simuse documents 1.2 Handbuch

Transkript

1 simuse documents 1.2 Handbuch

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3 Inhalt simuse documents - Handbuch Erste Schritte...4 Startbildschirm...4 Erste Schritte für Administratoren...5 Admin Passwort vergeben...5 Kategorien verwalten...6 Lizenzen verwalten...8 Etiketten verwalten...9 Erste Schritte für Nutzer Scanner einstellen Etiketten drucken Dokumente scannen Texterkennung durchführen Auswertungen erstellen Dokumente anzeigen Detailansicht Posteingang Menü...37 Dokumente Anzeigen Scannen Barcodes drucken Beenden OCR Jetzt durchführen Standardmäßig sofort durchführen Einstellungen Admin anmelden Einstellungen neu laden Auswertungen verwalten Hotkey Datenbankserver einstellen Hilfe Hilfe Info Suche Updates :05:00

4 Erste Schritte Startbildschirm Der Startbildschirm von simuse documents zeigt die wichtigsten Schritte beim Start. 4 - Startbildschirm

5 Erste Schritte für Administratoren Admin Passwort vergeben Standardmäßig wird bei der Installation von simuse documents kein Admin Passwort vergeben. Der Administrator hat Zugriff auf die Verwaltungsfunktionen von simuse documents. Um ein Admin Passwort zu vergeben klicken Sie im Menü auf Einstellungen/Admin anmelden. Sie werden aufgefordert das Admin Passwort anzugeben. Standardmäßig ist kein Passwort vergeben. Klicken Sie daher einfach auf Anmelden. Sie werden darauf hingewiesen, dass kein Admin Passwort gesetzt ist. Klicken Sie auf OK. Klicken Sie auf das Menü Icon Administration und anschließend auf den Reiter Allgemein :05:00 Erste Schritte für Administratoren - 5

6 Geben Sie Ihr gewünschtes neues Passwort ein und klicken Sie auf übernehmen. Der Administrationsbereich ist nun mit dem neuen Kennwort geschützt. Kategorien verwalten Sie müssen als simuse documents Admin angemeldet sein um diese Funktion nutzen zu können. Klicken Sie auf das Menü Icon Administration und anschließend auf den Reiter Kategorienverwaltung. 6 - Erste Schritte für Administratoren

7 Unter Bekannte Kategorien werden Ihnen bereits angelegte Kategorien angezeigt. Rechts daneben haben Sie die Möglichkeit neue Kategorien anzulegen. Name der Kategorie geben Sie der Kategorie einen Namen (z.b. Eingangsrechnungen ) Eigenschaftsfelder für Kategorien :05:00 Erste Schritte für Administratoren - 7

8 Für jede Kategorie können Zusatzfelder angelegt werden. Diese stehen dann für jedes Dokument das in dieser Kategorie gespeichert wird zur Verfügung. Feldname Feldtyp Standardwert Name des Feldes Feldtyp (Zeichenkette, Ja/Nein, Datum) Dieser Wert wird für alle vorhandenen Dokumente dem Feld zugewiesen, wenn nichts anderes angegeben wurde Beispiele: Zeichenkette Ja/Nein Datum Rechnungsnummer, Kundenname gebucht, gezahlt, bearbeitet Rechnungsdatum, Zahldatum Lizenzen verwalten simuse documents verwaltet die vergebenen Lizenzen. Pro PC der mit simuse documents arbeitet wird eine separate Lizenz benötigt. Um zur Lizenzverwaltung zu gelangen, klicken Sie auf das Menü Icon Administration und anschließend auf den Reiter Lizenzverwaltung. 8 - Erste Schritte für Administratoren

9 Über die Lizenzverwaltung kann man erkennen welche Lizenzen an welche PCs vergeben sind. Es ist auch möglich Lizenzen wieder freizugeben wenn sie nicht mehr durch den zugeordneten PC genutzt werden. Somit können die freigegebenen Lizenzen wieder für andere PCs genutzt werden. Um eine vergebene Lizenz wieder freizugeben, klicken Sie zuerst die gewünschte Lizenz an und anschließend auf Ausgewählte Lizenz freigeben. Etiketten verwalten :05:00 Erste Schritte für Administratoren - 9

