Elektronische Nachweisführung

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1 Politik besteht nicht selten darin, einen simplen Tatbestand so zu komplizieren, dass alle nach einem neuen Vereinfacher rufen. Giovanni Guareschi 1 Gliederung I. Einführung III. Zentrale Koordinierungsstelle (ZKS) IV. IT-Lösungen V. Fazit 2 1

2 I. Einführung Zeitplan 1. Februar 2007 Inkrafttreten der NachwV; Möglichkeit zur freiwilligen elektronischen Nachweis- und Registerführung. 9. November 2009 Freigabe der ZKS (mit wenigen Ausnahmen). 1. April 2010 Verpflichtung zur elektronischen Nachweis- und Registerführung (aber: Quittungsbeleg bis Ende Januar 2011). Nutzung der neuen Formulare. 1. Februar 2011 uneingeschränkte Pflicht zur elektr. Nachweis- und Registerführung (Ausnahme: Störung des Komm.systems). 3 I. Einführung Ziele des eanv Entlastung der Wirtschaft und der Vollzugsbehörden. Im Ländervollzug sind derzeit ca. 260 Dienststellen und ca Mitarbeiter mit dem Nachweisverfahren befasst. Jährlich werden ca Entsorgungsnachweise und ca. 3 Mio. Begleitscheine geführt. Erhöhung der Effizienz der Überwachung. Ausrichtung der Nachweisführung in elektronischer Form auf ein rechtssicheres, bundeseinheitliches Anforderungsprofil. Vereinfachung von nationalen, EU- und internationalen Berichtspflichten. 4 2

3 I. Einführung Eckpunkte des eanv Beibehaltung der Inhalte und Abläufe des Nachweisverfahrens, aber: Ersatz der handschriftlichen Unterschriften durch qualifizierte elektronische Signaturen. Ersatz der Papierformulare durch Dateien entsprechend einer detailliert definierten Schnittstelle. Ersatz des Postversandes durch gesicherten Datenaustausch (OSCI-Protokoll) über die Zentrale Koordinierungsstelle (ZKS). Elektronische Nachweis- und Registerführung nur zwingend für gefährliche Abfälle, im Übrigen freigestellt. 5 Gliederung I. Einführung III. Zentrale Koordinierungsstelle (ZKS) IV. IT-Lösungen V. Fazit 6 3

4 Vorabkontrolle in Papierform Die bewährte und bekannte Struktur des Nachweisverfahrens für gefährliche Abfälle bleibt unverändert. Es wird weiterhin unterschieden zwischen: Vorabkontrolle (Entsorgungsnachweise, Sammelentsorgungsnachweise, Privilegierung für Entsorgungsfachbetriebe und EMAS-Betriebe). Verbleibskontrolle (Begleitscheine, Übernahmescheine). Aufbewahrung (Register). Die elektronische Form wird auf diese Struktur aufgepfropft. 7 Signatur - 1 Die qualifizierte elektronische Signatur (qes) ist als Ersatz für die Unterschrift zur Rechtsverbindlichkeit erforderlich. Erforderliche Technik: PC mit Internetzugang Signatursoftware (bei eanv-anwendungen integriert) Kartenlesegerät Karte. + eanv

5 Signatur - 2 Signaturkarten sind streng personengebunden (keine Firmenkarten ) und gelten i.d.r. 2-3 Jahre, danach Verlängerung Sie werden von Zertifizierungsdiensteanbietern (sog. Trustcentern) herausgegeben (Anbieterübersicht siehe Bedeutende TC in Deutschland: T-Telesec (Deutsche Telekom AG) SignTrust (Deutsche Post AG) D-Trust (Bundesdruckerei) S-Trust (Sparkassen-Verlagsgruppe) Beispiele: 9 Signatur - 3 Beschränkungen aufnehmen (z.b. gilt nur für eanv ). Betriebsrat, Datenschutzbeauftragten einbeziehen. Beantragung einer Signaturkarte: Antrag ausfüllen (Disposition). Identifikation, z.b. Postident oder Dienstleister (Mitarbeiter). Nach ca. 14 Tagen Kartenlieferung. Zertifikat freischalten (EDV / Disposition). Mitarbeiterstammdaten (Personalabt.) / Kartenmanagement! Nach 2-3 Jahren Aktualisierung. 10 5

