UNTERNEHMENSMANAGER Alles aus einer BOX

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1 UNTERNEHMENSMANAGER Alles aus einer BOX BEINHALTET: TERMINPLANUNG AUFTRAGSBEARBEITUNG MATERIALWIRTSCHAFT KALKULATION DOKUMENTENVERWALTUNG DATENABGLEICH BARVERKAUF KOMMUNIKATION INTERN TELEFON EINKAUF ZEITERFASSUNG E-SHOP E-BUSINESS

2 Terminplanung Nutzen Sie die gesamte Informationsvielfalt des UNTERNEHMENSMANAGER, um Ihre eigenen Termine und jene Ihrer Mitarbeiter in einfacher Art und Weise zu koordinieren und zu planen. Auftragsbearbeitung Schnell, sicher, zuverlässig vom Angebot bis zur Gutschrift. Materialwirtschaft Lagerführung, Inventur, Auswertungen alles einfach - alles schnell. Dokumentenverwaltung Serienbriefe, Serienfaxe, s, Bilddateien, Programme - alle Dokumente können im UNTERNEHMENSMANAGER zentral abgelegt werden und sind daher jederzeit verfügbar. Datenabgleich Sollten Sie Ihre Daten nicht immer zentral erfassen (Stichwort: Außendienstmitarbeiter, Filialen), so können Sie mithilfe dieses Moduls alle Daten effizient und rasch zusammenführen bzw. abgleichen. Barverkauf Lassen Sie sich vom besten Barverkauf überzeugen. Alles aus einer BOX Kommunikation intern Steigern Sie Ihren Unternehmenserfolg durch Verbessern der Kommunikationswege in Verbindung mit dem UNTERNEHMENS- MANAGER. Telefon Nutzen Sie die Vorteile des eingebauten Call - Centers. Einkauf Bestellen Sie Ihre Artikel aus der Bestellvorschlagsliste. Einfach, schnell und sicher. e-shop e-business Nutzen Sie die Schnittstellenformate und die Artikeldaten des UNTERNEHMENSMANAGER, um Ihren E-Shop einzurichten. Zeiterfassung Erfassen Sie Mitarbeiterzeiten direkt am Rechner oder über externe Terminals und lassen Sie die erfassten Zeiten in Ihre Aufträge einfließen. Kalkulation Umfangreiche selbst erstellbare Kalkulationen bieten Ihnen höchsten Komfort beim Berechnen von den vielfältigsten Anwendungsgebieten. Der UNTERNEHMENSMANAGER ist ein sehr umfangreiches, modular aufgebautes und an den jeweiligen Betrieb anpassungsfähiges Softwareprogramm. Ziel des Programms ist es, die Mitarbeiter in ihrer täglichen Arbeit bestmöglich zu unterstützen und die Unternehmensorganisation und -abläufe erheblich zu vereinfachen bzw. abzubilden. Neben Grundfunktionen wie beispielsweise Angebote oder Rechnungen schreiben, bestimmte Statistiken erstellen oder Barverkäufe tätigen, bietet unsere Software darüber hinausgehend Module an, die ein Unternehmen in die Lage versetzen, externe und interne Informationsströme aller Art zu erfassen und jenen Abteilungen jederzeit verfügbar zu machen, die diese Informationen benötigen. Ein langwieriges Suchen von Aktenstücken gehört damit der Vergangenheit an. So ist es mit dem Programm besonders gut möglich, Kunden direkt bei deren Anfrage umfangreiche Antworten und Auskünfte zu erteilen, weil die benötigten Informationen zentral gespeichert und verfügbar sind. Zusätzlich können Sie alle Informationen, die zum Kunden selbst gesammelt wurden, abrufen. In unserer schnelllebigen Zeit, in der der Zugang zu den richtigen Informationen eine zentrale Rolle einnimmt, ist diese Funktionalität ein riesengroßer Vorteil. Sie ermöglicht damit dem Unternehmen und seinen Mitarbeitern, sich mit einem hohen Maß an Kompetenz zu präsentieren. Ein weiterer großer Vorteil unserer Software liegt darin, dass die einzelnen Module durch das Hinzufügen von Datenbankfeldern und durch die diversen Abfragemöglichkeiten rasch an die Betriebserfordernisse angepasst werden können. Dies garantiert Ihnen größtmögliche Flexibilität. Die Programmiersprache, in der wir dieses Programm entwickelt haben, ist Visual Basic 6. Als Standarddatenbank wurde die Microsoft Access- Datenbank ausgewählt, damit dieses Programm auch für kleinere Unternehmen kostengünstig erworben werden kann. Für den professionellen Einsatz empfehlen wir allerdings, sich für den Microsoft SQL Server zu entscheiden, da sich dieser von der Konsistenz und der Performance in einer Mehrbenutzerumgebung auf alle Fälle vorteilhafter verhält. Das Programm ist ausschließlich auf Windows NT ab Service Pack 4, Windows 2000 und Windows XP lauffähig. Als Rechner empfehlen wir einen Intel Pentium ab 500 MHz bzw. einen AMD Athlon ab 500 MHz. Als Speicherplatz (RAM) sollten 128MB zur Verfügung stehen. Grundsätzlich sollte die Grafikkarte auf eine Auflösung von mindestens 800 x 600 Bildschirmpunkte eingestellt werden, das Modul Barverkauf kann auch ab einer Auflösung von 640 x 400 Bildschirmpunkten genutzt werden. Für die Installation sollten auf der Festplatte mind. 100 MB frei sein. Die jeweiligen Konfigurationen der Software (CIT- RIX bzw. Terminalserver) besprechen Sie bitte mit einem unserer kompetenten Mitarbeiter oder einem zertifizierten Vertriebspartner. Folgende Module stehen dabei zur Auswahl: Grundversion... 3 Verkauf Einkauf Materialwirtschaft... 8 Vergleichsstatistiken und grafische Auswertungen... 9 Barverkauf Adressverwaltung Mitarbeiterverwaltung Objektverwaltung Dokumentenverwaltung Termin-, Aufgaben- und Nachrichtenverwaltung Kalkulation Zeiterfassung SQL-Abfrage Datenbankdesigner Telefon E-Shop Microsoft SQL Server - Anbindung Datenbankmanager Datenabgleich

3 Grundversion Allgemeines Datenimport Datenexport Grundversion Datenbank: Microsoft Access bzw. SQL Server Optisch frei gestaltbares Design gleiche Symbole für gleiche Funktionen Intuitiver Aufbau Schnelles Einarbeiten in das Programm Ausgedehnte Filtermöglichkeiten Gruppieren in den Auswahllisten nach beliebigen Spalten (wie z.b. nach Platz) Editierfunktion in allen Listen Die wichtigsten Menüpunkte sind auch über die Tastatur aufrufbar Volltextsuche Schnellsuche (Eingeben eines beliebigen Textes es wird jener Datensatz angesprungen, der mit der Eingabe übereinstimmt) Autovervollständigung für Adressfelder (Vorname, Nachname, Titel, Anrede, Land, Platz und Ort müssen nicht 2x eingegeben werden) Zusätzliche Felder können für die wichtigsten Tabellen definiert werden (z.b. Adressen) Vorschau und Drucken der ausgewählten Daten List & Label Ausdrucksdesigner mit zahlreichen Möglichkeiten zur Druckgestaltung Senden von Ausdrucken über Outlook in verschiedenen Formaten PDF, HTML, RTF, Text, BMP und EMF Die Software ist sehr gut konfigurierbar durch eine Vielzahl von Einstellungsmöglichkeiten Beliebige Eigenschaften können für die Oberfläche eingestellt werden, wie z.b. Farben, Schriftart, Schriftgröße, etc. komfortable Importmöglichkeiten aus Textdateien Importe können als Vorlagen gespeichert werden Ortsverzeichnis von Österreich wird mitgeliefert, deutsches Ortsverzeichnis auf Anfrage Buchen in mehrere Buchhaltungen wie z.b. Win 1A-FIBU (Profi), RZL (Firma Stürzlinger), BMD, EU-FIBU, EU-FIBU PLUS, SQL- REWE (Firma Syska) Kopieren der ausgewählten Daten in die Zwischenablage Drag & Drop der markierten Daten aus den Auswahllisten in andere Programme Erstellen von Steuerdateien Die Grundversion bietet die gesamte Grundstruktur des Programms, wie z.b. Auswahlfenster, Druckdesigner, Systembenutzerverwaltung und ähnliches. Ohne dieses Grundmodul ist kein weiteres Modul lauffähig (ausgenommen hiervon sind die Module Barverkauf, Datenbankmanager und Datenabgleich). Verwaltung der Systembenutzer Verwaltung der Datenbanken Verwaltung der Ausdrucksvorlagen Favoriten Hilfe Einstellungen 2 3

