Ein Unternehmen der quattron group. Vom Krisen- in den Lösungsmodus - Standard-Projekt-Review q4pm

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Sofie Amsel
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1 Ein Unternehmen der quattron group Vom Krisen- in den Lösungsmodus - Standard-Projekt-Review q4pm

2 Hintergrund Hintergrund: Warum Fokussierung in der Projektarbeit? Zahlreiche große Projekte im Infrastrukturbereich kommen im Laufe des Lebenszyklus in terminliche oder kostenmäßige Schieflage zumeist beides. In mehr als 100 Projekten haben Mitarbeiter der quattron group dabei typische Muster und Ursachen festgestellt: hoher Innovationsgrad für die Beteiligten ( mein erstes Groß-Projekt ), inhaltliche Komplexität (z. B. großes ESTW, zahlreiche BÜ, neue Technologie, Mitwirkung Dritter, TÖB, EBA etc.), systematische Unterschätzung des Ressourcen-, Zeit- und Mittelbedarfs sowie häufige Änderungen von Aufgabenstellung, Anforderungen und Lösungen Um den Teufelskreis von Rückkopplungen, ständiger Eskalation und störenden Einflüssen zu beenden und vom Krisen- in den Lösungsmodus zu finden, ist es ratsam, die Projektarbeit in einem einmaligen Workshop zu hinterfragen und gemeinsam nach Lösungen zu suchen. Das von q4pm angebotene Premium-Instrument des Vier-Tage-Audits für Infrastrukturprojekte ist standardisiert und vielfach bewährt, da es gleichermaßen die Interessen von Mitarbeitern und Management berücksichtigt und dennoch stark lösungsorientiert ist. Es kann konzentriert bei krisenhaften Projekten Anwendung finden oder als Programm über ein Portfolio angewendet werden verknüpft mit einem train the trainer - Ansatz. Die Projektarbeit erfolgt im definierten Zeitraum (1 Woche) mit Soforteffekt.

3 Fokussierter Management-Ansatz Vorgehensweise Innovatives Workshop-Konzept (Tag 1-4) Beteiligte zu Betroffenen machen! Interdisziplinäres Team (Projektteam) Vorgehen nach Analyseleitfaden Sofort-Dokumentation am Flip-Chart Rückführung der Probleme auf Haupt-Ursachen Gemeinsame Entwicklung von Lösungen Kreativitätstechniken Lösungsorientiert: Entwicklung von Höchste Priorität für die benannten Teilnehmer controlling: Status-Check der Garantierte Ergebnispräsentation (Tag 5) Adressaten: Management (NL-Leitung, Portfoliomanager, Regionalleitung) Präsentierende: Teilnehmer des Audits (Mitarbeiter/Beteiligte im Projekt) Agenda: Ist-Analyse Problem-/Ursachenanalyse Handlungsempfehlungen plan Potentialabschätzung Sofortmaßnahmen Darstellung: Teil-standardisierte Tafel Ziel: Management-Support und sofortiger Start der Umsetzung Das Vier-Tage Projektaudit führt zu einem sofortigen Untersuchungsergebnis mit Lösungsansätzen (garantierte Ergebnispräsentation).

4 Exemplarischer Ablauf Der typische Teilnehmerkreis umfasst Projektleiter, Projektkaufleute, Projektsteuerung, Planer, Bauüberwacher, Vertreter von GU oder Haupt-Unternehmer (z. B. LST), Bauherr,1 oder 2 Moderator (q4pm) Die Teilnahme am Workshop hat in der vereinbarten Woche oberste Priorität; die operative Projektarbeit für die in der definierten Zeit Betroffenen ruht. Die Ergebnispräsentation adressiert die Probleme und Lösungen an das Management; es folgt die Freigabe und sofortige Umsetzung. Die Teilnahme an der durch das Management ist deshalb obligatorisch ( Abnahme durch Sponsor ). Auf Wunsch werden systematische Problemfelder, deren Ergebnisse und für eine zentrale Auswertung und Optimierung aufbereitet und zur Weitergabe durch den Audit-Auftraggeber ausgearbeitet. Auditphase Montag Dienstag Mittwoch Donnerstag Freitag 10:00 Kick-off Vorstellung der Teilnehmer; Abfrage der Erwartungen; Workshop-Planung Ortsbegehung (Projektbüro, Baustelle) Problemanalyse 2 z. B. Kaufmännische Themen Sofortmaßnahmen ( Quick-Wins ) 10:00 Management- Analyse der Grunddaten (z. B. Ziele, Zeit-/ Terminplan, Status, Mittelabfluss, Risiken, Ressourcen) Problemanalyse 1 z. B. Zeiten und Termine Problemanalyse 3 z. B. Prozesse und Ressourcen Verfeinerung des plans; Potential- Abschätzung, Vorbereitung der Feedbackgespräch, Dokumentation, sofortige Umsetzung

5 Ergebnissicherung Online-Dokumentation blatt Dokumentation der Flipcharts Sofort Montag der Folgewoche Audit-Booklet (10-20 Seiten) -Review Durchsprache des blatts 1 Monat nach Audit Teilnehmer: PL, Management, Moderator (q4pm) Identifizierung von Hindernissen, Ersatzmaßnahmen und neuen Themen Statusbericht: % der Abarbeitung optional Workshops Programm-Ansatz lernende Organisation Die Ergebnisse des Audits werden durch die Dokumentation und das Review gesichert.

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