Trennungsrechnung in der MHH. Strategisches Controlling OE 9040 Dipl-Kfm. Wolfgang Tipp ;

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1 Trennungsrechnung in der MHH Strategisches Controlling OE 9040 Dipl-Kfm. Wolfgang Tipp ;

2 Trennungsrechnung auf Basis der Kostenstellenrechnung

3 Trennungsrechnung auf Basis der Kostenstellenrechnung Trennung wirtschaftlicher und nicht wirtschaftlicher Bereiche über die Kostenstellentrennung Zu jedem Drittmittelprojekt (Fonds) existiert in SAP/CO eine korrespondierende Kostenstelle Neben direkten Aufwendungen werden dort auch heute schon Leistungen verrechnet. Eine Umlagenrechnung wird dort ebenfalls bereits teilweise durchgeführt, wenn die Schlüsselgrößen bekannt sind z.b. Primärkosten

4 Vollkostenrechnung Direkte Kostenzuordnung Personalkosten Materialkosten (z B. Reagenzien) Leistungsverrechung Tierlabor Forschungswerkstätten Umlagenrechnung Verwaltung Gebäude Ver- und Entsorgung Energie

5 Umlagenrechnung vs. Gemeinkostenzuschlag Umlagenrechnung Vorteile : differenzierte Verteilung der Gemeinkosten über Flächen und weitere Schlüssel Vollständige Verrechnung der Gemeinkosten Nachteile: Umlage nicht exakt planbar Nicht einfach nachrechenbar Gemeinkostenzuschlag Nachteile: Bei festgelegtem Zuschlagsatz (bisher 10%) keine vollständige Verrechnung der Gemeinkosten Vorteile: Aus Kenntnis der Primärkosten leicht berechen- und planbar

6 Derzeitiger Stand der Umlagenrechnung in der MHH

7 Umlagenrechnung in der MHH Einführung der Umlagenrechnung im Rahmen der Einführung der Kostenträgerrechnung (DRG-Kalkulation) Bundesweite Festlegung im Handbuch zur Kalkulation von Fallkosten Gemeinkosten werden bei der Umlage in medizinische und nichtmedizinische Infrastruktur differenziert Vorgaben für Schlüsselgrößen ergeben sich aus dem Kalkulationshandbuch zur DRG-Kalkulation

8 Umlagerechnung im Stufenleiterverfahren indirekt QM Gebäude indirekt Controlling VK indirekt Allg. Kostl. Innere indirekt Technik IH-A direkt Station 3B Innere FALL direkt Station 3C Innere direkt Labor

9 Auszug DRG-Kalkulationshandbuch

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11 Beispiele für derzeit verwendete Schlüsselgrößen Bereiche verwendete Umlageschlüssel Stabstellen interne Revision Beauftragte Personalmanagement Personalärztlicher Dienst Personalrat Personalentwicklung interner Arbeitsmarkt Patientendienste stationär Patientendienste ambulant Finanzbuchhaltung Gebäudekostenstellen Infrastrukturelles Gebäudemanagement Kaufmännisches Gebäudemanagement Technisches Gebäudemanagement Investives Gebäudemanagement Einkaufende Abteilungen (Zentraleinkauf, Apotheke, Chemikalienzentrum) Transportwesen Transportwesen primäre Personalkosten Primärkosten primäre Personalkosten primäre Personalkosten primäre Personalkosten primäre Personalkosten primäre Personalkosten primäre Personalkosten stationäre Fallzahl ambulante Aufenthalte zur Behandlung Gesamtkosten gewichtete Fläche gewichtete Fläche gewichtete Fläche gewichtete Fläche nach Anlagegütern Umsatz der bewirtschafteten Konten 65% über stationäre Berechnungstage 35 % über Umsatz Laborbedarf