4 Verkauf Formatierbarer Text für Bezeichnung und Beschreibung (RTF kann auch mit Microsoft Word direkt bearbeitet werden) Kundenjournal (wann hat der Kunde angerufen, was wurde dabei besprochen, wann war ein Aussendienstmitarbeiter zu Besuch; etc.) In der heutigen Zeit muss der Verkauf vom Angebot bis zur Gutschrift so rasch als möglich abgewickelt werden können. Mit dem UNTERNEHMENS- MANAGER sind Sie in der Lage, diese Seite des Geschäfts optimal und effizient zu gestalten. Nachfolgend ein Kurzauszug dessen, was das Modul Verkauf des UNTERNEHMENSMANAGER bietet: Angebot, Auftrag, Lieferschein, Rechnung, Gutschrift Ausgefeilte Umsatz- und Deckungsbeitragsstatistiken Journal zum Kunden (wann hat dieser angerufen, wann war er zu Besuch, etc.) Senden der Belege in mehreren Formaten an den Kunden Musterbelege Wiederholungsrechnungen Zusätzliche Felder für die Belege und deren Positionen Buchen in mehrere Buchhaltungen usw. Angebot, Auftrag, Lieferschein, Rechnung, Gutschrift Zusätzliche Felder für Belege und Positionen Aktionspreise (bis zu 3 Aktionen können für einen bestimmten Zeitraum vordefiniert werden) Kunden und Kundengruppen bezogene Staffelpreise Umfangreiche Statistiken (nach Artikel, nach Kunden, nach Projekten, nach Vertreter) Offene Belege (z.b. offene Aufträge des Kunden Maier) In Verbindung mit dem Modul Kalkulation können Felder aufgrund einer dahinterliegenden Kalkulation dynamisch berechnet werden Schnelles Anlegen von Belegen Setartikel (max. 10-stufig) Liste aller Belege direkt beim Kunden Neuanlage eines Belegs direkt aus der Kundenmaske In Verbindung mit dem Modul Materialwirtschaft kann beispielsweise umgehend nach Erstellung einer Rechnung das Lager abgebucht werden Selektierbarkeit und Sichtbarkeit für die einzelnen Felder ist einstellbar Mehrere Lieferadressen Intrastatmeldung Info über Beleg direkt im Belegfenster (DB, Umsatz, Vertreterprovisionen) Direktes Anlegen eines Kunden oder eines Artikels aus dem Beleg Abweichende Rechnungsadresse In Verbindung mit dem Modul Vergleichsstatistiken und grafische Auswertungen sind DBund Umsatzvergleichsstatistiken möglich In Verbindung mit dem Modul SQL-Abfrage ist es möglich, die Datenbank nach bestimmten Kriterien abzufragen - wie lange hat ein Kunde beispielsweise die Dienstleistung Auskunft am Telefon in Anspruch genommen. Nach der ermittelten Dauer können Sie anschließend Ihre Kunden abrechnen, sehr interessant z.b. für Steuerberater bzw. jene Firmen, die am Telefon beraten Mehrere Positionstypen: Artikel, Textbaustein, Zwischensumme, Rabatt, Aufschlag und Seitenwechsel Stammblatt Senden von s an einen oder mehrere Empfänger (Variablen sind auch möglich) In Verbindung mit dem Modul Dokumentenverwaltung erhöht sich die Funktionalität dieses Moduls entscheidend Anrufen eines Kunden aus der Liste Erstellen einer Steuerdatei zur Überleitung in andere Programme In Verbindung mit den Modulen Einkauf, Materialwirtschaft, SQL-Abfrage, Kalkulation und Dokumentenverwaltung ist dieses Modul eine unschlagbare Hilfe sowohl für die Fakturierung als auch für den Vertrieb. Musterbelege Übernahme von mehreren Musterbelegen in einen neuen Beleg Wiederkehrende Belege Vertreterabrechnung Senden von Belegen (Formate: PDF, HTML, BMP, JPEG, RTF, EMF) Buchen in Win 1A-FIBU (Profi), SQL-REWE, EU- FIBU, EU-FIBU PLUS, BMD, RZL (Stürzlinger) 4 5

5 Einkauf Mit der Verkaufsseite eng verknüpft ist der Einkauf. Das Modul Einkauf des UNTERNEH- MENSMANAGER bietet Ihnen eine Vielfalt an Funktionen, die Sie unterstützen, jene Informationen und Transparenz zu gewinnen, um diese Sparte in Ihrem Unternehmen optimal abwickeln zu können. Intrastatmeldung Info über Beleg direkt im Belegsfenster (DB, Umsatz) Direktes Anlegen eines Lieferanten oder eines Artikels aus dem Beleg In Verbindung mit dem Modul Vergleichsstatistiken und grafische Auswertungen sind Umsatzvergleichsstatistiken möglich Journal (zu welchem Zeitpunkt ist vom Lieferanten eine Eingangsrechnung gekommen - in Verbindung mit dem Modul Dokumentenverwaltung können Sie die Eingangsrechnung auch einscannen) Mehrere Positionstypen: Artikel, Textbaustein, Zwischensumme, Rabatt, Aufschlag und Seitenwechsel Listenausdrucke Stammblatt Senden von s an einen oder mehrere Empfänger (Variablen sind auch möglich) In Verbindung mit dem Modul Dokumentenverwaltung erhöht sich die Funktionalität dieses Moduls entscheidend Telefonieren mit dem Lieferanten nach Auswahl aus der Liste Erstellen einer Steuerdatei zur Überleitung in andere Programme Auswahlliste für Ansprechpartner Anschließend ein Kurzauszug dessen, was das Modul Einkauf bietet: Anfrage, Bestellung, Lieferschein, Rechnung, Gutschrift Ausgefeilte Statistiken Journal zum Lieferanten (wann hat er angerufen, was wurde dabei besprochen, wann war er zu Besuch, etc.) Senden der Belege in mehreren Formaten an die Lieferanten Wiederholungsbestellungen Zusätzliche Felder für die Belege und deren Positionen, usw. In Verbindung mit den Modulen Verkauf, Materialwirtschaft, SQL-Abfrage, Kalkulation und Dokumentenverwaltung bietet das Modul Einkauf eine hohe Fuktionalität im Bereich Abwicklung bzw. Informationserfassung und -auswertung. Anfrage, Bestellung, Eingangslieferschein, Eingangsrechnung, Gutschrift Zusätzliche Felder für Belege und Positionen Umfangreiche Statistiken (nach Artikel, nach Lieferanten, nach Projekten) Offene Belege (z.b. offene Bestellungen des Lieferanten Maier) In Verbindung mit dem Modul Kalkulation können Felder aufgrund einer zugrundeliegenden Kalkulation dynamisch berechnet werden Schnelles Anlegen von Belegen Wiederkehrende Belege Senden von Belegen (Format: PDF, HTML, BMP, JPEG, RTF, EMF) Buchen in Win 1A-FIBU (Profi), SQL-REWE, EU- FIBU, EU-FIBU PLUS, BMD, RZL (Stürzlinger) Formatierbarer Text für Bezeichnung und Beschreibung (RTF kann auch mit Microsoft Word direkt bearbeitet werden) Setartikel (max. 10 stufig) Liste aller Belege direkt beim Lieferanten Neuanlage eines Belegs direkt aus der Lieferantenmaske Selektierbarkeit und Sichtbarkeit für die einzelnen Felder ist einstellbar Mehrere Lieferadressen für Bestellungen automatische Barcode- und Artikelnummerngenerierung 6 7

6 Materialwirtschaft Eine Erweiterung und Ergänzung zu den Modulen Einkauf und Verkauf stellt das Modul Materialwirtschaft dar. Dieses Modul funktioniert aber auch unabhängig von den beiden oben genannten Modulen. Vergleichsstatistiken und grafische Auswertungen Das Modul Vergleichsstatistiken und grafische Auswertungen ist ein Instrument für den Verkauf und die Chefetage, beliebige Zeiträume zu vergleichen (z.b. nach Umsatz oder DB) bzw. grafisch darzustellen. Vergleichsstatistiken und grafische Auswertungen sind nur in Verbindungen mit den Modulen Einkauf, Verkauf oder Barverkauf sinnvoll. Die Materialwirtschaft beinhaltet folgende Punkte (ein Auszug): Inventur Lagerbewertung Mehrlagerfähigkeit Lagerumbuchungen ABC-Analyse Automatischer Bestellvorschlag (im Zusammenhang mit dem Modul Einkauf ist auch eine automatische Überleitung in eine oder mehrere Bestellungen möglich) Lagerbuchung nach Rechnung bzw. nach Lieferschein Belege: Wareneingang, Warenausgang, interner Wareneingang, interner Warenausgang Inventur, Abbuchen auch von Setartikeln (max. 10 stufig), Lagerumbuchungen Lagerbewertung ABC-Analyse Mehrlagerfähigkeit Automatischer Bestellvorschlag nach mehreren Kriterien (ein Auszug): Auf Mindestbestand auffüllen Auf Meldebestand auffüllen Nach Bedarfsvorhersage (gleitendes Mittelwertverfahren, Andlersche Losgrössenformel, etc.) Die markierten Bestellvorschläge können in eine oder mehrere Bestellungen umgewandelt werden Umfangreiche Lagerauswertungen Automatisches Erhöhen der geplanten Abgänge nach Auftrag (nur in Verbindung mit Modul Verkauf) Automatisches Erhöhen der geplanten Zugänge nach Bestellung (nur in Verbindung mit Modul Einkauf) Automatisches Vermindern des Lagerbestands nach Rechnung oder Lieferschein (nur in Verbindung mit Modul Verkauf) Falls die Inventur gerade durchgeführt wird, besteht trotzdem die Möglichkeit, den tatsächlichen Lagerbestand bei einer Lagerbuchung abzufragen, d.h. die Inventur kann problemlos während der Geschäftstätigkeit durchgeführt werden In Verbindung mit dem Modul SQL- Abfrage können Sie beispielsweise eine Abfrage erstellen, in der alle Kunden mit den dazugehörigen Umsätzen aufgelistet werden, die diese verteilt auf die einzelnen Monate in einem Jahr erzielt haben. Für diese Abfrage können Sie einen List & Label Ausdruck erstellen, der diese Zahlen nicht nur in Form von Zahlen und Texten wiedergibt, sondern auch grafisch, z.b. in Form eines Torten- oder Balkendiagrammes am Drucker oder am Bildschirm darstellt. Vergleichsstatistiken nach DB, Umsatz Der Zeitraum der Vergleichsstatistiken ist frei wählbar Grafische Auswertungen für Kundenumsatz, Lieferantenumsatz, Artikelumsatz und der dazugehörigen Gruppen Ausdrucken sämtlicher List & Label - Listen auch in graphischer Form (nur in Verbindung mit dem Modul Vergleichsstatistiken und grafische Auswertungen) In Verbindung mit dem Modul SQL-Designer können zusätzliche grafische Auswertungen vorgenommen werden Auszug der Einstellungen für grafische Auswertungen: Tortendiagramm, Balkendiagramm, schwarz/weiß, Farbe, Titel, etc. Eine grafische Auswertung kann pro Listeneintrag anzeigt werden 8 9

7 Barverkauf Sie suchen nach einer POS- bzw. Barverkaufslösung? Erfahrungsgemäss scheitert der Kauf einer Barverkaufslösung meist daran, dass nur der Barverkauf alleine angeboten wird und keine weiterführenden Statistiken im Hintergrund erstellt werden können oder die Bedienung zu kompliziert ist oder, oder, oder... Unsere Barverkaufslösung bietet Ihnen alles, was einen perfekten Barverkauf inklusive einfacher Bedienbarkeit ausmacht: schnelle Bedienung Sicherheit bei Fehleingaben Sicherheit in punkto Absturzgefahr Flexible Anbindung an Bondrucker, Kassenladen, Barcodescanner, Kundendisplays und der restlichen Hardware welches an der seriellen Schnittstelle angeschlossen wird Sie können Kundenkarten führen (mit kundenspezifischen Rabatten) über Barcode oder Magnetkartenleser, auch über die Tastatur eingeschliffen Einlesen von Etiketten aus Waagen Ausdruck von Kassenbons kann automatisch oder auch per Knopfdruck erfolgen Sie können jeden Kassenbon auch als normalen Beleg drucken Bei Verkauf auf Lieferschein können Sie eine Lieferscheinliste mitführen, die ausgedruckt werden kann (von Vorteil wäre hier ein Hybriddrucker) Sie können aus den unterschiedlichsten Zahlungsmitteln (jeder Währung) wählen und diese miteinander kombinieren (z.b. Bar (ATS) und Scheck (EUR) und Bar (DEM)) Auswertungen können am Kassenbondrucker oder am handelsüblichen Laser-/ Tintenstrahldrucker ausgegeben werden Mitführen eines elektronischen und gedruckten Protokolls Vergabe von Rechten für das Ändern von Preisen,... Eingabe von Benutzertexten (selbstdefinierbar (z.b.: km-stand, Kennzeichen, Fahrer,...) Eingabe von Kunden anhand des Kennzeichens Design des Kassenbons frei gestaltbar (Farben, Schriftgröße, usw.) Der Computer kann so konfiguriert werden, dass nur noch der Barverkauf sichtbar ist (automatisches Starten des Programms, beim Beenden herunterfahren, automatisches Login in das System) Trafikanbindung (Österreich) Bestellen über KEWIN (Lottoterminal) Importieren der Artikel und Preise von Tobaccoland Onlineupdate der Artikel und Preise von Presseangebot über unseren FTP-Server Anbindung an UNIWELL-Kassen (Update der Artikeldaten in den UNIWELL-Kassen, Einspielen der Daten am Abend) Materialwirtschaft (in Verbindung mit dem Modul Materialwirtschaft) Design der Eingabemaske frei gestaltbar (Farben, Schriftarten, Schriftgröße, usw.) Umsatzstatistiken und vieles mehr... Die Konfigurationsmöglichkeiten dieses Systems sind enorm vielfältig. Gesamtrabatt (Eingabe kann absolut oder prozentuell erfolgen) Skonto (Eingabe kann absolut oder prozentuell erfolgen) Halten/Holen von Kassabons aus einem Haltestapel (mit dieser Funktion können Sie bis zu 10 Bons halten!) Kunden- bzw. Lieferantenzuordnung Ansteuerung von allen Druckern (auch über Netzwerk; USB/Seriell/Parallel-Anschluss) Ansteuerung von Kundendisplays und Kassenladen (Anschluss über Drucker oder direkt am Computer) Verwendung von jeder Kassentastatur, welche über die Tastatur eingeschliffen wird Verwendung von jedem Barcodelesegerät, welches über die Tastatur eingeschliffen wird Verwendung von jedem Barcodelesegerät, Anschlussmöglichkeit zu Bankomatterminals der Firma APSS (Österreich) und Telecash (Deutschland) setzen Sie sich hierzu mit unserem geschulten Personal in Verbindung (+43 (7752) 81050) Verwaltung von mehreren Kassen mit einzelnen Kassenabschlüssen, aber gemeinsamen Tagesabschluss bzw. Tagesabschlüssen Möglichkeit zum Auslesen von externen Geräten über DDE (z.b. Waagen, Zapfsäulen oder ähnliches) 10 11

8 Adressverwaltung Mitarbeiterverwaltung Sie kennen das Problem: Sie verfügen über zigtausende Adressen, doch eine sinnvolle Verwaltung für diese Adressen fehlt. Mit dem Modul Adressverwaltung, haben Sie nun die Möglichkeit, Ihre Adressen äußerst effizient und vielseitig zu verwalten. Das Modul Adressverwaltung können Sie universell einsetzen, Sie können dieses beispielweise dazu verwenden, um Interessenten in Form einer Frohe Weihnachten zu wünschen und dies natürlich auch mit einer persönlichen Anrede. Weiters können Sie an ausgewählte Adressaten Werbungen faxen. Die Selektionsmöglichkeiten der zugrundeliegenden Adressen sind theoretisch unbegrenzt, da Sie die Möglichkeit haben, diese Adressen auch mit zusätzlichen Feldern zu versehen, wie z.b. Hinterlegung des Geburtstages, Werbung zusenden oder ähnlichem. Die Adressen können Sie natürlich auch mit einem oder mehreren Ansprechpartner versehen, diese können wiederum mit zusätzlichen Feldern auf Ihre Wünsche angepasst werden. In Verbindung mit der Dokumentenverwaltung sind einer flexiblen Adressverwaltung keine Grenzen gesetzt. Zusätzlich kombiniert mit dem Modul Telefon können Sie die Adressen auch direkt aus dem Programm telefonisch kontaktieren. Weitere sinnvolle Ergänzungen ergeben sich mit den Modulen Termin-, Aufgaben und Nachrichtenverwaltung (z.b. Wiedervorlage von potentiellen Kunden). Adressgruppen, Anrufen einer Adresse aus der Adressliste mit Hilfe dieses Moduls zusätzliche Felder Vorschlag eines Matchcodes Journal, Überleiten einer Adresse in einen Kunden bzw. Lieferanten Listenausdrucke, Erstellen einer Steuerdatei zur Überleitung in andere Programme Stammblatt, Auswahlliste für Ansprechpartner Senden von s an einen oder mehrere Empfänger (Variablen sind auch möglich) In Verbindung mit dem Modul Dokumentenverwaltung erhöht sich die Funktionalität dieses Moduls entscheidend Die Mitarbeiteranzahl ist stark steigend, die Übersicht über die Mitarbeiter geht immer mehr verloren; wann hat beispielsweise Frau Schuster Geburtstag, welche Sozialversicherungsnummer hat sie, welche Handynummer, wann war Frau Schuster zum letzten Mal krank, etc. die Liste ließe sich beliebig fortsetzen. Mit dem Modul Mitarbeiterverwaltung können Sie diesen Informationsbedarf rasch in den Griff bekommen. Versehen Sie Ihre Mitarbeiterdaten mit beliebigen zusätzlichen Feldern, wie z.b. Geburtstag, Sozialversicherungsnummer, Kollektivvertrag, etc. Sie können zusätzlich ein Journal zu Ihren Mitarbeitern führen und Krankenstände, Kernzeitverletzungen, Belobigungen etc. beim Mitarbeiter hinterlegen. In Verbindung mit der Dokumentenverwaltung sind einer flexiblen Mitarbeiterverwaltung (z.b. Einscannen von Arztbestätigungen) keine Grenzen gesetzt. In Kombination mit dem Modul Telefon können Sie die Mitarbeiter auch direkt aus dem Programm telefonisch kontaktieren. Weitere sinnvolle Ergänzungen ergeben sich mit den Modulen Termin-, Aufgaben und Nachrichtenverwaltung. (z.b. Termin für Geburtstage setzen). Mitarbeitergruppen zusätzliche Felder Vorschlag einer Mitarbeiternummer Journal Listenausdrucke Stammblatt Senden von s an einen oder mehrere Empfänger (Variablen sind auch möglich) In Verbindung mit dem Modul Dokumentenverwaltung erhöht sich die Funktionalität dieses Moduls entscheidend Anrufen einer Adresse aus der Adressliste mit Hilfe dieses Moduls Erstellen einer Steuerdatei zur Überleitung in andere Programme 12 13

9 Objektverwaltung Dokumentenverwaltung Ihr Inventarbestand wächst von Jahr zu Jahr und Sie haben keinen Überblick mehr, wann beispielsweise die Garantie von Ihrem Drucker abläuft, wann das Pickerl für das Auto fällig ist oder von wem Sie was gekauft haben. Eventuell haben Sie eine Microsoft Excel - Tabelle im Einsatz, in der Sie diese Daten abgespeichert haben. Kein Problem, auch diese Daten kann der UNTERNEHMENSMANAGER importieren! Einleitend folgendes anschauliches Beispiel: Sie haben ein Problem mit einem Lieferanten oder Kunden und suchen daher beispielsweise eine 2 Jahre alte Eingangs- oder Ausgangsrechnung, um einen bestimmten Sachverhalt (z.b. Garantiefall ja/nein) nachvollziehen zu können. Spätestens jetzt wären Sie erleichtert, wenn die einzelnen Rechnungen oder der gesamte Schriftverkehr direkt beim Lieferanten oder Kunden in einer Datenbank hinterlegt wäre! Versehen Sie Ihre Objekte mit beliebigen eigenen zusätzlichen Feldern, wie z.b. Lieferanten, Lieferantentelefonnummer, Anschaffungswert oder ähnlichem. Sie können selbstverständlich auch ein Journal zum einzelnen Inventargut führen und dort beispielsweise eintragen, wie oft das Auto in der Werkstatt war oder wie oft der Servicetechniker des Druckers Reparaturen durchführen musste, etc. In Verbindung mit der Dokumentenverwaltung sind einer allumfassenden Objektverwaltung (z.b. Einscannen von Rechnungen) keine Grenzen gesetzt. Weitere sinnvolle Ergänzungen ergeben sich mit den Modulen Termin-, Aufgaben und Nachrichtenverwaltung (z.b. Fälligkeitstermin für das Pickerl beim Auto, Termin für Garantieauslauf, etc.). Objektgruppen zusätzliche Felder Vorschlag einer Objektnummer Journal Listenausdrucke Stammblatt In Verbindung mit dem Modul Dokumentenverwaltung erhöht sich die Funktionalität dieses Moduls entscheidend Erstellen einer Steuerdatei zur Überleitung in andere Programme Wir bieten Ihnen die entsprechende Lösung! Mit der Dokumentenverwaltung des Programms UNTERNEHMENSMANAGER können Sie Dokumente direkt aus dem Programm einscannen, wie z.b. Eingangsrechnungen, Werbungen, Schreiben von Ämtern (Finanzamt, Krankenkassen). Diese Dokumente können Sie dann direkt Kunden, Lieferanten oder beliebigen Adressaten zuordnen. Weiters können Sie auch Dokumente einem oder mehreren Artikeln zuordnen (Beschreibungstexte oder ähnliches). Eine weitere Möglichkeit ist das Schreiben von Serienbriefen in Zusammenhang mit Microsoft Word. Erstellen Sie Vorlagen für Angebote, Faxe oder ähnliches. Wählen Sie einen Kunden aus, für den Sie ein neues Fax schreiben möchten. Sogleich öffnet sich Microsoft Word und Sie haben die Adresse und weitere Daten sofort im Fax zur Verfügung. Sie brauchen also nur mehr den entsprechenden Text schreiben und das Fax ist versandfertig. Dieses können Sie anschließend drucken oder, falls eine entsprechende Software installiert ist, an die entsprechende Stelle faxen. Sie möchten eine Werbung mit persönlicher Anrede an mehrere Kunden versenden? auch Serien- s und Serienbriefe mit dem UNTERNEHMENSMANAGER erstellen. Falls Sie ein neues Dokument verfassen möchten, so können beliebige Dateitypen als Vorlage dienen wie z.b. Microsoft Excel, CorelDraw, AutoCAD- Datei, also alle Dateitypen, die Ihr Rechner kennt. Somit ist es möglich mehrere CorelDraw -Vorlagen zu erstellen und bei Neuerstellung einer Zeichnung diese aus einer der vordefinierten Vorlagen abzuleiten. Im Zusammenhang mit Microsoft Outlook können Sie s direkt aus Outlook per Drag & Drop einer bestimmten Adresse zuordnen. Daher kann jeder Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen s, die ein Mitarbeiter bekommen hat, einsehen. Natürlich können für bestimmte Dokumente auch Rechte vergeben werden und Sie können beispielsweise folgendes festlegen: Das Besprechungsprotokoll vom darf nur der Geschäftsführer und der Prokurist einsehen. Sie können aber auch bestehende Dateien in der Dokumentenverwaltung hinterlegen, indem Sie den Windows Explorer öffnen und Dateien einfach per Drag & Drop in den UNTERNEHMENSMANAGER ziehen. Fertig, jeder hat nun Zugriff auf diese Dateien. Nutzen Sie die dazu die Serienfaxfunktion des UNTERNEHMENSMANAGER. Sie können aber 14 15

10 Jede beliebige Datei kann in der Dokumentenverwaltung hinterlegt werden (z.b. doc, xls, txt, etc.) Diese Dateien können, falls für diesen Dateityp verfügbar, direkt aus dem UNTERNEHMENS- MANAGER gedruckt, geöffnet, gefaxt und g t werden Beliebig viele Ordner sind möglich (z.b. Eingangsrechnung, s, usw.) Dokumente können unterschiedlich bezeichnet werden, weiters können beliebig viele zusätzliche Felder angelegt werden Freigabe für einen oder mehrere Systembenutzer Drag & Drop von Dateien vom Windows Explorer in die Dokumentenverwaltung Drag & Drop von s aus Outlook in die Dokumentenverwaltung Dokumente können folgenden Objekten zugeordnet werden (auch Mehrfachzuordnung möglich): Termin-, Aufgabenund Nachrichtenverwaltung Das Hauptziel des Moduls Termin-, Aufgaben und Nachrichtenverwaltung ist die Vereinfachung, Rationalisierung und die Beschleunigung der Kommunikationswege innerhalb Ihres Unternehmens. Statt langer Wege der Mitarbeiter in Kauf nehmen zu müssen, können die Mitarbeiter Nachrichten und Daten aller Art (Belege, Adressen, Dokumente, usw.) verschicken. Noch dazu ist mit diesem System eine elektronische Unterschrift möglich, da Nachrichten mit den Optionen zur Kenntnisnahme oder zur Stellungnahme verschickt werden können. Mit dem Modul Nachrichten des UNTERNEHMENS- MANAGER gehört dies der Vergangenheit an. Die Ablaufgestaltung des Modules Termin-, Aufgaben und Nachrichtenverwaltung könnte wie folgt aussehen: Mit Microsoft Outlook können zwar wunderbar Termine gesetzt werden, aber die Schnittstelle zu Ihrer derzeitigen Kunden und Adressensoftware ist nicht vorhanden. Dieses Problem haben wir mit der Terminverwaltung gelöst. Sie können nun Termine für jeden Kunden, Lieferanten, Adressen, Artikel, Dokumente, das heißt für fast alle Objekte im UNTERNEHMENS- MANAGER setzen. Beispiel: Sie müssen nächste Woche einen Kunden zurückrufen. Ablauf im Microsoft Outlook : Sie setzen einen Termin und müssen die Kundenummer, Name etc. zusätzlich notieren. Der Termin erscheint zum gewählten Zeitpunkt. Folgender Ablauf könnte sich nun ergeben: 1] Sie müssen den Kunden in Ihrer derzeitigen Software suchen (nun erkennen Sie aber eventuell nicht mehr den Grund des Anrufes) - Artikel - Kunden - Lieferanten - Adressen - Ansprechpartner - Journaleinträge Serienbriefe, Serienmails, Serienfaxe mit Microsoft Word Scannen direkt aus dem UNTERNEHMENSMANAGER (Lieferanten markieren Dokument einscannen fertig!) Eingescannte Dokumente können direkt beim Scanvorgang manipuliert werden (drehen, markieren, Text einfügen, usw.) Mit speziellen Dokumentenscannern sind auch Stapelscans möglich (ein Dokument mehrere Seiten) Dokumente können als TIFF, BMP und JPEG eingescannt werden Kopieren von Dokumenten Ein Beispiel: Eine Bestellung wird geschrieben, diese Bestellung muss von mehreren Stellen im Betrieb abgesegnet werden bis die Bestellung tatsächlich an den Lieferanten ausgesendet werden darf. In früheren Zeiten sah dieser Vorgang folgendermaßen aus: Ein Mitarbeiter schrieb die Bestellung, ging zur ersten Instanz für die Bestellprüfung, dann zur nächsten Instanz usw., die Zeit verging... Der Vertriebsmitarbeiter erstellt die Bestellung, verschickt sie an die erste Instanz mit der Option zur Kenntnisnahme: Die erste Instanz bekommt die Nachricht sofort angezeigt, öffnet und prüft die Bestellung und leitet diese Nachricht an die nächste Instanz weiter. Der erste Mitarbeiter versendet die Bestellung erst, wenn er im Auswahlfenster für die zur Kenntnis genommene Nachrichten die Nachricht angezeigt bekommt. Die langen Wege gehören der Vergangenheit an... Zusätzlich können Sie in Ihrem Betrieb eine zentrale Scanstelle einrichten. Ein einzelner Mitarbeiter ist für das Einscannen von Faxen, Eingangsrechnungen und anderem Material zuständig (UNTERNEHMENSMANA- GER Dokumentenverwaltung). Dieser sendet die eingescannten Dokumente anschließend an eine oder mehrere Personen im Betrieb. So einfach könnte dieser Vorgang in Zukunft funktionieren. Sie müssen also wieder zurück zu Outlook und dort noch einmal nachlesen! 2] Die Telefonnummer geben Sie händisch ein, um den Kunden zu erreichen

11 Ablauf im UNTERNEHMENSMANAGER: 1] Sie bekommen den Termin über den UNTERNEHMENSMANAGER angezeigt. 2] Durch Doppelklicken des Termins verzweigt das Programm gleich in den Kunden. 3] Von dort rufen Sie, falls Sie das Modul Telefon im Einsatz haben, einfach den Kunden mit einem weiteren Klick telefonisch an. 4] Zur gleichen Zeit sehen Sie zusätzlich: a) Das Journal zum Kunden b) Die Belege zum Kunden c) Den Termintext d) Und vieles mehr Die Aufgabenverwaltung des UNTERNEHMENS- MANAGER ist wiederum sehr vielseitig einsetzbar, Sie können Sich Aufgaben zu bestimmten Objekten im UNTERNEHMENSMANAGER setzen. Diese Aufgaben können einmalig, aber auch wiederkehrend sein. Setzen Sie sich eine bestimmte Aufgabe, wie z.b. lege mir das Angebot von Herrn Maier für 6 Wochen jeden Mittwoch vor. Diese Aufgabe erscheint nun jeden Mittwoch für 6 Wochen im Feld UNTERNEH- MENSMANAGER Heute. Von dort aus geht es folgendermaßen weiter: 1 Klick: in die Aufgabe ein weiterer Doppelklick in das Angebot ein weiterer Klick in den Kunden ein weiterer Klick und Sie rufen den Kunden automatisch an! Sie werden sehen, der Einsatz der Termin-, Aufgaben- und Nachrichtenverwaltung wird sich in vielerlei Hinsicht für Sie lohnen. Gesamt Ressourcen Zeitdiagramm UNTERNEHMENSMANAGER Heute Nachrichtenverwaltung Versenden von fast allen Objekten (Dokumente, Belege, Kunden, etc.) Belege aller Art (nur im Zusammenhang mit den Modulen Einkauf, Verkauf und Materialwirtschaft) Kunden, Lieferanten, Adressen Dokumente (nur im Zusammenhang mit Modul Dokumentenverwaltung) Versenden von formatiertem Text (RTF) Optionen: zur Kenntnisnahme, zur Stellungnahme Folgende Listen stehen zur Auswahl: eingegangene Nachrichten, gesendete Nachrichten, zur Kenntnis genommene Nachrichten, nicht zur Kenntnis genommene Nachrichten, zur Stellung genommene Nachrichten und nicht zur Stellung genommene Nachrichten Weiterleiten von Nachrichten Antworten auf Nachrichten Versenden von Nachrichten an einen oder mehrere Systembenutzer Die Nachrichten werden in der Datenbank gespeichert Terminverwaltung Setzen von Terminen zu fast allen Objekten (Dokumente, Belege, Kunden, etc.) Automatische Erinnerung an diese Termine Automatischer Eintrag UNTERNEHMENSMANAGER - Heute Schnelle Verzweigung in die verknüpften Objekte Aufgabenverwaltung Setzen von Aufgaben zu fast allen Objekten (Dokumente, Belege, Kunden, etc.) Automatischer Eintrag UNTERNEHMENSMANAGER - Heute Schnelle Verzweigung in die dazugehörigen verknüpften Objekte Kalkulation Das Modul Kalkulation bietet Ihnen die Möglichkeit, Ihre Preisliste nach eigenen Kriterien zu erstellen. Diese kann von mehreren unterschiedlichen Faktoren abhängig sein, die nur für Ihren Betrieb gelten. Mit dem Modul Kalkulation ist es zudem möglich, diverse Felder der Positionen aufgrund einer Kalkulation selbst zu berechnen. Sie benötigen z.b. die Menge in m 3. Diese Menge errechnet sich aus Länge, Breite und Höhe. Bei herkömmlicher Software war es bisher normalerweise unumgänglich, die Menge mit dem Taschenrechner zu errechnen. Mit dem UNTERNEHMENSMANAGER funktioniert dieser Vorgang folgendermaßen: Legen Sie für den Beleg Rechnung die Felder Länge, Breite und Höhe an. Beim Artikel hinterlegen Sie nun eine Kalkulation (wie Microsoft Excel), die besagt, dass sich die Menge aus Länge * Breite * Höhe berechnet. In der Positionseingabe rufen Sie den Artikel auf und geben Länge, Breite und Höhe ein, die Menge wird automatisch nach jeder Änderung errechnet. Dies ist nur ein kleines Bespiel für die Funktionalität des Moduls Kalkulation, das den Umfang bei weitem nicht vollständig beschreibt. Ein weiteres Anwendungsbeispiel sind z.b. Rabattstaffelungen, bei denen folgendes festgelegt werden kann: Ermittle den Umsatz des Kunden Maier; ist dieser höher als , so werden 20% Rabatt vergeben, wenn nicht, dann 10%. Die Funktionen der Kalkulation reichen von statistischen über trigonometrische Funktionen bis hin zu den einfachen Grundrechnungsarten. Weiters können Daten aus der Datenbank (SQL- Abfrage) oder Daten aus einer ODBC-Schnittstelle in die Kalkulation miteinfließen. Ein perfektes Instrument zum Berechnen von Positionswerten ist die Positionssummierung. Mit dieser können Sie z.b. Versandkosten (DPD, Post) oder ähnliches automatisch über das Programm berechnen lassen. Legen Sie dazu eine Kalkulation an, die folgendes (im übertragenen Sinn) besagt: Summiere mir die Gesamtgewichte der einzelnen Positionen, eruiere in einer bestimmten Tabelle, welchem Wert Sie entsprechen und trage den dazugehörigen Preis in das Feld Einzelpreis ein. Fertig! Für die Zukunft bedeutet dies, dass Block und Taschenrechner unerheblich werden, um bestimmte Daten zu ermitteln und zu errechnen verwenden Sie hierfür einfach die Kalkulation mit dieser sind Ihnen keine Grenzen gesetzt. Allgemeine Artikelkalkulation Positionsfeldkalkulation für Einzelpreis, Rabatt,... und für zusätzliche Felder Arbeiten wie mit Microsoft Excel Folgende Formatierungen stehen für die Kalkulation zur Verfügung: - Text - Datum - Zahl (Kommastellen frei wählbar) - Schriftart, Schriftgröße, Fett, Kursiv, Unterstrichen, Durchgestrichen - Horizontale Ausrichtung - Vertikale Ausrichtung - Vordergrundfarbe - Hintergrundfarbe 18 19

12 Drucken der Kalkulation Folgende Daten können in die Kalkulation einfließen: - Aktuelle Positionseingabedaten (Einzelpreis, Menge,..., zusätzliche Felder) - Daten aus einer SQL-Abfrage - Summierte Daten (Einzelpreis, Gesamtpreis, zusätzliche Felder) aus dem aktuellen Beleg über Positionen, die bestimmten Bedingungen entsprechen (verwendbar z.b. für eine automatische Versandkostenberechnung) - Daten aus einer ODBC-Schnittstelle 74 Funktionen stehen zur Verfügung (trigonometrische Funktionen, statistische Funktionen, usw.) Folgende Operatoren stehen zur Verfügung: - Addition (+) - Subtraktion (-) - Hochrechnen (^) - Multiplikation (*) - Division (/) - Logisches Und (&) - Logisches Oder ( ) - Bereich (:) Übernahme von Kalkulationen aus Microsoft Excel Exportieren und Importieren von Kalkulationen im Textformat Zeiterfassung Das Modul Zeiterfassung bietet Ihnen ein Höchstmaß an freien Gestaltungsspielraum in der Arbeitszeitverwaltung der Mitarbeiter inklusive der Möglichkeit einer Projekt- und Tätigkeitszuordnung. Selbstverständlich können Sie Zeitangaben zu Ihren Mitarbeitern, Tätigkeiten und Projekten ebenso manuell im Programm eingeben oder editieren. Um die Zeiten schnell und vor allem kostengünstig zu erfassen, stehen Ihnen außerdem eine frei gestaltbare Schnelleingabemaske sowie eine individuelle Arbeitsplatzzeiterfassung zur Verfügung. Um Missbrauch auszuschließen sind sämtliche Funktionen der Zeiterfassung natürlich über detaillierte Zugriffsberechtigungen freischaltbar. Im Bereich der Auswertung offerieren wir Ihnen dabei mehr als 250 Statistiken in Bezug auf Ihre Mitarbeiter, Stundenarten, Fehlzeiten, Tätigkeiten und Projekte. Diese Auswertungen können Sie beliebig ändern und durch den integrierten List & Label-Ausdrucksdesigner als Vorlage speichern. Die freie Definitionsmöglichkeit von Arbeitszeitmodellen, Stundenarten, der Stundenaufteilung und von Tätigkeiten garantiert Ihnen eine leistungsfähige Isterfassung der personellen Ressourcen Ihres Unternehmens und damit beste Transparenz Ihrer Kosten sowie entsprechende Kontrollmechanismen der Betriebsabläufe. Um den Einstieg zu erleichtern, werden zusätzlich bereits vordefinierte Standardarbeitszeitmodelle wie beispielsweise ein Gleitzeitmodell oder ein Modell für einen freien Mitarbeiter mitgeliefert. Die Eingabe der Zeiten kann auf vielseitige Art und Weise erfolgen, es besteht volle Kompatibilität zu den Zeiterfassungsterminals von Datafox und Kaba Benzing, die Hardwareanbindung ist einfach und schnell gewährleistet. Die Dateneingabe kann mittels Barcode, Magnetkarten, Schlüsselanhängern oder auch der neuen Fingerprint -Methode erfolgen

13 Einfachste Bedienerführung kollektivvertrags- und branchenunabhängig Standardarbeitszeitmodelle werden mitgeliefert Auf den jeweiligen Betrieb anpassbare Arbeitszeitmodellgestaltung Flexibles 4-Schichtenmodell zur Stundenartenaufteilung Flexible Anlage der Stundenarten und der Tätigkeiten (keine Begrenzung) Projekt- und Tätigkeitszuordnung Urlaub im Kalender definierbar - und Telefonfunktion für Mitarbeiter Flexibler Import der Zeiten als Textdatei Schnittstelle zur Lohnverrechnungssoftware ist vorhanden Monatsabschlüsse auch im Stapellauf durchführbar Sämtliche Systembenutzerrechte sind für die diversen Auswertungen und Eingaben einstellbar Mehr als 250 Auswertungen Mitgelieferter Ausdrucksdesigner List & Label Sämtliche Auswertungen werden für den Ausdrucksdesigner List & Label automatisch generiert, sind änderbar und als Vorlage abspeicherbar SQL-Abfrage Das Modul SQL-Abfrage ist ein Programmteil, bei dem Sie eigene Abfragen (mit Hilfe der Datenbankabfragesprache SQL) an die Datenbank stellen können. Beim Starten einer derartigen Abfrage werden die Daten in einer Datenliste dargestellt. Diese Liste können Sie über die Zwischenablage in andere Programme überleiten. Weiters können Sie auch die markierten Listeneinträge mit Hilfe von Drag & Drop in andere Programme (wie z.b. Microsoft Excel) exportieren. Diese Datenliste kann auch mit dem integrierten Druckdesigner List & Label ausgedruckt und beliebig gestaltet werden. Möchten Sie beispielsweise eine Liste erstellen, auf der ersichtlich ist, wie viele Telefongespräche ein Mitarbeiter in diesem Monat geführt hat oder eine spezielle Umsatzstatistik? Wählen Sie dafür einfach das Modul SQL-Abfrage. Die einzige Voraussetzung für dieses Modul ist die Datenbankabfragesprache SQL. Konkrete Hilfestellungen zu dieser Abfrage können auch von unserem geschulten Personal in Anspruch genommen werden. Weiters können Sie diese Abfragen mit Rechten versehen, um zu verhindern, dass beispielsweise jeder Mitarbeiter die Deckungsbeiträge für bestimmte Artikel einsehen kann. Erstellen von Stored Procedures über das Programm Erstellen von beliebigen Datenbankabfragen Erstellen von Updates mit Parametereingabe Erstellen von Inserts mit Parametereingabe die Ergebnismenge wird in einem Auswahlfenster angezeigt Rechte für Abfrage für jeden Systembenutzer einstellbar Kopieren der Daten in die Zwischenablage Drag & Drop in andere Applikationen, wie z.b. Microsoft Excel List & Label Ausdruckserstellung für diese Abfragen Ausdrucken der Daten auch in graphischer Form (nur in Verbindung mit dem Modul Vergleichsstatistiken und grafische Auswertungen) grafisches Erstellen von SQL-Abfragen 22 23

14 Datenbankdesigner Der Datenbankdesigner bietet Ihnen die Möglichkeit, das Programm an die Bedürfnisse Ihrer Betriebsorganisation anzupassen ohne den Softwarestandard zu verlassen; d.h. Wartung und Support der Software sind trotz individueller Änderungen gewährleistet. Dazu kommt, dass keine speziellen Programmierkenntnisse Ihrerseits erforderlich sind. Dieses Modul bietet maximale Flexibilität bei enormer Kostenersparnis die Software passt sich den Erfordernissen Ihres Betriebs an. Der Funktionsumfang des Moduls umfasst das Erstellen von neuen Datenbankfeldern und Tabellen, welche miteinander in Beziehung gebracht werden können. Die Felder können als Text, Memo, Ganzzahl, Fließkomma, Datums- oder Ja/Nein-Feld definiert werden. Sie sind somit in der Lage, beispielsweise Felder mit anderen Tabellen oder mit einer SQL-Abfrage zu verknüpfen und Informationen anschließend mittels Auswahlfeld zu selektieren oder Sie können Gültigkeitskalkulationen hinterlegen. Weiters kann die zwingende Eingabe von Daten in den Feldern definiert werden und Sie können zu Ihrer Sicherheit für alle erstellten Felder explizite Zugriffsrechte vergeben. Mit Hilfe dieses vielseitigen Werkzeugs ist es somit grundsätzlich möglich vor Neuanlage, Änderung oder Löschung eines Datensatzes beliebige Funktionen auszuführen bzw. einen SQL-Befehl abzusetzen. Beispielsweise kann bei Neuanlage eines Kunden automatisch ein Termin oder ein Projekt generiert werden. Gestalten Sie mit diesem Modul selbständig Ihr Workflow-Management! Dieses Modul fungiert somit wie ein integriertes Microsoft Access und eröffnet Ihnen damit eine Fülle an Möglichkeiten zur individuellen Anpassung des Programms an Ihre Bedürfnisse. Erstellen von Feldern und Tabellen Anzeigeverknüpfungen mit Tabellen oder SQL-Abfragen Herstellen von Beziehungen zwischen Tabellen und Feldern Absetzen einer frei definierten ausführbaren Funktion bei Neuanlage, Änderung oder Löschung eines Datensatzes Hinterlegen einer Gültigkeitskalkulation pro Feld Vergabe von Rechten für die Betrachtung oder Änderung von Feldern pro Systembenutzer Erstellen von Pflichtfeldern (Eingabe erforderlich) Automatische Generierung von Vorschlagswerten 24 25

15 Telefon Mit dem Modul Telefon können Sie bequem aus dem Programm einen ausgewählten Kunden oder Ansprechpartner anrufen. Sie müssen dazu lediglich die Schaltfläche Telefon betätigen. Zusätzlich ist es möglich zu prüfen, ob die Telefonnummer des eingehenden Gesprächs bereits in der Datenbank vorhanden ist. Sollte dies der Fall sein, so wird automatisch der Kunde geöffnet oder auch der dazugehörige Journaleintrag. Sie können dann hinterlegen, was genau mit dem Kunden besprochen wurde, fertig! Die Zeit läuft dabei automatisch mit. Interessant ist diese Erweiterung insbesondere für jene Firmen, welche ihre Kunden nach der Zeit des telefonischen Aufwands abrechnen. Einwählen direkt über das Eingabefeld für Telefonnummern (auch für Ansprechpartner) Einwählen direkt aus der Kunden/Lieferanten/Adressliste Technische Voraussetzungen Sie können über jede Schnittstelle wählen, die auch über die Wahlhilfe von Windows ansprechbar ist. Dies sind z.b. folgende: Telefonanlage mit einem Telefon mit V24-Schnittstelle Analoges Telefon und Modem (kann nur zum abgehenden Telefonieren verwendet werden!) E-Shop Wie bringe ich meine Artikel ins Internet? fragen sich viele Firmen. Mit dem Modul E-Shop ist der größte Teil dieser Frage schon beantwortet. Im Zusammenhang mit unserem eigenen E-Shop können Sie jene Artikel, bei denen das Feld E-Shop aktiviert ist, auf Knopfdruck in den E-Shop stellen. Weiters können Sie jene Bestellungen, die via Internet geordert wurden, sofort als Rechnung in den UNTERNEHMENSMANAGER importieren. Microsoft SQL Server - Anbindung Die zugrundeliegende Datenbank des UNTERNEH- MENSMANAGERS ist üblicherweise Microsoft Access. Diese Datenbank wurde von uns ausgewählt, da sie kostenlos benutzt werden kann. Falls Sie jedoch in Ihrem Unternehmen mit mehreren Arbeitsplätzen gleichzeitig arbeiten (möchten), so würden wir die Anbindung des Programms an einen Microsoft SQL Server vorschlagen, da es sich hierbei um eine Client-Server Lösung handelt. Das Problem bei Microsoft Access ist, dass es sich um keine Client-Server Datenbank handelt, d.h. der eigene Rechner ist für sämtliche Datenbankverwaltungsaufgaben zuständig. Bei einer Microsoft SQL Server - Anbindung muss der Rechner des einzelnen Teilnehmers lediglich das Programm ausführen und dieser muss sich nicht um die unter Umständen länger andauernden Datenbankverwaltungsaufgaben kümmern. Somit läuft das Programm auf einen Rechner mit einer Microsoft SQL Server - Anbindung schneller und stabiler. ISDN-Karten mit entsprechender Software ISDN-Telefone mit V24-Schnittstelle Konfigurationen, die einen TAPI-Treiber zur Verfügung stellen Annahme der hereinkommenden Gespräche über ein Call Center. E-Shop Abgleich mit unserem hauseigenen E-Shop - Upload des Artikeldaten - Download der Bestellungen (Import als Auftrag, Lieferschein oder Rechnung) Exportieren der Artikeldaten, deren Feld E-Shop aktiviert ist, in folgende Dateitypen: - XML - TXT Anbindung des UNTERNEHMENSMANAGER an einen Microsoft SQL Server 7 und Microsoft SQL Server 2000 Übernahme der Daten aus einer bestehenden Microsoft Access Datenbank Verwaltung der Benutzer direkt aus dem Programm Verwaltung der Rechte direkt aus dem Programm Anbindung an den E-Shop der Firma UTA 26 27

16 Datenbankmanager Zu guter Letzt Beim Installationspaket des UNTERNEHMENSMA- NAGER wird standardmäßig die MSDE (Microsoft Data Engine) mitgeliefert, dies ist ein kompletter SQL Server, allerdings ohne Client-Tools. Weitere Einschränkungen sind: Zugriff von max. 5 Benutzer gleichzeitig Max. Größe einer Datenbank: 2 GB Für Kleinbetriebe ist diese MSDE absolut zu empfehlen, vorwiegend aufgrund der Tatsache, dass die MSDE gratis mit unserem Installationspaket mitgeliefert werden kann. Aufgrund des Problems, dass standardmäßig keine Sicherungsmöglichkeiten für MSDE Datenbanken vorhanden sind, haben wir den Datenbankmanager entwickelt. Mit diesem können Sie Datenbanken sichern rücksichern komprimieren defragmentieren. Ein absolutes Muss für jeden MSDE Anwender. Wir hoffen Ihnen mit dieser Beschreibung einen guten Überblick über den Programmumfang bzw. die einzelnen Funktionen und Module vermittelt zu haben! Scheuen Sie sich bitte nicht, bei offenen Fragen uns zu kontaktieren! Wir freuen uns über Ihre Anfragen! Sie können uns entweder telefonisch unter +43 (7752) erreichen oder senden Sie uns eine an office@globesystems.net. Datenabgleich Firmenleitbild Ein Datenabgleich, so einfach und schnell als möglich, dies war unser Hauptziel, als wir den Datenabgleich entworfen und entwickelt haben. Dieses Ziel haben wir schlussendlich auch erreicht. Mit dem Datenabgleich können z.b. Aussendienstmitarbeiter ihre Angebote bei Messen schreiben. Nach Beendigung der Messe können die diversen Angebote und neuen Interessenten in einfacher Art und Weise in die Hauptdatenbank importiert werden. Weiters können mit dem Datenabgleich auch Filiallösungen abgedeckt werden. Abgleich zwischen jeder Datenbankart (Microsoft Access und Microsoft SQL Server) Synchronisation der Lagerdaten Datenaustausch mit gezippten XML-Dateien (wenig Speicherbedarf) Datenabgleich auch über Verzeichnisse nur 2 Programme: Import.exe und Export.exe Schnelle Konfiguration Automatischer Abgleich zu bestimmten Zeiten in Verbindung mit den geplanten Tasks von Microsoft Windows Die Firma globesystems Business Software GmbH und ihre Produkte lassen sich anhand folgender Stichworte beschreiben: Vertrieb von innovativer, benutzerfreundlicher und branchenunabhängiger Software durch ein heimisches Softwareunternehmen Rasche Einführung des Systems in das Unternehmen, daher geringe Einführungskosten Exzellentes Preis / Leistungsverhältnis Keine Insellösungen, sondern Vernetzung der Abteilungen untereinander Niedrige laufende Softwarekosten Permanente Programmwartung und -pflege Schnelles Umsetzen von Kundenwünschen langjährige Erfahrung in der Softwarebranche umfassende Beratung & Schulung Ein umfangreiches und gut geschultes Händlernetz Supportunterstützung durch Profis Kein im Stichlassen des Kunden bei Problemen Eine Vielzahl zufriedener Kunden, die unser umfassendes Produkt- Support- und Schulungskonzept bestätigen Die Umsetzung und Aufrechterhaltung oben angeführter Punkte und ihrer Verknüpfung untereinander ergibt unser Firmenleitbild - die globebox, das Garantie- und Unterstützungspaket für unsere Kunden und Händler. Da wir stets bemüht sind, unsere Philosophie Tag für Tag umzusetzen, werden Sie als Kunde oder Händler eine hohe Zufriedenheit durch unsere Software erfahren und gerne mit uns zusammenarbeiten. Wenn wir Ihr Interesse geweckt haben, so nehmen Sie doch Kontakt mit uns oder mit einem unserer Fachhändler Ihrer Wahl auf - oder besuchen Sie uns im Internet. Wir möchten Ihnen gerne zeigen, wie Sie Ihren Unternehmenserfolg durch den Einsatz unserer Software noch weiter steigern können. Dies können wir Ihnen - mit allem was dazugehört - zu einem fairen Preis anbieten. Ihr globesystems-team Datenabgleich auch über einen FTP Server Enorm schneller Datenaustausch 28

17 Hannesgrub 26 AT-4910 Tumeltsham Tel.: +43 (77 52 ) Fax: +43 (77 52 ) Mail: office@globesystems.net Home: globesystems Business Software GmbH.