45. Sitzung des Rechtsausschusses des Landtags Nordrhein Westfalen am 10. Juni 2015

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1 Justizministerium des Landes Nordrhein-Westfalen Der Minister Justizministerium Nordrhein-Westfalen, Düsseldorf Vorsitzenden des Rechtsausschusses Herrn Dr. Ingo Wolf MdL Platz des Landtages Düsseldorf Seite 1 von 1 r:-::. lan ::D:1:~ÄG // NORDRHEIN':WESTFAlEN 16. WAHLPERIODE VORLAGE Aktenzeichen I. 177 bei Antwort bitte angeben Bearbeiterin: Herr Dr. Robertz Telefon: nachrichtlich: Rechtsausschuss des Landtags - Referat I Düsseldorf 45. Sitzung des Rechtsausschusses des Landtags Nordrhein Westfalen am 10. Juni 2015 Tagesordnungspunkt 2: Unterrichtung über die Einführung des elektronischen Rechtsverkehrs (ERV) in der Justiz in Nordrhein-Westfalen Anlagen 60 Sehr geehrter Herr Vorsitzender, den Bericht der Landesregierung zu dem o. a. Tagesordnungspunkt übersende ich in 60-facher Ausfertigung zur Weiterleitung an die Mitglieder des Rechtsausschusses. ~Ait freundlichen Grüßen Dienstgebäude und Ueferanschrift: Martin-Luther-Platz Düsseldorf Telefon: Telefax: poststehe@jm. rmv. de

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3 Düsseldorf, den 13. August 2015 Justizministerium des Landes Nordrhein-Westfalen Weiterer schriftlicher Bericht zu TOP 2 der 45. Sitzung des Rechtsausschusses des Landtags Nordrhein-Westfalen am 10. Juni 2015 "Unterrichtung über die Einführung des elektronischen Rechts. verkehrs (ERV) in der Justiz in Nordrhein-Westfalen"

4 - 2 - Mit diesem Bericht erfolgt die im Rahmen des Tagesordnungspunktes 2 der 45. Sitzung des Rechtsausschusses des Landtags Nordrhein-Westfalen vom 10.Juni 2015 erbetene ergänzende Unterrichtung über den seit dem Bericht zu Tagesordnungspunkt 4 der 39. Sitzung des Rechtsausschusses des Landtags Nordrhein-Westfalen vom 10. Dezember 2014 erreichten Sachstand der Umsetzung des elektronischen Rechtsverkeh rs: IT -Zentralisierung Der zentrale IT -Dienstleister der Justiz des Landes NRW (ITD) hat ein Rahmenbetriebskonzept (RBK) erarbeitet, in dem das Zielmodell des zukünftigen zentralisierten IT-Betriebes beschrieben ist. Wenn dieses erreicht ist, wird der ITD für den gesamten IT -Betrieb und die IT -Services für den Bereich der Gerichte und Staatsanwaltschaften zuständig sein. Die IT wird dann unter zentraler Steuerung durch den ITD von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der Justiz aufgabenorientiert betrieben werden. Zu diesem Zweck sind bei dem OLG Köln für den ITD folgende sieben Dezernate eingerichtet worden: Planung und Koordination, Anwenderbetreuung, Verträge und Beschaffung, IT-Fortbildung, Anwendungsmanagement, Informationssicherheit und Datenschutz sowie Technischer Betrieb und Rechenzentrum. Der ITD entwickelt derzeit u.a. umfangreiche Konzepte für die Zentralisierung der Pflege und Weiterentwicklung der in der Justiz einzusetzenden Software, eine geschäftsbereichsübergreifende und aufgabenbezogene Anwenderbetreuung, eine zentrale Koordinierung der IT-Fortbildung, die Gewährleistung von Informationssicherheit und Datenschutz. Weiterhin hat der ITD mit der Einrichtung der zentralen IT-Betriebsstelle der Justiz des Landes Nordrhein-Westfalen in Münster begonnen. Nachdem im Januar und Februar 2015 die Zustimmungen des HPR - allgemein - in der Zusammensetzung nach 20 LRiG - und des HPR der Staatsanwälte zur Einrichtung hierzu erteilt worden sind, hat der ITD bereits im Februar 2015 Hardware zur Einrichtung einer Teststellung in die Räumlichkeiten in Münster verbracht. In der Folge sind von Rechenzentrumsexperten u.a. durch Tests in den Räumlichkeiten die Grundlagen für eine Entscheidung über den Umfang der vorzunehmenden Ertüchtigungsmaßnahmen ermittelt worden. Auf dieser Grundlage hat der ITD mitgeteilt, dass der Einrichtung keine baulich-technischen Hindernisse entgegenstehen.. Die zentrale IT -Betriebsstelle wird schrittweise aufgebaut und für die Pilotierung erster Fachverfahren von ausgewählten Gerichten bzw. Staatsanwaltschaften vorbereitet werden. Danach werden qie Gerichte und Behörden der Justiz des Landes Nord-

5 - 3- rhein-westfalen im Zuge der Einführung des elektronischen Rechtsverkehrs und der elektronischen Akte mit ihren Verfahren sukzessive in den zentralen Betrieb überführt. In diesem Zusammenhang wird auch eine schrittweise Erhöhung der Bandbreiten des Landesverwaltungsnetzes (LVN) erfolgen, um den steigenden Anforderungen bei der elektronischen Verarbeitung der Informationen gerecht zu werden. Zusätzlich zu der zentralen IT -Betriebsstelle in der Speicherstadt in Münster wird eine weitere IT-Betriebsstelle an einem anderen Standort (Georedundanz) einzurichten sein, die bei einem Totalausfall der primären IT-Betriebsstelle die Aufrechterhaltung des Betriebes gewährleistet. Der ITD prüft gegenwärtig, welche Räumlichkeiten für den georedundanten Standort geeignet sind. Am ist zwischen dem Justizministerium, dem Hauptpersonalrat - allgemein - unter Einbeziehung der Hauptrichterräte und dem Hauptpersonalrat der Staatsanwälte eine Prozessvereinbarung für das Projekt der IT-Zentralisierung unterzeichnet worden. Sie dient der Sicherstellung der Beteiligung der Personal-, Richter-, und Schwerbehindertenvertretungen und der Klärung ihrer Rolle in dem Projekt. Durch die Vereinbarung ist eine Verständ,igung auf Regeln, Zielsetzungen, Verfahrensweisen und Entscheidungsstrukturen erfolgt. Damit wird Transparenz hergestellt und die Zusammenarbeit in klaren Strukturen geregelt. Durch die Prozessvereinbarung wird gewährleistet, dass die Interessen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit Blick auf die für diese mit der IT-Zentralisierung verbundenen strukturellen Veränderungen berücksichtigt werden. Seit Beginn des Projektes sind die Hauptpersonal-, Hauptrichter- und Hauptschwerbehindertenvertretungen im Vorgriff auf die Prozessvereinbarung prozessbegleitend in das Projekt der IT -Zentralisierung einbezogen worden. Diese Vorgehensweise hat sich bewährt und soll sowohl im Interesse der betroffenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter als auch eines optimalen Fortgangs des Projekts weiter praktiziert werden. Pilotierungsmaßnahmen Seit Ende Mai 2015 werden bei dem Landgericht Bonn der elektronische Rechtsverkehr und die elektronische Aktenführung in den sogenannten EHUG-Verfahren gemäß 335 HGB pilotiert. Dabei handelt es sich um Beschwerden gegen Ordnungsgeldfestsetzungen durch das Bundesamt für Justiz wegen Verstößen gegen die handeisrechtliche Pflicht zur Offenlegung von Jahresabschlüssen und Rechnungsunterlagen. Dieses Verfahren ist zur Pilotierung ausgewählt worden, weil die Daten bereits elektronisch durch das Bundesamt für Justiz zur Verfügung gestellt werden und somit konstante elektronische Eingänge vorhanden sind, die kurzfristige und belastbare Aussagen über den Pilotierungsverlauf ermöglichen. Die Verfahren werden im Rahmen einer elektronischen Aktenführung betrieben, die zunächst lediglich begleitend zur führenden Papierakte erfolgt, diese jedoch in Abhängigkeit zu den Pilotierungsergebnissen zeitnah ersetzen soll. Die elektronische Bearbeitung erfolgte zunächst in

6 -4- zwei Spruchkörpern und ist zwischenzeitlich auf sechs Spruchkörper ausgedehnt worden. Für die elektronische Bearbeitung ist das durch das Land Nordrhein-Westfalen entwickelte Modul "ergonomisch elektronische Akte" (e 2 A) eingesetzt, in welches die bereits bestehenden Fach- und Textverfahren integriert sind. Da die Daten zudem in einer Rechenzentrumsumgebung zentral gespeichert und verarbeitet werden, gibt die Pilotierung auch Aufschluss über die Lauffähigkeit des elektronischen Rechtsverkehrs und der elektronischen Akte in einer zentralen Umgebung. Schließlich sind den an der Pilotierung beteiligten Richterinnen und Richtern verschiedene Hardwarekonfigurationen zur Verfügung gestellt worden, um zugleich denkbare Hardware Ausstattungen auf Arbeitstauglichkeit und Akzeptanz zu testen. Weitere Maßnahmen Die flächendeckende Arbeit mit elektronischen Akten erfordert weitere technische und organisatorische Maßnahmen: Die - im Pilotbetrieb beim Landgericht Bonn - bereits im Einsatz befindliche Software e 2 A ist auf der Grundlage der Anforderungen aus dem gesamten Geschäftsbereich fortzuentwickeln. Zugleich sind die vorhandenen IT-Fachverfahren der Justiz anzupassen, um elektronische Ein- und Ausgänge im Zusammenspiel mit einer elektronischen Akte und einer integrierten elektronischen Vorgangssteuerung verarbeiten zu können. Aus wirtschaftlichen Gründen und im Hinblick auf die organisatorischen Konsequenzen des Gesetzes erfolgt in diesen Bereichen eine länderübergreifende Zusammenarbeit. So arbeiten alle Länder mit Blick auf die Fortentwicklung des Handelsregisters und des Grundbuchs zur Erstellung der jeweiligen Fachmodule zusammen. Zudem hat sich Nordrhein-Westfalen.mit den Ländern Bremen, Niedersachsen, Hessen, Saarland und Sachsen-Anhalt zu einem Entwicklerverbund mit dem Ziel der Erarbeitung gemeinsam zu nutzender Softwaremodule zusammengeschlossen. Entwickelt werden in diesem Verbund Module für die elektronische Akte, die elektronische Texterzeugung, den elektronischen Postein- und -ausgang sowie für elektronische Fachanwendungen. Der für Papiereingänge notwendige Medientransfer erfordert den Einsatz von Scannern. Dokumente sind für die Postverteilung und die Suche mit einer TexterkennungssQftware (OCR = Optical Character Recognition) in durchsuchbare Dokumente umzuwandeln. Ferner bedarf es eines IT-Systems zur Steuerung der verschiedenen Kommunikationskanäle und der für Postaus- und -eingänge notwendigen automatischen Bearbeitungsschritte (Zusammenführung, Konvertierung in ein einheitliches und durchsuchbares Format, automatisierte Zuordnung und Absenden von Dokumenten).

7 - 5- Die durchgängige Nutzung führender elektronischer Akten bedingt weiterhin eine angepasste erweiterte Ausstattung der Hardware in den Sitzungssälen und an den Arbeitsplätzen. Schließlich sind die Anwenderinnen und Anwender im Rahmen eines Akzeptanzmanagements auf die Veränderungen des Arbeitsumfeldes vorzubereiten und für den Umgang mit elektronischen Akten zu qualifizieren. Durch Beibehaltung der bisherigen Fach- und Textverfahren in der Anfangsphase kann das schon vorhandene Wissen zunächst weiter genutzt werden. Erforderlich sind jedoch Qualifizierungen im Hinblick auf die neue Oberfläche der elektronischen Akte und zum generellen Umgang mit elektronischen Akten.