w w w. a c a d e m y o f s p o r t s. d e w w w. c a m p u s. a c a d e m y o f s p o r t s. d e Projektmanagement L E SEPROBE

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1 w w w. a c a d e m y o f s p o r t s. d e w w w. c a m p u s. a c a d e m y o f s p o r t s. d e Projektmanagement L E SEPROBE

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3 Kapitel 2 Projektmanagement für die Umsetzung organisatorischer Maßnahmen 2.1 Projektmanagement 2.2 Projekte und strategische Planung 2.3 Projektmanagementbüro (PMO) 2.4 Die Rolle des Projektmanagers (Projektleiter) 2.5 Zusammenfassung Seite 58 von 143

4 Lernorientierung Lehrskript Nach Bearbeitung dieses Kapitels werden Sie: - Projekte abgrenzen können, Merkmale und Besonderheiten charakterisieren, - Erfolgs- und Misserfolgsfaktoren des Projektmanagements kennen, - entscheiden können, wann Projektmanagement sinnvoll ist, - wissen, wie Projekte organisiert werden, - erfahren, welche Rolle den Projektbeteiligten zukommt, - verschiedene Projektorganisationsmodelle verstehen, - Projekte planen und abschließen lernen. Seite 59 von 143

5 2.1 Begriffsbestimmungen Projekte Eine einheitliche, allgemein anerkannte Definition vom Begriff eines Projekts existiert nicht. Um sich jedoch dem Projektbegriff anzunähern, sollen verschiedene Beispiele für Projekte aus unterschiedlichen Bereichen angeführt werden: - Bauvorhaben (zum Beispiel ein Hochregallager, ein Fabrikgebäude, ein Flughafen, ein Hotel, eine Ferienwohnung usw.) bzw. Planung, Bau und Inbetriebnahme von Anlagen. - Konstruktion von Maschinen und/oder Geräten (zum Beispiel Werkzeugmaschinen, unterstützende oder ergänzende Werkzeuge und/oder Maschinen). - Entwicklung und Einführung neuer Informationssysteme (zum Beispiel Management Informationssysteme, Produktionsplanung und Steuerung, CAD Computer Aided Design ). - Entwicklung neuer Produkte (zum Beispiel Raumfähren, Flugzeuge, Autos, Impfstoffe, Computeranlagen usw.). - Planung und Durchführung von Veranstaltungen (zum Beispiel die Expo, Fußballweltmeisterschaft in Deutschland, Olympische Spiele, Tennisturniere, Formel 1 usw.). - Umzüge, zum Beispiel der Umzug der Regierung von Bonn nach Berlin, der Umzug des Flughafens Münchens zum neuen Flughafen Franz Josef Strauß während des Flugbetriebs). - Konzeption und Implementierung von organisatorischen Veränderungen in Unternehmen, zum Beispiel Entlohnungssysteme, Mitarbeiterbefragungen, kontinuierlicher Verbessrungsprozess, Qualitätssicherung). Übung Projekte Finden Sie weitere Beispiele für Projekte. Bei der Planung und Durchführung der oben genannten Projektbeispiele würden sich bestimmte Merkmale eines Projektes herauskristallisieren, die bei jedem Projekt in Erscheinung treten. Diese können wie folgt formuliert werden: Seite 60 von 143