10 Beim Scannen werden die Dokumente mit Barcode Etiketten beklebt und anschließend gescannt. simuse documents kann die notwendigen Etiketten direkt drucken und verwaltet auch die bereits vergebenen Barcodes. Um zur Etikettenverwaltung zu gelangen, klicken Sie auf das Menü Icon Administration und anschließend auf den Reiter Etikettenverwaltung Erste Schritte für Administratoren

11 Neben dem (standard) Nummernkreis, der nur aus einem fortlaufenden 8-stelligen Ziffern-Code besteht ist es möglich weitere Nummernkreise anzulegen um zwischen unterschiedlichen Dokumenten unterscheiden zu können. Selbst definierte Nummernkreise beginnen immer mit 2 Buchstaben. Die Barcodes bestehen dann aus 2 Buchstaben und 6 Ziffern. Meist ist es sinnvoll unterschiedliche Nummernkreise zu verwenden, wenn die Original-Dokumente anschließend in unterschiedlichen Ordnern abgelegt werden. Man kann z.b. Nummernkreise für unterschiedliche Personen, oder Belegarten anlegen. Nummernkreis hinzufügen Geben Sie in das Textfeld über dem Knopf Nummernkreis hinzufügen die gewünschte 2-stellige Buchstabenkombination ein und klicken Sie anschließend auf Nummernkreis hinzufügen. Nummernkreis löschen Wählen Sie aus der Liste Bekannte Nummernkreise den Nummernkreis aus den Sie löschen möchten und klicken Sie auf Nummernkreis löschen. Wenn Sie einen Nummernkreis löschen bleiben die bisher gescannten Dokumente natürlich vorhanden, aber es ist nicht mehr möglich über simuse documents weitere Barcodes für diesen Nummernkreis zu drucken. ACHTUNG: Wenn ein Nummernkreis gelöscht wird und zu einem späteren Zeitpunkt wieder angelegt wird kann dies dazu führen, dass die gleichen Barcodes mehrfach vergeben werden. Dies hätte zur Folge, dass neu gescannte Dokumente den bereits vorhandenen Dokumenten mit demselben Barcode angehängt werden. Barcode festlegen :05:00 Erste Schritte für Administratoren - 11

12 Falls es notwendig ist den zuletzt gedruckten Barcode für einen Nummernkreis zurückzusetzen kann dies auch vorgenommen werden. Dies könnte z.b. notwendig sein, wenn einige Barcodes für einen Nummernkreis gedruckt wurden und anschließend vernichtet wurden. Man kann dann den Barcode zurück auf den letzten vorhandenen Barcode setzen um lückenlos fortlaufende Barcodes zu haben. Wählen Sie aus der Liste Bekannte Nummernkreise den Nummernkreis aus den Sie bearbeiten möchten. Im Feld Letzter gedruckter Barcode wird angezeigt welcher Barcode für diesen Nummernkreis zuletzt gedruckt wurde. Ändern Sie diesen Wert nach Ihren Bedürfnissen und klicken sie auf Barcode festlegen. Beim nächsten Druck von Etiketten für diesen Nummernkreis wird dann von dort aus weitergezählt. ACHTUNG: Über die integrierte Nummernkreisverwaltung soll vermieden werden, dass dieselben Barcodes mehrfach gedruckt werden. Über diese Funktion ist es möglich dies manuell trotzdem hervorzurufen Erste Schritte für Administratoren

13 Erste Schritte für Nutzer Scanner einstellen Die Eigenschaften Ihres Scanners können Sie direkt über simuse documents einstellen. Automatischer Einzug Sofern Ihr Scanner die Möglichkeit bietet mehrere Seiten über einen Papiereinzug (Automatic Document Feeder) zu scannen können Sie dies hier entweder aktivieren oder deaktivieren. Ist die Option aktiviert werden alle Dokumente die sich im Papiereinzug befinden hintereinander gescannt. Ansonsten wird jeweils nur die in den Scanner eingelegte Seite gescannt. Auflösung Über die Auflösung wird festgelegt in welcher Qualität die Dokumente gescannt werden. Eine Auflösung von 300 DPI (dots per inch) ist in der Regel optimal für simuse documents. Somit ist die Qualität gut genug um Dokumente wieder gut ausdrucken zu können und der benötigte Speicherplatz pro Seite auf dem Server ist nicht zu hoch. Helligkeit und Kontrast Sollten Sie feststellen, dass die gescannten Dokumente nicht nicht gut erkennbar sind, können Sie durch Anpassung der Einstellungen Helligkeit und Kontrast eventuell ein besseres Ergebnis erzielen :05:00 Erste Schritte für Nutzer - 13

14 Etiketten drucken Sie können direkt über simuse documents Barcode Etiketten ausdrucken lassen. Die Verwaltung der verschiedenen Nummernkreise befindet sich im Admin Bereich. Nummernkreis auswählen Um Barcode Etiketten zu drucken, wählen Sie einen der angelegten Nummernkreise aus. Sollten noch keine weiteren Nummernkreise angelegt worden sein steht lediglich der Nummernkreis Standard zur Verfügung. Das Feld Letzter gedruckter Barcode zeigt an welcher Barcode für den gewählten Nummernkreis zuletzt gedruckt wurde. Dieser Wert kann nur über die Admin Einstellungen verändert werden. simuse documents erfasst der gedruckten Etiketten. Somit ist sichergestellt, dass Barcodes nicht mehrfach verwendet werden. Medium auswählen Es sind mehrere Druckmedien vordefiniert. Weitere Etiketten-Formate sind auf zu finden Erste Schritte für Nutzer

15 Anzahl der zu druckenden Barcodes Geben Sie hier an wie viele Seiten mit Etiketten Sie drucken möchten. Es wird in einem Durchgang immer eine ganze Seite mit Barcodes bedruckt. Die genaue Anzahl der Etiketten hängt davon ab welches Etikettenformat gewählt wurde :05:00 Erste Schritte für Nutzer - 15

16 Dokumente scannen Um zum Scanfenster von simuse documents zu gelangen, klicken Sie auf das Menü Icon Scannen. Das Menü Icon ist deaktiviert wenn auf dem PC kein Scanner eingerichtet ist Erste Schritte für Nutzer

17 Vorbereitung Idealerweise sollte zum Scannen ein Einzugsscanner verwendet werden, das es dann möglich ist mehrere Seiten auf ein Mal zu scannen. Im Folgenden wird nur das Scannen mit einem Einzugsscanner beschrieben. Alle Dokumente sollten vor dem Scannen von Büroklammern, Heftzwecken usw. befreit werden. Bedruckte Rückseiten die auch gescannt werden sollen kann man fotokopieren und hinter die Vorderseiten einordnen. Sortieren Sie alle Seiten in der Reihenfolge in der Sie gescannt werden sollen. Jedes Dokument wird auf der ersten Seite mit einem Barcode Etikett beklebt. Diese Etiketten können Sie direkt über simuse documents ausdrucken. (Beispiel: Bei einer Rechnung mit mehreren Seiten wird auf die erste Seite ein Barcode Etikett geklebt und alle folgenden Seiten werden beim Scannen auch diesem Barcode zugeordnet, bis ein weiterer Barcode erkannt wird) Legen Sie alle Dokumente die gescannt werden sollen in den Einzugsscanner :05:00 Erste Schritte für Nutzer - 17

18 Scanvorgang starten Bevor Sie den Scanvorgang starten können Sie weitere Informationen zu den Dokumenten eingeben und die Scannereinstellungen verändern. Aktenordner Geben Sie hier eine Bezeichnung für den Aktenordner an in dem Sie die Original-Dokumente nach dem Scannen ablegen werden. Sie können entweder einen neuen Ordnernamen eintippen, oder einen vorhandenen Ordnernamen auswählen Erste Schritte für Nutzer

19 Kategorie Sie können bereits beim Scannen alle Dokumente einer zuvor eingerichteten Kategorie zuordnen. Wählen Sie hierzu einfach die entsprechende Kategorie aus der Liste aus. Wenn Sie die Dokumente erst später den Kategorien zuordnen möchten, wählen Sie den Posteingang aus. Von dort aus können Sie die Dokumente zu einem späteren Zeitpunkt zuordnen. Kategorien anlegen: Siehe Kategorien verwalten auf Seite 6. Posteingang: Siehe Posteingang auf Seite 16. Scanner Wählen Sie hier den Scanner aus den sie verwenden möchten :05:00 Erste Schritte für Nutzer - 19

