Titel Präsentation. SharePoint als Lösungsplattform: Projektportfoliomanagement im Intranet. für die öffentliche Verwaltung 2012.

Transkript

1 Praxistag für die öffentliche Verwaltung 212 für die öffentliche Verwaltung 212 SharePoint als Lösungsplattform: Titel Präsentation Projektportfoliomanagement im Intranet Referenten-Info Microsoft Praxistag für die öffentliche Verwaltung 212

2 Agenda 1. Kantonspolizei Bern 2. Ausgangslage: Frühere «Lösung» 3. Bedürfnisse, Anforderungen und Projektziele 4. SharePoint als Lösungsplattform 5. Lösungsansatz Projektportfoliomanagement 6. Leistungsumfang und wichtigste Features 7. Nutzen, Erfahrungen und Ausblick 8. Firmenprofile NEXPLORE AG und Axept AG 9. Fragen/Diskussion Referenten: Simon Roggli Chef IT, Kantonspolizei Bern Markus Kyburz Senior Consultant, Axept AG Pascal Fleury Business Solution Engineer, NEXPLORE AG 2 Microsoft Praxistag für die öffentliche Verwaltung 212

3 Die Kantonspolizei Bern SJB Biel Bern MEOA BO Thun Einheitspolizei im Kanton 2 5 Mitarbeitende 4 Regionen mit je einer Einsatzzentrale 6 Wachen ca. 8 Standorte 151 Notrufe (Tel. 112,117, 118) 55 Einsätze aus Notrufen 3 Microsoft Praxistag für die öffentliche Verwaltung 212

4 Ausgangslage: Die frühere «Lösung» Unzählige, dezentral abgewickelte Projekte Ungenügende, gesamtheitliche Betrachtung und Koordination Umständliches Reporting und keine «aktuellen» Informationen Heterogene, nicht Multi-User-fähige «Lösungsplattform» (Excel) 4 Microsoft Praxistag für die öffentliche Verwaltung 212

5 bestellt. Für die Verwaltung der verschiedenen Lager und für die Be-schaffungs-, Lagerungs- und startet erst nach dem Projekt User-LAN KWP21 Initialisierungsphase gestartet, Kickoff geplant am Realisierungsphase abgeschlossen ca. Ende Q1/29 Abschlussarbeiten Erarbeitung Grundlagen der Phase Voranalyse. Alle Aktivitäten einer Person, die sie auf der Durch den Systemlieferanten ist im Auftrag Datenbank durchgeführt hat, können durch der ARGE ABI eine Alternativlösung Planungsgrundlagen werden erarbeitet. Das Planungsgrundlagen werden erarbeitet. Projekt soll zusammen mit der Erstellung der Ausschreibungsunterlagen. Datenschutzabklärung durch Kripo. Ideenpapier wurde erstellt. Arbeitsgruppe hat begonnen die Bedürfnisse zu definieren. Für die Verwaltung der Personaldaten soll das Avanti-System mit den für den Software UeLS ist veraltet und soll abgelöst werden. Eine Studie wurde mit der GVB Fahrzeuge der Kapo sollen ihre Standorte automatisch an die Einsatzzentralen Projekt vorläufig sistiert. Kursverwaltung (KUWE) produktiver Start per geplant. Projekt ist initiiert und die Realisierung ist gestartet. TP Projektbezeichnung Kurzbeschreibung A-Nr. Ticket-Nr. helpline Projektampel Risiko-Management Budgetsituation in CHF inkl. MWSt. Art Status Abhängigkeit zu anderen Vorhaben Strategische Bedeutung Umfang in Personentagen (à 8h) und CHF (inkl. MWSt.) Projektdurchführung und Status Verantwortliche Kapo Lieferanten Lieferant 1 Verzeichnis Ablage Projektunterlagen Risiko-Ampel Risiko-Auswirkung / Bedeutung Eintretens-Wahrschein-lichkeit Kurzbeschreibung wichtigste Risiken und aktuelle Situation Total Budget (= "Total Kosten") Verbraucht Verfügbar Beurteilung in Relation zu FSG Projekt-Nr. Beschreibung Priorität Begründung, Konsequenzen, Abhängigkeiten PT intern DL extern in CHF (inkl. MWSt.) Sachmittel extern in CHF (inkl. MWSt.) Sachmittel extern in CHF (inkl. MWSt.) Total Kosten in CHF (inkl. MWSt.) geplanter Start Freigabe Phase Konzept / Evaluation Freigabe Phase Realisie-rung / Implementierung Freigabe Phase Einführung geplantes Ende Aktuelle Phase Kurzstatus in Worten Nächste Schritte in Worten FSG in % Auftraggebende OE Verantw. Person Auftrag-geber (und Abnahme) Zuständige OE IK & Bauten Kapo PL Kapo Lieferant 2 Lieferant 3 Lieferant 4 Lieferant 5 Lieferant 6 externer Lieferant Firma externer Lieferant Person (PL / Verantw.) externer Lieferant Firma externer Lieferant Person (PL / Verantw.) externer Lieferant Firma externer Lieferant Person (PL / Verantw.) externer Lieferant Firma externer Lieferant Person (PL / Verantw.) externer Lieferant Firma externer Lieferant Person (PL / Verantw.) externer Lieferant Firma externer Lieferant Person (PL / Verantw.) TP 6.1 Erneuerung Groupwise Cluster (Migration GW Exchange) Ablösung Novell GroupWise durch MS Exchange 3 1 Mittel Niedrig On Track, Budget reicht aus Projekt geplant Mittel Abt. Technik PCOR Basisdienste PNAM % 45' - 45' - 15' 1' 2' 45' Ausgangslage: Komplexe Architektur Detailansicht eines beliebigen Projekts Projektdatenblatt Projektportfolio Quelle der Informationen (detaillierte Erfassung) Projektportfolio Projektdatenblatt Konsolidierte Sicht auf die Vorhaben (Management) Cockpit Projekte Informatik & Bauten Kapo Bern Cockpit Projekt- A-Nr. Ampeln Projektbezeichnung Kurzbeschreibung Stand nächste Schritte Nr. Projektstand Kosten Risiken Budget / Führung, Organisationsentwicklung Projekte Informatik Infrastruktur und Anwendungen On Track, PCmob Evaluation neue Bildschirme Phase 27 ist in Planung. Geräte wurden 4 3 Minderaufw Budget Viclas endungen On Track, Ticketsystem, Phase On Budget Track, Logistikkonzept (AIDA) On Budget Track, REZ LAN New Generation - Auf Stufe Kanton wurde das Projekt KWP On Budget Track, KWP21 User LAN New Generation - zur Auf Ablösung Stufe Kanton von wurde Reno und das des Projekt Client- KWP21 Betriebliche Anpassungen, Erweiterungen Budget KWP21 zur Ablösung von Reno und des Client- 4 3 Minderaufw Erweiterung ABI 4 3 endungen On Track, Obora, Erweit. DMS Dokum. 4 3 On Budget Track, Manag. Ermittlungsstube Sys. 5 3 On Budget Track, epolice 5 3 On Budget Track, Personalinformationssystem 5 3 On Budget Track, (PIFOS) Optimierung d. Mobilisierung 6 3 On Budget Track, im Ortung Kt. BE Budget Uebersicht Hilfstabelle Parameter (Risiken, ev. weitere) Start Init. / Voranalyse Konzept Realisierung Einführung Ende Start Init. / Voranalyse Konzept Realisierung Einführung Ende Termine, Planung Start Init. / Voranalyse Konzept Realisierung Einführung Ende Start Init. / Voranalyse Konzept Realisierung Einführung Ende Start Init. / Voranalyse Konzept Realisierung Einführung Ende Start Init. / Voranalyse Konzept Realisierung Einführung Ende Start Init. / Voranalyse Konzept Realisierung Einführung Ende 5 Microsoft Praxistag für die öffentliche Verwaltung 212

6 Bedürfnisse, Anforderungen und Projektziele Schaffen eines effizienten Hilfsmittels für das Management zur raschen und übersichtlichen Darstellung der Projekte, welche von Bedeutung sind. Bereitstellung und Dokumentation der wichtigsten Projekt-Informationen Bezeichnung, Beschreibung, Zuständigkeiten, Art Meilensteine Projekt-KPIs (Status, Risiko, Kosten, Fortschritt) Reporting (aktueller Stand, nächste Schritte) etc. Übersichtlich und einfach handhabbar Skalierbar (Anwendergruppen/Bedürfnisse) Nutzung verfügbarer Lösungs-Plattform 6 Microsoft Praxistag für die öffentliche Verwaltung 212

7 Microsoft SharePoint als Lösungsplattform? Zusammenarbeit Dokumentenmanagement Suche Intranet-Portal Business Intelligence Breite Integration / Funktions-Baukasten Skalierbare Plattform Vereinfachter Betrieb und Wartung Effektive Ausbildung 7 Microsoft Praxistag für die öffentliche Verwaltung 212

8 Lösungsansatz Projektportfoliomanagement basierend auf Microsoft SharePoint + + Windows PowerShell 8 Microsoft Praxistag für die öffentliche Verwaltung 212

9 Die neue Lösung - Leistungsumfang 9 Microsoft Praxistag für die öffentliche Verwaltung 212

10 Die neue Lösung - Leistungsumfang 1 Microsoft Praxistag für die öffentliche Verwaltung 212

11 Die neue Lösung - Leistungsumfang PPM Export (bspw. ODBC, WS, Office etc.) Projekt-Nr. / Titel Beschreibung Projekt-KPIs Verantwortlich Aktueller Stand GL / Management Kapo Bern 11 Microsoft Praxistag für die öffentliche Verwaltung 212

12 Nutzen, Vorteile und Erfahrungen «Management»-gerechtes Werkzeug Relevante Punkte der strategisch Vorhaben sind ersichtlich und auswertbar Reporting für unterschiedliche Sichtweisen / Benutzergruppen Projektverwaltung zentralisiert Eine Lösungsplattform (SharePoint) und konsolidierte Einzelanwendungen Gleicher Aufbau für alle Anwendungen (Look n'feel) Integration bestehende Daten und Lösungen (BCS, Page Viewer) 12 Microsoft Praxistag für die öffentliche Verwaltung 212

13 Ausblick / Nächste Schritte Stetiger Ausbau der gesamten Lösung auf Basis von Benutzerfeedback (Usability, Funktionalität) Funktionale Erweiterungen Meilenstein-Reporting auf mehrere Jahre Reporting allgemein unterschiedliche Darstellung / Detaillierung (Inhalte) Unterschiedliche Sichten (strategische Projekte, alle Projekte, etc.) Weitere Einsatzszenarien / Anwendungsmodule 13 Microsoft Praxistag für die öffentliche Verwaltung 212

14 Projektorganisation Auftraggeber Kantonspolizei Bern Simon Roggli Chef Informatik Projektleitung Axept AG Markus Kyburz Senior Consultant Konzept & Realisierung Axept AG Andreas Ritter Consultant M&C NEXPLORE AG Pascal Fleury Business Solution Engineer 14 Microsoft Praxistag für die öffentliche Verwaltung 212

15 Fragen / Diskussion 1997 gegründet / 12 MitarbeiterInnen Glattbrugg, Schönbühl und Reinach Geschäftsbereiche Consulting & Engineering Managed Communication & Collaboration Outsourcing Dienstleistungen Beratung Projektmanagement Solution Engineering (Workplace, Datacenter, Messaging, Collaboration & Communication) Support & Operation Kundenstruktur Branchenneutral, mittlere und grosse Unternehmen, öffentliche Verwaltung gegründet / 36 MitarbeiterInnen Thun und Bern (Filiale) Geschäftsbereiche Software Engineering Integration und Business Intelligence Lösungen SharePoint- und Dynamics CRM Lösungen Dienstleistungen Beratung, Konzeption Coaching und Projektmanagement Entwicklung, Konfiguration und Integration Deployment, Einführung und Support Wartung, Betrieb Kundenstruktur Branchenneutral, mittlere und grosse Unternehmen, öffentliche Verwaltung 15 Microsoft Praxistag für die öffentliche Verwaltung 212