FileMaker Pro 12. Lehrgang

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1 FileMaker Pro 12 Lehrgang

2 FileMaker, Inc. Alle Rechte vorbehalten. FileMaker, Inc Patrick Henry Drive Santa Clara, California 95054, USA FileMaker und Bento sind Marken von FileMaker, Inc., eingetragen in den USA und anderen Ländern. Das Dateiordner-Logo und das Bento-Logo sind Marken von FileMaker, Inc. Alle anderen Marken sind Eigentum der jeweiligen Besitzer. Die FileMaker-Dokumentation ist urheberrechtlich geschützt. Sie dürfen diese Dokumentation ohne schriftliche Genehmigung von FileMaker weder vervielfältigen noch verteilen. Diese Dokumentation darf ausschließlich mit einer gültigen, lizenzierten Kopie der FileMaker-Software verwendet werden. Alle in den Beispielen erwähnten Personen, Firmen, -Adressen und URLs sind rein fiktiv und jegliche Ähnlichkeit mit bestehenden Personen, Firmen, -Adressen und URLs ist rein zufällig. Die Danksagungen und Urheberrechtshinweise finden Sie im entsprechenden Dokument, das mit der Software geliefert wurde. Die Erwähnung von Produkten und URLs Dritter dient nur zur Information und stellt keine Empfehlung dar. FileMaker, Inc. übernimmt keine Verantwortung für die Leistung dieser Produkte. Weitere Informationen finden Sie auf unserer Website unter Edition: 01

3 Inhalt Lektion 1 FileMaker Pro-Grundlagen 7 Einleitung 7 Speicherort der Beispieldatei 8 Datenbankkonzepte 8 Was ist eine Datenbank? 8 Wozu werden Datenbanken verwendet? 8 Wie ist eine Datenbank aufgebaut? 8 Wie werden Felddaten angezeigt? 9 FileMaker Pro-Grundlagen 9 Erläuterung der FileMaker Pro-Modi 9 Weitere Informationen 10 Lektion 2 Blättern in Daten 11 Öffnen einer Datenbank und Wechseln zwischen Datensätzen 11 Unterschiedliche Darstellung von Daten 12 Anzeigen eines anderen Layouts 13 Anzeigen von Layouts als Formulare, Listen und Tabellen 15 Übersicht der Statussymbolleiste und der Layoutleiste 16 Funktion der Schaltflächen der Statussymbolleiste 16 Anpassung der Statussymbolleiste 16 Sichern einer Kopie der Beispieldatei 17 Weitere Informationen 17 Lektion 3 Suchen und Sortieren von Datensätzen 18 Verwenden der Schnellsuche zum Durchsuchen einer Datenbank 18 Suchen von Datensätzen nach Kriterien in einem Feld 19 Suchen von Datensätzen nach Kriterien in mehreren bestimmten Feldern 20 Suchen von Datensätzen, die mehrere Kriterien in einem Feld erfüllen 20 Suchen von Datensätzen, die einem Kriterienbereich in einem Feld entsprechen 21 Gezieltes Suchen 22 Speichern einer Suchabfrage zur späteren Verwendung 23 Suchen von Datensätzen mithilfe einer gespeicherten Suche 23 Sortieren der Ergebnismenge 24 Hinzufügen eines neuen Datensatzes in der Listenansicht 25 Weitere Informationen 25 Lektion 4 Erstellen einer Datenbank und Eingeben von Datensätzen 26 Erstellen einer einfachen Datenbank 26 Erläuterung von Feldern 26 Erstellen einer Datenbank 26

4 4 Eingeben von Daten in die Datenbank 28 Erstellen des ersten Datensatzes 28 Erstellen eines weiteren Datensatzes 28 Kopieren von Daten durch Drag and Drop 28 Ändern von Daten in einem Datensatz 29 Eingeben von Daten in der Formularansicht 29 Datensatz löschen 29 Datei in ein Containerfeld einfügen 29 Weitere Informationen 30 Lektion 5 Anpassen der Bildschirmanzeige 31 Erläuterung von Layouts und Tabellen 31 Allgemeine Hinweise 31 Übersicht der Layoutwerkzeuge und des Inspektors 31 Ändern der Größe, Verschieben und Hinzufügen eines Felds 33 Auswählen und Ändern der Größe eines Felds 33 Verschieben eines Felds 33 Hinzufügen eines Felds 34 Hinzufügen eines Registerfelds 35 Anzeigen einer Zahl als Währung 36 Ändern von Textgröße und -farbe 37 Hinzufügen einer Grafik in das Layout 38 Weitere Informationen 38 Lektion 6 Erstellen von Listen, Adressetiketten und Serienbriefen 39 Erstellen einer Liste mit Spalten 39 Erstellen von Adressetiketten 40 Erläuterung von Etikettenlayouts 40 Erstellen eines Etikettenlayouts 41 Erstellen eines Serienbriefs 42 Serienbrieflayouts 42 Erstellen eines einseitigen, leeren Layouts 42 Einfügen des Firmennamens in den Brief 45 Einfügen des Briefschlusses 45 Weitere Informationen 46 Lektion 7 Vereinfachen der Dateneingabe 47 Eingeben von Daten mit Wertelisten 47 Definieren einer Werteliste 47 Zuweisen einer Werteliste zu einem Feld und Anzeigen der Liste als Optionsfeld 48 Erzeugen von Werten mit einem Formelfeld 49 Erstellen eines Formelfelds 49 Überprüfen der Formel 51 Automatisches Eingeben einer fortlaufenden Nummer 51 Erstellen eines Felds für fortlaufende Nummern 51

5 5 Weitere Informationen 52 Lektion 8 Automatisieren von Aufgaben mit Tasten und Scripts 53 Ausführen einer Aufgabe mit einer Taste 53 Erstellen der Taste 53 Durchführen einer Reihe von Aufgaben mit einem Script 54 Erläuterung von Scripts 54 Erstellen eines Scripts zur Anzeige des Etikettenlayouts in der Seitenansicht 54 Zuweisen einer Taste zu einem Script 55 Umbenennen der Taste 56 Überprüfen der Taste 56 Weitere Informationen 56 Lektion 9 Erstellen und Ausführen von Berichten 57 Statistikberichte 57 Erstellen dynamischer Berichte in der Tabellenansicht 57 Anzeigen von Daten in der Tabellenansicht 57 Im Bericht nicht benötigte Daten ausblenden 58 Gruppieren und Sortieren von Daten und Definieren eines Statistikfelds 58 Beschriften gruppierter Daten und Entfernen doppelter Datenwerte 59 Verwenden eines Assistenten für die Erstellung eines Berichts mit gruppierten Daten und Summen 60 Layouts für Zwischenergebnisberichte 60 Erstellen eines Zwischenergebnisberichts mit Summen 61 Speichern und Senden eines Berichts als PDF 67 Weitere Informationen 67 Lektion 10 Daten in Diagrammen 68 Erstellen eines Kreisdiagramms 68 Weitere Informationen 69 Lektion 11 Erstellen relationaler Datenbanken 70 Anzeigen eines Bezugsdatensatzes in einer Datei 70 Definieren einer Beziehung zu einer anderen Datei 70 Anzeigen von Daten aus einem Bezugsdatensatz 71 Anzeigen einer Liste von Bezugsdatensätzen 72 Erstellen eines Ausschnitts zum Anzeigen übereinstimmender Datensätze 72 Hinzufügen der Felder und Formatieren des Ausschnitts 73 Weitere Informationen 74

6 6 Lektion 12 Gemeinsame Nutzung und Austausch von Daten 75 Gemeinsame Nutzung von Daten 75 Aktivieren von FileMaker-Netzwerk-Sharing 75 Öffnen einer Remote-Datei 77 Deaktivieren von FileMaker-Netzwerk-Sharing 78 Erläuterungen zum Datenaustausch 78 Speichern und Senden von Daten 79 Unterstützte Dateiformate für Import und Export 79 Über das Importieren von Daten 79 Importieren von Daten in die Beispieldatei 79 Weitere Informationen 81 Lektion 13 Datenschutz in FileMaker Pro 82 Erstellen eines Kontos und Passworts 82 Über Konten 82 Erstellen einer Berechtigung 84 Über Berechtigungen 84 Erstellen einer eigenen Berechtigung 85 Weitere Informationen 85 Lektion 14 Sichern Ihrer Datenbanken 86 Sichern Ihrer Datenbank 86 Zeitpunkt der Sicherung 87 Weitere Informationen 87

7 Lektion 1 FileMaker Pro-Grundlagen Einleitung Willkommen zum FileMaker Pro Lehrgang. Hier erfahren Sie, wie Sie mit FileMaker Pro Informationen verwalten können. Dieser Lehrgang erläutert, wie Sie mit FileMaker Pro folgende Vorgänge durchführen können: 1 Suchen und Sortieren von Informationen 1 Erstellen und Eingeben von Datensätzen in eine einfache Datenbank 1 Erstellen von Adressetiketten 1 Erstellen von Formeln, Tasten und Scripts 1 Erstellen und Ausführen von Berichten 1 Grafische Anzeige von Daten in einem Diagramm 1 Anlegen von Beziehungen zwischen FileMaker Pro-Datenbanktabellen 1 Gemeinsame Nutzung von Dateien mit anderen Benutzern in Ihrem Netzwerk oder über das Internet 1 Schützen von Informationen in Ihrer Datenbank durch die Vergabe von Benutzerkonten und Berechtigungen sowie das Sichern Ihrer Datenbanken Dieser Lehrgang dauert ca. fünf Stunden und kann in einer oder mehreren kürzeren Sitzungen durchgeführt werden. In diesen Lektionen werden die Funktionen von FileMaker Pro anhand der Kundendatenbank des fiktiven Unternehmens Lieblingsbäckerei erläutert. Hier können Kunden einen Jahresbeitrag bezahlen, um eine Ermäßigung auf jede Bestellung zu erhalten. Lieblingsbäckerei verwendet FileMaker Pro, um Namen, Adressen und den Anmeldestatus für das Ermäßigungsprogramm nachzuverfolgen und Beschriftungen und Serienbriefe für den Kundenkontakt zu erstellen. Sie müssen die Lektionen nacheinander durcharbeiten, da die nachfolgenden Lektionen auf dem Wissen aus vorangehenden Lektionen aufbauen. Die Beispieldatei, an der Sie arbeiten, wird in den Lektionen weiter aufgebaut. In diesem Lehrgang wird vorausgesetzt, dass Sie mit dem Betriebssystem Ihres Computers vertraut sind. Das Öffnen von Dateien und die Suche nach Ordnern sowie weitere Aktivitäten, die gewisse Kenntnisse des verwendeten Betriebssystems erfordern, sind wesentlicher Bestandteil für die erfolgreiche Durchführung dieses Lehrgangs. Das Arbeiten mit FileMaker Pro ist die effektivste Möglichkeit, den Umgang mit der Anwendung zu erlernen. Daher enthält jede Lektion praxisnahe Aktivitäten, die Sie Schritt für Schritt durch Menüs, Bildschirme und Vorgänge führen.

8 Lektion 1 FileMaker Pro-Grundlagen 8 Die in diesem Lehrgang enthaltene Datei soll die Funktionen von FileMaker Pro veranschaulichen und eignet sich möglicherweise nicht als Vorlage für zukünftige Entwicklungen. FileMaker Pro enthält auch Starter-Lösungen. Um in FileMaker Pro eine Datenbank mithilfe einer Starter-Lösung zu erstellen, wählen Sie Datei (Windows) bzw. Ablage (Mac OS) > Neu von Starter-Lösung. Hinweis Bei einigen Prozeduren wird ein Kontextmenü verwendet. Um ein Kontextmenü anzuzeigen, klicken Sie mit der rechten Maustaste bzw. klicken Sie bei gedrückter Control-Taste auf ein Objekt oder in einen Bereich, um eine Liste mit Befehlen zu sehen. Sie können die Systemsteuerung (Windows) bzw. Systemeinstellungen (Mac OS) verwenden, um Ihre Maus, Ihr Trackpad oder Ihr Eingabegerät zu konfigurieren. Zum Beispiel können Sie eine sekundäre Taste an einer Maus oder eine sekundäre Klickfunktion an einem Trackpad einrichten. Um Feedback zu diesem Handbuch zu senden, rufen Sie folgende Website auf: Speicherort der Beispieldatei Die Beispieldatei enthält Daten von Lieblingsbäckerei. In ihr können Sie die Anlage von Datenbankelementen üben, die in den einzelnen Lektionen beschrieben werden. Wenn Sie wieder von vorne beginnen müssen, ersetzen Sie die vorhandene Beispieldatei durch eine neue Kopie. Wenn die Beispieldatei installiert wurde, befindet sie sich in: FileMaker Pro 12/Deutsch Extras/Lehrgang ODER FileMaker Pro 12 Advanced/Deutsch Extras/Lehrgang Sie können die Beispieldatei auch von der FileMaker-Website herunterladen: Datenbankkonzepte Was ist eine Datenbank? In einer Datenbank werden Informationen organisiert und analysiert. Wahrscheinlich haben Sie in letzter Zeit sogar mit Datenbanken gearbeitet, ohne es bemerkt zu haben. Hinter einem Terminkalender, einer Teileliste und sogar Ihrem persönlichen Adressbuch verbergen sich Datenbanken. Wozu werden Datenbanken verwendet? Das Speichern von Informationen in einer Datenbankdatei bietet viele Vorteile. In einer Datenbank werden Informationen nicht nur abgelegt, sondern können auch auf verschiedenste Weise organisiert und analysiert werden. Mit einer Datenbank können Sie beispielsweise Informationen für Berichte gruppieren, Informationen für Adressetiketten sortieren, Ihr Inventar erfassen oder eine bestimmte Rechnung schnell suchen. Computergestützte Datenbanken bieten außerdem zusätzliche Vorteile gegenüber der traditionellen Datenverwaltung: Geschwindigkeit, Zuverlässigkeit, Präzision und die Möglichkeit, sich wiederholende Aufgaben zu automatisieren. Wie ist eine Datenbank aufgebaut? Eine Datenbankdatei enthält eine oder mehrere Tabellen. Tabellen speichern Datensätze. Ein Datensatz besteht aus einer Reihe von Feldern.

9 Lektion 1 FileMaker Pro-Grundlagen 9 Angenommen, Ihr Adressbuch ist eine FileMaker Pro-Datenbankdatei. Jeder Eintrag im Adressbuch entspricht einem Datensatz in einer Adressbuch-Tabelle. Jeder Datensatz enthält Informationen wie Name, Adresse, Ort usw. Jeder Teil dieser Informationen Name, Adresse und Ort wird in einem eigenen Feld gespeichert. Wie werden Felddaten angezeigt? FileMaker Pro zeigt Felder in Layouts an. Jedes Layout basiert auf einer einzelnen Tabelle und zeigt Datensätze aus der Tabelle an. Stellen Sie sich vor, dass Ihre Datenbank zusätzlich zur Tabelle Adressbuch eine Tabelle Aufgaben enthält. Ein Layout basierend auf der Tabelle Adressbuch zeigt Felder und Datensätze aus der Tabelle Adressbuch an. Ein Layout basierend auf der Tabelle Aufgaben zeigt Felder und Datensätze aus der Tabelle Aufgaben an. FileMaker Pro-Grundlagen FileMaker Pro ist eine plattformübergreifende Anwendung. Dateien, die auf einem Mac erstellt werden, können in FileMaker Pro auf einem Computer unter Windows und umgekehrt geöffnet werden. Sie können auch FileMaker Go verwenden, um FileMaker Pro-Dateien auf einem ipad oder iphone anzuzeigen, oder auch einen Webbrowser, um Dateien anzuzeigen, die im Web veröffentlicht wurden. Im Gegensatz zu Textverarbeitungs- oder Tabellenkalkulationsprogrammen speichert FileMaker Pro Ihre Arbeit automatisch. Sie sollten daher jeden Schritt sorgfältig abwägen, wenn Sie umfassende Änderungen an Dateien vornehmen, insbesondere beim Löschen von Datensätzen. Einmal gelöscht Datensätze werden unwiderruflich aus der Datenbank entfernt. Wie später in Lektion 14 gezeigt wird, sollten Sie regelmäßig Sicherungskopien Ihrer Dateien erstellen. Sollten Dateien verloren gehen oder beschädigt werden oder Datensätze versehentlich gelöscht werden, können Ihnen Sicherungskopien viele Stunden unnötiger Arbeit ersparen. Erläuterung der FileMaker Pro-Modi In FileMaker Pro können Sie in einem von vier Modi arbeiten: 1 Im Blätternmodus geben Sie Daten ein und zeigen Datensätze an. 1 Im Suchenmodus suchen Sie nach Datensätzen oder Gruppen von Datensätzen. 1 Im Layoutmodus geben Sie an, wie Daten auf dem Bildschirm oder beim Drucken angezeigt werden. 1 Im Seitenansichtsmodus werden Ihre Seiten so angezeigt, wie sie gedruckt werden. Wenn eine Datenbank geöffnet ist, können Sie von einem Modus in den anderen wechseln, indem Sie entweder das Menü Ansicht, die Schaltflächen in der Statussymbolleiste und der Layoutleiste oder das Modus-Einblendmenü unten im Programmfenster verwenden.

10 Lektion 1 FileMaker Pro-Grundlagen 10 Verwenden Sie die Schaltflächen in der Statussymbolleiste und der Layoutleiste, um die Modi zu wechseln Verwenden Sie das Modus- Einblendmenü, um Modi umzuschalten Weitere Informationen Weitere Informationen über die Grundlagen von FileMaker Pro finden Sie in Kapitel 1 und 2 des FileMaker Pro Benutzerhandbuchs. Umfassende Informationen zu Vorgehensweisen und Konzepten finden Sie auch in der FileMaker Pro Hilfe. Wählen Sie für den Zugriff auf die FileMaker Pro Hilfe Hilfe > FileMaker Pro Hilfe. Um auf das FileMaker Ressourcencenter im Web zuzugreifen, wählen Sie Hilfe > Ressourcencenter.

11 Lektion 2 Blättern in Daten Im Blätternmodus können Sie Daten anzeigen, eingeben oder ändern. Dies ist die einfachste Art, in Ihrer Datenbank zu arbeiten. Diese Lektion beinhaltet: 1 Öffnen einer Datenbank, die bereits Daten enthält 1 Wechseln zwischen Datensätzen 1 Anzeigen von Daten mit verschiedenen Layouts 1 Unterschiede zwischen Formularansicht, Listenansicht und Tabellenansicht 1 Übersicht der Statussymbolleiste 1 Speichern einer Kopie der Datenbank Öffnen einer Datenbank und Wechseln zwischen Datensätzen So öffnen Sie die Beispieldatenbank: 1. Öffnen Sie den Ordner Lehrgang auf Ihrer Festplatte. Den Speicherort des Lehrgangsordners finden Sie unter Speicherort der Beispieldatei auf Seite Öffnen Sie die Datei Beispiel.fmp12. 1 Die Datenbank befindet sich im Blätternmodus. FileMaker Pro öffnet eine Datenbank standardmäßig im Blätternmodus. 1 Die Statussymbolleiste zeigt an, dass es 29 Datensätze in der Beispieldatenbank gibt. Der erste Datensatz wird angezeigt.

12 Lektion 2 Blättern in Daten 12 Aktuell angezeigter Datensatz Anzahl der Datensätze insgesamt Buchsymbol, Regler Das Modus- Einblendmenü zeigt den aktuellen Modus an. 3. Klicken Sie auf die rechte Seite des Buchsymbols, um vorwärts zu blättern, und auf die linke Seite, um rückwärts zu blättern (jeweils um einen Datensatz). 4. Wechseln Sie mehrere Datensätze nach vorne, indem Sie den Schieberegler nach rechts ziehen. Wechseln Sie mehrere Datensätze nach hinten, indem Sie den Schieberegler nach links ziehen. Sie können auch auf die Nummer des aktuellen Datensatzes klicken, die gewünschte Datensatznummer eingeben und dann die Eingabetaste (Windows) bzw. den Zeilenschalter (Mac OS) drücken, um zu einem bestimmten Datensatz in der Datenbank zu wechseln. Tipp Das Menü Datensätze enthält auch Befehle für das Bewegen zwischen Datensätzen. Wählen Sie Datensätze > Gehe zu Datensatz und wählen Sie Nächste(r/s), Vorherige(r/s) oder Gehe zu. Unterschiedliche Darstellung von Daten Obwohl Sie Daten nur einmal in FileMaker Pro eingeben, können Sie sie auf vielfältige Weise verwenden. Mit Layouts können Sie einige oder alle Ihrer Felder anzeigen lassen. Da es nicht notwendig ist, in jedem Layout alle Felder anzeigen zu lassen, stellen Layouts ein leistungsstarkes Werkzeug dar. Mit ihrer Hilfe haben Sie die Möglichkeit, nur mit den für eine bestimmte Aufgabe benötigten Daten zu arbeiten bzw. diese auszudrucken.

13 Lektion 2 Blättern in Daten 13 Steffen Williams Trautweinstr München Sehr geehrter Herr Williams, Telefonliste Juanita Alvarez Michelle Cannon Andre Common Marie Durand Jean Durand William Johnson John Lee Patrick Murphy Le Nguyen Kentaro Ogawa Mary Smith John Smith Sophie Tang Steve Williams Betty Wilson Vielen Dank für Ihre Bestellung bei Lieblingsbäckerei. Wir wissen dies zu schätzen und werden Ihnen gern zu Diensten sein. Sollten Sie noch Fragen haben, rufen Sie uns einfach an wir stehen Ihnen jederzeit zur Verfügung. Mit freundlichen Grüßen John Lee Die gleichen Daten lassen sich mithilfe mehrerer Layouts unterschiedlich anordnen Anzeigen eines anderen Layouts Um einige Layoutversionen anzuzeigen, verwenden Sie die gerade geöffnete Datei. 1. Klicken Sie auf das Layout-Einblendmenü in der Layoutleiste. Es erscheint eine Liste mit den für diese Datei verfügbaren Layouts. Layout- Einblendmenü Das Häkchen neben dem Dateneingabe-Layout zeigt Ihr aktuelles Layout an. Das Dateneingabe-Layout zeigt alle Felder der Tabelle Kunden. Felder

14 Lektion 2 Blättern in Daten Wählen Sie im Layout-Einblendmenü das Layout Kundentypliste. Dieses Layout zeigt jeden Datensatz als eine Zeile in einer Liste mit Spalten an. Beachten Sie, dass das Layout Kundentypliste nur vier der Felder aus dem Dateneingabe-Layout enthält, obwohl keine Daten aus der Datenbank entfernt wurden. Da sich in diesem Layout jedoch weniger Felder befinden, werden einige Daten lediglich nicht angezeigt. Es wurden jedoch keine Daten aus der Datenbank entfernt. Das Layout Kundentypliste zeigt nur vier der Felder aus dem Dateneingabe-Layout an 3. Kehren Sie nun über das Layout-Einblendmenü zum Dateneingabe-Layout zurück Sämtliche Daten sind noch vorhanden.

15 Lektion 2 Blättern in Daten 15 Anzeigen von Layouts als Formulare, Listen und Tabellen Sie können Ihre Layouts auf drei verschiedene Arten anzeigen: als Formular, Liste oder Tabelle. 1 In der Formularansicht zeigt Ihr aktuelles Layout jeweils einen Datensatz an. 1 In der Listenansicht wird Ihr aktuelles Layout als Liste dargestellt, in der die Datensätze aufeinander folgend angezeigt werden. 1 In der Tabellenansicht werden mehrere Datensätze gleichzeitig in einem Raster angezeigt. Im Allgemeinen kann bei Layouts zwischen Formular-, Tabellen- und Listenansicht gewechselt werden, während sich die Datenbank im Blätternmodus befindet. Formularansicht Tabellenansicht Listenansicht Das Layout Kundentypliste als Formular, als Tabelle und schließlich als Liste Wechseln Sie in einem Layout zwischen Formular-, Tabellen- und Listenansicht, um die Unterschiede zu verdeutlichen. 1. Wechseln Sie in der Beispieldatei zum Layout Kundentypliste. Daraufhin werden mehrere Datensätze in Form einer Liste angezeigt. 2. Klicken Sie auf Formularansicht. in der Layoutleiste. Es wird ein einzelner Datensatz im gleichen Layout angezeigt. Lediglich die Ansichtsoption wurde geändert. 3. Klicken Sie auf Tabellenansicht in der Layoutleiste. Mit der Funktion Als Tabelle anzeigen können mehrere Datensätze gleichzeitig in einem Raster angezeigt werden.

16 Lektion 2 Blättern in Daten Klicken Sie auf Listenansicht in der Layoutleiste, um in die Listenansicht zurückzukehren. Scrollen Sie nach unten, um mehr Datensätze in der Listenansicht anzuzeigen. Übersicht der Statussymbolleiste und der Layoutleiste Über die Statussymbolleiste oben im FileMaker Pro-Fenster haben Sie schnellen Zugriff auf FileMaker Pro-Menübefehle, die Sie häufig verwenden. Die Standardschaltflächen in der Symbolleiste variieren je nach aktuellem Modus. Sie können Schaltflächen in jedem Modus hinzufügen und entfernen, um die Statussymbolleiste anzupassen. Die Layoutleiste unter der Statussymbolleiste hilft Ihnen, schnell zwischen Layouts und Ansichten umzuschalten. Andere Steuerelemente der Layoutleiste variieren je nach aktuellem Modus. Statussymbolleiste Layoutleiste Statussymbolleiste und Layoutleiste im Blätternmodus Funktion der Schaltflächen der Statussymbolleiste 1 Bewegen Sie den Mauszeiger über die Schaltflächen der Statussymbolleiste. Für jede Schaltfläche wird eine QuickInfo angezeigt, die ihre Verwendung beschreibt. Anpassung der Statussymbolleiste Sie können die Statussymbolleiste unverändert einsetzen oder Schaltflächen hinzufügen und entfernen. So fügen Sie der Statussymbolleiste eine Schaltfläche hinzu: 1. Wählen Sie Ansicht > Statussymbolleiste anpassen. 2. Sie haben folgende Möglichkeiten: 1 Windows: Wählen Sie im Dialogfeld das Register Befehle. 1 Mac OS: Fahren Sie mit Schritt 3 fort. 3. Ziehen Sie Drucken aus der Befehleliste (Windows) bzw. dem Dialogfeld (Mac OS) in die Statussymbolleiste. So entfernen Sie eine Schaltfläche aus der Statussymbolleiste: 1 Ziehen Sie die Schaltfläche Sortieren aus der Statussymbolleiste in das Dialogfeld.

17 Lektion 2 Blättern in Daten 17 Um die Symbolleiste auf ihre Standardschaltflächen zurückzusetzen: 1. Sie haben folgende Möglichkeiten: 1 Windows: Wählen Sie im Register die Option Symbolleisten die Option Statussymbolleiste, klicken Sie auf Zurücksetzen und dann auf OK. 1 Mac OS: Ziehen Sie das Standard-Schaltflächenset im unteren Bereich des Dialogfelds in die Statussymbolleiste. Die Schaltfläche Drucken wird entfernt und die Schaltfläche Sortieren wiederhergestellt. 2. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Fertig stellen (Windows) oder Fertig (Mac OS) im Dialogfeld. Sichern einer Kopie der Beispieldatei In den nächsten Lektionen werden Sie eine Kopie der Beispieldatei verwenden. So sichern Sie eine Kopie der Beispieldatei: 1. Wählen Sie Datei (Windows) bzw. Ablage (Mac OS) > Kopie speichern unter. 2. Wählen Sie den Lehrgangsordner als den Speicherort für die Kopie. Beispiel Kopie.fmp12 wird automatisch als Dateiname angegeben. 3. Klicken Sie auf Speichern. 4. Nach Beendigung dieser Lektion schließen Sie die Originalbeispieldatei, indem Sie Datei (Windows) bzw. Ablage (Mac OS) > Schließen wählen. Weitere Informationen In dieser Lektion haben Sie eine Datenbank geöffnet, Datensätze durchblättert, zwischen Layouts gewechselt, den Unterschied zwischen Formular-, Listen- und Tabellenansicht kennengelernt und sich eine Übersicht über Statussymbolleiste und Layoutleiste verschafft. Zudem haben Sie eine Kopie einer Datenbank erstellt, die Daten enthält. Weitere Informationen zum Blättern in FileMaker Pro-Daten finden Sie in Kapitel 2 im FileMaker Pro Benutzerhandbuch.

18 Lektion 3 Suchen und Sortieren von Datensätzen Ihre Datenbank ist eine Ansammlung von Datensätzen. Manchmal arbeiten Sie mit allen Datensätzen der Datenbank, beispielsweise um einen Jahreskatalog an jeden Kunden zu versenden. Häufig arbeiten Sie jedoch mit einer Untermenge Ihrer Datenbank, z. B. Personen in einem bestimmten Ort oder Datensätze in einem bestimmten Datenbereich. Dieser Vorgang, bei dem nach Datensätzen gesucht wird, die bestimmte Kriterien erfüllen, heißt bei FileMaker Pro Datensätze suchen. Wenn Sie die Datensätze gefunden haben, mit denen Sie arbeiten möchten, können Sie ihre Reihenfolge ändern, indem Sie sie sortieren. Datensätze können in auf- oder absteigender Reihenfolge sortiert werden. Diese Lektion beinhaltet: 1 Verwenden des Blätternmodus für die Suchen von Datensätzen mit: 1 übereinstimmenden Daten in einem beliebigen Feld mithilfe der Schnellsuche 1 übereinstimmenden Daten in einem einzelnen Feld 1 Verwenden des Suchenmodus für folgende Aktivitäten: 1 Suchen von Datensätzen mit übereinstimmenden Daten in mehreren bestimmten Feldern 1 Suchen von Datensätzen, die mit einem Datenbereich übereinstimmen 1 Gezieltes Suchen durch Ausschluss von Datensätzen 1 Speichern und Ändern einer Suchabfrage und Verwendung der neuen Abfrage, um verschiedene Datensätze zu finden 1 Sortieren von Datensätzen in aufsteigender Reihenfolge (A bis Z) und Hinzufügen eines neuen Datensatzes in sortierter Reihenfolge Hinweis Stellen Sie sicher, dass Sie vor Beginn dieser Lektion über die Datei Beispiel Kopie.fmp12 verfügen. In Lektion 2 finden Sie Informationen für den Zugriff auf den Lehrgangsordner und das Erstellen einer Kopie von Beispiel.fmp12. Verwenden der Schnellsuche zum Durchsuchen einer Datenbank Die Schnellsuche ist eine einfache Möglichkeit, um alle Felder im aktuellen Layout zu durchsuchen. Suchen Sie nach allen Datensätzen für Kunden mit dem Namen John, die in Großbritannien leben. 1. Öffnen Sie Beispiel Kopie.fmp12 im Lehrgangsordner. Die Datenbank befindet sich im Blätternmodus und Dateneingabe ist das aktive Layout. Mit der Schnellsuche können Sie nach gleichem Text suchen, der sich in unterschiedlichen Feldern in einer Datenbank befindet. 2. Geben Sie John Großbritannien in das Suchtextfeld der Schnellsuche in der oberen rechten Ecke der Statussymbolleiste ein. Geben Sie hier den Text ein, nach dem gesucht werden soll. Wenn Sie das Suchfeld nicht sehen, verbreitern Sie das FileMaker Pro-Fenster.

19 Lektion 3 Suchen und Sortieren von Datensätzen Drücken Sie die Eingabetaste (Windows) bzw. den Zeilenschalter (Mac OS). Das Ergebnis unserer Schnellsuche ist die Ergebnismenge. Das Kreisdiagramm in der Statussymbolleiste zeigt die Ergebnismenge als Teil aller Datensätze in der Datenbank an. Kreisdiagramm Anzahl der Datensätze in der Ergebnismenge Anzahl der Datensätze in der Datenbank 4. Klicken Sie auf das Buchsymbol oder den Schieberegler, um die zwei Datensätze in der Ergebnismenge anzuzeigen. Bei Ihrer Schnellsuche wurden Datensätze für John Lee (Feld Vorname ) aus St. Johns Circle (Feld Adresse Privat 1 ) in Großbritannien (Feld Land ) und William Johnson (Feld Nachname ) aus Großbritannien (Feld Land ) gefunden, nicht jedoch John Smith, dessen Datensatz den Text Großbritannien in keinem Feld enthält. Diese Art der Suche wird häufig als UND-Suche bezeichnet, da Datensätze die Wörter John und Großbritannien enthalten müssen. Suchen von Datensätzen nach Kriterien in einem Feld Sie können ein Kontextmenü verwenden, um nach übereinstimmenden Daten in einem bestimmten Feld zu suchen. Suchen Sie nun nach allen Kunden, die in New York City leben. 1. Klicken Sie auf Alle zeigen in der Statussymbolleiste, um alle Datensätze in der Ergebnismenge wiederherzustellen. Das Kreisdiagramm zeigt erneut, dass die Ergebnismenge 29 Datensätze enthält. Hinweis Es ist nicht notwendig, vor Beginn einer Suche die Option Alle zeigen auszuwählen, da FileMaker Pro Datensätze immer in der gesamten Datenbank sucht. 2. Ziehen Sie den Schieberegler nach links, um den ersten Datensatz in der Datenbank anzuzeigen (Mary Smith aus den USA). 3. Klicken Sie mit der rechten Maustaste (Windows) auf das Feld Ort bzw. Ctrl-klicken Sie (Mac OS) darauf. 4. Wählen Sie Übereinstimmende Datensätze suchen aus dem Kontextmenü. Übereinstimmende Datensätze suchen auswählen

20 Lektion 3 Suchen und Sortieren von Datensätzen 20 Ihre Suchabfrage gibt Datensätze der vier Kunden zurück, die in New York wohnen. Das Kreisdiagramm zeigt, dass die Ergebnismenge nun vier Datensätze enthält. Anzahl der Datensätze in dieser Ergebnismenge 5. Klicken Sie auf das Buchsymbol oder den Schieberegler, um jeden der vier gefundenen Datensätze anzuzeigen. Suchen von Datensätzen nach Kriterien in mehreren bestimmten Feldern Sie können auch nach Datensätzen suchen, die mit mehreren Kriterien übereinstimmen, z. B. Kunden, die in den USA leben und gleichzeitig Neukunden sind. Hier erstellen Sie erneut eine UND-Suche. Um im Suchenmodus eine UND-Suche durchzuführen, geben Sie jedes Suchkriterium direkt in das entsprechende Feld ein. So suchen Sie nach allen Kunden, die sowohl in den USA wohnen als auch Neukunden sind: 1. Klicken Sie in der Statussymbolleiste auf Suchen. FileMaker Pro wechselt in den Suchenmodus. Im Suchenmodus erstellen Sie eine Suchabfrage unter Verwendung der Felder, die so markiert sind:. Geben Sie die Suchkriterien direkt in die Felder der Abfrage ein. 2. Geben Sie USA in das Feld Land ein. 3. Geben Sie im Feld Kundentyp Neu ein. 4. Klicken Sie in der Statussymbolleiste auf Ergebnismenge suchen. Ihre Suchabfrage gibt zwei gefundene Datensätze für die zwei Neukunden mit Wohnsitz in den USA zurück. Suchen von Datensätzen, die mehrere Kriterien in einem Feld erfüllen Manchmal müssen Datensätze gesucht werden, die innerhalb eines Felds mehr als einem Kriterium entsprechen. Dies ist der Fall, wenn beispielsweise alle Kunden gesucht werden sollen, die entweder in New York oder in London leben. Diese Art der Suche wird gewöhnlich als ODER- Suche bezeichnet, da die gefundenen Datensätze einem beliebigen der angegebenen Suchkriterien entsprechen Um in FileMaker Pro eine ODER-Suche durchzuführen, müssen Sie mehrere Suchabfragen verwenden. 1 Geben Sie das erste Suchkriterium in das entsprechende Feld der ersten Suchabfrage ein. 1 Erstellen Sie eine zweite Suchabfrage und geben Sie das zweite Suchkriterium in das gleiche Feld ein. Wenn Sie auf die Schaltfläche Ergebnismenge suchen klicken, sucht FileMaker Pro alle Datensätze, die einem beliebigen der eingegebenen Suchkriterien entsprechen. So suchen Sie nach allen Kunden, die in New York oder London wohnen: 1. Klicken Sie in der Statussymbolleiste auf Suchen. 2. Geben Sie New York in das Feld Ort ein.

21 Lektion 3 Suchen und Sortieren von Datensätzen Klicken Sie in der Statussymbolleiste auf Neue Abfrage. Beachten Sie, dass in der Statussymbolleiste aktuell zwei Abfragen angezeigt werden. Anzahl der Suchabfragen 4. Geben Sie in das Feld Ort der zweiten Abfrage London ein 5. Klicken Sie in der Statussymbolleiste auf Ergebnismenge suchen. Ihre Suchabfrage gibt sechs gefundene Datensätze für die sechs Kunden zurück, die entweder in New York oder London wohnen. Suchen von Datensätzen, die einem Kriterienbereich in einem Feld entsprechen Vielleicht müssen Sie manchmal nach Datensätzen suchen, die innerhalb eines Felds einem Kriterienbereich entsprechen. Beispielsweise soll nach allen Datensätzen gesucht werden, die in den Zeitraum eines Monats fallen, oder nach allen Rechnungen mit Rechnungsnummern zwischen 500 und Um diese Art von Suche in FileMaker Pro durchzuführen, verwenden Sie in Ihrer Suchabfrage ein spezielles Bereichssymbol, um die unteren und oberen Grenzen Ihres Suchkriteriums festzulegen. So suchen Sie nach allen Kunden, die ihren Jahresbeitrag zwischen dem 1. Januar 2011 und dem 30. Juni 2011 gezahlt haben: 1. Klicken Sie auf Suchen. 2. Geben Sie in das Feld Datum Bezahlt das Datum ein. Hinweis FileMaker Pro verwendet das in Ihren Systemeinstellungen angegebene Datumsformat, so dass das angezeigte und eingegebene Datum sich von dem in diesem Lehrgang gezeigten Format unterscheiden kann. 3. Klicken Sie in der Layoutleiste auf Operatoren und wählen Sie Bereich aus der Liste. Bereich wählen Tipp Alternativ können Sie jeden Operator aus dem Menü direkt in das Suchfeld eingeben. Ihre Suchabfrage sollte nun im Feld Datum Bezahlt enthalten.

22 Lektion 3 Suchen und Sortieren von Datensätzen Geben Sie unmittelbar nach dem Auslassungszeichen (...) ein. 5. Klicken Sie auf Ergebnismenge suchen. Gezieltes Suchen Ihre Suchabfrage gibt sechs Datensätze zurück, d. h., sechs Kunden haben ihren Beitrag innerhalb der ersten sechs Monate des Jahres 2011 bezahlt. Vielleicht müssen Sie manchmal nach Datensätzen suchen, die einem bestimmten Kriterium entsprechen und gleichzeitig ein anderes Kriterium ausschließen. (Das ist der Fall, wenn beispielsweise nach allen Datensätzen gesucht wird, die in einem bestimmten Jahr außer in einem bestimmten Monat hinzugefügt wurden, oder bei der Suche nach allen Mitgliedern, die zwar in den USA, aber nicht in der Stadt New York leben.) Diese Art von Suche kann durchgeführt werden, indem man mehrere Suchabfragen kombiniert und bestimmte Datensätze ausschließt. Da FileMaker Pro mehrere Suchabfragen in der Reihenfolge verarbeitet, in der sie erstellt wurden, können auf diese Weise sehr spezifische und abgestufte Suchvorgänge erstellt werden. Beim Ausschluss von Datensätzen in einem Suchvorgang werden die Datensätze nicht aus der Datenbank gelöscht. So finden Sie Datensätze von allen Kunden, die ihre Gebühren 2011 bezahlt haben, wobei diejenigen, die im März gezahlt haben, ausgelassen werden: 1. Klicken Sie auf Suchen. 2. Geben Sie in das Feld Datum Bezahlt 2011 ein. 3. Klicken Sie auf Neue Abfrage. Beachten Sie, dass die Symbolstatusleiste anzeigt, dass dies die zweite Suchabfrage in dieser Datenbanksuche ist. 4. Klicken Sie auf Ausschließen in der Layoutleiste, damit FileMaker Pro keine Datensätze in die Ergebnismenge aufnimmt, die den Kriterien dieser zweiten Suchabfrage entsprechen. 5. Geben Sie in das Feld Datum Bezahlt das Datum ein. 6. Klicken Sie auf Operatoren und wählen Sie dann Bereich aus der Liste. 7. Geben Sie nach dem Auslassungszeichen in das Feld Datum Bezahlt ein, um Kunden auszuschließen, die im Monat März gezahlt haben. 8. Klicken Sie auf Ergebnismenge suchen. Klicken Sie auf Ausschließen Ihre Suche ergibt 11 Datensätze für 11 Kunden, die ihre Gebühren 2011 bezahlt haben. Die Kunden, die im März bezahlt haben, werden nicht berücksichtigt.

23 Lektion 3 Suchen und Sortieren von Datensätzen 23 Speichern einer Suchabfrage zur späteren Verwendung Wenn Sie eine komplexe Suchabfrage erstellen, die Sie wiederholt verwenden möchten, können Sie sie als gespeicherte Suche speichern. Sie können die Suchabfrage dann wieder schnell und einfach aus dem Blättern- oder Suchenmodus heraus aufrufen. So speichern Sie Ihre letzte Suchabfrage: 1. Sie haben folgende Möglichkeiten: 1 Windows: Klicken Sie auf den Pfeil nach unten rechts von der Schaltfläche Suchen und wählen Sie Aktuelle Suche speichern. 1 Mac OS: Klicken und halten Sie die Schaltfläche Suchen und wählen Sie dann Aktuelle Suche speichern. Ihre letzte Suchabfrage wird im Dialogfeld Optionen für die gespeicherte Suche angeben angezeigt. Die Suchabfrage wird als Standardname der gespeicherten Suche angezeigt. 2. Geben Sie als Name Gebühren 2011 bezahlt ohne März ein und klicken Sie auf Speichern. Suchen von Datensätzen mithilfe einer gespeicherten Suche So führen Sie eine gespeicherte Suchabfrage aus: 1. Klicken Sie im Blätternmodus auf Alle zeigen in der Statussymbolleiste. Das Kreisdiagramm in der Statussymbolleiste zeigt wieder die Gesamtzahl an Datensätzen in der Beispieldatei an. 2. Sie haben folgende Möglichkeiten: 1 Windows: Klicken Sie auf den Pfeil nach unten rechts von der Schaltfläche Suchen und wählen Sie unter Gespeicherte Suchen Gebühren 2011 bezahlt ohne März. 1 Mac OS: Klicken und halten Sie die Schaltfläche Suchen und wählen Sie unter Gespeicherte Suchen Gebühren 2011 bezahlt ohne März. Erneut werden nur die 11 Datensätze angezeigt, die den Kriterien der gespeicherten Suche entsprechen.

24 Lektion 3 Suchen und Sortieren von Datensätzen 24 Sortieren der Ergebnismenge Nachdem Sie eine Ergebnismenge mit Datensätzen gefunden haben, möchten Sie diese möglicherweise noch sortieren. Vielleicht möchten Sie die Datensätze in alphabetischer Reihenfolge anzeigen oder sie nach Aktualität sortieren lassen. So sortieren Sie die Datensätze nach den Nachnamen der Kunden in alphabetischer Reihenfolge: 1. Klicken Sie in der Layoutleiste auf das Layout-Einblendmenü und wählen Sie Kundentypliste aus. Auswählen der Kundentypliste Das Layout Kundentypliste wird angezeigt. In diesem Layout lässt sich das Ergebnis der Sortierung besser erkennen. Der schwarze Balken links vom Datensatz für Mary Smith zeigt an, dass es sich um den aktuellen Datensatz in der Ergebnismenge handelt. Aktueller Datensatz 2. Klicken Sie in der Statussymbolleiste auf Sortieren. Das Dialogfeld Datensätze sortieren wird angezeigt. 3. Sollten in der Spalte Sortierfolge rechts im Dialogfeld bereits Felder angezeigt werden, klicken Sie auf Alles löschen. 4. Wählen Sie in der Liste der verfügbaren Felder links Nachname aus und klicken Sie auf Kopieren. Symbol mit Angabe der Sortierrichtung Sobald ein Feld ausgewählt wurde, werden Optionen für die Sortierrichtung aktiviert. Das Symbol der Sortierrichtung rechts vom Feld Nachname steigt von links nach rechts an. Das bedeutet, dass die Daten in aufsteigender Reihenfolge (von A bis Z) angeordnet werden, wenn die Datenbank nach diesem Feld sortiert wird.

25 Lektion 3 Suchen und Sortieren von Datensätzen Klicken Sie auf Sortieren. Die Namen in der Kundentypliste sind nun alphabetisch nach Nachnamen angeordnet. Der aktuelle Datensatz ist weiterhin Mary Smith. Dieser Datensatz wird an seine sortierte Stelle in der Liste bewegt. Hinzufügen eines neuen Datensatzes in der Listenansicht Nachdem Sie eine Ergebnismenge sortiert haben, zeigt FileMaker Pro neue Datensätze, die Sie hinzufügen, in der richtigen Stelle in der Sortierfolge an, wenn Sie jeden Datensatz in der Datenbank bestätigen (speichern). So fügen Sie einen Datensatz hinzu und sehen, wie er automatisch sortiert wird: 1. Klicken Sie in der Statussymbolleiste auf Neuer Datensatz. Sie sehen einen leeren Datensatz im Layout Kundentypliste. Hinweis Je nach Größe Ihres FileMaker Pro-Fensters müssen Sie eventuell nach unten scrollen, um den leeren Datensatz zu sehen. 2. Geben Sie für Vorname Connel, für Nachname Jordan, für Firma DEF GmbH. und für Kundentyp Neu ein. 3. Klicken Sie außerhalb des Felds Kundentyp, um den neuen Datensatz in die Datenbank zu übernehmen. Der neue Datensatz wird alphabetisch nach Nachname in die Liste einsortiert. 4. Wählen Sie Datensätze > Unsortiert. Datensätze kehren in die Reihenfolge zurück, in der sie sich vor der Sortierung der Ergebnismenge befunden haben, und der von Ihnen hinzugefügte Datensatz wird unten in der Liste angezeigt. Das ist die Reihenfolge, in der die Datensätze in der Datenbank gespeichert sind. Tipp Wenn Sie nicht möchten, dass die Reihenfolge beim Hinzufügen oder Bearbeiten von Datensätzen geändert wird, heben Sie die Markierung von Datensätze in Sortierreihenfolge behalten im Dialogfeld Datensätze sortieren auf. 5. Wählen Sie den Datensatz für Connel Jordan, wenn er nicht bereits ausgewählt ist. 6. Klicken Sie auf Datensatz löschen in der Statussymbolleiste und dann auf Löschen, um diesen Datensatz aus der Beispieldatei zu entfernen. 7. Nach Beendigung dieser Lektion schließen Sie die Datei, indem Sie Datei (Windows) bzw. Ablage (Mac OS) > Schließen wählen. Weitere Informationen Sie haben Datensätze aufgrund einer Reihe von Kriterien gefunden, Ihre Suchen eingeschränkt, indem Sie spezifische Datensätze ausschließen, und Sie haben gelernt, Suchabfragen zu speichern. Zusätzlich haben Sie das Ergebnis Ihrer letzten Suche sortiert und einen neuen Datensatz in der sortierten Reihenfolge hinzugefügt. Weitere Informationen zum Suchen und Sortieren von Datensätzen in FileMaker Pro finden Sie in Kapitel 2 im FileMaker Pro Benutzerhandbuch.

26 Lektion 4 Erstellen einer Datenbank und Eingeben von Datensätzen In den vorhergehenden Lektionen wurde die Verwendung einer einfachen Datenbank mit bestehenden Daten erläutert. In dieser Lektion werden Sie eine eigene Datei erstellen und Datensätze hinzufügen. Diese Lektion beinhaltet: 1 Erstellen einer einfachen Datenbank 1 Definieren von Feldern für verschiedene Arten von Daten 1 Erstellen von Datensätzen 1 Eingeben von Daten 1 Ändern von Daten 1 Löschen von Datensätzen 1 Einfügen von Daten in ein Containerfeld Erstellen einer einfachen Datenbank Erläuterung von Feldern Für jede gewünschte Datenkategorie wird ein eigenes Feld erstellt, z. B. Vorname oder Ort. Um Daten korrekt suchen, sortieren, berechnen und anzeigen zu können, sollte der Feldtyp mit der Art Daten übereinstimmen, die das Feld enthält (Text, Zahl, Datum usw.). In späteren Lektionen erhalten Sie Informationen zu anderen Feldtypen. Erstellen einer Datenbank 1. Führen Sie in FileMaker Pro einen der folgenden Schritte aus: 1 Wenn Sie das Fenster FileMaker-Direktstart sehen, klicken Sie auf Neue Datenbank erstellen. 1 Wenn Sie das Fenster FileMaker-Direktstart nicht sehen, wählen Sie im Menü Datei > Neue Datenbank erstellen. 2. Wechseln Sie in den Lehrgangsordner und legen Sie ihn als Speicherort für diese Datei fest. 3. Geben Sie den Dateinamen MeineDatei.fmp12 ein und klicken Sie auf Speichern. Die Datei wird im Blätternmodus in der Tabellenansicht geöffnet. Sie erstellen jetzt Felder. 4. Klicken Sie auf Feld erstellen. Hier klicken, um ein Feld zu erstellen 5. Geben Sie Vorname ein.

27 Lektion 4 Erstellen einer Datenbank und Eingeben von Datensätzen Klicken Sie auf + rechts neben dem Feld Vorname. Klicken, um ein weiteres Feld zu erstellen 7. Geben Sie Nachname ein. 8. Klicken Sie auf + und geben Sie Gebühr Bezahlt ein. 9. Klicken Sie auf + und geben Sie Datum Bezahlt ein. 10. Klicken Sie auf + und geben Sie Container ein. Sie haben fünf Felder in Ihrer Datenbank erstellt. Feldbeschriftungen werden in der Tabellenansicht als Spaltenüberschrift angezeigt Felder, die in der Tabellenansicht erstellt werden, sind standardmäßig Textfelder. Jetzt ändern Sie den Feldtyp von einigen der Felder, die Sie erstellt haben. 11. Bewegen Sie den Mauszeiger über die Spaltenüberschrift Gebühr Bezahlt, bis der Abwärtspfeil angezeigt wird. Klicken Sie auf den Abwärtspfeil und wählen Sie Feld > Feldtyp > Zahl aus. Verwenden Sie den Abwärtspfeil, um das Kontextmenü anzuzeigen Wählen Sie den Feldtyp Zahl aus 12. Bewegen Sie den Mauszeiger über die Spaltenüberschrift Datum Bezahlt und klicken Sie auf den Abwärtspfeil. Wählen Sie Feld > Feldtyp > Datum aus. Klicken Sie auf OK, um das Standarddatumsformat in FileMaker Pro zu übernehmen. 13. Bewegen Sie den Mauszeiger über die Spaltenüberschrift Container und klicken Sie auf den Abwärtspfeil. Wählen Sie Feld > Feldtyp > Container aus.

28 Lektion 4 Erstellen einer Datenbank und Eingeben von Datensätzen 28 Eingeben von Daten in die Datenbank Jetzt können Sie Daten in MeineDatei.fmp12 eingeben. Erstellen des ersten Datensatzes 1. Klicken Sie unterhalb der Spaltenüberschrift Vorname. In der Tabelle wird eine neue Zeile angezeigt. Dies ist ein neuer, leerer Datensatz in der Datenbank. Diese Hervorhebung zeigt den aktuellen Datensatz in der Tabellenansicht an. 2. Geben Sie Jane ein. Geben Sie die Daten hier ein. 3. Drücken Sie die Tabulatortaste, um in das Feld Nachname zu gelangen. Hinweis Während Sie arbeiten, speichert FileMaker Pro Ihre Änderungen automatisch. 4. Geben Sie in das Feld Nachname den Namen Doe ein. 5. Drücken Sie die Tabulatortaste und geben Sie unter Gebühr Bezahlt den Wert 25 ein. In der nächsten Lektion erfahren Sie, wie Zahlenfelder so formatiert werden, dass sie Währungen anzeigen. 6. Drücken Sie die Tabulatortaste und geben Sie unter Datum Bezahlt den Wert ein. Lassen Sie das Feld Container leer. Erstellen eines weiteren Datensatzes 1. Klicken Sie in der Zeile unterhalb von Jane in das Feld Vorname, um einen neuen Datensatz zu erstellen. Tipp Sie können auch auf Neuer Datensatz in der Statussymbolleiste klicken, um einen neuen Datensatz zu erstellen. 2. Genau wie bei dem Datensatz für Jane Doe geben Sie nun auch Daten für Antoine Dubois ein, der am den Betrag 75 Euro eingezahlt hat. Ihre Datenbank enthält nun zwei Datensätze. Kopieren von Daten durch Drag and Drop 1. Klicken Sie in die nächste Zeile und geben Sie einen Vornamen und Nachnamen Ihrer Wahl ein. 2. Wählen Sie 75 im Feld Gebühr Bezahlt in Datensatz 2.

29 Lektion 4 Erstellen einer Datenbank und Eingeben von Datensätzen Ziehen Sie den ausgewählten Text in das Feld Gebühr Bezahlt in Datensatz 3 und lassen Sie die Maustaste los. Hinweis Wenn Sie den Text nicht ziehen können, könnte Drag & Drop in FileMaker Pro deaktiviert sein. Um Drag & Drop einzuschalten, wählen Sie Bearbeiten > Einstellungen (Windows) bzw. FileMaker Pro > Voreinstellungen (Mac OS). Wählen Sie unter Allgemein die Option Textauswahl mit Drag & Drop, klicken Sie auf OK und wiederholen Sie dann die Schritte 2 und Wählen Sie in Datensatz 2 aus und ziehen Sie es in das Feld Datum Bezahlt in Datensatz 3. Ändern von Daten in einem Datensatz Nehmen wir an, dass Jane Doe 75 Euro anstatt 25 Euro bezahlt hat. Sie können den Eintrag ganz einfach korrigieren. 1. Klicken Sie in dem Datensatz für Jane Doe auf den Bereich rechts von der 2, drücken Sie die Rücktaste (Windows) oder die Löschtaste (Mac OS) und geben Sie 7 ein. 2. Klicken Sie außerhalb des Felds, um diese Änderung in der Datenbank zu bestätigen. Eingeben von Daten in der Formularansicht Sie können Daten auch in der Formular- und Listenansicht eingeben. 1. Klicken Sie auf Formularansicht.. 2. Wählen Sie im zuletzt von Ihnen erstellten Datensatz die Daten im Feld Nachname und geben Sie einen anderen Namen ein. 3. Klicken Sie außerhalb des Felds, um die Änderung zu bestätigen. Datensatz löschen 1. Klicken Sie auf Tabellenansicht. 2. Wählen Sie den zuletzt von Ihnen erstellten Datensatz aus, indem Sie auf ein beliebiges Feld in dem Datensatz klicken. 3. Klicken Sie in der Statussymbolleiste auf Datensatz löschen. 4. Klicken Sie im Bestätigungsdialogfeld auf Löschen. Der Statusbereich zeigt, dass nur zwei Datensätze in der Datenbank verbleiben. Datei in ein Containerfeld einfügen In einem Containerfeld können Fotos, Filme, von Ihnen aufgezeichneter Ton und Dokumente wie Microsoft Word- und Excel-Dateien sowie PDF-Dateien abgelegt werden. 1. Wählen Sie das Containerfeld im ersten Datensatz aus. 2. Wählen Sie Einfügen > Datei.

30 Lektion 4 Erstellen einer Datenbank und Eingeben von Datensätzen Wählen Sie die Datei logo.png im Lehrgangsordner. 4. Klicken Sie auf Öffnen (Windows) bzw. Einfügen (Mac OS). Der PNG-Dateiname und das Symbol werden im Containerfeld angezeigt Wenn Sie eine Datei einfügen, zeigt FileMaker Pro das Symbol und den Namen der Datei im Containerfeld an, aber nicht den eigentlichen Inhalt der Datei. 5. Nach Beendigung dieser Lektion schließen Sie die Datei, indem Sie Datei (Windows) bzw. Ablage (Mac OS) > Schließen wählen. Weitere Informationen In dieser Lektion haben Sie eine einfache Datenbank erstellt und Felder definiert und dann Datensätze hinzugefügt, geändert und gelöscht und Daten zwischen Datensätzen kopiert. Weitere Informationen finden Sie in den Kapiteln 2 und 3 im FileMaker Pro Benutzerhandbuch. Die Eingabe von Daten in unterschiedliche Feldtypen und mithilfe unterschiedlicher Methoden lernen Sie in Lektion 7. Weitere Informationen finden Sie in den Kapiteln 2 und 5 im FileMaker Pro Benutzerhandbuch.

31 Lektion 5 Anpassen der Bildschirmanzeige Sie können das Erscheinungsbild Ihrer Daten durch Hinzufügen von Grafiken und anderen Effekten verbessern. Diese Lektion beinhaltet: 1 Festlegen der Bildschirmansicht durch Layouts 1 Verändern der Größe, Hinzufügen und Verschieben von Feldern 1 Hinzufügen eines Registerfelds 1 Anzeigen von Werten in Zahlenfeldern als Währung 1 Ändern von Textgröße, -stil und -farbe 1 Hinzufügen von Grafiken 1 Weitere Möglichkeiten zur Anpassung eines Layouts Erläuterung von Layouts und Tabellen Jedes Layout basiert auf einer einzelnen Tabelle und zeigt Datensätze aus der Tabelle an. Wenn Ihre Datei nur eine Tabelle enthält, basieren alle Layouts in Ihrer Datei auf dieser Tabelle. Wenn Ihre Datei mehr als eine Tabelle enthält, müssen Sie bei Erstellung des Layouts angeben, welche Tabelle Ihr Layout verwendet. Diese Einstellung können Sie später bei Bedarf anpassen. Die Tabelle, die Sie als Basis für Ihr Layout auswählen, ist wichtig, denn sie legt fest, welche Felder und Datensätze für die Verwendung in diesem Layout verfügbar sind. Felder und Datensätze, die nicht in der aktuellen Tabelle ausgewählt sind, können dennoch verwendet werden, allerdings muss über Beziehungen auf sie zugegriffen werden. Mehr über Beziehungen erfahren Sie in Lektion 11, Erstellen relationaler Datenbanken. Allgemeine Hinweise Layouts werden im Layoutmodus erstellt. Ein Layout kann beliebige Kombinationen von Feldern, Text und Grafiken enthalten. Das Erscheinungsbild von Objekten und Text in einem Layout hängt vom Präsentationsstil des Layouts ab. Sie geben einen Präsentationsstil an, wenn Sie ein Layout erstellen, und können ihn später bei Bedarf ändern. Sie können außerdem die Art der Anzeige einzelner Elemente in einem Layout (z. B. Objekte und Text) sowie das Erscheinungsbild von Daten in Zahlen- oder Datumsfeldern ändern. Zum Beispiel können Sie für ein Zahlenfeld festlegen, dass ein Währungssymbol angezeigt wird, oder für ein Datumsfeld angeben, dass der Tag der Woche zusammen mit Tag, Monat und Jahr angezeigt wird. Übersicht der Layoutwerkzeuge und des Inspektors 1. Öffnen Sie Beispiel Kopie.fmp12 im Lehrgangsordner. Tipp Da Sie die Datei Beispiel Kopie.fmp12 in Lektion 3 geöffnet haben, können Sie im Menü Datei (Windows) bzw. Ablage (Mac OS) > Letzte öffnen wählen und dann die Datei aus der Liste der zuletzt geöffneten Dateien wählen, um sie in den folgenden Lektionen zu öffnen. 2. Wählen Sie im Layout-Einblendmenü in der Layoutleiste das Layout Dateneingabe aus, wenn es nicht bereits ausgewählt ist.

32 Lektion 5 Anpassen der Bildschirmanzeige Klicken Sie auf Layout bearbeiten in der Layoutleiste und wählen Sie ein beliebiges Feld aus. Die Statussymbolleiste zeigt Werkzeuge für die Gestaltung von Layouts an. Wenn Sie die Layoutwerkzeuge nicht sehen, verbreitern Sie das FileMaker Pro-Fenster. Anzahl von Layouts in dieser Datei Layoutwerkzeuge Inpektor und Formatierungsleiste ein- oder ausblenden 4. Bewegen Sie den Mauszeiger über die Statussymbolleiste und die Layoutleiste, um sich mit den Layoutwerkzeugen vertraut zu machen. 5. Klicken Sie auf die Schaltfläche Inspektor in der Layoutleiste, um den Inspektor zu öffnen. Für viele Formatierungsaufgaben im Layoutmodus verwenden Sie den Inspektor. Der Inspektor ist ein Werkzeug, mit dessen Hilfe Sie die Einstellungen für Objekte anzeigen und bearbeiten können. Alle Änderungen, die Sie im Layoutmodus vornehmen, beeinflussen lediglich die Darstellung der Daten. Die Daten selbst bleiben so bestehen, wie sie eingegeben wurden. Auf ein Register klicken, um weitere Einstellungen anzuzeigen Verwenden des Registers Darstellung, um Text und Objektstile zu kopieren und einzufügen sowie um Objekte, Zeilen und Text zu formatieren

33 Lektion 5 Anpassen der Bildschirmanzeige 33 Ändern der Größe, Verschieben und Hinzufügen eines Felds Auswählen und Ändern der Größe eines Felds 1. Klicken Sie auf das Feld Vorname in dem Layout, um es auszuwählen. Klicken Sie, um das Feld auszuwählen 2. Ziehen Sie den Aktivpunkt auf der rechten Seite des Felds nach links, um das Feld zu verkleinern. Es sollte jedoch noch genug Platz für den längsten Vornamen bieten, den Sie in die Datei eingeben möchten. Blaue dynamische Hilfslinien werden im Layout angezeigt. Wenn Sie Objekte in einem Layout verschieben, ausrichten oder ihre Größe ändern, können Sie diese Objekte mithilfe von dynamischen Hilfslinien genauer erstellen und bearbeiten. Jedes Feld enthält ein Symbol, das anzeigt, ob das Feld für die Schnellsuche aktiviert wurde. Die Farbe des Symbols gibt die geschätzte Leistung bei der Suche nach diesem Feld wieder. Sie können das Schnellsuche-Symbol ausblenden, indem Sie Ansicht > Einblenden > Schnellsuche wählen. 3. Klicken Sie auf Layout speichern und klicken Sie dann auf Layout verlassen, um die Ergebnisse im Blätternmodus zu sehen. 4. Verwenden Sie das Buch in der Statussymbolleiste im Blätternmodus, um zwischen den Datensätzen zu wechseln. Zeigt das Feld nicht alle Namen vollständig an, kehren Sie in den Layoutmodus zurück und vergrößern Sie das Feld. 5. Klicken Sie auf Layout bearbeiten in der Layoutleiste und wiederholen Sie die Schritte 1 bis 4 für den Nachnamen. Verschieben eines Felds Den Aktivpunkt wählen und ihn ziehen, um die Größe zu ändern 1. Klicken Sie auf Layout bearbeiten in der Layoutleiste, klicken Sie dann in das Feld Nachname und ziehen Sie es in den Bereich rechts neben dem Feld Vorname. Sie können den Text im Feld Vorname mithilfe der dynamischen Hilfslinien ausrichten. Tipps 1 Wenn Sie versehentlich das falsche Feld oder das Registerfeld verschieben, wählen Sie Bearbeiten > Rückgängig Verschieben, um die Änderung zurückzunehmen. 1 Sie können zudem die Lineale und das Gitter, das Register Position des Inspektors und die Pfeiltasten auf Ihrer Tastatur verwenden, um Objekte auszurichten. 2. Ziehen Sie nun die Feldbeschriftung Nachname über das Feld Nachname.

34 Lektion 5 Anpassen der Bildschirmanzeige Ziehen Sie anschließend die Feldbeschriftung Vorname über das Feld Vorname. 4. Richten Sie die Feldbeschriftungen Vorname und Nachname aufeinander und auf ihre jeweiligen Felder aus. 5. Wählen Sie die Beschriftungen und Felder (wahlweise mit gedrückter Umschalttaste) aus und verwenden Sie anschließend die Pfeiltasten, um die Objekte näher an das Feld Adresse Privat 1 heranzurücken. Ihr Layout sollte etwa so wie im Folgenden aussehen, wenn Sie fertig sind. Tipp Wenn Sie bei der Gestaltung von Layouts Fehler machen, können Sie auf Zurücksetzen in der Layoutleiste klicken, um ungespeicherte Änderungen zu verwerfen und neu zu beginnen. 6. Klicken Sie auf Layout speichern und klicken Sie dann auf Layout verlassen in der Layoutleiste, um die Ergebnisse im Blätternmodus zu sehen. Hinzufügen eines Felds Wenn ein Feld in einer Tabelle definiert wurde, können Sie es in einem beliebigen Layout anzeigen lassen, das auf dieser Tabelle basiert. In der Beispieldatenbank gibt es definierte Felder, die nicht in diesem Layout vorhanden sind. Eines dieser Felder werden Sie nun hinzufügen. Hinweis Sie können auch Bezugsfelder anderer Tabellen in Ihren Layouts platzieren. Dies wird in Lektion 11 erläutert. 1. Klicken Sie auf Layout bearbeiten in der Layoutleiste. 2. Klicken Sie auf das Feldwerkzeug in der Statussymbolleiste und ziehen Sie das neue Feld unter dem Feld Datum Bezahlt. 3. Wählen Sie im Dialogfeld Feld angeben Kunde seit. Stellen Sie sicher, dass Feldbeschriftung erstellen ausgewählt ist, und klicken Sie dann auf OK. Das Feld Kunde seit wird im Layout angezeigt. Feldwerk 4. Ändern Sie die Größe des neuen Felds, indem Sie einen rechten Aktivpunkt so ziehen, dass das Feld die gleiche Größe bekommt wie das Feld Datum Bezahlt.

35 Lektion 5 Anpassen der Bildschirmanzeige Wählen Sie die Feldbeschriftung aus und ändern Sie bei Bedarf ihre Größe, um die gesamte Beschriftung anzuzeigen. Hinweis Sie müssen unter Umständen die Ausrichtung des Beschriftungstexts anpassen. 6. Klicken Sie auf Layout speichern und klicken Sie dann auf Layout verlassen, um das neue Feld und die Feldbeschriftung im Blätternmodus zu sehen. 7. Klicken Sie in der Statussymbolleiste auf Neuer Datensatz. Sie sehen das aktuelle Datum im Feld Kunde Seit im neuen Datensatz. Das aktuelle Datum wird in jedem nachfolgenden neuen Datensatz in das Feld Kunde Seit eingegeben. 8. Klicken Sie auf Datensatz löschen und dann auf Löschen, um den leeren Datensatz aus der Datei zu löschen. Hinzufügen eines Registerfelds 1. Klicken Sie auf Layout bearbeiten in der Layoutleiste. 2. Wählen Sie das Register Kontaktinfo aus, um das Registerfeld auszuwählen. 3. Wählen Sie Format > Registersteuerelement-Einstellung. 4. Geben Sie im Dialogfeld Registersteuerelement-Einstellung Bezahlstatus für Registername ein. 5. Klicken Sie auf Erstellen und dann auf OK. Aktivpunkte werden um das gesamte Feld herum angezeigt. Das neue Register wird rechts neben dem Register Kontaktinfo angezeigt. 6. Klicken Sie auf einen Bereich außerhalb des Registersteuerelements, um es abzuwählen.

36 Lektion 5 Anpassen der Bildschirmanzeige Wählen Sie die Felder Firma, Kundentyp, Gebühr Bezahlt, Datum Bezahlt und Kunde Seit sowie ihre Beschriftungen mit gedrückter Umschalttaste aus. 8. Wählen Sie Bearbeiten > Ausschneiden. 9. Klicken Sie auf das Register Bezahlstatus. 10. Wählen Sie Bearbeiten > Einfügen. 11. Ziehen Sie die ausgewählten Felder und Beschriftungen an eine Position oben im Registerfeld. 12. Klicken Sie auf Layout speichern und dann auf Layout verlassen in der Statussymbolleiste, um die Ergebnisse im Blätternmodus zu sehen. Anzeigen einer Zahl als Währung Sie können eine Zahl als Währung anzeigen lassen, obwohl nur die Zahl in das Feld eingegeben wurde. Formatierungen beeinflussen lediglich die Art, in der Daten angezeigt werden. Die Daten selbst werden nicht verändert. 1. Klicken Sie auf Layout bearbeiten in der Layoutleiste.

37 Lektion 5 Anpassen der Bildschirmanzeige Wählen Sie im Registerfeld Bezahlstatus das Feld Gebühr Bezahlt. (Wählen Sie das Feld und nicht die Feldbeschriftung aus.) 3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Inspektor in der Layoutleiste, wenn der Inspektor nicht bereits geöffnet ist. 4. Klicken Sie auf Daten. 5. Klicken Sie unten im Inspektor unter Datenformatierung auf Zahl und wählen Sie für Format die Option Währung. 6. Klicken Sie auf Layout speichern, anschließend auf Layout verlassen und dann auf das Register Bezahlstatus, um die formatierten Daten im Feld Gebühr Bezahlt anzuzeigen. Ändern von Textgröße und -farbe Klicken Sie auf Daten 1. Klicken Sie auf Layout bearbeiten in der Layoutleiste und wählen Sie das Auswahlwerkzeug in der Statussymbolleiste aus. 2. Klicken Sie auf die Überschrift Lieblingsbäckerei Rabattprogramm, um den Textblock auszuwählen. 3. Klicken Sie im Inspektor auf Darstellung. 4. Geben Sie unter Text die Zahl 25 für die Schriftgröße ein, klicken Sie auf die Schaltfläche Kursiv und wählen Sie Weiß als Farbe aus. Wählen Sie Kursiv aus. Geben Sie 25 als Größe ein Wählen Sie Weiß als Farbe 5. Ziehen Sie bei ausgewähltem Textblock der Überschrift den linken Aktivpunkt des Textblocks bei Bedarf nach links, um den gesamten Text der Überschrift in der neuen großen Schriftart anzuzeigen. 6. Ziehen Sie den rechten Aktivposten des Textblocks bei Bedarf nach links, damit der Textblock der Überschrift nicht über den Überschriftsbereich hinausläuft.

38 Lektion 5 Anpassen der Bildschirmanzeige 38 Hinzufügen einer Grafik in das Layout Als Nächstes werden Sie neben dem Namen der Bäckerei ein Logo einfügen. 1. Klicken Sie in den linken Bereich des Überschriftstexts. Hier soll das Logo der Bäckerei platziert werden. 2. Wählen Sie Einfügen > Bild. 3. Öffnen Sie den Ordner Lehrgang. 4. Stellen Sie sicher, dass alle Dateitypen angezeigt werden. Wählen Sie die Datei logo.png aus. 5. Klicken Sie auf Öffnen (Windows) bzw. Einfügen (Mac OS). 6. Ziehen Sie das Logo mithilfe der dynamischen Hilfslinien, um es auf den Text in der Überschrift auszurichten. 7. Klicken Sie auf Layout speichern und dann Layout verlassen, um das fertige Layout zu sehen. 8. Nach Beendigung dieser Lektion schließen Sie die Datei, indem Sie Datei (Windows) bzw. Ablage (Mac OS) > Schließen wählen. Weitere Informationen In dieser Lektion haben Sie erfahren, wie Sie das Erscheinungsbild Ihrer Daten durch Verwendung von Registerfeldern, Grafiken, Spezialtext, Formatierung von Feldern und geschicktes Platzieren von Objekten in Layouts verbessern können. In Lektion 10 werden Sie lernen, wie Sie einem Layout ein Diagramm hinzufügen. Es gibt noch viele andere Arten, das Erscheinungsbild von Feldern und Layouts anzupassen. Beispielsweise können Sie nach der Erstellung eines Layouts folgende Vorgänge ausführen: 1 Linien oder Kästchen zum Hervorheben oder Abgrenzen von Daten verwenden 1 Einzelnen Feldern Rollbalken hinzufügen Weitere Informationen zum Gestalten und Erstellen von Layouts finden Sie in der FileMaker Pro Hilfe.

39 Lektion 6 Erstellen von Listen, Adressetiketten und Serienbriefen Sie können sehr leicht Layouts erstellen, um Daten auf unterschiedliche Weise anzeigen und drucken zu lassen. Diese Lektion beinhaltet die Erstellung folgender Elemente: 1 Listen mit Datensätzen 1 Adressetiketten 1 Serienbriefe Erstellen einer Liste mit Spalten Eine Liste mit Spalten zeigt gleichzeitig mehrere Datensätze an. Jede Reihe entspricht einem Datensatz. Jede Spalte besteht aus einer Datenkategorie wie z. B. Nachname oder Telefonnummer. 1. Öffnen Sie Beispiel Kopie.fmp Klicken Sie auf Layout bearbeiten in der Layoutleiste. 3. Klicken Sie in der Statussymbolleiste auf Neues Layout/Neuer Bericht. 4. Geben Sie als Layoutname Kundenliste ein. 5. Wählen Sie Listenansicht als Typ für das neue Layout und klicken Sie auf Weiter. 6. Doppelklicken Sie auf jedes der folgenden Felder: 1 Nachname 1 Vorname 1 Firma 1 Kundentyp Diese Felder werden in die Liste der Layoutfelder verschoben.

40 Lektion 6 Erstellen von Listen, Adressetiketten und Serienbriefen 40 Die Reihenfolge, in der Sie die Felder auswählen, gibt die Reihenfolge vor, in der sie in der Liste angezeigt werden. 7. Klicken Sie auf Weiter. 8. Klicken Sie auf Weiter, um die Datensätze in ihrer ursprünglichen Reihenfolge zu belassen. 9. Wählen Sie in der Liste der Layout-Präsentationsstile unter FileMaker Millennium Kühl braun aus (sofern nicht bereits ausgewählt) und klicken Sie auf Weiter. 10. Klicken Sie in den folgenden zwei Fenstern jeweils auf Weiter, um die Standardwerte zu akzeptieren. 11. Klicken Sie auf Fertigstellen. Die Daten aus allen Datensätzen der Felder Nachname, Vorname, Firma und Kundentyp werden im Layout Kundenliste angezeigt. Das vollständige Layout wird in der Listenansicht im Blätternmodus angezeigt. Beachten Sie, dass das eben erstellte Layout im Layout- Einblendmenü angezeigt wird. Hinweis Wenn der Text einer Spaltenüberschrift abgeschnitten angezeigt wird, klicken Sie auf Layout bearbeiten in der Layoutleiste, wählen dann die Beschriftung der Spaltenüberschrift aus und ziehen die Aktivposten des Textfelds, um den gesamten Beschriftungstext anzuzeigen. Speichern Sie das Layout und kehren Sie in den Blätternmodus zurück. Erstellen von Adressetiketten Erläuterung von Etikettenlayouts Etikettenlayouts verwenden Platzhalter. Platzhalter passen sich in ihrer Größe den Daten an, damit diese in das Feld passen, und belegen bei leeren Feldern keinen Platz. Platzhalter werden nur zur Anzeige und beim Drucken verwendet. In Platzhalter können keine Daten eingegeben werden.

41 Lektion 6 Erstellen von Listen, Adressetiketten und Serienbriefen 41 Erstellen eines Etikettenlayouts In diesem Abschnitt verwenden Sie den Assistenten für neue Layouts/neue Berichte zum 1 Erstellen eines Etikettenlayouts und 1 Auswählen von Feldern für die Etiketten. Erstellen des Etikettenlayouts 1. Klicken Sie auf Layout bearbeiten in der Layoutleiste. 2. Klicken Sie auf Neues Layout/Neuer Bericht. 3. Geben Sie als Layoutname Etiketten ein. 4. Blättern Sie in Wählen Sie einen Layouttyp nach unten und wählen Sie Etiketten. 5. Klicken Sie auf Weiter. 6. Wählen Sie aus der Liste Etikettenmaße für den Eintrag Avery 5160 aus, wenn er nicht bereits ausgewählt ist. 7. Klicken Sie auf Weiter. Auswählen der Felder, die auf den Etiketten erscheinen sollen 1. Doppelklicken Sie in der Liste auf Vorname. <<Vorname>> wird im Bereich Etiketteninhalt angezeigt. Spitze Klammern um den Feldnamen zeigen an, dass es sich um einen Platzhalter handelt und auf Etiketten Daten (in diesem Fall der Vorname im Datensatz) anstelle des Platzhaltertexts Vorname erscheinen. Die Einfügemarke im Textfeld Etiketteninhalt blinkt. 2. Geben Sie nach <<Vorname>> ein Leerzeichen ein. 3. Doppelklicken Sie in der Liste auf Nachname. 4. Drücken Sie nach <<Nachname>> die Eingabetaste. Die Einfügemarke wechselt in die nächste Zeile.

42 Lektion 6 Erstellen von Listen, Adressetiketten und Serienbriefen Doppelklicken Sie in der Liste auf Adresse Privat 1 und drücken Sie anschließend die Eingabetaste. 6. Doppelklicken Sie in der Liste auf Adresse Privat 2 und drücken Sie anschließend die Eingabetaste. 7. Doppelklicken Sie in der Liste auf Ort. 8. Geben Sie zuerst ein Komma und dann ein Leerzeichen ein. 9. Doppelklicken Sie in der Liste auf Land. Ihr Etikett sollte nun folgendermaßen aussehen: 10. Klicken Sie auf Weiter. 11. Wählen Sie Im Seitenansichtsmodus anzeigen und klicken Sie dann auf Fertigstellen. Es wird eine Seite mit Etiketten im Seitenansichtsmodus angezeigt, wie sie gedruckt werden. Beachten Sie, dass nicht alle Datensätze die gleiche Anzahl an Textzeilen aufweisen. Bei Datensätzen mit 4-zeiliger Adresse werden alle Zeilen angezeigt. In Datensätzen mit nur drei Zeilen wird die vierte, leere Zeile ausgeschlossen, so dass sich keine leeren Zeilen in den Etiketten befinden. 12. Wenn Sie mit der Anzeige des Etikettenlayouts fertig sind, klicken Sie auf Seitenansicht verlassen in der Layoutleiste, um in den Layoutmodus zurückzukehren. Erstellen eines Serienbriefs Serienbrieflayouts Ein Formbrief in FileMaker Pro ist einfach ein Layout, das Text enthält. Für diesen Brief werden Sie Platzhalter aufnehmen, damit die entsprechenden Firmendaten für Adresse und Anrede sowie der Firmenname im Brieftext angezeigt werden. Eine Grafik symbolisiert das Logo der Bäckerei.

43 Lektion 6 Erstellen von Listen, Adressetiketten und Serienbriefen 43 Erstellen eines einseitigen, leeren Layouts Sie sollten sich noch im Layoutmodus befinden. 1. Klicken Sie auf Neues Layout/Neuer Bericht. 2. Geben Sie als Layoutname Begrüßungsanschreiben ein. 3. Wählen Sie für den neuen Layouttyp Leeres Layout aus. 4. Klicken Sie auf Fertigstellen. Da dieser Brief weder Kopf- noch Fußbereich verwendet, löschen Sie diese jetzt. 5. Klicken Sie im Layout auf den Bereichsnamen Kopfbereich und drücken Sie anschließend die Rücktaste (Windows) bzw. die Löschtaste (Mac OS). Tipp Layoutbereichsnamen werden standardmäßig vertikal angezeigt. Wenn Sie vertikale Bereichsnamen nicht lesen können, können Sie den Auswahlpfeil auf Beschriftungen bewegen, um QuickInfos anzuzeigen. Sie können auch auf die Bereichsbeschriftung im unteren linken Bereich des FileMaker- Fensters klicken, um zwischen vertikalen und horizontalen Bereichsnamen umzuschalten. 6. Klicken Sie auf den Bereichsnamen Fußbereich und drücken Sie anschließend die Rücktaste bzw. die Löschtaste. 7. Stellen Sie sicher, dass die Maßeinheit für die Lineale Zentimeter ist. Klicken Sie auf die obere linke Ecke des Lineals, bis dort cm für Zentimeter angezeigt wird (und nicht in für Zoll oder pt für Punkte). 8. Platzieren Sie den Zeiger über die Datenbereichsgrenze und ziehen Sie die Grenze mithilfe des vertikalen Lineals ca. 28 cm nach unten. Wenn Sie die Maustaste loslassen, sollten Sie die Seitenbegrenzung sehen. Wenn Sie die Seitenbegrenzung nicht sehen, ziehen Sie die Datenbereichsgrenze noch etwas weiter nach unten. Seitenbegrenzung 9. Ziehen Sie nun die Datenbereichsgrenze bis kurz über die Seitenbegrenzung. Die Linie der Seitenbegrenzung ist nicht mehr sichtbar. Durch das Ziehen der Datenbereichsgrenze über die Seitenbegrenzung wird Ihr Serienbrief auf eine Seite begrenzt.

44 Lektion 6 Erstellen von Listen, Adressetiketten und Serienbriefen Verwenden Sie bei Bedarf die Bildlaufleiste unten am Bildschirm, um nach rechts zu rollen, bis Sie eine stark gepunktete Linie entlang der rechten Seite sehen. Das ist die rechte Seitenbegrenzung. Ihr Brief wird innerhalb dieser Begrenzungen erstellt. 11. Gehen Sie bei Bedarf mithilfe des Rollbalkens im Dokument wieder zurück auf die linke Seite. 12. Gehen Sie bei Bedarf an den Anfang des Layouts. Erstellen des Textes Sie werden nun einen Textblock mit einem Rand von 4 cm an jeder Seite erstellen. 1. Wählen Sie das Textwerkzeug in der Statussymbolleiste aus. 2. Ziehen Sie in dem Layout mithilfe der vertikalen und horizontalen Lineale ein Rechteck, das, wie durch die Linien der Seitenbegrenzung vorgegeben, etwa 5 cm vom oberen linken Rand aus beginnt und etwa 5 cm vor dem unteren rechten Rand endet. Wenn Sie die Maustaste loslassen, wird auf dem horizontalen Lineal die Breite des Textblocks angezeigt. Die Einfügemarke blinkt im oberen linken Bereich des Textfelds. Sie können den Formbrief in dem Textblock eingeben. Eingeben der Adresse 1. Wählen Sie Einfügen > Platzhalter. 2. Wählen Sie in der Liste Vorname aus und klicken Sie auf OK. 3. Geben Sie ein Leerzeichen ein. 4. Wählen Sie Einfügen > Platzhalter. 5. Wählen Sie in der Liste Nachname aus und klicken Sie auf OK. 6. Drücken Sie die Eingabetaste (Windows) bzw. den Zeilenschalter (Mac OS). 7. Fügen Sie auch für Adresse Privat, Ort und Land Platzhalter hinzu und achten Sie dabei auf die korrekte Eingabe von Leerzeichen, neuen Zeilen und Satzzeichen. Verfassen des Briefs 1. Drücken Sie zweimal die Eingabetaste, um nach der Adresse zwei Leerzeilen zu erstellen. 2. Beginnen Sie mit der Anrede: Geben Sie Sehr geehrte(r)und ein Leerzeichen ein. 3. Fügen Sie für Vor- und Nachnamen Platzhalter ein und trennen Sie sie durch ein Leerzeichen. In Ihren eigenen Briefen können Sie für professionellere Anredeformeln auch mehr als zwei Felder verwenden (z. B. ein zusätzliches Titelfeld). 4. Geben Sie ein Komma und zwei Absatzzeichen ein.

45 Lektion 6 Erstellen von Listen, Adressetiketten und Serienbriefen Geben Sie folgenden Brieftext ein: die Lieblingsbäckerei heißt Sie und Ihre Firma, die <<Firma>>, willkommen in unserem Unternehmen. Wir freuen uns auf gute Geschäfte mit Ihnen und hoffen, dass Sie mit unseren Produkten und Leistungen zufrieden sind. Wenn Sie ein Wort falsch schreiben, wird eine rote Linie unterhalb des Worts angezeigt. Um die Echtzeitprüfung in dieser Datei auszuschalten, wählen Sie Datei > Dateioptionen. Klicken Sie im Dialogfeld Dateioptionen auf das Register Rechtschreibung. Deaktivieren Sie Fragwürdige Wörter durch speziellen Unterstrich markieren. Deaktivieren Sie diese Option, um das Unterstreichen falsch geschriebener Wörter auszuschalten Wenn ein Feld wahrscheinlich Wörter (wie Namen) enthalten wird, die die Rechtschreibprüfung vermutlich als fehlerhaft markieren wird, können Sie die Rechtschreibprüfung für bestimmte Felder ausschalten. Informationen über das Ausschalten der Rechtschreibprüfung in bestimmten Feldern in einer Datei finden Sie in der FileMaker Pro Hilfe. Einfügen des Firmennamens in den Brief 1. Klicken Sie im ersten Absatz hinter das Wort Firma. 2. Geben Sie ein Komma und ein Leerzeichen ein. 3. Fügen Sie für den Firmennamen des Kunden einen Platzhalter ein. 4. Geben Sie ein weiteres Komma ein. Einfügen des Briefschlusses 1. Klicken Sie an das Ende des Textes und geben Sie zwei Absatzzeichen ein. 2. Geben Sie Mit freundlichen Grüßen und anschließend vier Leerzeilen ein. 3. Geben Sie John Jones ein. 4. Fügen Sie einen Zeilenumbruch ein und geben Sie dann Vorsitzender ein.

46 Lektion 6 Erstellen von Listen, Adressetiketten und Serienbriefen Klicken Sie auf Layout speichern und dann auf Layout verlassen in der Layoutleiste, um Ihren personalisierten Brief druckfertig für jeden Datensatz in der Datenbank anzuzeigen. Hinweis Der Datensatz, der in Ihrem Fenster angezeigt wird, kann sich von dem hier gezeigten unterscheiden, wenn Sie mit der Beispieldatei experimentiert haben. 6. Blättern Sie durch einige Datensätze, um zu sehen, wie die Platzhalter aktualisiert werden. Unter Hinzufügen einer Grafik in das Layout auf Seite 38 erfahren Sie, wie Sie dem Briefkopf ein Logo hinzufügen. 7. Nach Beendigung dieser Lektion schließen Sie die Datei, indem Sie Datei (Windows) bzw. Ablage (Mac OS) > Schließen wählen. Weitere Informationen In dieser Lektion haben Sie Layouts für Listen, Etiketten und Serienbriefe erstellt. Sie können FileMaker Pro verwenden, um so viele Layouts wie gewünscht zu erstellen, um Informationen Ihren Vorstellungen entsprechend zu organisieren. Sie erfahren mehr über das Erstellen von Layouts in Lektion 9 und in Kapitel 3 des FileMaker Pro Benutzerhandbuchs. Informationen über das Ausschalten der Rechtschreibprüfung in bestimmten Feldern in einer Datei finden Sie in der FileMaker Pro Hilfe.

47 Lektion 7 Vereinfachen der Dateneingabe Sie können die Art der Dateneingabe in FileMaker Pro vereinfachen und die Genauigkeit erhöhen, indem Sie Wertelisten, Formelfelder oder automatische Eingabefunktionen für Daten verwenden. Diese Lektion beinhaltet: 1 Hilfestellung durch Wertelisten bei der Dateneingabe 1 Erstellen und Überprüfen einer Formel 1 Verwenden der automatischen Eingabeoptionen eines Felds zur automatischen Dateneingabe Eingeben von Daten mit Wertelisten Wertelisten ermöglichen Ihnen die Auswahl des gewünschten Datenwerts aus Bildlauflisten, Einblendmenüs, Kontrollkästchen oder Optionsfeldern. Diese Listen können vordefinierte Werte enthalten oder auf Grundlage von Werten in einem bestimmten Feld dynamisch aufgebaut werden. Wertelisten stellen eine effiziente Art zur Eingabe häufig verwendeter Werte in Ihre Datenbank dar. Eine Werteliste mit vordefinierten Werten, angezeigt als Optionsfelder Definieren einer Werteliste In dieser Übung erstellen Sie eine Werteliste namens Kundentyp. In einem späteren Schritt verwenden Sie diese Werteliste Kundentyp, um dem Feld Kundentyp Werte zuzuordnen. 1. Öffnen Sie Beispiel Kopie.fmp Wählen Sie im Layout-Einblendmenü in der Layoutleiste das Layout Dateneingabe aus, wenn es nicht bereits ausgewählt ist. 3. Wählen Sie Datei (Windows) bzw. Ablage (Mac OS) > Verwalten > Wertelisten. 4. Klicken Sie auf Neu. 5. Geben Sie als Name für die neue Werteliste Kundentyp ein. 6. Klicken Sie in das Textfeld Spezialwerte verwenden und geben Sie Neu und Bestand jeweils in eine eigene Zeile ein.

48 Lektion 7 Vereinfachen der Dateneingabe Klicken Sie auf OK, um das Dialogfeld Werteliste bearbeiten zu schließen. 8. Klicken Sie auf OK. Zuweisen einer Werteliste zu einem Feld und Anzeigen der Liste als Optionsfeld 1. Klicken Sie auf Layout bearbeiten in der Layoutleiste. 2. Klicken Sie auf das Register Bezahlstatus. 3. Wählen Sie das Feld Kundentyp aus. 4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Inspektor, um den Inspektor zu öffnen, wenn er nicht bereits geöffnet ist. 5. Wählen Sie Daten aus. Wählen Sie unter Feld für Steuerelementstil Optionsfelder aus. 6. Wählen Sie für Werte von die Werteliste Kundentyp aus. Das ist die Werteliste, die Sie im vorherigen Abschnitt definiert haben. Klicken Sie auf Daten Wählen Sie Optionsfelder Wählen Sie die Werteliste Kundentyp Optionsfelder und Werte aus der Werteliste Kundentyp werden im Feld Kundentyp angezeigt. Das Feld Kundentyp als Optionsfeld formatiert 7. Klicken Sie auf Layout speichern, anschließend auf Layout verlassen und dann auf das Register Bezahlstatus, um die Optionsfelder im Blätternmodus anzuzeigen.

49 Lektion 7 Vereinfachen der Dateneingabe 49 Erzeugen von Werten mit einem Formelfeld Wenn Sie mit FileMaker Pro Berechnungen durchführen möchten, z. B. um ausstehende Steuern oder Beiträge zu bestimmen, verwenden Sie hierzu ein Formelfeld. Formelfelder gehören zu den Feldtypen von FileMaker Pro. Mit FileMaker Pro können Sie sowohl einfache als auch komplexe Berechnungen durchführen. Die Formel arbeitet mit Werten aus dem aktuellen Datensatz oder aus Bezugsdatensätzen. Es können Werte aus allen Feldtypen verwendet werden. Sie können Formeln verwenden, um Textwerte (z. B. eine Verbindung der Inhalte der Felder Vorname und Nachname zu einem Feld mit vollständigem Namen), Datums- und Uhrzeitangaben sowie den Inhalt von Containerfeldern auszugeben. Erstellen eines Formelfelds Kunden von Lieblingsbäckerei können einen Jahresbeitrag bezahlen und erhalten dadurch bei jedem Kauf eine Ermäßigung von 15 %. Für Neukunden beträgt die Gebühr 200, für Bestandskunden dagegen 100. Auf Grundlage des Kundentyps gibt die folgende Formel den Jahresbeitrag zurück. Es können verschiedene Formeln verwendet werden, die alle zu einem korrekten Ergebnis führen. Die folgende Methode verwendet eine Wenn-Anweisung, um die Daten im Feld Kundentyp mit einer der Kundentyp zu vergleichen. Die Formel gibt eines von zwei Ergebnissen aus. 1. Klicken Sie auf Layout bearbeiten in der Layoutleiste. 2. Wählen Sie das Register Bezahlstatus, falls es nicht bereits ausgewählt wurde. 3. Wählen Sie Datei (Windows) bzw. Ablage (Mac OS) > Verwalten > Datenbank. 4. Klicken Sie im Dialogfeld Datenbank verwalten auf das Register Felder, falls es nicht bereits ausgewählt ist. 5. Geben Sie unter Feldname Jahresgebühr ein. 6. Klicken Sie bei Typ auf Formel, um das Feld als Formelfeld zu definieren. Jahresgebühr unter Feldname eingeben Formel unter Typ auswählen 7. Klicken Sie auf Erstellen. Das Dialogfeld Formel angeben wird geöffnet.

50 Lektion 7 Vereinfachen der Dateneingabe Blättern Sie durch die Funktionsliste rechts im Dialogfeld Formel angeben, bis Sie folgende Formel finden: Wenn (Bedingung ; ErgebnisWennWahr ; ErgebnisWennFalsch). Doppelklicken Sie auf diese Funktion, um sie im großen Textfeld unten anzuzeigen. Diese Formel besteht aus drei Teilen: einer Bedingung, einem Ergebnis für den Fall, dass die Bedingung wahr ist (Ergebnis 1), und einem Ergebnis für den Fall, dass die Bedingung falsch ist (Ergebnis 2). Die Platzhalter Bedingung, ErgebnisWennWahr und ErgebnisWennFalsch müssen Sie durch die eigentlichen Komponenten der Formel ersetzen. Feldliste Funktionsliste Ersetzen Sie diese Platzhalter um Ihre Formel zu erstellen Überprüfen Sie den Datentyp, der von der Formel ausgegeben werden soll. 9. Wählen Sie den Platzhaltertext Test und geben Sie Folgendes ein: Kundentyp = Bestand 10. Wählen Sie den Platzhaltertext ErgebnisEins aus und geben Sie 100 ein. 11. Wählen Sie den Platzhaltertext ErgebnisZwei aus und geben Sie 200 ein. 12. Vergewissern Sie sich, dass der Ergebnistyp auf Zahl eingestellt ist. Die vollständige Formel Zahl wählen

51 Lektion 7 Vereinfachen der Dateneingabe Klicken Sie auf OK. Wenn Sie eine Fehlermeldung erhalten, vergewissern Sie sich, dass alle Leer- und Satzzeichen mit der oben angegebenen Formel übereinstimmen. 14. Klicken Sie auf OK, um das Dialogfeld Datenbank verwalten zu schließen. Das Feld Jahresgebühr wird unten im Layout unter dem Register Bezahlstatus angezeigt. Je nach Größe Ihres Bildschirms müssen Sie eventuell nach unten blättern, um es anzuzeigen. 15. Wählen Sie das Feld Jahresbeitrag aus und klicken Sie bei gedrückter Umschalttaste auf die Beschriftung. Ziehen Sie sie unter das Feld Kunde seit, um sie mit den anderen Feldern darüber auszurichten. Die Formel ist nun vollständig. Werden nun Daten in das Feld Kundentyp eingegeben, vergleicht FileMaker Pro diese mit dem Wort, auf das sie überprüft werden sollen ( Bestand ). Der Test gibt die Bedingung als wahr zurück, wenn Daten in dem Feld mit diesem Wort übereinstimmen, und die Formel gibt dann Ihr erstes Ergebnis zurück (100). Gibt es keine Übereinstimmung der Daten, gilt der Test als falsch und das zweite Ergebnis (200) wird ausgegeben. Überprüfen der Formel So stellen Sie fest, ob Ihre Formel funktioniert: 1. Klicken Sie auf Layout speichern und dann Layout verlassen, um in den Blätternmodus zu wechseln. 2. Klicken Sie auf das Register Bezahlstatus. 3. Ändern Sie den Wert im Feld Kundentyp von Neu zu Bestand. Achten Sie auf das Ergebnis des Felds Jahresgebühr es ändert sich mit der Änderung des Kundentyps. Automatisches Eingeben einer fortlaufenden Nummer In FileMaker Pro können Sie beim Erstellen eines neuen Datensatzes bestimmte Datentypen automatisch eingeben, z. B. gleichmäßig ansteigende Zahlen. Erstellen eines Felds für fortlaufende Nummern 1. Klicken Sie auf Layout bearbeiten in der Layoutleiste. 2. Wählen Sie Datei (Windows) bzw. Ablage (Mac OS) > Verwalten > Datenbank. 3. Klicken Sie im Dialogfeld Datenbank verwalten auf das Register Felder, falls es nicht bereits ausgewählt ist. 4. Geben Sie als Feldname Kundennummer ein. 5. Wählen Sie den Feldtyp Zahl aus. 6. Klicken Sie auf Erstellen. 7. Klicken Sie auf Optionen.

52 Lektion 7 Vereinfachen der Dateneingabe Wählen Sie Fortlaufende Nummer auf dem Register Automatische Eingabe. In dieser Übung müssen Sie die Angaben unter Erzeugen, Nächster Wert und Intervall nicht ändern. Aktivieren Sie Fortlaufende Nummer 9. Klicken Sie auf OK und erneut auf OK, um das Dialogfeld zu schließen. Das neue Feld wird unten im Layout angezeigt. Eventuell müssen Sie nach unten blättern, um es anzuzeigen. 10. Ziehen Sie das Feld und die Feldbeschriftung auf das Register Bezahlstatus, um sie mit den anderen Feldern und Beschriftungen auszurichten. 11. Klicken Sie auf Layout speichern und dann Layout verlassen, um in den Blätternmodus zu wechseln. 12. Klicken Sie auf die Registerkarte Bezahlstatus. 13. Testen Sie Ihre neue Feldeingabeoption, indem Sie mehrmals auf Neuer Datensatz in der Statussymbolleiste klicken. Wenn Sie einen neuen Datensatz erstellen, wird der Wert im Feld Kundennummer jeweils um 1 erhöht. 14. Löschen Sie alle Datensätze, die Sie in der Datenbank erstellt haben. 15. Nach Beendigung dieser Lektion schließen Sie die Datei, indem Sie Datei (Windows) bzw. Ablage (Mac OS) > Schließen wählen. Weitere Informationen In dieser Lektion haben Sie erfahren, wie sich die Eingabe von Daten durch Definieren und Formatieren von Wertelisten, Formelfeldern und automatisch eingegebenen fortlaufenden Nummern vereinfachen lässt. Weitere Informationen zu Formelfeldern und automatischen Eingabeoptionen für Felder sowie zum Definieren und Formatieren von Wertelisten finden Sie in der FileMaker Pro Hilfe.

53 Lektion 8 Automatisieren von Aufgaben mit Tasten und Scripts In FileMaker Pro können Sie viele Datenbankaufgaben durch Tasten und Scripts automatisieren. Mit diesen leistungsstarken Funktionen können Sie viel Zeit sparen, indem Sie eine ganze Reihe von Vorgängen durch einen einzigen Mausklick ausführen. Diese Lektion beinhaltet: 1 Erstellen und Verwenden einer Taste für die Ausführung einer Aufgabe 1 Erstellen und Ausführen eines einfachen Scripts zum Ausführen einer Aufgabe mit mehreren Arbeitsschritten 1 Verwenden einer Taste zum Ausführen eines Scripts Ausführen einer Aufgabe mit einer Taste Eine Taste ist ein Objekt in einem Layout, auf das Sie klicken können, um viele FileMaker Pro- Befehle auszuführen. Sie können zum Beispiel eine Taste erstellen, um in Ihrer Datenbank zwischen den Layouts zu wechseln. Erstellen der Taste 1. Öffnen Sie Beispiel Kopie.fmp Wählen Sie im Layout-Einblendmenü in der Layoutleiste das Layout Dateneingabe aus, wenn es nicht bereits ausgewählt ist. 3. Klicken Sie auf Layout bearbeiten in der Layoutleiste. 4. Wählen Sie das Tastenwerkzeug. 5. Zeichnen Sie die Taste oben im Layout. Platzieren Sie die Taste hier. 6. Wählen Sie im Dialogfeld Tasteneinstellung unter Navigation den Befehl Gehe zu Layout aus der Liste. 7. Wählen Sie im Bereich Optionen unter Angeben die Option Layout.

54 Lektion 8 Automatisieren von Aufgaben mit Tasten und Scripts Wählen Sie im Dialogfeld Layout angeben Kundentypliste und klicken Sie auf OK. Der Name des angegebenen Layouts wird im Dialogfeld Tasteneinstellung angezeigt 9. Klicken Sie auf OK, um das Dialogfeld zu schließen. Die Einfügemarke ist in der Mitte der Taste. 10. Geben Sie Kundentypliste ein, um die Taste zu benennen. 11. Klicken Sie außerhalb der Taste. Sie müssen unter Umständen die Taste auswählen und ihre Größe ändern, um den Text anzuzeigen, Objekte in den Kopfbereich verschieben oder die rechte Kante des Layouts nach rechts ziehen, um das Layout zu vergrößern, damit alles innerhalb der Seitenbegrenzung angezeigt werden kann. 12. Um Ihre Taste zu testen, klicken Sie auf Layout speichern und dann Layout verlassen, um in den Blätternmodus zu wechseln, und klicken Sie auf die Taste. Daraufhin wird das Layout Kundentypliste angezeigt. Tipp Sie können über das Menü Ansicht > Tasten einblenden im Layoutmodus ein Tastensymbol auf Tastenobjekten im Layoutmodus anzeigen. Durchführen einer Reihe von Aufgaben mit einem Script Wie gerade erläutert wurde, können Sie mit einer Taste einen einzelnen Befehl ausführen. Verwenden Sie ein Script, um in FileMaker Pro eine Reihe von Befehlen auszuführen. Erläuterung von Scripts Mit einem Script können Sie eine Reihe von Anweisungen zusammenfassen, die von FileMaker Pro ausgeführt werden sollen. Sie können mit Scripts, wie mit einer Taste, die meisten Menübefehle in FileMaker Pro automatisieren. Weiterhin können Sie so Befehle integrieren, die in Menüs von FileMaker Pro nicht enthalten sind. Mit einfachen Scripts können Sie eine einzelne Aufgabe ausführen. In komplexen Scripts können Elemente (z. B. Benutzerkommentar und Steuerung) mit Programmierungselementen (z. B. Verzweigungen und Schleifen) kombiniert werden, um leistungsstarke und dynamische Anweisungssets zu erstellen. Erstellen eines Scripts zur Anzeige des Etikettenlayouts in der Seitenansicht 1. Wählen Sie Scripts > Scripts verwalten. 2. Klicken Sie auf Neu, um ein neues Script zu erstellen.

55 Lektion 8 Automatisieren von Aufgaben mit Tasten und Scripts Geben Sie in das Feld Scriptname den Text Druckansicht Etiketten ein. 4. Scrollen Sie in der Liste links nach unten, wählen Sie unter Navigation den Scriptschritt Gehe zu Layout aus und klicken Sie dann auf die Taste Verschieben. (Sie können Scriptschritte ebenfalls auswählen und verschieben, indem Sie auf sie doppelklicken.) 5. Wählen Sie im Bereich Scriptschrittoptionen unter Angeben die Option Layout aus, wählen Sie dann das Layout Etiketten und klicken Sie auf OK. 6. Wählen Sie den Scriptschritt Seitenansichtsmodus aktivieren aus der Liste links aus und verschieben Sie ihn in Ihr Script. Das fertige Script 7. Schließen Sie das Dialogfeld Script bearbeiten, klicken Sie auf Speichern und schließen Sie dann das Dialogfeld Scripts verwalten. 8. So führen Sie das gerade erstellte Script aus: Wählen Sie Scripts > Druckansicht Etiketten. FileMaker Pro zeigt das Layout Etiketten an und wechselt in den Seitenansichtsmodus. Zuweisen einer Taste zu einem Script Während Tasten im Allgemeinen sehr benutzerfreundlich sind, stellen Scripts die leistungsstärkeren Funktionen dar, mit denen sich viele Menübefehle in einem einzigen Vorgang zusammenfassen und ausführen lassen. Sie profitieren von den Vorteilen beider Funktionen, wenn Sie zum Ausführen eines Scripts eine Taste verwenden. So weisen Sie dem gerade erstellten Script eine Taste zu: 1. Wählen Sie Dateneingabe aus dem Layout-Einblendmenü in der Layoutleiste. 2. Klicken Sie auf Seitenansicht verlassen und dann Layout bearbeiten in der Layoutleiste. 3. Klicken Sie auf die Taste Gehe zu Kundentypliste, die Sie bereits in dieser Lektion erstellt haben, und wählen Sie Format > Tasteneinstellung. 4. Wählen Sie im Dialogfeld Tasteneinstellung oben in der Liste auf der linken Seite den Scriptbefehl Script ausführen aus.

56 Lektion 8 Automatisieren von Aufgaben mit Tasten und Scripts 56 Wählen Sie Script ausführen. 5. Klicken Sie im Bereich Optionen unter Aktuelles Script auf Angeben. Wählen Sie in der Liste der verfügbaren Scripts Druckansicht Etiketten aus und klicken Sie auf OK. 6. Die restlichen Standardeinstellungen bleiben unverändert. Klicken Sie auf OK. Umbenennen der Taste 1. Wählen Sie das Textwerkzeug in der Statussymbolleiste aus. 2. Klicken Sie einmal auf die Taste. Die Einfügemarke wird angezeigt. 3. Wählen Sie den Tastentext und geben Sie Druckansicht Etiketten ein, um diese Taste umzubenennen. Sie müssen unter Umständen die Taste auswählen und ihre Größe ändern, um den Text anzuzeigen, Objekte in den Kopfbereich verschieben oder die rechte Kante des Layouts nach rechts ziehen, um das Layout zu vergrößern, damit alles innerhalb der Seitenbegrenzung angezeigt werden kann. Überprüfen der Taste 1. Klicken Sie auf Layout speichern und dann auf Layout verlassen, um in den Blätternmodus zu wechseln, und testen Sie dann Ihre Taste, indem Sie darauf klicken. Durch Klicken auf die Taste wird das Script ausgeführt. Das Script öffnet das Layout Etiketten im Seitenansichtsmodus. 2. Nach Beendigung dieser Lektion schließen Sie die Datei, indem Sie Datei (Windows) bzw. Ablage (Mac OS) > Schließen wählen. Weitere Informationen In dieser Lektion haben Sie Tasten und Scripts erstellt und diese beiden Funktionen miteinander kombiniert. Weitere Informationen finden Sie in der FileMaker Pro Hilfe.

57 Lektion 9 Erstellen und Ausführen von Berichten Den Prozess des Ladens und Anordnens von Daten aus einer Datenbank nennt man Berichterstellung. Berichte helfen Ihnen, Daten in Gruppen zu organisieren und anzuzeigen. Diese Lektion beinhaltet: 1 Erstellen dynamischer Berichte in der Tabellenansicht 1 Erstellen eines Berichts mit gruppierten Daten und Summen mithilfe des Assistenten für neue Layouts/neue Berichte 1 Speichern eines Berichts als PDF und Versenden als -Anlage Statistikberichte Ergebnisberichte stellen alle Ihre Daten dar, wobei die Daten nicht in kleinere Gruppen aufgeteilt werden. Zwischenergebnisberichte, die auch als Berichte mit gruppierten Daten bezeichnet werden, teilen die Daten anhand von einem oder mehreren Feldern in Kategorien ein. Sie können die Daten so hierarchisch gruppieren. Sie können anschließend die Zwischensumme, den Mittelwert oder die Anzahl der gruppierten Daten bestimmen. Ein Statistikfeld ist ein Feldtyp, den Sie bei der Definition von Feldern in der Tabellenansicht, im Assistenten für neue Layouts/neue Berichte und im Dialogfeld Datenbank verwalten wählen können. Mithilfe von Statistikfeldern können Sie Berechnungen für alle gefundenen Datensätze durchführen. Normalerweise verwenden Sie Statistikfelder, um die Summe von Daten aus verschiedenen Datensätzen zu ermitteln. Erstellen dynamischer Berichte in der Tabellenansicht Dynamische Berichte in der Tabellenansicht ist eine schnelle Möglichkeit, um Statistikdaten zu formatieren und darzustellen. Hier erstellen Sie einen Kurzbericht, der Folgendes enthält: 1 den von jedem Kunden gezahlten Jahresbeitrag 1 Zwischensummen der von jeder Firma gezahlten Beiträge 1 eine Endsumme der von allen drei Firmen eingenommenen Beiträge Anzeigen von Daten in der Tabellenansicht 1. Öffnen Sie Beispiel Kopie.fmp Wählen Sie im Layout-Einblendmenü in der Layoutleiste das Layout Dateneingabe aus, wenn es nicht bereits ausgewählt ist. 3. Klicken Sie im Blätternmodus auf Tabellenansicht. in der Layoutleiste. Felder aus dem Layout Dateneingabe werden als Spaltenüberschriften in der Tabellenansicht angezeigt.

58 Lektion 9 Erstellen und Ausführen von Berichten 58 Im Bericht nicht benötigte Daten ausblenden Standardmäßig zeigt die Tabellenansicht alle Felder im aktuellen Layout an. Sie können nicht gewünschte Felder in diesem Bericht ausblenden. Wenn Sie Felder in der Tabellenansicht ausblenden, werden weder Daten noch Felddefinitionen aus dem Layout oder der Datenbank entfernt. 1. Bewegen Sie den Mauszeiger über eine beliebige Spaltenüberschrift, bis der Abwärtspfeil angezeigt wird. Klicken Sie auf den Abwärtspfeil und wählen Sie dann Tabellenansicht > Ändern im Kontextmenü. 2. Deaktivieren Sie im Dialogfeld Tabellenansicht ändern die Optionen für alle Felder mit Ausnahme von Firma, Vorname, Nachname und Gebühr Bezahlt. Deaktivieren Sie die Optionen für die Felder, die Sie in der Tabellenansicht ausblenden möchten Die Spalten in der Tabellenansicht werden ausgeblendet, wenn Sie die Optionen deaktivieren. 3. Klicken Sie auf OK. Gruppieren und Sortieren von Daten und Definieren eines Statistikfelds 1. Bewegen Sie den Mauszeiger über die Spaltenüberschrift Firma und klicken Sie auf den Abwärtspfeil. Wählen Sie im Kontextmenü Nachgestellte Gruppe nach Firma hinzufügen aus. Die Datensätze werden neu geordnet und nach Firma gruppiert. Wenn Sie eine vorangestellte oder nachgestellte Gruppe in der Tabellenansicht hinzufügen, sortiert FileMaker Pro die Datensätze automatisch in alphabetischer Reihenfolge (a-z) nach dem Gruppenfeld. Felder, nach denen Sie gruppieren, werden als Gruppierfelder bezeichnet. In diesem Fall ist das Feld Firma das Gruppierfeld. 2. Bewegen Sie den Mauszeiger über die Spaltenüberschrift Gebühr Bezahlt und klicken Sie auf den Abwärtspfeil. Wählen Sie Nachgestellte Zwischensummen und dann Summe (Einnahme Jahresgebühren) im Kontextmenü aus. Die Zwischensummen werden in der Spalte Gebühr Bezahlt nach jeder Firmengruppierung angezeigt. Hinweis Wenn die Zwischensummen in der Spalte Gebühr Bezahlt nicht angezeigt werden, ziehen Sie die Spaltenüberschrift Gebühr Bezahlt, um sie zu verbreitern.

59 Lektion 9 Erstellen und Ausführen von Berichten Bewegen Sie den Mauszeiger erneut über die Spaltenüberschrift Firma und klicken Sie auf den Abwärtspfeil. Wählen Sie im Kontextmenü Nachgestelltes Gesamtergebnis hinzufügen aus. Hinweis Sie müssen unter Umständen nach unten scrollen, um das nachgestellte Gesamtergebnis anzuzeigen. Beschriften gruppierter Daten und Entfernen doppelter Datenwerte 1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste oder bei gedrückter Strg-Taste auf die nachgestellte Ergebniszeile (nicht auf die nachgestellte Zeile für das Gesamtergebnis). Wählen Sie Gruppenfeld hinzufügen (Firma) aus dem Kontextmenü aus, um den Firmennamen für jede Gruppe anzuzeigen. Mit der rechten Maustaste oder bei gedrückter Strg-Taste auf die Ergebniszeile klicken Gruppenfeld hinzufügen (Firma) wählen 2. Bewegen Sie den Mauszeiger über die Spaltenüberschrift Firma und klicken Sie auf den Abwärtspfeil. Wählen Sie Feld > Feld ausblenden, um die wiederholten Firmendaten in der Spalte Firma auszublenden. Die für das Feld Firma erstellte Beschriftung bleibt in der Tabellenansicht, um das Gruppenfeld zu identifizieren. Ihr fertiger Bericht enthält Folgendes: 1 die von jedem Kunden gezahlte Gebühr, 1 Zwischensummen der Gebühreneinnahmen nach Firma, 1 eine Endsumme von Gebühreneinnahmen aller Firmen.

60 Lektion 9 Erstellen und Ausführen von Berichten 60 Die Zwischensummen basieren auf den Firmengruppierungen Endsumme Damit dieser Bericht in der Tabellenansicht richtig dargestellt wird, müssen die Daten nach Firma sortiert sein. 3. Bewegen Sie den Mauszeiger über eine beliebige Spaltenüberschrift und klicken Sie auf den Abwärtspfeil. Wählen Sie Tabellenansicht > Zurücksetzen und klicken Sie auf Ja, um die dynamischen Berichtseinstellungen zu löschen und alle Felder aus dem Layout Dateneingabe anzuzeigen. Verwenden eines Assistenten für die Erstellung eines Berichts mit gruppierten Daten und Summen Sie können mithilfe des Assistenten für neue Layouts/neue Berichte einen Bericht in einem eigenen Layout erstellen. Wenn Sie Berichte in dem Assistenten erstellen, haben Sie die Möglichkeit, ein Script zu erstellen, das den Bericht erneut ausführt, um die angezeigten Daten zu aktualisieren. Layouts für Zwischenergebnisberichte Ein Layout, das einen Bericht mit gruppierten Daten enthält, erfordert eine Reihe von Elementen, um ordnungsgemäß zu arbeiten. Layouts für Zwischenergebnisse enthalten: 1 einen Bereich für Zwischenergebnisse im Berichtlayout für jede Detailebene, die Sie aufschlüsseln möchten, 1 ein Feld oder mehrere Felder zur Gruppierung von Datensätzen durch Gruppierfelder,

61 Lektion 9 Erstellen und Ausführen von Berichten 61 1 Datensätze, die nach diesen Schlüsselfeldern sortiert werden. Dies geschieht in der Reihenfolge, in der die Bereiche für Zwischenergebnisse in Ihrem Berichtlayout angezeigt werden. 1 einen Gesamtergebnisbereich, 1 eines oder mehrere Statistikfelder für die Anzeige von Summen, Mittelwerten oder Anzahlen. In dieser Übung erstellen Sie einen Bericht, der Zwischensummen für jede Kategorie und eine Endsumme für den gesamten Bericht enthält. Der Zwischenergebnisbericht, den Sie erstellen werden, ermöglicht Folgendes: 1 Gruppieren der Kunden nach Kundentyp, 1 Bilden einer Zwischensumme der für jeden Kundentyp eingenommenen Beiträge, 1 Bilden der Endsumme aller Beiträge. Diese Strukturen werden automatisch vom Assistenten für neue Layouts/neue Berichte erstellt und die Einstellungen werden vorgenommen. Erstellen eines Zwischenergebnisberichts mit Summen So erstellen Sie den Jahresgebührenbericht : 1. Klicken Sie auf Formularansicht. in der Layoutleiste und klicken Sie dann auf Layout bearbeiten in der Layoutleiste. 2. Klicken Sie auf Neues Layout/Neuer Bericht. 3. Geben Sie als Layoutname Jahresgebührenbericht ein. 4. Wählen Sie für den neuen Layouttyp Bericht aus.

62 Lektion 9 Erstellen und Ausführen von Berichten Wählen Sie Mit Zwischensummen und Mit Endsummen, wenn diese nicht bereits ausgewählt sind. Achten Sie darauf, wie sich die Berichtvorschau im Assistenten ändert, damit Sie eine Vorstellung bekommen, wie Ihr Bericht mit den aktuellen Einstellungen aussehen wird. Die Berichtvorschau aktualisiert sich, wenn Sie einen Layouttyp wählen Mit Zwischensummen und Mit Endsummen aktivieren 6. Klicken Sie auf Weiter. Auswählen der im Bericht verwendeten Felder 1. Wählen Sie das Feld Kundentyp, das als erstes Feld in diesem Bericht verwendet werden soll, um es in die Liste Felder im Layout/Bericht zu verschieben. 2. Markieren und verschieben Sie das Feld Nachname. 3. Markieren und verschieben Sie das Feld Vorname. 4. Markieren und verschieben Sie das Feld Gebühr Bezahlt. 5. Klicken Sie auf Weiter. 6. Sie wollen die Datensätze nach dem Kundentyp anordnen, verschieben Sie daher dieses Feld in die Liste Berichtkategorien.

63 Lektion 9 Erstellen und Ausführen von Berichten Deaktivieren Sie die Option Kundentyp. Kundentyp wird nur einmal in jeder Gruppierung angezeigt, wie aus der Berichtvorschau im Assistenten ersichtlich. Deaktivieren Sie Kundentyp, um wiederholte Werte im Bericht auszublenden 8. Klicken Sie auf Weiter. 9. Verschieben Sie das Feld Nachname in die Liste Sortierfolge. Dadurch werden die Datensätze in jeder Gruppe von Kundentyp alphabetisch nach den Nachnamen der Kunden sortiert. Beachten Sie, dass das Gruppierfeld Kundentyp automatisch oben in der Liste Sortierfolge angezeigt wird. FileMaker Pro gruppiert Datensätze nach dieser Kategorie, bevor Daten sortiert werden. 10. Klicken Sie auf Weiter. Angeben von Zwischen- und Endsummen Im Jahresgebührenbericht können Sie Zwischensummen der Beiträge für jeden Kundentyp (Neu und Bestand) und die Endsumme der Beiträge beider Gruppen am Ende des Berichts anzeigen. Hierzu müssen Sie im Assistenten für neue Layouts/neue Berichte Statistikfelder für Zwischen- und Endsumme angeben. In diesem Fall verwenden Sie das Statistikfeld Einnahme Jahresgebühren. Dieses Feld wurde bereits in der Beispieldatei definiert. Das Feld Einnahme Jahresgebühren bildet die Summe der Beiträge im Feld Gebühr Bezahlt. 1. Klicken Sie unter Statistikfeld auf Angeben und wählen Sie Einnahme Jahresgebühren aus der Liste der verfügbaren Felder. Klicken Sie dann auf OK.

64 Lektion 9 Erstellen und Ausführen von Berichten Verwenden Sie für Kategorie zusammenfassen nach den Standardwert von Kundentyp. 3. Verwenden Sie für Zwischensummenposition den Standardwert Unter Datensatzgruppe. 4. Klicken Sie auf Zwischensumme hinzufügen. So wird FileMaker Pro angewiesen, eine Zwischensumme der gezahlten Jahresbeiträge unter jeder Mitgliedschaftskategorie zu berechnen. 5. Klicken Sie auf Weiter. 6. Klicken Sie unter Statistikfeld auf Angeben und wählen Sie Einnahme Jahresgebühren aus der Liste der verfügbaren Felder. Klicken Sie dann auf OK. So wird FileMaker Pro angewiesen, das Feld Einnahme Jahresgebühren als Endsumme zu verwenden. 7. Klicken Sie auf Endsumme hinzufügen. So wird FileMaker Pro angewiesen, eine Endsumme der Jahresgebühren zu erstellen. 8. Klicken Sie auf Weiter. Wählen eines Präsentationsstils und Erstellen von Kopf- und Fußbereich 1. Wählen Sie unter Klassisch, Warm aus. Im Assistenten wird eine Vorschau des Präsentationsstils angezeigt. Der Präsentationsstil gibt die Textgröße, die Farbe und den Stil des fertigen Berichts vor und wendet nur das aktuelle Layout und nicht alle Layouts in der Datenbank an.

65 Lektion 9 Erstellen und Ausführen von Berichten Klicken Sie auf Weiter. 3. Wählen Sie im Bereich Kopfzeile für Oben Mitte die Option Großer Spezialtext. 4. Geben Sie als Kopfbereich des Berichts Jahresgebührenbericht ein und klicken Sie anschließend auf OK. 5. Wählen Sie im Bereich Fußbereich für Unten Mitte die Option Seitennummer, um auf jeder Seite des Berichts unten eine Seitennummer anzuzeigen. 6. Klicken Sie auf Weiter. Erstellen eines Scripts zur erneuten Ausführung dieses Berichts 1. Klicken Sie auf Script erstellen. 2. Verändern Sie den angezeigten Scriptnamen nicht und klicken Sie auf Weiter. 3. Klicken Sie auf Bericht im Blätternmodus anzeigen, wenn dies nicht bereits ausgewählt ist.

66 Lektion 9 Erstellen und Ausführen von Berichten Klicken Sie auf Fertigstellen. Sie sehen den vollständigen Bericht in der Listenansicht. Für jeden Kundentyp wird eine Zwischensumme der eingenommenen Beiträge gebildet. Ganz unten im Bericht befindet sich die Endsumme aller Beiträge. Hinweis Je nach Ihren Versuchen in früheren Lektionen sieht Ihr fertiger Bericht eventuell anders aus als im folgenden Bild. Dieser Bericht gruppiert Daten nach dem Feld Kundentyp, das auch Gruppierfeld genannt wird Zwischensummen Die aktuelle Seitennummer ersetzt den Platzhalter im Seitenansichtsmodus und wird beim Druck des Berichts angezeigt Endsumme Löschen eines Datensatzes, um aktualisierte Statistikwerte anzuzeigen Wenn Sie in der Listen- oder Tabellenansicht im Blätternmodus arbeiten, aktualisiert FileMaker Pro automatisch die Statistikwerte, wenn Datenwerte hinzugefügt werden oder sich ändern. So löschen Sie einen Datensatz und sehen, wie sich die Statistikwerte dynamisch ändern:

67 Lektion 9 Erstellen und Ausführen von Berichten Wählen Sie den Datensatz für Gerard LeFranc aus. Wählen Sie den Datensatz für Gerard LeFranc aus 2. Klicken Sie auf Datensatz löschen und dann Löschen. Die Zwischensumme für neue Kunden und die Endsumme zeigen aktualisierte Werte. Speichern und Senden eines Berichts als PDF Nachdem Sie einen Bericht ausgeführt haben, können Sie ihn als PDF speichern und als - Anlage versenden. 1. Wählen Sie Datei > Datensätze speichern/senden unter > PDF. 2. Wählen Sie den Lehrgangsordner als den Speicherort für die Datei. 3. Geben Sie im Dialogfeld Datensätze als PDF speichern unter Dateiname (Windows) bzw. Sichern unter (Mac OS) Jahresgebührenbericht ein. 4. Wählen Sie für Speichern die Option Alle aufgerufenen Datensätze. 5. Wählen Sie Erstellung einer mit Datei als Anlage. 6. Klicken Sie auf Speichern. FileMaker Pro erstellt die PDF-Datei und gibt sie an Ihr -Programm weiter. Die PDF wird als Anlage in einer -Nachricht angezeigt, die Sie adressieren und versenden können. Sie können auf den Dateianhang in Ihrem -Fenster doppelklicken, um den Bericht als PDF anzusehen. Hinweis Wenn Sie einen webbasierten -Client verwenden, wählen Sie bei Schritt 5 die Option Erstellung einer mit Datei als Anlage nicht aus. Erstellen Sie eine - Nachricht in Ihrem -Client, hängen Sie die Berichtsdatei im PDF-Format manuell an und senden Sie anschließend die Nachricht. 7. Nach Beendigung dieser Lektion löschen Sie die -Nachricht und schließen Sie die Beispieldatei, indem Sie Datei (Windows) bzw. Ablage (Mac OS) > Schließen wählen. Weitere Informationen In dieser Lektion haben Sie Berichte mit gruppierten Daten und Summen in der Tabellenansicht und mit dem Assistenten für neue Layouts/neue Berichte erstellt. Ferner haben Sie einen Bericht als PDF gespeichert, um ihn als -Anlage zu versenden. Weitere Informationen zum Erstellen von Berichten finden Sie in der FileMaker Pro Hilfe.

68 Lektion 10 Daten in Diagrammen FileMaker Pro hilft Ihnen dabei, Daten in Säulen-, Balken-, Positiv-/Negativ-, Linien-, Flächen-, Streuungs-, Blasen- oder Kreisdiagrammen grafisch zu vergleichen und gegenüberzustellen. Sie können: 1 ein Schnelldiagramm im Blätternmodus erstellen und anschließend ausdrucken oder auf ein neues Layout setzen. 1 das Diagrammwerkzeug im Layoutmodus verwenden, um ein Diagramm einem neuen oder vorhandenen Layout hinzuzufügen. In dieser Lektion erstellen Sie ein Schnelldiagramm, mit dem Beitragszahlungen der Firmenkunden von Lieblingsbäckerei verglichen werden. Erstellen eines Kreisdiagramms Kreisdiagramme sind gut geeignet, um die prozentualen Anteile eines Ganzen anzuzeigen. 1. Öffnen Sie Beispiel Kopie.fmp Wählen Sie im Layout-Einblendmenü in der Layoutleiste das Layout Dateneingabe aus, wenn es nicht bereits ausgewählt ist. 3. Klicken Sie auf Tabellenansicht in der Layoutleiste. 4. Bewegen Sie den Mauszeiger über die Spalte Firma, klicken Sie auf den Abwärtspfeil und wählen Sie Aufsteigend sortieren aus. 5. Bewegen Sie den Mauszeiger über die Spalte Gebühr Bezahlt, klicken Sie auf den Abwärtspfeil und wählen Sie Diagramm > Gebühr Bezahlt nach Firma aus. Eine Vorschau des Diagramms wird im Dialogfeld Diagrammeinstellung angezeigt. In FileMaker Pro können Schnelldiagrammeinstellun gen angegeben werden Säulendiagramme werden standardmäßig in der Diagrammvorschau angezeigt. Sie können den Diagrammtyp ändern und weitere Einstellungen im Diagramm-Inspektor rechts vornehmen.

69 Lektion 10 Daten in Diagrammen Geben Sie unter Titel im Diagramm-Inspektor Einnahmen nach Firma ein. 7. Wählen Sie unter Typ die Option Kreis aus. Die Diagrammvorschau wird aktualisiert und zeigt nun den neuen Titel und den Diagrammtyp an. 8. Wählen Sie unter Optionen die Optionen Werte auf Diagramm anzeigen und Prozentwerte aus. 9. Klicken Sie auf Als Layout speichern und anschließend auf OK. Das fertiggestellte Diagramm wird im Blätternmodus angezeigt. Hinweise 1 Sie können im Layout-Einblendmenü ein Layout auswählen, das ein Schnelldiagramm enthält, um es zu einem späteren Zeitpunkt anzuzeigen. 1 Um ein Diagramm zu bearbeiten, wechseln Sie in den Layoutmodus und doppelklicken auf das Diagramm. 10. Nach Beendigung dieser Lektion schließen Sie die Datei, indem Sie Datei (Windows) bzw. Ablage (Mac OS) > Schließen wählen. Weitere Informationen Sie haben ein Kreisdiagramm erstellt, in dem ausgewertete Daten aus der aktuellen Ergebnismenge angezeigt werden. Weitere Informationen über Daten in Diagrammen finden Sie in Kapitel 3 des FileMaker Pro Benutzerhandbuchs und in der FileMaker Pro Hilfe.

70 Lektion 11 Erstellen relationaler Datenbanken Mit relationalen Datenbanken können Sie problemlos Bezugsdaten anzeigen und die Dateneingabe optimieren. Sie geben die Daten einmal ein und können sie anschließend in Bezugstabellen oder -dateien anzeigen und verwenden. Diese Lektion beinhaltet: 1 Arbeitsweise relationaler Datenbanken 1 Definieren einer Beziehung 1 Anzeigen von Daten aus einem Bezugsdatensatz 1 Anzeigen einer Liste von Bezugsdatensätzen Die Beispieldatei in dieser Lektion verwendet zwei Tabellen: 1 eine Tabelle Kunden mit Datensätzen für einzelne Kunden von Lieblingsbäckerei 1 eine Tabelle Firmen mit Datensätzen für Firmen, in denen diese Kunden angestellt sind Jede Firma hat mehrere Mitarbeiter (Kunden von Lieblingsbäckerei). Anzeigen eines Bezugsdatensatzes in einer Datei Definieren einer Beziehung zu einer anderen Datei 1. Öffnen Sie Beispiel Kopie.fmp12. Die Datei enthält die Tabellen, aber nicht die Beziehungsstruktur. Sie werden jetzt die Struktur aufbauen. 2. Wählen Sie Datei (Windows) bzw. Ablage (Mac OS) > Verwalten > Datenbank. 3. Klicken Sie auf das Register Beziehungen. Das Beziehungsdiagramm wird angezeigt. Das Beziehungsdiagramm zeigt alle Tabellen in der aktuellen Datei. Wenn Sie im Beziehungsdiagramm mit Tabellen arbeiten, verwenden Sie sie, um mit ihrer Hilfe die Ansicht Ihrer Daten im Layout zu organisieren. Jede Instanz (oder jedes Auftreten) einer Tabelle im Beziehungsdiagramm repräsentiert eine separate Sicht auf Ihre Daten. Wenn Sie eine Beziehung zwischen zwei Tabellen erstellen, machen Sie die in einer der Tabellen gespeicherten Daten der anderen Tabelle entsprechend den Abgleichsfeldern und den für die Beziehung festgelegten Kriterien zugänglich. 4. Klicken Sie in der Tabelle Kunden auf das Feld Firma und ziehen Sie eine Linie zum Feld Firma in der Tabelle Firmen. Das Feld Firma ist also das Abgleichsfeld.

71 Lektion 11 Erstellen relationaler Datenbanken Lassen Sie die Maustaste los. Die von Ihnen erstelle Beziehung wird angezeigt. Diese Beziehung basiert auf übereinstimmenden Daten im Feld Firma in beiden Tabellen. Datensätze stehen in einer Beziehung zueinander, wenn die Daten im Feld Firma einer Tabelle den Daten im Feld Firma der anderen Tabelle entsprechen. 6. Klicken Sie auf OK, um die Beziehung zu speichern. Anzeigen von Daten aus einem Bezugsdatensatz Nachdem Sie die Beziehung definiert haben, können Sie ein Layout so verändern, dass es Daten unter Verwendung dieser Beziehung anzeigt. In diesem Fall soll die Firmenadresse angezeigt werden. 1. Wählen Sie Firmenkontoinformation aus dem Layout-Einblendmenü in der Layoutleiste. 2. Klicken Sie auf Layout bearbeiten in der Layoutleiste. 3. Ziehen Sie unter Verwendung des Feldwerkzeugs in der Statussymbolleiste ein Feld in das Layout. Das Dialogfeld Feld angeben zeigt eine Liste der Felder in dieser Tabelle an. 4. Klicken Sie auf Aktuelle Tabelle ( Kunden ) und wählen Sie die Tabelle Firmen aus der Liste. Jetzt wird eine Liste der Felder in der Bezugstabelle Firmen angezeigt. Die Doppelpunkte (::) vor jedem Feldnamen zeigen an, dass diese Felder Bezugsfelder sind, d. h., sie sind nicht in der Tabelle Kunden definiert, in der Sie gerade arbeiten. Diese Bezugsfelder zeigen Daten aus der Bezugsdatei an. 5. Wählen Sie ::Firmenadresse. 6. Wählen Sie Feldbeschriftung erstellen (wenn nicht bereits ausgewählt) und klicken Sie dann auf OK. 7. Wiederholen Sie die Schritte 3-6 für ::Ort und ::Land. 8. Verschieben Sie die Felder, falls notwendig, und passen Sie die Größe an, sodass die Felder groß genug sind, um alle in ihnen enthaltenen Daten anzuzeigen. Wenn Sie fertig sind, sollten die Felder so aussehen: 9. Klicken Sie auf Layout speichern und klicken Sie dann auf Layout verlassen in der Layoutleiste, um in den Blätternmodus zurückzukehren.

72 Lektion 11 Erstellen relationaler Datenbanken Klicken Sie auf das Buch in der Statussymbolleiste, um zwischen den Datensätzen zu wechseln, bis die Änderung des Firmennamens angezeigt wird. Das Layout Firmenkontoinformationen beruht zwar auf der Tabelle Kunden, aber Sie können wegen der zuvor in dieser Lektion eingerichteten Beziehung Adressen aus der Tabelle Firmen anzeigen. Anzeigen einer Liste von Bezugsdatensätzen Beziehungen sind bidirektional. Die Beziehung zwischen den Tabellen Kunden und Firmen zeigt Daten (Firmenadressen) aus der Tabelle Firmen an. Als Nächstes werden Sie die gleiche Beziehung verwenden, um Daten (Kundennamen) aus der Tabelle Kunden anzuzeigen. Erstellen eines Ausschnitts zum Anzeigen übereinstimmender Datensätze Sie können einen Ausschnitt in ein Layout einfügen, um Daten aus Bezugsfeldern anzuzeigen. 1. Wählen Sie das Layout Firmen aus dem Layout-Einblendmenü. Bevor Sie Daten aus Bezugsdatensätzen anzeigen können, müssen Sie eine Beziehung definieren. Jetzt werden Sie die Beziehung zu der Tabelle Kunden verwenden, die Sie bereits in dieser Lektion definiert haben, aber die Beziehung muss geändert werden, damit die Erstellung von Datensätzen in einer Bezugstabelle zugelassen wird. 2. Wählen Sie Datei (Windows) bzw. Ablage (Mac OS) > Verwalten > Datenbank und klicken Sie auf das Register Beziehungen, wenn es nicht bereits ausgewählt ist. 3. Doppelklicken Sie im Beziehungsdiagramm auf den relationalen Operator, um das Dialogfeld Beziehung bearbeiten anzuzeigen. 4. Wählen Sie unten im Dialogfeld unter Kunden die Option Erstellung von Datensätzen in dieser Tabelle über diese Beziehung zulassen. So können Sie der Kundentypliste einen Namen hinzufügen. Aktivieren Sie diese Option. 5. Klicken Sie auf OK und erneut auf OK, um das Dialogfeld Datenbank verwalten zu schließen.

73 Lektion 11 Erstellen relationaler Datenbanken Verwenden Sie das Buchsymbol oder den Schieberegler in der Statussymbolleiste, um bei Bedarf zum ersten Firmendatensatz (ABC GmbH) zu wechseln. 7. Klicken Sie auf Layout bearbeiten in der Layoutleiste. 8. Wählen Sie das Ausschnittwerkzeug in der Statussymbolleiste aus und ziehen Sie ein Rechteck im Layout für die Liste der Namen auf. 9. Wählen Sie im Dialogfeld Ausschnitteinstellung die Tabelle Kunden unter Bezugsdatensätze zeigen von aus. 10. Aktivieren Sie Vertikaler Rollbalken. 11. Geben Sie in Anzahl der Zeilen die Zahl 4 ein. 12. Klicken Sie auf OK. Hinzufügen der Felder und Formatieren des Ausschnitts 1. Markieren Sie im Dialogfeld Felder zu Ausschnitt hinzufügen das Feld Vorname und verschieben Sie es in die Liste Aufgenommene Felder. 2. Markieren und verschieben Sie das Feld ::Nachname. 3. Klicken Sie auf OK. 4. Verwenden Sie das Textwerkzeug in der Statussymbolleiste und erstellen Sie Feldbeschriftungen über den Feldern Vorname und Nachname im Ausschnitt. Wenn Sie fertig sind, sollte der Ausschnitt so aussehen: 5. Klicken Sie auf Layout speichern und dann Layout verlassen, um die Liste der Kunden in jeder Firma anzuzeigen. Hinweis Je nach Ihren Versuchen in früheren Lektionen kann Ihr Ausschnitt anders als der nachfolgende abgebildete aussehen. Der Ausschnitt zeigt eine Kundenliste aus der Bezugstabelle an

74 Lektion 11 Erstellen relationaler Datenbanken Testen Sie die neue Struktur: Geben Sie den Namen eines neuen Kunden der ABC-Unternehmen ein. Klicken Sie hier, um für diese Firma einen neuen Kunden einzugeben 7. Wählen Sie Dateneingabe aus dem Layout-Einblendmenü in der Layoutleiste, um den neuen Datensatz anzuzeigen. Wenn Sie den neuen Kunden hinzufügen, erstellt die Beziehung automatisch einen Datensatz für diesen Kunden in der Tabelle Kunden. Klicken Sie auf das Register Bezahlstatus des neuen Datensatzes. Der Firmenname ABC-Unternehmen wird automatisch in das Abgleichsfeld eingegeben, da der Name dem Ausschnitt des Datensatzes ABC-Unternehmen hinzugefügt wurde. 8. Nach Beendigung dieser Lektion schließen Sie die Datei, indem Sie Datei > Schließen wählen. Weitere Informationen Sie haben gelernt, wie einfache Beziehungen verwendet und erstellt werden. Dieser Lehrgang beinhaltet lediglich Grundlagen. Beim Aufbau eines relationalen Datenbanksystems müssen viele weitere Punkte berücksichtigt werden. Lesen Sie Kapitel 4 im FileMaker Pro Benutzerhandbuch und die Informationen zu Beziehungen in der FileMaker Pro Hilfe, bevor Sie Beziehungen in Ihren eigenen Dateien verwenden.

75 Lektion 12 Gemeinsame Nutzung und Austausch von Daten Sie können Daten mit FileMaker Pro und FileMaker Server über ein Netzwerk oder mit Instant Web Publishing über das Internet gemeinsam verwenden. Sie können Daten auch per Import in FileMaker Pro-Dateien aus anderen Anwendungen oder per Export von FileMaker Pro-Dateien in andere Anwendungen gemeinsam nutzen. Diese Lektion beinhaltet: 1 Aktivierung von Netzwerk-Sharing für FileMaker Pro-Dateien 1 Importieren von Daten in eine FileMaker Pro-Datei Gemeinsame Nutzung von Daten Sie können FileMaker Pro-Datenbanken in Ihrem Netzwerk mithilfe von FileMaker Network Sharing gemeinsam nutzen, wodurch bis zu neun Benutzer von FileMaker Pro oder FileMaker Go gleichzeitig auf dieselbe Datenbank zugreifen und sie verwenden können. Wenn Sie Dateien mit mehr als 9 gleichzeitigen Benutzern im Netzwerk verwenden müssen, können Sie FileMaker Server verwenden, der größeren Netzwerkdurchsatz, mehr Sicherheit und mehr Benutzern gleichzeitigen Zugriff auf eine Datei bietet. Mithilfe von Instant Web Publishing können Sie FileMaker Pro-Layouts als Web-Seiten veröffentlichen und damit jedem Benutzer mit einem Webbrowser in Ihrem Intranet (oder im Internet) den Zugriff auf Ihre FileMaker Pro-Datenbanken erlauben. Sie können Informationen zwischen FileMaker Pro und anderen Programmen austauschen, indem Sie Daten importieren und exportieren. Beispielsweise können Sie Daten importieren, die sich in einer anderen Datenbank oder einer Tabellenkalkulation befinden, oder Adressdaten exportieren, um personalisierte Serienbriefe mit einer Textverarbeitung zu erstellen. Wenn Sie Daten im- oder exportieren, werden die Daten in die Zieldatei kopiert und nicht gemeinsam von den Anwendungen verwendet. Aktivieren von FileMaker-Netzwerk-Sharing Wenn Ihr Computer an ein Netzwerk angeschlossen ist, können Sie und andere FileMaker Pro- Benutzer gleichzeitig dieselbe Datenbank verwenden. Wichtig Ihre FileMaker Pro-Lizenzvereinbarung erlaubt die gleichzeitige Nutzung des Programms in einem Netzwerk nur dann, wenn Sie eine Lizenz für jeden einzelnen Computer erworben haben, auf dem FileMaker Pro installiert ist. Dieselbe Software-Lizenz darf nicht auf verschiedenen Computern gemeinsam benutzt werden. Der erste Anwender, der eine gemeinsam benutzte Datei öffnet, ist der Host. Jeder Benutzer, der auf die bereitgestellte Datei zugreift oder sie öffnet, ist ein Client.

76 Lektion 12 Gemeinsame Nutzung und Austausch von Daten 76 Der Host öffnet die Datei Clients bauen Verbindungen zur gemeinsam benutzten Datei auf Wenn eine gemeinsam benutzte Datei geöffnet ist, können Host und Clients auf dieselben Informationen zugreifen und alle Änderungen an der Datei werden im Fenster jedes Benutzers angezeigt. Änderungen, die einer der Benutzer an den Daten, Scripts oder Layouts vornimmt, werden in der gemeinsamen Datei gespeichert. Eine gemeinsam benutzte Datei wird auf der Platte gespeichert, auf der sich die Datei befindet. Sortierfolgen, Suchabfragen, Importfeldfolge, Exportfeldfolge und Druckeinstellungen sind spezifisch für die einzelnen Benutzer. So aktivieren Sie FileMaker-Netzwerk-Sharing: 1. Öffnen Sie Beispiel Kopie.fmp12. Hinweis Um den Sharing-Status in Ihren eigenen Dateien zu aktivieren oder zu ändern, müssen Sie sie mit einem Konto öffnen, das über das Zugriffsrecht Erweiterte Zugriffsrechte verwalten verfügt. Informationen über Konten, Passwörter und Berechtigungen finden Sie in Lektion Wählen Sie Datei (Windows) bzw. Ablage (Mac OS) > Sharing > FileMaker-Netzwerk. 3. Klicken Sie im Dialogfeld FileMaker-Netzwerkeinstellungen unter Netzwerk-Sharing auf Ein. Die TCP/IP-Adresse Ihres Systems wird unterhalb der Netzwerk-Sharing-Steuerelemente angezeigt.

77 Lektion 12 Gemeinsame Nutzung und Austausch von Daten 77 Beispiel Kopie.fmp12 ist in der Liste ausgewählt. Ein auswählen, um Netzwerkfreigabe zu aktivieren Stufe des Netzwerkzugriffs für Beispiel Kopie.fmp12 wählen 4. Wählen Sie für Netzwerkzugriff auf die Datei die Option Alle Benutzer. 5. Klicken Sie auf OK. Hinweis Windows: Eventuell erhalten Sie eine Sicherheitswarnung des Betriebssystems, wenn Sie Netzwerk-Sharing in FileMaker Pro aktivieren. Beispiel Kopie wird jetzt auf Ihrem Computer bereitgestellt. Sie müssen diese Datei geöffnet lassen, damit sie Benutzern in Ihrem Netzwerk zur Verfügung steht. Öffnen einer Remote-Datei Eine Datei wird als remote bezeichnet, wenn sie auf einem anderen Computer im Netzwerk gespeichert ist. Nachdem ein Host eine gemeinsam benutzte Datei in FileMaker Pro geöffnet hat, können bis zu neun Benutzer eine Verbindung zu der Remote-Datei als Client aufbauen. So öffnen Sie eine Remote-Datei: 1. Wählen Sie Datei (Windows) bzw. Ablage (Mac OS) > Remote öffnen. 2. Wählen Sie für Anzeige Lokale Hosts, um eine Liste der Hosts anzuzeigen. Hinweis Wenn sich Ihr Computer nicht in einem Netzwerk befindet oder wenn zurzeit keine FileMaker Pro-Dateien bereitgestellt werden, werden im Dialogfeld Remote-Datei öffnen keine Dateien angezeigt.

78 Lektion 12 Gemeinsame Nutzung und Austausch von Daten 78 Wählen, um eine Liste der Hosts anzuzeigen Wählen Sie den Computer, der die zu öffnende Datei bereitstellt Um die Liste einzuschränken, geben Sie einige Buchstaben des Dateinamens ein, nach dem Sie suchen Die zu öffnende Datei auswählen Oder geben Sie den Netzwerkpfad der zu öffnenden Datei ein 3. Wählen Sie einen Host und dann die zu öffnende Datei. 4. Klicken Sie auf Öffnen. Abhängig von der Einrichtung des Datei-Sharings auf dem Host müssen Sie möglicherweise den Kontonamen, das Passwort und den Domänennamen (nur Windows) eingeben, um die Remote-Datei zu öffnen. 5. Schließen Sie eventuell geöffnete Remote-Dateien. Deaktivieren von FileMaker-Netzwerk-Sharing So deaktivieren Sie FileMaker-Netzwerk-Sharing von Beispiel Kopie: 1. Wählen Sie in der Datei Beispiel Kopie.fmp12 Datei (Windows) bzw. Ablage (Mac OS) > Sharing > FileMaker-Netzwerk. 2. Wählen Sie im Dialogfeld FileMaker-Netzwerkeinstellungen die Datei Beispiel Kopie.fmp12 aus der Liste Aktuell geöffnete Dateien. 3. Klicken Sie bei Netzwerkzugriff auf Datei auf Keine Benutzer. 4. Um die Netzwerkfreigabe aller Dateien zu deaktivieren, klicken Sie bei Netzwerk-Sharing auf Aus. 5. Klicken Sie auf OK. Beispiel Kopie wird nicht länger auf Ihrem Computer bereitgestellt. Erläuterungen zum Datenaustausch Sie können Informationen zwischen FileMaker Pro und anderen Programmen austauschen, indem Sie Daten importieren und exportieren. Sie können: 1 Daten in eine bestehende FileMaker Pro-Datei importieren, entweder in eine neue oder eine bestehende Tabelle 1 Daten mit ODBC-Datenquellen gemeinsam nutzen und aus diesen importieren 1 Daten aus anderen Programmen in neue FileMaker Pro-Dateien umwandeln 1 Daten zur Verwendung in anderen Programmen exportieren.

79 Lektion 12 Gemeinsame Nutzung und Austausch von Daten 79 Speichern und Senden von Daten Sie können FileMaker Pro-Daten als Microsoft Excel-Datei oder als PDFspeichern. So können Sie Ihre Daten an Benutzer weitergeben, die nicht über FileMaker Pro verfügen. Mit FileMaker Pro können Sie die Excel-Datei bzw. die PDF per versenden, wenn Sie sie speichern. Sie können zudem Scripts erstellen, um Datensätze als Excel- oder PDF zu speichern/senden. FileMaker Pro kann -Nachrichten an einen oder mehrere Empfänger senden. Sie können Empfänger, den Nachrichtenbetreff usw. manuell eingeben oder Sie können Werte aus Feldern oder Berechnungen verwenden.sie können auch Scripts erstellen, um s zu senden oder einen Snapshot-Link für Ihre Datenbank zu senden, der eine Ergebnismenge erfasst und sie für einen anderen Benutzer anzeigt. Unterstützte Dateiformate für Import und Export Die meisten Anwendungen speichern Daten in ihrem eigenen Dateiformat, die meisten können jedoch Informationen über Zwischenformate austauschen. Zum Beispiel kann FileMaker Pro Dateien in den Formaten Microsoft Excel, TAB (durch Tabulatoren getrennter Text), CSV (durch Kommata getrennte Werte) und XML sowie in anderen Formaten importieren und/oder exportieren. Wenn Sie Daten mit einem anderen Programm austauschen möchten, prüfen Sie die Dokumentation, die mit dem Programm geliefert wurde, um ein gemeinsames zwischengeschaltetes Dateiformat zu bestimmen, das sowohl FileMaker Pro als auch das andere Programm unterstützt. Hinweis Die meisten Dateiformate importieren oder exportieren keine Formateinstellungen wie Schrift, Größe, Stil und Farbe. Über das Importieren von Daten Es gibt verschiedene Arten, Daten in eine bestehende Datei zu importieren. Sie können: 1 einer bestehenden Tabelle neue Datensätze hinzufügen. 1 eine neue Tabelle aus importierten Daten erstellen. 1 vorhandene Datensätze in einer bestehenden Tabelle aktualisieren. 1 übereinstimmende Datensätze in einer bestehenden Tabelle aktualisieren. Wichtig Bestimmte Importoptionen, die vorhandene und passende Datensätze aktualisieren, überschreiben beide während des Importvorgangs vorhandene Daten. Das kann nicht rückgängig gemacht werden. Wählen Sie Datei (Windows) bzw. Ablage (Mac OS) > Kopie speichern unter, um eine Sicherungskopie der Datei zu erstellen, bevor Sie einen Import durchführen, der Datensätze aktualisiert. Die Datei, aus der Sie Daten importieren, ist die Quelle. Die Datei, in die Sie Daten importieren, ist das Ziel. Importieren von Daten in die Beispieldatei 1. Wählen Sie in Beispiel Kopie.fmp12 im Layout-Einblendmenü das Layout Dateneingabe aus, wenn es nicht bereits ausgewählt ist. 2. Wählen Sie Datei (Windows) bzw. Ablage (Mac OS) > Datensätze importieren> Datei.

80 Lektion 12 Gemeinsame Nutzung und Austausch von Daten Wählen Sie für Dateityp (Windows) bzw. Format (Mac OS) die Option Alle Dateien (Windows) bzw. Alle verfügbaren (Mac OS) und dann MeineDatei.fmp12 im Ordner Lehrgang. MeineDatei.fmp12 ist die Datei, die Sie in Lektion 4 erstellt haben und die Quelldatei für diese Datenimportübung. 4. Klicken Sie auf Öffnen. Das Dialogfeld Zuordnung der Importfelder wird angezeigt. 5. Wählen Sie für Ziel die Option Aktuelle Tabelle ( Kunden ). 6. Wählen Sie für Importaktion die Option Neue Datensätze hinzufügen. 7. Stellen Sie sicher, dass sich das Feld Vorname in Quellfelder in der gleichen Zeile befindet wie das Feld Vorname in Zielfelder. Sie können die Zielfelder nach oben und unten in der Liste bewegen, indem Sie den Schieberegler verwenden. Platzieren Sie den Zeiger über den Doppelpfeil, um den Schieberegler zu aktivieren. 8. Wiederholen Sie Schritt 7 für Nachname. 9. Stellen Sie sicher, dass ein zwischen den Feldern Vorname und Nachname angezeigt wird. Wenn Sie keinen zwischen den passenden Feldern sehen, klicken Sie auf (Windows) oder (Mac OS), um die Einstellung zu ändern. Die verbleibenden Felder sollten (Windows) oder (Mac OS) zwischen ihnen haben. Die Daten in diesen Feldern werden nicht in die Zieldatei importiert. Pfeile zeigen, dass Daten in die Felder rechts importiert werden Quelldatei, aus der importiert wird Zieldatei, in die die Daten importiert werden Felder in der Quelldatei Felder in der Zieldatei Importaktion 10. Klicken Sie auf Importieren. 11. Wählen Sie im Dialogfeld Importoptionen die gewünschten Optionen und klicken Sie auf Importieren.

81 Lektion 12 Gemeinsame Nutzung und Austausch von Daten Klicken Sie im Dialogfeld Importzusammenfassung dann auf OK. Datensätze in MeineDatei.fmp12, die Vornamen und Nachnamen enthalten, werden der Datei Beispiel Kopie.fmp12 hinzugefügt. Die aktuelle Ergebnismenge enthält die neu importierten Datensätze. Blättern Sie durch die neuen Datensätze, um die importierten Daten zu überprüfen. Klicken Sie auf Alle zeigen in der Statussymbolleiste, um alle Datensätze in der Datei anzuzeigen. 13. Nach Beendigung dieser Lektion schließen Sie die Beispieldatei, indem Sie Datei (Windows) bzw. Ablage (Mac OS) > Schließen wählen. Weitere Informationen Sie haben gelernt, Datei-Sharing mit FileMaker Pro zu aktivieren und Daten in eine FileMaker Pro-Datei zu importieren. Weitere Informationen über das Sharing und das Importieren von Daten in FileMaker Pro finden Sie in Kapitel 5 im FileMaker Pro Benutzerhandbuch und in der FileMaker Pro Hilfe. Informationen über das Veröffentlichen von Datenbanken im Web finden Sie im Handbuch FileMaker Instant Web Publishing.

82 Lektion 13 Datenschutz in FileMaker Pro Zwar bietet Ihr Betriebssystem Sicherheitsfunktionen für Dateien, Sie sollten jedoch die Konten und Berechtigungen von FileMaker Pro verwenden, um Ihre Daten zu schützen. In FileMaker Pro schränken Sie ein, welche Benutzer auf eine Datei zugreifen können, wenn Sie Dateien durch Konten und Passwörter schützen. Der von Benutzern eingegebene Kontoname und das Passwort bestimmen, welche Berechtigung verwendet wird. Die Berechtigungen beschränken die Möglichkeiten des Benutzers in der Datei. Diese Lektion beinhaltet: 1 Funktionsweise von Konten, Passwörtern und Berechtigungen zum Schutz Ihrer Daten 1 Erstellung von Konten, Passwörtern und Berechtigungen Erstellen eines Kontos und Passworts Über Konten Konten authentifizieren Benutzer, die versuchen, eine geschützte Datei zu öffnen. Ein Konto besteht aus einem Kontonamen und in der Regel einem Passwort. Konten können für einzelne Benutzer oder für eine Gruppe von Benutzern, zum Beispiel ein Konto Marketing, eingerichtet werden. Gemeinsame Konten empfehlen sich, wenn Sie weniger Konten führen wollen und der Zugriff von Einzelpersonen auf die Datenbankdatei nicht nachvollzogen werden muss. Es ist jedoch sicherer, viele Konten zu erstellen, als wenn sich mehrere Benutzer ein Konto teilen. Passwörter unterscheiden Groß-/Kleinschreibung, Kontennamen nicht. Wenn Sie eine Datenbank erstellen, werden zwei vordefinierte Konten (Admin und Gast) angelegt und es stehen drei vordefinierte Berechtigungen ( Voller Zugriff, Nur Dateneingabe und Nur Lesezugriff ) zur Verfügung. Das Admin-Konto hat kein Passwort und verfügt über die Berechtigung für vollen Zugriff, die den Zugriff auf sämtlichen Inhalt der Datei gestattet. Das Gastkonto gestattet Benutzern das Öffnen einer Datei, ohne Kontoinformationen anzugeben, hat kein Passwort und besitzt nur Leseberechtigung. Vordefinierte Konten Benutzerdefinierte Konten Passwörter und Zugriffsrechte für vordefinierte Konten können geändert werden.

83 Lektion 13 Datenschutz in FileMaker Pro 83 So erstellen Sie ein Konto und ein Passwort: 1. Öffnen Sie Beispiel Kopie.fmp Wählen Sie Datei (Windows) bzw. Ablage (Mac OS) > Verwalten > Sicherheit. 3. Klicken Sie im Register Konten auf Neu. 4. Wählen Sie für Konto wird authentifiziert über die Option FileMaker. 5. Geben Sie für Kontoname den Namen Le Nguyen ein. 6. Geben Sie für Passwort lgusen ein Hinweis Aus Sicherheitsgründen werden Passwörter nie in FileMaker Pro in Klartext angezeigt. Notieren Sie sich immer die Passwörter, die Sie bei der Einrichtung von Konten eingeben, und geben Sie die Passwörter dann den entsprechenden Benutzern. Bewahren Sie Passwörter an einem sicheren Platz auf für den Fall, dass sie vergessen werden, und damit sie nicht gestohlen werden können. 7. Wählen Sie Benutzer muss Passwort bei nächster Anmeldung ändern. In den meisten Fällen sollte ein Konto, das mehrere Benutzer gemeinsam verwenden, bei der ersten Anmeldung keine Passwortänderung verlangen. Stattdessen sollten Sie ein Passwort festlegen und es allen Benutzern mitteilen, die es benötigen. Auch sollte die Berechtigung für ein gemeinsames Konto keine Passwortänderungen erlauben, da sonst ein Benutzer das Passwort ändern und alle anderen Benutzer aussperren könnte. 8. Wählen Sie für Kontostatus die Option Aktiv. 9. Wählen Sie für Berechtigungen die Option [Nur Lesezugriff]. 10. Geben Sie für Beschreibung Kundendienst ein. Geben Sie Einstellungen für dieses Konto ein. 11. Klicken Sie auf OK. Das neue Konto wird zusammen mit den Gast- und Admin-Konten aufgeführt. 12. Klicken Sie auf OK. Eine Warnung informiert Sie, dass das Admin-Konto in der Beispieldatei nicht passwortgeschützt ist. Sie müssen diese Einstellung bestätigen, bevor FileMaker Pro Sie fortfahren lässt. 13. Klicken Sie auf Zulassen, um die Warnung zu schließen. Das Fenster Anmeldung mit vollem Zugriff bestätigen wird angezeigt.

84 Lektion 13 Datenschutz in FileMaker Pro Geben Sie Admin für Voller Zugriff ein, lassen Sie Passwort leer und klicken Sie dann auf OK. Hinweis Schützen Sie das Admin-Konto in Dateien, die Sie erstellen, aus Sicherheitsgründen stets durch ein Passwort. Erstellen einer Berechtigung Über Berechtigungen Berechtigungen geben eine Zugriffsebene für eine Datenbankdatei an. Zusätzlich bietet FileMaker Pro erweiterte Zugriffsrechte, die die Sharing-Optionen für Dateien festlegen. Vordefinierte Berechtigungen Jede neue Datenbankdatei enthält drei vordefinierte Berechtigungen: 1 Voller Zugriff gestattet den Zugriff auf und die Änderung von allen Elementen in der Datei. 1 Nur Dateneingabe gestattet nur die Anzeige und Eingabe von Daten. 1 Nur Lesezugriff gestattet die Anzeige, aber nicht das Ändern von Daten. In jeder Datenbank muss es mindestens ein Konto mit vollem Zugriff geben. Aus Sicherheitsgründen sollte dieses Konto ein Passwort besitzen. Sie können vordefinierte Berechtigungen weder ändern noch löschen, Sie können nur ihre erweiterten Zugriffsrechte aktivieren oder deaktivieren. Aber Sie können vordefinierte Berechtigungen duplizieren und die Kopie ändern, um sie anderweitig einzusetzen. Vordefinierte Berechtigungen Eigene Berechtigungen Vordefinierte Berechtigungen in FileMaker Pro bieten gemeinsame Typen des Datenzugriffs, mit benutzerdefinierten Berechtigungen können Sie den Zugriff auf bestimmte Aspekte einer Datenbank wie die Anzeige bestimmter Layouts, die Verfügbarkeit bestimmter Menüs oder die Möglichkeit des Druckens beschränken. Erweiterte Zugriffsrechte Erweiterte Zugriffsrechte bestimmen die Optionen zur gemeinsamen Datenbenutzung, die eine Berechtigung erlaubt, z. B. ob Benutzer eine gemeinsam benutzte Datei öffnen oder eine Datenbank in einem Webbrowser anzeigen können.

85 Lektion 13 Datenschutz in FileMaker Pro 85 Erstellen einer eigenen Berechtigung Nehmen wir an, Ihr Unternehmen setzt zu bestimmten Jahreszeiten Zeitarbeiter ein. Diese Mitarbeiter benötigen Zugriff auf Ihre Daten, Sie wollen aber nicht, dass Zeitarbeiter Informationen in Ihrer Datenbank ausdrucken oder exportieren können. Sie können eine bestimmte Berechtigung für Zeitarbeiter erstellen, die das Drucken oder Exportieren von Daten nicht zulässt. 1. Wählen Sie Datei (Windows) bzw. Ablage (Mac OS) > Verwalten > Sicherheit. 2. Klicken Sie auf das Register Berechtigungen. 3. Wählen Sie die Berechtigung [Nur Dateneingabe] und klicken Sie dann auf Duplizieren. Nur Dateneingabe Kopie ist ausgewählt. 4. Klicken Sie auf Bearbeiten. 5. Geben Sie für Berechtigungenname Aushilfen ein. 6. Geben Sie für Beschreibung Kein Druck oder Export von Daten ein. 7. Deaktivieren Sie Drucken und Exportieren. Deaktivieren Sie Drucken und Exportieren Erweiterte Berechtigungseinstellungen werden hier angezeigt 8. Klicken Sie auf OK. Zeitarbeiter wird in der Berechtigungsliste angezeigt. Sie können diese Berechtigung für ein oder mehrere Konten verwenden. 9. Klicken Sie auf OK. 10. Klicken Sie auf Zulassen, um die Warnung zu schließen. Das Fenster Anmeldung mit vollem Zugriff bestätigen wird angezeigt. 11. Geben Sie Admin für Voller Zugriff ein, lassen Sie Passwort leer und klicken Sie dann auf OK. 12. Wenn Sie diese Lektion abgeschlossen haben, beenden Sie FileMaker Pro, um alle geöffneten Dateien zu schließen. Weitere Informationen Sie haben gelernt, wie Sie Konten und Passwörter erstellen und Berechtigungen zuweisen. Sie haben zudem gelernt, wie Sie eigene Berechtigungen erstellen und wie Sie sie für Ihre Zwecke verwenden können. Weitere Informationen über den Schutz Ihrer Datenbanken mit Konten, Passwörtern und Berechtigungen finden Sie in Kapitel 6 des FileMaker Pro Benutzerhandbuchs und in der FileMaker Pro Hilfe.