20 Weitere Optionen Klicken Sie auf Weitere Optionen um folgende Tätigkeiten durchzuführen: Scanner einstellen Sie haben die Möglichkeit die Scanner Optionen zu ändern. Klicken Sie hierfür auf Scanner einstellen. OCR Erkennung aktivieren Die integrierte OCR Erkennung kann direkt nach dem Scanvorgang durchgeführt werden. Um dies zu aktivieren, aktivieren Sie den Haken OCR beim Scannen mit ausführen. Wenn Sie viele Dokumente scannen möchten, empfiehlt es sich dies zu deaktivieren und die Texterkennung zu einem späteren Zeitpunkt manuell zu starten. Die Texterkennung kann je nach PC einige Zeit in Anspruch nehmen. Texterkennung: Siehe Texterkennung durchführen auf Seite 17. Zusatzfelder vorbelegen Zusatzfelder für die gewählte Kategorie können für die Dokumente vorbelegt werden. Unter Zusatzfelder werden alle angelegten Zusatzfelder angezeigt. Sie haben nun die Möglichkeit diese Felder vorzubelegen. Alle Dokumente die gescannt werden erhalten dann diese Werte Erste Schritte für Nutzer

21 Beispiel: Sie scannen einen Stapel gebuchter Rechnungen ein. Sie haben für die gewählte Kategorie ein Zusatzfeld gebucht angelegt. Sie geben bereits beim Scannen an, dass die Belege gebucht sind. Somit müssen Sie nach dem Scannen nicht für jeden einzelnen Beleg angeben, dass er bereits gebucht ist. Um den Scanvorgang zu starten klicken Sie auf Scanvorgang starten. Alle Seiten werden nacheinander gescannt. Nach Abschluss des Scanvorgangs werden die Scanergebnisse nochmals zur Prüfung angezeigt, bevor sie auf den Server gespeichert werden :05:00 Erste Schritte für Nutzer - 21

22 In der Übersicht sind folgende Informationen zu sehen: - wie viele Seiten gescannt wurden - wie viele Barcodes erkannt wurde - der kleinste Barcode - der größte Barcode - fehlende Barcodes um eine Lückenlose Reihenfolge zu erhalten Eine Vorschau der gescannten Seiten wird angezeigt, damit Sie prüfen können, ob die Seiten ordentlich eingezogen wurden. Um eine Seite in voller Größe zu betrachten, klicken Sie sie einfach doppelt an Erste Schritte für Nutzer

23 Sofern Sie mit dem Scanergebnis zufrieden sind, klicken Sie auf Scan abschließen. Alle gescannten Seiten werden nun auf dem Server gespeichert. Sollte mit dem Scanergebnis etwas nicht stimmern, klicken Sie auf Scan verwerfen. Die gescannten Seiten werden nicht auf dem Server gespeichert und Sie können den Scanvorgang wiederholen. Sollten Barcodes nicht richtig erkannt worden sein, können Sie diese auch noch manuell in der Auflistung alle gescannten Seiten eintragen. Texterkennung durchführen ACHTUNG: Bitte beachten Sie, dass Microsoft Office ab Version 2003 benötigt wird um diese Features bereitzustellen. Sofern eine passende Version von Microsoft Office auf dem PC installiert ist, kann simuse documents eine OCR Erkennung für die gescannten Dokumente durchführen. Die Texte auf den Dokumenten werden erkannt und als Suchindex gespeichert. Somit kann nach Inhalten von Dokumenten gesucht werden. Über "OCR / Jetzt durchführen" können Sie die OCR Erkennung für alle Dokumente die noch keinen Suchindex haben manuell anstoßen. Auswertungen erstellen Über die Auswertungen in simuse documents können Sie Dokumente aus einer bestimmten Kategorie anzeigen lassen in denen bestimmte Zusatzfelder gesetzt sind. Beispiel: Sie möchten alle Dokumente der Kategorie Rechnungen anzeigen lassen bei denen das Zusatzfeld gebucht nicht gesetzt ist. Somit werden Ihnen alle ungebuchten Rechnungen angezeigt. Um zur Auswertungs-Verwaltung zu gelangen, klicken Sie im Menü auf Einstellungen / Auswertungen verwalten :05:00 Erste Schritte für Nutzer - 23

24 Wählen Sie zunächst unter Kategorie die Kategorie aus in der sich die Dokumente befinden die Sie suchen möchten. Klicken Sie auf Neue Auswertung um eine neue Auswertung anzulegen. Sie können auch eine vorhandene Auswertung bearbeiten, wenn Sie diese unter Bereits angelegte Auswertungen auswählen und anschließend auf bearbeiten klicken. Geben Sie unter Name den Namen der Abfrage an (z.b. ungebuchte Rechnungen ) Wenn Sie bei Öffentliche Auswertung einen Haken setzen kann die Auswertung von allen Benutzern verwendet werden. Ansonsten sehen nur Sie die angelegte Auswertung Erste Schritte für Nutzer

