Bewusste Softwareauswahl. Prozessorientiert zum passenden IT-System.

Transkript

1 Folie 1 Bewusste Softwareauswahl., myconsult GmbH Wer die Wahl hat, hat die Qual! Rezepte für einen erfolgreichen IT-Einkauf - ebusiness-lotse-ostwestfalen-lippe Herford,

2 Mittelstand. Klassische Ausgangssituation. Folie 2 Stark ausgeprägtes Abteilungsdenken Vielzahl häufig eigenentwickelter Softwarelösungen Historisch gewachsen Häufig Insellösungen Hohe Anzahl an Schnittstellen Mehrfacherfassung von Daten Redundante Datenhaltung Inkonsistenzen Prozesse gekennzeichnet durch eine Vielzahl von Medienund Systembrüchen Steigende Anforderungen des Marktes Steigender Wettbewerbsdruck

3 Quelle: Kevin Kratka, Bewusste Softwareauswahl. Folie 3 Vielzahl an ERP Systemen und Anbietern Hohes Risiko Langfristige Bindung

4 Vielzahl an Informationsquellen Folie 4 Marktübersichten Internet, Literatur Mitarbeiter, bekannte Unternehmen, Anbieter Messen

5 Wie kommen wir zu einer guten Entscheidung

6 Folie 6 Quelle: Prof. Dr. Kundisch, Universität Paderborn

7 Vorab Folie 7 Die Auswahl und Einführung einer komplexen IT-Lösung ist ein Projekt! Setzen Sie ein Projekt auf Klären Sie den Projektauftrag und die Ziele Setzen Sie sich mit den verschiedenen Interessen kritisch auseinander Binden Sie Wissensträger/Key User in das Projekt mit ein Schaffen Sie bei allen Interessenträgern ein (positives) Bewusstsein für das Projekt Etablieren Sie eine Projektkultur und leben Sie diese Planen Sie das Projekt Ziele Zeitlich und sachlogisch Meilensteine

8 Schritte zur prozessorientierten Folie 8 Soll-Konzept Abgrenzung Schwachstellenanalyse Aufbauorganisation und Prozesse IT Definition Soll Aufbauorganisation und Prozesse IT Anforderungen an IT-System ableiten Vorselektion Anbieter Abgleich Anforderungen mit Lösungen Anbieter Auswahl des IT- Systems Vertragliche Gestaltung

9 . Worauf Sie achten sollten. Folie 9 Grenzen Sie klar ab, was betrachtet werden soll und was nicht Verschaffen Sie sich Klarheit über die Ausgangslage Wie sieht die Aufbauorganisation aus? Wie sind die Prozesse gestaltet? Wie sieht die IT-Landschaft aus? Lokalisieren Sie die Schwachstellen Wo sind die Druckpunkte? Wie sehen Änderungsbedarfe dazu aus? Welche Änderungsbedarfe bieten Potenzial Dokumentieren Sie die Ergebnisse