6 Projekte: Lehrskript - Sind komplexe und dynamische Aufgabenstellungen, die sich durch eine starke Vernetzung kennzeichnen und sehr umfangreich sind. In der Folge kommt es zu Abhängigkeiten zwischen den Einzelaufgaben untereinander und dem Umfeld der Projekte. Bei den Inhalten, Abhängigkeiten und organisatorischen Bedürfnissen handelt es sich um dynamische Ereignisse, d. h. sie können sich permanent ändern. - Sind abgrenzbare Einzelvorhaben, d. h. sie sind nicht mit Routinetätigkeiten vergleichbar. Dadurch ergibt sich eine Abgrenzung von den immer wiederkehrenden täglichen Arbeiten, zum Beispiel Schriftverkehr, Angebote einholen, Rechnungen schreiben usw.) und sollten daher nach eigenen Regeln bearbeitet werden. - Sind neuartige, innovative Aufgabenstellungen und beinhalten nicht oder nur teilweise sich wiederholende Aufgabenstellungen. - Sind zielorientiert, die zu leistenden Ergebnisse sind spezifiziert und formuliert. - Haben eine zeitliche Begrenzung mit definiertem Start und geplantem Endtermin. Die geplanten Ressourcen (Finanzen, Personen, Maschinen, Zeit) sind nur begrenzt verfügbar. - Sind für Unternehmen bedeutend, d. h. sie haben für die Projektbeteiligten eine hohe Relevanz, zum Beispiel durch hohe Ressourcen Verbindung. Viele Projekte sind kostenintensiv und mit hohen Investitionen verbunden. - Sind meist risikoreich. Oft ergeben sich erhebliche wirtschaftliche, terminliche oder technische Risiken. Projekte erfordern daher ein spezielles Risikomanagement. - Werden meist in Teams interdisziplinär und fachübergreifend bearbeitet. Dies zeigt die besondere Bedeutung des psychosozialen Bereichs. - Haben eine formelle Projektorganisation. - Haben oft einen diffusen Lösungsweg, der nicht vollständig planbar ist. Es können im Laufe des Projektes Probleme auftauchen die am Projektbeginn noch nicht vorhersehbar waren. Die Entscheidung, wann eine Aufgabe den Status Projekt erhält, ist oft nur im Einzelfall in jedem Unternehmen individuell zu treffen. Seite 61 von 143

7 Hinweis In der Deutschen Industrienorm (DIN) werden Projektmanagementbegriffe definiert. In dieser wird ein Projekt als ein Vorhaben beschrieben, das im wesentlichen durch eine Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet ist, wie zum Beispiel: - Zielvorgabe, - zeitliche, finanzielle und personelle oder andere Bedingungen, - Abgrenzung gegenüber anderen Vorhaben, - projektspezifische Organisation. Auf internationaler Ebene gibt es noch weitere Definitionen für ein Projekt. Projektmanagement (PM) Der Management-Begriff wird in allen Lebensbereichen benutzt jedoch wird er selten hinterfragt und oft unterschiedlich interpretiert. Management ist die Leitung sozio-technischer Systeme in personenund sachbezogener Hinsicht mithilfe von professionellen Methoden. In der sachbezogenen Dimension des Managements geht es um die Bewältigung der Aufgaben, die sich aus den obersten Unternehmenszielen des Systems ableiten, in der personenbezogenen Dimension um den richtigen Umgang mit allen Menschen, auf deren Kooperation das Management zur Aufgabenerfüllung angewiesen ist. (Ulrich, P., Fluri, E., Management, S. 36) Hinweis Nach DIN wird Projektmanagement als die Gesamtheit von Führungsaufgaben, Führungsorganisation, Führungstechniken und Führungsmitteln für die Abwicklung eines Projekts definiert. Auch hier gibt es verschiedene nationale und internationale Definitionen. Grundsätzlich kann Projektmanagement demzufolge aus unterschiedlichen Betrachtungsweisen gesehen werden: - Das institutionelle Organisationskonzept (hier geht es um die optimale Einordnung eines Projektes in die Organisation), - das Leitungskonzept, d. h. Planung, Steuerung und Kontrolle der zum Projekt gehörenden Aufgaben und Arbeitsschritte, Eingliederung des Projekts in die Ablauforganisation eines Unternehmens, Seite 62 von 143

8 - die instrumentale Sichtweise, d. h. Projektmanagement als Methode und Verfahren zur Erreichung der Projektziele zu sehen. In Abbildung 15 werden die Sichtweisen von Projektmanagement veranschaulicht. Abbildung 15 - Sichtweisen von Projektmanagement (eigene Darstellung) Hieraus ergibt sich folgendes Konzept (vgl. Abbildung 16): Abbildung 16 - Projektmanagement als Konzept (eigene Darstellung) Seite 63 von 143

9 Mehrere Projekte können miteinander verbunden werden, d. h. sie stehen miteinander in Beziehung und haben ein gemeinsames, übergeordnetes Ziel. Ist dies der Fall, spricht man von einem Projektprogramm. Beispielsweise verfolgen mehrere Projekte das gleiche Ziel, nämlich Kostensenkung um 30 % im Bereich Produktion. Ein weiteres zentrales Gebiet ist unter anderem der Bereich Wissensmanagement. Hier sollen die Erfahrungen aus den einzelnen Projekten ausgetauscht, Synergien entdeckt und genutzt werden. In der nachfolgenden Abbildung 17 sind die wesentlichen Inhalte bzw. Bestandteile des Projektmanagements dargestellt. Abbildung 17 - System des Projektmanagements (eigene Darstellung) Übung Projektbeteiligte Finden Sie ein Projekt in Ihrem Unternehmen, und ordnen Sie die Projektbeteiligten wie aus obiger Abbildung ersichtlich ist, zu. Im Mittelpunkt steht das Projektziel bzw. das Projektzielsystem (Kostenziele, Zeitziele, Qualitätsziele, Leistungsziele usw.). Innerhalb der Projektorganisation wird die Aufbau- und die Ablauforganisation des Projektes gestaltet. Zur Projektlenkung gehören die bereits erwähnten Planungs- und Steuerungsaktivitäten. Systematisches Vorgehen (Systemdenken), Strukturierungstechniken (zum Beispiel vom Groben zum Detail), aber auch Terminierungstechniken (zum Beispiel Netzplantechnik) gehören zu den Instrumenten, Methoden und Techniken des Projektmanagements. Die wichtigsten Rahmenbedingungen stellen die Projektbeteiligten Seite 64 von 143 dar.

10 Hinweis Lehrskript Nach DIN ist ein Projektbeteiligter eine Person oder Personengruppe, die am Projekt beteiligt, am Projektverlauf interessiert oder von den Auswirkungen des Projekts betroffen ist. Projektbeteiligte nehmen somit Einfluss auf den Projektablauf. Projektkultur Oft wird Projektkultur als Summe aller weichen Faktoren bezeichnet. Dazu zählen unter anderem die Achtung der Projektarbeit innerhalb des Unternehmens, die Kooperationsbereitschaft und das Konfliktverhalten zwischen Personen und Abteilungen, das Krisenmanagement, die Kommunikationsfähigkeit, die Motivation und Lernbereitschaft aller Projektbeteiligten. Hinweis In DIN ist Projektkultur sehr weit und vage als die Gesamtheit der von Wissen, Erfahrung und Tradition beeinflussten Verhaltensweisen der Projektbeteiligten und deren generelle Einschätzung durch das Projektumfeld beschrieben. Innerhalb des Projektmanagements sind die Begriffe Projekt, Prozess und Produkt eng miteinander verbunden. Die inhaltliche Abgrenzung dieser Begriffe soll anhand der folgenden Abbildung (vgl. Abbildung 18 - Produkt-Prozess-Projekt Zusammenhang (eigene Darstellung)) verständlicher gemacht werden. Abbildung 18 - Produkt-Prozess-Projekt Zusammenhang (eigene Darstellung) Zu Beginn des Projektes steht immer eine Idee bzw. ein Problem. Hier wird das Projektziel im Sinne der Erstellung eines Produktes bzw. einer Problemlösung formuliert. Im Projektablauf, dem eigentlichen Prozess, sind für die Zielerreichung zahlreiche Projektaufgaben zu erfüllen. Seite 65 von 143

11 Unter einem Prozess ist demzufolge allgemein ein Ablauf/eine Folge von logisch zusammenhängenden Funktionen bzw. Tätigkeiten zu verstehen. Das Produkt ist das Ergebnis (Lösung), Erzeugnis, Resultat des gesamten Vorhabens. Der Produktbegriff ist weit gefasst und beinhaltet nicht nur körperliche Gegenstände, sondern auch Dienstleistungen, Software, Studien, Patente usw. 2.2 Projekte und Projektmanagement Zunächst ist zu definieren, was ein Projekt überhaupt ist. Bei einem Projekt spricht man von einem zeitlich begrenzten Vorhaben mit dem Ziel, ein einmaliges Produkt, eine Dienstleistung oder ein Ergebnis zu schaffen. Durch den zeitlich vorgegebenen Rahmen sind Projekte durch einen eindeutigen Beginn und ein eindeutiges Ende definiert. Das Ende eines Projektes ist erreicht, wenn die Projektziele erreicht wurden oder, wenn das Projekt beendet wird, weil die Ziele nicht erreicht bzw. nicht erreicht werden können, oder wenn kein Bedarf für das Projekt mehr besteht. Die zeitliche Befristung ist nicht gleichzusetzen mit einer kurzen Dauer. Dies bedeutet, dass die zeitliche Begrenzung sich nicht allgemein auf das Projekt, die Dienstleistung oder das Ergebnis des Projekts bezieht. Die meisten Projekte, die gestartet werden, sollen Ergebnisse von Dauer erzielen. Ein Projekt zur Schaffung eines Nationaldenkmals führt beispielsweise zu einem Ergebnis, dass der hunderte überdauern soll. Darüber hinaus können Projekte auch soziale, wirtschaftliche und umweltbedingte Auswirkungen haben, die die Projekte selbst überdauern. Zusammenfassend kann gesagt werden, ein Projekt kann folgendes erzeugen: - Ein Produkt, das entweder eine Komponente eines anderen Objekts darstellt bzw. ein eigenständiges Produkt (Endprodukt) ist. - Eine Fähigkeit, eine Dienstleistung zu erbringen wie zum Beispiel eine Geschäftsfunktion, die die Produktion oder Logistik ergänzt. - Ein Ergebnis in Form eines Dokuments, wie zum Beispiel ein Forschungsprojekt, das Wissen entwickelt, mit dem festgestellt werden kann, ob eine Tendenz vorliegt, oder ob die Gesellschaft von einem neuen Prozess profitiert. Seite 66 von 143

12 Beispiele für Projekte Als Beispiele für Projekte sind zu nennen: - Entwicklung eines neuen Produkts oder einer neuen Dienstleistung. - Bewirkung von Änderungen in der Struktur, Personalbedarf oder dem Stil einer Organisation. - Errichtung eines Gebäudes oder einer Infrastruktur. - Umsetzung eines neuen Geschäftsprozesses bzw. Verfahrens. - Entwicklung oder Beschaffung eines neuen oder veränderten Informationssystems. 2.1 Projektmanagement Unter Projektmanagement ist die Anwendung von Wissen, Fertigkeiten, Werkzeugen und Methoden auf Projektvorgänge, um die Projektanforderungen zu erfüllen, zu verstehen. Projektmanagement wird durch die Anwendung und Integration von gruppierten Projektmanagementprozessen, aus denen die fünf Prozessgruppen bestehen, erreicht. Zu den fünf Prozessgruppen zählen: - Initiierung - Planung - Ausführung - Überwachung und Steuerung - Abschluss Das Managen eines Projekts umfasst gewöhnlicherweise die Ermittlung von Anforderungen, Berücksichtigung der unterschiedlichen Bedürfnisse, Bedenken und Erwartungen aller Unternehmensbeteiligter während das Projekt geplant und ausgeführt wird. Dazu kommt das Ausgleichen konkurrierender Projektbeschränkungen, wie zum Beispiel Inhalt und Umfang, Qualität, Terminplanung, Budget, Ressourcen und Risiken. Ein erfolgreiches Projektmanagement ist von den folgenden Prinzipien gekennzeichnet (vgl. Abbildung 19): - Systemorientierung, - ganzheitliches Denken, - Prozessorientierung, - Kundenorientierung, - strukturiertes Vorgehen, - Methodenorientierung, Personenorientierung. - Seite 67 von 143

13 Abbildung 19 - Grundprinzipien des Projektmanagements (eigene Darstellung) Systemorientierung bedeutet, dass Projekte als dynamische Systeme betrachtet werden können. Ein System lässt sich gegenüber seiner Umwelt abgrenzen und besteht aus einzelnen Elementen, die miteinander in Beziehung stehen und bestimmte Funktionen erfüllen. Auch Projekte sind Teil eines Ganzen (des Unternehmens mit seinem Umfeld) und bestehen aus zahlreichen Einzelelementen, die untereinander mit der Umwelt vielfältige, sich dynamisch verändernde Beziehungen haben. Projekte werden dadurch schwer kontrollierbar, lassen sich nicht immer hundertprozentig beherrschen und benötigen eine besondere Sichtweise, nämlich ganzheitliches, vernetztes Denken. Durch dieses Denken lassen sich die berüchtigten Insellösungen vermeiden. Darüber hinaus lassen sich mit vernetztem, ganzheitlichem Denken folgende Fragen beantworten: usw. - Wo sind die Grenzen meines Projekts? - Wie wird mein Projekt durch die Umwelt beeinflusst? - Wie beeinflusst mein Projekt die Umwelt? - Welche Erwartungshaltungen haben die Kunden? - Welche Beziehungen/Abhängigkeiten bestehen zwischen den Teilprojekten? - Seite 68 von 143

14 Prozess- und Kundenorientierung bedeutet, dass Projekte aus mehreren Prozessen bestehen. In diesen Prozessen werden jeweils Eingaben/Ressourcen (zum Beispiel Material, Informationen) in Ergebnisse umgewandelt. Dieses Grundschema (vgl. Abbildung 20) existiert auch bei allen Teilschritten eines Projekts. Abbildung 20 - Einfacher Projektprozess (eigene Darstellung) Der Projektprozess besteht somit immer mindestens aus drei organisatorischen Einheiten, nämlich - dem Lieferanten der Eingaben (Input), - dem Verantwortlichen (Prozessinhaber, -owner) für die Leistungserbringung und - der Empfänger des Ergebnisses, der externe oder interne Kunde des Projekts. Kunde ist also jeder, der ein Ergebnis (Output) erhält In der Praxis kann man oft beobachten, dass Projekte aus verschiedenen Teilprozessen bestehen, bei denen das Ergebnis des einen Prozesses gleichzeitig Eingabe für den folgenden Prozess ist. Eingaben, Ergebnisse und die Übergabe der Ergebnisse an ebenfalls genau zu definierende Schnittstellen werden konkret bestimmt. An den Schnittstellen wird der Kunde eines Prozesses zum Lieferant des nachfolgenden Prozesses (vgl. Abbildung 21). Diese Vorgänge können parallel auf die einzelnen Schritte des Projektmanagements übertragen werden. Seite 69 von 143

15 Abbildung 21 - Erweiterter Projektprozess (eigene Darstellung) Im Projektmanagement bedeutet Kundenorientierung, bei jedem Projektschritt zu analysieren, wer interner/externer Lieferant bzw. Kunde ist und welche Anforderungen diese an den Auftraggeber stellen. Bei der Realisierung des Projekts ist daher von großer Bedeutung, dass ein strukturiertes Vorgehen praktiziert wird. Dies bedeutet, dass mindestens die Phasen Definition, Planung, Realisierung und Abschluss eingehalten werden. Bei der Strukturierung eines Projekts wird oft der Fehler gemacht, sich am Anfang im Detail zu verzetteln und alles detailliert zu planen. Die Prozessbeteiligten denken bereits in Lösungen. Die Folge ist, dass der Blick für das Ganze und für die Vernetzung der einzelnen Elemente verloren geht. Daher sollte sich im Projektmanagement Schritt für Schritt an das Detail herangearbeitet werden. Studien zeigen, dass Kommunikationsprobleme, fehlende Teamorientierung, Ängste von Beteiligten und Betroffenen, Status- und Prestigedenken, Defizite bei Personalführung usw. die Projektarbeit erheblich erschweren und den Projekterfolg gefährden. Infolgedessen werden im ganzheitlichen Projektmanagement die beschriebenen Prinzipien, die Systeme, Methoden und psycho-sozialen Prozesse berücksichtigt und integriert (vgl. Abbildung 22). Seite 70 von 143

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