6 Signatur - 4 Bindeglied zwischen Anwendung und Signaturkarte ist das Lesegerät. Externe Lesegeräte (integrierte sind nicht zugelassen): Klasse 1: ohne Tastatur (PIN-Eingabe über PC-Tastatur Nach dem Signaturgesetz - SigG - nicht geeignet für qes). Klasse 2: mit Tastatur für sichere PIN-Eingabe (geeignet für qes). Klasse 3: mit Tastatur und Display (geeignet für qes). Mehrfachsignaturen (lokal) und Massensignaturen (gesicherter Signaturserver mit ggf. mehreren Steckplätzen) sind grds. zulässig (vorgegebene Signaturzeitpunkte beachten!). 11 Ort und Zeitpunkt der Signatur VE und AE - 1 EN im Grundverfahren (Bei SN tritt der Einsammler an die Stelle des Erzeugers. Auch den Sammelbehörden sind SN-Kopien zuzuleiten) Erzeuger Entsorger Erzeugerbehörde Entsorgerbehörde AE DEN, VE, DA DEN, VE, DA DEN, VE, DA, DEN, VE, DA, DEN, VE, DA, AE AE AE EB EB EB BB DEN, VE, DA, AE, BB DEN, VE, DA, AE, BB DEN, VE, DA, AE, BB DEN, VE, DA, AE, BB 12 6

7 Ort und Zeitpunkt der Signatur VE und AE - 2 Die Signatur der Verantwortlichen Erklärung (VE) erfolgt vor Weiterleitung an den Entsorger durch den Erzeuger (i.d.r. im Büro) oder durch einen von ihm bevollmächtigten Dritten (Die erforderliche - formlose - Vollmacht kann in Papierform mit Unterschrift des Erzeugers erteilt werden). Die Signatur der Annahmeerklärung (AE) erfolgt vor Weiterleitung an die Behörde durch den Entsorger (i.d.r. im Büro). Der Entsorgerbehörde erteilt im Grundverfahren eine BB, signiert sie und übersendet den Nachweisdatensatz an den Erzeuger, den Entsorger und die Erzeugerbehörde (Übersendung an Erzeugerbehörde auch im privilegierten Verfahren). 13 Ort und Zeitpunkt der Signatur BS Übersicht - 1 Begleitschein bei EN rosa weiß blau gelb Erzeuger Beförderer Entsorger Entsorgerbehörde Erzeugerbehörde altgold grün 14 7

8 Ort und Zeitpunkt der Signatur BS Übersicht - 2 Begleit- u. Übernahmeschein bei SN Erzeuger Einsammler Entsorger Entsorgerbehördbehörde Erzeuger- weiß gelb weiß gelb grün rosa weiß blau gelb altgold 15 Ort und Zeitpunkt der Signatur BS (Erzeuger) Im Regelfall signiert der Erzeuger den Begleitschein (BS) bei Abholung der Abfälle. Die Signatur erfolgt von einem Mitarbeiter am Warenausgang oder von einem Mitarbeiter im Büro (nach telefonischer Info von einem Mitarbeiter am Warenausgang, Problem: Haftung für fehlerhafte Angaben). Da die Signatur spätestens bei Übergabe erfolgen muss, kann der Erzeuger den Begleitschein auch vorab signieren (z.b. bei Baustellenabfällen, wenn auf der Baustelle keine Signaturmöglichkeit vorhanden ist. Problem: Haftung für fehlerhafte Angaben). 16 8

9 Ort und Zeitpunkt der Signatur BS (Beförderer/Einsammler) Im Regelfall signiert der Beförderer und Einsammler den BS bei Übernahme der Abfälle. Die Signatur erfolgt über einen mobilen Signatur-PC in/am Fahrzeug (Voraussetzung: externer Kartenleser Klasse II oder III, mit ungekürztem Kabel am PC angeschlossen; PC muss stoßfest, temperatur- und witterungsbeständig sein, daher teuer: ca ,- bis 5.000,- ) oder über einen Signatur-PC des Erzeugers (z.b. Terminal). 17 Ort und Zeitpunkt der Signatur BS (Beförderer) Mit schriftlicher Vereinbarung darf der BS vom Beförderer auch erst nach der Übernahme der Abfälle signiert werden, nämlich von einem Mitarbeiter im Büro des Beförderers (nach telefonischer Info durch den Fahrer, Problem: Haftung für fehlerhafte Angaben) oder vom Fahrer über einen Signatur-PC des Entsorgers (z.b. Terminal. Hier ist vorab zu klären, ob der Entsorger dies gestattet). 18 9

10 Ort und Zeitpunkt der Signatur BS (Entsorger) Der Entsorger signiert den BS bei Annahme der Abfälle. Die Signatur erfolgt von einem Mitarbeiter am Wareneingang oder von einem Mitarbeiter im Büro (nach telefonischer Info von einem Mitarbeiter am Wareneingang, Problem: Haftung für fehlerhafte Angaben). Die Annahme findet spätestens nach erfolgter Übereinstimmungsprüfung statt. Unzulässig ist es, die elektronischen Begleitscheine erst danach zu signieren (z.b. abends im Rahmen einer Massensignatur per Netzwerkkartenleser). 19 Bevollmächtigungen Die Signatur des Erzeugers, Beförderers und Entsorgers ist jeweils von einem Mitarbeiter zu leisten, dem innerbetrieblich entsprechende Aufgaben und Befugnisse zugewiesen sind ( ppa. oder i.v. nicht notwendig). Eine Bevollmächtigung Dritter zur Erzeugersignatur des Begleitscheins ist nur zulässig, wenn der Dritte im Lager des Erzeugers steht (z.b. externer Abfallbeauftragter) und bei Abholung der Abfälle vor Ort ist (ansonsten Problem: Haftung für fehlerhafte Angaben). Die Bevollmächtigung des Beförderers/Entsorgers ist unzulässig, da sich die Beteiligten auch untereinander die ordnungsgemäße Entsorgung nachweisen müssen

11 Quittungsbeleg - 1 Ab dem müssen Erzeuger und Beförderer den BS elektronisch führen. Allerdings brauchen sie ihn bis zum nicht signieren, falls sie zusätzlich einen Quittungsbeleg (QB) in Papierform mit Unterschriften führen. Der elektronische Begleitschein (ohne qes) belegt den Verbleib der Abfälle zusammen mit dem QB (mit Unterschrift). QB sieht von Form und Inhalt die für den BS erforderlichen Angaben vor und wird in einer Ausfertigung verwendet. Er verbleibt beim Entsorger, der die Angaben mit dem elektr. BS abgleicht und den elektr. BS an die Behörde, den Erzeuger und Einsammler/Beförderer weitersendet (Versicherung der Richtigkeit/Vollständigkeit durch qes des Entsorgers). 21 Quittungsbeleg - 2 Der Erzeuger unterschreibt bei Übergabe der Abfälle an den Beförderer den QB. Der Beförderer unterschreibt bei Übernahme der Abfälle vom Erzeuger den QB. Der Entsorger unterschreibt bei Annahme der Abfälle vom Beförderer den QB und bewahrt ihn im Rahmen seiner Registerführung auf und signiert bei Annahme den elektronischen Begleitschein und versendet ihn innerhalb von 10 Kalendertagen an die ZKS-Postfächer des Erzeugers und Beförderers sowie an das Behördenpostfach

12 Transportkontrollen ab dem Abs. 2 NachwV: Der Abfallbeförderer hat zu gewährleisten, dass die Angaben aus dem Begleitschein und Übernahmeschein während des Beförderungsvorganges mitgeführt und jederzeit dem zur Überwachung und Kontrolle Befugten vorgelegt werden können. Weiterer Begleitpapiere bedarf es nach dieser Verordnung nicht. Die Pflicht nach Satz 1 wird auch dann erfüllt, wenn der Abfallbeförderer den zur Überwachung und Kontrolle Befugten die geforderten Angaben mittels der elektronisch zu führenden Nachweise zur Verfügung stellt. 23 Transportkontrollen ab dem Wird der BS/ÜS voll elektronisch geführt (mit Signaturen von allen Beteiligten), sind entweder die Angaben aus dem BS/ÜS (ohne Signaturen) oder die elektronischen BS/ÜS (mit Signaturen) vorzulegen, und zwar mit mobilem PC (einschl. Display) des Beförderers oder als Ausdruck (ggf. auch in Gefahrgutpapieren). Kann der Erzeuger und/oder Beförderer den elektronischen BS nicht signieren, muss ein Quittungsbeleg mit handschriftlichen Unterschriften mitgeführt werden. Achtung: Dies ist nur bis und danach lediglich bei Störungen des Kommunikationssystems zulässig! 24 12

13 Transportkontrollen ab dem Wird bei einer Sammlung der ÜS in Papierform mit Unterschriften geführt, ist dieser vorzulegen. Weitere Unterlagen gemäß der NachwV sind entbehrlich (auch Transportgenehmigung bzw. EfB-Zertifikat des Transporteurs). Unterlagen gemäß Gefahrgutrecht sind aber notwendig. 25 Registerführung - 1 Ab dem müssen die Nachweise und Register grds. elektronisch geführt werden (Ausnahme für Abfallerzeuger, die einen ÜS in Papierform erhalten). Dabei sind die Belege und Angaben dauerhaft (d.h. für mind. 3 Jahre) und geordnet (d.h. gem. vorgegebener Systematik) zu speichern. Wichtig: Der Einsammler muss auch in Papierform geführte ÜS elektronisch registrieren ( 25 Abs. 3 NachwV)! Auf Anforderung der Behörden müssen elektronische Registerauszüge versandt werden können. Dabei sind die offiziellen Datenschnittstellen zugrunde zu legen

14 Registerführung - 2 Für nicht nachweisbedürftige Abfälle besteht auch nach dem keine Pflicht zur elektronischen Registerführung (Ausnahme: behördliche Anordnung). Die Register können freiwillig elektronisch geführt werden. In diesem Fall müssen zwingend die elektr. Formblätter der NachwV zugrunde gelegt werden. Zudem müssen die Angaben qualifiziert elektronisch signiert werden. Die Anforderungen an die elektronische Registerführung von nachweisbedürftigen Abfällen gelten entsprechend (dauerhafte und geordnete Speicherung für mind. 3 Jahre, Möglichkeit zur Versendung elektronischer Registerauszüge etc.). 27 Registerführung - 3 Abfallwirtschaftssoftware mit eanv-funktionalitäten und Schnittstelle zur ZKS: Registerführung erfolgt lokal im Betrieb Abfallwirtschaftssoftware mit Anbindung an Portal-Lösung eines Providers (auch Entsorger): Registerführung erfolgt über das Portal Portal-Lösung eines Providers (auch Entsorger): Registerführung erfolgt über das Portal Länder-eANV (= Portal-Lösung für kleine Betriebe): Registerführung erfolgt lokal im Betrieb (nach Empfehlungen des Länder-eANV) 28 14

15 Registerführung - 4 Die Führung von Registern über verschiedene Portallösungen unterschiedlicher Provider (auch Entsorger) ist zulässig. Bei Anforderung des Gesamtregisters oder von Registerauszügen durch die Behörde muss aber eine Übersendung der vollständigen Registerdaten innerhalb der behördlich vorgegebenen Frist möglich sein (z.b. durch Zusammenführung aller Daten über das Hauptpostfach, siehe dazu National-Registerführung ). Zudem muss jederzeit eine Einsichtnahme in die Registerdaten vor Ort gewährleistet sein. 29 Gliederung I. Einführung III. Zentrale Koordinierungsstelle (ZKS) IV. IT-Lösungen V. Fazit 30 15

16 III. Zentrale Koordinierungsstelle Übersicht (vereinfacht) Erzeugerbehörden Entsorgerbehörden hoheitlicher Bereich ZKS Zentrale Koordinierungsstelle Länder-eANV Virtuelle Poststelle > Teilnehmer und mehrere tausend Belege je Stunde! kommerzielle eanv- Systemlösung 1 kommerzielle eanv- Systemlösung 2 Erzeuger Entsorger Erzeuger Entsorger Erzeuger Entsorger Beförderer Beförderer Beförderer 31 III. Zentrale Koordinierungsstelle Wichtige Module Virtuelle Poststelle (VPS): zentrale, länderübergreifende und bundesweit einheitliche Kommunikationsplattform (obligatorisches Postfach für alle Beteiligten, Registrierungspflicht). Servicemodul: grundlegende Dienstleistungen für den eanv-betrieb, wie z.b. zentrale Nummernvergabe (z.b. BS- Nummern), Viren-, Signatur- und Formatprüfungen. Länder-eANV: Internetportallösung, die als einfache und kostengünstige eanv-teilnahmemöglichkeit von den Ländern zur Verfügung gestellt wird und vornehmlich für kleinere Betriebe konzipiert ist

17 III. Zentrale Koordinierungsstelle Online-Portal 33 III. Zentrale Koordinierungsstelle Registrierung - 1 Die Registrierung bei der ZKS ist Voraussetzung für die Teilnahme am eanv sowie soweit gewünscht zur Nutzung des Länder-eANV. Der Registrierungsantrag muss online bei der ZKS gestellt werden (Voraussetzung: Eröffnung eines Kontos und Möglichkeit zur qualifizierten elektronischen Signatur). Nachdem der Registrierungsantrag online gestellt wurde, wird er an die zuständige Behörde weitergeleitet. Diese erstellt dann den Registrierungsauftrag, der an die ZKS gesendet wird. Anschließend erhält der Antragsteller von der ZKS per seine Zugangskennung. Hotline (Service-Help-Desk): /

18 III. Zentrale Koordinierungsstelle Registrierung III. Zentrale Koordinierungsstelle Virtuelle Poststelle (E-Postfach) Im E-Postfach werden alle Nachrichten zugestellt, die andere Beteiligte (Behörden, Entsorger, etc.) an den Postfachinhaber adressieren. Dort erhält der Postfachinhaber auch Quittungen über Nachrichten, die er an Andere versandt hat

19 III. Zentrale Koordinierungsstelle Länder-eANV Im Länder-eANV können die elektronischen Nachweisformulare online ausgefüllt und versandt werden, Bsp.: BS Das Länder-eANV ermöglicht keine Registerführung! 37 Gliederung I. Einführung III. Zentrale Koordinierungsstelle (ZKS) IV. IT-Lösungen V. Fazit 38 19

20 IV. IT-Lösungen Lösungsansätze Providerlösungen: Datenaustausch über das Internet als vorgangsbezogene Dienstleistung mit meist mengenabhängigem Gebührenmodell. (Teils mit direkter Anbindungsmöglichkeit an betriebliche Abfallmanagementsoftware bzw. optionalen On-/Offline- Komponenten; meist inkl. Registerführung. Ausnahme: Länder-eANV weder Anbindung an betriebliche Abfallmanagementsoftware noch Registerführung) Schnittstellen-/Anwendungslösungen: Einbindung in Abfall- Software bzw. eigenständige Anwendung. Gesamtüberblick: (Rubrik: Service/Publikationen/Informationsschrift Softwareanbieter). 39 IV. IT-Lösungen Kriterien für Systementscheidung Häufige oder seltene Entsorgungen bzw. geringe oder große Abfallmenge? Weiternutzung vorhandener Abfallwirtschaftssoftware? Einbindung in interne Betriebsabläufe und betriebs-/abfallwirtschaftliches System (keine Mehrfacherfassung der Daten)? Datenaustausch mit Systemen anderer Beteiligter (Erzeuger, Beförderer, Entsorger etc.)? Daten auf externem oder betrieblichem Server? Eigene, betriebsinterne IT-Kompetenz? Hilfestellung:

21 Gliederung I. Einführung III. Zentrale Koordinierungsstelle (ZKS) IV. IT-Lösungen V. Fazit 41 V. Fazit Abläufe Im eanv ändert sich nur die Form der Nachweisführung (elektronisch statt Papier), aber nicht der Inhalt. Im wesentlichen bleiben im eanv auch die bisherigen Verfahrensabläufe erhalten (Ausn.: 19 Abs. 2, 3 NachwV). Die ZKS ist nur eine Kommunikationsplattform. Inhaltliche Prüfungen der elektronischen Nachweisdokumente finden dort nur eingeschränkt statt (z.b. Pflichtfelder). Die Prüfung der Vollständigkeit und Richtigkeit (Plausibilität) obliegt deshalb weiterhin den zuständigen Landesbehörden

22 V. Fazit Kosten - 1 Die Einführung der elektronischen Form wird bei allen Beteiligten zunächst Investitionen erforderlich machen (Für die Länder ZKS bis 2010 ca. 10 Mio. ; danach Betriebskosten ca. 2 Mio. /Jahr; für die Wirtschaft nicht bezifferbar). Mittel- und langfristig wird aber eine Kosteneinsparung erhofft (BMU: Für die Wirtschaft ca. 5 bis 25 pro Begleitschein, für die Länder nicht bezifferbar). 43 V. Fazit Kosten - 2 Kosten für qes (Signaturkarte je Mitarbeiter ca. 100 zzgl. ca. 95 für Folgekarte, Lesegerät ca etc.). Kosten für Internetverbindung (ab 10 /Monat). Kosten für Hard- und Software, bzw. Systemanpassungen. Kosten für Systemanbieterdienstleistungen. Kosten für Mitarbeiterschulungen und -einweisungen. Kosten für Anpassung der betrieblichen Organisationsabläufe. Kosten für öff.-rechtl. Gebühren (Behörden und Institutionen). Bezifferbare Kostenkalkulation ist nur schwer möglich und ganz entscheidend von der Einzelfallsituation abhängig

23 V. Fazit Was ist bis zum zu tun? Organisatorische Umsetzung: Die elektronische Nachweis- und Registerführung erfordert eine grundlegende Prüfung und Anpassung der betrieblichen Abläufe und Strukturen (z.b. ist festzulegen, wer was signieren darf). Technische Umsetzung: Außerdem muss die technische Infrastruktur für die elektronische Nachweis- und Registerführung geschaffen werden. Dazu gehört nicht nur die Anschaffung von Hard-/Software und die Integration/Anbindung in/an die eigene Software, sondern auch z.b. die Schulung der zuständigen Mitarbeiter/innen (Akzeptanz fördern). Wer erst jetzt beginnt, ist eigentlich schon zu spät dran! 45 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Für Fragen stehe ich gerne zur Verfügung. Kontakt: SAM Sonderabfall-Management- Gesellschaft Rheinland-Pfalz mbh Wilhelm-Theodor-Römheld-Str Mainz Tel.: Fax: