Steuerbegünstigte Zuwendungen an Arbeitnehmer

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1 Steuerbegünstigte Zuwendungen an Arbeitnehmer 1. Mini-Job 2. Geschenke zum besonderen Anlass 3. Benzingutschein, Sachbezug bis Zuschuss Fahrten Wohnung Arbeitsstätte 5. Erholungsbeihilfe 6. Internet 7. Betriebsveranstaltungen 8. Reisekostenersatz 9. Sonstiges Arbeitslohn ist grundsätzlich lohnsteuer- und sozialabgabenpflichtig. Es gibt aber einige Möglichkeiten, Arbeitnehmern etwas steuer- und sozialabgabenfrei zukommen zu lassen. Mit Hilfe dieser wenigen Möglichkeiten kann z. B. auch eine deutliche Erhöhung der Grenze für Geringverdiener erreicht werden. Arbeitgeberkosten 121 Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung Bruttolohnerhöhung 100 Lohnsteuer, Arbeitnehmeranteil Sozialversicherung Nettolohnerhöhung 60 Performance: 49,5 % des Arbeitsgeberaufwands kommen beim Arbeitnehmer an Internet: 1

2 2. Mini-Jobs Eine geringfügige Beschäftigung ist bis zu einem Höchstbetrag von 400 monatlich möglich. Überschreitet das regelmäßige Arbeitsentgelt 400, so tritt Versicherungspflicht ein. Dagegen führt ein nur gelegentliches und nicht vorhersehbares Überschreiten der Geringfügigkeitsgrenze nicht zur Versicherungspflicht. Als gelegentlich ist dabei ein Zeitraum von bis zu zwei Monaten innerhalb eines Jahres anzusehen. Unvorhersehbar ist z. B. eine Überschreitung wegen Krankheitsvertretung. In einem solchen Fall könnten also auch einmal Monatslohn zu den Abgabesätzen einer geringfügigen Beschäftigung abgehandelt werden. Die Pauschalabgabe, bestehend aus Renten- und Krankenversicherung sowie pauschaler Lohnsteuer, beträgt grundsätzlich 30 %. Lediglich bei einer geringfügigen Beschäftigung im Privathaushalt ermäßigt sich die Pauschalabgabe auf 12 %. Bei ein und demselben Arbeitgeber kann es nicht gleichzeitig eine Hauptbeschäftigung und eine geringfügige Beschäftigung geben. Dagegen kann ein Arbeitnehmer durchaus mehrere Mini-Jobs haben, wenngleich der Arbeitslohn aus diesen mehreren geringfügigen Beschäftigungen in der Summe 400 nicht übersteigen darf. Gegebenenfalls muss der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber gegenüber bestätigen, dass seine mehreren Mini-Jobs in Summe die Grenze nicht überschreiten. Geht der Arbeitnehmer aber einer Hauptbeschäftigung nach, so darf er nur einen Mini-Job und nicht mehrere haben. Es gilt das Müller-Prinzip. Nach dem sog. Nachweisgesetz muss der Arbeitgeber bei Teilzeitkräften spätestens einen Monat nach Beginn des Arbeitsverhältnisses die wesentlichen Vertragsbedingungen schriftlich niederlegen, unterschreiben und aushändigen. Am besten wird ein schriftlicher Arbeitsvertrag geschlossen. Einen Muster-Arbeitsvertrag für eine geringfügige Beschäftigung können Sie bei uns anfordern oder downloaden. Abgabenbelastung 120 = 30% Mini-Job bis 400 Performance: 77% des Arbeitgeberaufwands kommen beim Arbeitnehmer an Internet: 2

3 3. Geschenke zum besonderen Anlass Aufmerksamkeiten in Form von Sachzuwendungen aus Anlass eines besonderen persönlichen Ereignisses stellen bis zu einem Wert von 40 (inkl. Umsatzsteuer) keinen Arbeitslohn dar. Ein solcher besonderer Anlass sind z. B. Geburtstag, Jubiläum oder Heirat. Geldzuwendungen dagegen, und sind sie noch so klein, sind stets Arbeitslohn. Die 40 - Grenze ist eine Freigrenze. Wird sie überschritten, ist der gesamte Wert steuerpflichtiger Arbeitslohn. Sachzuwendungen sind z. B. Blumen, Buch, DVD oder ähnliches. Keine steuerpflichtige Barzuwendung liegt vor, wenn der Arbeitgeber den Arbeitnehmer ein Geschenk aussuchen lässt und ihm die Kosten hierfür erstattet oder einen Gutschein mit Eurobetrag aushändigt. Die Kombination von Aufmerksamkeit und Sachbezug ist in ein und demselben Monat möglich. Geburtstagsgeschenk 96 % Regel Benzingutschein bis 40 bis 44 Performance 100% 100% Internet: 3

4 4. Sachbezug bis 44 Zum Arbeitslohn zählen alle Einnahmen, die in Geld oder Geldeswert bestehen. Geldwerte Vorteile können z. B. sein Wohnung, Mahlzeiten, Waren, Dienstleistungen und sonstige Sachbezüge. In der Praxis hat sich als praktikabelste und jeden Monat wiederholbare Möglichkeit die Ausstellung von Waren-, oder insbesondere Benzingutscheinen, erwiesen. Die 44 - Grenze wird aus Vereinfachungsgründen nach der sog. 96 %-Regelung betrachtet, das heißt der Mitarbeiter darf im Falle einer Gutscheinerteilung ohne Eurobetrag (Gutschein über 30L Diesel) bis zu einem Betrag von 45,80 tanken, damit nach Abzug dieses Puffers die Grenze von 44 nicht überschritten wird. Wir empfehlen jedoch, dies den Mitarbeitern nicht mitzuteilen und die Grenze nicht bis auf den letzten Cent auszureizen. Tankt der Mitarbeiter auch nur einen Cent zu viel, ist die Lohnsteuer- und Sozialabgabenfreiheit wegen Überschreitens der Freigrenze verloren. Der Bewertungsabschlag von 4% gilt nicht beim Tanken ohne Gutschein oder bei Geldhingabe mit Verwendungsauflage. Doch nun im Einzelnen zum Sachbezug durch Warengutschein: Der Sachbezug Benzin war nach früherer Auffassung nur dann bis zu einem Betrag von monatlich 44 lohnsteuer- und sozialabgabenfrei, wenn folgende Voraussetzungen vorlagen: Die Leistung muss genau bezeichnet werden, z. B. 30 Liter Superbenzin. Ein begünstigter Sachbezug liegt nicht vor, wenn die Tankstelle die getankten Liter auf einem Blankogutschein des Arbeitgebers einträgt. Die auf dem Gutschein genannte Warenmenge x Preis darf die Freigrenze von 44 im Zeitpunkt der Übergabe des Gutscheins (!) an den Arbeitnehmer nicht übersteigen. Auf dem Warengutschein darf kein Euro-Betrag genannt sein, wie z. B. Superbenzin für 44 oder 30 Liter Superbenzin, max. 44. Der Gutschein muss bei einer bestimmten Tankstelle eingelöst werden, die mit dem Arbeitgeber unmittelbar abrechnet. Kann der Arbeitnehmer die Tankstelle selbst auswählen, oder bezahlt der Arbeitgeber den Kraftstoff und lässt sich den Betrag vom Arbeitgeber erstatten, so liegt steuerpflichtiger Barlohn vor. Internet: 4

5 Was sagt die neueste Rechtsprechung und Verwaltungsmeinung zum Thema Barlohn oder Sachbezug? Barlohn oder steuerbefreiter Sachbezug? In drei kürzlich entschiedenen Streitfällen hatten Arbeitnehmer neben ihrem Gehalt noch andere Leistungen bekommen. So durften diese in einem Fall auf Kosten des Arbeitgebers gegen Vorlage einer Tankkarte bei einer bestimmten Tankstelle bis zu einem Höchstbetrag von 44 EUR im Monat tanken (Az.: VI R 27/09). In einem weiteren Fall hatten die Arbeitnehmer die Möglichkeit, mit Benzingutscheinen bei einer Tankstelle ihrer Wahl 30 Liter Treibstoff zu tanken und die Kosten hierfür ihrem Arbeitgeber in Rechnung zu stellen (Az.: VI R 41/10). Im dritten Fall erhielten die Arbeitnehmer an ihrem Geburtstag einen Geschenkgutschein einer großen Einzelhandelskette im Wert von 20 EUR (Az.: VI R 21/09). In allen Fällen qualifizierten die Finanzbehörden die erbrachten Arbeitgeber- Leistungen als steuerpflichtigen Barlohn, für den die Bagatellgrenze von 44 EUR/Monat nicht gilt. Sie forderten die nicht abgeführte Lohnsteuer vom jeweiligen Arbeitgeber nach. Die hiergegen gerichteten Klagen hatten in erster Instanz keinen Erfolg. Der BFH dagegen hob die Urteile auf und gab sämtlichen Klagen statt. Nach Auffassung der Richter entscheidet sich die Frage, ob Barlohn oder ein Sachbezug vorliegt, nach den arbeitsvertraglichen Vereinbarungen. Entscheidend sei, welche Leistung der Arbeitnehmer vom Arbeitgeber beanspruchen kann. Kann der Arbeitnehmer lediglich die Sache selbst und nicht das Geld beanspruchen, komme eine Steuerbefreiung für Sachbezüge in Betracht. Unerheblich sei hierbei, ob der Arbeitgeber zur Erfüllung dieses Anspruchs selbst tätig werde oder dem Arbeitnehmer gestatte, auf seine Kosten die Sachen bei einem Dritten zu erwerben. Deshalb lägen Sachbezüge auch dann vor, wenn der Arbeitgeber seine Zahlung an den Arbeitnehmer mit der Auflage verbindet, den empfangenen Geldbetrag nur in einer bestimmten Weise zu verwenden. Seine bisher anders lautende Rechtsprechung, wonach zweckgebundene Zuschüsse des Arbeitgebers stets als steuerpflichtiger Barlohn anzusehen seien (Urteil vom VI R 51/03), gab das Gericht damit auf. Die Finanzverwaltung hat sich der neuesten Rechtsprechungserkenntnis gebeugt. Internet: 5

6 So können z. B. Geschenkgutscheine der Werbegemeinschaft Simmern attraktiv e.v. an Mitarbeiter steuerfrei geschenkt werden, auch wenn sie auf einen Geldbetrag lauten und nicht auf den Bezug einer bestimmten Ware ausgestellt sind. Sie können einem Arbeitnehmer auch monatlich 44 in bar aushändigen mit der schriftlichen Auflage, es für einen bestimmten Sachbezug (Kauf Benzin oder Einkauf im Supermarkt) zu verwenden. Bitte kontrollieren Sie die Mittelverwendung. Beachten Sie bitte, dass eine Gehaltsumwandlung zwar nicht die Lohnsteuerfreiheit, aber die Sozialversicherungsfreiheit ausschließt. 5. Zuschuss Fahrten Wohnung - Arbeitsstätte Nachdem das Bundesverfassungsgericht im Dezember 2008 entschieden hat, dass die Entfernungspauschale bereits ab dem ersten Entfernungskilometer zu gewähren und die gegenteilige gesetzgeberische Regelung verfassungswidrig ist, ist der Weg wieder frei für eine vollumfängliche Bezuschussung der Arbeitnehmerfahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte. Dazu ein Beispiel: Ihr Arbeitnehmer fährt täglich von Simmern nach Kastellaun. Die Entfernung beträgt 15 Kilometer. Er legt die Strecke an 220 Arbeitstagen zurück und kann bei seiner Einkommensteuererklärung hierfür 0,30 als Werbungskosten geltend machen. Dies summiert sich in einem Jahr auf einen Betrag 990 bzw. monatlich 82,50. In dieser Höhe kann der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer einen Zuschuss gewähren ohne Belastung mit Sozialversicherung. Der Vorteil kommt brutto für netto beim Arbeitnehmer an. Der Arbeitgeber trägt die pauschale Lohnsteuer in Höhe von 15 % zzgl. Soli und Kirchensteuer, so dass dies den Arbeitgeber 13,84 kostet. Bei einem monatlichen Arbeitgeberaufwand von 96,44 kommen 82,50 netto beim Arbeitnehmer an. Ein kleiner Nachteil beim Arbeitnehmer ist die Tatsache, dass er seine Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte in seiner Einkommensteuererklärung nicht mehr als Werbungskosten geltend machen kann. Angesichts eines Freibetrages von verpuffen allerdings in den meisten Fällen ohnehin die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte, so sie denn die Grenze von 15 Kilometer nicht überschreiten. Im Übrigen überwiegt der Vorteil der Sozialversicherungsfreiheit eventuelle Nachteile. Internet: 6

7 Um einmal aus der anderen Perspektive die Angelegenheit zu betrachten, unterstellen wir im Folgenden, der Arbeitgeber möchte dem Arbeitnehmer eine Netto-Lohnerhöhung von 82,50 im Monat zuwenden. Dies würde eine Lohnerhöhung um Brutto 137,50 voraussetzen und den Arbeitgeber 166,50 kosten. Die Ersparnis des Arbeitgebers beträgt also bei einer Bezuschussung der Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte 70 pro Arbeitnehmer und Monat. Auch hier gilt, dass der Vorteil der Sozialversicherungsfreiheit im Falle einer Gehaltsumwandlung verloren geht. Pauschalierte LSt incl. Soli + KiSt 169 = 16,9% Jahreswert Performance 85,5 % 6. Erholungsbeihilfe Der Arbeitgeber hat die Möglichkeit, seinem Arbeitnehmer jährlich bis zu 156, für dessen Ehegatten weitere 104 und für dessen Kinder jeweils 52 als Erholungsbeihilfe zuzuwenden. Diese kommen brutto für netto beim Arbeitnehmer an. Der Arbeitgeber entrichtet hierauf eine Pauschalsteuer von 25 % zzgl. Soli und Kirchensteuer, so dass er mit 28,13 % belastet ist. Dazu ein Beispiel: Ihr Arbeitnehmer ist verheiratet und hat zwei Kinder. Er kann jährlich bis zu 364 an Erholungsbeihilfe vom Arbeitgeber bekommen. Der Arbeitgeber trägt die hierauf lastende pauschale Lohnsteuer (28,13 %) in Höhe von 102. Vorausgesetzt ist, dass die Erholungsbeihilfe im zeitlichen Zusammenhang mit dem Urlaub ausgezahlt wird. Dieser Zusammenhang ist gewahrt, wenn die Auszahlung drei Monate vor oder drei Monate nach dem Urlaubsantritt ausgezahlt wird. Internet: 7