25 Geben Sie nun die Bedingungen der Auswertung an. Wählen Sie hierzu unter Feld ein Feld aus (z.b. gebucht ). Unter Bedingung wird angegeben unter welcher Bedingung Werte ausgegeben werden. Im Feld Wert wird angegeben welcher Wert in diesem Feld gesucht wird. Je nach dem um was für einen Feldtyp es sich handelt ändert sich das Wert Feld bei den Auswertungen (Textfelder, Checkbox, Datumsauswahl). Beispiel: Um ungebuchte Rechnungen zu suchen wird das Feld gebucht ausgewählt, als Bedingung wird angegeben NICHT GLEICH und als Wert wird der Haken gesetzt (wahr). Es werden mit dieser Auswertung alle Dokumente aus der gewählten Kategorie angezeigt bei denen im Feld gebucht kein Haken gesetzt ist. Klicken Sie auf den Knopf mit dem Pfeil nach unten um die soeben angegebene Bedingung zur Auswertung hinzuzufügen. Sie können mehrere Bedingungen hinzufügen. Es werden dann alle Dokumente der gewählten Kategorie angezeigt die alle Bedingungen erfüllen. Klicken Sie auf speichern um die Auswertung zu speichern. Sie steht Ihnen bei Dokumente anzeigen unter Auswertung durchführen zur Verfügung. Welche Felder bei den Auswertungen zur Verfügung stehen hängt davon ab welche Zusatzfelder Sie in den Kategorien angelegt haben. Zusatzfelder verwalten: Siehe Kategorien verwalten auf Seite 6. Dokumente anzeigen Es gibt verschiedene Möglichkeiten gescannte Dokumente abzurufen: - Auswertung - Barcode suchen - Kategorie suchen - Volltextsuche :05:00 Erste Schritte für Nutzer - 25

26 Diese Methoden werden nachfolgend erläutert. Über Ansicht kann man auswählen, ob man die Ergebnisse in Form einer sortierbaren Liste, oder als Vorschaubilder erhalten möchte Erste Schritte für Nutzer

27 Auswertung Verwenden Sie die Auswertungen um Dokumente mit bestimmten Werten in den Zusatzfeldern zu suchen. Sie müssen lediglich die gewünschte Auswertung auswählen und auf Ausführen klicken. Barcode suchen Sie wissen den kompletten Barcode oder einen Teil davon? Verwenden Sie die Barcode Suche. Geben Sie im Feld Barcode den kompletten Barcode oder einen Teil davon ein :05:00 Erste Schritte für Nutzer - 27

28 Wenn Sie auf Anzeigen klicken wird genau nach dem angegebenen Barcode gesucht. Haben Sie weniger als 8 Stellen angegeben, werden die restlichen stellen mit 0 gefüllt. Klicken Sie auf Suche um alle Dokumente aufzulisten bei denen der Barcode den angegebenen Text enthält. Beispiel: Sie geben im Feld Barcode 123 ein und klicken auf Anzeigen. Sofern das Dokument existiert wird Ihnen das Dokument angezeigt. Sie geben im Feld Barcode 123 ein und klicken auf Suche. Alle Dokumente werden aufgelistet deren Barcode 123 enthält (z.b. SO000123, , oder ) Erste Schritte für Nutzer

29 Kategorie suchen Über Kategorie suchen können Sie sich alle Dokumente aus einer bestimmten Kategorie anzeigen. Wählen Sie dazu die gewünschte Kategorie aus und klicken Sie auf Anzeigen :05:00 Erste Schritte für Nutzer - 29

30 Volltextsuche Mit der Volltextsuche oben rechts im Menü können Sie alle Dokumente nach Texten durchsuchen. Hierfür muss allerdings zuvor die Texterkennung durchgeführt werden. Geben Sie im Textfeld den Begriff an, den Sie suchen möchten und drücken Sie die Enter Taste. Alle Dokumente auf denen der eingegebene Text vorkommt werden angezeigt Erste Schritte für Nutzer

31 Die Volltextsuche bietet auch erweiterte Suchfunktionen wie man es von manchen Suchmaschinen kennt. Beispiele: hallo welt "hallo welt" hallo OR welt hallo AND welt hallo AND NOT welt hallo AND (welt OR world) hallo AND NOT (welt OR world) Alle Dokumente auf denen die Wörter hallo und das Wort welt vorkommen, werden angezeigt. Alle Dokumente auf denen hallo welt zusammen geschrieben vorkommt, werden angezeigt. Alle Dokumente auf denen entweder das Wort hallo, oder das Wort welt, oder beide Wörter vorkommen, werden angezeigt. Alle Dokumente auf denen die Wörter hallo und das Wort welt vorkommen, werden angezeigt. Alle Dokumente auf denen das Wort hallo vorkommt und das Wort welt nicht vorkommt, werden angezeigt. Alle Dokumente auf denen das Wort hallo vorkommt und das Wort welt, oder das Wort world, oder beide Wörter vorkommen, werden angezeigt. Alle Dokumente auf denen das Wort hallo vorkommt und weder das Wort welt noch das Wort world vorkommen, werden angezeigt. Texterkennung: Siehe Texterkennung durchführen auf Seite 17. Beachten Sie dass die Texterkennung nicht immer alle Inhalte perfekt erkennt. Es kann z.b. vorkommen, dass ein l als 1 erkannt wird, usw. Daher empfiehlt es sich manchmal nicht nach einem ganzen Wort, sondern nur nach einem Teil davon zu suchen :05:00 Erste Schritte für Nutzer - 31

32 Detailansicht Die Detailansicht zu Dokumenten wird angezeigt wenn ein Dokument aus der Liste oder der Miniaturansicht angezeigt wird. Auf der linken Seite erscheint die erste Seite des Dokuments. Menüleiste 32 - Erste Schritte für Nutzer

33 Oben rechts befindet sich eine Menüleiste mit mehreren Icons. Eine kurze Information zur Funktion der verschiedenen Icons wird angezeigt, wenn sie die Maus über eines der Icons halten. Die Funktionen sind wie folgt (von links nach rechts) - Dokument als Datei auf Festlatte speichern - Dokument ausdrucken - Dokument löschen (dies ist nur als Admin möglich) - Seite um 90 Grad nach links drehen - Seite um 90 Grad nach rechts drehen - Seite vergrößern - Seite verkleinern Informationen (Zusatzfelder) Bei Informationen wird der Barcode des Dokuments sowie alle Zusatzfelder die in der Kategorie des Dokuments existieren angezeigt. Sie können die Werte der Zusatzfelder ändern. Klicken Sie anschließend auf übernehmen um neue Werte zu speichern. Aktionen Der Aktenordner in dem das Originaldokument abgelegt wurde wird hier angezeigt wenn beim Scannen etwas eingetragen wurde. Unter Kategorie wird angezeigt in welcher Kategorie sich das Dokument befindet. Ist man als Admin angemeldet kann man das Dokument auch in eine andere Kategorie verschieben. Hierbei werden die Daten der vorhandenen Zusatzfelder als Kommentar gespeichert. Kommentare Über die ersten beiden Icons von links kann man vorhandene Kommentare nach Autor oder Datum sortieren :05:00 Erste Schritte für Nutzer - 33

34 Über die Suche rechts kann man bestimmte Kommentare suchen. Geben Sie einen Suchbegriff ein und drücken Sie die Enter Taste. Über das Plus Icon können Sie neue Kommentare hinzufügen. Geben Sie einen Text ein und klicken Sie anschließend auf übernehmen ganz unten. Navigation Bei Navigation können Sie zwischen den Seiten des Dokuments umblättern, sofern mehrere Seiten vorhanden sind. Posteingang Beim Scannen können Dokumente verschiedenen Kategorien zugeordnet werden. Alternativ ist es möglich alle Dokumente vorerst in den Posteingang zu scannen. Von dort aus können sie dann später den passenden Kategorien zugeordnet werden. Dies ist z.b. nützlich wenn man beim scannen nicht nur Dokumente für die gleiche Kategorie scannt, oder die Person die scannt nicht selbst weis in welche Kategorien die Dokumente eingeordnet werden sollen. Um zum Posteingang von simuse documents zu gelangen, klicken Sie auf das Menü Icon Posteingang Erste Schritte für Nutzer

35 Alle Dokumente im Posteingang werden Ihnen in einer Miniaturansicht angezeigt. Möchten Sie ein Dokument betrachten, klicken Sie es doppelt an. Dokumente zuordnen Um Dokumente einer Kategorie zuzuordnen, markieren Sie ein Dokument in dem Sie einmal darauf klicken. Wählen sie unter Kategorie eine Kategorie aus der Sie das Dokument zuordnen möchten :05:00 Erste Schritte für Nutzer - 35

36 Bei den Zusatzfeldern können Sie alle Daten für die Zusatzfelder des Dokuments eintragen. Um den Vorgang abzuschließen, klicken Sie auf Auswahl zuordnen und anschließend auf Speichern. Das Dokument ist nun der gewählten Kategorie zugeordnet und verschwindet aus dem Posteingang Erste Schritte für Nutzer

37 Menü Dokumente Anzeigen Siehe Dokumente anzeigen auf Seite 25. Scannen Siehe Dokumente scannen auf Seite 16. Barcodes drucken Siehe Etiketten drucken auf Seite 14. Beenden simuse documents kann über diesen Menüpunkt beendet werden. OCR Jetzt durchführen Siehe Texterkennung durchführen auf Seite 17. Standardmäßig sofort durchführen ACHTUNG: Bitte beachten Sie, dass Microsoft Office ab Version 2003 benötigt wird um diese Features bereitzustellen. Sofern eine passende Version von Microsoft Office auf dem PC installiert ist, kann simuse documents eine OCR Erkennung für die gescannten Dokumente durchführen. Die Texte auf den Dokumenten werden erkannt und als Suchindex gespeichert. Somit kann nach Inhalten von Dokumenten gesucht werden. Über "OCR / Standardmäßig sofort ausführen" können Sie Einstellen, dass die OCR Erkennung nach jedem Scan automatisch durchgeführt wird :05:00 Dokumente - 37

38 Einstellungen Admin anmelden Siehe Admin Passwort vergeben auf Seite 5. Einstellungen neu laden Über diesen Menüpunkt können Sie die Einstellungen (z.b. Kategorien, Zusatzfelder, usw.) neu vom Server abrufen. Dies ist z.b. dann nützlich, wenn ein anderer Benutzer im Netzwerk Änderungen an den Einstellungen vorgenommen hat. Auswertungen verwalten Siehe Auswertungen erstellen auf Seite 23. Hotkey simuse documents enthält eine nützliche Hotkey Funktion. Mit ihr ist es möglich Dokumente aus anderen Anwendungen aufzurufen. Simuse documents muss dazu gestartet sein. Markieren Sie dazu in einer beliebigen Anwendung eine Belegnummer (z.b. in einem Buchhaltungsprogramm). Über eine vordefinierte Tastenkombination können Sie direkt das Dokument aus simuse documents aufrufen, das die gleiche Belegnummer hat wie die Markierte. Hotkey festlegen Wählen Sie im Menü Einstellungen / Hotkey eine beliebige Tastenkombination aus Einstellungen

39 Datenbankserver einstellen simuse documents speichert alle Daten in einer Datenbank. Über diesen Menüpunkt können Sie die Einstellungen für den Datenbank Server ändern. Hilfe Hilfe Über diesen Menüpunkt erreichen Sie das Hilfesystem von simuse documents. Alle Informationen dieses Dokuments befinden sich dort. Info Sie erhalten Informationen zu simuse documents wie z.b. die Version und die verwendete Lizenz. Suche Updates Mit der Update Suche können Sie prüfen, ob eine neuere Version von simuse documents zur Installation bereitsteht. Für die Nutzung der Update Funktion muss eine aktive Internetverbindung bestehen. Nach der Prüfung erhalten Sie eine Meldung, ob es ein Update für Ihre Version von simuse documents gibt. Kein Update vorhanden: :05:00 Hilfe - 39

40 Update vorhanden: Sie werden gefragt, ob Sie das Update herunterladen möchten. Klicken Sie auf ja. Das Update wird anschließend heruntergeladen. Dies kann je nach Internetverbindung eine Weile dauern. Bestätigen Sie nachdem das Update heruntergeladen wurde mit ja. ACHTUNG: simuse documents wird für die Installation des Updates beendet und anschließend neu gestartet Hilfe

41 Die Update Installation beginnt. Klicken Sie auf Installieren und anschließend auf fertig stellen. simuse documents wird neu gestartet und die Updateinstallation ist abgeschlossen :05:00 Hilfe - 41

42 42 - Hilfe

43 :05:00 Hilfe - 43