Application Portfolio Management Transparenz der Leistung und Planung von IT

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1 Application Portfolio Transparenz der Leistung und Planung von IT Artikelnummer: Erscheinungsdatum: Jul-2012 Themen: IT & Operations Application Portfolio (APM) ist eine Methode zur Optimierung der IT-Landschaft eines Unternehmens. Es ist kein Ansatz zur reinen Kostensenkung oder Nutzensteigerung von Systemen, sondern einer, der eine vergleichbare Übersicht aller IT-Systeme in einem Unternehmen liefert. Dadurch werden Ineffizienzen deutlich und der Applikations-Planungsprozess wird vereinfacht. 1. Aktuelle Trends in der Unternehmens-IT Es gibt momentan zwei entscheidende Entwicklungen, die erhebliche Herausforderungen an CIOs stellen gab es einen deutlichen Einbruch der Budgets um 8,8%, seither sind nur minimale Veränderungen zuverzeichnen. In Deutschland sind die IT-Budgets für 2012 sogar um 5,6% gesunken. Die erste Entwicklung ist die Anforderung nach Ko-steneffizienz der IT. Spätestens seit der Finanzkrise 2008 sehen sich viele CIOs mit verstärkten Sparmaßnahmen konfrontiert. Die Entwicklung der internationalen IT-Budgets spiegelt diesen Trend wider (siehe Abb. 1). 01

2 Abbildung 1: Entwicklung der internationalen IT-Budgets, Basisjahr Der zweite Trend kann unter Business-IT Alignment (Ausrichtung zwischen Business und IT) subsumiert werden. Dabei soll die IT möglichst direkt auf die Strategie des Unternehmens und die Anforderungen der Fachbereiche ausgerichtet werden. Beide Entwicklungen standen in den letzten Jahren ganz oben auf der Agenda von CIOs (siehe Abb 2). Reduktion der IT-Kosten spiegelt die Forderung nach Kosteneffizienz wider, während Lösungen für Fachbereiche liefern und Anbindung, Verhältnis zu Fachbereichen Business-IT Alignment zuzuordnen sind. Abbildung 2: Top 3 IT-Strategien der letzten Jahre 2 Mit APM 3 sollen die relevanten Systeme eines Unternehmens erfasst und anhand zuvor festgelegter Kenndaten bewertet werden. Als relevant für das Portfolio gelten Systeme, die an der Wertschöpfung des Unternehmens beteiligt sind und keine grundlegende Standard-Software (Betriebssystem, Textbearbeitung, etc.) darstellen. Diese Beschreibung bietet bewusst Interpretationsspielraum, da die genaue Menge der zu erfassenden Systeme jeweils in Abhängigkeit von der Situation und Zielsetzung des Unternehmens festgelegt werden sollte. Die Kenndaten der Systeme bieten einen schnellen und vergleichbaren Überblick über die IT-Systemlandschaft eines Unternehmens und ermöglichen darüberhinaus eine differenzierte Betrachtung nach beispielsweise Effizienz, technischer Qualität oder Mehrwert für Kernprozesse (nähere Beschrei-bung im nachfolgenden Kapitel). Entscheidungen über IT-Projekte, wie die Einführung oder Anpassung eines Systems, können auf Basis der prognostizierten Auswirkungen auf das Portfolio getroffen werden, wodurch der Planungsprozess standardisiert und vereinfacht wird. Damit können a) Budgets effektiver verteilt und b) der Nutzen an die Fachbereiche besser vermit telt werden. APM bietet damit für beide anfangs genannten Trends in der Unternehmens-IT einen Lösungsansatz. 3. Umsetzung von Application Portfolio 2. Konzeption von Application Portfolio Drei Schritte sind bei der Einführung von APM durchzuführen. Im ersten Schritt müssen die Grundlagen, das Framework, definiert werden. Wie oben erwähnt, muss vorab festgelegt werden, welche Systeme in das Portfolio aufgenommen werden. Je größer die Anzahl der aufgenommenen Systeme, desto höher das Optimierungspotential; damit steigt allerdings auch der Aufwand der Einführung und des s von APM. Zudem muss geplant werden, welche Kenndaten im Portfolio zu den Systemen festzuhalten sind (Abb. 3 liefert einen Anhaltspunkt). Der Detailgrad liegt dabei wiederum im Ermessen des Unternehmens. ¹ Die Untersuchung der internationalen IT-Budgets entstammt Gartners jährlicher CIO Befragung. Öffentlich zugänglich unter: strategien/analysen/ Vgl. erneut Gartners CIO Befragung, bei der jährlich über IT-Führungskräfte befragt werden. Top IT-Strategien meinen die Strategien, die von CIOs mit der höchsten Priorität bewertet wurden. 3 In der Literatur werden verschiedene Begrifflichkeiten verwendet. Die Abgrenzung zwischen IT Portfolio und Project sowie Application Portfolio ist nicht durchgängig trennscharf. Bei dem hier verwendeten Begriff APM werden vorhandene Systeme erfasst, keine geplanten Projekte. 02

