FileMaker Pro 9. Lehrgang

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1 FileMaker Pro 9 Lehrgang

2 FileMaker, Inc. Alle Rechte vorbehalten. FileMaker, Inc Patrick Henry Drive Santa Clara, California 95054, USA FileMaker ist eine Marke von FileMaker, Inc., eingetragen in den USA und anderen Ländern. ScriptMaker und das Dateiordner-Logo sind Marken von FileMaker, Inc. Alle anderen Marken sind Eigentum der jeweiligen Besitzer. Die FileMaker-Dokumentation ist urheberrechtlich geschützt. Sie dürfen diese Dokumentation ohne schriftliche Genehmigung von FileMaker weder vervielfältigen noch verteilen. Diese Dokumentation darf ausschließlich mit einer gültigen, lizenzierten Kopie der FileMaker- Software verwendet werden. Alle in den Beispielen erwähnten Personen und Firmen sind rein fiktiv und jegliche Ähnlichkeit mit bestehenden Personen und Firmen ist rein zufällig. Die Danksagungen und Urheberrechtshinweise finden Sie im entsprechenden Dokument, das mit der Software geliefert wurde. Die Erwähnung von Produkten Dritter dient nur zur Information und stellt keine Empfehlung dar. FileMaker, Inc. übernimmt keine Verantwortung für die Leistung dieser Produkte. Weitere Informationen finden Sie auf unserer Website unter Edition: 01

3 Inhalt Lektion 1 FileMaker Pro-Grundlagen Einleitung 7 Speicherort der Beispieldatei 7 Datenbankkonzepte 8 Was ist eine Datenbank? 8 Wozu werden Datenbanken verwendet? 8 Wie ist eine Datenbank aufgebaut? 8 Wie werden Felddaten angezeigt? 8 FileMaker Pro-Grundlagen 8 Erläuterung der FileMaker Pro-Modi 9 Weitere Informationen 9 Lektion 2 Blättern in Daten Öffnen einer Datenbank und Wechseln zwischen Datensätzen 11 Unterschiedliche Darstellung von Daten 12 Anzeigen eines anderen Layouts 12 Anzeigen von Layouts als Formulare, Listen und Tabellen 13 Sichern einer Kopie der Beispieldatei 14 Anlegen einer Datei mit einer Starter-Lösung 14 Weitere Informationen 15 Lektion 3 Suchen und Sortieren von Datensätzen Suchen von Datensätzen nach Kriterien in einem Feld 17 Suchen von Datensätzen nach Kriterien in mehreren Feldern 18 Suchen von Datensätzen, die mehrere Kriterien in einem Feld erfüllen 19 Suchen von Datensätzen, die einem Kriterienbereich in einem Feld entsprechen 19 Gezieltes Suchen 20 Sortieren der Ergebnismenge 21 Weitere Informationen 21 Lektion 4 Erstellen einer Datenbank und Eingeben von Datensätzen Erstellen einer einfachen Datenbank und Definieren von Feldern 23 Felddefinitionen 23 Erstellen einer Datenbank 23 Eingeben von Daten in die Datenbank 24 Erstellen des ersten Datensatzes 24 Erstellen eines weiteren Datensatzes 25 Kopieren von Daten durch Drag & Drop 25 Ändern von Daten in einem Datensatz 25 Datensatz löschen 25 Datei in ein Medienfeld einfügen 26 Weitere Informationen 26 Lektion 5 Anpassen der Bildschirmanzeige Erläuterung von Layouts und Tabellen 27 Allgemeine Hinweise 27 Ändern der Größe, Verschieben und Hinzufügen eines Felds 27 Auswählen und Ändern der Größe eines Felds 27 Verschieben eines Felds 28 Hinzufügen eines Feldes 28 Hinzufügen eines Registerfelds 30 Anzeigen einer Zahl als Währung 31 Hinzufügen von Farbe zu einem Registerfeld 31 Ändern von Textgröße und -farbe 32 Hinzufügen einer Grafik in das Layout 32 Weitere Informationen 32

4 4 FileMaker Pro Lehrgang Lektion 6 Erstellen von Listen, Adressetiketten und Serienbriefen Erstellen einer Liste mit Spalten 33 Erstellen von Adressetiketten 34 Etikettenlayouts 34 Erstellen eines Etikettenlayouts 34 Erstellen eines Serienbriefs 35 Serienbrieflayouts 35 Erstellen eines einseitigen, leeren Layouts 35 Einfügen des Firmennamens in den Brief 37 Einfügen des Briefschlusses 37 Weitere Informationen 38 Lektion 7 Vereinfachen der Dateneingabe Eingeben von Daten mit Wertelisten 39 Definieren einer Werteliste 39 Zuweisen einer Werteliste zu einem Feld und Anzeigen der Liste als Optionsfeld 39 Erzeugen von Werten mit einem Formelfeld 40 Erstellen eines Formelfelds 40 Überprüfen der Formel 42 Automatisches Eingeben einer fortlaufenden Nummer 42 Erstellen eines Felds für fortlaufende Nummern 42 Weitere Informationen 43 Lektion 8 Automatisieren von Aufgaben mit Tasten und Scripts Ausführen einer Aufgabe mit einer Taste 45 Erstellen der Taste 45 Durchführen einer Reihe von Aufgaben mit einem Script 46 Erläuterung von Scripts 46 Erstellen eines Scripts zur Anzeige des Etikettenlayouts in der Seitenansicht 46 Zuweisen einer Taste zu einem Script 46 Umbenennen der Taste 47 Überprüfen der Taste 47 Suchen von Datensätzen mit einem Script 47 Anzeigen des Scripts 47 Weitere Informationen 48 Lektion 9 Erstellen und Ausführen von Berichten Erstellen eines Berichts mit gruppierten Daten 49 Zwischenergebnisberichte 49 Erstellen eines Zwischenergebnisberichts 49 Erstellen eines Berichts mit gruppierten Daten und Summen 52 Erstellen eines Berichts mit gruppierten Daten und Summen 52 Speichern und Senden eines Berichts als PDF-Datei 55 Weitere Informationen 55 Lektion 10 Erstellen relationaler Datenbanken Anzeigen eines Bezugsdatensatzes in einer Datei 57 Definieren einer Beziehung zu einer anderen Datei 57 Anzeigen von Daten aus einem Bezugsdatensatz 58 Anzeigen einer Liste von Bezugsdatensätzen 59 Erstellen eines Ausschnitts zum Anzeigen übereinstimmender Datensätze 59 Anordnen der Felder im Ausschnitt 60 Weitere Informationen 60 Lektion 11 Gemeinsame Benutzung und Austausch von Daten Gemeinsame Nutzung von Daten 61 Aktivieren von FileMaker-Netzwerk-Sharing 61 Öffnen einer Remote-Datei 62

5 Inhalt 5 Erläuterungen zum Datenaustausch 63 Speichern und Senden von Daten 63 Unterstützte Dateiformate für Import und Export 63 Über das Importieren von Daten 64 Importieren von Daten in die Beispieldatei 64 Weitere Informationen 65 Lektion 12 Datenschutz in FileMaker Pro Erstellen eines Kontos und Passworts 67 Über Konten 67 Erstellen einer Berechtigung 68 Über Berechtigungen 68 Erstellen einer eigenen Berechtigung 69 Weitere Informationen 70 Lektion 13 Sicherung Ihrer Daten Sichern Ihrer Datenbank 71 Zeitpunkt der Sicherung 71 Weitere Informationen 72

6 6 FileMaker Pro Lehrgang

7 Lektion 1 FileMaker Pro-Grundlagen Willkommen zum FileMaker Pro Lehrgang. Hier erfahren Sie, wie Sie mit FileMaker Pro Informationen verwalten können. Dieser Lehrgang erläutert, wie Sie mit FileMaker Pro folgende Vorgänge durchführen können: 1 Suchen und Sortieren von Informationen 1 Erstellen und Eingeben von Datensätzen in eine einfache Datenbank 1 Erstellen von Adressetiketten 1 Erstellen von Formeln, Tasten und Scripts 1 Erstellen und Ausführen von Berichten 1 Anlegen von Beziehungen zwischen FileMaker Pro- Datenbanktabellen 1 Gemeinsame Nutzung von Dateien mit anderen Benutzern in Ihrem Netzwerk oder über das Internet 1 Schützen von Informationen in Ihrer Datenbank durch die Vergabe von Benutzerkonten und Berechtigungen sowie das Sichern Ihrer Datenbanken Dieser Lehrgang dauert ca. 4 Stunden und kann in einer oder mehreren kürzeren Sitzungen durchgeführt werden. Einleitung In diesem Lehrgang werden die Funktionen von FileMaker Pro anhand der Mitgliederdatenbank der fiktiven Reisegesellschaft Organisationsreisen-Club erläutert. Geschäftsreisende, die Mitglied dieser Gesellschaft sind, sparen Reisekosten. Die Ausgaben der Organisationsreisen-Club werden durch einen jährlichen Mitgliedsbeitrag verrechnet. Mithilfe von FileMaker Pro werden Name, Adresse und Mitgliedsstatus der einzelnen Mitglieder erfasst sowie Etiketten und Serienbriefe erstellt, um die Mitglieder zu kontaktieren. Sie müssen die Lektionen nacheinander durcharbeiten, da die nachfolgenden Lektionen auf dem Wissen aus vorangehenden Lektionen aufbauen. Die Beispieldatei, an der Sie arbeiten, wird in den Lektionen weiter aufgebaut. In diesem Lehrgang wird vorausgesetzt, dass Sie mit dem Betriebssystem Ihres Computers vertraut sind. Das Öffnen von Dateien und die Suche nach Ordnern sowie weitere Aktivitäten, die gewisse Kenntnisse des verwendeten Betriebssystems erfordern, sind wesentlicher Bestandteil für die erfolgreiche Durchführung dieses Lehrgangs. Das Arbeiten mit FileMaker Pro ist die effektivste Möglichkeit, den Umgang mit der Anwendung zu erlernen. Daher enthält jede Lektion praxisnahe Aktivitäten, die Sie Schritt für Schritt durch Menüs, Bildschirme und Vorgänge führen. Die in diesem Lehrgang enthaltene Datei soll die Funktionen von FileMaker Pro veranschaulichen und eignet sich möglicherweise nicht als Vorlage für zukünftige Entwicklungen. Speicherort der Beispieldatei Die Beispieldatei enthält Daten Organisationsreisen-Club. In ihr können Sie die Anlage von Datenbankelementen üben, die in den einzelnen Lektionen beschrieben werden. Wenn die Beispieldatei installiert wurde, befindet sie sich unter: FileMaker Pro 9\Deutsch Extras\Lehrgang oder FileMaker Pro 9 Advanced\Deutsch Extras\Lehrgang

8 8 FileMaker Pro Lehrgang Sie können die Beispieldatei auch über Hilfe > Learning Center herunterladen. Die Lehrgangsdateien befinden sich bei der restlichen FileMaker Pro-Dokumentation. Wenn Sie wieder von vorne beginnen müssen, ersetzen Sie die vorhandene Beispieldatei durch eine neue Kopie. Datenbankkonzepte Was ist eine Datenbank? In einer Datenbank werden Informationen organisiert und analysiert. Wahrscheinlich haben Sie in letzter Zeit sogar mit Datenbanken gearbeitet, ohne es bemerkt zu haben. Hinter einem Terminkalender, einer Teileliste und sogar Ihrem persönlichen Adressbuch verbergen sich Datenbanken. Wozu werden Datenbanken verwendet? Das Speichern von Informationen in einer Datenbankdatei bietet viele Vorteile. In einer Datenbank werden Informationen nicht nur abgelegt, sondern können auch auf verschiedenste Weise organisiert und analysiert werden. Mit einer Datenbank können Sie beispielsweise Informationen für Berichte gruppieren, Informationen für Adressetiketten sortieren, Ihr Inventar erfassen oder eine bestimmte Rechnung suchen. Computergestützte Datenbanken bieten außerdem zusätzliche Vorteile gegenüber der traditionellen Datenverwaltung: Geschwindigkeit, Zuverlässigkeit, Präzision und die Möglichkeit, sich wiederholende Aufgaben zu automatisieren. Wie ist eine Datenbank aufgebaut? Eine Datenbankdatei enthält eine oder mehrere Tabellen. Tabellen speichern Datensätze. Ein Datensatz besteht aus einer Reihe von Feldern. Angenommen, Ihr Adressbuch ist eine FileMaker Pro- Datenbankdatei. Jeder Eintrag im Adressbuch entspricht einem Datensatz in einer Adressbuch-Tabelle. Jeder Datensatz enthält Informationen wie Name, Adresse, Ort usw. Jeder Teil dieser Informationen Name, Adresse und Ort wird in einem eigenen Feld gespeichert. Wie werden Felddaten angezeigt? FileMaker Pro zeigt Felder in Layouts an. Jedes Layout basiert auf einer einzelnen Tabelle und zeigt Datensätze aus der Tabelle an. Stellen Sie sich vor, dass Ihre Datenbank zusätzlich zur Tabelle Adressbuch eine Tabelle Aufgaben enthält. Ein Layout basierend auf der Tabelle Adressbuch zeigt Felder und Datensätze aus der Tabelle Adressbuch an. Ein Layout basierend auf der Tabelle Aufgaben zeigt Felder und Datensätze aus der Tabelle Aufgaben an. FileMaker Pro-Grundlagen FileMaker Pro ist eine plattformübergreifende Anwendung. Dateien, die auf einem Mac erstellt werden, können in FileMaker Pro auf einem Computer unter Windows und umgekehrt geöffnet werden. Im Gegensatz zu Textverarbeitungs- oder Tabellenkalkulationsprogrammen speichert FileMaker Pro Ihre Arbeit automatisch. Sie sollten daher jeden Schritt sorgfältig abwägen, wenn Sie umfassende Änderungen an Dateien vornehmen, insbesondere beim Löschen von Datensätzen. Einmal gelöscht Datensätze werden unwiderruflich aus der Datenbank entfernt. Wie später in Lektion 13 gezeigt wird, sollten Sie regelmäßig Sicherungskopien Ihrer Dateien erstellen. Sollten Dateien verloren gehen oder beschädigt werden oder Datensätze versehentlich gelöscht werden, können Ihnen Sicherungskopien viele Stunden unnötiger Arbeit ersparen.

9 Lektion 1 FileMaker Pro-Grundlagen 9 Erläuterung der FileMaker Pro-Modi In FileMaker Pro können Sie in einem von vier Modi arbeiten: 1 Im Blätternmodus geben Sie Daten ein und zeigen Datensätze an. 1 Im Suchenmodus suchen Sie nach Datensätzen oder Gruppen von Datensätzen. 1 Im Layoutmodus geben Sie an, wie Daten auf dem Bildschirm oder beim Drucken angezeigt werden. 1 Im Seitenansichtsmodus werden Ihre Seiten so angezeigt, wie sie gedruckt werden. Weitere Informationen Weitere Informationen über die Grundlagen von FileMaker Pro finden Sie in Kapitel 2 des FileMaker Pro Benutzerhandbuchs. Umfassende Informationen zu Vorgehensweisen und Konzepten finden Sie auch in der FileMaker Pro Hilfe. Wählen Sie für den Zugriff auf die FileMaker Pro Hilfe Hilfe > FileMaker Pro Hilfe. Wählen Sie für den Zugriff auf das FileMaker Learning Center im Web Hilfe > Learning Center. Wenn eine Datenbank geöffnet ist, können Sie von einem Modus in den anderen wechseln, indem Sie entweder das Menü Ansicht, die Modus-Schaltflächen oder das Modus-Einblendmenü unten im Programmfenster verwenden. Aktueller Modus (Blättern) Dateiname Modusschaltflächen Name des Layouts Nummer des aktuellen Datensatzes Felder Modus- Einblendmenü

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11 Lektion 2 Blättern in Daten Im Blätternmodus können Sie Daten anzeigen, eingeben oder ändern. Dies ist die einfachste Art, in Ihrer Datenbank zu arbeiten. Diese Lektion beinhaltet: 1 Öffnen einer Datenbank, die bereits Daten enthält 1 Wechseln zwischen Datensätzen 1 Anzeigen von Daten mit verschiedenen Layouts 1 Unterschiede zwischen Formularansicht, Listenansicht und Tabellenansicht 1 Speichern einer Kopie einer Datenbank 1 Anlegen einer neuen Datenbank mit einer Starter-Lösung Öffnen einer Datenbank und Wechseln zwischen Datensätzen So öffnen Sie die Beispieldatenbank: 1. Öffnen Sie den Ordner Lehrgang auf Ihrer Festplatte. Den Speicherort des Lehrgangsordners finden Sie unter Kapitel 1, Speicherort der Beispieldatei. 2. Öffnen Sie die Datei Beispiel.fp7. 3. Beachten Sie, dass sich die Datenbank im Blätternmodus befindet. FileMaker Pro öffnet eine Datenbank standardmäßig im Blätternmodus. Der aktuelle Modus wird oben im Statusbereich angezeigt. Beachten Sie, dass sich 29 Datensätze im Statusbereich befinden, von denen der erste Datensatz angezeigt wird. Buchsymbol Schieberegler Aktuell angezeigter Datensatz Anzahl der Datensätze Statusbereich 4. Klicken Sie auf die rechte Seite des Buchsymbols, um vorwärts zu blättern, und auf die linke Seite, um rückwärts zu blättern (jeweils um einen Datensatz). 5. Wechseln Sie mehrere Datensätze nach vorne, indem Sie den Schieberegler nach rechts ziehen. Wechseln Sie mehrere Datensätze nach hinten, indem Sie den Schieberegler nach links ziehen. Sie können auch auf die Nummer des aktuellen Datensatzes klicken, die gewünschte Datensatznummer eingeben und dann die Eingabetaste (Windows) bzw. den Zeilenschalter (Mac OS) drücken. Tipp Das Menü Datensätze enthält auch Befehle für das Bewegen zwischen Datensätzen. Wählen Sie Datensätze > Gehe zu Datensatz und wählen Sie Nächster, Vorheriger oder Angeben.

12 12 FileMaker Pro Lehrgang Unterschiedliche Darstellung von Daten Obwohl Sie Daten nur einmal in FileMaker Pro eingeben, können Sie sie auf vielfältige Weise verwenden. Mit Layouts können Sie einige oder alle Ihrer Felder anzeigen lassen. Da es nicht notwendig ist, in jedem Layout alle Felder anzeigen zu lassen, stellen Layouts ein leistungsstarkes Werkzeug dar. Mit ihrer Hilfe haben Sie die Möglichkeit, nur mit den für eine bestimmte Aufgabe benötigten Daten zu arbeiten bzw. diese auszudrucken. Anzeigen eines anderen Layouts Um einige Layoutversionen anzuzeigen, verwenden Sie die gerade geöffnete Datei. 1. Klicken Sie auf das Layout-Einblendmenü über dem Buchsymbol. Es erscheint eine Liste mit den für diese Datei verfügbaren Layouts. Einblendmenü Layout Steffen Williams Trautweinstr München Telefonliste Anita Anders Michael Braun Andre Common Marie Durand Jean Durand Wilhelm John Johann Leer Patrick Murr Le Nguyen Kentaro Ogawa Maria Schmid Johann Schmid Sophie Tang Jakob Henning Bettina Wilhelm Liebe Sophie, wir freuen uns, dass Sie die Reise bei uns gebucht haben. Wir wissen dies zu schätzen und werden Ihnen gern zu Diensten sein. Sollten Sie noch Fragen haben, rufen Sie uns einfach an wir stehen Ihnen jederzeit zur Verfügung. Mit freundlichen Grüßen John Lee 2. Beachten Sie das Häkchen neben dem Dateneingabe-Layout, Ihrem aktuellen Layout. Das Dateneingabe-Layout zeigt alle Felder der Tabelle. Die gleichen Daten lassen sich mithilfe mehrerer Layouts unterschiedlich anordnen.

13 Lektion 2 Blättern in Daten Wählen Sie im Layout-Einblendmenü das Layout Vereinsliste. Dieses Layout zeigt jeden Datensatz als eine Zeile in einer Liste mit Spalten an. Beachten Sie, dass das Layout Vereinsliste nur vier der Felder aus dem Dateneingabe-Layout enthält, obwohl keine Daten aus der Datenbank entfernt wurden. Da sich in diesem Layout jedoch weniger Felder befinden, werden einige Daten lediglich nicht angezeigt. Es wurden jedoch keine Daten aus der Datenbank entfernt. 1 In der Tabellenansicht werden mehrere Datensätze gleichzeitig in einem Raster angezeigt. Im Allgemeinen kann bei Layouts zwischen Formular-, Listen- und Tabellenansicht gewechselt werden, während sich die Datenbank im Blätternmodus befindet. Formularansicht Listenansicht Das Layout Vereinsliste zeigt nur vier der im Dateneingabe-Layout vorhandenen Felder. 4. Kehren Sie nun über das Layout-Einblendmenü zum Dateneingabe-Layout zurück Sämtliche Daten sind noch vorhanden. Anzeigen von Layouts als Formulare, Listen und Tabellen Sie können Ihre Layouts auf drei verschiedene Arten anzeigen: als Formular, Liste oder Tabelle. 1 In der Formularansicht zeigt Ihr aktuelles Layout jeweils einen Datensatz an. 1 In der Listenansicht wird Ihr aktuelles Layout als Liste dargestellt, in der die Datensätze aufeinander folgend angezeigt werden. Tabellenansicht Das Layout Vereinsliste als Formular, als Liste und schließlich als Tabelle Wechseln Sie in einem Layout zwischen Formular-, Listen- und Tabellenansicht, um die Unterschiede zu verdeutlichen. 1. Wechseln Sie in der Beispieldatei zum Layout Vereinsliste. Daraufhin werden mehrere Datensätze in Form einer Liste angezeigt. 2. Wählen Sie Ansicht > Als Formular anzeigen. Es wird ein einzelner Datensatz im gleichen Layout angezeigt. Lediglich die Ansichtsoption wurde geändert.

14 14 FileMaker Pro Lehrgang 3. Wählen Sie Ansicht > Als Tabelle anzeigen. Mit der Funktion Als Tabelle anzeigen können mehrere Datensätze gleichzeitig in einem Raster angezeigt werden. 4. Wählen Sie Ansicht > Als Liste anzeigen, um zur ursprünglichen Ansicht des Layouts Vereinsliste zurückzukehren. Sichern einer Kopie der Beispieldatei In den nächsten Lektionen werden Sie eine Kopie der Beispieldatei verwenden. So sichern Sie eine Kopie der Beispieldatei: 1. Wählen Sie Datei (Windows) bzw. Ablage (Mac OS) > Kopie speichern unter. 2. Wählen Sie den Lehrgangsordner als den Speicherort für die Kopie. Beispiel Kopie.fp7 wird automatisch als Dateiname angegeben. 3. Klicken Sie auf Speichern. 4. Schließen Sie die Originalbeispieldatei, indem Sie Datei (Windows) bzw. Ablage (Mac OS) > Schließen wählen. Anlegen einer Datei mit einer Starter- Lösung FileMaker Pro Starter-Lösungen sind fertig gestaltete Datenbankvorlagen. Diese Dateien enthalten Felder und sind für Aufgaben eingerichtet, die häufig in Datenbanken durchgeführt werden, wie das Anlegen von Bestellungen oder Spesenberichten. Starter-Lösungen enthalten keine Daten und bieten eine schnelle Möglichkeit, um FileMaker Pro direkt einzusetzen. So erstellen Sie eine Datei mit einer Starter-Lösung: 1. Wählen Sie im Menü Datei (Windows) bzw. Ablage (Mac OS) die Option Neue Datenbank. Sie sehen das Fenster FileMaker-Direktstart. Wenn Sie das Fenster Direktstart nicht sehen, wählen Sie Bearbeiten > Einstellungen (Windows) bzw. FileMaker Pro > Einstellungen (Mac OS). Wählen Sie unter Allgemein Starter-Lösungen im Fenster FileMaker-Direktstart anzeigen, klicken Sie auf OK und wiederholen Sie dann Schritt Wählen Sie Datenbank mit Starter-Lösung erstellen. 3. Wählen Sie Geschäft - Rechnungswesen unter Alle Lösungen und dann Bestellungen rechts. 4. Klicken Sie auf OK und speichern Sie dann Bestellungen.fp7 im Lehrgangsordner. Die Datenbank Bestellungen wird angezeigt und Sie können neue Datensätze hinzufügen. 5. Sehen Sie sich das Layout-Einblendmenü an, um sich mit den Layouts vertraut zu machen. In Lektion 8 werden Sie dieser Datei Daten hinzufügen. Geschäft - Rechnungswesen wählen Bestellungen wählen 6. Nach Beendigung dieser Lektion schließen Sie die Datei, indem Sie Datei > Schließen (Windows) bzw. Ablage > Schließen (Mac OS) wählen.

15 Lektion 2 Blättern in Daten 15 Weitere Informationen In dieser Lektion haben Sie eine Datenbank geöffnet, Datensätze durchblättert, zwischen Layouts gewechselt, den Unterschied zwischen Formular-, Listen- und Tabellenansicht kennen gelernt, eine Kopie einer Datenbank erstellt, die Daten enthält, und eine neue leere Datenbank aus einer Starter-Lösung erstellt. Weitere Informationen zum Blättern in FileMaker Pro-Daten finden Sie in Kapitel 2 im FileMaker Pro Benutzerhandbuch.

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17 Lektion 3 Suchen und Sortieren von Datensätzen Ihre Datenbank ist eine Ansammlung von Datensätzen. Manchmal arbeiten Sie mit allen Datensätzen der Datenbank, beispielsweise um einen Jahreskatalog an jeden Kunden mit einem Datensatz in der Datenbank zu versenden. Häufig arbeiten Sie jedoch mit einer Untermenge Ihrer Datenbank, z. B. Personen in einem bestimmten Ort oder Datensätze in einem bestimmten Datenbereich. Dieser Vorgang, bei dem nach Datensätzen gesucht wird, die bestimmte Kriterien erfüllen, heißt bei FileMaker Pro Datensätze suchen. Wenn Sie die Datensätze gefunden haben, mit denen Sie arbeiten möchten, können Sie ihre Reihenfolge ändern, indem Sie sie sortieren. Datensätze können in auf- oder absteigender Reihenfolge sortiert werden. Diese Lektion beinhaltet: 1 Suchen von Datensätzen, die bestimmte Kriterien in einem oder mehreren Feldern erfüllen 1 Suchen von Datensätzen, die mit einem Datenbereich übereinstimmen 1 Gezieltes Suchen durch Ausschluss von Datensätzen 1 Sortieren von Datensätzen in auf- und absteigender Reihenfolge Hinweis Stellen Sie sicher, dass Sie eine Kopie von Beispiel.fp7 haben, bevor Sie diese Lektion beginnen. In Lektion 2 finden Sie Informationen für den Zugriff auf den Lehrgangsordner und das Erstellen einer Kopie von Beispiel.fp7. Suchen von Datensätzen nach Kriterien in einem Feld Es sollen alle Mitglieder aus der Mitgliederdatenbank herausgesucht werden, die aus New York kommen. 1. Öffnen Sie den Ordner Lehrgang auf Ihrer Festplatte. 2. Öffnen Sie Beispiel Kopie.fp7. 3. Beachten Sie, dass sich die Datenbank im Blätternmodus befindet und dass Dateneingabe das aktive Layout ist. Der erste Datensatz ist für ein Mitglied aus New York City. 4. Klicken Sie mit der rechten Maustaste (Windows) auf das Feld Ort bzw. Ctrl-klicken Sie (Mac OS) darauf. 5. Wählen Sie Übereinstimmende Datensätze suchen aus dem Kontextmenü. Wählen Sie diesen Eintrag aus dem Kontextmenü.

18 18 FileMaker Pro Lehrgang Ihre Suchabfrage gibt Datensätze von vier Mitgliedern zurück, die in New York wohnen. Dies ist die Ergebnismenge. 3. Geben Sie im Feld Art der Mitgliedschaft Neu ein. 4. Klicken Sie auf Suchen im Statusbereich. Der Suchenmodus ist aktuell ausgewählt. Anzahl der Datensätze in der Ergebnismenge Anzahl der Datensätze in der Datenbank Schaltfläche Suchen 6. Klicken Sie auf das Buchsymbol oder den Schieberegler, um jeden der vier gefundenen Datensätze anzuzeigen. Suchen von Datensätzen nach Kriterien in mehreren Feldern Sie können auch nach Datensätzen suchen, die mit mehreren Kriterien übereinstimmen, z. B. Mitglieder, die in den USA leben und gleichzeitig neue Mitglieder sind. Diese Art der Suche wird gewöhnlich als UND-Suche bezeichnet Um in FileMaker Pro eine UND-Suche durchzuführen, geben Sie im Suchenmodus jedes Suchkriterium direkt in das entsprechende Feld ein. So suchen Sie nach allen Mitgliedern, die sowohl in den USA wohnen als auch neue Mitglieder sind: 1. Wählen Sie Ansicht > Suchenmodus. Verwenden Sie den Suchenmodus, um fortgeschrittene Suchen durchzuführen. Im Suchenmodus können Sie eine Suchabfrage erstellen. Hierzu verwenden Sie die Felder im angezeigten Layout. Geben Sie die Suchkriterien direkt in die Felder der Abfrage ein. 2. Geben Sie USA in das Feld Land ein. Ihre Suchabfrage gibt zwei gefundene Datensätze für die zwei neuen Mitglieder mit Wohnsitz in den USA zurück. 5. Um alle Datensätze in Ihrer Datenbank zu suchen, wählen Sie Datensätze > Alle Datensätze anzeigen. Hinweis Es ist nicht notwendig, vor Beginn einer Suche die Option Alle Datensätze anzeigen auszuwählen, da FileMaker Pro Datensätze immer in der gesamten Datenbank sucht.

19 Lektion 3 Suchen und Sortieren von Datensätzen 19 Suchen von Datensätzen, die mehrere Kriterien in einem Feld erfüllen Manchmal müssen Datensätze gesucht werden, die innerhalb eines Felds mehr als einem Kriterium entsprechen. Dies ist der Fall, wenn beispielsweise alle Mitglieder gesucht werden sollen, die entweder in New York oder in London leben. Diese Art der Suche wird gewöhnlich als ODER-Suche bezeichnet, da die gefundenen Datensätze einem beliebigen der angegebenen Suchkriterien entsprechen Um in FileMaker Pro eine ODER-Suche durchzuführen, müssen Sie mehrere Suchabfragen verwenden. 1 Geben Sie das erste Suchkriterium in das entsprechende Feld der ersten Suchabfrage ein. 1 Erstellen Sie eine zweite Suchabfrage und geben Sie das zweite Suchkriterium in das gleiche Feld ein. Wenn Sie auf die Schaltfläche Suchen klicken, wird FileMaker Pro alle Datensätze suchen, die einem beliebigen der eingegebenen Suchkriterien entsprechen. So suchen Sie nach allen Mitgliedern, die in New York oder London wohnen: 1. Wählen Sie Ansicht > Suchenmodus. 2. Geben Sie New York in das Feld Ort ein. 3. Wählen Sie Abfragen > Neue Abfrage hinzufügen. Beachten Sie, dass im Statusbereich zwei Abfragen angezeigt werden. 4. Geben Sie in das Feld Ort der zweiten Abfrage London ein 5. Klicken Sie im Statusbereich auf Suchen. Ihre Suchabfrage gibt sechs gefundene Datensätze für die sechs Mitglieder zurück, die entweder in New York oder London wohnen. Suchen von Datensätzen, die einem Kriterienbereich in einem Feld entsprechen Vielleicht müssen Sie manchmal nach Datensätzen suchen, die innerhalb eines Felds einem Kriterienbereich entsprechen. Beispielsweise soll nach allen Datensätzen gesucht werden, die in den Zeitraum eines Monats fallen, oder nach allen Rechnungen mit Rechnungsnummern zwischen 500 und Um diese Art von Suche in FileMaker Pro durchzuführen, verwenden Sie in Ihrer Suchabfrage ein spezielles Bereichssymbol, um die unteren und oberen Grenzen Ihres Suchkriteriums festzulegen. So suchen Sie nach allen Mitgliedern, die Ihren Mitgliedsbeitrag zwischen dem 1. Januar 2008 und dem 30. Juni 2008 gezahlt haben. 1. Wählen Sie Ansicht > Suchenmodus. 2. Geben Sie in das Feld Zahlungsdatum das Datum ein. 3. Klicken Sie im Statusbereich auf das Einblendmenü Symbole. Wählen Sie in dieser Liste den Eintrag Bereich aus oder geben Sie ein Auslassungszeichen (...) ein. Anzahl der Abfragen

20 20 FileMaker Pro Lehrgang Einblendmenü Symbole Ihre Suchabfrage sollte nun im Feld Zahlungsdatum enthalten. 4. Geben Sie unmittelbar nach dem Auslassungszeichen (...) ein. 5. Klicken Sie auf Suchen. Ihre Suchabfrage gibt sechs Datensätze zurück, d. h., sechs Mitglieder haben ihren Beitrag innerhalb der ersten sechs Monate des Jahres 2008 bezahlt. Gezieltes Suchen Vielleicht müssen Sie manchmal nach Datensätzen suchen, die einem bestimmten Kriterium entsprechen und gleichzeitig ein anderes Kriterium ausschließen. Das ist der Fall, wenn beispielsweise nach allen Datensätzen gesucht wird, die in einem bestimmten Jahr außer im Monat Februar hinzugefügt wurden, oder bei der Suche nach allen Mitgliedern, die zwar im Staat New York, aber nicht in der Stadt New York leben. Diese Art von Suche kann durchgeführt werden, indem man mehrere Suchabfragen kombiniert und bestimmte Datensätze ausschließt. Da FileMaker Pro mehrere Suchabfragen in der Reihenfolge verarbeitet, in der sie erstellt wurden, können auf diese Weise sehr spezifische und abgestufte Suchvorgänge erstellt werden. Beim Ausschluss von Datensätzen in einem Suchvorgang werden die Datensätze nicht aus der Datenbank gelöscht. So suchen Sie nach allen Mitgliedern, die ihren Beitrag innerhalb der ersten sechs Monate des Jahres 2008 mit Ausnahme des Monats Februar eingezahlt haben: 1. Wählen Sie Ansicht > Suchenmodus. 2. Geben Sie in das Feld Zahlungsdatum das Datum ein. 3. Klicken Sie im Statusbereich auf das Einblendmenü Symbole. Wählen Sie in dieser Liste den Eintrag Bereich aus oder geben Sie ein Auslassungszeichen (...) ein. 4. Geben Sie nach dem Auslassungszeichen (...) ein. 5. Wählen Sie Abfragen > Neue Abfrage hinzufügen. Beachten Sie, dass der Statusbereich anzeigt, dass es sich um die zweite Abfrage handelt. 6. Geben Sie in das Feld Zahlungsdatum das Datum ein. 7. Klicken Sie im Statusbereich auf das Einblendmenü Symbole und wählen Sie aus der Liste den Eintrag Bereich oder geben Sie ein Auslassungszeichen (...) ein.

21 Lektion 3 Suchen und Sortieren von Datensätzen Geben Sie in das Feld Zahlungsdatum nach dem Auslassungszeichen das Datum ein. 9. Klicken Sie im Statusbereich auf Ohne. 4. Wählen Sie in der Liste der verfügbaren Felder Nachname aus und klicken Sie auf Kopieren. Kontrollkästchen Ohne Sobald ein Feld ausgewählt wurde, werden Optionen für die Sortierrichtung aktiviert. 10. Klicken Sie auf Suchen. Ihre Suchabfrage gibt fünf Datensätze zurück, d. h., es existieren fünf Mitglieder, deren Gebühr bezahlt innerhalb der ersten sechs Monate des Jahres 2008, jedoch nicht im Februar, erfolgt ist. Sortieren der Ergebnismenge Liegt Ihnen eine Ergebnismenge mit Datensätzen vor, mit der Sie arbeiten möchten, soll diese möglicherweise noch sortiert werden. Vielleicht möchten Sie die Datensätze in alphabetischer Reihenfolge anzeigen oder sie nach Aktualität sortieren lassen. So sortieren Sie die Datensätze nach Nachnamen der Mitglieder in alphabetischer Reihenfolge: 1. Wählen Sie im Layout-Einblendmenü das Layout Vereinsliste aus. In diesem Layout lässt sich das Ergebnis der Sortierung besser erkennen. 2. Wählen Sie Datensätze > Datensätze sortieren. 3. Sollten in der Spalte Sortierfolge rechts im Dialogfeld bereits Felder angezeigt werden, klicken Sie auf Alles löschen. Das Symbol der Sortierrichtung rechts vom Feld Nachname steigt von links nach rechts an. Das bedeutet, dass die Daten in aufsteigender Reihenfolge (von A bis Z) angeordnet werden, wenn die Datenbank nach diesem Feld sortiert wird. 5. Klicken Sie auf Sortieren. Die Namen in der Vereinsliste sind nun alphabetisch nach Nachnamen angeordnet. 6. Wählen Sie Datensätze > Alle Datensätze anzeigen. 7. Nach Beendigung dieser Lektion schließen Sie die Datei, indem Sie Datei > Schließen (Windows) bzw. Ablage > Schließen (Mac OS) wählen. Weitere Informationen In dieser Lektion haben Sie Datensätze nach einer Vielzahl von Kriterien gesucht und Ihre Suche durch das Ausschließen von Datensätzen eingeengt. Anschließend haben Sie die gefundenen Datensätze sortiert. Weitere Informationen zum Suchen und Sortieren von Datensätzen in FileMaker Pro finden Sie in Kapitel 2 im FileMaker Pro Benutzerhandbuch.

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23 Lektion 4 Erstellen einer Datenbank und Eingeben von Datensätzen In den vorhergehenden Lektionen wurde die Verwendung einer einfachen Datenbank mit bestehenden Daten erläutert. In dieser Lektion werden Sie eine eigene Datei erstellen und Datensätze hinzufügen. Diese Lektion beinhaltet: 1 Erstellen einer einfachen Datenbank 1 Definieren von Feldern für verschiedene Arten von Daten 1 Erstellen von Datensätzen 1 Eingeben von Daten 1 Ändern von Daten 1 Löschen von Datensätzen 1 Einfügen von Daten in ein Medienfeld Erstellen einer einfachen Datenbank und Definieren von Feldern Felddefinitionen Für jede gewünschte Datenkategorie wird ein eigenes Feld erstellt, z. B. Vorname oder Ort. Um Daten korrekt suchen, sortieren, berechnen und anzeigen zu können, sollte der Feldtyp mit der Art Daten übereinstimmen, die das Feld enthält (Text, Zahl, Datum usw.). Sie können beispielsweise in einem Feld mit Feldtyp Zahl nicht nach Textwerten suchen lassen. In späteren Lektionen erhalten Sie Informationen zu anderen Feldtypen. Erstellen einer Datenbank 1. Wählen Sie Datei (Windows) bzw. Ablage (Mac OS) > Neue Datenbank. 2. Wenn das Dialogfeld FileMaker-Direktstart angezeigt wird, wählen Sie Leere Datenbank erstellen und klicken Sie dann auf OK. Andernfalls gehen Sie zu Schritt Wechseln Sie in den Lehrgangsordner und legen Sie ihn als Speicherort für diese Datei fest. 4. Geben Sie als Dateiname den Namen MeineDatei.fp7 ein. 5. Klicken Sie auf Speichern. Das Dialogfeld Datenbank verwalten wird geöffnet. Standardmäßig erstellt FileMaker Pro eine Tabelle, die den gleichen Namen wie Ihre Datei besitzt. Jetzt werden Sie Felder erstellen, um Daten zu speichern. 6. Um das erste Feld zu erstellen, geben Sie in das Feld Feldname den Eintrag Vorname ein 7. Beachten Sie, dass der Feldtyp Text lautet.

24 24 FileMaker Pro Lehrgang Geben Sie die Daten hier ein. Feldbeschriftungen Geben Sie einen Namen für das Feld ein. 8. Klicken Sie auf Erstellen. 9. Geben Sie in das Feld Feldname den Eintrag Nachname ein und klicken Sie dann auf Erstellen. 10. Geben Sie in das Feld Feldname den Eintrag Gebühr bezahlt ein. Wählen Sie nun aus der Liste Typ den Eintrag Zahl aus und klicken Sie anschließend auf Erstellen. 11. Geben Sie in das Feld Feldname den Eintrag Zahlungsdatum ein. Wählen Sie nun aus der Liste Typ den Eintrag Datum aus und klicken Sie anschließend auf Erstellen. 12. Geben Sie in das Feld Feldname den Eintrag Medien ein. Wählen Sie nun aus der Liste Typ den Eintrag Medien aus und klicken Sie anschließend auf Erstellen. 13. Klicken Sie auf OK. Geben Sie den Feldtyp an. Sie sehen nun die leeren Felder in einem neuen, leeren Datensatz. Die Felder sind durch Feldbeschriftungen gekennzeichnet. Nun können Sie die gewünschten Daten in Ihre Datei eingeben. Hinweis Während Sie arbeiten, speichert FileMaker Pro Ihre Änderungen automatisch. Eingeben von Daten in die Datenbank Jetzt können Sie mit der Eingabe von Mitgliederdaten beginnen. Erstellen des ersten Datensatzes 1. Werden keine Eingabefelder angezeigt, drücken Sie die Tabulatortaste, um mit der Eingabe von Daten zu beginnen. 2. Geben Sie in das Feld Vorname den Namen Jane ein 3. Drücken Sie die Tabulatortaste, um in das nächste Feld zu gelangen. 4. Geben Sie in das Feld Nachname den Namen Doe ein. 5. Geben Sie unter Gebühr bezahlt den Wert 25 ein. In der nächsten Lektion erfahren Sie, wie Zahlenfelder so formatiert werden, dass sie Währungen anzeigen. 6. Geben Sie in das Feld Zahlungsdatum das Datum ein.

25 Lektion 4 Erstellen einer Datenbank und Eingeben von Datensätzen 25 Der vollständige Datensatz sollte nun folgendermaßen aussehen: Ändern von Daten in einem Datensatz Nehmen wir an, dass Jane Doe 75 Euro anstatt 25 Euro bezahlt hat. Sie können den Eintrag ganz einfach korrigieren. 1. Wechseln Sie zum ersten Datensatz. 2. Markieren Sie den Betrag im Feld Gebühr bezahlt. Erstellen eines weiteren Datensatzes 1. Wählen Sie Datensätze > Neuer Datensatz. 2. Genau wie bei dem Datensatz für Jane Doe geben Sie nun auch Daten für John Smith ein, der am den Betrag 75 Euro eingezahlt hat. Ihre Datenbank enthält nun zwei Datensätze. Klicken Sie auf das Buchsymbol, um jeden Datensatz anzuzeigen. Kopieren von Daten durch Drag & Drop 1. Wechseln Sie zu Als Liste anzeigen. 2. Wählen Sie Datensätze > Neuer Datensatz und geben Sie einen Vornamen und Nachnamen Ihrer Wahl an. 3. Markieren Sie den Text im Feld Gebühr bezahlt in Datensatz Ziehen Sie den markierten Text in das Feld Gebühr bezahlt in Datensatz 3 und lassen Sie die Maustaste los. Hinweis Wenn Sie den Text nicht ziehen können, könnte Drag & Drop in FileMaker Pro ausgeschaltet sein. Um Drag & Drop einzuschalten, wählen Sie Bearbeiten > Einstellungen (Windows) bzw. FileMaker Pro > Einstellungen (Mac OS). Wählen Sie unter Allgemein die Option Textauswahl mit Drag & Drop, klicken Sie auf OK und wiederholen Sie dann die Schritte 3 und Wiederholen Sie die Schritte 3 und 4 für das Feld Zahlungsdatum. 6. Wechseln Sie zurück zu Als Formular anzeigen. Der Text im Feld Gebühr bezahlt ist ausgewählt. 3. Geben Sie den neuen Betrag ein: Klicken Sie auf eine beliebige Stelle außerhalb des Felds, um die Änderung zu speichern. Datensatz löschen 1. Gehen Sie zu dem dritten Datensatz, den Sie erstellt haben. 2. Wählen Sie Datensätze > Datensatz löschen Klicken Sie im Bestätigungsdialogfeld auf Löschen. Beachten Sie im Statusbereich, dass nur zwei Datensätze in der Datenbank verbleiben.

26 26 FileMaker Pro Lehrgang Datei in ein Medienfeld einfügen Ein Medienfeld kann Bilder, QuickTime-Dateien, von Ihnen aufgezeichneten Ton oder jeden anderen Dateityp speichern, den Sie in einer Datenbank führen möchten. 1. Wechseln Sie zum ersten Datensatz. 2. Wählen Sie das Medienfeld aus. 3. Wählen Sie Einfügen > Datei. 4. Wählen Sie die Datei logo.gif im Lehrgangsordner. 5. Klicken Sie auf Öffnen. Weitere Informationen In dieser Lektion haben Sie eine einfache Datenbank erstellt und Felder definiert und dann Datensätze hinzugefügt, geändert und gelöscht und Daten zwischen Datensätzen kopiert. Weitere Informationen finden Sie in den Kapiteln 2 und 3 im FileMaker Pro Benutzerhandbuch. Die Eingabe von Daten in unterschiedliche Feldtypen und mithilfe unterschiedlicher Methoden lernen Sie in Lektion 7. Weitere Informationen finden Sie in den Kapiteln 2 und 5 im FileMaker Pro Benutzerhandbuch. Der GIF-Dateiname und das Symbol werden im Medienfeld angezeigt. Wenn Sie eine Datei einfügen, zeigt FileMaker Pro das Symbol und den Namen der Datei im Medienfeld an, aber nicht den eigentlichen Inhalt der Datei. 6. Nach Beendigung dieser Lektion schließen Sie die Datei, indem Sie Datei > Schließen (Windows) bzw. Ablage > Schließen (Mac OS) wählen.

27 Lektion 5 Anpassen der Bildschirmanzeige Sie können das Erscheinungsbild Ihrer Daten durch Hinzufügen von Grafiken und anderen Effekten verbessern. Diese Lektion beinhaltet: 1 Festlegen der Bildschirmansicht durch Layouts 1 Verändern der Größe, Hinzufügen und Verschieben von Feldern 1 Hinzufügen eines Registerfelds und Ändern seiner Farbe 1 Anzeigen von Werten in Zahlenfeldern als Währung 1 Ändern von Textgröße, -stil und -farbe 1 Hinzufügen von Grafiken 1 Weitere Möglichkeiten zur Anpassung eines Layouts Erläuterung von Layouts und Tabellen Jedes Layout basiert auf einer einzelnen Tabelle und zeigt Datensätze aus der Tabelle an. Wenn Ihre Datei nur eine Tabelle enthält, basieren alle Layouts in Ihrer Datei auf dieser Tabelle. Wenn Ihre Datei mehr als eine Tabelle enthält, müssen Sie bei Erstellung des Layouts angeben, welche Tabelle Ihr Layout verwendet. Diese Einstellung können Sie später bei Bedarf anpassen. Die Tabelle, die Sie als Basis für Ihr Layout auswählen, ist wichtig, denn sie legt fest, welche Felder und Datensätze für die Verwendung in diesem Layout verfügbar sind. Felder und Datensätze, die nicht in der aktuellen Tabelle ausgewählt sind, können dennoch verwendet werden, allerdings muss über Beziehungen auf sie zugegriffen werden. Weitere Informationen über Beziehungen finden Sie in Lektion 10, Erstellen relationaler Datenbanken.. Allgemeine Hinweise Layouts werden im Layoutmodus erstellt. Ein Layout kann beliebige Kombinationen von Feldern, Text und Grafiken enthalten. Sie können die Schrift und die Farbe von Feldern sowie die Art, wie Daten in Zahlen- und Datumsfeldern angezeigt werden, ändern. Zum Beispiel können Sie für ein Zahlenfeld festlegen, dass ein Währungssymbol angezeigt wird, oder für ein Datumsfeld angeben, dass der Tag der Woche zusammen mit Tag, Monat und Jahr angezeigt wird. Alle Änderungen, die Sie im Layoutmodus vornehmen, beeinflussen lediglich die Darstellung der Daten. Die Daten selbst bleiben so bestehen, wie sie eingegeben wurden. Ändern der Größe, Verschieben und Hinzufügen eines Felds Auswählen und Ändern der Größe eines Felds 1. Öffnen Sie Beispiel Kopie.fp7 im Lehrgangsordner. 2. Wählen Sie Ansicht > Layoutmodus. 3. Wählen Sie Dateneingabe aus dem Einblendmenü Layout. 4. Klicken Sie im Layoutmodus auf das Feld Vorname, um es zu markieren. Zum Auswählen klicken Auf den Aktivpunkt klicken und ihn ziehen, um die Größe zu ändern.

28 28 FileMaker Pro Lehrgang 5. Ziehen Sie den Aktivpunkt der rechten unteren Ecke des Feldes nach links, um das Feld zu verkleinern. Es sollte jedoch noch genug Platz für den längsten Vornamen bieten, den Sie in die Datei eingeben möchten. 6. Wählen Sie Ansicht > Blätternmodus. 7. Klicken Sie auf Speichern, um die Änderungen für dieses Layout zu speichern, wenn Sie dazu aufgefordert werden. FileMaker Pro kann Layoutänderungen automatisch speichern oder Sie auffordern, die Änderungen zu speichern, bevor Sie den Layoutmodus verlassen. Um Layoutänderungen automatisch zu speichern, wählen Sie die Option Layoutänderungen autom. speichern im Dialogfeld Wollen Sie die Änderungen an diesem Layout speichern?. 8. Blättern Sie im Blätternmodus durch die Datensätze. Zeigt das Feld nicht alle Namen vollständig an, kehren Sie in den Layoutmodus zurück und vergrößern Sie das Feld. 9. Wiederholen Sie diesen Vorgang für das Feld Nachname. Verschieben eines Felds 1. Wählen Sie Ansicht > Layoutmodus. 2. Klicken Sie in das Feld Nachname und ziehen Sie es neben das Feld Vorname. In den nächsten Schritten werden Sie diese Felder ausrichten. 3. Drücken Sie die Umschalttaste und klicken Sie auf das Feld Vorname, um es Ihrer Auswahl hinzuzufügen. Sowohl Vorname als auch Nachname sind ausgewählt. Das Feld Nachname verschiebt sich, bis es mit der Oberkante des Felds Vorname ausgerichtet ist. 5. Ziehen Sie nun die Feldbeschriftung Nachname über das Feld Nachname. 6. Ziehen Sie anschließend die Feldbeschriftung Vorname über das Feld Vorname. 7. Experimentieren Sie mit den Ausrichtbefehlen, um die Feldbeschriftungen aneinander auszurichten. 8. Wählen Sie Ansicht > Blätternmodus, um Ihre Ergebnisse anzeigen zu lassen. Hinzufügen eines Feldes Wurde ein Feld in einer Tabelle definiert, können Sie es in einem beliebigen Layout anzeigen lassen, das auf dieser Tabelle basiert. In dieser Datenbank ist eines der definierten Felder nicht in diesem Layout dargestellt. Sie werden dieses Feld nun hinzufügen. Hinweis Sie können auch Felder anderer Tabellen in Ihren Layouts platzieren. Dies wird in Lektion 10 erläutert. 1. Wählen Sie Ansicht > Layoutmodus. 2. Ziehen Sie mithilfe des Werkzeugs Feld das Feld in das Register Kontaktinfo. 4. Wählen Sie Anordnen > Ausrichten > Obere Kanten.

29 Lektion 5 Anpassen der Bildschirmanzeige Wählen Sie 12 für Größe und Standard für Stil sowie Dunkelgrau als Farbe. Wählen Sie Standard für Stil. Feldwerkzeug Wählen Sie 12 für Größe. Wählen Sie Dunkelgrau für die Farbe. 3. Wählen Sie im Dialogfeld Feld angeben Mitglied seit, wählen Sie Beschriftung und klicken Sie dann auf OK. Das neue Feld wird im Layout angezeigt. 4. Ändern Sie die Größe des neuen Felds, indem Sie einen rechten Aktivpunkt so ziehen, dass das Feld die gleiche Größe bekommt wie das Feld Zahlungsdatum. 5. Wählen Sie das Textwerkzeug aus. Ziehen Sie das neue Feld. 9. Klicken Sie auf OK. 10. Wählen Sie den Auswahlpfeil Wählen Sie das Feld Mitglied seit und ziehen Sie es, um es mit dem Feld Zahlungsdatum auszurichten. Hinweis Sie können die Pfeiltasten auf der Tastatur verwenden, um ein ausgewähltes Layoutobjekt in kleinen Schritten zu bewegen. 12. Wählen Sie die Feldbeschriftung Mitglied seit und wiederholen Sie Schritt 11. Textwerkzeug 6. Wählen Sie die Feldbeschriftung Mitglied seit und markieren Sie den Text. 7. Wählen Sie Format > Text.

30 30 FileMaker Pro Lehrgang 13. Wählen Sie Ansicht > Blätternmodus, um das neue Feld zu sehen. 14. Wählen Sie Datensätze > Neuer Datensatz. Sie sehen eine Jahreszahl im Feld Mitglied seit im neuen Datensatz. Das aktuelle Jahr wird in jedem nachfolgenden neuen Datensatz in das Feld Mitglied seit eingegeben. 6. Wählen sie im Registerfeld Kontaktinfo die Felder Firma, Art der Mitgliedschaft, Gebühr bezahlt, Zahlungsdatum und Mitglied seit und ihre Beschriftungen. Hinzufügen eines Registerfelds 1. Wählen Sie Ansicht > Layoutmodus. 2. Wählen Sie das Registerfeld Kontaktinfo. 7. Wählen Sie Bearbeiten > Ausschneiden. 8. Wählen Sie das Registerfeld Mitgliedschaftsinfo. 3. Wählen Sie Format > Registersteuerelement-Einstellung. 4. Geben Sie im Dialogfeld Registersteuerelement-Einstellung Mitgliedschaftsinfo für Registername ein. 5. Klicken Sie auf Erstellen und dann auf OK. Das neue Registerfeld wird rechts neben dem Register Kontaktinfo angezeigt. 9. Wählen Sie Bearbeiten > Einfügen Layoutobjekt(e) (Windows) bzw. Einfügen (Mac OS). 10. Ziehen Sie die ausgewählten Felder und Beschriftungen an eine Position oben im Registerfeld. 11. Wählen Sie Ansicht > Blätternmodus, um Ihre Ergebnisse anzeigen zu lassen.

31 Lektion 5 Anpassen der Bildschirmanzeige 31 Anzeigen einer Zahl als Währung Sie können eine Zahl als Währung anzeigen lassen, obwohl nur die Zahl in das Feld eingegeben wurde. Formatierungen beeinflussen lediglich die Art, in der Daten angezeigt werden. Die Daten selbst werden nicht verändert. 1. Wählen Sie Ansicht > Layoutmodus. 2. Wählen Sie im Registerfeld Mitgliedschaftsinfo das Feld Gebühr bezahlt. 3. Wählen Sie Format > Zahl. 4. Wählen Sie die im folgenden Dialogfeld Zahlenformat angezeigten Optionen aus. 4. Wählen Sie die Füllfarben-Palette. Füllfarben- Palette 5. Wählen Sie Andere Farbe aus der Füllfarben-Palette. 6. Mac OS: Wählen Sie das Schieberegler-Symbol aus und wählen Sie RGB-Schieberegler aus dem Einblendmenü im Dialogfeld Farbe. (Windows-Benutzer können diesen Schritt überspringen.) 7. Geben Sie diese Werte in das Dialogfeld Farbe ein: Farbe Wert Rot Klicken Sie auf OK. 6. Wählen Sie Ansicht > Blätternmodus, um die formatierten Daten anzuzeigen. Hinweis Eventuell müssen Sie in einen anderen Datensatz blättern, um formatierte Daten im Feld Gebühr bezahlt anzuzeigen. Hinzufügen von Farbe zu einem Registerfeld Sie werden die Farbe des Registerfelds Mitgliedschaftsinfo ändern, damit sie der Farbe des Kopfbereichs entspricht. 1. Wählen Sie Ansicht > Layoutmodus. 2. Wählen Sie Dateneingabe aus dem Einblendmenü Layout. 3. Wählen Sie das Registerfeld Mitgliedschaftsinfo. Grün 238 Blau Sie haben folgende Möglichkeiten: 1 Windows: Klicken Sie auf Farben hinzufügen und dann auf OK. 1 Mac OS: Klicken Sie auf OK. Die Farbe des Registerfelds Mitgliedschaftsinfo entspricht jetzt der Farbe des Kopfbereichs.

32 32 FileMaker Pro Lehrgang Ändern von Textgröße und -farbe 1. Wählen Sie das Textwerkzeug aus. 2. Klicken Sie auf den Text Organisationsreisen-Club, um den Text auszuwählen. 3. Wählen Sie Format > Text. Das Dialogfeld Textformat wird angezeigt. 4. Wählen Sie Spezial aus der Liste Größe, geben Sie 25 ein und klicken Sie auf OK. 5. Wählen Sie für Stil die Option Kursiv. 6. Wählen Sie für Farbe eine andere Farbe. 7. Klicken Sie auf OK. Hinzufügen einer Grafik in das Layout Als Nächstes werden Sie neben dem Clubnamen ein Logo einfügen. 1. Klicken Sie links neben dem Text Organisationsreisen- Club auf die Stelle, an der das Logo eingefügt werden soll. Zunächst werden auf dem Bildschirm noch keine Änderungen angezeigt. 2. Wählen Sie Einfügen > Bild. 3. Öffnen Sie den Ordner Lehrgang. 4. Stellen Sie sicher, dass alle Dateitypen angezeigt werden, und wählen Sie logo.gif aus. 5. Klicken Sie auf Öffnen. 6. Um das Logo oder den Textblock zu verschieben, ziehen Sie es/ ihn bei Bedarf. 7. Wählen Sie Ansicht > Blätternmodus, um das fertige Layout anzuzeigen. 8. Nach Beendigung dieser Lektion schließen Sie die Datei, indem Sie Datei > Schließen (Windows) bzw. Ablage > Schließen (Mac OS) wählen. Weitere Informationen In dieser Lektion haben Sie erfahren, wie Sie das Erscheinungsbild Ihrer Daten durch Verwendung von Registerfeldern, Grafiken, Spezialtext, Formatierung von Feldern und geschicktes Platzieren von Objekten in Layouts verbessern können. Es gibt noch viele andere Arten, das Erscheinungsbild von Feldern und Layouts anzupassen. Beispielsweise können Sie nach der Erstellung eines Layouts folgende Vorgänge ausführen: 1 Effekte wie z. B. Reliefs oder Muster in Objekte einfügen 1 Linien oder Kästchen zum Hervorheben oder Abgrenzen von Daten verwenden 1 Einzelnen Feldern Rollbalken hinzufügen 1 Hintergrund- oder Feldfarbe ändern Bei der Erstellung eines neuen Layouts können Sie Farben und Stile anwenden, indem Sie einen Präsentationsstil verwenden. Weitere Informationen finden Sie in der FileMaker Pro Hilfe.

33 Lektion 6 Erstellen von Listen, Adressetiketten und Serienbriefen Sie können sehr leicht Layouts erstellen, um Daten auf unterschiedliche Weise anzeigen und drucken zu lassen. Diese Lektion beinhaltet die Erstellung folgender Elemente: 1 Listen mit Datensätzen 1 Adressetiketten 1 Serienbriefe Erstellen einer Liste mit Spalten Eine Liste mit Spalten zeigt gleichzeitig mehrere Datensätze an. Jede Reihe entspricht einem Datensatz. Jede Spalte besteht aus einer Datenkategorie wie z. B. Nachname oder Telefonnummer. 1. Öffnen Sie den Ordner Lehrgang auf Ihrer Festplatte. 2. Öffnen Sie Beispiel Kopie.fp7. 3. Wählen Sie Ansicht > Layoutmodus. 4. Wählen Sie Layouts > Assistent für neues Layout. 5. Geben Sie als Layoutname Mitgliederliste ein. 6. Wählen Sie Liste/Bericht als Typ für das neue Layout und klicken Sie auf Weiter. 7. Wählen Sie Liste/Bericht als Typ für das neue Layout und klicken Sie auf Weiter. 8. Doppelklicken Sie auf jedes der folgenden Felder in der Reihenfolge, in der sie in der Liste erscheinen sollen: 1 Nachname 1 Vorname 1 Firma 1 Art der Mitgliedschaft Diese Felder werden in die Liste Layoutfelder verschoben. 9. Klicken Sie auf Weiter. 10. Klicken Sie erneut auf Weiter, um die Standard-Sortierfolge zu akzeptieren. 11. Wählen Sie Standard aus der Liste der Präsentationsstile und klicken Sie auf Weiter. 12. Klicken Sie in den folgenden zwei Fenstern jeweils auf Weiter, um die Standardwerte zu akzeptieren. 13. Klicken Sie auf Fertig stellen. Die Daten aus allen Datensätzen der Felder Nachname, Vorname, Firma und Art der Mitgliedschaft werden im Layout Mitgliederliste angezeigt. Das fertig gestellte Layout wird im Seitenansichtsmodus angezeigt, der alle Objekte so anzeigt, wie sie gedruckt werden.

34 34 FileMaker Pro Lehrgang Erstellen von Adressetiketten Etikettenlayouts In Etikettenlayouts werden Platzhalter verwendet. Platzhalter passen sich in ihrer Größe den Daten an, damit diese in das Feld passen, und belegen bei leeren Feldern keinen Platz. Platzhalter werden nur zur Anzeige und beim Drucken verwendet. In Platzhalter können keine Daten eingegeben werden. <<Vorname>> wird im Bereich Etiketteninhalt angezeigt. Spitze Klammern um den Feldnamen zeigen an, dass es sich um einen Platzhalter handelt und auf Etiketten Daten (in diesem Fall der Vorname im Datensatz) anstelle des Platzhaltertexts Vorname erscheinen. Die Einfügemarke blinkt. Erstellen eines Etikettenlayouts In diesem Abschnitt verwenden Sie den Assistenten für neues Layout zum 1 Erstellen eines Etikettenlayouts und 1 Auswählen von Feldern für die Etiketten. Erstellen von Etiketten 1. Wählen Sie Ansicht > Layoutmodus. 2. Wählen Sie Layouts > Assistent für neues Layout. 3. Geben Sie als Layoutname Etiketten ein. 4. Wählen Sie für den neuen Layouttyp Etiketten aus. 5. Klicken Sie auf Weiter. 6. Wählen Sie aus der Liste Etikettenmaße für den Eintrag Avery 5160 aus. 7. Klicken Sie auf Weiter. Jetzt können Sie den Etiketteninhalt angeben. Auswählen der Felder, die auf den Etiketten erscheinen sollen 1. Doppelklicken Sie in der Liste auf Vorname. 2. Geben Sie nach <<Vorname>> ein Leerzeichen ein. 3. Doppelklicken Sie in der Liste auf Nachname. 4. Drücken Sie nach <<Nachname>> die Eingabetaste. Die Einfügemarke wechselt in die nächste Zeile. 5. Doppelklicken Sie in der Liste auf Adresse 1 und drücken Sie anschließend die Eingabetaste. 6. Doppelklicken Sie in der Liste auf Adresse 2 und drücken Sie anschließend die Eingabetaste. 7. Doppelklicken Sie in der Liste auf Ort. 8. Geben Sie zuerst ein Komma und dann ein Leerzeichen ein. 9. Doppelklicken Sie in der Liste auf Land.

35 Lektion 6 Erstellen von Listen, Adressetiketten und Serienbriefen 35 Damit wurden die Platzhalter eingerichtet. Ihr Etikett sollte nun folgendermaßen aussehen: 10. Klicken Sie auf Weiter. 11. Wählen Sie Im Layoutmodus anzeigen. 12. Klicken Sie auf Fertig stellen. 13. Wenn Sie die Anzeige Ihres Etikettenlayouts beenden möchten, wählen Sie Ansicht > Seitenansichtsmodus. Es wird eine Seite mit Etiketten angezeigt, wie sie gedruckt werden. Beachten Sie, dass nicht alle Datensätze die gleiche Anzahl an Textzeilen aufweisen. Bei Datensätzen mit 4-zeiliger Adresse werden alle Zeilen angezeigt. In Datensätzen mit nur drei Zeilen wird die vierte, leere Zeile ausgeschlossen, so dass sich keine leeren Zeilen in den Etiketten befinden. Erstellen eines Serienbriefs Serienbrieflayouts Ein Formbrief in FileMaker Pro ist einfach ein Layout, das Text enthält. Für diesen Brief werden Sie Platzhalter aufnehmen, damit die entsprechenden Firmendaten für Adresse und Anrede sowie der Firmenname im Brieftext angezeigt werden. Eine Grafik symbolisiert das Logo des Clubs. Erstellen eines einseitigen, leeren Layouts 1. Wählen Sie Ansicht > Layoutmodus. 2. Wählen Sie Layouts > Assistent für neues Layout. 3. Geben Sie als Layoutname Begrüßungsschreiben ein. 4. Wählen Sie für den neuen Layouttyp Leeres Layout aus. 5. Klicken Sie auf Fertig stellen. Da dieser Brief weder Kopf- noch Fußbereich verwendet, löschen Sie diese jetzt. 6. Klicken Sie im Layout auf das Register Kopfbereich und drücken Sie anschließend die Rücktaste (Windows) bzw. die Löschtaste (Mac OS). 7. Klicken Sie auf das Register Fußbereich und drücken Sie anschließend die Rücktaste (Windows) bzw. die Löschtaste (Mac OS). 8. Ziehen Sie den Datenbereich etwa bis zur 27-cm-Markierung nach unten. Wenn Sie die Maustaste loslassen, sehen Sie die Seitenbegrenzung. Wenn Sie die Seitenbegrenzung nicht sehen, ziehen Sie den Datenbereich noch etwas weiter nach unten.

36 36 FileMaker Pro Lehrgang Datenbereich Seitenbegrenzung 9. Ziehen Sie nun den Datenbereich bis kurz über die Seitenbegrenzung. Die Linie der Seitenbegrenzung ist nicht mehr sichtbar. Durch das Ziehen des Datenbereichs über die Seitenbegrenzung wird Ihr Serienbrief auf eine Seite begrenzt. 10. Gehen Sie mit Hilfe des Rollbalkens unten am Bildschirm im Dokument einige Zentimeter nach rechts. Dort sehen Sie eine dicke, gepunktete Linie. Das ist die rechte Seitenbegrenzung. Ihr Brief wird innerhalb dieser Begrenzungen erstellt. 11. Gehen Sie mit Hilfe des Rollbalkens im Dokument wieder zurück auf die linke Seite. 12. Gehen Sie an den Anfang des Layouts. Erstellen des Textes Sie werden nun einen Textblock mit einem Rand von 4 cm an jeder Seite erstellen. 1. Wählen Sie das Textwerkzeug aus. 2. Ziehen Sie in dem Layout ein Rechteck, das, wie durch die Linien der Seitenbegrenzung vorgegeben, etwa 4 cm vom oberen linken Rand aus beginnt und etwa 4 cm vor dem unteren rechten Rand endet. Wenn Sie die Maustaste loslassen, blinkt oben links im Textfeld die Einfügemarke. In diesem Feld werden Sie den Brief verfassen. Das Textwerkzeug ist ausgewählt. Eingeben der Adresse 1. Wählen Sie Einfügen > Platzhalter. 2. Wählen Sie in der Liste Vorname aus und klicken Sie auf OK. 3. Geben Sie ein Leerzeichen ein. 4. Wählen Sie Einfügen > Platzhalter. 5. Wählen Sie in der Liste Nachname aus und klicken Sie auf OK. 6. Gehen Sie zur nächsten Zeile (geben Sie dazu ein Absatzzeichen ein): 1 Windows: Drücken Sie die Eingabetaste. 1 Mac OS: Drücken Sie den Zeilenschalter. 7. Fügen Sie auch für Straße, Ort und Land Platzhalter hinzu und achten Sie dabei auf die korrekte Eingabe von Leerzeichen, neuen Zeilen und Satzzeichen.

37 Lektion 6 Erstellen von Listen, Adressetiketten und Serienbriefen 37 Verfassen des Briefs 1. Drücken Sie zweimal die Eingabetaste, um nach der Adresse zwei Leerzeilen zu erstellen. 2. Beginnen Sie mit der Anrede: Geben Sie Sehr geehrte/r und ein Leerzeichen ein. 3. Fügen Sie für Vor- und Nachnamen Platzhalter ein und trennen Sie sie durch ein Leerzeichen. In Ihren eigenen Briefen können Sie für förmlichere Anredeformeln auch mehr als zwei Felder verwenden (z. B. ein zusätzliches Titelfeld). 4. Geben Sie ein Komma und zwei Absatzzeichen ein. 5. Geben Sie folgenden Brieftext ein: Im Namen der Geschäftsreisen GmbH begrüße ich Sie und Ihre Firma in unserem Kreis. Wir freuen uns darauf, mit Ihnen in Verbindung treten zu können, und hoffen, dass Sie mit uns viele interessante Reisen erleben werden! Wenn Sie ein Wort falsch schreiben, wird eine gepunktete rote Linie unterhalb des Worts angezeigt. Um diese Unterstreichungsfunktion in dieser Datei auszuschalten, wählen Sie Datei (Windows) bzw. Ablage (Mac OS) > Dateioptionen. Klicken Sie im Dialogfeld Dateioptionen auf das Register Rechtschreibung. Deaktivieren Sie Fragwürdige Wörter durch speziellen Unterstrich markieren. Deaktivieren Sie diese Option, um das Unterstreichen falsch geschriebener Wörter auszuschalten. Wenn ein Feld wahrscheinlich Wörter (wie Namen) enthalten wird, die die Rechtschreibprüfung vermutlich als fehlerhaft markieren wird, können Sie die Rechtschreibprüfung für bestimmte Felder ausschalten. Einfügen des Firmennamens in den Brief 1. Klicken Sie im ersten Absatz hinter das Wort Firma. 2. Geben Sie ein Komma und ein Leerzeichen ein. 3. Fügen Sie für den Firmennamen einen Platzhalter ein. 4. Geben Sie ein weiteres Komma ein. Einfügen des Briefschlusses 1. Klicken Sie an das Ende des Textes und geben Sie zwei Absatzzeichen ein. 2. Geben Sie Mit freundlichen Grüßen und anschließend vier Leerzeilen ein. 3. Geben Sie John Jones ein. 4. Fügen Sie einen Zeilenumbruch ein und geben Sie dann Vorsitzender ein.

38 38 FileMaker Pro Lehrgang 5. Wählen Sie Ansicht > Blätternmodus, um Ihren druckbereiten Brief für jeden Datensatz in der Datenbank anzuzeigen. Unter Hinzufügen einer Grafik in das Layout auf Seite 32 erfahren Sie, wie Sie dem Briefkopf ein Logo hinzufügen. 6. Nach Beendigung dieser Lektion schließen Sie die Datei, indem Sie Datei > Schließen (Windows) bzw. Ablage > Schließen (Mac OS) wählen. Weitere Informationen In dieser Lektion haben Sie Layouts für Listen, Etiketten und Serienbriefe erstellt. Sie können beliebig viele Layouts erstellen, um Ihre Daten auf die von Ihnen gewünschte Weise zu verwalten. Anweisungen zur Erstellung anderer Layouts finden Sie in Lektion 9 dieses Lehrgangs sowie in Kapitel 3 im FileMaker Pro Handbuch. Informationen über das Ausschalten der Rechtschreibprüfung in bestimmten Feldern in einer Datei finden Sie in der FileMaker Pro Hilfe.

39 Lektion 7 Vereinfachen der Dateneingabe Sie können die Art der Dateneingabe in FileMaker Pro vereinfachen und die Genauigkeit erhöhen, indem Sie Wertelisten, Formelfelder oder automatische Eingabefunktionen für Daten verwenden. Diese Lektion beinhaltet: 1 Hilfestellung durch Wertelisten bei der Dateneingabe 1 Erstellen und Überprüfen einer Formel 1 Verwenden der automatischen Eingabeoptionen eines Felds zur automatischen Dateneingabe 6. Geben Sie als Name für die neue Werteliste Art der Mitgliedschaft ein. 7. Klicken Sie in das große Feld und fügen Sie dieser Liste Werte hinzu, indem Sie Neu und Fortgesetzt jeweils in einer separaten Zeile eingeben. Eingeben von Daten mit Wertelisten Wertelisten ermöglichen Ihnen die Auswahl des gewünschten Werts aus Bildlauflisten, Einblendmenüs, Kontrollkästchen oder Optionsfeldern. Diese Listen können vordefinierte Werte enthalten oder auf Grundlage von Werten in einem bestimmten Feld dynamisch aufgebaut werden. Sie stellen eine effiziente Art zur Eingabe häufig verwendeter Werte in Ihre Datenbank dar. Eine Werteliste mit vordefinierten Werten, angezeigt als Optionsfelder Definieren einer Werteliste 1. Öffnen Sie den Ordner Lehrgang auf Ihrer Festplatte. 2. Öffnen Sie Beispiel Kopie.fp7. 3. Wählen Sie im Layout-Einblendmenü das Layout Dateneingabe aus, wenn es nicht bereits ausgewählt ist. 4. Wählen Sie Datei (Windows) bzw. Ablage (Mac OS) > Verwalten > Wertelisten. 5. Klicken Sie auf Neu. 8. Klicken Sie auf OK, um das Dialogfeld Werteliste bearbeiten zu schließen. 9. Klicken Sie auf OK. Zuweisen einer Werteliste zu einem Feld und Anzeigen der Liste als Optionsfeld 1. Wählen Sie Ansicht > Layoutmodus. 2. Wählen Sie das Register Mitgliedschaftsinfo, falls es nicht bereits angezeigt wird.

40 40 FileMaker Pro Lehrgang 3. Wählen Sie das Feld Art der Mitgliedschaft. 4. Wählen Sie Format > Feld/Steuerelement > Einstellung. 5. Wählen Sie für Anzeigen als die Option Optionsfelder. 6. Wählen Sie für Werte anzeigen von den Eintrag Art der Mitgliedschaft. Wählen Sie Optionsfelder. 8. Überprüfen Sie die Werteliste und die Optionsfelder, indem Sie im Blätternmodus darauf klicken. Erzeugen von Werten mit einem Formelfeld Wenn Sie mit FileMaker Pro Berechnungen durchführen möchten, z. B. um ausstehende Steuern oder Beiträge zu bestimmen, verwenden Sie hierzu ein Formelfeld. Formelfelder gehören zu den Feldtypen von FileMaker Pro. Mit FileMaker Pro können Sie sowohl einfache als auch komplexe Berechnungen durchführen. Die Formel arbeitet mit Werten aus dem aktuellen Datensatz oder aus Bezugsdatensätzen. Es können Werte aus allen Feldtypen verwendet werden. Sie können Formeln verwenden, um Textwerte (z. B. eine Verbindung der Inhalte der Felder Vorname und Nachname zu einem Feld mit vollständigem Namen), Datumsund Uhrzeitangaben sowie den Inhalt von Medienfeldern auszugeben. Erstellen eines Formelfelds Wählen Sie die Werteliste Art der Mitgliedschaft. 7. Klicken Sie auf OK. Die Optionsfelder sollten im Layoutmodus angezeigt werden. Das Feld Art der Mitgliedschaft als Optionsfeld formatiert Die Mitglieder des Organisationsreisen-Clubs zahlen Jahresbeiträge. Neue Mitglieder zahlen eine Gebühr von 200 Euro, der reguläre Mitgliedsbeitrag beträgt 100 Euro. Auf Grundlage der Art der Mitgliedschaft gibt die folgende Formel den jeweils anfallenden Beitrag zurück. Es können verschiedene Formeln verwendet werden, die alle zu einem korrekten Ergebnis führen. Die folgende Methode verwendet eine Wenn-Anweisung, um die Daten im Feld Art der. Mitgliedschaft mit einer der Mitgliedschaftsarten zu vergleichen. Die Formel gibt eines von zwei Ergebnissen aus. 1. Wechseln Sie in den Layoutmodus. 2. Wählen Sie das Register Mitgliedschaftsinfo, um es nach vorne zu holen. 3. Wählen Sie Datei (Windows) bzw. Ablage (Mac OS) > Verwalten > Datenbank.

41 Lektion 7 Vereinfachen der Dateneingabe Klicken Sie im Dialogfeld Datenbank verwalten auf das Register Felder, falls es nicht bereits ausgewählt ist. 5. Geben Sie unter Feldname Gebühr f. Erneuerung ein. 6. Klicken Sie bei Typ auf Formel, um das Feld als Formelfeld zu definieren. Feldliste Funktionsliste 7. Klicken Sie auf Erstellen. Wählen Sie Formel. Das Dialogfeld Formel angeben wird geöffnet. 8. Blättern Sie durch die Funktionsliste rechts oben im Dialogfeld Formel angeben, bis Sie folgende Formel finden: Wenn (Bedingung ; ErgebnisWennWahr ; ErgebnisWennFalsch). Doppelklicken Sie auf diese Funktion, um sie im Dialogfeld anzuzeigen. Diese Formel besteht aus drei Teilen: einer Bedingung, einem Ergebnis für den Fall, dass die Bedingung wahr ist (Ergebnis 1), und einem Ergebnis für den Fall, dass die Bedingung falsch ist (Ergebnis 2). Die Platzhalter Bedingung, ErgebnisWennWahr und ErgebnisWennFalsch müssen Sie durch die eigentlichen Komponenten der Formel ersetzen. Ersetzen Sie diese Platzhalter mit Ihrer Formel. 9. Wählen Sie den Platzhalter Bedingung aus und geben Sie Folgendes ein: Art der Mitgliedschaft = Fortgesetzt genau wie es hier angezeigt wird. Überprüfen Sie den Datentyp, der von der Formel ausgegeben werden soll. 10. Wählen Sie den Platzhalter ErgebnisWennWahr aus und geben Sie 100 ein. 11. Wählen Sie den Platzhalter ErgebnisWennFalsch aus und geben Sie 100 ein. 12. Vergewissern Sie sich, dass der Ergebnistyp auf Zahl eingestellt ist. Die vollständige Formel

42 42 FileMaker Pro Lehrgang 13. Klicken Sie auf OK. Wenn Sie eine Fehlermeldung erhalten, vergewissern Sie sich, dass alle Leer- und Satzzeichen mit der oben angegebenen Formel übereinstimmen. 14. Klicken Sie auf OK, um das Dialogfeld Datenbank verwalten zu schließen. Das Feld Gebühr f. Erneuerung wird unten im Layout unter dem Register Mitgliedschaftsinfo angezeigt. Je nach Größe Ihres Bildschirms müssen Sie eventuell nach unten blättern, um es anzuzeigen. 15. Wählen Sie das Feld Gebühr f. Erneuerung und seine Beschriftung und ziehen Sie sie unter das Feld Mitglied seit. 16. Beachten Sie, dass das Format der Beschriftung Gebühr f. Erneuerung nicht dem Format der anderen Beschriftungen in der Beispieldatenbank entspricht. 17. Wählen Sie die Beschriftung Gebühr f. Erneuerung. 18. Wählen Sie Format > Text. 19. Wählen Sie 12 für Größe und Standard für Stil sowie Dunkelgrau als Farbe. 20. Klicken Sie auf OK. Die Formel ist nun vollständig. Werden nun Daten in das Feld Art der Mitgliedschaft eingegeben, vergleicht FileMaker Pro diese mit dem Wort, auf das sie überprüft werden sollen ( Fortgesetzt ). Die Formel wird dann das erste Ergebnis ( 100 ) ausgeben. Gibt es keine Übereinstimmung, gilt der Test als falsch und das zweite Ergebnis wird ausgegeben. Überprüfen der Formel Um zu sehen, ob Ihre Formel funktioniert, wechseln Sie in den Blätternmodus und versuchen Sie, den Wert des Felds Art der Mitgliedschaft auf Fortgesetzt zu ändern. Achten Sie auf das Ergebnis des Felds Gebühr f. Erneuerung es ändert sich mit der Änderung der Art der Mitgliedschaft. Automatisches Eingeben einer fortlaufenden Nummer In FileMaker Pro können Sie beim Erstellen eines neuen Datensatzes bestimmte Datentypen automatisch eingeben, z. B. gleichmäßig ansteigende Zahlen. Erstellen eines Felds für fortlaufende Nummern 1. Wechseln Sie in den Layoutmodus. 2. Wählen Sie Datei (Windows) bzw. Ablage (Mac OS) > Verwalten > Datenbank. 3. Klicken Sie im Dialogfeld Datenbank verwalten auf das Register Felder, falls es nicht bereits ausgewählt ist. 4. Geben Sie als Feldname Mitgliedsnummer ein. 5. Wählen Sie den Feldtyp Zahl aus. 6. Klicken Sie auf Erstellen. 7. Klicken Sie auf Optionen. 8. Wählen Sie Fortlaufende Nummer auf dem Register Automatische Eingabe. In dieser Übung müssen Sie die Angaben unter Erzeugen, Nächster Wert und Intervall nicht ändern. Aktivieren Sie Fortlaufende Nummer. 9. Klicken Sie auf OK und erneut auf OK, um das Dialogfeld zu schließen.

43 Lektion 7 Vereinfachen der Dateneingabe 43 Das neue Feld wird unten im Layout angezeigt. (Eventuell müssen Sie nach unten blättern, um es anzuzeigen.) 10. Wechseln Sie in den Blätternmodus. 11. Überprüfen Sie die neue Feld-Eingabeoption, indem Sie Datensätze > Neuer Datensatz auswählen. Wenn Sie einen neuen Datensatz erstellen, wird der Wert im Feld Mitgliedsnummer jeweils um 1 erhöht. 12. Nach Beendigung dieser Lektion schließen Sie die Datei, indem Sie Datei (Windows) bzw. Ablage (Mac OS) > Schließen wählen. Weitere Informationen In dieser Lektion haben Sie erfahren, wie sich die Eingabe von Daten durch Definieren und Formatieren von Wertelisten, Formelfeldern und automatisch eingegebenen fortlaufenden Nummern vereinfachen lässt. Weitere Informationen zu Formelfeldern und automatischen Eingabeoptionen für Felder sowie zum Definieren und Formatieren von Wertelisten finden Sie in der FileMaker Pro Hilfe.

44 44 FileMaker Pro Lehrgang

45 Lektion 8 Automatisieren von Aufgaben mit Tasten und Scripts In FileMaker Pro können Sie viele Datenbankaufgaben durch Tasten und Scripts automatisieren. Mit diesen leistungsstarken Funktionen können Sie viel Zeit sparen, indem Sie eine ganze Reihe von Vorgängen durch einen einzigen Mausklick ausführen. Diese Lektion beinhaltet: 1 Erstellen und Verwenden einer Taste für die Ausführung einer Aufgabe 1 Erstellen und Ausführen eines einfachen Scripts zum Ausführen einer Aufgabe mit mehreren Arbeitsschritten 1 Verwenden einer Taste zum Ausführen eines Scripts 1 Suchen von Datensätzen mit einem Script Ausführen einer Aufgabe mit einer Taste Eine Taste ist ein Objekt in einem Layout, auf das Sie klicken können, um viele FileMaker Pro-Befehle auszuführen. Sie können eine Taste verwenden, um in Ihrer Datenbank zwischen den Layouts zu wechseln. Erstellen der Taste 1. Öffnen Sie den Ordner Lehrgang. 2. Öffnen Sie Beispiel Kopie.fp7. 3. Wählen Sie im Layout-Einblendmenü das Layout Dateneingabe aus, wenn es nicht bereits ausgewählt ist. 4. Wählen Sie Ansicht > Layoutmodus, um in den Layoutmodus zu wechseln. 5. Wählen Sie das Tastenwerkzeug aus. 6. Zeichnen Sie die Taste oben im Layout. 7. Wählen Sie im Dialogfeld Tasteneinstellung den Befehl Gehe zu Layout. 8. Wählen Sie im Bereich Optionen das Layout Vereinsliste. 9. Wählen Sie als Tastenstil Abgerundete Taste. 10. Klicken Sie auf OK. 11. Wie Sie sehen, befindet sich die Einfügemarke jetzt in der Mitte der Taste. Geben Sie Vereinsliste ein, um die Taste zu benennen. 12. Klicken Sie außerhalb der Taste. Platzieren Sie die Taste hier. Geben Sie das Layout Vereinsliste an. Wählen Sie Abgerundete Taste.

46 46 FileMaker Pro Lehrgang Wenn Sie die Taste verschieben möchten, markieren Sie sie und ziehen Sie sie an die gewünschte Position, genau wie andere Objekte des Layouts. Um die Taste zu überprüfen, wechseln Sie in den Blätternmodus und klicken Sie auf die Taste. Das Layout Vereinsliste wird durch die Taste aufgerufen. Durchführen einer Reihe von Aufgaben mit einem Script Wie gerade erläutert wurde, können Sie mit einer Taste einen einzelnen Befehl ausführen. Verwenden Sie ein Script, um in FileMaker Pro eine Reihe von Befehlen auszuführen. Erläuterung von Scripts Mit einem Script können Sie eine Reihe von Anweisungen zusammenfassen, die von FileMaker Pro ausgeführt werden sollen. Sie können mit Scripts, wie mit einer Taste, die meisten Menübefehle in FileMaker Pro automatisieren. Weiterhin können Sie so Befehle integrieren, die in der Menüstruktur von FileMaker Pro nicht enthalten sind. Mit einfachen Scripts können Sie eine einzelne Aufgabe ausführen. In komplexen Scripts können Elemente (z. B. Benutzerkommentar und Steuerung) mit Programmierungselementen (z. B. Verzweigungen und Schleifen) kombiniert werden, um leistungsstarke und dynamische Anweisungssets zu erstellen. Erstellen eines Scripts zur Anzeige des Etikettenlayouts in der Seitenansicht 1. Wählen Sie Scripts > ScriptMaker TM. 2. Klicken Sie auf, um ein neues Script zu erstellen. 3. Geben Sie in das Feld Scriptname den Text Seitenansicht Etikettenlayout ein. 4. Wählen Sie den Scriptschritt Gehe zu Layout aus und klicken Sie auf Kopieren. (Sie können Scriptschritte ebenfalls auswählen und verschieben, indem Sie auf sie doppelklicken.) 5. Wählen Sie im Bereich Scriptschritt-Optionen unter Angeben das Layout Etiketten aus. 6. Blättern Sie in der Liste auf der linken Seite zum Scriptschritt Seitenansicht aktivieren und kopieren Sie ihn in Ihr Script. 7. Schließen Sie das Dialogfeld Script bearbeiten, klicken Sie auf Speichern und schließen Sie dann das Dialogfeld Scripts verwalten. 8. Um das gerade erstellte Script auszuführen, wählen Sie Scripts > Seitenansicht Etikettenlayout. FileMaker Pro zeigt das Layout Etiketten an und wechselt in den Seitenansichtsmodus. Zuweisen einer Taste zu einem Script Das fertige Script Während Tasten im Allgemeinen sehr benutzerfreundlich sind, stellen Scripts die leistungsstärkeren Funktionen dar, mit denen sich viele Menübefehle in einem einzigen Vorgang zusammenfassen und ausführen lassen. Sie profitieren von den Vorteilen beider Funktionen, wenn Sie zum Ausführen eines Scripts eine Taste verwenden.

47 Lektion 8 Automatisieren von Aufgaben mit Tasten und Scripts 47 So weisen Sie dem gerade erstellten Script eine Taste zu: 1. Wählen Sie Dateneingabe aus dem Einblendmenü Layout. 2. Wählen Sie Ansicht > Layoutmodus. 3. Doppelklicken Sie auf die Taste, die Sie zu Beginn dieser Lektion erstellt haben. 4. Wählen Sie im Dialogfeld Tasteneinstellung oben in der Liste auf der linken Seite den Scriptbefehl Script ausführen aus. 5. Klicken Sie im Bereich Optionen unter Aktuelles Script auf Angeben. Wählen Sie in der Liste der verfügbaren Scripts Seitenansicht Etikettenlayout aus und klicken Sie auf OK. Die restlichen Standardeinstellungen bleiben unverändert. Klicken Sie auf OK. Umbenennen der Taste 1. Wählen Sie das Textwerkzeug aus. 2. Klicken Sie einmal auf die Taste. Die Einfügemarke wird angezeigt. 3. Geben Sie als neuen Namen Seitenansicht Etikettenlayout ein. Eventuell ist es erforderlich, die Größe der Taste nach dem Umbenennen zu verändern. Überprüfen der Taste 1. Überprüfen Sie die Taste, indem Sie im Blätternmodus auf sie klicken. Durch Anklicken der Taste wird das Script ausgeführt. Das Script öffnet das Layout Etiketten im Seitenansichtsmodus. 2. Schließen Sie Beispiel Kopie.fp7, indem Sie Datei (Windows) bzw. Ablage (Mac OS) > Schließen wählen. Suchen von Datensätzen mit einem Script Sie können ein komplexeres Script in der Starter-Lösung Bestellungen testen, die Sie in Lektion 2 erstellt haben. 1. Öffnen Sie den Ordner Lehrgang. 2. Öffnen Sie Bestellungen.fp7. 3. Fügen Sie vier Datensätze hinzu, geben Sie ABC GmbH in das Feld Lieferant in zwei Datensätzen und DEF AG in das Feld Lieferant in den zwei anderen Datensätzen ein. 4. Klicken Sie auf die Taste Suchen unter der Überschrift Bestellungen in der Datei. 5. Geben Sie ABC in das Feld Lieferant ein. FileMaker Pro füllt den Firmennamen für Sie aus. 6. Klicken Sie im Statusbereich auf Weiter. Das Suchenscript findet alle Datensätze, die Ihrer Suchabfrage entsprechen, und zeigt sie in der Listenansicht an. Anzeigen des Scripts 1. Wählen Sie Scripts > ScriptMaker. 2. Doppelklicken Sie in der Liste der Scripts auf Suchen.

48 48 FileMaker Pro Lehrgang Weitere Informationen In dieser Lektion haben Sie Tasten und Scripts erstellt und diese beiden Funktionen miteinander kombiniert. Weitere Informationen zum Erstellen von Tasten und Scripts finden Sie in der FileMaker Pro Hilfe. Das Script Suchen wird angezeigt. Kommentare, die die Funktionsweise des Scripts beschreiben, werden fett angezeigt. 3. Schließen Sie das Dialogfeld Script Suchen bearbeiten (Bestellungen) und dann das Dialogfeld Scripts verwalten (Bestellungen). 4. Nach Beendigung dieser Lektion schließen Sie die Datei, indem Sie Datei (Windows) bzw. Ablage (Mac OS) > Schließen wählen.

49 Lektion 9 Erstellen und Ausführen von Berichten Den Prozess des Ladens und Anordnens von Daten aus einer Datenbank nennt man Berichterstellung. Ergebnisberichte stellen alle Ihre Daten dar, wobei die Daten nicht in kleinere Gruppen aufgeteilt werden. Zwischenergebnisberichte, die auch als Berichte mit gruppierten Daten bezeichnet werden, teilen die Daten anhand von einem oder mehreren Feldern in Kategorien ein. Sie können die Daten so hierarchisch gruppieren. Sie können anschließend die Zwischensumme, den Mittelwert oder die Anzahl der gruppierten Daten bestimmen. Diese Lektion beinhaltet: 1 Erstellen eines Berichts mit gruppierten Daten 1 Erstellen eines Berichts mit gruppierten Daten und Summen 1 Speichern eines Berichts als Adobe PDF-Datei und Versenden als -Anlage 1 Datensätze, die nach diesen Schlüsselfeldern sortiert werden. Dies geschieht in der Reihenfolge, in der die Bereiche für Zwischenergebnisse in Ihrem Berichtlayout angezeigt werden Erstellen eines Zwischenergebnisberichts So erstellen Sie den Bericht Art der Mitgliedschaft : 1. Öffnen Sie den Ordner Lehrgang auf Ihrer Festplatte. 2. Öffnen Sie Beispiel Kopie.fp7. 3. Wählen Sie im Layoutmodus Layouts > Assistent für neues Layout. 4. Geben Sie als Layoutname Bericht Art der Mitgliedschaft ein. 5. Wählen Sie Liste/Bericht als Typ für das neue Layout und klicken Sie auf Weiter. Erstellen eines Berichts mit gruppierten Daten Zwischenergebnisberichte Ein Bericht mit gruppierten Daten erfordert eine Reihe von Elementen, um ordnungsgemäß zu arbeiten. Zwischenergebnisberichte enthalten: 1 einen Bereich für Zwischenergebnisse im Berichtlayout für jede Detailebene, die Sie aufschlüsseln möchten. Diese werden automatisch vom Assistenten für neues Layout erstellt. 1 ein Feld oder mehrere Felder zur Gruppierung von Datensätzen. Diese Felder bezeichnet man als Gruppierfelder.

50 50 FileMaker Pro Lehrgang 6. Wählen Sie Bericht mit gruppierten Daten und klicken Sie auf Weiter. 4. Klicken Sie auf Weiter. 5. Verschieben Sie das Feld Art der Mitgliedschaft in die Liste Berichtkategorien, um die Datensätze nach der Art der Mitgliedschaft zu sortieren. Auswählen der im Bericht verwendeten Felder 1. Doppelklicken Sie auf das Feld Art der Mitgliedschaft, das als erstes Feld in diesem Bericht verwendet werden soll, um es in die Liste Layoutfelder zu verschieben. 2. Markieren und verschieben Sie das Feld Nachname. 3. Markieren und verschieben Sie das Feld Vorname. Das Feld Art der Mitgliedschaft wird als Gruppierfeld bezeichnet, weil der Inhalt dieses Felds verwendet wird, um die Datensätze für Ihren Bericht in Kategorien aufzuschlüsseln. 6. Klicken Sie auf Weiter. 7. Verschieben Sie das Feld Nachname in die Liste Sortierfolge. Dadurch werden die Datensätze in jeder Gruppe von Mitgliedschaftsarten alphabetisch nach den Nachnamen der Mitglieder sortiert. Das Gruppierfeld Art der Mitgliedschaft wird immer an erster Stelle in der Liste Sortierfolge angezeigt, damit FileMaker Pro die Datensätze nach dieser Kategorie gruppieren kann.

51 Lektion 9 Erstellen und Ausführen von Berichten Klicken Sie auf Weiter. Wählen eines Präsentationsstils und Erstellen von Kopf- und Fußbereich 1. Wählen Sie den Präsentationsstil Standard, um Textgröße, -farbe und -stil des fertigen Berichts einzustellen. 2. Klicken Sie auf Weiter. 3. Wählen Sie in der Liste Oben Mitte im Bereich Kopfbereich Großer Spezialtext. 4. Geben Sie als Kopfzeile des Berichts Bericht Art der Mitgliedschaft ein und klicken Sie anschließend auf OK. 5. Wählen Sie in der Liste Unten Mitte im Bereich Fußbereich Seitennummer. 6. Klicken Sie auf Weiter. Erstellen eines Scripts zur erneuten Ausführung dieses Berichts 1. Klicken Sie auf Script erstellen. 2. Verändern Sie den angezeigten Scriptnamen nicht und klicken Sie auf Weiter. 3. Klicken Sie auf Bericht im Seitenansichtsmodus anzeigen, wenn dies nicht bereits ausgewählt ist. 4. Klicken Sie auf Fertig stellen. Sie befinden sich im Seitenansichtsmodus, damit Sie ausgewertete Daten am Bildschirm anzeigen können. Die Mitglieder werden nach der Art ihrer Mitgliedschaft gruppiert und innerhalb dieser Mitgliedschaftskategorien alphabetisch nach Nachnamen sortiert. Hinweis Je nach Ihren Versuchen in früheren Lektionen sieht Ihr fertiger Bericht eventuell anders aus als im folgenden Bild.

52 52 FileMaker Pro Lehrgang Dieser Bericht gruppiert Daten nach dem Feld Art der Mitgliedschaft, das auch Gruppierfeld genannt wird. Ein Bericht mit gruppierten Daten und Summen erfordert die gleichen Elemente wie ein Bericht mit gruppierten Daten: ein Bereich für Zwischenergebnisse im Berichtlayout für jede Kategorie, ein oder mehrere Felder zum Gruppieren von Datensätzen und die Sortierung der Datenbank nach diesen Feldern. Zusätzlich sind zwei weitere Elemente erforderlich: 1 ein Gesamtergebnisbereich 1 ein oder mehrere Statistikfelder für die Anzeige von Summen, Mittelwerten oder Anzahlen Erstellen eines Berichts mit gruppierten Daten und Summen Erstellen eines Berichts mit gruppierten Daten und Summen In der vorherigen Übung haben Sie einen Bericht erstellt, der Daten in Kategorien basierend auf gemeinsamen Feldwerten gruppiert. In dieser Übung erstellen Sie einen ähnlichen Bericht, der auch Zwischensummen für jede Kategorie und eine Endsumme für den gesamten Bericht enthält. Der Zwischenergebnisbericht, den Sie erstellen werden, ermöglicht Folgendes: 1 Gruppieren der Mitglieder nach Art der Mitgliedschaft 1 Bilden einer Zwischensumme der für jede Art der Mitgliedschaft eingenommenen Beiträge 1 Bilden der Endsumme aller Beiträge So erstellen Sie den Bericht Mitgliedsbeitrag : 1. Wählen Sie im Layoutmodus Layouts > Assistent für neues Layout. 2. Geben Sie als Layoutname Bericht Mitgliedsbeitrag ein. 3. Wählen Sie Liste/Bericht als Typ für das neue Layout und klicken Sie auf Weiter. 4. Wählen Sie Bericht mit gruppierten Daten. Wählen Sie anschließend Mit Zwischensummen und Mit Endsummen. 5. Klicken Sie auf Weiter.

53 Lektion 9 Erstellen und Ausführen von Berichten 53 Auswählen der im Bericht verwendeten Felder 1. Doppelklicken Sie auf das Feld Art der Mitgliedschaft, das als erstes Feld in diesem Bericht verwendet werden soll, um es in die Liste Layoutfelder zu verschieben. 2. Markieren und verschieben Sie das Feld Nachname. 3. Markieren und verschieben Sie das Feld Vorname. 4. Markieren und verschieben Sie das Feld Gebühr bezahlt und klicken Sie dann auf Weiter. 5. Sie wollen die Datensätze nach der Art der Mitgliedschaft anordnen, verschieben Sie daher dieses Feld in die Liste Berichtkategorien und klicken Sie dann auf Weiter. 6. Verschieben Sie das Feld Nachname in die Liste Sortierfolge, um in den einzelnen Gruppen Art der Mitgliedschaft die Datensätze alphabetisch nach Nachnamen zu sortieren. 7. Klicken Sie auf Weiter. Angeben von Zwischen- und Endsummen Wenn Sie Felder definieren, können Sie ein Statistikfeld einfügen. Mithilfe von Statistikfeldern können Sie Berechnungen für alle gefundenen Datensätze durchführen. Normalerweise verwenden Sie Statistikfelder, um die Summe von Daten aus verschiedenen Datensätzen zu ermitteln. Im Bericht Mitgliedsbeitrag können Sie Zwischensummen der Beiträge für jede Art der Mitgliedschaft (Neu und Fortgesetzt) und die Endsumme der Beiträge beider Gruppen am Ende des Berichts anzeigen. Hierzu müssen Sie im Assistenten für neues Layout Statistikfelder für Zwischen- und Endsumme angeben. In diesem Fall verwenden Sie das Statistikfeld Beitragseinnahmen. Dieses Feld wurde bereits definiert. Das Feld Beitragseinnahmen bildet die Summe der Beiträge im Feld Gebühr bezahlt. 1. Klicken Sie unter Statistikfeld auf Angeben und wählen Sie Beitragseinnahmen aus der Liste der verfügbaren Felder. Klicken Sie dann auf OK. 2. Verwenden Sie für Kategorie zusammenfassen nach den Standardwert von Art der Mitgliedschaft. 3. Verwenden Sie für Zwischensummenposition den Standardwert Unter Datensatzgruppe. 4. Klicken Sie auf Zwischensumme hinzufügen, um das Feld Beitragseinnahmen als Zwischensumme hinzuzufügen. So wird FileMaker Pro angewiesen, eine Zwischensumme der gezahlten Mitgliedsgebühren unter jeder Mitgliedschaftskategorie zu berechnen. 5. Klicken Sie auf Weiter. 6. Klicken Sie unter Statistikfeld auf Angeben und wählen Sie Beitragseinnahmen aus der Liste der verfügbaren Felder. Klicken Sie dann auf OK. So wird FileMaker Pro angewiesen, das Feld Beitragseinnahmen als Endsumme zu verwenden.

54 54 FileMaker Pro Lehrgang 7. Klicken Sie auf Endsumme hinzufügen, um das Feld Beitragseinnahmen als Endsumme am Ende des Berichts hinzuzufügen. So wird FileMaker Pro angewiesen, eine Endsumme der Mitgliedsgebühren zu erstellen. Erstellen eines Scripts zur erneuten Ausführung dieses Berichts 1. Klicken Sie auf Script erstellen. 2. Verändern Sie den angezeigten Scriptnamen nicht. Klicken Sie auf Weiter. 3. Klicken Sie auf Bericht im Seitenansichtsmodus anzeigen, wenn dies nicht bereits ausgewählt ist. 4. Klicken Sie auf Fertig stellen. Sie befinden sich im Seitenansichtsmodus, damit Sie ausgewertete Daten am Bildschirm anzeigen können. Für jede Art der Mitgliedschaft wird eine Zwischensumme der eingenommenen Beiträge gebildet und unter den Namen der Mitglieder angezeigt. Ganz unten im Bericht befindet sich die Endsumme aller Beiträge. Hinweis Je nach Ihren Versuchen in früheren Lektionen sieht Ihr fertiger Bericht eventuell anders aus als im folgenden Bild. 8. Klicken Sie auf Weiter. Wählen eines Präsentationsstils und Erstellen von Kopf- und Fußbereich 1. Wählen Sie den Präsentationsstil Standard, um Textgröße, -farbe und -stil des fertigen Berichts einzustellen. 2. Klicken Sie auf Weiter. 3. Wählen Sie in der Liste Oben Mitte Großer Spezialtext. 4. Geben Sie als Kopfzeile des Berichts Bericht Mitgliedsbeitrag ein und klicken Sie anschließend auf OK. 5. Wählen Sie in der Liste Unten Mitte im Bereich Fußbereich Seitennummer. 6. Klicken Sie auf Weiter. Zwischensummen Endsumme

55 Lektion 9 Erstellen und Ausführen von Berichten 55 Speichern und Senden eines Berichts als PDF-Datei Nachdem Sie einen Bericht ausgeführt haben, können Sie ihn als Adobe PDF-Datei speichern und als -Anlage versenden. 1. Wählen Sie Datei (Windows) bzw. Ablage (Mac OS) > Datensätze speichern/senden unter > PDF. FileMaker Pro erstellt die PDF-Datei und gibt sie an Ihr - Programm weiter. Die PDF-Datei wird als Anlage in einer - Nachricht angezeigt, die Sie dann adressieren und versenden können. 7. Nach Beendigung dieser Lektion schließen Sie die Datei, indem Sie Datei > Schließen (Windows) bzw. Ablage > Schließen (Mac OS) wählen. Weitere Informationen In dieser Lektion haben Sie Berichte mit gruppierten Daten sowie Berichte mit gruppierten Daten und Summen erstellt. Ferner haben Sie einen Bericht als PDF-Datei gespeichert und ihn als - Anlage versendet. Weitere Informationen zum Erstellen von Berichten finden Sie in der FileMaker Pro Hilfe. 2. Wählen Sie für Speichern unter den Lehrgangsordner, wenn er nicht bereits ausgewählt ist. 3. Geben Sie in das Feld Dateiname (Windows) bzw. Name (Mac OS) Bericht Mitgliedsbeitrag ein. 4. Wählen Sie für Speichern die Option Alle aufgerufenen Datensätze. 5. Wählen Sie Erstellung einer mit Datei als Anlage. 6. Klicken Sie auf Speichern.

56 56 FileMaker Pro Lehrgang

57 Lektion 10 Erstellen relationaler Datenbanken Mit relationalen Datenbanken können Sie problemlos Bezugsdaten anzeigen und die Dateneingabe optimieren. Sie geben die Daten einmal ein und können sie anschließend in Bezugstabellen oder -dateien anzeigen und verwenden. Diese Lektion beinhaltet: 1 Arbeitsweise relationaler Datenbanken 1 Definieren einer Beziehung 1 Anzeigen von Daten aus einem Bezugsdatensatz 1 Anzeigen einer Liste von Bezugsdatensätzen Die Beispieldatei in dieser Lektion verwendet zwei Tabellen: 1 eine Tabelle Mitglieder mit Datensätzen einzelner Mitglieder des Organisationsreisen-Clubs 1 eine Tabelle Firmen für die Firmen, in denen diese Mitglieder arbeiten. In jeder Firma sind mehrere Mitglieder beschäftigt. Das Beziehungsdiagramm wird angezeigt. Das Beziehungsdiagramm zeigt alle Tabellen in der aktuellen Datei. Wenn Sie im Beziehungsdiagramm mit Tabellen arbeiten, verwenden Sie sie, um mit ihrer Hilfe die Ansicht Ihrer Daten im Layout zu organisieren. Jede Instanz (oder jedes Auftreten) einer Tabelle im Beziehungsdiagramm repräsentiert eine separate Sicht auf Ihre Daten. Wenn Sie eine Beziehung zwischen zwei Tabellen erstellen, machen Sie die in einer der Tabellen gespeicherten Daten der anderen Tabelle entsprechend den Abgleichsfeldern und den für die Beziehung festgelegten Kriterien zugänglich. 5. Klicken Sie in der Tabelle Mitglieder auf das Feld Firma und ziehen Sie eine Linie zum Feld Firma in der Tabelle Firmen. Das Feld Firma ist also das Abgleichsfeld. Anzeigen eines Bezugsdatensatzes in einer Datei Definieren einer Beziehung zu einer anderen Datei 1. Öffnen Sie den Ordner Lehrgang auf Ihrer Festplatte. 2. Öffnen Sie Beispiel Kopie.fp7. Die Datei enthält die Tabellen, aber nicht die Beziehungsstruktur. Sie werden jetzt die Struktur aufbauen. 3. Wählen Sie Datei (Windows) bzw. Ablage (Mac OS) > Verwalten > Datenbank. 4. Klicken Sie auf das Register Beziehungen. 6. Lassen Sie die Maustaste los. Die von Ihnen erstelle Beziehung wird angezeigt.

58 58 FileMaker Pro Lehrgang Diese Beziehung basiert auf übereinstimmenden Daten im Feld Firma in beiden Tabellen. Datensätze stehen in einer Beziehung zueinander, wenn die Daten im Feld Firma einer Tabelle den Daten im Feld Firma der anderen Tabelle entsprechen. 7. Klicken Sie auf OK. Wählen Sie die Tabelle aus dem Einblendmenü Tabelle aus. Anzeigen von Daten aus einem Bezugsdatensatz Nachdem Sie die Beziehung definiert haben, können Sie ein Layout so verändern, dass es Daten unter Verwendung dieser Beziehung anzeigt. In diesem Fall soll die Firmenadresse angezeigt werden. 1. Wählen Sie im Layout-Einblendmenü das Layout Firmenkontoinformationen aus. 2. Wählen Sie Ansicht > Layoutmodus. 3. Ziehen Sie mit dem Feldwerkzeug ein Feld in das Layout. Das Dialogfeld Feld angeben zeigt eine Liste der Felder in dieser Tabelle an. 4. Klicken Sie auf Aktuelle Tabelle ( Mitglieder ) und wählen Sie die Tabelle Firmen aus der Liste. Jetzt wird eine Liste der Felder in der Bezugstabelle Firmen angezeigt. Die Doppelpunkte (::) vor jedem Feldnamen zeigen an, dass diese Felder Bezugsfelder sind, d. h., sie sind nicht in der Tabelle Mitglieder definiert, in der Sie gerade arbeiten. Diese Bezugsfelder zeigen Daten aus der Bezugsdatei an. 5. Klicken Sie auf ::Firmenadresse. 6. Wählen Sie Feldbeschriftung erstellen (wenn nicht bereits ausgewählt) und klicken Sie dann auf OK. 7. Wiederholen Sie die Schritte 3-6 für ::Ort und ::Land. 8. Verschieben Sie die Felder, falls notwendig, und passen Sie die Größe an, sodass die Felder groß genug sind, um alle in ihnen enthaltenen Daten anzuzeigen. Die Felder sollten folgendermaßen aussehen: 9. Wählen Sie Ansicht > Blätternmodus und blättern Sie durch die Datensätze, um die Firmenadressen aus der Tabelle Firmen im Layout Firmenkontoinformationen anzuzeigen, das auf der Tabelle Mitglieder basiert.

59 Lektion 10 Erstellen relationaler Datenbanken 59 Anzeigen einer Liste von Bezugsdatensätzen Die Beziehung zwischen den Tabellen Mitglieder und Firmen zeigt Daten (Firmenadressen) aus der Tabelle Firmen an. Als Nächstes werden Sie die gleiche Beziehung verwenden, um Daten (Mitgliedernamen) aus der Tabelle Mitglieder anzuzeigen. Beziehungen sind bidirektional. Erstellen eines Ausschnitts zum Anzeigen übereinstimmender Datensätze Sie können einen Ausschnitt in ein Layout einfügen, um Daten aus Bezugsfeldern anzuzeigen. 1. Wählen Sie das Layout Firmen aus dem Layout-Einblendmenü. Bevor Sie Daten aus Bezugsdatensätzen anzeigen können, müssen Sie eine Beziehung definieren. Jetzt werden Sie die Beziehung zu der Tabelle Mitglieder verwenden, die Sie bereits in dieser Lektion definiert haben, aber die Beziehung muss bearbeitet werden, damit die Erstellung von Bezugsdatensätzen zugelassen wird. 2. Wählen Sie Datei (Windows) bzw. Ablage (Mac OS) > Verwalten > Datenbank und klicken Sie auf das Register Beziehungen, wenn es nicht bereits ausgewählt ist. 3. Doppelklicken Sie im Beziehungsdiagramm auf den relationalen Operator, um das Dialogfeld Beziehung bearbeiten anzuzeigen. 4. Wählen Sie unten im Dialogfeld unter Mitglieder die Option Erstellung von Datensätzen in dieser Tabelle über diese Beziehung zulassen. So können Sie der Mitgliederliste einen Namen hinzufügen. Aktivieren Sie diese Option. 5. Klicken Sie auf OK und erneut auf OK, um das Dialogfeld Datenbank verwalten zu schließen. 6. Verwenden Sie das Buchsymbol oder den Schieberegler, um zum ersten Firmendatensatz (ABC Company) zu wechseln. 7. Wählen Sie Ansicht > Layoutmodus. 8. Wählen Sie das Ausschnittwerkzeug und zeichnen Sie ein Feld für die Liste der Namen ein. 9. Zeigen Sie im Dialogfeld Ausschnitteinstellung Bezugsdatensätze der Tabelle Mitglieder an. 10. Aktivieren Sie Vertikaler Rollbalken. 11. Belassen Sie den Wert für die Anfangszeile auf 1. Ändern Sie die Anzahl der Zeilen auf Klicken Sie auf OK.

60 60 FileMaker Pro Lehrgang Anordnen der Felder im Ausschnitt 1. Markieren Sie im Dialogfeld Felder in Ausschnitt hinzufügen das Feld Vorname und verschieben Sie es in die Liste Aufgenommene Felder. 2. Markieren und verschieben Sie das Feld ::Nachname. 3. Klicken Sie auf OK. 4. Verwenden Sie das Textwerkzeug und erstellen Sie Feldbeschriftungen jeweils über den entsprechenden Feldern Vorname und Nachname im Ausschnitt. Wenn Sie fertig sind, sollte der Ausschnitt folgendermaßen aussehen. Wenn Sie das neue Mitglied hinzufügen, erstellt die Beziehung automatisch einen Datensatz für das Mitglied in der Tabelle Mitglieder. Der Firmenname ABC Company wird automatisch in das Abgleichsfeld eingegeben, da der Name dem Ausschnitt des Datensatzes ABC Company hinzugefügt wurde. 7. Nach Beendigung dieser Lektion schließen Sie die Datei, indem Sie Datei (Windows) bzw. Ablage (Mac OS) > Schließen wählen. Weitere Informationen Sie haben gelernt, wie einfache Beziehungen verwendet und erstellt werden. Dieser Lehrgang beinhaltet lediglich Grundlagen. Beim Aufbau eines relationalen Datenbanksystems müssen viele weitere Punkte berücksichtigt werden. Lesen Sie Kapitel 4 im FileMaker Pro Benutzerhandbuch und die Informationen zu Beziehungen in der FileMaker Pro Hilfe, bevor Sie Beziehungen in Ihren eigenen Dateien verwenden. 5. Wählen Sie Ansicht > Blätternmodus, um Ihre Mitgliederliste anzuzeigen. Klicken Sie hier, um für diese Firma ein neues Mitglied einzugeben Zeigt eine Mitgliederliste aus der Bezugstabelle an 6. Testen Sie die neue Struktur: Geben Sie den Namen eines neuen Mitglieds der Firma ABC Company ein und prüfen Sie, ob es im Layout Dateneingabe angezeigt wird. (Das Mitglied wird im letzten Datensatz enthalten sein.)

61 Lektion 11 Gemeinsame Benutzung und Austausch von Daten Sie können Daten mit FileMaker Pro und FileMaker Server über ein Netzwerk oder mit Instant Web Publishing über das Internet gemeinsam verwenden. Sie können Daten auch per Import in FileMaker Pro-Dateien aus anderen Anwendungen oder per Export von FileMaker Pro-Dateien in andere Anwendungen gemeinsam nutzen. Diese Lektion beinhaltet: 1 Aktivierung von Netzwerk-Sharing für FileMaker Pro-Dateien 1 Importieren von Daten in eine FileMaker Pro-Datei Gemeinsame Nutzung von Daten FileMaker Network Sharing Sie können FileMaker Pro- Datenbanken in Ihrem Netzwerk gemeinsam benutzen, wodurch bis zu neun FileMaker Pro-Benutzer gleichzeitig auf dieselbe Datenbank zugreifen und sie verwenden können. Wenn Sie Dateien mit mehr als 9 gleichzeitigen Benutzern im Netzwerk verwenden müssen, wird der Einsatz von FileMaker Server empfohlen, der größeren Netzwerkdurchsatz und bis zu 250 Benutzern gleichzeitigen Zugriff auf eine Datei bietet. Instant Web Publishing Sie können FileMaker Pro-Layouts als Web-Seiten veröffentlichen und damit jedem Benutzer mit einem Webbrowser in Ihrem Intranet (oder im Internet) den Zugriff auf Ihre FileMaker Pro-Datenbanken erlauben. Importieren und Exportieren von Daten Sie können Informationen zwischen FileMaker Pro und anderen Programmen austauschen, indem Sie Daten importieren und exportieren. Beispielsweise können Sie Daten importieren, die sich in einer anderen Datenbank oder einer Tabellenkalkulation befinden, oder Adressdaten exportieren, um personalisierte Serienbriefe mit einer Textverarbeitung zu erstellen. Wenn Sie Daten im- oder exportieren, werden die Daten in die Zieldatei kopiert und nicht gemeinsam von den Anwendungen verwendet. Aktivieren von FileMaker-Netzwerk-Sharing Wenn Ihr Computer an ein Netzwerk angeschlossen ist, können Sie und andere FileMaker Pro-Benutzer gleichzeitig dieselbe Datenbank verwenden. Wichtig Ihre FileMaker Pro-Lizenzvereinbarung erlaubt die gleichzeitige Nutzung des Programms in einem Netzwerk nur dann, wenn Sie eine Lizenz für jeden einzelnen Computer erworben haben, auf dem FileMaker Pro installiert ist. Dieselbe Software-Lizenz darf nicht auf verschiedenen Computern gemeinsam benutzt werden. Der erste Anwender, der eine gemeinsam benutzte Datei öffnet, ist der Host. Jeder Benutzer, der im Anschluss daran eine gemeinsam benutzte Datei öffnet, ist ein Client.

62 62 FileMaker Pro Lehrgang Der Host öffnet die Datei. 3. Wählen Sie Datei (Windows) bzw. Ablage (Mac OS) > Sharing > FileMaker-Netzwerk. 4. Klicken Sie im Dialogfeld FileMaker-Netzwerkeinstellungen unter Netzwerk-Sharing auf Ein. Im Feld TCP/IP-Adresse sehen Sie die TCP/IP-Adresse Ihres Systems. Hier klicken, um FileMaker- Netzwerk- Sharing zu aktivieren Clients bauen Verbindungen zur gemeinsam benutzten Datei auf. Wenn eine gemeinsam benutzte Datei geöffnet ist, können Host und Clients auf dieselben Informationen zugreifen und alle Änderungen an der Datei werden im Fenster jedes Benutzers angezeigt. Änderungen, die einer der Benutzer an den Daten, Scripts oder Layouts vornimmt, werden in der gemeinsamen Datei gespeichert. Eine gemeinsam benutzte Datei wird auf der Platte gespeichert, auf der sich die Datei befindet. Sortierfolgen, Suchabfragen, Importfeldfolge, Exportfeldfolge und Druckeinstellungen sind spezifisch für die einzelnen Benutzer. So aktivieren Sie FileMaker-Netzwerk-Sharing: 1. Öffnen Sie den Ordner Lehrgang auf Ihrer Festplatte. 2. Öffnen Sie Beispiel Kopie.fp7. Hinweis Um den Sharing-Status in Ihren eigenen Dateien zu aktivieren oder zu ändern, müssen Sie sie mit einem Konto öffnen, das über das Zugriffsrecht Erweiterte Zugriffsrechte verwalten verfügt. Informationen über Konten, Passwörter und Berechtigungen finden Sie in Lektion Beachten Sie, dass Beispiel Kopie.fp7 ausgewählt ist. 6. Wählen Sie für Netzwerkzugriff auf Datei Alle Benutzer. 7. Klicken Sie auf OK. Beispiel Kopie wird jetzt auf Ihrem Computer bereitgestellt. Sie müssen diese Datei geöffnet lassen, damit sie Benutzern in Ihrem Netzwerk zur Verfügung steht. Öffnen einer Remote-Datei Stufe des Netzwerkzugriffs für Beispiel Kopie.fp7 wählen Eine Datei wird als remote bezeichnet, wenn sie auf einem anderen Computer im Netzwerk gespeichert ist. Nachdem ein Host eine gemeinsam benutzte Datei geöffnet hat, können bis zu neun Benutzer eine Verbindung zu der Remote-Datei als Client aufbauen. So öffnen Sie eine Remote-Datei: 1. Wählen Sie Datei (Windows) bzw. Ablage (Mac OS) > Remote öffnen.

63 Lektion 11 Gemeinsame Benutzung und Austausch von Daten Wählen Sie für Anzeige Lokale Hosts, um eine Liste der Hosts anzuzeigen. Hinweis Wenn sich Ihr Computer nicht in einem Netzwerk befindet oder wenn zurzeit keine FileMaker Pro-Dateien bereitgestellt werden, werden im Dialogfeld Remote-Datei öffnen keine Dateien angezeigt. Wählen Sie den Computer, der die zu öffnende Datei bereitstellt. 3. Wählen Sie den Host und dann die Datei. 4. Klicken Sie auf Öffnen. Wählen, um eine Liste der Hosts anzuzeigen Um die Liste einzuschränken, geben Sie einige Buchstaben des Dateinamens ein, nach dem Sie suchen. Wählen Sie die zu öffnende Datei. Oder geben Sie den Netzwerkpfad der zu öffnenden Datei ein. Abhängig von der Einrichtung des Datei-Sharings auf dem Host müssen Sie möglicherweise den Kontonamen, das Passwort und den Domänennamen (nur Windows) eingeben, um die Remote-Datei zu öffnen. Erläuterungen zum Datenaustausch Sie können Informationen zwischen FileMaker Pro und anderen Programmen austauschen, indem Sie Daten importieren und exportieren. Sie können: 1 Daten in eine bestehende FileMaker Pro-Datei importieren, entweder in eine neue oder eine bestehende Tabelle 1 Daten mit ODBC-Datenquellen gemeinsam nutzen 1 Daten aus anderen Programmen in neue FileMaker Pro-Dateien umwandeln 1 Daten zur Verwendung in anderen Programmen exportieren Speichern und Senden von Daten Sie können FileMaker Pro-Daten als Microsoft Excel-Datei oder als Adobe PDF-Datei speichern. So können Sie Ihre Daten an Benutzer weitergeben, die nicht über FileMaker Pro verfügen. Mit FileMaker Pro können Sie die Excel-Datei bzw. die PDF-Datei per versenden, wenn Sie sie speichern. Sie können zudem Scripts erstellen, um Datensätze als Excel- oder PDF zu speichern/senden. FileMaker Pro kann -Nachrichten an einen oder mehrere Empfänger senden. Sie können den Empfänger, den Betreff etc. manuell eingeben oder Werte aus Feldern oder Berechnungen verwenden. Sie können auch Scripts erstellen, um s zu senden. Unterstützte Dateiformate für Import und Export Die meisten Anwendungen speichern Daten in ihrem eigenen Dateiformat, die meisten können jedoch Informationen über Zwischenformate austauschen. Zum Beispiel kann FileMaker Pro Dateien mit Microsoft Excel, in durch Tabulatoren getrennten Text (tab), durch Kommata getrennte Werte (csv) und XML sowie anderen Formaten austauschen.

64 64 FileMaker Pro Lehrgang Wenn Sie Daten mit einem anderen Programm austauschen, prüfen Sie die Dokumentation, die mit dem Programm geliefert wurde, um ein gemeinsames zwischengeschaltetes Dateiformat zu bestimmen, das sowohl FileMaker Pro als auch das andere Programm unterstützt. Hinweis Die meisten Dateiformate importieren oder exportieren keine Formatierung wie Schrift, Größe, Stil und Farbe. Über das Importieren von Daten Es gibt verschiedene Arten, Daten in eine bestehende Datei zu importieren. Sie können: 1 einer bestehenden Tabelle neue Datensätze hinzufügen. 1 eine neue Tabelle aus importierten Daten erstellen. 1 vorhandene Datensätze in einer bestehenden Tabelle aktualisieren. 1 übereinstimmende Datensätze in einer bestehenden Tabelle aktualisieren. Wichtig Bestimmte Importoptionen, die vorhandene und passende Datensätze aktualisieren, überschreiben beide während des Importvorgangs vorhandene Daten. Das kann nicht rückgängig gemacht werden. Wählen Sie Datei (Windows) bzw. Ablage (Mac OS) > Kopie speichern unter, um eine Sicherungskopie der Datei zu erstellen, bevor Sie einen Import durchführen, der Datensätze aktualisiert. 3. Wählen Sie für Dateityp (Windows) bzw. Format (Mac OS) die Option Alle Dateien (Windows) bzw. Alle verfügbaren (Mac OS) und dann MeineDatei.fp7. MeineDatei.fp7 ist die Datei, die Sie in Lektion 4 erstellt haben. Dies ist die Quelldatei. 4. Klicken Sie auf Öffnen. Das Dialogfeld Zuordnung der Importfelder wird angezeigt. 5. Wählen Sie für Ziel die Option Aktuelle Tabelle ( Mitglieder ). 6. Wählen Sie für Importaktion die Option Neue Datensätze hinzufügen. 7. Stellen Sie sicher, dass sich das Feld Vorname in Quellfelder in der gleichen Zeile wie das Feld Vorname in Zielfelder befindet. Sie können die Zielfelder nach oben und unten in der Liste bewegen, indem Sie den Schieberegler verwenden. 8. Wiederholen Sie Schritt 7 für Nachname. 9. Stellen Sie sicher, dass ein zwischen den Feldern Vorname und Nachname angezeigt wird. Wenn Sie keinen klicken Sie auf zwischen den passenden Feldern sehen, um die Einstellung zu ändern. Die verbleibenden Felder sollten ein zwischen ihnen haben. Die Daten in diesen Feldern werden nicht in die Zieldatei importiert. Die Datei, aus der Sie Daten importieren, ist die Quelle. Die Datei, in die Sie Daten importieren, ist das Ziel. Importieren von Daten in die Beispieldatei 1. Öffnen Sie die Datei Beispiel Kopie.fp7 und wählen Sie Dateneingabe aus dem Layout-Einblendmenü. 2. Wählen Sie Datei (Windows) bzw. Ablage (Mac OS) > Datensätze importieren > Datei.

65 Lektion 11 Gemeinsame Benutzung und Austausch von Daten 65 Quelldatei, aus der importiert wird Felder in der Quelldatei Pfeile zeigen, dass Daten in die Felder rechts importiert werden. Zieldatei, in die importiert wird Felder in der Zieldatei Weitere Informationen Sie haben gelernt, Datei-Sharing mit FileMaker Pro zu aktivieren und Daten in eine FileMaker Pro-Datei zu importieren. Weitere Informationen über das Sharing und das Importieren von Daten in FileMaker Pro finden Sie im FileMaker Pro Benutzerhandbuch und in der FileMaker Pro Hilfe. Informationen über das Veröffentlichen von Datenbanken im Web finden Sie im Handbuch FileMaker Instant Web Publishing. Importaktion 10. Klicken Sie auf Importieren. 11. Wählen Sie im Dialogfeld Importoptionen die gewünschten Optionen und klicken Sie auf Importieren. 12. Klicken Sie im Dialogfeld Importzusammenfassung auf OK. Datensätze in MeineDatei.fp7, die Vornamen und Nachnamen enthalten, werden der Datei Beispiel Kopie.fp7 hinzugefügt. Die aktuelle Ergebnismenge enthält die neu importierten Datensätze. Blättern Sie durch die neuen Datensätze, um die importierten Daten zu überprüfen. Wählen Sie Datensätze > Alle Datensätze anzeigen, um alle Datensätze in der Datei anzuzeigen. 13. Nach Beendigung dieser Lektion schließen Sie die Datei, indem Sie Datei (Windows) bzw. Ablage (Mac OS) > Schließen wählen.

66 66 FileMaker Pro Lehrgang

67 Lektion 12 Datenschutz in FileMaker Pro Zwar bietet Ihr Betriebssystem Sicherheitsfunktionen für Dateien, Sie sollten jedoch die Konten und Berechtigungen von FileMaker Pro verwenden, um Ihre Daten zu schützen. In FileMaker Pro schränken Sie ein, welche Benutzer auf eine Datei zugreifen können, wenn Sie Dateien durch Konten und Passwörter schützen. Der von Benutzern eingegebene Kontoname und das Passwort bestimmen, welche Berechtigung verwendet wird. Die Berechtigungen beschränken die Möglichkeiten des Benutzers in der Datei. Diese Lektion beinhaltet: 1 Funktionsweise von Konten, Passwörtern und Berechtigungen zum Schutz Ihrer Daten 1 Erstellung von Konten, Passwörtern und Berechtigungen Erstellen eines Kontos und Passworts Wenn Sie eine Datenbank erstellen, werden zwei vordefinierte Konten (Admin und Gast) angelegt und es stehen drei vordefinierte Berechtigungen ( Voller Zugriff, Nur Dateneingabe und Nur Lesezugriff ) zur Verfügung. Das Admin-Konto hat kein Passwort und verfügt über die Berechtigung für vollen Zugriff, die den Zugriff auf sämtlichen Inhalt der Datei gestattet. Das Gastkonto gestattet Benutzern das Öffnen einer Datei, ohne Kontoinformationen anzugeben, hat kein Passwort und besitzt nur Lesezugriffberechtigungen. Vordefinierte Konten Benutzerdefinierte Konten Über Konten Konten authentifizieren Benutzer, die versuchen, eine geschützte Datei zu öffnen. Ein Konto besteht aus einem Kontonamen und in der Regel einem Passwort. Konten können für einzelne Benutzer oder für eine Gruppe von Benutzern, zum Beispiel ein Konto Marketing, eingerichtet werden. Gemeinsame Konten empfehlen sich, wenn Sie weniger Konten führen wollen und der Zugriff von Einzelpersonen auf die Datenbankdatei nicht nachvollzogen werden muss. Es ist jedoch sicherer, viele Konten zu erstellen, als wenn sich mehrere Benutzer ein Konto teilen. Passwörter unterscheiden Groß- /Kleinschreibung, Kontennamen nicht. Passwörter und Zugriffsrechte für vordefinierte Konten können geändert werden. So erstellen Sie ein Konto und ein Passwort: 1. Öffnen Sie den Ordner Lehrgang auf Ihrer Festplatte. 2. Öffnen Sie Beispiel Kopie.fp7. 3. Wählen Sie Datei (Windows) bzw. Ablage (Mac OS) > Verwalten > Konten und Zugriffsrechte. 4. Klicken Sie im Register Konten auf Neu. 5. Wählen Sie für Konto wird authentifiziert über die Option FileMaker. 6. Geben Sie für Kontoname den Namen Lars Gusen ein.

68 68 FileMaker Pro Lehrgang 7. Geben Sie für Passwort lgusen ein Hinweis Aus Sicherheitsgründen werden Passwörter nie in FileMaker Pro in Klartext angezeigt. Notieren Sie sich immer die Passwörter, die Sie bei der Einrichtung von Konten eingeben, und geben Sie die Passwörter dann den entsprechenden Benutzern. Bewahren Sie Passwörter an einem sicheren Platz auf für den Fall, dass sie vergessen werden, und damit sie nicht gestohlen werden können. 8. Wählen Sie Benutzer muss Passwort bei nächster Anmeldung ändern. In den meisten Fällen sollte ein Konto, das mehrere Benutzer gemeinsam verwenden, bei der ersten Anmeldung keine Passwortänderung verlangen. Stattdessen sollten Sie ein Passwort festlegen und es allen Benutzern mitteilen, die es benötigen. Auch sollte die Berechtigung für ein gemeinsames Konto keine Passwortänderungen erlauben, da sonst ein Benutzer das Passwort ändern und alle anderen Benutzer aussperren könnte. 9. Wählen Sie für Kontostatus die Option Aktiv. 10. Wählen Sie für Berechtigungen die Option [Nur Lesezugriff]. 11. Geben Sie für Beschreibung Kundendienstmitarbeiter ein. 12. Klicken Sie auf OK. Das neue Konto wird zusammen mit den Gast- und Admin-Konten aufgeführt. 13. Klicken Sie auf OK. Geben Sie Einstellungen für dieses Konto ein. Eine Warnung informiert Sie, dass das Admin-Konto in der Beispieldatei nicht passwortgeschützt ist. Sie müssen diese Einstellung bestätigen, bevor FileMaker Pro Sie fortfahren lässt. 14. Klicken Sie auf Zulassen, um die Warnung zu schließen. Das Fenster Anmeldung mit vollem Zugriff bestätigen wird angezeigt. 15. Geben Sie Admin für Konto mit vollem Zugriff ein und lassen Sie Passwort leer und klicken Sie dann auf OK. Hinweis Schützen Sie das Admin-Konto in Dateien, die Sie erstellen, aus Sicherheitsgründen stets durch ein Passwort. Erstellen einer Berechtigung Über Berechtigungen Berechtigungen geben eine Zugriffsebene für eine Datenbankdatei an. Zusätzlich bietet FileMaker Pro erweiterte Zugriffsrechte, die die Sharing-Optionen für Dateien festlegen. Vordefinierte Berechtigungen Jede neue Datenbankdatei enthält drei vordefinierte Berechtigungen. 1 Voller Zugriff gestattet den Zugriff auf und die Änderung von allen Elementen in der Datei. 1 Nur Dateneingabe gestattet nur die Anzeige und Eingabe von Daten. 1 Nur Lesezugriff gestattet die Anzeige, aber nicht das Ändern von Daten. In jeder Datenbank muss es mindestens ein Konto mit vollem Zugriff geben. Aus Sicherheitsgründen sollte dieses Konto ein Passwort besitzen. Sie können vordefinierte Berechtigungen weder ändern noch löschen, Sie können nur ihre erweiterten Zugriffsrechte aktivieren oder deaktivieren. Aber Sie können vordefinierte Berechtigungen duplizieren und die Kopie ändern, um sie anderweitig einzusetzen.

69 Lektion 12 Datenschutz in FileMaker Pro 69 Vordefinierte Berechtigungen 3. Wählen Sie die Berechtigung [Nur Dateneingabe] und klicken Sie dann auf Duplizieren. 4. Nur Dateneingabe Kopie ist ausgewählt. Klicken Sie auf Bearbeiten. 5. Geben Sie für Berechtigungenname Zeitarbeiter ein. 6. Geben Sie für Beschreibung Kein Drucken oder Exportieren für Zeitarbeiter ein. 7. Deaktivieren Sie Drucken und Exportieren. Eigene Berechtigungen Vordefinierte Berechtigungen in FileMaker Pro bieten gemeinsame Typen des Datenzugriffs, mit benutzerdefinierten Berechtigungen können Sie den Zugriff auf bestimmte Aspekte einer Datenbank wie die Anzeige bestimmter Layouts, die Verfügbarkeit bestimmter Menüs oder die Möglichkeit des Druckens beschränken. Erweiterte Zugriffsrechte Erweiterte Zugriffsrechte bestimmen die Optionen zur gemeinsamen Datenbenutzung, die eine Berechtigung erlaubt, z. B. ob Benutzer eine gemeinsam benutzte Datei öffnen oder eine Datenbank in einem Webbrowser anzeigen können. Erstellen einer eigenen Berechtigung Nehmen wir an, Ihr Unternehmen setzt zu bestimmten Jahreszeiten Zeitarbeiter ein. Diese Mitarbeiter benötigen Zugriff auf Ihre Daten, Sie wollen aber nicht, dass Zeitarbeiter Informationen in Ihrer Datenbank ausdrucken oder exportieren können. Sie können eine bestimmte Berechtigung für Zeitarbeiter erstellen, die das Drucken oder Exportieren von Daten nicht zulässt. 1. Wählen Sie Datei (Windows) bzw. Ablage (Mac OS) > Verwalten > Konten und Zugriffsrechte. 2. Klicken Sie auf das Register Berechtigungen. Erweiterte Berechtigungseinstellungen werden hier angezeigt. Wenn Sie eine Datenbank für Sharing eingerichtet haben, zum Beispiel in einem Netzwerk oder über Instant Web Publishing, sind erweiterte Zugriffsrechte im Dialogfeld Berechtigungen aktiviert. 8. Klicken Sie auf OK. Zeitarbeiter wird in der Berechtigungsliste angezeigt. Sie können diese Berechtigung für ein oder mehrere Konten verwenden. 9. Klicken Sie auf OK. 10. Klicken Sie auf Zulassen, um die Warnung zu schließen. Das Fenster Anmeldung mit vollem Zugriff bestätigen wird angezeigt. Deaktivieren Sie Drucken und Exportieren. Geben Sie Admin für Konto mit vollem Zugriff ein und lassen Sie Passwort leer und klicken Sie dann auf OK.