben. 22 Über die Adressbücher

25 2.ADRESSBUCH VERWALTEN 3 Geben Sie im Register [Erweitert] die Einstellungen wie unten beschrieben ein Server Portnummer - Verzeichnisdienst (LDAP) - Geben Sie die Anschlussnummer für den Zugriff auf den LDAP-Server ein. Standardmäßig wird "389" angezeigt. Ändern Sie diese Zahl, wenn Sie sich sicher sind, dass sich die LDAP-Anschlussnummer auf dem LDAP-Server von der Standard-Anschlussnummer unterscheidet. Server-Anschlussnummer - Dieser Server benötigt eine abgesicherte Verbindung (SSL) - Aktivieren Sie diese Option, wenn die Verbindung zum LDAP-Server über SSL hergestellt werden muss. Suchen - Zeitüberschreitung beim Suchen - Legen Sie eine Zeitüberschreitung für die Suche fest. Suche - Maximalzahl von passenden Ergebnissen - Legen Sie eine Maximalzahl für die Suchergebnisse fest. Suche - Suchbasis - Geben Sie das Stamm-Suffix für die Suche ein. Klicken Sie auf [Hinzufügen]. Der eingegebene Verzeichnisdienst wird zur Liste "Verzeichnisdienst" hinzugefügt. Wiederholen Sie Schritte 2 und 4, bis alle erforderlichen Verzeichnisdienste hinzugefügt wurden. Klicken Sie auf [Schließen]. Über die Adressbücher 23

26 Kontakte von LDAP-Servern hinzufügen Nachdem Sie die LDAP-Verzeichnisdienste registriert haben, können Sie Kontakte auf den LDAP-Servern suchen und bevorzugte Kontakte zum LDAP-Adressbuch hinzufügen. Sie können Kontakte nach Namen, Faxnummern und -adressen suchen. Sie können auch Kontakte suchen, indem Sie detaillierte Suchbedingungen festlegen. Kontakte nach Namen, Faxnummern und -adressen suchen 1 Klicken Sie auf das Menü [Bearbeiten] und wählen Sie [Suchen]. 2 Das Dialogfeld "Suche Kontakt" erscheint. Wählen Sie in der Liste [Datenquelle] einen registrierten Verzeichnisdienst aus. 24 Über die Adressbücher

27 2.ADRESSBUCH VERWALTEN 3 Wechseln Sie zum Register [Person] und geben Sie in den folgenden Feldern den notwendigen Suchtext ein. Name - Geben Sie die Zeichen oder Zeichenfolge ein, nach denen im Kontaktnamen gesucht werden soll. Faxnummer - Geben Sie die Zeichen oder Zeichenfolge ein, nach denen in den Faxnummern gesucht werden soll. - Geben Sie die Zeichen oder Zeichenfolge ein, nach denen in den -Adressen der Kontakte gesucht werden soll. Hinweis Sie müssen mindestens eins der Felder ausfüllen, um suchen zu können. Es werden alle Kontakte gesucht, die die eingegebene Zeichenfolge enthalten. Tipp 4 Wenn Sie die eingegebenen Werte löschen möchten, klicken Sie auf [Alles löschen]. Klicken Sie auf [Suchen]. Die Suche nach Kontakten auf dem LDAP-Server wird gestartet. Wenn der Vorgang abgeschlossen ist, erscheinen die gefundenen Kontakte in der Liste im unteren Bereich des Dialogfeldes. Tipp 5 Wenn Sie die Suche anhalten möchten, klicken Sie auf "Stopp". Wählen Sie die Kontakte aus, die zum LDAP-Adressbuch hinzugefügt werden sollen, und klicken Sie auf [Hinzufügen]. Die ausgewählten Kontakte werden zum LDAP-Adressbuch hinzugefügt. Tipp Kontakte die sich bereits im LDAP Adressbuch befinden, werden nicht hinzugefügt. Wenn Sie die gefundenen Kontakte löschen möchten, klicken Sie auf "Alles löschen". Über die Adressbücher 25

28 Kontakte mit detaillierten Suchbedingungen suchen 1 Klicken Sie auf das Menü [Bearbeiten] und wählen Sie [Suchen]. 2 Das Dialogfeld "Suche Kontakt" erscheint. Wählen Sie in der Liste [Datenquelle] einen registrierten Verzeichnisdienst aus. 3 Wechseln Sie zum Register [Detaileinstellung] und wählen Sie in der Liste [Feldauswahl] ein Feld aus, in dem gesucht werden soll. 4 Legen Sie in der Auswahl-Liste der Kriterien für Suchbegriffe fest, wie nach Kontakten gesucht werden soll. 5 Enthält - Wählen Sie diese Option, um nach Kontakten zu suchen, die die Zeichenfolge enthalten. Ist - Wählen Sie diese Option, um nach Kontakten zu suchen, die vollständig mit der Zeichenfolge übereinstimmen. Startet mit - Wählen Sie diese Option, um nach Kontakten zu suchen, die mit der Zeichenfolge beginnen. Endet mit - Wählen Sie diese Option, um nach Kontakten zu suchen, die mit der Zeichenfolge enden. Geben Sie die Zeichenfolge im Feld neben der Auswahl-Liste ein. 26 Über die Adressbücher

29 2.ADRESSBUCH VERWALTEN 6 Klicken Sie auf [Hinzufügen]. Die eingegebene Suchbedingung wird der Liste der Bedingungen hinzugefügt. Tipp 7 Wenn Sie die eingegebenen Werte löschen möchten, klicken Sie auf [Alles löschen]. Wiederholen Sie die Schritte 3 bis 6, um alle erforderlichen Bedingungen hinzuzufügen. Tipp 8 Sie können die von Ihnen festgelegten Suchbedingungen wieder entfernen. Dafür wählen Sie die Bedingung aus und klicken auf "Löschen". Klicken Sie auf [Suchen]. Die Suche nach Kontakten auf dem LDAP-Server wird gestartet. Wenn der Vorgang abgeschlossen ist, erscheinen die gefundenen Kontakte in der Liste im unteren Bereich des Dialogfeldes. Tipp 9 Wenn Sie die Suche anhalten möchten, klicken Sie auf "Stopp". Wählen Sie die Kontakte aus, die zum LDAP-Adressbuch hinzugefügt werden sollen, und klicken Sie auf [Hinzufügen]. Die ausgewählten Kontakte werden zum LDAP-Adressbuch hinzugefügt. Tipp Kontakte die sich bereits im LDAP Adressbuch befinden, werden nicht hinzugefügt. Wenn Sie die gefundenen Kontakte löschen möchten, klicken Sie auf "Alles löschen". Über die Adressbücher 27

30 Adressbuch importieren und exportieren Mit der Exportfunktion der Adressbuchanzeige können Sie eine CSV-Datei oder vcard-datei Ihres ausgewählten Adressbuchs erzeugen und diese kann in die Adressbuchanzeige anderer Benutzer importiert werden. Die Import/Export- Funktion ist nützlich, wenn mehrere Benutzer die Adressbuchdaten gemeinsam nutzen möchten. Hinweise Die CSV-Datei muss, mit Kommas getrennt, in folgendem Format erzeugt werden: Gruppenname,Kontakt,Präfix,Vorname,Nachname,Suffix,Displayname,Firmenname,Abteilungsname,Erste Faxnummer,Zweite Faxnummer, Adresse,Furigana,Zielwahlnummer,Hinweise,Dämpfung,Fehlerkorrektur,Faxmodus,Leitungsüberwachung,Leitungsauswahl,Option,Überseegespräch,Sendebericht drucken,kurzprotokoll,sendeart, Geräteeinstellung verwenden,sub SID verwenden,komprimierung,seitenbreite,auflösung,kennwort,senderkennung,sep,subadresse,1,,benutzer01,benutzer,,benutzer01 1,0,0,0,0,0,,,, Gruppe1,1,1,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,, Bitte wenden Sie sich an Ihren Service-Techniker, wenn Sie weitere Informationen benötigen. Der Import und Export als vcard-datei ist nur verfügbar, wenn Microsoft Office XP auf Ihrem Computer installiert ist. Als vcard Daten können nur einzelne Kontakte importiert und exportiert werden. Tipp Prüfen Sie folgendes, wenn Daten beim Import verloren gegangen sind: - Vor- und Nachname müssen angegeben sein. - Adresse und Faxnummer müssen angegeben sein. Sie können den Befehl "Adressbuch importieren" verwenden, um die Kontakte und Gruppen in das private Adressbuch zu kopieren. S.35 Kontakte aus einem Adressbuch kopieren 28 Über die Adressbücher

31 2.ADRESSBUCH VERWALTEN Adressbuchdaten aus einer CSV-Datei oder vcard-datei importieren 1 Klicken Sie auf das Menü [Datei] und wählen Sie [Import] und [CSV-Datei]oder [vcard- Datei]. Das Dialogfeld [Importieren] erscheint. Hinweise 2 Die Auswahl "vcard-datei" ist nur verfügbar, wenn Microsoft Office XP auf Ihrem Computer installiert ist. Als vcard Datei können nur einzelne Kontakte importiert und exportiert werden, selbst wenn diese mehrere enthält. Wählen Sie den Ordner, in dem die CSV-Datei oder vcard-datei gespeichert ist und wählen Sie in der Auswahlliste [Dateityp] (CSV oder vcard) aus. Wählen Sie die Datei und klicken auf [Öffnen]. Über die Adressbücher 29

32 3 Die Adressbuchdaten werden in das "Import-Adressbuch" importiert. Wenn Sie bereits ein Adressbuch importiert haben, werden die Kontaktinformationen im bestehenden Import- Adressbuch überschrieben. Tipp Wenn ein Datensatz nicht importiert wurde, kann dies folgende Ursachen haben: - Der Datensatz besteht bereits. - Der Gruppenname enthält ein ungültiges Zeichen. - Die Faxnummer ist ungültig. Adressbuch als CSV-Datei oder vcard-datei exportieren 1 2 Wählen Sie das Adressbuch aus, das Sie exportieren möchten. Klicken Sie auf das Menü [Datei] und wählen Sie [Export] und [CSV-Datei] oder [vcard- Datei]. Das Dialogfeld [Exportieren] erscheint. Hinweise Die Auswahl "vcard-datei" ist nur verfügbar, wenn Microsoft Office XP auf Ihrem Computer installiert ist. "vcard Datei" kann nur ausgewählt werden, wenn Sie einen Kontakt gewählt haben. Nur ein einzelner Kontakt kann exportiert werden. 30 Über die Adressbücher

33 2.ADRESSBUCH VERWALTEN 3 Wählen Sie den Ordner, in dem Sie die CSV- oder vcard-datei speichern wollen und klicken Sie auf [Speichern]. Das private Adressbuch wird als CSV-Datei oder vcard-datei exportiert. Über die Adressbücher 31

34 Kontakte und Gruppen verwalten Anwender können über ihren Computer auf ihr privates Adressbuch zugreifen und es ergänzen und bearbeiten. Im Ordner "Privates Adressbuch" befinden sich zwei Unterordner, "Gruppe" und "Ort/Personen". Der Ordner "Ort/Personen" enthält die Kontaktangaben. Der Ordner "Gruppe" enthält die Gruppen und kann die einzelnen Kontaktinformationen jeder Gruppe enthalten. Bis zu 200 Gruppen in Gruppe, 2000 Kontakte in Ort/Personen und 2000 Kontakte insgesamt, können in Gruppe und Ort/Personen gespeichert werden. Kontakte verwalten Sie könnten Kontakte dem Ordner "Ort/Personen" und jeder eingerichteten Gruppe im privaten Adressbuch hinzufügen. Es gibt verschiedene Methoden, um dem Ordner Kontakte hinzuzufügen. S.32 Kontakte manuell hinzufügen S.35 Kontakte aus einem Adressbuch kopieren Sie können auch Kontakte im privaten Adressbuch ändern oder löschen. S.36 Kontakteingenschaften anzeigen oder ändern S.39 Kontakte entfernen Kontakte manuell hinzufügen Sie können dem Ordner "Ort/Personen" im privaten Adressbuch neue Kontakte hinzufügen. Außerdem können Sie neue Kontakte zu Gruppen hinzufügen, die im privaten Adressbuch eingerichtet wurden. Neuen Kontakt manuell hinzufügen 1 Wählen Sie im linken Bereich den Ordner aus, zu dem Sie einen Kontakt hinzufügen möchten. Wenn Sie neue individuelle Kontakte zum privaten Adressbuch hinzufügen möchten, wählen Sie unter dem Ordner "Privates Adressbuch" den Ordner "Ort/Personen" aus. Wenn Sie neue Kontakte zu einer Gruppe im privaten Adressbuch hinzufügen möchten, wählen Sie unter dem Ordner "Privates Adressbuch" im Ordner "Gruppe" eine Gruppe aus, zu der der Kontakt hinzugefügt werden soll. 32 Kontakte und Gruppen verwalten

35 2.ADRESSBUCH VERWALTEN 2 Klicken Sie auf das Menü [Datei] und wählen Sie [Neuer Kontakt]. 3 Das Dialogfeld "Neuer Kontakt" erscheint. Geben Sie im Register [Persönlich] die Einstellungen wie unten beschrieben ein. Kurzwahlnummer - Wählen Sie die Kurzwahlnummer für den Kontakt (falls gewünscht). Präfix - Legen Sie das Präfix für den Kontakt fest. Vorname - Geben Sie den Vornamen des Kontakts ein. Sie können maximal 32 Zeichen eingeben. Nachname - Geben Sie den Nachnamen des Empfängers ein. Sie können maximal 32 Zeichen eingeben. Suffix - Legen Sie das Suffix für den Kontakt fest. Bildschirmname - Der Anzeigename wird automatisch als "Präfix - Vorname - Nachname - Suffix" festgelegt. Sie können den Namen auch nach Bedarf bearbeiten. Sie können maximal 80 Zeichen eingeben. Firma - Geben Sie den Firmennamen des Kontakts ein. Sie können bis zu 64 Zeichen eingeben. Abteilung - Geben Sie den Abteilungsnamen des Empfängers ein. Sie können bis zu 64 Zeichen eingeben. Fax - Geben Sie die erste Faxnummer des Kontakts ein. Sie können bis zu 128 Zeichen eingeben, einschließlich Zahlen und der Symbole +, -, [Leerschritt], *, #. Um eine 3 Sekunden lange Pause in die Faxnummer einzufügen, geben Sie an der entsprechenden Stelle einen Bindestrich (-) ein. Zweites Fax - Geben Sie die zweite Faxnummer des Kontakts ein. Sie können bis zu 128 Zeichen eingeben, einschließlich Zahlen und der Symbole +, -, [Leerschritt], *, #. Um eine 3 Sekunden lange Pause in die Faxnummer einzufügen, geben Sie an der entsprechenden Stelle einen Bindestrich (-) ein. -Adresse - Geben Sie die -Adresse des Kontakts ein. Sie können bis zu 192 Zeichen eingeben. Hinweise - Geben Sie Hinweise zu dem Kontakt ein. Sie können maximal 256 Zeichen eingeben. Hinweis Sie müssen Vorname oder Nachname sowie Fax oder Adresse eingeben. Kontakte und Gruppen verwalten 33

36 4 Im Register [Sendeoptionen] nehmen Sie gegebenenfalls folgende Einstellungen vor: Sub-Adresse und Absenderdaten verwenden - Wählen Sie dies, um die Sendung mit Sub-Adresse für diesen Kontakt zu aktivieren. Wenn diese Option aktiviert wurde, werden die Dokumente immer mit der angegebenen Sub-Adresse und SID gesendet. Sie können diesen Kontakt außerdem nutzen, um mit der angegebenen Sub- Adresse und dem Kennwort eine Abfrageübertragung von der Mailbox einer Fax-Gegenstelle durchzuführen. Sub-Adresse - Geben Sie die Sub-Adresse oder Mailboxnummer der Fax-Gegenstelle an, an die ein Dokument gesendet wird. Diese Eingabe ist nur möglich, wenn [Sub-Adresse und Absenderdaten verwenden] aktiviert ist. Absenderkennung - Geben Sie gegebenenfalls die Absenderkennung für die Sub-Adresse ein. Diese Eingabe ist nur möglich, wenn [Sub-Adresse und Absenderdaten verwenden] aktiviert ist. Hinweis 5 Andere Elemente unter diesem Register können nicht geändert werden. Klicken Sie auf [OK]. Der Kontakt wird zur Liste im ausgewählten Ordner hinzugefügt. 34 Kontakte und Gruppen verwalten

37 2.ADRESSBUCH VERWALTEN Kontakte aus einem Adressbuch kopieren Sie können Kontakte zum privaten Adressbuch hinzufügen, indem Sie Kontakte aus einem anderen Adressbuchordner kopieren. Kontakte aus einem anderen Adressbuchordner kopieren 1 2 Wechseln Sie zu dem Ordner, aus dem Sie Kontakte kopieren möchten, und wählen Sie die Kontakte im rechten Bereich aus. Klicken Sie auf das Menü [Bearbeiten] und wählen Sie [Kopieren]. 3 4 Die ausgewählten Kontakte werden in die Zwischenablage kopiert. Wechseln Sie zu dem Ordner im linken Bereich, in den Sie die kopierten Kontakte einfügen möchten. Wenn Sie individuelle Kontakte ins private Adressbuch kopieren möchten, wählen Sie unter dem Ordner "Privates Adressbuch" den Ordner "Ort/Personen" aus. Wenn Sie Kontakte in eine Gruppe im privaten Adressbuch kopieren möchten, wählen Sie unter dem Ordner "Privates Adressbuch" im Ordner "Gruppe" eine Gruppe aus, zu der die Kontakte hinzugefügt werden sollen. Klicken Sie auf das Menü [Bearbeiten] und wählen Sie [Einfügen]". Die kopierten Kontakte werden zur Liste im ausgewählten Ordner hinzugefügt. Kontakte und Gruppen verwalten 35

38 Kontakteingenschaften anzeigen oder ändern Sie können die Eigenschaften von Kontakten aus einem beliebigen Adressbuch anzeigen. Sie können auch die Eigenschaften von Kontakten im privaten Adressbuch bearbeiten. Kontakteigenschaften anzeigen oder ändern 1 2 Wechseln Sie zu dem Ordner, in dem Sie Kontakte anzeigen oder bearbeiten möchten, und wählen Sie den Kontakt im rechten Bereich aus. Klicken Sie auf das Menü [Datei] und wählen Sie [Eigenschaften]. Das Dialogfeld "Eigenschaften" wird angezeigt. Tipp Sie können das Dialogfeld "Eigenschaften" auch aufrufen, indem Sie auf den Kontakt im rechten Fenster doppelklicken. Im Dialogfeld "Eigenschaften" können Sie nur die Einstellungen für die Kontakte im privaten Adressbuch ändern. Wenn Sie das Dialogfeld "Kontakte" für die Kontakte in einem anderen Adressbuch aufrufen, können Sie die Einstellungen nicht ändern. Das Dialogfeld "Eigenschaften" enthält die Register "Persönlich", "Sendeoptionen" und "Sicherheit". Tipp Welche Register angezeigt werden, hängt vom Typ des Adressbuchs ab, aus dem der Kontakt ausgewählt wird. 36 Kontakte und Gruppen verwalten

39 2.ADRESSBUCH VERWALTEN Register "Persönlich" Im Register "Persönlich" erscheinen die folgenden Elemente: Tipp Wenn die Eigenschaften eines Kontakts angezeigt werden, können Sie alle Felder ändern. Kurzwahlnummer - Anzeige der Kurzwahlnummer für den Kontakt. Präfix - Anzeige des Präfixes für den Kontakt. Vorname - Anzeige des Vornamens des Kontakts. Nachname - Anzeige des Nachnamens des Kontakts. Suffix - Anzeige eines Namenssuffixes des Kontakts. Anzeigename - Anzeige eines Kurznamens für den Kontakt. Firma - Anzeige des Firmennamens für den Kontakt. Abteilung - Anzeige des Abteilungsnamens für den Kontakt. Fax - Anzeige der ersten Faxnummer für den Kontakt. Zweites Fax - Anzeige der zweiten Faxnummer für den Kontakt. -Adresse - Anzeige der -Adresse für den Kontakt. Hinweise - Anzeige zusätzlicher Anmerkungen für den Kontakt. Kontakte und Gruppen verwalten 37

40 Register "Sendeoptionen" Im Register "Sendeoptionen" erscheinen die folgenden Elemente: Tipp Wenn die Eigenschaften eines Kontakts im privaten Adressbuch angezeigt werden, können die folgenden Einstellungen ändern: - Sub-Adresse und Absenderdaten verwenden - Sub-Adresse - Absenderkennung Andere Positionen können nicht eingestellt werden. Geräteeinstellungen benutzen - Diese Option ist aktiviert, wenn der Kontakt für die Nutzung der Geräteeinstellungen eingerichtet ist und nicht für die Einstellungen auf dieser Registerkarte. Sub-Adresse und Absenderdaten verwenden - Diese Option ist aktiviert, wenn die Übertragung von Sub-Adressen für diesen Kontakt aktiviert ist. Wenn diese Option aktiviert wurde, wird ein Dokument immer mit der angegebenen Sub-Adresse und SID gesendet. Sie können diesen Kontakt außerdem nutzen, um mit der angegebenen Sub- Adresse und dem Kennwort eine Abfrageübertragung von der Mailbox einer Fax-Gegenstelle durchzuführen. Sub-Adresse - Sub-Adresse oder Mailbox-Nummer der Fax-Gegenstelle anzeigen, an die ein Dokument gesendet werden soll. Absenderkennung - Gegebenenfalls das Sicherheitskennwort für die Sub-Adresse anzeigen. Selektive Abfrage - Mailbox-Nummer einer Fax-Gegenstelle anzeigen, von der ein Dokument abgerufen wird. Kennwort - Gegebenenfalls das Kennwort für den selektiven Faxabruf anzeigen. Auslandsanrufe - Diese Option ist aktiviert, wenn es sich beim Anruf der Kontakt-Faxnummer um ein Auslandsgespräch handelt. Fehlerkorrekturmodus - Diese Option ist aktiviert, wenn ECM für diesen Kontakt aktiviert ist. Übertragungsbericht drucken - Diese Option ist aktiviert, wenn nach der Übertragung der Übertragungsbericht ausgedruckt wird. Verkleinerung - Diese Option ist aktiviert, wenn die Verkleinerung aktiviert ist. Kurzprotokoll - Diese Option ist aktiviert, wenn das Kurzprotokoll aktiviert ist. Leitungsüberwachung - Diese Option ist aktiviert, wenn die Leitungsüberwachung für die Faxübertragung aktiviert ist. Leitungsauswahl - Anzeigen, ob Leitung 1 oder Leitung 2 für die Faxübertragung verwendet wird. Leitung 2 kann nur ausgewählt werden, wenn die optionale Karte für die zweite Leitung installiert ist. Übertragungstyp - Anzeigen, ob die Speicherübertragung oder die direkte Übertragung verwendet wird. Internet-Fax-Modus - Zeigt an, ob der einfache Modus oder der vollständige Modus für die Internet-Fax-Übertragung verwendet wird. Einstellungswert - Anzeigen, ob für die Internet-Fax-Übertragung die automatische Erkennung des Empfängers oder manuelle Einstellungen verwendet werden sollen. Wenn "Std.-Stufe" aktiviert ist, wird die Auto-Detect-Empfänger- Fähigkeit für die Internet-Fax-Übertragung aktiviert. Wenn "Ben.-Stufe" aktiviert ist, werden benutzerdefinierte Einstellungen verwendet, die unter der Option "Empfängerfähigkeit" für die Internet-Fax-Übertragung festgelegt wurden. Empfängerfähigkeit - Fähigkeiten der Gegenstelle anzeigen, wie Auflösung, Komprimierung und Seitenbreite. Diese Werte werden nur dann auf die Übertragungen angewendet, wenn unter "Einstellungswert" die Option "Ben.-Stufe" gewählt ist. 38 Kontakte und Gruppen verwalten

41 2.ADRESSBUCH VERWALTEN Sicherheit (Nur öffentliches Adressbuch) Im Register "Sicherheit" erscheinen die folgenden Elemente: Eigentümer - Eigentümernamen dieses Kontakts anzeigen. Kennwort - Kennwort dieses Kontakts anzeigen. Bearbeitungsdatum - Diese Option zeigt das Datum an, an dem der Kontakt erstellt wurde. Kontakte entfernen Sie können Kontakte aus dem privaten Adressbuch entfernen. Kontakte aus einem Adressbuch entfernen 1 2 Wechseln Sie zu dem Ordner, aus dem Sie Kontakte entfernen möchten, und wählen Sie die Kontakte im rechten Bereich aus. Klicken Sie auf das Menü [Datei] und wählen Sie [Löschen]. 3 Das Dialogfeld [Löschen bestätigen] erscheint. Klicken Sie auf [Ja]. Die ausgewählten Kontakte werden gelöscht. Kontakte und Gruppen verwalten 39

42 Gruppen verwalten Sie können Gruppen zum Ordner "Gruppe" des privaten Adressbuchs hinzufügen. Gruppen können für eine Übertragung an mehrere Empfänger genutzt werden. S.40 Gruppen einrichten Sie können auch Kontakte im privaten Adressbuch ändern oder löschen. S.41 Gruppenname bearbeiten S.42 Gruppen entfernen Nachdem Sie eine Gruppe eingerichtet haben, können Sie Kontakte zur Gruppe hinzufügen oder löschen. Hinweise zum Hinzufügen von Kontakten zu einer Gruppe finden Sie im folgenden Abschnitt. S.32 Kontakte verwalten Gruppen einrichten Sie können im Ordner "Gruppe" des privaten Adressbuchs Gruppen einrichten. Gruppen einrichten 1 2 Wählen Sie im Ordner [Privates Adressbuch] den Ordner [Gruppe]. Klicken Sie auf das Menü [Datei] und wählen Sie [Neue Gruppe]. 3 Das Dialogfeld [Gruppe] erscheint. Geben Sie unter [Gruppenname] einen Namen für die Gruppe ein. 4 5 Das Feld [Gruppen-ID] zeigt die automatisch vergebene Gruppen-ID-Nummer an. Klicken Sie auf [OK]. Die Gruppe wird im ausgewählten Gruppenordner eingerichtet. Fahren Sie fort, indem Sie Kontakte zur Gruppe hinzufügen. S.32 Kontakte verwalten 40 Kontakte und Gruppen verwalten

43 2.ADRESSBUCH VERWALTEN Gruppenname bearbeiten Sie können den Gruppennamen der Gruppen im privaten Adressbuch ändern. Sie können auch die Eigenschaften einer Gruppe im öffentlichen Adressbuch anzeigen. Gruppenname ändern 1 2 Wählen Sie im Ordner [Gruppe] des privaten oder öffentlichen Adressbuchs die Gruppe aus, die Sie bearbeiten möchten. Klicken Sie auf das Menü [Datei] und wählen Sie [Eigenschaften]. 3 Das Dialogfeld [Gruppe] erscheint. Wenn die Eigenschaften der Gruppe im privaten Adressbuch angezeigt werden, ändern Sie den Gruppennamen im Feld [Gruppenname] und klicken auf [OK]. Der Gruppenname der ausgewählten Gruppe wird geändert. Hinweis Die Gruppe im öffentlichen Adressbuch kann nicht geändert werden. Kontakte und Gruppen verwalten 41

44 Gruppen entfernen Sie können Gruppen im privaten Adressbuch löschen. Hinweis Wenn Sie eine Gruppe löschen, werden auch die Kontakte gelöscht, die zu dieser Gruppe hinzugefügt wurden. Eine Gruppe entfernen 1 2 Wählen Sie im Ordner [Gruppe] des privaten Adressbuchs die Gruppe aus, die Sie löschen möchten. Klicken Sie auf das Menü [Datei] und wählen Sie [Löschen]. 3 Das Dialogfeld [Löschen bestätigen] erscheint. Klicken Sie auf [Ja]. Die ausgewählte Gruppe wird gelöscht. 42 Kontakte und Gruppen verwalten

45 2.ADRESSBUCH VERWALTEN Kontakte suchen Um Kontakte schnell zu finden, können Sie die Adressbuch-Datenbank durchsuchen. Sie geben einfach eine Zeichenfolge oder Buchstaben ein, nach denen die Datenbank durchsucht werden soll. Die Adressbuchanzeige sucht nach allen Einträgen, die die eingegebene Zeichenfolge enthalten. Sie können Kontakte nach Namen, Faxnummern und -Adressen suchen. Sie können auch Kontakte suchen, indem Sie detaillierte Suchbedingungen festlegen. Tipp Wenn Sie im Netzwerk-Faxtreiber auf "Auswählen aus Adressbuch" klicken, startet die Adressbuchanzeige und Sie können aus den Kontakten die Empfänger für das Netzwerk-Fax auswählen. Kontakte nach Namen, Faxnummern und -adressen suchen 1 Klicken Sie auf das Menü [Bearbeiten] und wählen Sie [Suchen]. 2 Das Dialogfeld "Suche Kontakt" erscheint. Wählen Sie in der Auswahl-Liste [Datenquelle] ein Adressbuch aus. Tipp Das Standardadressbuch für "Datenquelle" können Sie einstellen, indem Sie in der Menüleiste "Ansicht" - "Standardkonfiguration" - "Datenquelle" auswählen. Kontakte und Gruppen verwalten 43