3 Abbildung 3: Beispiel einer Liste von Kenndaten, die im Portfolio festgehalten werden 4 Der dritte Schritt ist die dauerhafte Inbetriebnahme von APM. Neue Systeme werden anhand des Frameworks bewertet und ins Portfolio aufgenommen. Vorhandene Systeme werden regelmäßig überprüft und bei umfangreichen Modifikationen neu untersucht. Bei der Planung von Projekten müssen jeweils die Auswirkungen auf das Portfolio prognostiziert werden, wodurch sich die positiven Effekte des Projektes (z.b. Nutzensteigerung, Verbesserung der Qualität) den negativen Effekten (z.b. Kostensteigerung, verringerte Anpassbarkeit) gegenüberstellen lassen. Während die Schritte eins und zwei Projektcharakter haben, ist der dritte Schritt eine klassische Linienaufgabe, für die dauerhaft Kapazitäten zur Verfügung gestellt werden müssen. 4. Vor- und Nachteile von Application Portfolio Um die Vergleichbarkeit zwischen Systemen zu gewährleisten, muss für jeden Punkt der Kenndaten eine Methode zur Quantifizierung bzw. Aggregation der Unterpunkte festgelegt werden. Dieser Schritt muss gründlich erarbeitet und mit beteiligten Fachbereichen abgestimmt werden, da im weiteren Vorgehen darauf aufgebaut wird. Schritt zwei stellt die Anwendung des in Schritt eins definierten Frameworks auf bestehende Systeme dar. Dieser Schritt muss ebenfalls in Zusammenarbeit mit den Fachbereichen, die die Systeme nutzen, geschehen. Je gründlicher der erste Schritt durchgeführt wurde, desto schneller kann der zweite bewältigt werden. Trotzdem sollte man durchschnittlich mit einem Aufwand von rund zehn Arbeitstagen je System rechen, die z.b. in gemeinsamen Workshops von IT und Fachbereichen anfallen. Ein großer Vorteil von APM ist die Identifizierung von Ineffizienzen in der IT. Durch Transparenz der Kosten, des Nutzens und der Qualität von Systemen können Systeme, die eine gute bzw. schlechte Performance aufweisen, schnell identifiziert werden. In Abhängigkeit von zusätzlichen erfassten Kenndaten, wie z.b. Life-Cycle- Status (alte Systeme ersetzen, neue Systeme überholen) oder Anpassbarkeit des Systems (leicht anpassbare Systeme optimieren/ausbauen, schwer anpassbare Systeme ggf. abschaffen/ersetzen), bieten sich verschiedene Optimierungsmaßnahmen an. Eine gängige Methode zur Auswertung des Portfolios ist z.b. eine dreidimensionale Darstellung nach Nutzen, Qualität und Kosten (siehe Abb. 4). Abbildung 4: Möglichkeiten zu Optimierung von Systemen in Abhängigkeit von ihrer Performance 4 angelehnt an eine Untersuchung von McKeen, Smith (2010), bei der eine Fokusgruppe von IT-Führungskräften zu dem Thema befragt wurde. 03