10 Folie 10. Beispiel Prozessmodellierung (BPMN).

11 . Beispiel Schwachstellenmatrix. Bewusste Softwareauswahl. Schwachstellenmatrix Symptome Ursachen Änderungsbedarfe 1 Mangelnde Prozessdisziplin fehlendes Prozessverständnis der Mitarbeiter Mangelnde Prozesstransparenz 29 Unschärfen in den Verantwortlichkeiten Unkenntnis über Stellenbezeichnungen und damit verbundene Aufgaben-/ 2 Verantwortungsbereiche der eigenen Position im Unternehmen trotz gleicher 3 Stellenbezeichnung Unterschiedliche Wahrnehmung 11 Mangelnde Informationsverfügbarkeit 19 Anfertigen unzähliger Kopien 30 Mangelnde Kommunikation fehlende Integration der unterschiedlichen IT-Lösungen 31 Definition von Verantwortlichkeiten und Aufgabenbereichen 34 Entwicklung eines umfassenden Kommunikationskonzepts 35 4 Steigende Papierflut 12 Mangelnde interne Informationsweitergabe 5 Fehlende/inkonsistente bzw. Fehlerhafte Informationen Mehrfache, manuelle Erfassung von Daten 13 Viele Medien- und Systembrüche 26 Einführung einer integrierten IT- Lösung im Unternehmen 36 Aussagefähigkeit im Sinne von Controlling nur unter großem Aufwand möglich 6 Handschriftliche Notizen auf den Kopien 14 Fehlende Transparenz von Dokumenten/Informationen 20 Unübersichtliche Auftragsordner (Ordner = Laufzettel im Unternehmen) 23 papierbasierte Verteilung von Infos im Unternehmen 27 Etablieren eines zielgerichteten Kennzahlensystems 37 Verzögerung von Prozessen/ Arbeitsabläufen 7 15 Aufwändige Informationsbeschaffung 24 Fehlende Kennzahlen 38 Umfassende Definition ITgestützter Soll-Prozesse (Wiederaufnahme der Qualitätsoffensive) Hohe Anzahl an z.t. unterschiedlichen Formularen, von denen einige gar nicht genutzt 8 werden Keine konsequente Um- und Durchsetzung von Standards/ Richtlinien 16 Qualitätsoffensive wurde nicht flächendeckend eingeführt / zu Ende gebracht 21 Zunehmend geringere Zeitfenster für die Projektabwicklung 28 Steigender Aufwand pro Angebot Ineffiziente Aufgabenbearbeitung 9 17 Verschiebung von Aufgaben 22 Teilweise Überlastung und fehlende Kapazitäten Zu geringe Ausschöpfung möglicher Parallelisierungen Hoher Formalisierungsgrad bei Freigaben und große Anzahl an Kontrollinstanzen im Abwicklungsprozess 33

12 Folie 12. Worauf Sie achten sollten. Entwickeln Sie die zukünftige Aufbau- und Ablauforganisation Ausgehend von den Ergebnissen der Schwachstellenanalyse Erheben Sie Ihre Anforderungen basierend auf den Soll- Prozessen Was muss das IT-System leisten? Dokumentieren Sie die Anforderungen fachlich Lösen Sie sich von den Restriktionen bereits vorliegender IT- Systeme Erstellen Sie ein Lastenheft Unternehmensdarstellung Soll-Prozesse Anforderungen Bestehende Dokumente

13 Anforderungserhebung Folie 13 Gehen Sie prozessorientiert vor Binden Sie die Mitarbeiter mit ein Akzeptanz erhöhen Anforderungen erfassen fachlich unmissverständlich vollständig widerspruchsfrei

14 Folie 14. Worauf Sie achten sollten. Treffen Sie eine Vorauswahl möglicher Systeme und versenden sie das Lastenheft an Anbieter Erfahrungswissen, Wünsche Kunde, Marktrecherche, Lassen Sie entlang der Prozesse den Anbieter vorstellen Keine Hochglanzpräsentation, Workshop! Lassen Sie die Key User Funktionalitäten bewerten (Bewertungsgrundlage vorab klären) Bewerten Sie die Anbieter und Lösungen Funktionale und nicht-funktionale Anforderungen Kosten Anbieter Ggf. 2. Runde mit Echtdaten für die favorisierten Lösungen Entscheiden Sie sich Angebotserstellung und Vertrag

15 Softwareauswahl. Produktneutrale Vorselektion. Bewusste Softwareauswahl.

16 Anbieterbewertung Folie 16 Funktionale Abdeckung Nicht-funktionale Anforderungen Kostenbetrachtung Lizenzen Beratung Reisekosten Zahlungsplan Langzeitbetrachtung Anbieter bewerten

17 und abschließende Anmerkungen Folie 17 ERP-Projekte sind komplex und benötigen ein aktives Projektmanagement Pragmatisch orientierte Herangehensweise an Analyse und Konzeption wahren Bleiben Sie (möglichst) nahe am Standard Offenheit für alternative Umsetzungen Chemie zum Anbieter muss stimmen Komplexe Softwareprojekte bringen auch organisatorische Veränderungen mit sich Mitarbeiter frühzeitig mitnehmen Veränderung beeinflusst

18 Ansprechpartner. Kontaktdaten Folie 18 Kilianstraße Paderborn Tel.: Fax: