IT und Organisation wie macht es die LHM

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1 IT und Organisation wie macht es die LHM 6. Bayerisches Anwenderforum egovernment 2014 Schloss Nymphenburg, München 22. Mai 2014 Dr.Daniela Rothenhöfer LHM, Direktorium Hauptabteilung III Stv. IT-Beauftragte Leitung IT-Strategie und IT-Steuerung/IT-Controlling (STRAC) 1 / 29

2 Inhalt Einstieg Leitgedanken und Kernelemente der strategischen Neuausrichtung der IT der Stadt München Wo steht die LHM derzeit? Erfolge und Herausforderungen und deren Bedeutung für E-Government Zusammenfassung und Ausblick 2 / 29

3 Die Landeshauptstadt München im Überblick > Mitarbeiter in 12 Referaten und 5 Eigenbetrieben Haushaltsvolumen: 6,2 Milliarden Euro LHM beteiligt an > 100 Unternehmen rund PC-Arbeitsplätze (inkl. Schulen) Fachanwendungen (ohne Schulen) Interaktion mit der Stadtverwaltung Seite 3/29

4 Warum eine strategische Neuausrichtung der IT? In der IT der Stadt München waren wesentliche Veränderungen notwendig: Komplexität muss handhabbarer sein (Einheitliche Prozesse) Synergien schaffen durch homogene Infrastrukturen und Lösungen IT-Personal braucht die Qualifikation, um Innovationen zu gestalten und externe Dienstleister zu steuern Veränderungsbereitschaft zu wecken und zu entwickeln ist eine Daueraufgabe Ende MIT-KonkreT Aufnahme der Geschäftstätigkeit in der neuen IT-Organisationsstruktur Beschluss des Stadtrates zum Aufbau der neuen Organisation der städtischen IT Betroffen sind alle 12 Referate und die Eigenbetriebe 4 / 29

6 Neue IT-Organisation gemäß Kernkompetenzfokussierung (KKF) 1/3 Im Modell der Kernkompetenzfokussierung (KKF) wurden IT-Fachlichkeit und IT- Technik in der Organisation bestmöglich aufgeteilt: Ergebnis sind die drei Häuser der IT (dika's, STRAC) WAS braucht der KUNDE? dika's MIT-KonkreT Wie stelle ich es zur Verfügung? IT der LHM Wie bekomme ich das alles Zusammen? STRAC 6 / 29

7 Neue IT-Organisation gemäß Kernkompetenzfokussierung (KKF) 2/3 Die Aufgabenschwerpunkte in der IT-Organisation der LHM: Haus dikas Eine dezentrale IT in jedem der Referate (dika), die nah an den fachlichen Anforderungen ihrer Kunden agiert (fachliches Anforderungsmanagement, Facharchitektur) Haus Haus STRAC einen leistungsfähigen IT-Dienstleister in Form eines städtischen Eigenbetriebs, der für Planung, Bereitstellung und Betrieb von Informations- und Telekommunikationstechnik die Verantwortung übernimmt einen Bereich IT-Strategie und IT-Steuerung / IT- Controlling, der Rahmenbedingungen schafft und durchsetzt und Innovationen fördert. 7 / 29

8 Neue IT-Organisation gemäß Kernkompetenzfokussierung (KKF) 3/3 Wesentliche Handlungsfelder bei der strategischen Neuausrichtung der IT: IT-Vorhabensplanung/Portfoliomanagement Standardisierte und effiziente Prozesse in Konzeption und Realisierung Architekturmanagement IT-Sicherheitsmanagement Standardisierte Prozesse im Betrieb (ITIL) IT-Technologiemanagement IT-Controlling IT-Finanztransparenz IT-Personal 8 / 29

10 IT-Vorhabensplanung/Portfoliomanagement 1/2 Ziel Gewinnung einer periodenbezogenen Übersicht über alle IT-Vorhaben der LHM Wo steht die LHM Der IT-Vorhabensplan als Liste aller geplanten IT-Vorhaben der LHM wird bereits zum 4. Mal erstellt (einmal jährlich, derzeit für 2015) Erfolge Fundierte Diskussionsgrundlage für die Fachbereiche als Grundlage für Priorisierungsentscheidungen und Sicherung der IT-Ressourcen Für die IT besteht eine erhöhte Planungssicherheit und Transparenz Zeitreihen ermöglichen die mittel- bis langfristige Personalkapazitätsund -kompetenzplanung 10 / 29

11 IT-Vorhabensplanung/Portfoliomanagement 2/2 Herausforderungen Optimum zwischen Verlässlichkeit und Schnelligkeit finden Auf Grund insb. gesetzlicher Änderungen und weiterer dringender Handlungsbedarfe sind unterjährig regelmäßige Repriorisierungen erforderlich; das Management dieser Repriorisierungen muss zeitnah erfolgen und eine Aussage zur Bedeutung eines IT-Vorhabens für die Stadt München insgesamt ermöglichen Bedeutung für E-Government Der jährliche Planungsprozess erlaubt die Identifizierung gleichartiger Vorhaben in verschiedenen Fachbereichen Eine Priorisierung hinsichtlich der einzuführenden Basiskomponenten im E-Government (z.b. Elektronisches Bezahlen, Workflow, ) kann abgeleitet werden 11 / 29

12 Standardisierte und effiziente Prozesse in Konzeption und Realisierung 1/2 Ziel Gestaltung von IT-Lösungen im Hinblick auf eine effiziente und effektive IT-Unterstützung der Geschäftsprozesse in den Fachbereichen Wo steht die LHM Anforderungsmanagementprozess ist etabliert, Zusammenspiel von Fachbereich, dezentraler IT und IT-Dienstleister beim Testen ist festgelegt Erfolge Die gemeinsame Arbeit der neuen Rollen Fach- und IT-Architekt an der IT-Lösung ist etabliert und wird von den Fachbereichen positiv wahrgenommen Vergabeverfahren werden beschleunigt 12 / 29

13 Standardisierte und effiziente Prozesse in Konzeption und Realisierung 2/2 Herausforderungen Veränderungen an den Anforderungen bei laufenden IT-Vorhaben / Projekten Pragmatisches Umsetzen der Prozesse bei kleinen IT-Vorhaben, SAP Bedeutung für E-Government Vorgehensmodell für die Zusammenarbeit bei der Konzeption von IT- Lösungen, die für mehrere Fachbereiche nutzbar sind (inkl. Einschätzung, ob besser eine Lösung oder besser mehrere Lösungen realisiert werden) 13 / 29

14 Architekturmanagement 1/2 Ziel Aufbau eines Architekturmanagements zur Beantwortung von Fragen zum Zusammenhang zwischen Geschäftsprozessen, Fachanwendungen und IT-Infrastruktur (z.b. Auf welche Anwendungen verteilt sich ein Geschäftsprozess, welche Daten fließen zwischen Anwendungen, welche Infrastruktur ist dafür verbaut, ) Wo steht die LHM Die Geschäftsprozesse und IT-Landschaft der LHM sind grob erhoben Erfolge Die Zusammenhänge zwischen Geschäftsprozessen, Anwendungen und Technik sind in ausgewählten Pilotbereichen sichbar Antworten auf wichtige Planungsfragen: es wird z.b. klar, welche Bereiche sind bei der Ablösung einer Fachanwendungen einzubeziehen 14 / 29

15 Architekturmanagement 2/2 Herausforderungen Identifikation aller zu dokumentierenden Objekte Aktuell Halten der Dokumentation in Zeiten knapper Ressourcen und einer Vielzahl von umzusetzenden IT-Vorhaben Nutzen von Architekturmanagement den Entscheidern vermitteln, damit Ressourcen dafür zur Verfügung stehen Bedeutung für E-Government Schnittstellen- und Datenflußdokumentation zwischen Anwendungen ermöglicht bei deren Ablösung eine bessere Durchgängigkeit der IT- Unterstützung und kann so als Treiber für die Optimierung der Prozesse innerhalb der Verwaltung wirken 15 / 29

16 IT-Sicherheitsmanagement 1/2 Ziel (Vision) IT-Sicherheit ist als notwendiges und zentrales Themengebiet in der Organisation verankert und technisch und organisatorisch so ausgestaltet, dass Lösungen und Fachverfahren auch unter Berücksichtigung von Sicherheitsaspekten fundiert und effizient realisiert werden können. Wo steht die LHM Die stadtweit gültigen Vorgaben zur IT-Sicherheit und zum Risikomanagement sind erarbeitet und eingeführt. Erfolge Die wesentlichen Ankerpunkte sind der Fokus auf den verarbeiteten Informationen als den primären Schutzobjekten und ein durchgängig risikoorientierter Ansatz. 16 / 29

17 IT-Sicherheitsmanagement 2/2 Herausforderungen Die richtige Awareness schaffen Integration von Risikomanagement, geeigneten Rollen und Aktivitäten in die Prozesse und Sicherstellung von deren Handhabbarkeit Bedeutung für E-Government Daten- und Risikoorientierung sind bei allen E- und Open-Government- Aktivitäten grundlegende Voraussetzungen 17 / 29

18 Standardisierte Prozesse im Betrieb (ITIL) 1/2 Ziel Prozesse zu Service Transition und Service Operation sind bei der LHM etabliert Wo steht die LHM Die Prozesse für Incident, Problem, Request Fulfillment und Service Management existieren Erfolge Klare Strukturen und Single Point of Contact zum Fachbereich Diskussion über die benötigte Leistungsqualität hat im Zusammenhang mit SLAs begonnen 18 / 29

19 Standardisierte Prozesse im Betrieb (ITIL) 2/2 Herausforderungen Etablierung der komplexeren Prozesse Change-, Release- und Configuration Management inkl. einer CMDB Abschaffen der vielen kleinen Helfertools und Etablierung eines grundlegend neuen Vorgehens Bedeutung für E-Government Sichtbarkeit der Beziehungen und Abhängigkeiten der IT-Komponenten untereinander (Wartung, Pflege, Lebenszyklus,...) 19 / 29

20 IT-Technologiemanagement 1/2 Ziel Standadisierung der Infrastruktur (Wiederverwendbarkeit, Komponentenbasis) Wo steht die LHM Vereinheitlichung der Serverinfrastruktur Technologiestandards für den Einkauf von Produkten sind festgelegt Erfolge Reduzierung der Betriebskomplexität Vergabeverfahren werden beschleunigt 20 / 29

21 IT-Technologiemanagement 2/2 Herausforderungen Veränderung der Infrastruktur bei gleichzeitiger Sicherstellung der bisherigen Betriebsstabilität Heterogene Fachverfahrenslandschaft auf einer homogenen Infrastruktur Bedeutung für E-Government Komponentenbasierte Architektur vereinfacht den Einsatz von E- Government.-Lösungen 21 / 29

22 IT-Controlling 1/2 Ziel Steuerungsgrundlage für die IT-Entscheider durch regelmäßige kenngrößenbasierte Berichte zuŕ Erreichung strategischer Ziele Wo steht die LHM Monatlicher Bericht zum Fortschritt der strategischen Neuausrichtung der IT an Hand von wesentlichen Kenngrößen Erfolge Transparenz bei Entscheidungen steigt Kenngrößenbasierte Steuerungsmechanismen werden vertraut 22 / 29

23 IT-Controlling 2/2 Herausforderungen Aufbau einer Controllingkultur als Chance zur Verbesserung, nicht zur Dokumentation von Fehlern Effizientes Vorhalten der benötigten Daten Auswahl der richtigen Kenngrößen Bedeutung für E-Government Festellen, ob notwendige Voraussetzungen für E-Government bereits erreicht sind Belastbarkeit der Organisation mit zusätzlichen Themen 23 / 29

24 IT-Finanztransparenz Ziel Klarheit über die IT-Kosten der Stadt München Wo steht die LHM Die Kosten der IT können insgesamt dargestellt werden Erfolg Fundierte Diskussionsgrundlage für die Fachbereiche als Grundlage für Priorisierungsentscheidungen und Sicherung der IT-Ressourcen Herausforderung Erläuterungen der durch die Transparenzerhöhung entstandenen Kostenverschiebungen und -veränderungen von der alten zur neuen IT-Organisation 24 / 29

25 IT-Personal 1/2 Ziel Gewinnung bzw. Ausbildung und Entwicklung sowie Bindung des für die IT der LHM benötigten Personals mit den erforderlichen Kompetenzen Wo steht die LHM Rollenbasierte IT-Arbeitsplatzbeschreibungen sind eingeführt, Kompetenzprofile sind erstellt, eine breite Qualifizierungsoffensive läuft, sämtliche Möglichkeiten des Tarifrechts werden ausgeschöpft Erfolge Wissen des internen Personals wird kontinuierlich ausgebaut, neues Personal von außen konnte für die wichtigsten Positionen gewonnen werden 25 / 29

26 IT-Personal 2/2 Herausforderungen Stellenbesetzungen sind nach wie vor trotz großen Engagements aller Beteiligten schwierig Umgang mit den Kulturunterschieden von internem und externem Personal und Aufbau einer neuen gemeinsamen Kultur Bedeutung für E-Government E- und Open-Government Aktivitäten können Anreiz für Bewerberinnen und Bewerber sein 26 / 29

28 Zusammenfassung und Ausblick Die strategische Neuausrichtung der IT hat beachtliche Erfolge vorzuweisen. Durch einige Handlungsfelder der Neuausrichtung der IT sind wichtige Voraussetzungen für E- und Open-Government geschaffen worden. Große Herausforderungen sind teilweise nur schwer beeinflussbar (insb. IT-Personalgewinnung und -bindung) Der Schwerpunkt der anstehenden Aktivitäten liegt auf der Stabilisierung und kontinuierlichen Verbesserung der Neuerungen, insb. dem praxisgerechten Umgang mit den neuen Strukturen und Prozesse (Lebbarkeit für alle in möglichst vielen Alltagssituationen) 28 / 29

29 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit Ihre Fragen??? Dr. Daniela Rothenhöfer Landeshauptstadt München Direktorium Tel.: / 29