1 Grundbedienung In diesem Kapitel lernen Sie, wie...

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1 1 Grundbedienung In diesem Kapitel lernen Sie, wie... Sie das Programm starten und beenden, Sie das Hauptnavigationsmenü bedienen, das Programm Zentrale aufgebaut ist, Sie Menüs aufrufen und bedienen, Sie mit dem Hilfssystem in Lexware umgehen. 23

2 1 Grundbedienung 1.1 Programm starten und beenden Lexware professional starten Unter Windows 10 klicken Sie im Startmenü auf Lexware Lexware professional. Sie befinden sich auf der Desktop Oberfläche von Windows: 1 Klicken Sie auf die Windows-Startschaltfläche, anschließend auf Alle Programme Lexware und zuletzt auf den Eintrag Lexware professional oder tippen Sie in das Suchfeld des Startmenüs die ersten Zeichen des Programms Lexware ein und klicken Sie dann auf Lexware professional. Tipp: Alternativ können Sie das Programm mit einem Doppelklick über das Symbol auf der Desktopoberfläche starten. 2 Es wird zunächst das Anmeldefenster für die Benutzeranmeldung angezeigt. Je nach Installationsart, Mehrbenutzeroberfläche oder Einzelplatzversion erhalten Sie von der Administration einen Benutzernamen und ein individuelles Kennwort. In der Einzelplatzversion ist kein zusätzlicher Benutzername erforderlich und Sie melden sich als Supervisor ohne Kennwort an. In unserer Übungsfirma arbeiten wir in einer Einzelplatzversion ohne Benutzernamen und Kennwörter. Bestätigen Sie daher einfach die Eingabe, indem Sie auf die Schaltfläche OK klicken. Bild 1.1 Anmeldung 3 Klicken Sie dann auf den Eintrag Musterfirma verwenden. Die Startseite von Lexware 2016 professional mit dem Datenbestand der Musterfirma wird angezeigt. Die wichtigsten Funktionen erreichen Sie von hier aus direkt über die großen Schaltflächen (Bild 1.2). 24

3 4 Grundbedienung buchhalter pro 4.1 Wechsel zwischen Zentrale und dem Programm buchhalter pro Nachdem die Übungsfirma Cornwig e.k. angelegt wurde, kann anschließend mit dem Programm buchhalter pro gearbeitet werden. Um zwischen dem Programm Zentrale und dem Programm buchhalter pro zu wechseln, gehen Sie wie folgt vor: 1 Wählen Sie den Menübefehl Datei Anwendungen Buchhaltung oder klicken Sie auf das Symbol Buchhaltung Zur Startseite oder klicken Sie im Hauptnavigationsmenü im Bereich Buchhaltung auf den Eintrag Startseite. Bild 4.1 Symbol Buchhaltung - Zur Startseite Bild 4.2 Hauptnavigation Bild 4.3 Startseite buchhalter pro Ergebnis: Die Startseite buchhalter pro wird angezeigt. Gleichzeitig werden über das Programm Lexware Scout Überprüfungen der Konten vorgenommen. Um zurück zum Programm Zentrale zu wechseln, gehen Sie wie folgt vor: 78

4 Wechsel zwischen Zentrale und dem Programm buchhalter pro 2 Wählen Sie den Menüpunkt Datei Anwendungen Zentrale oder klicken Sie im Hauptnavigationsmenü im Bereich Zentrale auf den Eintrag Startseite. Die Startseite der Zentrale wird angezeigt. Tipp: Sie können auch schnell zwischen den beiden Programmteilen wechseln, indem Sie den Menübefehl Fenster und anschließend das aufzurufende Programm anklicken. Bild 4.4 Menü Fenster Buchhalter beenden Um das Programm buchhalter pro zu beenden, wählen Sie den Menüpunkt Datei Schließen oder klicken Sie auf den Menübefehl Fenster Alle schließen. Das Programm buchhalter pro wird geschlossen und es wird nur noch das Programm Zentrale angezeigt. Übung: Programmwechsel Wechseln Sie von der Zentrale zur Startseite buchhalter pro. 79

5 4 Grundbedienung buchhalter pro 4.2 Aufbau der Startseite buchhalter pro Bild 4.5 Startseite Beim Öffnen des Programms wird zunächst die Startseite buchhalter pro angezeigt. Die wichtigsten Funktionen erreichen Sie sofort über die großen Symbole. Sobald Sie die Maus über eine dieser Flächen bewegen (Mouse-over Menü) z. B. auf Buchung erfassen, wird diese orange und listet die dahinter liegenden Funktionen auf. Menüleiste Hauptnavigation ein- bzw. ausblenden Symbolleiste Startseite buchhalter pro Das Info Center informiert Sie automatisch über alle Neuigkeiten zu Ihrem Programm. Haben Sie Lexware buchhalter pro oder Lexware warenwirtschaft pro installiert, werden Ihnen zusätzlich die vorhandenen Termine und Aufgaben angezeigt. Business Cockpit gibt einen Überblick über einige wesentliche Zahlen, die aus Aufträgen resultieren. Lexware Scout sorgt dafür, dass alle angelegten Daten schlüssig sind. Plausibilitätsprüfungen im Hintergrund weisen darauf hin, wenn Probleme bestehen oder Daten unvollständig sind. 80

6 Anpassen der Startseite buchhalter pro 4.3 Anpassen der Startseite buchhalter pro Die Startseite der Buchhaltung lässt sich individuell an Ihre Bedürfnisse anpassen. Dazu finden Sie am unteren Bildschirmrand einen Link, über den Sie zusätzliche Funktionen in den Startbildschirm aufnehmen. 1 Klicken Sie auf der Startseite auf den Link Klicken Sie hier. Das Dialogfenster Weitere Funktionen mit zusätzlichen Funktionen wird geöffnet. Bild 4.6 Weitere Funktionen 2 Aktivieren Sie per Mausklick - wie in der rechten Abbildung zu sehen - die Kontrollkästchen der Einträge Belegnummernkreise definieren und Kontenplan bearbeiten. 3 Klicken Sie auf die Schaltfläche OK, um die geänderten Einstellungen der Startseite zu übernehmen. Auf der Startseite werden nun, zusätzlich zu den bereits vorhandenen Funktionen, Belegnummernkreis definieren und Kontenplan bearbeiten angezeigt. Bild 4.7 Angepasste Startseite 4 Testen Sie das Ergebnis und klicken Sie auf den Link Kontenplan bearbeiten. Es werden alle hinterlegten Konten aus dem Kontenrahmen SKR04 angezeigt (Bild 4.8). Schließen Sie das Fenster wieder, indem Sie rechts oben auf Schließen klicken. Bild 4.8 Kontenverwaltung Bild 4.9 Belegnummernkreise 81

7 6 Stammdaten Debitoren und Kreditoren In diesem Kapitel erfahren Sie, wie Sie... Kunden (Debitoren) in Lexware buchhalter pro anlegen, Kundendaten bearbeiten, die Geschäftspartnerliste Debitoren aufrufen und drucken können, Lieferanten (Kreditoren) in Lexware buchhalter pro anlegen, Lieferantendaten bearbeiten, die Geschäftspartnerliste Kreditoren aufrufen und drucken können. 109

8 6 Stammdaten Debitoren und Kreditoren 6.1 Kunden (Debitoren) anlegen Grundlagen Mit der Anlage eines Kunden (Debitoren) in den Stammdaten entsteht ein Personenkonto, das bebucht werden kann. Die Debitorenkonten werden zwar gebucht, ihre Saldi aber über Sammelkonten abgeschlossen. Es sind die Sachkonten 1200 ff. Forderungen aus Lieferungen und Leistungen. Das Sammelkonto ist im Kontenplan standardmäßig bereits als Sachkonto angelegt. Debitorenkonten sind noch nicht angelegt, sie müssen erst im Kontenplan hinterlegt werden. Jeder Kunde erhält somit ein eigenes, persönliches Konto, auf dem seine gesamten Umsätze gebucht werden. Hinweis: Die Kundenkonten (Debitoren) liegen in den meisten Kontenrahmen im Bereich der Kontennummern bis Ausgangssituation: Für unseren Mandanten Firma Matthias Cornwig e.k. Deckenplatten soll der erste Kunde (Debitor) angelegt werden. Es handelt sich um den Kunden Holger Beerwald aus Rheinbach. Bild 6.1 Startseite: Kontenplan bearbeiten So gehen Sie beim Anlegen des ersten Kunden vor: Wählen Sie den Menüpunkt Verwaltung Kontenverwaltung oder klicken Sie auf den Eintrag Kontenplan bearbeiten auf der Startseite buchhalter pro. Das Fenster Kontenverwaltung wird geöffnet. Bild 6.2 Kontenverwaltung 110

9 Kunden (Debitoren) anlegen Kundenkonto erstellen 1 Um das Kundenkonto für den Kunden Beerwald zu erstellen, klicken Sie auf den Eintrag Debitoren und anschließend auf die Schaltfläche Neu oder klicken Sie mit der rechten Maustaste in den leeren Kontenbereich und wählen Sie Konto neu. Bild 6.3 Debitoren: Konto neu Der Kontenassistent von Lexware buchhalter pro wird angezeigt. Bild 6.4 Kontenassistent 2 Klicken Sie unter Kategorie auf den Dropdown-Pfeil und wählen Sie anstelle von Anlagevermögen den Eintrag Debitoren aus. Bild 6.5 Kundenkonto Debitoren erstellen Kategorie Debitoren Kontonummer und Kontoname 3 Geben Sie unter Vorschlagswerte Neues Konto im Feld Kontonummer die Debitorennummer und im Feld Kontoname Beerwald Holger, Rheinbach ein (Bild 111

10 Aufbau der Buchungsmaske Verwerfen Löschen Ende Über die Schaltfläche Verwerfen können Sie die Buchungsmaske leeren. Die Daten werden entfernt und die Maske steht anschließend für eine neue Buchung bereit. Beim Stapelbuchen steht Ihnen die Schaltfläche Löschen zur Verfügung. Der im Augenblick im Zugriff befindliche Buchungssatz wird gelöscht. Wenn Sie den Buchungsmodus Dialogbuchen ausgewählt haben, steht anstatt des Befehls Löschen die Schaltfläche Stornieren zur Verfügung. Mit der Schaltfläche Ende beenden und schließen Sie die Buchungsmaske. Alternativ können Sie die Buchungsmaske auch über das Symbol X schließen. Fragen und Aufgaben: Buchungserfassungsmaske Frage 1? Über welchen Menüpunkt wird die Erfassungsmaske Stapelbuchen aufgerufen? Die Lösungen finden Sie im Lösungsbuch. Frage 2? Das Belegdatum soll auf den eingestellt werden. Wie stellen Sie das Belegdatum möglichst schnell auf das angegebene Datum? Aufgabe 1 Suchen Sie im Feld Sollkonto oder im Feld Habenkonto nach dem Konto Perisol! Welche Kontonummer hat das Konto? Frage 3? Was versteht man unter einer Buchungsvorlage? Frage 4? Wieso ist die Schaltfläche OP grau hinterlegt und zurzeit nicht auswählbar? Schließen Sie anschließend die Buchungsmaske Stapelbuchen. 177

11 9 Buchungserfassung/ Saldovortragsbuchungen 9.3 Buchen von Saldenvorträgen der Sachkonten Buchungssätze Die Vorträge der Salden der Sachkonten werden über das Konto Saldenvorträge Sachkonten gebucht. Die Buchungssätze lauten bei Aktiva der Bilanz: Soll an Haben Aktivkonto der Bilanz an Saldenvorträge Sachkonten 9000 Beispiel Bilanz Matthias Cornwig: Soll Haben Betrag Geschäftsbauten 0240 an Saldenvorträge Sachkonten ,00 EUR Die Buchungssätze lauten bei Passiva der Bilanz: Soll an Haben Saldenvorträge Sachkonten 9000 an Passivkonto der Bilanz Beispiel Bilanz Matthias Cornwig Soll Haben Betrag Saldenvorträge Sachkonten 9000 an Verb. gegü. Kreditinst.1-5 J ,00 EUR Aktivkonten buchen Ausgangssituation: Die ersten beiden Aktiva Posten der Bilanz und zwei Konten der Passiva sollen jetzt gebucht werden. Um die Buchungen vorzunehmen, gehen Sie wie folgt vor: 1 Öffnen Sie die Buchungsmaske Stapelbuchen über den Menüpunkt Buchen Stapelbuchen oder verwenden Sie die Tastenkombination Strg + T. 2 Geben Sie im Feld Datum das Buchungsdatum ein. Hinweis: Die Buchungsperiode 11 (November) wird vom Programm automatisch belegt. 178

12 Buchen von Saldenvorträgen der Sachkonten 3 Klicken Sie bei Belegnummernkreis auf den Dropdown-Pfeil des Feldes Kürzel und wählen Sie den Eintrag EB- Eröffnungsbuchungen aus. Die Belegnummer EB-11/2015 wird dadurch als feste Belegnummer für die Eröffnungsbuchungen automatisch übernommen. Bild 9.16 Datum und Belegnummernkreis 4 Als Buchungstext geben Sie EBW (Eröffnungsbilanzwert) Geschäftsbauten ein. 5 Den Saldovortragswert von ,00 EUR geben Sie im Feld Betrag ein. 6 Im Feld Soll geben Sie das Konto 240 Geschäftsbauten und im Feld Haben das Konto 9000 Saldenvorträge Sachkonten ein. Die erste Saldovortagsbuchung ist damit komplett erfasst. Bild 9.17 Die erfasste Buchung 7 Um die Buchung zu übernehmen, klicken Sie auf die Schaltfläche Buchen oder drücken die Enter-Taste. Die Buchung wurde in den Buchungsstapel übernommen. Sie kann durch Anklicken jederzeit in die Buchungsmaske editiert und geändert werden. Die endgültige Verbu- 179

13 9 Buchungserfassung/ Saldovortragsbuchungen Bild 9.18 Buchung im Buchungsstapel chung auf den Konten wird erst später über das Ausbuchen vom Buchungsstapel vorgenommen. Register Haben Register Soll Register Buchungsliste Bild 9.19 Register Soll Soll anzeigen Klicken Sie auf das Register Soll: 240 Geschäftsbauten oder drücken die Tastenkombination Alt+Y. Ergebnis: In einer speziellen Ansicht wird Ihnen der gebuchte Betrag auf dem Konto 240 Geschäftsbauten im Soll angezeigt. Bild 9.20 Register Haben Haben anzeigen Klicken Sie auf das Register Haben: 9000 Saldenvorträge Sachkonten oder drücken die Tastenkombination Alt+Z. Der gebuchte Betrag auf dem Konto 9000 Saldenvorträge Sachkonten wird im Haben angezeigt. Klicken Sie abschließend auf das Register Buchungsliste oder drücken Sie die Tastenkombination Alt + Q, um zur Standardansicht Buchungsliste zurückzukehren. 180

14 Buchen von Saldenvorträgen der Sachkonten Die zweite Bilanzposition soll jetzt ebenfalls gebucht werden. Soll an Haben Aktivkonto der Bilanz an Saldenvorträge Sachkonten 9000 Beispiel Bilanz Matthias Cornwig Soll Haben Betrag Maschinen 0440 an Saldenvorträge Sachkonten ,00 EUR 1 Klicken Sie zunächst in die leere Zeile unterhalb der ersten Buchung, damit die Buchungsmaske geleert wird. 2 Die erste Zeile der Buchungsmaske wird von der vorherigen Buchung übernommen und kann geändert werden (Bild 9.21). Bild 9.21 Buchungsmaske leeren Leere markierte Zeile 3 Geben Sie im Feld Buchungstext EBW Maschinen und im Feld Betrag den Wert der Maschinen von ,00 EUR ein. 4 Im Feld Soll geben Sie das Konto 440 Maschinen und im Feld Haben das Konto 9000 Saldenvorträge Sachkonten ein. 181

15 10 Buchen von Vorsteuer und Umsatzsteuer Bild 10.4 Kontenassistent Der Kontenassistent mit dem Konto 4400 Erlöse Deckenplatten Style 19% USt wird geöffnet. Bild 10.5 Steuersatz anzeigen 4 Klicken Sie links auf den Eintrag Eigenschaften. Der aktuelle Steuersatz von 19% Umsatzsteuer wird angezeigt. Zusätzlich wird noch die Position für die Umsatzsteuervoranmeldung PosNr. 81 angezeigt. Klicken Sie hier 5 Klicken Sie im Feld USt.Pos Vor. 81 auf den Pfeil, um die Positionsnummer für die Umsatzsteuervoranmeldung in der Liste anzeigen zu lassen. Für den korrekten Ausdruck der Umsatzsteuer-Voranmeldung und Umsatzsteuer-Erklärung müssen bei den Erlöskonten und den Umsatzsteuerkonten die Positionen für den Ausdruck hinterlegt sein (Bild 10.6). 6 Schließen Sie anschließend den Kontenassistent, indem Sie auf die Schaltfläche Abbrechen klicken. 222

16 Umsatzsteuerbuchungen Bild 10.6 Zuordnung Umsatzsteuervoranmeldung Übung: Umsatzsteuervoranmeldungspositionen ermitteln Suchen Sie folgende Konten und ermitteln Sie, welcher Steuersatz und welche Umsatzsteuervoranmeldungsposition hinterlegt sind. Konto Bezeichnung Umsatzsteuersatz UStVA-Pos. Die Lösungen finden Sie im Lösungsbuch Erlöse 7 % USt 4000 Umsatzerlöse 4403 Erlöse Deckenplatten Luxus 4125??? EG-Lieferungen 4, 1b UStG 4845 Erlöse Sachanlageverkäufe 6936 Forderungsverluste 4736 Gewährte Skonti 223

17 10 Buchen von Vorsteuer und Umsatzsteuer 10.2 Kassenbuchungen mit Umsatzsteuer buchen Ausgangssituation (Bitte noch nicht sofort buchen!): Anhand der täglichen Buchhaltung der Firma Matthias Cornwig e.k. sollen jetzt die ersten Geschäftsfälle gebucht werden. Es liegen Ihnen vier Tageseinnahmebelege von der Geschäftskasse vor: 1. Beleg Barverkäufe Deckenplatten Typ Comfort im Wert von 595,00 EUR brutto vom Kassenbeleg -Nummer KA-1 2. Beleg Barverkäufe Deckenplatten Typ Luxus im Wert von 952,00 EUR brutto vom Kassenbeleg -Nummer KA-2 3. Beleg Barverkäufe Deckenplatten Typ Style im Wert von 360,00 EUR netto vom Kassenbeleg -Nummer KA-3 4. Beleg Barverkauf Anlagevermögen im Wert von 2.380,00 EUR brutto vom Kassenbeleg -Nummer KA-4 Bild 10.7 Startseite Um die Belege zu buchen, gehen Sie wie folgt vor: 1 Klicken Sie auf der Startseite buchhalter pro auf den Eintrag Stapelbuchen. Stapelbuchen 2 Geben Sie den Stapelnamen Kasse November 2015 ein. Bild 10.8 Stapelname Der erste Geschäftsfall kann jetzt gebucht werden. Der Beleg muss zunächst kontiert und kann anschließend gebucht werden. Allgemeiner Buchungssatz: Soll Betrag an Haben Betrag Kasse ,00 EUR an Erlöse Deckenplatten Comfort 19 % USt 4401 Umsatzsteuer 19 % ,00 EUR 95,00 EUR 224

18 13 Buchen von Eingangsrechnungen Bild Buchung der 2. Position 14 Klicken Sie auf die Schaltfläche Übernehmen. Das Programm übernimmt die Buchung in die Erfassungszeile und wandelt den Nettobetrag in den Bruttobetrag um. Zuletzt fehlen nur noch die Hilfsstoffpositionen. Bild Position 3 und 4 erfassen 15 Ändern Sie in der Erfassungsmaske den Buchungstext wie in Bild Geben Sie im Feld Brutto/Netto erneut Nettobuchung an und anschließend den Nettobetrag der Rechnungspositionen 3 und 4, Hilfsstoffe von 820,00 EUR ein. 17 Geben Sie im Feld Konto das Konto 5132 Wareneinkauf Hilfsstoffe 19 % VSt an. Der Betrag der Vorsteuer wird erneut vom Programm automatisch ermittelt. 18 Klicken Sie auf die Schaltfläche Übernehmen. Der noch zu verbuchende Restbetrag ist jetzt 0 (Bild 13.18), die Splittbuchung ist damit beendet. 288

19 Splittbuchung Eingangsrechnungen Bild Die vollständige Splittbuchung 19 Schließen Sie das Fenster Sollsplitt mit der Schaltfläche Schließen und klicken Sie im Fenster Stapelbuchen abschließend auf die Schaltfläche Buchen. Die Splittbuchungen für die Eingangsrechnung sind nun erfasst. Bild Die erfasste Splittbuchung Markieren Sie im Fenster Stapelbuchen die soeben erfasste Buchung mit einem Klick. In der Erfassungsmaske ist das Konto Soll mit dem Hinweis <gesplittet> versehen, die Nettobeträge der Rechnung wurden automatisch zu Bruttobeträgen umgerechnet. 289

20 13 Buchen von Eingangsrechnungen Tipp: Mit Klick auf die Schaltfläche Splitten können die einzelnen Splittbuchungen (z. B. Rohstoff Perisol) eingesehen und ggfs. geändert werden. Schließen Sie dann das Fenster Sollsplitt wieder, indem Sie auf die Schaltfläche Schließen klicken. Übungen: Splittbuchungen bei Eingangsrechnungen erfassen Die Lösungen finden Sie im Lösungsbuch Aufgabe 1 Buchen Sie über Splittbuchungen die folgenden Eingangsrechnungen: Denken Sie daran, die Geschäftsvorfälle zu kontieren und die Konten im Kontenplan zu suchen Einkauf von 1. Beleg Hilfsstoffe Betriebsstoffe Bezugskosten Nettowarenwert 1.800,00 EUR 900,00 EUR 85,00 EUR vom Lieferanten Höhmann Klebstoffe, Duisburg vom , BelegNr. ER , Bruttogesamtbetrag 3.314,15 EUR Anmerkung: Gem. AGB Firma Höhmann dürfen von dieser Rechnung lediglich Skonto von den Hilfs- und Betriebsstoffen abgezogen werden. 2. Beleg Clycerol Hilfsstoffe Frachtkosten 3.600,00 EUR 2.500,00 EUR 265,30 EUR vom Lieferanten Baiser Chemie, Köln vom , BelegNr. ER-9809/15, Bruttogesamtbetrag 7.574,71 EUR Aufgabe 2 Stimmen Sie die Salden der Konten ab. Hinweis: Um die Umsatzerlöse im Buchungsstapel zu kontrollieren, können Sie dies nicht über die bisher gewohnte Art über die Buchungsmaske ermitteln, da Kontenbewegungen in der Splittbuchungsmaske nicht angezeigt werden. Um den Saldo auf dem Konto 5130 Wareneinkauf Rohstoff Perisol 19 % VSt zu prüfen, klicken Sie auf den Befehl Berichte Sachkonten, Auswertungs- 290

21 Splittbuchung Eingangsrechnungen bereich Alle Buchungen, Listenvariante Kontoblatt Standard, Kontenbereich Konto Ergebnis: Der Gesamtbestand auf dem Konto 5130 Wareneinkauf Rohstoff Perisol 19 % VSt von 6.250,00 EUR im Soll wird Ihnen angezeigt. Prüfen Sie nach den Buchungen die Salden der folgenden Konten: Wareneinkauf Rohstoff Perisol 19 % VSt ,00 EUR Soll Wareneinkauf Rohstoff Clycerol 19 % VSt? ,00 EUR Soll Wareneinkauf Hilfsstoffe 19 % VSt? ,00 EUR Soll Wareneinkauf Betriebsstoffe 19 % VSt? 6.550,00 EUR Soll Bezugsnebenkosten? 350,30 EUR Soll Lieferant Stratopor AG, Berlin? ,70 EUR Haben Lieferant Baiser Chemie, Köln? ,21 EUR Haben Lieferant Höhmann Klebstoffe, Duisburg? 9.264,15 EUR Haben Aufgabe 3 Um die Vorsteuer zu kontrollieren, klicken Sie auf den Befehl Berichte Buchungsstapel. Geben Sie die Listenvariante Journal, Quer an und klicken anschließend auf den Befehl Vorschau. In der Spalte USt-Soll (Seite 2) muss aufgrund des Buchungsstapels auf dem Konto 1406 Abziehbare Vorsteuer 19 % ein Saldo von 3.017,26 EUR ausgewiesen sein. Aufgabe 4 Sichern Sie über eine Gesamtdatensicherung den Datenbestand. Buchen Sie anschließend den Stapel aus. Aufgabe 5 Lassen Sie sich die Offene Posten Liste aller offenen Posten Kreditoren ausgeben. Listenvariante Offene Posten, sortiert, Auswahl Sortiert nach Fälligkeitsdatum. 291

22 13 Buchen von Eingangsrechnungen Kontenblatt Kreditoren ausdrucken Ausgangssituation: Herr Michael Palme möchte das Kontenblatt des Lieferanten Baiser Chemie, Köln ausgedruckt erhalten. Bild Kontenblatt Kreditor Ordner: Download\Kap_13 Datei: 13_Kreditor_70000.pdf 1 Um das Kontenblatt auszudrucken, wählen Sie den Befehl Berichte Kreditoren 2 Wählen Sie den Auswertungsbereich Journal und die Listenvariante Kontoblatt Standard. 3 Der Kontenbereich kann individuell festgelegt werden, geben Sie in der Rubrik Konten das Konto Baiser Chemie, Köln an. 4 Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche Vorschau. Das Kontenblatt des Kunden Firma Baiser Chemie, Köln mit allen Kontenbewegungen wird Ihnen angezeigt. Bei einer Splittbuchung wird die Spalte Gegenkonto mit div. aufgeführt. 5 Drucken Sie das Kontenblatt aus und schließen Sie dann das Druckdialogfenster. Ein Kreditorenkonto können Sie am Bildschirm auch über folgende Befehle anzeigen lassen: Befehl Ansicht Kreditorenkonto oder auf der Startseite buchhalter pro über das Symbol Kontenblatt Kreditoren. 292

23 15 Besondere Buchungen Bild Register Haben Hinweis: Zusätzlich werden informativ die bisherigen Buchungen zum Lieferanten angezeigt. Am wurde die Eingangsrechnung einer PC-Reparatur gebucht. Diese Eingangsrechnung wurde am mit Bankauszug Nr. RBA-5 bezahlt. Wiederholungsübung: Stapel ausbuchen / Bankauszüge buchen Buchen Sie den Stapel aus. Ausgangssituation (Bitte noch nicht sofort buchen!): Der letzte Bankauszug vom Monat November 2015 der Deutschen Bank Bonn liegt Ihnen - wie nachfolgend dargestellt - vor. Bild Kontoauszug Die Lastschriftüberweisung liegt dem Kontoauszug als Anlage bei. Hinweis: Der Server wird über das Bankkonto der Deutschen Bank Bonn am bezahlt, abzüglich eines Skontoabzuges von 3%, da die Zahlung innerhalb von 7 Tagen erfolgt. 340

24 Buchen von Anlagevermögen Gesamtbruttobetrag der Rechnung abzgl. 3% Skonto Anschaffungsminderung des Anlagegutes Zahlbetrag 4.057,90 EUR 121,74 EUR 3.936,16 EUR Die erste Position des Bankauszugs soll jetzt gebucht werden. Datum Valuta Verwendungszweck / Erläuterungen Umsatz EUR Startsaldo am , Überweisung PC-Store, Meckenheim ER-135A15 abzgl. 3% Skonto ,16 1 Geben Sie in der Erfassungsmaske den ersten Teil der Buchung ein. Bild Buchung erfassen 2 Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche OP. Bild Offenen Posten auswählen 3 Klicken Sie auf die Schaltfläche Weiter. 341

25 15 Besondere Buchungen Bild Optionen 4 Der Anschaffungsminderungsbetrag von 3% = 121,74 EUR wird angezeigt. Der Differenzbetrag muss jetzt als Anschaffungsminderung verbucht werden. Aktivieren Sie die Option Ausbuchen des Differenzbetrages als Minderung und klicken Sie auf die Schaltfläche Weiter. Bild Minderungsbetrag und Konto eingeben 5 Geben Sie im Feld Minderung den Skontoabzugsbetrag von 121,74 und im Feld Konto das Konto 690 Sonstige Betriebs- und Geschäftsausstattung ein. Konto 690 Skontoabzugsbetrag 121,74 Achtung: Bei Anlagevermögen darf nicht über das Konto Erhaltene oder Gewährte Skonto gebucht werden, sondern es muss das Anlagenkonto selbst (Anschaffungsminderung) angegeben werden. 342

26 16 Monatsabschluss 16.5 Umsatzsteuervoranmeldung UVA / Dauerfristverlängerung Grundlagen Die Umsatzsteuervoranmeldung wird normalerweise monatlich abgegeben. Sie muss bis zum 10. eines jeden Monats elektronisch an das Finanzamt übermittelt werden. Das Programm Lexware buchhalter 2016 pro nutzt dafür ein integriertes Elster-Modul, um die Daten an das Finanzamt zu übermitteln. In unserem Übungsfall Matthias Cornwig, sind die notwendigen Daten bereits bei der Anlage der Firma hinterlegt worden. Bevor die Daten an das Finanzamt übermittelt werden, muss unbedingt eine Umsatzsteuer-Verprobung durchgeführt werden. In einer Umsatzsteuer-Verprobung wird geprüft, ob die rechnerisch aus den Erlösen ermittelte Umsatzsteuer auch mit der tatsächlich gebuchten Steuer übereinstimmt. Um die Umsatzsteuer-Verprobung für unseren Übungsfall Cornwig aufzurufen, gehen Sie wie folgt vor: Bild Umsatzsteuererprobung drucken 1 Wählen Sie den Menüpunkt Berichte Auswertung Umsatzsteuer-Verprobung. 2 Aktivieren Sie zunächst unter Konten die jeweiligen Kontrollkästchen, um im Anschluss die Kontennachweise zur Umsatzsteuer anzeigen zu lassen. 3 Klicken Sie unter Auswertungsbereich auf die Option Journal und geben den Zeitraum Monat November wie im Bild unten dargestellt - an: 378

27 Umsatzsteuervoranmeldung UVA / Dauerfristverlängerung 4 Wählen Sie die Listenvariante Umsatzsteuerverprobung und klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche Vorschau. 5 Im Ergebnis wird zunächst die Umsatzsteuer-Verprobung für den Monat November 2015 angezeigt (Bild 16.18). In der Spalte Differenz wird ein Betrag in Höhe von 6.175,17 EUR angezeigt. Diese Differenz entstand aus der gebuchten Umsatzsteuer der Eröffnungsbilanz Firma Cornwig mit dem Betrag von 6.175,00 EUR mit den Werten der vorgetragenen Ausgangsrechnungen. Die Differenz von 0,17 EUR entsteht dadurch, da in der Umsatzsteuer-Voranmeldung die Umsatzsteuer von der Bemessungsgrundlage ohne Nachkommastellen errechnet wird. Eine Differenz von 17 Cent ist daher unerheblich. Größere Abweichungen müssen allerdings genau überprüft werden. Bild Umsatzsteuer-Verprobung Download\ Kap_16\16_Umsatzsteuerverprobung.pdf 6 Im zweiten Abschnitt werden die Vorsteuerbeträge dargestellt (Bild 16.19). 379

28 16 Monatsabschluss Bei der Vorsteuer werden die, auf den Vorsteuerkonten gebuchten Beträge in die Voranmeldung übernommen. In der Spalte Differenz wird erneut ein Betrag in Höhe von 3.135,00 EUR angezeigt. Diese Differenz entstand aus der gebuchten Vorsteuer der Eröffnungsbilanz Firma Cornwig mit dem Betrag von 3.135,00 EUR mit den Werten der vorgetragenen Eingangsrechnungen. Zieht man diesen Wert von der Differenz ab, so ergibt dies den Betrag von 0,00 EUR. Bild Vorsteuer Achtung: Da wir in unserem Übungsfall mit vorgetragenen Eingangsrechnungen gearbeitet haben, entstand diese Differenz. Normalerweise deutet eine Differenz in der Vorsteuer auf jeden Fall auf einen Fehler hin, da die gebuchte Vorsteuer direkt in das Formular eingetragen wird. Hier müssen Sie der Ursache genau auf den Grund gehen. Bild Umsatzsteuer-Zahllast 7 Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche Nächste Seite. Zuletzt wird die Umsatzsteuer-Zahllast bzw. die Umsatzsteuer-Forderung angezeigt. Für unseren Übungsfall Cornwig bedeutet dies, dass die Firma Umsatzsteuer in Höhe von ,86 EUR an das Finanzamt anzuweisen hat. Summe Umsatzsteuer ,69 EUR Summe Vorsteuer ,83 EUR =Zahllast von ,86 EUR 380

29 Umsatzsteuervoranmeldung UVA / Dauerfristverlängerung 8 Klicken Sie erneut auf die Schaltfläche Nächste Seite. Die Kontennachweise für die Umsatzsteuer werden angezeigt (Bild 16.21) und können ggfs. überprüft werden. Bild Kontennachweis Umsatzsteuer 9 Klicken Sie nochmals auf die Schaltfläche Nächste Seite. Die Kontennachweise für die Vorsteuer werden angezeigt und können zur Fehlersuche sehr gut in Verbindung mit der Saldenliste benutzt werden. Bild Kontennachweis Vorsteuer 381

30 16 Monatsabschluss Bild Kontennachweis Vorsteuer - Fortsetzung 10 Schließen Sie zuletzt die Seitenansicht und das Druckdialogfenster. Bild Druckeinstellungen Umsatzsteuer-Voranmeldung Umsatzsteuer-Voranmeldung drucken 1 Um die Umsatzsteuer-Voranmeldung auszudrucken, wählen Sie den Befehl Berichte Auswertung Umsatzsteuer-Voranmeldung. 2 Geben Sie den Auswertungsbereich Journal und als Zeitraum den Monat November an und wählen Sie die Listenvariante UST-Voranmeldung 2015, kurz. 382

31 17 Mahnwesen und automatischer Zahlungsverkehr Bild Übersicht Speicherort Bild SE- PA-Überweisung abspeichern 10 Klicken Sie auf die Schaltfläche Überweisen. 11 Geben Sie im nächsten Schritt den Dateinamen für die Exportdatei SEPA_07_12_2015_1 ein und klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern. 12 Sie erhalten anschließend den Hinweis, ob die Zahlungen als überwiesen gekennzeichnet werden sollen. Bestätigen Sie mit Klick auf die Schaltfläche Ja. Bild Kennzeichnung Überwiesen 410

32 Automatischer Zahlungsverkehr Im nächsten Schritt kann das Protokoll der Überweisungsträger für den Zahlungsverkehr ausgedruckt oder als PDF-Datei exportiert werden. 13 Klicken Sie auf die Listenvariante Zahlungsverkehr und anschließend auf die Schaltfläche Vorschau. Das Protokoll des Überweisungsträgers wird angezeigt. Bild Übertragungsprotokoll 14 Klicken Sie anschließend in der Seitenansicht auf die Schaltfläche Drucken. 15 Wechseln Sie nun über den Menüpunkt Ansicht auf den Befehl OP-Kreditoren. und geben Sie das Wirtschaftsjahr 2015 an. Der Zahlungsvorgang ist nun mit dem Symbol Dateiexport gekennzeichnet. Bild Offene Posten 16 Öffnen Sie den Ordner Eigene Dokumente. Die Datei SEPA_07_12_2015_1.XML wird angezeigt. Diese Datei muss anschließend bei der Bank eingereicht werden. Bild Speicherort 411

33 17 Mahnwesen und automatischer Zahlungsverkehr Übung: Zahlungsverkehr Die Lösung zu Aufgabe 1 finden Sie im Lösungsbuch. Aufgabe 1 Überweisen Sie per Dateiexport über das Konto der Raiffeisenbank Rheinbach den offenen Posten von Lieferant Baiser Chemie, Köln ER-9809/15 vom Rechnungsbetrag: 4.599,71 EUR (s. Abbildung unten). Dateiname: SEPA_07_12_2015_2.XML Die übertragende Zahlung soll als überwiesen gekennzeichnet werden. Aufgabe 2 Prüfen Sie über die Ansicht OP Kreditoren, ob der offene Posten mit dem Vermerk Dateiexport gekennzeichnet ist (s. Abbildung unten) Aufgabe 3 Sichern Sie über eine Gesamtdatensicherung den Datenbestand. 412

34 18 Jahresabschluss 18.4 Jahreswechsel und Saldenübernahme Neben dem buchhalterischen Jahresabschluss gibt es den so genannten technischen Jahresabschluss. Bei einem technischen Jahresabschluss sind diverse Tätigkeiten durchzuführen: Es ist ein neues Geschäftsjahr anzulegen. Die Salden des alten Jahres sind in das neue Jahr zu übertragen. Werden Änderungen im alten Jahr vorgenommen, müssen die Änderungssalden vom alten ins neue Jahr übertragen werden. Das alte Geschäftsjahr ist abzuschließen. Neues Buchungsjahr anlegen und Salden übertragen Ausgangssituation: In unserem kleinen Übungsfall liegen die ersten Januarbelege für das Jahr 2016 vor. Diese können natürlich nicht in das alte Geschäftsjahr gebucht werden, sondern müssen im neuen Geschäftsjahr erfasst werden. Bild Neues Buchungsjahr Um ein neues Geschäftsjahr anzulegen und die Salden in das neue Jahr zu übernehmen, gehen Sie wie folgt vor: 1 Wählen Sie den Menüpunkt Datei Neu Buchungsjahr. 2 Übernehmen Sie - wie in der Abbildung dargestellt - die entsprechenden Einstellungen, da die Salden aus dem Jahr 2015 direkt übernommen und das neue Geschäftsjahr 2016 angelegt werden soll und klicken Sie auf die Schaltfläche OK. 440 Hinweis: Soll nur das neue Geschäftsjahr angelegt und die Salden später übertragen werden, kann das Häkchen Die Salden aus dem Jahr 2015 übernehmen in diesem Fall entfernt werden. 3 Der Assistent zur Saldenübergabe wird geöffnet. Aktivieren Sie die Option im Buchungsstapel, damit evtl. Änderungen an den Saldovortragsbuchungen im Stapel vorgenommen werden können (Bild 18.11). 4 Geben Sie anschließend über das Auswahlfeld erste Belegnummer EB- und das Jahr 2016 ein.

35 Jahreswechsel und Saldenübernahme Bild Einstellungen 5 Klicken Sie auf die Schaltfläche Weiter und tragen Sie nun die Vortragskonten für die Sachkonten 9000, Debitoren 9008 und Kreditoren 9009 ein. (Bild 18.12). 6 Klicken Sie erneut auf die Schaltfläche Weiter. Bild Saldovortragskonten 441

36 18 Jahresabschluss Bild Gegenkonten Hinweis: Im nächsten Schritt müssen wichtige Konten aus der Schlussbilanz und der GuV angegeben werden (Bild 18.13): 7 Für den Bilanzverlust ist das Konto 2978 Verlustvortrag vor Verwendung und für einen Bilanzgewinn das Konto 2970 Gewinnvortrag vor Verwendung einzustellen. Geben Sie im Feld Konto für Bilanzverlust das Konto 2978 Verlustvortrag vor Verwendung und im Feld Konto für Bilanzgewinn das Konto 2970 Gewinn vor Verwendung an. 8 Im Feld Konto für USt.-Zahllast geben Sie das Konto 3841 USt Vorjahr und im Feld Konto für VSt.-Überhang das Konto 1422 Umsatzsteuerforderungen Vorjahr ein. 9 Im Feld Konto für Privatkontenvortrag geben Sie das Konto 2010 Variables Kapital (Eigenkapital) an. Achtung: Dies darf nur bei einem Einzelunternehmen hinterlegt werden. Bei Kapitalgesellschaften z. B. GmbHs gibt es kein Privatkontenvortrag Klicken Sie erneut auf die Schaltfläche Weiter. Im vorletzten Schritt müssen die Vortragskonten nochmals bestätigt werden: 11 Aktivieren Sie - wie in der folgenden Abbildung Bild dargestellt - alle Kontrollkästchen bzw. alle Konten (Häkchen). Hinweis: Sollten Sie einen Fehler feststellen, können Sie über die Schaltfläche Zurück zu den vorherigen Masken zurück wechseln und hier Änderungen vornehmen.

37 Jahreswechsel und Saldenübernahme Bild Angaben bestätigen 12 Klicken Sie abschließend nochmals auf die Schaltfläche Weiter. Im letzten Schritt sehen Sie die Zusammenstellung der Salden und dass für jedes Konto der Saldo vorgetragen wird. Über die Kontrollkästchen können ggfs. einzelne Konten aus der Auflistung herausgenommen werden. Bild Saldovortrag Saldo vor Saldovortrag Neuer Saldo 443