12 Anteile Kostenarten auf Kostenstellen der nicht med. Infrastruktur 2008 Personalkosten 45% Liegenschaften, Mieten 18% Lebensmittel 2% Verw altungbedarf 2% Instandhaltung EDV 2% Wirtschaftsbedarf sonstige 2% Reinigung Innenräume 6% Wasser, Energie, Brennstoffe 11% Instandhaltung Bau 12%

13 Erweiterung der Umlagenrechung auf Drittmittelprojekte

14 Umlagenrechnung bei Projekten Schlüsselgrößen müssen dem Projekt zugeordnet werden! Schlüsselgrößen, wie Primärkosten, primäre Personalkosten oder Einkaufsvolumen sind auch bei Projekten verwendbar und bekannt Problem: genutzte Flächen je Projekt bisher nicht erfasst damit fehlende Grundlage für wesentliche Teile der Umlagenrechnung Pragmatische Lösung: Berechnung fiktiver Flächen aus Standardfläche je Mitarbeiter Aber Problem bei Projekten ohne Personalkosten

15 Flächenermittlung durch Projektgruppe Umsetzung der Vollkostenrechnung Grundlage: Auswertung der Relation Fläche je Mitarbeiter nach ausgewählten EU- und Großprojekten: INCA TARCC VIANNA REBIRTH

16 Flächenbedarf je Mitarbeiter Ein grundsätzliches Problem besteht darin, dass die im Projekt insgesamt tätigen Personen nicht umfassend dokumentiert sind, z.b. ist die Zahl der Doktoranden nicht auswertbar erfasst. Als Lösung wird die aus SAP-HR ermittelbare Kopfzahl gewählt.

17 Ermittlung Flächenbedarf Projekt Anzahl Mitarbeiter (HR) Gesamtfläche in qm Durchschnittlicher Flächenbedarf pro Mitarbeiter in qm INCA ,17 TARCC 4 111,39 27,85 VIANNA 25 (geplant) 600,44 24,02 REBIRTH ,05 40,77 Summe ,88 35,79

18 Aus den exemplarisch gewonnen Erkenntnissen wird eine Fläche von 36 qm je bezahltem Kopf als Grundlage für die Umlagenrechnung festgelegt. In einer Veröffentlichung zur Organisation und Ressourcenplanung von Medizinischen Forschungszentren kommt die HIS GmbH zu einem durchschnittlichen Bedarf von qm je Wissenschaftler bzw. von qm für alle Mitarbeiter

19 MHH Durchschnittspreis Kaltmiete Labore Flächenart Vorhandene Fläche in qm Mietpreis der MHH Gesamtwert in /qm Sonstige Labore , ,16 S 1 / S2- Labore , ,92 S3 Labore , ,42 Summe Durchschnittswert ,50 16,21 /qm Labore:

20 Ermittlung Kaltmiete aus ausgewählten Projekten INCA VIANNA TARCC REBIRTH Labor ,28 77, ,31 Büro 23 92,29 33,9 918,6 sonstige 0 90, ,14 Flächen: ,44 111, ,05 Summe %-Anteil Preis/qm gew. Preis Labor 2.518,08 60,13 16,21 9,75 Büro 1.067,79 25,5 5 1,28 sonstige 602,01 14,38 16,21 2,33 13,36 gerundet Flächen: 4.187, ,40

21 Kaltmiete Raumnutzung in Räumen, die über den Liegenschaftsfond abgebildet sind, werden mit einem Preis von 13,40 /qm belastet. Da für die Liegenschaften vom Land Erträge in Höhe der Aufwendungen zufließen, wird auf der Ertragsseite eine entsprechende Entlastung dargestellt. Mietkosten für zusätzlich angemietete Flächen werden auf den Projekten direkt mit den anfallenden Kosten gebucht.

22 Korrektur zur Vermeidung von Doppelverrechnungen der Forschungsflächen Drittmittel Abteilung Abteilung Landshaushalt Fläche Projekt 1 Fläche Projekt 2 Fläche FUL Kostenstelle Fläche übrige Kostenstellen Berechnete Fläche aller Projekte Korrektur Fläche Umlage FuL

23 Darstellung der Ergebnisse der Umlagenrechnung

24 Darstellung Umlagenrechnung in COINS Kosten Jahresplan [ ] PLAN [ ] IST [ ] Abw.abs. [ ] Abw. [%] K-11A Globalbudget ,8% K-111 Personalbudget ,8% K-112 Sachkostenbudget ,6% K-12 Sonstige Kosten K-122C Blutgerinnungsfaktoren/Übr. Aufw L-ILV Interne Lei stungsverrechnung Budget ,97% L-BINST ILV Betriebliche Institutionen L-MINST ILV Medizini sche Institutionen ,1% Umlage Ergebnisse Jahresplan [ ] PLAN [ ] IST [ ] Abw.abs. [ ] Abw. [%] Ergebnis Deckungsbeitrag I ,69% Ergebnis Deckungsbeitrag II ,21% Ergebnis Deckungsbeitrag III periodenfremdes Ergebnis Jahresplan [ ] PLAN [ ] IST [ ] Abw.abs. [ ] Abw. [%] K-99A Periodenfremde Erlöse K-991 Periodenfremde Erlöse K-99B Periodenfremde Kosten Gesamt K-992 Periodenfremde Primärkosten K-993 Umlage periodenfremder Kosten Gesamtergebnis Jahresplan [ ] PLAN [ ] IST [ ] Abw.abs. [ ] Abw. [%] Ergebnis Deckungsbeitrag IV

25 Einzelposten SAP Auszug exemplarisch für eine Stationskostenstelle Kostenst. Konto Bezeichnung Text in PrCtrHW Menge BME Belegdatum PK/SK Nicht-med. Inf Umlage KA W irt.+verw.d. allg 561,57 0, PK/SK Nicht-med. Inf VLP800C Umlage VLP 213,86 0, PK/SK Nicht-med. Inf Umlage KUE Zentralküche 165,23 0, PK/SK Nicht-med. Inf Umlage VM2 Krankenversorg. 118,64 0, PK/SK Nicht-med. Inf VLP800A Umlage VLP 105,53 0, PK/SK Nicht-med. Inf Umlage TRSP Poststelle 67,12 0, PK/SK Nicht-med. Inf Umlage KLA Geschäftsst. KV 63,02 0, PK/SK Nicht-med. Inf Umlage KA W irt.+verw.d. allg 55,80 0, PK/SK Nicht-med. Inf VLP800A Umlage VLP 52,42 0, PK/SK Nicht-med. Inf BUmlage AUFB Wäscheprodukt. 49,96 0, PK/SK Nicht-med. Inf Umlage MCO Str. Controlling 48,97 0, PK/SK Nicht-med. Inf Umlage IAM KW (Pers.i.Verm) 48,24 0, PK/SK Nicht-med. Inf AUmlage WDF Finanzbuchhalt. 38,73 0, PK/SK Nicht-med. Inf Umlage VPE Personalentw. 32,51 0, PK/SK Nicht-med. Inf CUmlage TRSP Transportwesen 32,51 0, PK/SK Nicht-med. Inf Umlage PD Pers.ärztl.Dienst 29,50 0, PK/SK Nicht-med. Inf Umlage PR Personalvertret. 18,82 0, PK/SK Nicht-med. Inf Umlage MCO Dez. Controlling 17,74 0, PK/SK Nicht-med. Inf BUmlage AUFB Wäscherei 17,04 0, PK/SK Nicht-med. Inf VLR800 Umlage VLR 15,36 0, PK/SK Nicht-med. Inf VLP800C Umlage VLP 14,79 0, PK/SK Nicht-med. Inf Umlage KAU Arbeitssicherh. 12,65 0, PK/SK Nicht-med. Inf Umlage KIR Interne Revision 11,46 0,

26 Darstellung und Überleitung in PSM

27 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!