4 Eine weitere Möglichkeit, das aktuelle Applikations- Portfolio mit APM zu optimieren, stellt der Abbau von Redundanzen dar. Ein Beispiel hierfür wäre, dass zwei Fachabteilungen unterschiedliche CRM-Systeme nutzen, die jedoch eine sehr ähnliche Funktionalität besitzen und somit zusammengefasst werden können. Neben einer Steigerung der internen Effizienz ermöglicht APM, dass sowohl der Nutzen als auch die Kosten eines IT-Systems auch außerhalb der IT nachvollzogen werden können. Damit können Fachbereiche und Unternehmensleitung besser nachvollziehen wie IT die Leistung des Unternehmens beeinflusst. Für den Planungsprozess von IT-Projekten ergibt sich durch das strukturierte Bewertungsschema der Vorteil, dass Maßnahmen anhand ihrer Auswirkungen auf das Applikations-Portfolio verglichen werden können.dadurch wird die Entscheidung für oder gegen Optionen bzw. deren Priorisierung objektiver und nachvollziehbarer. Die Umsetzung von APM ist allerdings mit hohem Aufwand verbunden. Die IT kann diese Methode nicht im Alleingang einführen, sondern ist auf die Mitarbeit der Fachbereiche angewiesen. Wenn keine hinreichende Unterstützung durch die Unternehmensleitung gegeben ist, kann sich der Prozess stark verzögern. Nach der Einführung muss die kontinuierliche Kontrolle der Systeme organisiert und durchgeführt werden. Sowohl die Zuordnung der Kosten auf einzelne Systeme als auch die Bewertung und Quantifizierung des Nutzens stellen eine besondere Herausforderung dar. Gerade bei qualitativem Nutzen, wie z.b. Kundenzufriedenheit, ist es kompliziert, eine objektive Quantifizierung zu erreichen. Da die Umsetzung von APM prozessuale und organisatorische Anpassungen innerhalb der IT mit sich bringen kann, wird es auch zu einem unternehmenspolitischen Thema, gegen das sich Widerstände bilden können. Die Einführung von APM muss also im Unternehmen gründlich durchdacht und abgestimmt sein. Fazit Application Portfolio ist ein Konzept, welches nachhaltige Vorteile für Unternehmen bringt, indem es Transparenz und Übersichtlichkeit der IT-Systeme schafft, und eine standardisierte Bewertung von Systemen und Vorhaben ermöglicht. Zur Bewältigung der beiden Herausforderungen Kosteneffizienz und Business-IT Alignment kann APM in erheblichem Maße beisteuern. Die Umsetzung von APM ist ein aufwendiger Prozess, bei dem sich vor allem folgende Herausforderungen stellen: 1. Unterstützung durch die Unternehmensleitung 2. Intensive Abstimmung mit den Fachbereichen 3. Bewertung des Nutzens der Systeme 4. Zuordnung der Kosten auf Systeme Wenn es gelingt, APM konsequent und effektiv umzusetzen, wird durch eine IT, die effizient ihre gesetzten Ziele erfüllt, ein langfristiger und nachhaltiger Wettbewerbsvorteil geschaffen. Quellen: J. McKeen, H. Smith, Developments in Practice XX- XIV: Application Portfolio, Communications of AIS; 2010, Vol Issue 26, p Gartner, CIO Survey, , J. Luftman, T. Ben-Zvi, Key Issues for IT Executives 2011: Cautious Optimism in Uncertain Economic Times, MIS Quarterly Executive; 2011, Vol. 10 Issue 4, p B. Maizlish, R. Handler, IT Portfolio : Unlocking the Business Value of Technology, 2005, John Wiley & Sons 04

5 MOONROC ist eine führende beratung. Strategischer Weitblick, Ergebnisorientierung und unternehmerische Umsetzbarkeit sind unsere Leitlinien. Wir verstehen uns als ganzheitlich denkender Partner für Unternehmer und. Unsere Berater kennzeichnet ihr führendes fachliches Knowhow, langjährige operative Berufserfahrung und die Fähigkeit, innovative Strategien entwickeln und umsetzen zu können. MOONROC Advisory Partners GmbH Ludwigstraße München company(at)moonroc.de Internet: