Thunderbird und Lighting Aufgaben koordinieren und protokollieren

Transkript

1 Thunderbird und Lighting Aufgaben koordinieren und protokollieren

2 Thunderbird... ist ein Programm zum Versenden und Empfangen von s.... kann mit Hilfe von Adressbüchern -Adressen und Kontaktdaten verwalten.... wird als OpenSource von der Mozilla Foundation bereitgestellt. Bezugsquellen: ftp://ftp.rrzn.uni-hannover.de/pub/mirror/mozilla/thunderbird/releases/ OpenOffice Folie 2 Thunderbird und Lightning Seite 2

3 Lightning... ist ein Add-On zu Thunderbird.... erweitert die Funktionalität von Thunderbird, um... einen Kalender für die Eintragung von Terminen.... ein Tool für die Planung von Aufgaben und deren Abwicklung.... kann unter der Bezeichnung Sunbird als eigenständiger Kalender heruntergeladen werden.... wird von der Mozilla Foundation entwickelt. Thunderbird und Lightning Seite 3

4 Add-on installieren Öffnen Sie Thunderbird. Klicken Sie auf das Menü Extras Add-ons... Mit Hilfe des Links Erweiterungen herunterladen wird das Add-on vom Web heruntergeladen. Anschließend wird das Add-on mit Hilfe von Installieren eingebunden. Schließen Sie das Fenster. OpenOffice Folie 4 Thunderbird und Lightning Seite 4

5 Add-on in Thunderbird Häufig werden Add-on als Menü dargestellt. Lightning blendet unterhalb der Ordnerleiste drei Icons ein: , um zu Thunderbird zurück zu gelangen. Kalender, um Termine einzutragen. Aufgaben, um Tätigkeiten zu strukturieren. Mit Hilfe von Extras Einstellungen werden die passenden Standardeinstellungen für das Add-on aktiviert.... erweitert das Menü Navigation und Datei - Neu. OpenOffice Folie 5 Thunderbird und Lightning Seite 5

6 Aufgaben... beschreiben verschiedene Tätigkeiten.... sortieren Tätigkeiten nach Prioritäten oder nach bestimmten Kategorien.... können wiederholt ausgeführt werden.... beantworten die Frage Was genau muss / sollte mit welcher Dringlichkeit abgearbeitet werden? Wer führt welche Arbeitsschritte in einem bestimmten Projekt aus? Zu welchen Termin muss eine Aufgabe fertig sein? Mit Hilfe der Schaltfläche Aufgaben am unteren Ende in der Ordnerliste kann die Aufgabenverwaltung geöffnet werden. OpenOffice Folie 6 Thunderbird und Lightning Seite 6

7 Beispiele für Aufgaben Projekt "Buchbeschaffung im Bereich IT": Ermittlung der vorhandenen Bücher. Neue Themen und passende Bücher finden. Bestellung zur Aufstockung von Altbeständen wegen großer Nachfrage oder Neubestellung. Katalogisieren der Neuanschaffung. Bereitstellung für die Leser. Einarbeitung in die neue Software planen: Dozenten finden. Termin für die Kursteilnehmer finden. Räumlichkeiten buchen. Einladungen schreiben. Rückmeldungen abwarten. Kurs durchführen Team-Sitzung vorbereiten und einberufen. Weihnachtsgrüße an alle Mitarbeiter versenden. OpenOffice Folie 7 Thunderbird und Lightning Seite 7

8 Aufgaben in Lightning Datumsnavigator. Welche Aufgaben werden angezeigt? Auflistung der Aufgaben in Abhängigkeit der gewählten Ansicht. Informationen zur markierten Aufgabe. Kalender einblenden. OpenOffice Folie 8 Thunderbird und Lightning Seite 8

9 Aufgaben auflisten Die Aufgaben werden standardmäßig in Form einer Tabelle aufgelistet. In jeder Zeile wird eine Aufgabe dargestellt. Die Informationen zu jeder Aufgabe stehen in den Zellen einer Spalte. Mit Hilfe der Spaltenköpfe... kann die Reihenfolge der dargestellten Informationen verändert werden.... können die Informationen nach einem Kriterium sortiert werden. OpenOffice Folie 9 Thunderbird und Lightning Seite 9

10 Kennzeichnung von Aufgaben in der Liste Aufgaben, die in Bearbeitung sind, werden grün dargestellt. Aufgaben, die in der Zukunft liegen, werden grau dargestellt. Erledigte Aufgaben werden durchgestrichen, aber nicht gelöscht. Aufgaben, die überfällig sind, werden rot dargestellt. Die Priorität einer Aufgabe wird folgendermaßen gekennzeichnet: Hoch wird mit einem Ausrufezeichen gekennzeichnet. Niedrig wird mit einem farbigen Pfeil nach unten gekennzeichnet. Normal wird nicht gekennzeichnet. In der Spalte Erledigt % wird mit Hilfe eines Fortschrittsbalken der erledigte Anteil angezeigt. OpenOffice Folie 10 Thunderbird und Lightning Seite 10

11 Farbliche Kennzeichnung verändern Eine Veränderung der Farben über Dialogfenster, Menüs etc. ist momentan nicht möglich. Die Einstellungen der Farben sind in der Datei calendar-task-tree.css festgelegt. Diese Datei enthält Cascading Style Sheets, um die einzelnen Elemente einzufärben. Die Datei calendar-task-tree.css befindet sich in dem Archiv calendar.jar im Verzeichnis Dokumente und Einstellungen\[user]\Anwendungsdaten\ Thunderbird\Profiles. OpenOffice Folie 11 Thunderbird und Lightning Seite 11

12 Neue Aufgabe erstellen Wählen Sie das Icon Neue Aufgabe in der Symbolleiste. Geben Sie in das Fenster alle wichtigen Informationen zur Erledigung der Aufgabe ein. Klicken Sie auf Speichern und schließen, um die Aufgabe anzulegen. OpenOffice Folie 12 Thunderbird und Lightning Seite 12

13 Beschreibung der Aufgabe Titel beschreibt die Aufgabe. Die Bezeichnung sollte selbsterklärend sein. Die Bezeichnung sollte die Wichtigkeit und die Dauer der Aufgabe widerspiegeln. In das Notizfeld Beschreibung werden... Informationen zur Aufgabe abgelegt.... Daten, die für die Erledigung benötigt werden, eingebunden. Wählen Sie eine passende Kategorie aus der dazugehörigen Liste aus. Mit Hilfe der Kategorien können die Aufgaben sortiert werden. OpenOffice Folie 13 Thunderbird und Lightning Seite 13

14 Beginn und Fälligkeit einer Aufgabe Start terminiert eindeutig den Beginn einer Aufgabe. Für die Erledigung der Aufgabe sind Vorarbeiten notwendig, die abgeschlossen sein müssen. Fälligkeitsdatum terminiert das Ende einer Aufgabe. Zu diesem Termin muss die Aufgabe erledigt sein. Zum Beispiel ein Projekt wird beim Kunden vorgestellt. Die Präsentation findet am statt. Mindestens einen Tag vorher sollte die Präsentation fertig sein. Besser ist noch ein Zeitpuffer einzuplanen, um eventuelle Schwierigkeiten ohne Termindruck abzufangen.. Falls der Endtermin sich verschiebt, verschieben sich eventuell die Anfangstermine anderer Aufgaben. OpenOffice Folie 14 Thunderbird und Lightning Seite 14

15 Priorität Wie wichtig ist eine Aufgabe? Wie schnell muss diese erledigt werden? Unter Einstellungen - Priorität sind folgende Möglichkeiten vorhanden: Hoch für sehr dringliche Aufgaben. Normal für Aufgaben die schnellstmöglich abgearbeitet werden sollten. Niedrig für Aufgaben, deren Erledigung verschoben werden kann. OpenOffice Folie 15 Thunderbird und Lightning Seite 15

16 Dateien anhängen Wählen Sie das Icon Neue Aufgabe in der Symbolleiste. Klicken Sie auf die Symbolschaltfläche Anhang. Andere Möglichkeit: Einstellungen Webseite anhängen. Geben Sie den Pfad mit Hilfe der Tastatur ein. Klicken Sie auf OK, um die Angaben zu übernehmen. OpenOffice Folie 16 Thunderbird und Lightning Seite 16

17 Pfade oder Speicherorte angeben Webseite auswählen: Für eine Webseite kopieren Sie den Pfad aus der Adressleiste Ihres Browsers in die Textzeile, um Rechtschreibfehler zu vermeiden. Der Pfad beginnt immer mit dem Präfix http ist eine Bezeichnung für Hypertext Transfer Protocol. Dieses Protokoll gibt Auskunft darüber, wie eine Webseite verarbeitet wird. Datei auswählen: Für eine Datei kopieren Sie den Pfad aus der Adressleiste des Windows Explorers oder eines anderen Dateimanager. Der Pfad beginnt immer mit dem Präfix file://. Es wird eine Verknüpfung zu einer Datei erstellt. OpenOffice Folie 17 Thunderbird und Lightning Seite 17

18 Kategorien... sortieren Aufgaben nach bestimmten Themen.... fassen Aufgaben und Termine in bestimmte Gruppen zusammen.... ermöglichen die Zusammenfassung von Aufgaben zu einem Projekt.... ermöglichen eine Kennzeichnung der verschiedenen Aufgaben. OpenOffice Folie 18 Thunderbird und Lightning Seite 18

19 Kategorien einer Aufgabe zu ordnen Erstellen Sie eine neue Aufgabe. Öffnen Sie eine bestehende Aufgabe mit einem Doppelklick. Mit Hilfe des Pfeils nach unten am rechten Rand des Kombinationsfeldes Kategorie öffnen Sie eine Liste mit allen Kategorien. Wählen Sie eine Kategorie aus. Die ausgewählte Kategorie wird im Textfeld des Kombinationsfeldes angezeigt. OpenOffice Folie 19 Thunderbird und Lightning Seite 19

20 Neue Kategorien hinzufügen Wählen Sie Extras Einstellungen. Klicken Sie auf die Schaltfläche Lightning. Aktivieren Sie die Registerkarte Kategorien. In einer Liste werden alle vorhandenen Kategorien und deren Farben angezeigt. Mit Hilfe von Hinzufügen wird eine neue Kategorie erstellt. Mit Hilfe von Bearbeiten wird eine, in der Liste, markierte Kategorie nachträglich angepasst. OpenOffice Folie 20 Thunderbird und Lightning Seite 20

21 Spalten ein- und ausblenden Klicken Sie auf den Pfeil nach unten in der letzten Spalte des Spaltenkopfs. Alle in dem Menü aufgeführten Elemente kennzeichnen eine Spalten. Elemente, die mit einem Häkchen versehen sind, werden eingeblendet. Klicken Sie auf ein Element. Wenn die Spalte eingeblendet ist, wird diese ausgeblendet. Wenn die Spalte ausgeblendet ist, wird diese eingeblendet. OpenOffice Folie 21 Thunderbird und Lightning Seite 21

22 Die Reihenfolge der Spalten verändern Klicken Sie auf einen Spaltenkopf. Ziehen Sie die Spalte mit der Maus an die gewünschte Position. Ein grauer Strich zeigt die aktuelle Position des abgeblendeten Spaltenkopfs an. Sobald Sie Maustaste loslassen, wird die Spalte an die angezeigte Position eingefügt. OpenOffice Folie 22 Thunderbird und Lightning Seite 22

23 Aufgaben sortieren Klicken Sie auf den Spaltenkopf. Der graue kleine Pfeil zeigt die Richtung der Sortierung an. Ein Pfeil nach oben zeigt eine Sortierung von A...Z an. Ein Pfeil nach unten zeigt eine Sortierung von Z...A an. OpenOffice Folie 23 Thunderbird und Lightning Seite 23

24 Ansichten auswählen Mit Hilfe von Ansicht Aufgaben filtern werden alle vorhandenen Ansichten angezeigt. Wählen Sie eines der Optionsfelder aus, um mit Hilfe von bestimmten Kriterien Aufgaben zu filtern. Mit Hilfe von Tagesplan Tagesplan anzeigen werden alle Aufgaben und Termine des heutigen Tages angezeigt. Momentan können die Ansichten nicht angepasst werden. OpenOffice Folie 24 Thunderbird und Lightning Seite 24

25 Status einer Arbeit Klicken Sie doppelt auf eine bestehende Aufgabe. Das Kombinationsfeldes Status gibt Auskunft darüber, wie weit eine Aufgabe abgewickelt ist. Nicht angegeben. Benötigt Eingriff. Informationen müssen beschafft werden. Die Aufgabenstellung hat sich verändert. Die Fertigstellung verzögert sich. In Arbeit signalisiert das ein bestimmter Teil der Aufgabe erledigt ist. Die Aufgabe ist aber noch nicht vollständig bearbeitet. Abgeschlossen am wird gesetzt, wenn die Aufgabe vollständig bearbeitet ist. Abgebrochen. Die Arbeit kann aufgrund fehlender Informationen etc. nicht fortgesetzt werden. OpenOffice Folie 25 Thunderbird und Lightning Seite 25

26 ... erledigt Teilweise erledigt: Klicken Sie doppelt auf eine Aufgabe, um diese zu öffnen. Wählen Sie im Kombinationsfeld Status den Eintrag In Arbeit aus. In dem Feld % fertig geben Sie eine Ganzzahl größer Null ein. Vollständig erledigt: Der Spaltenkopf Fertig ist eingeblendet. Klicken Sie auf das passende leere Kontrollkästchen. In das angeklickte Kontrollkästchen wird ein Häkchen gesetzt und die Aufgabe durchgestrichen. Die Aufgabe wird aber nicht gelöscht. OpenOffice Folie 26 Thunderbird und Lightning Seite 26

27 Immer wiederkehrende Aufgaben... sind Aufgaben, die in einem bestimmten Rhythmus wiederholt werden. Team-Sitzungen. Personalratssitzungen Öffnen Sie das Formular zu einer Aufgabe. Wählen Sie einen vordefinierten Eintrag aus der Liste Wiederholen aus. Wenn der Eintrag Benutzerdefiniert ausgewählt wird, kann die Wiederholung an die eigenen Bedürfnisse angepasst werden. Hinweise: Immer wiederkehrende Aufgaben werden nur mit dem Startdatum dargestellt. Der Termin innerhalb der Serie kann mit Hilfe einer Erinnerungsmeldung angezeigt werden. Wenn die Aufgabe als erledigt ausgewählt wird, ist die ganze Serie erledigt. OpenOffice Folie 27 Thunderbird und Lightning Seite 27

28 Benutzerdefinierte Intervalle In welchen Intervall wiederholen sich die Aufgabe? Nach einer bestimmten Anzahl von Wiederholungen ist die Aufgabe beendet. In Abhängigkeit eines Endtermins wird eine Aufgabe in Intervallen wiederholt. OpenOffice Folie 28 Thunderbird und Lightning Seite 28

29 Termine und Aufgaben Markieren Sie eine Aufgabe. Öffnen Sie mit der rechten Maustaste das Kontextmenü. Wählen Sie das Menü Umwandeln in Termin. Anschließend wird das Formular Neuer Termin geöffnet. Tragen Sie alle wichtigen Informationen ein. Die Schaltfläche Speichern und schließen erstellt einen Termin im Kalender. Die Aufgabe wird nicht gelöscht. OpenOffice Folie 29 Thunderbird und Lightning Seite 29

30 Aufgaben und Nachrichten Markieren Sie eine Aufgabe. Öffnen Sie mit der rechten Maustaste das Kontextmenü. Wählen Sie das Menü Umwandeln in Nachricht. Im Fenster Verfassen.... tragen Sie den oder die Empfänger ein.... geben Sie ein Betreff ein, der die Aufgabe kurz beschreibt.... geben Sie einen Nachrichtentext ein. Der Text Beschreibung der Aufgabe wird übernommen. Die Schaltfläche Speichern und schließen versendet die Nachricht OpenOffice Folie 30 Thunderbird und Lightning Seite 30