SATON Software. Albert-Schweitzer-Straße Neufahrn. Tel: +49(0) Fax: +49 (0)

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1 SATON Software Albert-Schweitzer-Straße Neufahrn Tel: +49(0) Fax: +49 (0) info@saton-software.de

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3 SATON ist eine betriebswirtschaftliche Client-/Server- Anwendung (ERP), die speziell für die Bedürfnisse des Tankstellenbaus, des Tankstellenservice und des Anlagenbaus entwickelt wurde. In Verbindung mit einer SQL-Datenbank (SQL-Base von Gupta/Centura) bietet SATON eine anpassungsfähige Lösung, die die Bereiche Stammdatenverwaltung, Einkauf, Materialwirtschaft, Service, Anlagenbau und Faktura abdeckt. Die grafische Benutzeroberfläche ist konsistent und orientiert sich an den Standards der Microsoft- Produkte. SATON ist somit aufgrund der intuitiven Benutzerführung schnell erlernbar. Hauptmenü Alle Module und Anwendungen werden über das übersichtliche Hauptmenü geöffnet. Jedem Benutzer werden dabei nur die Anwendungen angezeigt für die er eine Berechtigung besitzt. Neben der Anzeigeberechtigung gibt es noch Editier- und Löschberechtigungen die über Benutzergruppen den Anwendern und den Anwendungen zugeordnet werden. Das Hauptmenü besteht aus 8 Modulen - abgebildet über 8 Reiter auf der linken Seite. Bei Anwahl eines Moduls wird die entsprechende Liste der Anwendungen angezeigt. Eine Anwendung wird durch Doppelklick geöffnet. Das Hauptmenü mit Firmenlogo Seite 2 von 19 Seiten

4 Stammdatenverwaltung Das Modul Stammdaten liefert für alle integrierten Module die Datenbasis. Verwaltet werden folgende Stammdaten: Artikel/Lagerorte: Verwaltet Artikeldaten und die zugehörigen Lagerorte. Liefert Informationen über Inventur, Lieferanten und Verbrauch pro Jahr und Monat. Systemschlüssel steuern den Typ und die Verwendung des Artikel. Ein Artikel kann z.b. als Lohnleistung mit einem Stunden- oder Minutensatz definiert werden, und als Position der Stückliste einer Leistung oder in eine Rechnung aufgenommen werden. SATON beinhaltet standardmäßig eine Mehr-Lagerortverwaltung. Hierbei gehören mehrere Orte und Plätze zu einem Werk, die jeweils getrennt disponiert werden können. Ein Lagerort wird durch Werk, Ort und einen Platz definiert. Für jede Materialbewegung in der Materialwirtschaft muss neben dem Artikel auch der Lagerort angegeben werden. Kunden: Neben Grunddaten (Adresse, Bezeichnung u.a. ) und Fakturadaten (Zahlungsbedingung, Preisliste u.a. ) können beliebig viele Ansprechpartner erfasst werden. Lieferanten: Neben den Grunddaten, wie Adresse, können den Lieferanten beliebig viele Warengruppen zugeordnet werden, die zur Preisfindung dienen. Einer Warengruppe können Rabatte/Zuschläge und eine Artikelliste mit festen Lieferpreisen zugeordnet werden. Aus Lieferpreis und Rabatt/Zuschlag ergibt sich der Nettopreis, der in die Bestellung übernommen wird. Seite 3 von 19 Seiten

5 Kommissionen: Kommissionen sind die Basis für die Kommissionslisten im Fakturamodul (Kostenträger- und Erlösrechnung). Einer Kommission wird immer eine Lebensdauer in Form eines Gültig ab- und Löschdatums zugeordnet. Für jede kommissionslistenrelevante Bewegung muss eine Kommission angegeben werden, z.b. Rechnungen, Lagerbewegung oder Stundenbericht. Nach jeder Aktualisierung der Kommissionslisten werden u.a. die Summen der Werte aus den Bewegungsdaten für Kosten (Lohn und Material) und Erlöse (Rechnungen und Gutschriften) in der Kommission gespeichert. Über den Einzelnachweis werden alle Bewegungen angezeigt, so dass alle Belege aus allen Modulen, die der Kommission zugeordnet wurden, eingesehen werden können. Der Status liefert Information über die Art der Kommission, z.b. Halbfabrikat oder Nachlaufkosten. Personal: Verwaltet die Mitarbeiter des Unternehmens. Liefert z.b. Stundensätze für Stundenberichtserfassung. Firmenwagen: Verwaltet Fahrzeuge und ihre Verrechnungssätze und ist die Basis zur Ermittlung von Fahrzeugkosten. Seite 4 von 19 Seiten

6 Leistungen: Eine Leistung kann einen oder mehrere Artikel in Form einer Stückliste enthalten. Artikel in diesem Sinne sind Material, Stunden, Kilometer und Fremdleistungen. Es können mehrere Kundenpreise zugeordnet werden. Für Leistung können beliebig lange Texte für Angebot/Auftrag, Ausschreibung und Rechnung erfasst werden. Bei der Positionierung einer Leistung im Anlagenbau wird auf diese Daten zugegriffen, so das in kurzer Zeit umfangreiche Angebote erstellt werden können. Um Leistungen sinnvoll zusammenzufassen werden sie Leistungsverzeichnissen, Gruppen und Untergruppen zugeordnet. Preislisten: Enthalten Artikel und deren Preise. Preislisten werden im Kundenstamm den Kunden zugeordnet. Bei der Fakturierung wird auf diese Preise zugegriffen Seite 5 von 19 Seiten

7 Stationsbuch: Verwaltet Stationen (Tankstellen) und zugehörige Komponenten, z.b. Zapfsäulen. Integriert ist eine Terminverwaltung für verschiedene Termine (z.b. TÜV- Termine und Eichtermine). Für die aktive Station werden Dispoaufträge aus dem Service, Tauschteile und eine Mängelliste angezeigt. Das Equipment einer Station ist die Liste der enthaltenen Komponenten. Komponenten können Zapfsäulen, Behälter, Leckanzeige u. a. sein. Jede Komponente besitzt eine eigene Maske mit den speziellen Feldern. Die Software ist so ausgelegt, dass neue Komponenten dynamisch hinzugefügt werden können, wobei Masken von anderen Komponenten (falls die Felder übereinstimmen) zugeordnet werden können. Seite 6 von 19 Seiten

8 Einkauf Das Einkaufsmodul umfasst folgende Funktionsbereiche: Bestellungen : Es können drei Typen von Bestellungen erfasst werden: Kommisionsmaterial, Lagermaterial und Kostenstellenmaterial. Die Materialwirtschaft greift mit speziellen Buchungsschlüsseln auf Bestellungen vom Typ Lagermaterial zu, verbucht Mengen und Werte und setzt den Status der Bestellung für Voll- oder Teillieferung. In der Rechnungsprüfung werden alle drei Bestelltypen geprüft und abgeschlossen. Rechnungsprüfung: Die Rechnungsprüfung prüft Eingangsrechnungen mit oder ohne Bestellbezug. Bei Rechnungen mit Bestellbezug greift sie dabei auf die Bestelldaten zurück und kontrolliert Menge und Preis. Beim Bestelltyp Lagermaterial können nur Mengen geprüft werden, die über die Materialwirtschaft zugebucht worden sind. Bei erfolgreicher Prüfung aller Mengen einer Bestellung wird die Bestellung abgeschlossen. Jeder gebuchte Rechnungsprüfungsbeleg wird an den Export für eine externe FIBU zur Verfügung gestellt. Seite 7 von 19 Seiten

9 Materialwirtschaft Das Materialwirtschaftsmodul verwaltet die Bereiche Bestandsführung In der Bestandsführung werden alle Lagerbewegungen gebucht, korrigiert, protokolliert und ausgewertet. Es stehen u.a. Buchungsschlüssel zum Buchen von Materialzugängen, Materialabgängen, Umlagerungen innerhalb verschiedener Lagerorte, Preiskorrekturen und Mengenkorrekturen zur Verfügung. Alle Materialbewegungen, Preis- und Mengenkorrekturen werden in einem speziellen Lagerprotokoll festgehalten, so dass Mengen und Preisentwicklung eines Artikels jederzeit nachvollzogen werden können. Je nach Buchungsschlüssel werden Mengen, Preise und Verbräuche im Artikelstamm und Lagerort zurück geschrieben. Informationsprogramme Informationsabfragen, die der Informationsdarstellung dienen. Inventur Hier sind alle Vorgänge zur Vorbereitung, Durchführung und Auswertung einer Inventur zusammengefasst. Die Inventur erstellt automatisch für jedes Werk Zähllisten. Die erfassten Ist-Mengen können mit speziellen Analyse-Algorithmen (Benfort-Analyse) auf mögliche Fehler geprüft werden. Seite 8 von 19 Seiten

10 Das Buchen der Inventur speichert Ist-Mengen und statistische Inventurdaten im Artikel und Lagerort und protokolliert auftretende Mengendifferenzen im Lagerprotokoll. Seite 9 von 19 Seiten

11 Service Für die schnelle, problemlose und kostengünstige Abwicklung von Wartungs- und Reparaturarbeiten steht das Modul Service zur Verfügung. Hier werden Wartungs- und Reparaturaufträge verwaltet und disponiert, d.h. einem Techniker/Monteur zugeordnet. Zur Verfolgung der Aufträge stehen Listen mit umfangreichen Filtermöglichkeiten zur Verfügung. Das Servicemodul umfaßt folgende Funktionsbereiche: Dispo: Erfassung und Disposition von Reparatur- und Wartungsaufträgen. Der Disponent kann dabei Aufträge umdisponieren, d.h. anderen Monteuren zuordnen und den Status des Auftrages bestimmen (Beispiele für Auftragsstati sind: disponiert, angewiesen und abgemeldet). Für jeden Auftragsstatus existiert eine Liste mit allen Aufträgen. Umfangreiche Sortier- und Filteranwendungen ermöglichen eine schnelle Auftragsbearbeitung. RAB: Hier werden die Arbeitsberichte der Techniker/Monteure verwaltet (Rückmeldung ArbeitsBerichte). Es werden Dauer, Fahrzeugdaten, Material, und spezielle Daten des Auftrages (z.b. Daten für einen Export zu einer Mineralölgesellschaft) erfasst. Je nach Einstellung kann das Material in der Materialwirtschaft gebucht werden. Garantieteileverwaltung: Hier wird die Historie eines Garantieteiles festgehalten. Die Daten werden über die Anwendung Tauschteileverwaltung gepflegt. Seite 10 von 19 Seiten

12 Auswertungen: Diverse Auswertungen geben Auskunft über Störungsstatistik, Arbeitsund Fahrleistung und Statistiken über Stationen. Seite 11 von 19 Seiten

13 Anlagenbau Das Modul Anlagenbau besteht aus den Anwendungen Anfragen, Projektordner, Angebote und Auftragsbestätigung. Mit diesen Anwendungen wird der Benutzer bei der Erstellung von Angeboten und Aufträgen, die u.a. auf Leistungspositionen basieren, unterstützt. Es kann so in kurzer Zeit ein umfangreiches Angebot oder Auftrag erstellt und kalkuliert werden. Für den Ausdruck von Angeboten und Aufträgen stehen diverse Standardformularen zur Auswahl. Projektordner: Der Projektordner fasst beliebig viele Aufträge und Angebote zu einer gedachten Einheit zusammen. Angebot/Auftrag: Angebote und Aufträge bestehen aus Kopfdaten, Gliederung und u.a. Leistungspositionen. Pro Gliederungspunkt kann eine vierstufige Tiefe erfasst werden (Los, Titel, Untertitel und Position). Zum schnellen Erstellen von Angeboten/Aufträgen stehen umfangreiche Hilfsmittel zur Verfügung, z.b. Positionieren von kompletten Leistungsverzeichnissen mit logisch zusammenhängenden Leistungspositionen, Positionieren aus Referenzangeboten oder Kopieren kompletter Angebote mit Gliederung und Leistungspositionen. Es können aber auch speziell für das/den Angebot/Auftrag Leistungspositionen erstellt werden, auf die dann jederzeit zugegriffen werden kann. Mit der Anwendung Kalkulation können Verkaufspreise für das gesamte Angebot/Auftrag oder für einen Gliederungspunkt neu bestimmt werden, wobei die Differenzen auf alle beteiligten Leistungspositionen verteilt werden. Der Massenauszug stellt die Kalkulation auf der Seite 12 von 19 Seiten

14 Kostenseite dar. Es kann bestimmt werden, mit welchen Preisen (z.b. Einkaufspreis, Durchschnittspreis) die Artikel bewertet werden. Für Aufträge stehen Anwendungen zur Aufmasserfassung zur Verfügung, die als Basis zur Rechnungserstellung dienen. Menü Angebote: Von hier aus werden alle Angebotsanwendungen gestartet. Folgende Anwendungen stehen im Menü Angebote zur Verfügung: Projekt: Angebot: Gliederung: öffnet das aktuelle Projekt, von dem aus neue Angebote angelegt werden. öffnet das aktuell markierte Angebot zur Bearbeitung des Kopfes (z.b. der Adresse) öffnet die Gliederung des aktuell markierten Angebotes; hier werden Gliederungspositionen angelegt und geändert Positionierung: öffnet die Positionierung des aktuell markierten Angebotes (s. u.). Kalkulation: Ausfertigung: öffnet die Kalkulation des aktuell markierten Angebotes; hier kann der Verkaufspreis des Angebotes kalkuliert werden. In dieser Anwendung werden Preise, Mengen und Werte überprüft; es Seite 13 von 19 Seiten

15 können spezielle Kalkulationen generiert und gedruckt werden. Von hier aus wird das Angebot gedruckt. Seite 14 von 19 Seiten

16 Angebote-Anwendung: Positionierung In dieser Anwendung werden die Positionen, Rabatte, Positionslangtexte und Kopf- und Fußtexte des Angebotes bearbeitet. Über die Funktion Massenauszug werden die Kosten kalkuliert. Der Massenauszug löst alle Stücklisten der Leistungspositionen auf, so dass gleiche Artikel in verschiedenen Leistungspositionen mit dem selben Preis kalkuliert werden. Mit der Funktion 999-Position können speziell für das Angebot Leistungen erzeugt werden. Es können Angebotspositionen aus Leistungsverzeichnissen, aus dem Artikelstamm, aus Referenzangeboten, aus dem Pool der 999-Positionen oder frei editierbare eingefügt werden. Der Langtext einer Position wird aus der Leistungsposition übernommen und kann modifiziert werden. Rabatte/Zuschläge können pro Angebotsposition, pro Gliederungspunkt oder für das gesamte Angebot vergeben werden. Seite 15 von 19 Seiten

17 Faktura Das Fakturamodul umfasst folgende Funktionsbereiche: Rechnungen: Für die Erstellung einer Rechnung stehen die Typen Sofortfakturierung, Aufmassrechnung und RAB-Rechnung zur Verfügung. Die Wahl des Rechnungstyps ist abhängig vom vorgelagerten Vorgang. Bei Aufmassrechnungen können auf Aufmasspositionen aus dem Anlagenbauauftrag, bei RAB-Rechnungen auf Positionen aus dem RAB des Servicemoduls zugegriffen werden. Für alle Rechnungen können grundsätzlich Positionen aus dem Artikel- oder Leistungsstamm oder frei editierte eingefügt werden. Die Preisbestimmung der Position erfolgt je nach Kunde über Preislisten oder Zu- und Abschläge aus Kunde-Artikel-Preismatrix. Der Rechnung können mehrere Kopfrabatte und/oder Zuschläge mit absoluten oder prozentualen Werten zugeordnet werden. Gutschriften Manuelle Buchung von Eingangs- und Ausgangsrechnungen entsprechend externer Finanzbuchhaltung Datenexport an externe Finanzbuchhaltung. Exportiert werden Debitoren, Kreditoren, Eingangs- und Ausgangsrechnungen. Stundenberichte: Hier werden pro Mitarbeiter Stunden und Fahrzeugkosten erfasst. Interne Leistungsverrechnung und Umbuchung von Kommissionen Seite 16 von 19 Seiten

18 Kommissionslisten: Kostenträger- und Erlösrechnung. Listen mit verdichteten Werten für Kosten und Erlöse pro Kommission. Für jeden Status (Halbfabrikat, Fertiggemeldet) gibt es Auswertungen mit umfangreichen Filtermöglichkeiten. Vorraussetzungen für die Aktualisierung sind ein gültiges Löschdatum im Kommissionsstamm. Ist dieser größer als das Abrechnungsdatum, wird die Kommission im HF- Bestand geführt. Anderenfalls handelt es sich um eine fertig gemeldete Kommission, die nur noch Nachlaufkosten haben kann. Anhand des Status einer Kommission kann erkannt werden, in welcher Liste sie sich befindet: Status 10 HF Halbfabrikat nicht fertig gemeldet 20 ST Statistisch nicht fertig gemeldet 30 FZM Fertig gemeldet im Abrechnungsmonat 40 FM Fertig gemeldet ohne Nachlaufkosten 50 NKG Fertig gemeldet mit Nachlaufkosten 60 NKA Fertig gemeldet mit Nachlaufkosten im Abrechnungsmonat Seite 17 von 19 Seiten

19 Abfragen In diesem Modul finden sich verschiedene Abfragen, die der Informationsgewinnung über die Daten in SATON ermöglichen. Sie sind in der Regel über das "Feste Infosystem" programmiert und ermöglichen so vordefinierte Abfragen, in denen über Einschränkungen gezielt die gesuchten Daten gewonnen werden können. Seite 18 von 19 Seiten

20 Administration Im Administrationsmodul werden Benutzer, Benutzergruppen, Rechte, das Hauptmenü und die Datenbank verwaltet. Folgende Anwendungen stehen SATON-Administratoren zur Verfügung: Anlegen von Benutzern Benutzergruppen verwalten Hauptmenü verwalten Tabellen- Administration Zugriff auf die gesamte Datenbank Seite 19 von 19 Seiten