Strategische Neuausrichtung der IT der Stadt München - Prozessorientierte Organisationsveränderungen als Grundlage für E-Government

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1 16. Anwenderforum E-Government 2010 Strategische Neuausrichtung der IT der Stadt München - Prozessorientierte Organisationsveränderungen als Grundlage für E-Government Landeshauptstadt München Gertraud Loesewitz, Stadtdirektorin Beauftragte für Informationstechnik der LHM 1

2 Agenda Die Landeshauptstadt München und ihre IT Der politische Auftrag zur Neuausrichtung der IT Herausforderungen für die IT der LHM Lösungen / Lösungsansätze Bedeutung für E-Government 2

3 Die Landeshauptstadt München Oberbürgermeister 2. Bürgermeisterin Christian Ude 3. Bürgermeister Direktorium Bürgerservices, Controlling, IT Personal- und Organisationsreferat Stadtkämmerei Baureferat Kommunalreferat Kreisverwaltungsreferat Kulturreferat Referat für Arbeit und Wirtschaft Referat für Gesundheit und Umwelt Ref. für Stadtplanung und Bauordnung Schul- und Kultusreferat Sozialreferat 3

4 Die Landeshauptstadt München 4

5 Kenngrößen der IT der Stadt München Verwaltungsbereich: Insgesamt PC's in 12 Referaten und 4 Eigenbetrieben in heterogener Infrastruktur an mehr als 50 Standorten ca Tarifbeschäftigte und Beamtinnen und Beamte Pädagogischer Bereich: PC's; 500 Applikationen Schülerinnen und Schüler, Lehrerinnen, Lehrer, Erzieherinnen und Erzieher 700 Schulen und Kindertagesstätten IT-Großprojekte 1999 hat die Stadt München entschieden, die gesamten Schulen und Kindertagesstätten der Stadt flächendeckend mit einer vernetzten IT-Infrastruktur auszustatten 2004 hat die Stadt München den Stadtratsauftrag zur Einführung von Open Source basierten Arbeitsplätzen erhalten (Projekt LiMux) 2007 hat der Stadtrat die strategische Neuausrichtung der IT entschieden 2010 wurde vom Stadtrat die Erstellung einer E-Government-Roadmap beschlossen 5

6 Agenda Die Landeshauptstadt München und ihre IT Der politische Auftrag zur Neuausrichtung der IT Herausforderungen für die IT der LHM Lösungen / Lösungsansätze Bedeutung für E-Government 6

7 Das Programm MIT-KonkreT hat der Stadtrat auf Basis einer umfassenden Rahmenplanung einstimmig die strategische Neuausrichtung der gesamten IT der Stadt München beschlossen (Programm MIT-KonkreT) Betroffen sind alle 12 Referate und 4 Eigenbetriebe. Das Projekt läuft in mehren Stufen und ist insgesamt bis Ende 2015 angelegt Am 27. Januar 2010 hat der Stadtrat die Umsetzung einer neuen Aufbauorganisation und IT-Gremienstruktur beschlossen Stufe I Strategische Planung Stufe II, Stufe III Umsetzungsmodellierung und Umsetzung 2006 / / / / / 15 heute 7

8 Das Programm MIT-KonkreT IST-Erhebung und -Analyse Grundlage der IT-Kostentransparenz Strategische Rahmenplanung / 2009: Optimierung ausgewählter Einheiten, die bereits zu diesem Zeitpunkt stadtweite IT- Dienstleistungen erbracht haben: Bereich Netzwerklösungen Bereich stadtweite Anwendungen und Basisinfrastrukur Ausgestaltung der neuen städtischen IT- Aufbauorganisation Ausrichtung auf eine konsequente Prozess-, Service-, Projekt- und Kundenorientierung Stufe I Stufe II, Stufe III 8

9 Agenda Die Landeshauptstadt München und ihre IT Der politische Auftrag zur Neuausrichtung der IT Herausforderungen für die IT der LHM Lösungen / Lösungsansätze Bedeutung für E-Government 9

10 Neue Organisationsstruktur der IT der LHM Die IT der Stadt München wird nach dem Modell der Kernkompetenzfokussierung neu gestaltet: Aufbau der neuen IT-Organisation in drei Häusern Zentraler IT-Dienstleister (Eigenbetrieb): Beim zentralen Dienstleister liegt die technische Verantwortung, insbesondere für IT-Standards und Bebauung. Es erfolgt eine Bündelung und Standardisierung der Infrastrukturservices. Einführung der neuen Rolle des IT-Architekten Je ein dezentraler IT-Bereich in jedem Referat: Hier liegt die fachliche Verantwortung für das Geschäftsprozess- und Geschäftsinformationsmanagements in Bezug auf IT- Unterstützung. Einführung der neuen Rolle des Facharchitekten Bereich Strategie und Steuerung : In diesem Haus ist die Verantwortung für IT-Governance angesiedelt, mit der sichergestellt wird, dass die IT die Ziele und Strategien der Stadt München insgesamt unterstützt. 10

11 Kernideen der neuen Organisation Klare Auftraggeber-Auftragnehmer-Strukturen durch organisatorische Trennung von den Häusern zentraler Dienstleister und Strategie und Steuerung. Der zentrale Dienstleister wird als Eigenbetrieb organisiert mit Abnahmeverpflichtung (Anschluss- und Benutzungszwang) für die Referate. Als Tarifvertrag wird der TV-V zur Anwendung kommen. In den Einheiten erfolgt ein gemeinsamer Aufbau des Anforderungsmanagements. Neue Formen der Personalgewinnung, -bindung und -förderung sind notwendig: Traineeprogramme, duale Studiengänge,... Es wird ein dauerhaftes Veränderungsmanagement etabliert. 11

12 Agenda Die Landeshauptstadt München und ihre IT Der politische Auftrag zur Neuausrichtung der IT Herausforderungen für die IT der LHM Lösungen / Lösungsansätze Bedeutung für E-Government 12

13 Lösungsansätze 1: Einführung der Rollen Facharchitekt und IT-Architekt Etablierung eines Anforderungsmanagements und Einführung neuer Rollen Facharchitekt und IT-Architekt Facharchitekt in der dezentralen IT und der IT-Architekt beim zentralen T-Dienstleister verantworten gemeinsam, die geschäftlichen Anforderungen auf technologisch und wirtschaftlich sinnvolle IT-Lösungen umzusetzen. Damit verantworten sie die sachgerechte und optimale Abbildung von fachlichen Informationen und Prozessen auf die IT. Dezentrale IT: Facharchitektin Franzi Zentraler IT-DL IT-Architekt Pit Die Stellen für diese neuen Rollen werden gerade ausgeschrieben. 13

14 Lösungsansätze 2: Warum sind Anforderungen so wichtig? W a s d e r K u n d e e r k l ä r t e W a s d e r P r o j e k t l e i t e r v e r s t a n d W a s d e r E n t w i c k l e r k o n z e p t i o n i e r t e W a s d e r P r o g r a m m i e r e r e n t w i c k e l t e W i e e s d e r B e r a t e r b e s c h r i e b W i e d a s P r o j e k t d o k u m e n t i e r t w u r d e W a s d e r B e t r i e b i n s t a l l i e r t e W a s d e r K u n d e b e z a h l e n s o l l t e W i e e s s u p p o r t e d w u r d e W a s d e r K u n d e w i r k l i c h w o l l t e 14

15 XOR XOR Lösungsansätze 3: Zusammenwirken beim Anforderungsmanagement Ein Werk erfordert umso mehr Vorarbeit, je bedeutender und schwieriger es ist. Bedarf an IT-Unterstützung Wozu, warum Fachbereich im Referat / Eigenbetrieb was wie Lösung Fachliches Lösungsdesign Facharchitektin Franzi IT-Architekt Pit Technisches Lösungsdesign 15

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17 Facharchitekten gestalten die E- Government-Roadmap Notwendigkeit einer E-Government-Strategie / Roadmap E-Government in München besteht überwiegend noch aus Einzellösungen Mit der neuen Organisationsstruktur der IT wird E-Government strategisch angegangen; zunächst wird eine Roadmap erstellt: Definition einer Roadmap mit einer systematischen Abfolge von Leitprojekten IST/SOLL-Analyse - Identifikation und Priorisierung von Handlungsfeldern Neutrale Beratung durch Wissenschaftskooperation (ext. Spezialisten) Beachtung von Kosten/Nutzen-Relationen Abschätzung Ressourcen- und Finanzmittelbedarf Stufenweises Vorgehen synchronisiert mit der strategischen Neuausrichtung der IT Systematischer Know-How-Aufbau Berücksichtigung des Open Source-Anspruchs 17

18 E-Government- Schwerpunktsetzung der Stadt München Mit der strategischen Neuausrichtung der IT im Programm MIT-KonkreT werden organisatorischen Grundlagen gelegt und Rollen etabliert, die die Umsetzung einer E-Government-Roadmap unterstützen. Bei der Erstellung der E-Government Roadmap gilt es, einen nachhaltigen Fahrplan für E-Governemnt im Spannungsfeld fachlicher Funktionalität, ordnungspolitischer Vorgaben und technischer Systeme zu entwickeln Ordnungspolitische Vorgaben Geschäftsprozesse / Rechtsverbindlichkeit Verschlüsselung / Signaturen / Zertifikate Fachliche Funktionalität Prozesslandkarten / technische Services Technische Systeme 18

19 Zusammenfassung: Nutzen für E-Government E-Government auf Basis der bisherigen Strukturen besteht überwiegend noch aus Einzellösungen und hat bei der Umsetzung einen eher situationsgetriebenen Charakter E-Government in den neuen Strukturen E-Government-Roadmap wird von den Geschäftsprozessen her geprägt: Prozesslandkarten - referatsübergreifender - Geschäftsprozesse Servicebasiertes Leistungsportfolio der IT unterstützt die E- Government-Geschäftsprozesse Technisches Fundament wird geprägt werden von einer: höheren Durchgängigkeit bei der IT-Unterstützung der Geschäftsprozesse Komponentenorientierung bei der Technik. 19

20 16. Anwenderforum E-Government 2010 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! 20