8 7. Internet Der Arbeitgeber hat die Möglichkeit, seinem Arbeitnehmer Barzuschüsse zu dessen privater Internetnutzung zu gewähren. Die Pauschalierungsmöglichkeit mit 25 % Lohnsteuer plus Soli und Kirchensteuer (gesamt 28,13 %) hängt nicht davon ab, ob der Arbeitnehmer den privaten PC mit Internetanschluss auch für berufliche Zwecke nutzt. Voraussetzung der Pauschalierungsmöglichkeit ist lediglich das Vorhandensein eines internetfähigen PCs. Zu den pauschalierungsfähigen Aufwendungen gehören die laufenden Kosten wie Grundgebühr, Monatsgebühren oder Flatrate, aber auch Barzuschüsse zu den Einrichtungskosten für den Internetzugang (ISDN-Anschluss). Soweit der Zuschuss 50 im Monat nicht übersteigt, sind die Anforderungen an den Nachweis der Kosten gering. Nach den derzeit gültigen Lohnsteuerrichtlinien genügt eine Erklärung des Arbeitnehmers, das und in welcher Höhe ihm Aufwendungen für die Internetnutzung entstehen. Hat der Arbeitnehmer eine falsche Erklärung abgegeben, droht dem Arbeitgeber keine Haftung. Dennoch empfehlen wir nachdrücklich, von diesem Instrument nur in einer Höhe Gebrauch zu machen, die plausibel ist. Nach den derzeitigen Preisen sind monatliche Internetkosten von 50 eher unwahrscheinlich. Eine entsprechende Muster-Erklärung Ihres Arbeitnehmers senden wir Ihnen gerne auf Anfrage zu. Voraussetzung für die Pauschalierungsmöglichkeit ist die Gewährung zusätzlich zum Arbeitslohn, so dass Gehaltsumwandlungen ausscheiden. 8. Betriebsveranstaltungen Typische Betriebsveranstaltungen sind die Weihnachtsfeier oder ein Betriebsausflug. Dazu zählen auch Jubiläumsfeiern von Angestellten. Es dürfen im Jahr nicht mehr als zwei Betriebsveranstaltungen stattfinden, wobei die dritte und jede weitere steuerpflichtig sind. Der Arbeitgeber hat allerdings ein Wahlrecht, für welche Betriebs-veranstaltung er die Steuerfreiheit in Anspruch nimmt. Die Summe aller Kosten der Betriebsveranstaltung (brutto) wird durch die Anzahl der Teilnehmer geteilt und darf den Betrag von 110 nicht überschreiten. Es handelt sich um eine Freigrenze, so dass eine auch nur geringfügige Überschreitung zur vollen Abgabenpflicht führt. Allerdings kann im Falle des Überschreitens eine Pauschalierung der Lohnsteuer mit 25 % zzgl. Soli und Kirchensteuer durchgeführt werden, wobei die Zuwendung in der Sozialversicherung beitragsfrei sind. Dies ist eine lohnende Alternative für den Fall, dass sich die Mitarbeiter ganz besonders um das Unternehmen verdient gemacht haben. Nehmen Angehörige der Arbeitnehmer teil wie beispielsweise Ehefrauen oder Kinder, so sind die auf diese Personen entfallenden Anteile dem Arbeitnehmer wie eigene zuzurechnen. Internet: 8

9 9. Reisekostenersatz a) Regelmäßige Arbeitsstätte Die Frage, ob Reisekosten angesetzt werden können oder doch nur die Entfernungspauschale, ist für den Arbeitnehmer von erheblicher Bedeutung. Während bei der Entfernungspauschale 0,30 EUR pro Entfernungskilometer (also die Kilometer einer einfachen Fahrt von der Wohnung zum Arbeitsplatz) angesetzt werden können, werden bei den Reisekosten 0,30 EUR pro tatsächlich gefahrenen Kilometer berücksichtigt. Zudem besteht bei den Reisekosten die Möglichkeit (zumindest in den ersten drei Monaten) Verpflegungsmehraufwendungen steuermindernd geltend zu machen. Ebenso sind weiterhin beispielsweise Parkgebühren absetzbar, während diese ansonsten über die Entfernungspauschale für Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb abgegolten sind. In der Praxis ist es daher wichtig, ob Fahrten unter die Entfernungspauschale fallen oder als Reisekosten behandelt werden können. Die Entfernungspauschale greift insbesondere, wenn Fahrten zur regelmäßigen Arbeitsstätte steuerlich berücksichtigt werden sollen. Der Verwaltungsmeinung folgend liegt eine regelmäßige Arbeitsstätte immer dann vor, wenn die Arbeitsstätte der ortsgebundene Mittelpunkt der dauerhaft angelegten beruflichen Tätigkeit des Arbeitnehmers ist. Die Finanzverwaltung unterschied bis Anfang 2010 dabei nicht danach, ob es sich bei dieser Arbeitsstätte um eine Einrichtung des Arbeitsgebers handelt oder beispielsweise der Arbeitnehmer jeden Morgen zu einem Kunden des Arbeitgebers fährt. Dieser, für den Arbeitnehmer nachteiligen Auffassung, widersprach zum zweiten Mal der Bundesfinanzhof (BFH) in seiner Entscheidung vom (Az: VI R 21/08). Schon im Leitsatz stellen die Richter in aller Deutlichkeit fest: "Die betriebliche Einrichtung eines Kunden des Arbeitgebers ist keine regelmäßige Arbeitsstätte ( ). Die Vorschrift kommt demnach auch dann nicht zur Anwendung, wenn ein Arbeitnehmer bei einem Kunden des Arbeitgebers längerfristig eingesetzt ist ( ).". Damit bestätigt der BFH sein Urteil vom (Az: VI R 21/07). Wir merken uns: Es gibt keine regelmäßige Arbeitsstätte beim Kunden. Die Finanzverwaltung macht Ausnahmen hiervon lediglich für Leiharbeitnehmer und Outsourcing-Fälle. Es kann auch nur eine regelmäßige Arbeitsstätte geben, dazu Fallbeispiel Distriktleiterin mit 15 Filialen / mit einer Haupt- und mehreren Nebenfilialen. Tipp Da die Rechtsprechung und Verwaltungsauffassung rückwirkend anzuwenden ist, sollten Sie prüfen, ob frühere Bescheide noch änderbar sind und hier anstelle der Entfernungspauschale die höheren Reisekosten angesetzt werden können. Tipp Nutzt der Arbeitnehmer einen Firmenwagen, so fällt nach der günstigeren Rechtsansicht kein geldwerter Vorteil (FWA) an. Internet: 9

10 b) Verdoppelung Der Arbeitgeber kann seinen Arbeitnehmern abgabenfreie Verpflegungsmehraufwendungen zuwenden, und zwar bei einer Abwesenheit von 8 bis 14 Stunden 6 von 14 bis 24 Stunden 12 und bei ganztätiger Abwesenheit 24. Wir wollen auf die Möglichkeit hinweisen, dass der Arbeitgeber unter Übernahme der pauschalen Lohnsteuer (25 % zzgl. Soli und Kirchensteuer) die Möglichkeit hat, diese Beträge zu verdoppeln. Dazu ein Beispiel: Die Mitarbeiter des Unternehmens sind zu einem dreitägigen Fortbildungsseminar abgeordnet. Am ersten Tag starten sie um Uhr und sind am dritten Tag um Uhr zurück. Der Arbeitgeber kann dann für den ersten Tag, da über 14 Stunden, 12 zuwenden, für den zweiten Tag 24 und für den dritten Tag noch einmal 12, insgesamt also 48. Diese 48 kann der Arbeitgeber auf 96 verdoppeln unter Übernahme der auf den zweiten 48 lastenden 25 %-igen Lohnsteuer, was ihn 13,50 kostet. Er kann also dem Arbeitnehmer 96 zuwenden bei zusätzlichen Kosten von 13,50. Reisekosten legen definitionsgemäß nur dann vor, wenn diese außerhalb der regelmäßigen Arbeitsstätte stattfinden. Bei einer Inhouse-Schulung ginge dies also nicht. 10. Sonstiges Neben den hier vorgestellten Möglichkeiten gibt es noch eine ganze Reihe anderer, die wir hier aus Platz- und Zeitgründen nicht darstellen konnten. Dennoch seien sie stichwortartig erwähnt: - Arbeitskleidung, soweit private Nutzung ausgeschlossen werden kann - Beihilfe im Krankheits- oder Unglücksfall (bis zu 600 ) - Belegschaftsrabatte (bis ) - Arbeitgeberdarlehen (Freigrenze ); steuerpflichtig ist der Unterschiedsbetrag zwischen marktüblichem Zinssatz (auch Internetbanken) und Arbeitgeberkonditionen, 44 Freigrenze anwendbar - Gesundheitsvorsorgeförderung, allerdings nicht die Übernahme von Beiträgen zum Sportverein oder Fitness-Studio, wohl dagegen Rückenschule - verbilligte Mahlzeiten (Ausgabe von Essensmarken) Internet: 10

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